Assinaturas eletrônicas: legalidade e outros detalhes que você precisa saber

As assinaturas eletrônicas são a maneira mais rápida, confiável e colaborativa de obter assinaturas para documentos.

Em vez de esperar por uma assinatura física na cópia de um documento, você pode utilizar uma ferramenta de assinatura eletrônica para fechar negócios mais rapidamente e manter uma trilha de auditoria clara. Isso resulta em um aumento de produtividade e transparência.

A realidade é que as assinaturas eletrônicas estão se tornando cada vez mais populares à medida que mais pessoas adotam práticas de trabalho digital e em home office.

Ainda assim, muitos acreditam que esse tipo de assinatura não é juridicamente vinculativo. Alguns acham que, aos olhos da lei, as assinaturas digitais não possuem o mesmo peso ou validade das manuais.

Porém, você sabia que há leis que ditam e protegem o uso de assinaturas nos Estados Unidos, bem como em vários outros países ao redor do mundo? Ou seja, as assinaturas eletrônicas são, de fato, uma prática legal. Em mais de 180 países, é permitido assinar documentos eletronicamente, e as leis são altamente permissivas.

E nos casos em que há exceções legais, não significa que esses tipos de assinaturas não possam ser utilizadas, apenas que pode haver requisitos legais adicionais de aplicabilidade.

Neste artigo, trazemos detalhes específicos sobre as implicações dessa legalidade e como escolher uma ferramenta adequada para facilitar o processo de assinatura de contratos e documentos dentro da sua empresa.

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica permite que você obtenha aprovação ou consentimento em contratos e acordos online. Isso significa que você não precisa obter uma assinatura física, o que acelera o processo burocrático envolvendo contratos.

Algumas considerações relevantes são:

• Assinar um documento eletronicamente é tão simples quanto manualmente;

• A legalidade desse tipo de assinatura é a mesma de um equivalente em papel na maioria dos países (mas você deve sempre verificar a legislação mais recente do local onde você e os demais signatários moram);

• Para assinar um documento eletronicamente, basta adicionar um nome a uma cópia digital;

• As assinaturas eletrônicas estão ganhando cada vez mais popularidade, e a tendência é que o mercado cresça significativamente nos próximos anos;

• “Assinatura eletrônica” é um termo mais amplo para diferentes tipos de assinaturas não manuais que possuem diferentes finalidades.

Existe diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais?

Os termos assinatura eletrônica e assinatura digital normalmente significam a mesma coisa. Porém, embora sirvam a propósitos semelhantes, existem algumas diferenças entre eles. Uma assinatura digital é um subconjunto especializado de assinaturas eletrônicas.

• As assinaturas digitais são um tipo avançado de assinatura eletrônica, que vão além de verificar e autenticar a pessoa que assina o documento e a integridade deste;

• As assinaturas digitais possuem recursos avançados de segurança e conformidade;

• Também possuem recursos aprimorados de trilha de auditoria e ferramentas de back-end para garantia de autenticidade;

• Além disso, utilizam um algoritmo para criar uma impressão digital ou uma chave privada exclusiva para cada documento;

• As infraestruturas de chave pública (PKI), que são um conjunto de políticas e procedimentos necessários para criar e emitir certificados digitais, são usadas com assinaturas digitais;

• As PKIs estabelecem a identidade dos indivíduos que as utilizam;

• Os benefícios das PKIs incluem acesso controlado a sistemas e recursos, melhorias de prestação de contas e proteção de dados.

Embora todos os tipos de assinaturas eletrônicas tenham benefícios, nem todos os softwares de assinaturas eletrônicas oferecem os mesmos recursos

Por exemplo, a ferramenta Smart Docs do Pipedrive permite coletar assinaturas digitais e foi desenvolvida para atender às necessidades específicas do setor de vendas, com infraestrutura de chave pública (PKI) e certificação para maior segurança.

Graças ao processo de documentação centralizado do Smart Docs e aos recursos de armazenamento em nuvem, os usuários podem fechar negócios com mais agilidade, o que é ideal para quem precisa trabalhar remotamente.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas?

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas na maior parte do mundo. Nos Estados Unidos e na Europa, o uso delas é baseado em leis específicas. Em outros lugares, como no México, não há uma legislação unificada, mas há reconhecimento legal.

Estados Unidos

Nos Estados Unidos, as assinaturas eletrônicas são regulamentadas pelo ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act ou Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional, em tradução livre). As versões estaduais e territoriais do UETA (Uniform Electronic Transactions Act ou Lei Uniforme de Transações Eletrônicas) também são aplicáveis.

Segundo o ESIGN, as assinaturas e registros eletrônicos possuem validade quando estão relacionados a uma transação. Do mesmo modo, uma transação é um conjunto de ações associadas à condução de assuntos comerciais ou de consumo.

Uma assinatura eletrônica é considerada qualquer processo, som ou símbolo associado a um registro utilizado para assinar um documento. De acordo com a lei dos EUA, uma assinatura não pode perder a legalidade ou aplicabilidade apenas por estar em formato eletrônico.

Canadá

De acordo com a lei canadense, uma assinatura eletrônica pode conter letras, números, caracteres ou outros símbolos associados a documentos eletrônicos. Uma assinatura eletrônica segura sob a lei canadense é única para a pessoa que assina, e o processo ou tecnologia utilizada está sob o controle exclusivo do signatário.

No Canadá, as assinaturas eletrônicas possuem o mesmo status legal que as manuais. Para garantir uma abordagem uniforme, o Canadá promulgou o Uniform Electronic Commerce Act (Lei Uniforme de Comércio Eletrônico).

No entanto, o Quebec é regido por uma lei diferente, mas parecida em vários aspectos, que afirma que assinaturas e documentos eletrônicos têm a mesma validade legal que suas versões impressas.

Reino Unido

No Reino Unido, o uso de assinaturas eletrônicas é legalizado desde o ano 2000 devido ao Electronic Communications Act (Lei de Comunicação Eletrônica).

Em 2016, o RU adotou as diretrizes de Identificação Eletrônica e Serviços de Confiança da União Europeia para os Regulamentos de Transações Eletrônicas. Já as regulamentações do Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions (EU Exit) estão em vigor desde 2019.

Essencialmente, existem leis e diretrizes consistentes aplicadas em todo o Reino Unido que permitem o uso de assinaturas e registros eletrônicos amplamente.

União Europeia

Na maioria dos países da União Europeia, incluindo a Alemanha, as assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas desde o início dos anos 2000. A aprovação da lei eIDAS em 2016 padronizou a aceitação e o processo de assinaturas em toda a Europa.

Esses tipos de assinaturas são permitidos para uso em negócios e reconhecidos pelas cortes.

De acordo com a lei da União Europeia, não há necessidade de um documento ou contrato ter uma assinatura manuscrita para ter validade. Todas as empresas da UE devem seguir os regulamentos de assinatura padrão.

Brasil

A Medida Provisória 2.200-2 permite que as empresas utilizem assinaturas eletrônicas no Brasil. A lei está em vigor desde 2001, e, novamente, essas assinaturas não apenas podem ser usadas em negócios, como também são reconhecidas pelos tribunais.

No Brasil, as assinaturas não precisam ser manuscritas para terem validade, e soluções de software eletrônico podem ser utilizadas em apoio aos contratos e ao fornecimento de registros quando necessário, como prova judicial.

México

Ao contrário dos países acima, o México não possui uma lei específica orientando registros com assinaturas eletrônicas. Mas então, as assinaturas eletrônicas são legalizadas no país?

Sim, e estão sendo cada vez mais utilizadas. Duas leis se aplicam: o Código Civil Federal e o Código Federal de Comércio.

Normalmente, as assinaturas eletrônicas possuem a mesma validade das assinaturas feitas à mão. Legalmente, como é o caso na maioria dos demais países, essas assinaturas são vistas como equivalentes às manuais e são provas de julgamento admissíveis.

Qual é a vantagem de usar assinaturas eletrônicas?

Junto com a tranquilidade de saber que os documentos assinados eletronicamente costumam ser juridicamente vinculativos e executáveis, abaixo está uma lista de benefícios de integrar um processo de assinatura eletrônica aos processos da sua empresa.

• As assinaturas eletrônicas costumam ter validade legal. Há algumas exceções em que ter alguém assinando um documento eletronicamente para fins de vendas ou negócios não é aplicável;

• Eliminar os períodos de ociosidade. Em vez de depender do vai-e-vem de documentos impressos para assinaturas manuais, usar um software de assinatura eletrônica permite fechar negócios de maneira eficiente e conveniente e obter o que for necessário para que tenham validade;

• Conveniência e simplicidade fazem toda a diferença na hora de fechar ou perder um negócio. Oferecer aos clientes a opção de assinar documentos eletronicamente simplifica as coisas, pois as assinaturas podem ser feitas a qualquer hora e lugar;

• Eliminar obstáculos e gargalos. Qualquer coisa que torne o fechamento de negócios mais rápido é uma vitória, e esse é justamente um dos principais benefícios das assinaturas eletrônicas. Com elas, você pode identificar se alguém está atrasando algum processo ou se há algum gargalo (como esperar que um contrato seja entregue pelo correio ou pelo acesso à impressora) e corrigir o problema;

• Economizar dinheiro com um fluxo de trabalho sem papel. Reduza os custos de impressão e papel e as despesas gerais de um processo demorado;

• Controles de segurança avançados protegem dados e documentos. A segurança é uma grande prioridade para todos os negócios. As ferramentas de assinatura eletrônica incluem uma trilha de auditoria, que pode ser vital caso haja alguma disputa ou outro problema;

• Obter visibilidade centralizada dos contratos. Os profissionais de vendas podem acabar passando por vários canais para verificar o status de um contrato. Com as assinaturas eletrônicas, é criada uma trilha de auditoria que envolve cada participante. Se estiver usando o Smart Docs, você também pode armazenar o contrato assinado no negócio relevante do Pipedrive para maior visibilidade;

• Reduzir o impacto ambiental. As empresas precisam refletir os valores dos seus clientes, e eliminar o uso de papel o máximo possível é uma excelente maneira de demonstrar valores e metas ecologicamente corretos;

• Aumentar a colaboração. Obtenha o que você precisa de cada parte interessada relevante, mantendo os negócios em andamento e compartilhando informações internamente conforme necessário.

Como escolher a ferramenta de assinatura certa para o seu negócio

Com benefícios que incluem aplicabilidade legal, conveniência e custo-benefício, como as equipes de vendas podem escolher a melhor ferramenta para suas empresas obterem assinaturas eletronicamente?

Existem algumas considerações gerais a serem feitas ao escolher uma ferramenta de assinatura eletrônica. A primeira são as necessidades da empresa.

Por exemplo, quantos usuários precisarão de acesso à assinatura eletrônica de documentos? E quanto ao acesso departamental? Você vai precisar de opções de armazenamento em nuvem ou PDF? Com o Smart Docs do Pipedrive, há escalabilidade graças a uma solução que atende às necessidades atuais da sua equipe de vendas, mas que está pronta para evoluir junto com ela.

A facilidade de implementação e a acessibilidade da interface também são considerações a serem feitas. As ferramentas escolhidas devem ser facilmente integráveis aos sistemas que você usa atualmente, e o processo de integração deve permitir que sua equipe consiga utilizá-las o mais rápido possível.

Outros recursos a serem considerados incluem:

• É possível preencher documentos automaticamente? Os usuários do Smart Docs do Pipedrive podem preencher documentos automaticamente. A extensão permite criar modelos para extrair detalhes e informações de produtos de um catálogo ou de um campo personalizado do Pipedrive automaticamente. Dessa forma, é possível enviar cotações com mais agilidade e menos erros, graças a uma menor entrada manual de dados;

• A ferramenta envia uma notificação quando o cliente abre um documento? O Smart Docs possui ferramentas de rastreamento. Como profissional de vendas, identificar o momento certo para fazer o follow up e, finalmente, fechar um negócio é muito importante – os recursos de rastreamento do Smart Docs podem ajudar. Você também pode enviar lembretes conforme necessário;

• Quais são os recursos colaborativos? O acesso instantâneo a modelos e documentos deve ser fornecido à equipe de maneira fácil e eficiente. Com o Smart Docs, é possível coletar até dez assinaturas em um único documento;

• Quão fácil de usar a ferramenta é para os seus clientes? Você pode eliminar as limitações físicas das assinaturas manuais, mas se o seu cliente precisar baixar arquivos ou instalar plugins, obstáculos podem surgir. A ferramenta de obtenção de assinaturas escolhida deve ter o menor número de etapas possível;

• Ela possui integração com os sistemas e ferramentas que você já utiliza? Opte por uma solução como o Smart Docs com integração instantânea com o Google Drive ou Microsoft OneDrive, se você preferir;

• A solução permite compartilhar documentos em PDF? Os usuários devem ser capazes de compartilhar PDFs com links rastreáveis, quando necessário;

• O armazenamento é automatizado? O Smart Docs tem armazenamento automático, juntamente com uma trilha de auditoria que é enviada para todos os participantes envolvidos;

• A ferramenta de assinatura é segura? O Smart Docs inclui tecnologia de descriptografia e criptografia. A ferramenta também usa verificação com dados identificáveis, incluindo endereços IP. Depois que as assinaturas necessárias são coletadas, o documento é criptografado com infraestrutura de chave privada e certificação. Além disso, um carimbo de data/hora é adicionado a ele.

Considerações finais

O uso de assinaturas eletrônicas ou digitais é amplamente legalizado e tão juridicamente válido quanto o de assinaturas manuais. Isso ocorre em muitos países, o que é útil para equipes de vendas que trabalham com clientes internacionais.

Para quem trabalha com clientes de outros estados ou países, a impossibilidade de obter uma assinatura pode determinar a perda de um negócio. Com uma ferramenta de assinatura eletrônica como o Smart Docs do Pipedrive, esse risco é reduzido. Além disso, assinaturas desse tipo normalmente criam um vínculo legal.

Uma ferramenta de assinatura é conveniente e econômica e fornece aos usuários uma visão centralizada do que está acontecendo com cada documento a todo momento, bem como uma trilha de auditoria e segurança de alto nível.

Saiba mais sobre o Smart Docs do Pipedrive, uma ótima maneira de solicitar assinaturas de forma rápida e fácil utilizando apenas um endereço de e-mail. Com essa extensão, você consegue fechar negócios mais rapidamente. Faça um teste gratuito de 14 dias e descubra por que o Pipedrive, criado por e para vendedores, é o principal CRM do mercado.

As informações fornecidas neste artigo não constituem e não se destinam a constituir aconselhamento jurídico, servindo meramente para fins informativos. Embora as presentes informações sejam verdadeiras e estejam corretas na data de publicação deste artigo, mudanças posteriores nas leis podem afetar a precisão delas. As informações podem ser alteradas sem aviso prévio, e a Pipedrive não se responsabiliza de forma alguma pela precisão de qualquer informação impressa e armazenada ou de qualquer forma interpretada e usada pelos usuários. Você não deve agir ou abster-se de agir com base em qualquer informação deste artigo, sem buscar aconselhamento jurídico ou profissional.