Reportes de Ventas: El Arma Secreta Para Ayudar Crecer A Tu Equipo

Varios reportes de ventas gráficos de colores verdes, rojos y grises señalando distintos tipos de hallazgos y tendencias sobre actividades comerciales

Seamos realistas: en ventas,  los cierres fáciles, son muy escasos.

De hecho, solo el 2% de las ventas se cierran durante la primera llamada. Por lo que 98% de los prospectos pasarán por las diferentes etapas de tu embudo de ventas para volverse clientes.

Al inicio de tu carrera de ventas o cuando tu empresa está iniciando, generalmente aún no tienes una cartera de clientes tan grande. Lo único que necesitas hacer para poder tomar decisiones es:

  • Llevar el seguimiento de tus prospectos y actividades en una hoja de cálculo
  • Tener una reunión semanal 
  • Un poco de disciplina

Pero la realidad es que crece tu cartera de clientes, equipo de ventas y  volumen de prospectos. Así es muy fácil perder de vista cómo va tu proceso de ventas. Especialmente si tu trabajo incluye responsabilidades más allá de las ventas.

Es por esta razón que contar un sistema de reportes de ventas es vital para tu empresa.

Los reportes de ventas permiten a los gerentes analizar la productividad de sus equipos de una manera rápida y eficiente. También permiten detectar problemas o cuellos de botella para poder tomar medidas para ayuden  a vender más y más rápido.

Y eso no es todo:

Un buen análisis de ventas te brindará todo tipo de información que necesita desesperadamente cualquier empresa. Datos para realizar pronósticos de ingresos, presupuestos de ventas y asignación de recursos. Todo para que la toma de decisiones sea mucho más fácil.

A continuación te presentamos tres tipos de informes que no te puedes perder. Sobre todo si eres un gerente o parte de un equipo de ventas.

Los 3 ejemplos de reportes de ventas que toda empresa necesita:

Estos son los tres informes que te recomendamos para asegurar el éxito de tu estrategia de ventas:

1. Reportes de ventas diarias

Olvídate de los ingresos y las tasas de conversión por ahora. Tu informe diario no es sobre las métricas, que dependen de los resultados. Se trata de la cantidad de actividades realizadas con tus prospectos en las últimas 24 horas.

Para un gerente es muy importante conocer cuántas llamadas y correos electrónicos está enviando su equipo cada día. De esta manera puede monitorear su desempeño e identificar cualquier ineficiencia de raíz. También puede tomar medidas para mantener un buen nivel de productividad de sus vendedores.

Esto asegura que tu equipo esté realizando las actividades diarias necesarias para tener éxito.  Cuatro indicadores que se pueden obtener en un reporte de ventas diario son los siguientes:

  • Número de reuniones/propuestas realizadas por representante.
  • Número de conversaciones exitosas por representante.
  • Número de nuevos clientes calificados por representante.
  • Número de nuevos prospectos creados por cada vendedor.

Si notas, cada una de estos indicadores se enfoca en una etapa del ciclo de vida de tu venta. Esto asegura que tus vendedores se enfoquen en mantener un volumen de actividad saludable en cada etapa del embudo.

¿Para qué?

Para asegurar que tus vendedores se enfoquen en tener un proceso de ventas saludable. Uno que cuente con oportunidades de diferentes tipos de madurez. Así lograrán generar ventas constantemente evitando la famosa inestabilidad de los meses buenos y meses malos. Esa que la mayoría de vendedores sufre.

2. Análisis de ventas semanal

En este punto los informes semanales comenzarán a revelar cualquier situación que deba abordarse de manera inmediata con tu proceso de ventas o equipo. Esto te ayudará a atenderlos antes de que se conviertan en tratos y clientes perdidos.

Los reportes semanales probablemente son la manera ideal para medir la productividad de tus representantes de ventas. 

Pero los reportes de ventas semanales tienen otra función; son el motivo perfecto para realizar reunión del equipo de ventas.

Tener buenos informes te permitirá ver y mostrar fácilmente lo que le está sucediendo a cualquier miembro de tu equipo. También te da la oportunidad de tener conversaciones francas y directas. Conversaciones basadas en datos que ayudan a tus vendedores a llegar a sus objetivos.

Tener una reunión semanal para analizar tu reporte de ventas con tu equipo tiene múltiples efectos positivos.

En primer lugar: Crea una cultura de ventas enfocada en las actividades y métricas más importantes para tu negocio. Mantiene a todo tu equipo en la misma página y trabajando con un objetivo común. 

En segundo lugar: Le da a tu equipo la oportunidad de hablar y compartir sus propios pensamientos sobre lo que va bien. También sobre lo que no va bien y lo que se puede mejorar.

En tercer lugar:  Es una excelente manera de fomentar una competencia sana entre los miembros del equipo de ventas.

Por último: Crea una cultura de responsabilidad y transparencia entre tus vendedores. Es difícil medir el desempeño de tus representantes si no son responsables de mantener su información al día. Créeme, esta reunión es una manera increíble de motivarlos a mantener su CRM actualizado. A nadie le gusta que no le den todo el crédito por su trabajo.

Presentar un informe presencial por semana es lo ideal. Sin embargo, si tus representantes no se encuentran disponibles en el momento, envíalo de todas formas. Hazlo a la misma hora, cada siete días, hasta convertirlo en un hábito. Incluir historias de éxito individuales hará que los informes sean aún mejores.

3. Reporte de ventas mensuales

El objetivo de este reporte no se trata de una acción preventiva inmediata. Es probable que cualquier problema que se descubra en este informe ya haya afectado al negocio. Sin embargo, proporciona una visión general sobre el desempeño de los representantes de ventas. Sobre cómo éstos impactan a los objetivos de tu equipo y empresa a largo plazo. Los informes mensuales te ayudará a tener una visión clara sobre:

  • El estado de tu embudo.
  • Tu tasa de conversión.
  • El rendimiento de tus representantes.

A medida que pasan los meses y los informes se acumulan, esas ideas serán cada vez más notorias. Estas aumentan lentamente su trayectoria de rendimiento de ventas y arrojan luz sobre las tendencias estacionales.

Para que estas reuniones sean verdaderamente efectivas lo mejor que puedes hacer es llevarlas a cabo de manera presencial.

Enfoca esta reunión en resultados generales, productividad, tasas de conversión, etc. Y recuerda, es importante que aproveches estas juntas. Sobre todo para platicar sobre información relevante a tu producto, empresa o industria.  También para capacitar a tu equipo sobre un tema que sientas que no están aprovechando al cien por ciento.  

¿Cómo hacer un reporte de ventas efectivo?

Los reportes de ventas usan métricas para obtener información de valor y conocer el estado de los tratos. También indican áreas de oportunidad en las que tus representantes deberían estar trabajando.

Algunos de los KPIs que se pueden medir en estos informes son:

  • Número de clientes potenciales en tu embudo: Es el número total de clientes potenciales en todas las etapas del embudo. Esto incluye las conversaciones iniciales, los prospectos calificados, las propuestas y los tratos cerrados. Toma en cuenta que es sumamente importante saber en qué etapa se encuentra cada uno de tus prospectos. También cuánto tiempo llevan ahí. Los gerentes de ventas más experimentados incluso miden el número de nuevos clientes potenciales que entran a su embudo mensualmente.

  • Valor de tratos en tu embudo: Cada cliente está buscando comprar algo en específico. Por ende, cada trato tiene un valor diferente dentro de tu embudo de ventas. Incluso si estos valores son estimados vale la pena agregarlo a cada cliente potencial. Esto te permitirá construir un pronóstico de ingresos preciso y determinar tu estrategia comercial.

  • Actividades de ventas:  Son las acciones que se llevan a cabo para efectuar una venta. Estas pueden ser: llamadas realizadas, correos electrónicos enviados, reuniones programadas, propuestas o cotizaciones enviadas y tratos cerrados.

  • Tasa de cierre: Es el porcentaje de tratos que se cierran por cada cliente abierto. Es una excelente y rápida forma de medir el rendimiento general de tu estrategia de ventas. Además, la efectividad de cada uno de tus vendedores.

  • Ciclo de vida de ventas: Indica cuánto tiempo le lleva a un prospecto viajar a través de tu proceso de ventas. Un corto tiempo de cierre es un fuerte indicador de un proceso de ventas eficiente.

Herramientas para crear los mejores reportes de ventas

A medida que la empresa crece, trabajar con hojas de cálculo llega a ser ineficiente.

Solo piénsalo, ¿cuánto tiempo debes dedicar de tu día a alimentar una hoja de cálculo, programar fórmulas y analizar resultados?

Crear reportes de ventas intuitivos y oportunos es más fácil con el apoyo de herramientas. Un CRM puede ser tu mejor opción para generar estos reportes.

Con un CRM podrás combinar los reportes de venta detallados con una interfaz fácil de usar. Esto permitirá a tu equipo poder llevar el control de sus actividades y objetivos. Al mismo tiempo les brindara las herramientas para administrar tu canal de ventas de forma sistemática.

Si aún no eres un usuario de Pipedrive pruébalo de manera gratuita por 14 días. Con nuestro CRM  podrás crear reportes de ventas detallados en segundos con una interfaz sumamente fácil de usar. También habilitará a tu equipo para sentirse en control de sus objetivos. Mientras les brindas las herramientas para administrar tu proceso de ventas 

Resumen de reportes de ventas:

Los datos y los informes son importantes para controlar el proceso de ventas y a tu equipo. No obstante, es solo el punto de partida de las conversaciones con tus representantes de ventas.

Los datos no resolverán los problemas por sí mismos. Pero son buenos puntos de partida para tener reuniones sobre el desempeño de tu equipo.

Ya sea diaria, semanal, mensualmente, o todos a la vez; estos tres reportes de ventas cubren todos los aspectos de rendimiento de ventas. Desde actividades individuales hasta tendencias macro.

Utilízalos sabiamente, estos no sólo te ayudarán a ajustar tu proceso de ventas a la perfección. También te ayudarán a guiar tu negocio hacia el éxito.

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