La signature électronique est un moyen rapide, fiable et collaboratif pour recueillir des signatures sur des documents.
Grâce à la signature électronique, vous évitez les délais liés aux échanges de documents papier, ce qui vous permet non seulement de conclure vos affaires plus rapidement, mais également de générer une piste d'audit fiable. Cela génère à la fois des gains de productivité et une meilleure transparence du processus.
La signature électronique connaît un succès croissant alors que les professionnels s'appuient de plus en plus sur le numérique et le travail à distance.
Mais il subsiste parfois un doute quant à la valeur légale des signatures électroniques. Certaines personnes pensent encore qu'une signature électronique n'a pas la même force qu'une signature manuscrite aux yeux de la loi.
La législation est pourtant claire à ce sujet dans de nombreux pays du monde, et notamment en France. Les e-signatures ont-elles une valeur légale ? La réponse est oui. La signature électronique d'un document a une valeur légale dans plus de 180 pays et la législation est généralement très permissive.
Il existe des exceptions, mais celles-ci n'interdisent pas la signature électronique. Elles demandent simplement des exigences légales supplémentaires pour reconnaître ce type de signature.
Nous présentons ci-dessous les implications de ces diverses réglementations dans le détail, et nous vous conseillons dans le choix d'un outil de signature électronique adapté aux activités de votre entreprise.
Une signature électronique, également appelée e-signature, vous permet de recueillir en ligne le consentement ou l'approbation d'une personne physique ou morale vis-à-vis d'un contrat ou d'un accord. Grâce à la signature électronique, vous n'avez plus besoin d'obtenir une signature manuscrite, ce qui fluidifie les processus de signature de vos contrats.
Les termes de signature électronique et de signature numérique sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il s'agit bien de deux types de signature distincts. Une signature numérique est un type de signature électronique qui présente des caractéristiques particulières.
Si tous les types de signatures électroniques présentent des avantages, toutes les solutions de signature électronique n'offrent pas des fonctionnalités équivalentes.
Par exemple, l'outil Smart Docs de Pipedrive, conçu sur mesure pour les activités commerciales, vous permet de recueillir des signatures numériques avec l'utilisation d'une PKI et de certificats pour plus de sécurité. Grâce au processus de documentation centralisé et aux capacités de stockage et d’archivage dans le cloud de Smart Docs, les utilisateurs peuvent conclure leurs affaires plus rapidement, ce qui est parfait pour travailler en déplacement.
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans la plupart des pays du monde. Aux États-Unis et en Europe, l'utilisation des signatures électroniques est régie par une réglementation spécifique. Dans d'autres pays, comme au Mexique, il n'existe pas de loi spécifique quant aux signatures électroniques, mais elles ont tout de même une valeur légale.
États-Unis
Aux États-Unis, les e-signatures sont légales en vertu du Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN). Les versions nationales et locales de l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sont également applicables.
Avec ESIGN, les signatures et les enregistrements électroniques sont couverts lorsqu'ils sont associés à une transaction. Une transaction dans le cadre de ESIGN est un ensemble d'actions associées à la conduite d'affaires professionnelles, commerciales ou de consommation.
Une signature électronique est considérée comme tout processus, son ou symbole associé à un enregistrement et utilisé pour en tant que signature. D'après la réglementation américaine, une signature ne peut être déclarée invalide simplement parce qu'elle est électronique.
Canada
Selon la loi canadienne, une signature électronique peut être composée de lettres, de chiffres, de caractères ou de symboles associés à un document électronique. Une signature électronique sécurisée, en vertu de la loi canadienne, est propre à la personne signataire et le processus ou la solution technique utilisée demeure sous le contrôle exclusif de celle-ci.
Au Canada, une signature électronique possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Pour uniformiser les pratiques, le Canada a adopté le Uniform Electronic Commerce Act.
La réglementation du Québec est différente mais comparable : elle indique également que les signatures électroniques ont la même valeur que les signatures manuscrites sur papier.
Royaume-Uni
L'utilisation de la signature électronique est légale au Royaume-Uni depuis 2000, à la suite de l'adoption de l'Electronic Communications Act.
En 2016, le Royaume-Uni a adopté les directives de l'Union européenne sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Dans l'intervalle, la réglementation sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (à la suite de la sortie de l'UE) est en vigueur depuis 2019.
Il existe donc des lois et des directives cohérentes appliquées dans tout le Royaume-Uni qui autorisent l'utilisation de signatures et d'enregistrements électroniques.
Union européenne
Dans la plupart des pays de l'Union européenne, dont la France, les signatures électroniques sont reconnues légalement depuis le début des années 2000. L'adoption de la loi eIDAS en 2016 a généralisé la validité et les processus relatifs aux signatures électroniques à travers l'Europe.
Ces signatures sont autorisées pour une utilisation commerciale et sont recevables par les tribunaux.
En vertu du droit de l'Union européenne, il n'est pas nécessaire qu'un document ou un contrat porte une signature manuscrite pour être recevable. Toutes les entreprises de l'UE doivent suivre la réglementation européenne en matière de signature électronique.
Brésil
Le texte Medida Provisoria 2.200-2 donne aux entreprises la possibilité d'utiliser la signature électronique au Brésil. Cette loi est en vigueur depuis 2001 et, là encore, les signatures électroniques sont utilisables dans un cadre commercial et recevables par les tribunaux.
Il n'est donc pas nécessaire qu'une signature soit manuscrite au Brésil pour qu'elle soit valide, et des solutions logicielles peuvent être utilisées à l'appui des contrats et de la fourniture d'enregistrements comme preuve judiciaire.
Mexique
Contrairement aux pays et régions mentionnés ci-dessus, le Mexique n'a pas adopté de texte spécifique régissant les enregistrements avec signature électronique. Dans ce cas, les signatures électroniques ont-elles une valeur légale au Mexique ?
Oui, et elles sont utilisées de plus en plus couramment. Deux lois sont généralement applicables : le Code civil fédéral et le Code du commerce fédéral.
Les signatures électroniques, de manière générale, ont la même validité que les signatures manuscrites. Comme dans la plupart des pays du monde, ces signatures sont considérées par la loi de la même façon que leur équivalent manuscrit, et sont recevables en tant que preuves dans un contexte judiciaire.
En plus de savoir que les documents signés électroniquement sont généralement juridiquement valides et contraignants, vous allez découvrir ci-dessous les avantages dont vous pourrez bénéficier en intégrant un processus de signature électronique dans votre entreprise.
La signature électronique présente donc de nombreux avantages, notamment la validité légale, la praticité et la réduction des coûts. Comment les équipes commerciales peuvent-elles sélectionner le meilleur outil de signature électronique pour que leur entreprise puisse en bénéficier ?
Il faut considérer plusieurs critères pour choisir une solution de signature électronique. Tout d'abord, vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise.
Par exemple, combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder aux documents signés électroniquement ? Qu'en est-il de l'accès par chaque service ? Aurez-vous besoin d'un stockage dans le cloud, de gérer des fichiers PDF ? Smart Docs de Pipedrive est une solution évolutive qui répond aux besoins actuels de votre équipe commerciale mais qui est également prête à l'accompagner pour la suite.
Il est également essentiel d'opter pour une solution facile à implémenter et à utiliser. Les outils que vous choisissez doivent s'interfacer facilement avec vos systèmes existants et l'intégration doit être suffisamment simple pour que votre équipe puisse être opérationnelle rapidement.
D'autres fonctionnalités importantes sont également à prendre en considération :
L'utilisation de signatures électroniques ou numériques est légale dans la plupart des pays et ces signatures sont tout aussi recevables que les signatures manuscrites devant les tribunaux. Les équipes commerciales qui travaillent avec des clients internationaux peuvent donc tout à fait recourir aux signatures électroniques.
Lorsque vous travaillez avec des clients situés à l'autre bout du pays ou même du monde, la distance physique peut être un véritable frein pour signer des contrats. Avec un outil de signature électronique comme Smart Docs de Pipedrive, vous fluidifiez vos processus de signature, tout en bénéficiant d'une pleine validité légale.
La signature électronique est un outil pratique et économique qui offre aux utilisateurs une vision centralisée des événements liés à leurs documents, ainsi qu'une piste d'audit et une sécurité de haut niveau.
Découvrez tous les avantages de Smart Docs de Pipedrive, l'outil parfait pour obtenir des signatures rapidement et facilement avec une simple adresse e-mail, qui vous permettra de conclure vos affaires plus rapidement. Pour comprendre pourquoi Pipedrive est la meilleure plateforme CRM créée par des professionnel(le)s de la vente, pour les professionnel(le)s de la vente, essayez gratuitement Pipedrive pendant 14 jours.
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