Pasos para crear tu reporte de ventas anual

Como gerentes de venta sabemos que los vendedores deben mantenerse enfocados en gestionar su cartera de clientes. Deben tener su día repleto de actividades para lograr sus objetivos.

Solo que esto genera un problema. Mientras más enfocados están en el día a día, menos tiempo tienen para reflexionar.

“El objetivo de un reporte de ventas anual es descubrir cómo puedes optimizar tu proceso comercial. Te ayuda a averiguar qué es lo que funciona, lo que no, y dónde puedes mejorar”
Max Altschuler, CEO de sales hacker y autor de Hacking sales

Detenerte a reflexionar sobre lo que funcionó para tu equipo es parte fundamental del éxito en ventas.

¿Por qué?

Si eres un ejecutivo de ventas te ayuda a:

• Identificar tu curva de crecimiento en desempeño
• Descubrir qué habilidades debes mejorar para lograr mejores resultados
• Identificar cómo te manejas en las diferentes etapas del proceso de ventas
• Descubrir con qué tipo de clientes y productos eres exitoso y con cuáles debes esforzarte un poco más

Si eres gerente de ventas hacer una revisión anual no solo permite identificar estos mismos puntos para cada miembro de tu equipo. Un análisis de desempeño anual te ayuda a:

• Identificar cómo te manejas en las diferentes etapas del proceso de ventas
• Descubrir con qué tipo de clientes y productos eres exitoso y con cuáles debes esforzarte un poco más
  

¿Qué es un reporte de ventas anual?

Es una retrospectiva de todas las oportunidades que tu equipo de ventas tuvo en los últimos 12 meses.

Te da una vista detallada de las tasas de conversión y KPI de venta más importantes para tu equipo. También a evaluar tu efectividad de venta e identificar áreas de mejora que de otra forma no podrías ver.

Tu reporte anual de ventas debe ser específico a las necesidades de tu empresa. Recomendamos a nuestros clientes incluir en el reporte:

• Volumen de actividades planeadas
• Actividades ejecutadas con éxito
• Cantidad de prospectos generados
• Tasa de conversión general
• Tasa de conversión por ejecutivo de ventas
• Tasa de conversión por etapa de tu proceso de ventas
• Volumen de ingresos generados
• Volumen de productos vendidos
  

Un reporte de ventas anual es la base para crear un plan de mejora. Uno que puedas utilizar para el próximo año de ventas.

¿Cómo crear un reporte de ventas anual?

La base de cualquier reporte o análisis es la información.

Desde el inicio debes contar con datos claros y específicos sobre el desempeño de tu equipo de ventas. Esta información debe cumplir con tres características. Debe contar con un registro de tiempo, ser específica y fiable.

Si cuentas con estos datos, te dejamos algunos pasos que tienes que seguir para lograr un análisis anual de calidad.

7 pasos para crear un reporte de ventas anual

1. Tu análisis debe ser una actividad positiva

Las personas que están involucradas en este proceso deben estar dispuestas a reconocer ciertos errores, como empresa e individuos.

Esta actividad puede volverse más como una guerra de acusaciones entre quién tuvo la culpa y quién no. Por eso es muy importante convertir este ejercicio en algo positivo.

Para que esto sea posible debes entender algunas reglas básicas:

• Se trata de aprender, no de juzgar
• Toda opinión debe ser compartida desde un punto constructivo
• Todas las áreas involucradas pueden compartir sus puntos de vista sin consecuencias negativas
• Esta actividad se trata sobre el pasado y el futuro

Estos puntos no solo te darán una base de la cual sostenerte. También crearán un equipo de ventas más unido.

Si este ambiente no se logra, muy pocos querrán compartir más información sobre los errores que cometieron durante el año. Así no vas a poder entender el trasfondo que llevó a tu equipo a actuar de cierta forma.

2. Descubre qué funcionó

Discute con todas las áreas de tu departamento comercial sobre qué actividades creen que fueron exitosas en la empresa. Esto te ayudará a entender las perspectivas de tu equipo. También a crear planes de acción futuras que concuerden con este punto de vista.

Alienta a tu equipo a compartir sus experiencias de éxito. ¿Qué lograron?, ¿Cómo enfrentan sus desafíos? ¿Qué acciones realizaron para lograr sus metas? Estas solo son algunas de las preguntas que puedes usar para iniciar la conversación.

Muchas veces los equipos de ventas se quedan con la idea que todo está bien simplemente porque alcanzaron sus cuotas.

Para poder generar una buena revisión de ventas tienes que profundizar mucho más en estos logros. No te conformes con respuestas vagas. Siempre ve más allá para obtener respuestas precisas.

Por ejemplo:

Cumplí mi cuota de ventas porque:

• “Utilicé esta nueva forma para calificar a mis prospectos”
• “Estandaricé los periodos de tiempo y tipos de actividad entre cada seguimiento”
• “Convencí a la mayoría de mis prospectos y realizaron múltiples compras”

Estos son algunos ejemplos que quieres que tu equipo de ventas mencione durante la revisión de actividades.

No solo tienen que ser resultados positivos en las actividades del proceso de ventas. Pueden ser resultados positivos en el ámbito personal, como por ejemplo:

¿Tu equipo de ventas trabaja mejor individualmente o en equipo?
¿Existe comunicación entre los vendedores y el gerente?
¿Qué opinó tu equipo de las capacitaciones que recibieron en el transcurso del año?

Cuando logres visualizar cuáles fueron los procesos o actividades que funcionaron podrás replicarlas para obtener resultados positivos el próximo año.

3. Discute los fracasos

No trates de adornar este paso. No le ayudas a nadie al maquillar los tropiezos.

Las cosas salen mal, esto es parte inevitable de la vida.

Es entendible que las las personas tomen malas decisiones. Que los planes cambien o que los equipos de ventas no hayan cumplido con sus cuotas.

Pero las personas que no son capaces de reconocer estos errores están condenados a repetirlos.

Algunos datos que quieres tener a la mano para llegar a esta reunión son:

• Tratos perdidos por etapa del proceso de ventas
  
• Tratos perdidos por producto de interés del cliente
  
• Tratos perdidos por valor estimado de venta
  
• Actividades programadas pero no ejecutadas

Con esta información te toca buscar entender el problema desde la perspectiva de tu equipo de ventas.

Obtener respuestas más específicas es la clave.

Debes comprender la razón detrás de las fallas de tu equipo. Identifica qué acciones condujeron al resultado obtenido. Como por ejemplo:

“No pude identificar lo que necesitaba el comprador”

“No pude ganarme la confianza de mi prospecto”

“Nuestro producto no cumplía las expectativas del cliente”

“Me tardé en localizar al tomador de decisiones”

“No pude convencer al cliente que éramos su mejor opción”

Todo vendedor “sabe” por qué pierde la mayoría de sus tratos. No obstante, por más que lo intente por su cuenta no lo ha podido solucionar. Muchas veces los problemas se repiten porque los vendedores no saben identificar el problema real detrás de las fallas.

La única alternativa para esto es establecer un diálogo franco enfocado a encontrar soluciones. Debes comparar la suposición de tu ejecutivo de ventas contra lo que dicen los datos.

4. Cubre todas las bases

Discutir lo que salió bien y lo que salió mal puede generar mucha información de valor.

¿Quieres abordar de manera más específica los puntos importantes en los que tienes que enfocarte? Debes tomarte el tiempo para hacer preguntas más precisas:

• ¿En qué industria tuviste mayores ganancias?
• ¿En qué industria tuviste mayores pérdidas?
• ¿Cómo identificaste quiénes eran tus clientes ideales?
• ¿Cuál es tu mejor estrategia de cierre?
  

Estas preguntas te ayudarán a descubrir cómo cada miembro de tu equipo de ventas está llevando a cabo sus actividades. Es un mapa hacia sus sesgos cognitivos y sobre su zona de confort.

5. Convierte el qué en por qué

Ok, ya tienes identificado qué funciona y qué no. Pero, ¿cómo logras descubrir su contexto?

Te hace falta un detalle.

Descubrir la razón detrás de las situaciones.

Por ejemplo:

• Qué: Muchos clientes rechazaron mis propuestas.
• Por qué: No supe cómo alinear las ventajas de mi producto con sus necesidades.
• Qué: Batallé para ganarme la confianza del prospecto
• Por qué: Empecé con suposiciones de lo que podrían necesitar, en vez de hacer preguntas y escuchar activamente.
• Qué: No pude vender uno de los productos de nuestra empresa muy bien
• Por qué: No entiendo el verdadero valor del producto ni las soluciones que le brindan a nuestros clientes.

¿Cómo logras descifrar el verdadero problema?

En realidad hay muchas técnicas para llegar a la raíz de los problemas. El que mejor se acomoda a tu personalidad depende de tu modelo de liderazgo. No obstante, uno de nuestros favoritos en Pipedrive es el ejercicio de los 5 por qué de Sakichi Toyada.

Ya descubriste tus áreas de oportunidad y sus verdaderas causas. ¿Qué sigue?

6. Consolida las respuestas

Después de discutir los éxitos y los fracasos del año pasado, es hora de empezar a organizar toda esa información. El objetivo es obtener una imagen más clara sobre qué oportunidades atacar.

Para esto solo falta responder dos preguntas:

1. ¿Cuáles son las áreas que vas a poder mejorar con mayor facilidad?
2. ¿Qué tipo de resultados piensas que estos cambios pueden producir?

¿Quizá el 80% de los vendedores dedicó demasiado tiempo persiguiendo a prospectos no calificados?

Puede ser que parte de tu equipo no entienda tu proceso de ventas. Tal vez por eso esté llevando a cabo las acciones equivocadas y a destiempo.

Tal vez el 70% de los vendedores se enfocó únicamente en tu línea de productos de gama baja. Puede que esto haya sucedido por falta de conocimiento del producto.

A lo mejor tus mejores vendedores están enfocando su tiempo en un segmento de clientes nuevo. Incluso puede que tengan una nueva técnica de ventas que sus compañeros puedan copiar.

Lo importante es identificar los problemas y que al ser resueltos te generen un mayor impacto positivo.

7. Crea un plan de mejora

Tras determinar los problemas solo queda identificar las acciones que tu equipo debe tomar para mejorar sus deficiencias.

Para esto es necesario incorporar varios de los puntos que vimos anteriormente. Debemos incluir un sistema de metas concretas para tomar ventaja de tus áreas de oportunidad.

Recuerda la importancia de los objetivos medibles, que sean fáciles de entender y específicos, en un periodo de tiempo.

Por ejemplo:

En tu análisis de ventas anual notaste que tuviste una tasa de cierre muy pobre en propuestas enviadas.

Platicaste con tu equipo y encontraste que uno de los problemas es que pierden mucho tiempo persiguiendo prospectos no calificados.

Indagas y descubres que el verdadero problema es que tu equipo de ventas no sabe cuál es tu perfil de cliente ideal. Por ende no saben a qué clientes priorizar dentro de su embudo de ventas.

Mides el nivel de importancia de este problema contra los otros que encubriste. Notas que es un problema muy fácil de solucionar y que ayudará a tu equipo a mejorar su desempeño drásticamente.

¿Qué pasos puedes tomar para solucionarlo?

La verdad es que hay muchas maneras de abordar este tema, como por ejemplo:

Es importante que tu equipo aprenda a entender las necesidades del prospecto durante la conversación inicial. Así puede enfocar su tiempo en clientes que en realidad valen la pena.

Para entender a tus prospectos tu equipo de ventas debe saber hacer preguntas precisas e inteligentes.

Tú y tus ejecutivos deben crear un juego de preguntas estándar para calificar oportunidades. De esa forma tu equipo logrará tener un panorama más claro sobre cuáles son las mejores oportunidades y cuáles no.

Ya con tu juego de preguntas, establece una actividad o etapa dentro de tu proceso de ventas. Allí tus ejecutivos deben pasar a sus prospectos por este juego de preguntas de calificación.

Asegura que sepan que no pasa nada si descartan a un prospecto que simplemente no está calificado.

Ya con todo esto preparado, establece un periodo en el que tu equipo va a probar este nuevo método. Al medir sus resultados contra los resultados que tienes actualmente sabrás si en realidad funcionó el cambio.

Como conclusión

Al realizar integralmente una retrospectiva de ventas anual tú y tu equipo podrán usar el pasado para mejorar el futuro. Identificar, organizar y comprender las causas fundamentales de sus éxitos y fracasos ayudará a determinar qué funciona y qué no. Mejor aún... cómo mejorar.

Si quieres seguir aprendiendo sobre ventas con Pipedrive suscríbete a nuestro newsletter mensual. También puedes registrate para recibir nuestro ebook que te ayudará a crear un procesos de ventas imparable.