9 Consejos para crear un proceso de venta exitoso

proceso ventas exitoso

Para crear una empresa exitosa debes contar con un sistema de acciones estructuradas. Dicho sistema te permitirá lograr que las personas que tienen alguna necesidad o problema descubran a tu empresa. Además, que escuchen tu propuesta de valor, ejecuten una compra y se vuelvan clientes leales.

Uno de los procesos más importantes en este sistema es el proceso de venta, también conocido como “Embudo de ventas”.

¿Qué es un proceso de venta?

Un proceso de ventas es la representación de las etapas por las que debe pasar un prospecto. Este empieza desde que el prospecto descubre tu empresa hasta que se convierte en cliente.

Cada una de estas etapas cuenta con una serie de actividades claramente definidas. Estas deben suceder entre tu equipo de ventas y el prospecto. Por ejemplo: llamadas en frío, reuniones, muestras de productos, etc. Los resultados de estas actividades son los que determinan si este prospecto avanza a la próxima etapa. O, por el contrario, debe ser descartado de tu ciclo de ventas.

El objetivo del proceso de ventas es ayudarte a aumentar el flujo de clientes nuevos. De esta manera podrás aumentar las ventas y las ganancias de tu empresa de una forma constante y predecible.

Esto gracias a que le permite a tu equipo dar seguimiento a todos los prospectos de una manera personalizada. Especialmente aquellos que muestran interés por tu propuesta de valor. Por medio de este seguimiento, es posible  guiarlos a través de las etapas del proceso de la venta. Esto facilita la toma de acciones y decisiones que logren convencerlos de que tu empresa ofrece la solución a sus necesidades.

En mis 16 años como coach empresarial he tenido la oportunidad de ayudar a cientos de empresas. Con ellas hemos logrado desarrollar u optimizar sus embudos de venta. Debido a esta experiencia, he podido hacer algunas observaciones. Estos son los 9 consejos que todo equipo debe seguir para hacer que su proceso de ventas sea realmente efectivo.

1. Define las metas de venta y de generación de prospectos.

El primer paso para poder crear un proceso de ventas efectivo es definir qué quieres lograr por medio del mismo.

Hay una tendencia que he notado en muchos de los equipos que buscan mi ayuda.  Es que únicamente se enfocan en el resultado final de todo el proceso de ventas. Es decir, cuentan con una meta de ventas totales, pero esta tiende a ser bastante arbitraria. Puede ser, por ejemplo, un resultado del total de vendedores que tienen. O podría ser lo que el dueño de la empresa “siente” que su equipo debería vender.

Es por esto que le pido a mis clientes que respondan las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto vendiste el año pasado?
  • De estas ventas ¿cuántas fueron hechas por clientes nuevos?
  • ¿Cuántas fueron compras realizadas por clientes existentes?

Teniendo estos puntos definidos, la pregunta consecuente es cuánto debería aumentar el desempeño de tu equipo de ventas. Sobre todo para poder cumplir con tus expectativas de crecimiento.

Con esta información a la mano las ecuaciones de ventas se vuelven mucho más claras.

Por ejemplo, sé que vendí $1,000,000 USD en el transcurso del 2018 y espero un crecimiento de ventas del 40%. Entonces mi próximo paso es identificar qué indicadores de rendimiento del proceso de ventas deben mejorar para lograr esta meta general.

Uno de los indicadores más comunes a mejorar, es el número de prospectos que se necesitan ingresar a tu embudo de ventas por mes. Especialmente considerando el factor de tu tasa de conversión.

Por ejemplo, necesitas generar 10 clientes nuevos más por mes para llegar a tu objetivo de ventas. Además, tienes una tasa de conversión del 20% de prospecto a cliente. Entonces vas a necesitar encontrar 50 prospectos adicionales de calidad para tu embudo de ventas por mes.

Mi recomendación para ti es tener 3 niveles de objetivos. Uno para el volumen de ventas que necesitas lograr mensualmente. Otro para el volumen de propuestas enviadas o de reuniones de venta. Y una final para la cantidad de prospectos que necesitan ingresar a tu embudo. 

Haciendo que tu equipo se enfoque en estos tres niveles vas a asegurar que se enfoquen en buscar nuevos prospectos y que estos sean de calidad. Así podrán avanzar en tu proceso de ventas y finalmente lograrán que esos prospectos se conviertan en nuevos clientes. 

La función de objetivos y el panel de resultados de ventas de Pipedrive son herramientas excelentes.  Te ayudan a establecer múltiples objetivos para tu equipo de ventas y dar un seguimiento de qué tan efectivo es.

2. Establece las estrategias que se van a utilizar para generar los prospectos.

No puedes esperar conseguir mas prospectos por arte de magia. ¿Tu idea era establecer una meta y dejar que tus vendedores busquen cómo llegar a ella sin tu ayuda? Lamento decirte que no vas a lograr mucho. 
Una vez definida la cantidad de clientes y prospectos necesitas determinar las estrategias que vas a utilizar para generar el número de prospectos requerido. Estas estrategias pueden ser telemarketing en frío, exposiciones, canvaseo, referidos, publicidad en el periódico, Facebook. LinkedIn, Instagram, Google, YouTube, volantes, anuncios panorámicos, etc.

La realidad es que yo te recomiendo probar por lo menos tres de este tipo de actividades simultáneamente. También debes estar buscando constantemente la mejor manera para prospectar dentro de tu industria.

De la mano de tu meta de generación de prospectos debes contemplar un presupuesto para cada una de las estrategias seleccionadas. Se deberá medir constantemente los resultados de cada una y compararlas. Podrás saber cuáles estrategias son las más efectivas y cuáles simplemente no vale la pena perseguir. Con base en esta efectividad debes calibrar tus presupuestos.

3. Define los pasos del proceso de la venta.

Un proceso de venta debe tener pasos o etapas por las que se va a ir llevando al prospecto. ¡Hasta que esté listo para tomar la decisión de comprar!

Yo recomiendo utilizar este proceso conceptual como referencia:

Alcanzar, Empatía, Concientizar, Confianza, Probar y Comprar. 

Los pasos de Empatía, Concientizar y Confianza son muy importantes. Si no se realizan correctamente las probabilidades de cerrar la venta se reducen. 

Estas etapas se logran mediante visitas, presentaciones, videos, demostraciones. También formulando una serie de preguntas, presentando testimoniales, explicando los beneficios y garantías, entre otras.

En teoría, el objetivo de estas etapas es que logres inspirar confianza en tu prospecto. Aprovecha las actividades dentro de estas etapas para platicar a fondo con tus clientes potenciales. Identifica sus necesidades y áreas de interés; al igual que cuál es su presupuesto e intención de compra.

Es sumamente importante cumplir con cada una de ellas en tiempo y forma. Lo último que quieres es parecer un vendedor desesperado, que está buscando atender al cliente lo más rápido posible.

Por ejemplo, estás llevando a cabo una llamada con dentro de la etapa de empatía. Enfócate en calificar a tu prospecto y en explicarle quién eres antes de comenzar a platicar sobre tu producto o precio.

4. Mantén tu base de datos de los prospectos y clientes actualizada y siempre en un solo lugar.

La base de datos de prospectos y clientes es la información más valiosa que tiene una empresa. Por lo tanto, debe tenerse de manera organizada, centralizada y actualizada.
Esta es una de las razones por las que le recomiendo a todos mis clientes contar con un sistema CRM como Pipedrive. Tu base de datos es la materia prima para enviar información útil, invitaciones a eventos y promociones para tus clientes y prospectos.

Esta información es propiedad de la empresa y no deberá perderse cuando un vendedor deja de trabajar contigo.
Del mismo modo Pipedrive te sirve como una herramienta para mantenerte al tanto. En especial del progreso de cada uno de tus tratos a través del proceso de ventas. Además, ayuda a enfocar el trabajo de tu equipo para que vender sea más fácil.

5. Que se vaya dando cada etapa del proceso sin adelantarse a querer cerrar la venta. Sobre todo sin antes avanzar por cada uno de los pasos. 

El objetivo del proceso de la venta es lograr que el prospecto pase a la siguiente etapa del proceso. No que compre en la primera etapa. Imagínate ir a tu primera cita y que te proponga matrimonio una persona que acabas de conocer…  ¿cómo reaccionarías?

¿No odias cuando solicitas un poco de información sobre un producto y de buenas a primeras el vendedor intenta cerrar la venta? ¡Sin siquiera entender por qué estás buscando el producto!

Por favor, deja de intentar saltar pasos dentro de tu proceso de ventas. Enfoca cada una de las actividades en el objetivo final de la etapa en que se encuentra el prospecto.

La etapa de Empatía se puede lograr encontrando un interés en común. La etapa de Concientizar se logra haciendo una serie de preguntas bien diseñadas. Estas deben lograr que el prospecto reflexione y acepte que tiene un problema y que necesita resolverlo. La etapa de Confianza se logra cuando le explicas tu propuesta al prospecto con los beneficios y garantías. Es necesario tomar en cuenta sus intereses, que él sienta que va a estar seguro y que va a salir beneficiado de la relación comercial.

Si logras guiar a tu prospecto por cada una de estas etapas, cerrar tu venta será mucho más fácil.

6. Utiliza una herramienta visual y que sea fácil de actualizar.

¿Sabes cuál es una de las maneras más fáciles para crear un proceso de ventas exitoso? Contar con una herramienta que le ayude a todo el equipo de ventas a darle seguimiento a su cartera de clientes. 

¿Pero, cómo piensas que tu equipo va a poder dar seguimiento a su cartera? Sobre todo si no tiene una manera rápida y fácil de saber en qué va con cada uno de los prospectos dentro del proceso de ventas. 
Muchas veces veo a equipos usando herramientas como hojas de cálculo, ERPs o libros de ruta para dar este seguimiento. En teoría estas herramientas pueden ayudarte a ser exitoso. Sin embargo, lo que suele suceder es que no se usan de una manera constante. Esto debido a que son muy complicadas de usar o simplemente no otorgan valor al vendedor. 
Debes contar con una herramienta donde puedas visualizar rápidamente la situación en que están todos los prospectos en el proceso. Es importante que puedas programar actividades, enviar correos. También que puedas ver en tu calendario las actividades que tienes programadas para cada día.

7. Realiza una inspección semanal del avance de los prospectos en el proceso.

Muchas veces creamos el proceso, capacitamos a nuestros vendedores y lo dejamos correr. Lo hacemos sin revisar lo que está sucediendo hasta que algo salga mal.

Lamentablemente a estas alturas ya es demasiado tarde y has perdido muchas oportunidades de ventas. Te ha sucedido por dejar que el problema creciera hasta crear un cuello de botella para tus ventas. 

Por eso le digo a todos mis clientes que deben crear el hábito de revisar su proceso cada semana.

Esta revisión debe enfocarse en el nivel de actividad que se ha tenido. También las acciones que se tienen programadas y la calidad de los prospectos que se han generado. Hay que tener en cuenta cuántos prospectos se encuentran en cada etapa. Además, el apoyo que requieren los vendedores para poder avanzar y cerrar más tratos.

Esta es una de las funciones más importantes que debe realizar el gerente de ventas. O quien tiene la responsabilidad de dirigir al equipo de ventas.

8. Mide los indicadores líderes de desempeño. 

No puedo dejar de recalcar la importancia de tener los indicadores claves de rendimiento de tu equipo de ventas definidos. Estos se deben medir cada semana y al cierre de cada mes. Ya que estos te permitirán predecir el comportamiento de las ventas. 

¿Qué prefieres? Ser proactivo y prevenir un problema o aprovechar una oportunidad. O estar corriendo con tu sombrero de bombero reaccionando a una “emergencia” tras otra.

Algunos indicadores que te recomiendo monitorear:

  • Número de prospectos generados
  • Número de cierres obtenidos 
  • Factor de conversión
  • Monto de venta promedio
  • Tiempo de ciclo promedio en días
  • Número de llamadas
  • Número de visitas
  • Valor esperado de las ventas en el proceso de ventas
  • Número de prospectos generados por cada una de las estrategias, entre otros.

    Si quieres aprender un poco más sobre indicadores clave de rendimiento te recomiendo leer este artículo.

9. Reducir el tiempo promedio del ciclo de la venta.

¿Quieres aumentar el flujo del valor de las ventas generadas a la salida del proceso de ventas?  Entonces hay que aumentar la generación de prospectos, el factor de conversión y el monto de venta promedio. También hay que reducir el tiempo de ciclo en días que los prospectos permanecen en tu embudo.  desde que se generan hasta que se convierten en clientes.

La manera en que este ciclo se puede reducir es incrementando el ritmo de tus seguimientos de venta. Lo puedes hacer mediante actividades diarias o semanales, con acciones oportunas para mover a los prospectos.  Con herramientas de ventas efectivas que permitan generar empatía, concientizar, crear confianza, probar y comprar.

Personalmente recomiendo usar Pipedrive, ya que es una herramienta extremadamente fácil de usar y muy potente. Si aún no la estás usando haz clic aquí para obtener una prueba gratuita.

Un proceso de ventas es un arma estratégica que debe tener tu empresa para ganar mercado y estar un paso adelante de la competencia. Se trata de una parte fundamental para sistematizar el proceso de la venta. Nada más que uno de los procesos más importantes para todas las empresas.

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