Debido a la intensificación de los desafíos en el área de reclutamiento y retención de talento de alto nivel, la gestión de la formación en entornos corporativos y el desarrollo de habilidades son cada vez más importantes. Las plataformas LMS permiten ofrecer contenido de aprendizaje adaptado a los empleados, optimizar las rutas de aprendizaje mediante la personalización y mejorar la experiencia de aprendizaje. ¿Sabes lo que son las plataformas LMS y cómo funcionan?
Definición de plataforma LMS
¿Qué es una LMS? Es un software y sus siglas LMS se traducen como sistema de gestión de aprendizaje (Learning management system, en inglés). Este sistema te permite crear, gestionar y ofrecer cursos de formación online. Por ello, las empresas usan las plataformas digitales LMS para facilitar y realizar seguimiento del progreso de formación y aprendizaje de sus empleados en un entorno virtual.
¿Cuál es la función de una plataforma LMS?
El software de gestión de aprendizaje LMS centraliza el sistema de documentación del departamento de formación de una empresa. Desde este centro de gestión del conocimiento, se diseña, compila y distribuye todo el contenido educativo. Además, a través de esta plataforma se optimizan y gestionan los cursos de aprendizaje a distancia (también e-learning). Los departamentos de capital humano y responsables de formación usan las plataformas LMS para simplificar la formación profesional y mejorar la experiencia de aprendizaje de los empleados.
¿Cuáles son los diferentes tipos de plataformas LMS?
Existen diversas categorías de LMS y cada una cubre necesidades administrativas y de hosting específicas. A continuación, los tres formatos principales:
Plataformas LMS basadas en la nube
Este tipo de plataforma de aprendizaje se almacena en los servidores del proveedor de la plataforma. Entonces, se accede al contenido en la nube, lo que quiere decir que los usuarios no tienen que instalar ningún software. Lo único que hace falta es un nombre de usuario y una contraseña para obtener acceso a contenido educativo. Por ende, la plataforma funciona bajo el modelo de software como servicio (o SaaS, por sus siglas en inglés).
Plataformas LMS de almacenamiento local
Este tipo de plataforma se almacena en los servidores locales de la empresa. Sin embargo, el almacenamiento in situ requiere una infraestructura de TI adecuada: equipos de hardware y personal especializados. La empresa entonces debe contar con suficientes recursos humanos para configurar el servidor, garantizar la gestión diaria, realizar mantenimiento y hacer intervenciones técnicas en caso de errores o mal funcionamiento.
Plataformas LMS de código abierto
De los tres tipos de plataformas LMS, este también debe estar almacenado localmente, con las mismas limitaciones de las de almacenamiento local. Sin embargo, tienen la ventaja de que se pueden personalizar con facilidad para satisfacer las necesidades de la empresa, aunque pueden ser más difíciles de mantener.
Las ventajas de una plataforma LMS
Si usas una plataforma LMS, cuentas con un sistema de gestión de aprendizaje que es útil tanto para los formadores como para los estudiantes.
Beneficios de una plataforma LMS para administradores y formadores
Automatización de tareas de poco valor agregado
Los registros y otras formalidades administrativas se pueden efectuar directamente en la herramienta de formación.
Centralización de datos y enfoque colaborativo
Los materiales de aprendizaje se almacenan en una misma ubicación. Cuando la formación se facilita a través de varios proveedores, ya sean internos o externos, todos los materiales se almacenan juntos, sin riesgo de pérdida o fragmentación.
La plataforma permite la estandarización de formatos y material visual para el contenido educativo, lo que ayuda a que los estudiantes creen hábitos y tengan fuentes de referencia.
Gracias a las funciones de colaboración, el formador puede crear grupos de trabajo que faciliten el aprendizaje colaborativo, incluso si los estudiantes están en ubicaciones diferentes.
Las plataformas incluyen un sistema de mensajería integrado que permite la comunicación directa con los estudiantes. Todos los recursos relacionados con el aprendizaje están disponibles en un mismo tablero.
Monitoreo del aprendizaje
Una de las principales ventajas de las plataformas LMS es que permiten el seguimiento detallado y automatizado del progreso y desempeño de cada estudiante, lo que se conoce como gestión del estudiante. Entonces, si un formador se da cuenta de que muchos estudiantes no entienden un tema o no pueden resolver un ejercicio, puede ajustar el programa educativo. También pueden organizar actividades de aprendizaje como exámenes y generar certificados, los cuales pueden ser necesarios como parte de un proceso de calidad o durante una auditoría.
Los informes detallados de actividad de los estudiantes que ofrece la plataforma se pueden configurar y ofrecen información valiosa para los departamentos de formación y capital humano de la empresa.
Sistema escalable
Las plataformas son escalables, es decir, que se pueden agregar funcionalidades específicas adicionales según las necesidades de la empresa. Además, se pueden adaptar a una combinación de aprendizaje presencial y a distancia, lo que se conoce como aprendizaje mixto, y esta escalabilidad también se traduce en la capacidad de actualizar cada módulo y el contenido.
Costos asociados a la formación
Una empresa que elige un sistema de aprendizaje LMS para formar a sus empleados experimenta una reducción de costos en comparación con los programas de aprendizaje en persona. Es decir, con el sistema LMS no es necesario reunir a las personas en una misma ubicación ni cubrir el costo de desplazamiento de un formador.
Beneficios de una plataforma LMS para los estudiantes
Personalización y flexibilidad
Las rutas de aprendizaje se pueden personalizar. Si un estudiante necesita repasar un módulo específico o recibir asesoría, lo puede solicitar.
Los estudiantes también se benefician del aprendizaje flexible. Por ejemplo, pueden acceder a la plataforma de aprendizaje cuando y donde quieran, siempre que tengan conexión a Internet. Por lo tanto, este tipo de experiencias de aprendizaje personalizadas contribuye a la motivación de las personas que participan.
Seguimiento del aprendizaje
Los informes y los indicadores de rendimiento son recursos valiosos tanto para los profesores como para los estudiantes. Con el seguimiento del progreso, los estudiantes pueden consultar en cualquier momento su rendimiento, que se puede visualizar con un formato agradable que motiva a los estudiantes.
Aprendizaje adaptable
Las plataformas LMS están diseñadas ergonómicamente para facilitar el aprendizaje, ya que ofrecen una combinación de medios y una gran variedad de materiales educativos: recursos de texto, imágenes, infografías, tablas de resúmenes, archivos de audio, archivos de video y documentos descargables. Estos diferentes formatos también se corresponden con los diferentes tipos de estudiantes, que tienen procesos de aprendizaje diferentes. De este modo, cada persona puede progresar a su propio ritmo.
La gamificación del aprendizaje es otro factor que hace que el aprendizaje sea más motivante. Los contenidos interactivos, como exámenes cortos, preguntas de selección múltiple, envío de archivos por parte del estudiante, foros y experiencias de aprendizaje divertidas, son todas ventajas motivadoras.
La herramienta LMS para ventas y equipos de venta
Usar una plataforma LMS es sencillo gracias a que se integra con facilidad con las herramientas de gestión de las empresas (contrataciones, seguimiento de desarrollo profesional, certificados, entre otros).
Estas plataformas de aprendizaje permiten la inducción y formación del personal nuevo del equipo de ventas cuando llegan a la empresa. Desde el momento de la contratación, se ofrecen sesiones de formación (para conocer en detalle los productos y servicios) y cursos de email marketing, a los que se pueden acceder en cualquier momento.
El personal de ventas también usa este tipo de software de LMS para crear actividades interactivas para los clientes, tales como tutoriales, procedimientos operativos y presentaciones de nuevas versiones o actualizaciones de productos.
Limitaciones de una plataforma LMS
Las soluciones de gestión de formación y aprendizaje con LMS también tienen algunas limitaciones, que deberías conocer para poder manejarlas sin complicaciones.
Para usarlas de manera efectiva, lo primero que necesitas es contar con una cultura corporativa en la que las prácticas digitales estén bien desarrolladas. De lo contrario, corres el riesgo de encontrar resistencia por parte de algunos empleados.
Los estudiantes deben recibir entrenamiento de usuario y tener los equipos necesarios, como una computadora o tableta (en algunos casos, un teléfono celular puede ser suficiente, según las plataformas y la formación).
El proceso de aprendizaje basado en LMS es en esencia gradual. Es decir, los estudiantes reciben una formación prediseñada con poca o ninguna participación. Las sesiones formativas en las que los estudiantes son pasivos pueden producir desmotivación y falta de interés. Por lo tanto, los grupos de aprendizaje deben recibir entrenamiento en aprendizaje digital y a distancia, que es un formato bastante diferente del de las sesiones de formación en persona, por eso los profesores deben diseñar sesiones de formación que sean mucho más participativas.
Además, las interfaces de algunas plataformas LMS pueden ser poco atractivas o intuitivas, por lo tanto, a la hora de elegir una plataforma, las empresas deberían prestar atención a la interfaz de usuario.
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¿Cómo elegir la plataforma LMS ideal para tu negocio?
Debido a que cada plataforma funciona de manera única, es necesario estudiar sus funciones y elegir la que mejor se adapta a tus necesidades. Las siguientes preguntas te ayudarán a elegir:
¿Cuáles son las características y funcionalidades de la plataforma?
¿Cuáles son tus necesidades administrativas y de formación? ¿Cuáles son tus objetivos educativos?
¿Cuáles son las necesidades de upskilling de los empleados? ¿Ofrece la plataforma una experiencia de aprendizaje sencilla, personalizada y amena?
¿Cómo funciona su estructura de precios? (Este artículo trata este tema más adelante).
¿Cuáles son las opciones de personalización y adaptación a las necesidades y al proyecto de formación específicos de tu empresa?
¿Cuáles son las posibilidades de desarrollo, módulos de formación adicionales y nuevas opciones para tus futuras necesidades de gestión de contenido?
¿Qué recursos de mantenimiento son necesarios (presupuesto, departamento de TI interno, requiere externalización o no)?
¿Cuál es la política de recopilación de datos y su almacenamiento? ¿Cumple con las leyes de protección de datos personales de tu país o región?
¿Cuáles son las garantías de ciberseguridad?
¿Qué conexiones son posibles con tus herramientas internas actuales? La plataforma debería ayudarte en las tareas de gestión administrativa.
Si cuentas con un software de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés), ¿qué funciones considera necesarias el gerente de proyectos responsable del CRM de tu empresa?
¿Cuál es la disponibilidad del soporte técnico?
Estas preguntas representan un excelente punto de partida para entender mejor tu situación y elegir el mejor software LMS.
Comparación de las cinco mejores plataformas LMS
A continuación, te presentamos 5 de las mejores plataformas LMS para que puedas elegir en función de tus objetivos de gestión del aprendizaje.
Sabionet
Funciones clave de Sabionet:
Orientada al mercado latinoamericano
Interfaz de usuario muy vistosa, sencilla e intuitiva
Soporte en español
Posibilidad de conectar cursos con un Marketplace
Redes de socios para asesoramiento e implementación en proyectos de e-learning
Tableros personalizables con mucha información
Gran variedad de herramientas de marketing
Docebo
Funciones de Docebo:
Funciones basadas en la inteligencia artificial
Aprendizaje social e informal
Formación empresarial extendida
Informes y análisis exhaustivos
Integración de ecosistemas de negocio, posibilidad de crear aplicación móvil
Funciones clave de iSpring Learn:
Facilidad de uso
Equipo de soporte receptivo
Buena relación calidad-precio
Integración fácil de contenido tipo Powerpoint
Moodle
Funciones de Moodle:
Código abierto y capacidad de personalización
Amplia biblioteca de complementos y compatibilidad con API
Compatibilidad con dispositivos móviles
Herramientas de generación de informes y análisis personalizados
Cumple con los estándares SCORM y LTI
Asesoría por parte de una comunidad de usuarios
TalentLMS
Funciones de TalentLMS:
Cursos personalizables gracias a la generación de contenido basada en IA
Gestión del aprendizaje simplificada
Generador de evaluaciones para crear exámenes
Integración con herramientas de aprendizaje de terceros como Adobe Captivate
¿Cuánto cuesta una plataforma LMS?
Existen diferentes modelos de precios, aunque las ofertas principales del mercado cuentan con la siguiente modalidad:
Una licencia para cada estudiante
Tarifas variables según la cantidad de estudiantes, una fórmula más conveniente en el caso de organizaciones con mucho personal
Suscripciones mensual o anual. Pueden aumentar si se contratan funciones avanzadas
Para usar una plataforma LMS gratis, puedes optar por una solución de código abierto
Conclusión
Las plataformas LMS son herramientas digitales que están revolucionando el proceso de aprendizaje corporativo. Los equipos de ventas pueden hacerle seguimiento a la inducción de nuevos empleados, así como a su formación inicial y regular, con mayor facilidad y flexibilidad. Además, muchas plataformas LMS se pueden integrar con el CRM de Pipedrive, lo que garantiza la sincronización de datos y facilita la gestión administrativa del proceso de aprendizaje profesional. Prueba el CRM de Pipedrive gratis durante 14 días y descubre sus funciones sin restricciones de acceso.
