La signature électronique est un moyen rapide, fiable et collaboratif pour recueillir des signatures sur des documents.

Grâce à la signature électronique, vous évitez les délais liés aux échanges de documents papier, ce qui vous permet non seulement de conclure vos affaires plus rapidement, mais également de générer une piste d'audit fiable. Cela génère à la fois des gains de productivité et une meilleure transparence du processus.

La signature électronique connaît un succès croissant alors que les professionnels s'appuient de plus en plus sur le numérique et le travail à distance.

Mais il subsiste parfois un doute quant à la valeur légale des signatures électroniques. Certaines personnes pensent encore qu'une signature électronique n'a pas la même force qu'une signature manuscrite aux yeux de la loi.

La législation est pourtant claire à ce sujet dans de nombreux pays du monde, et notamment en France. Les e-signatures ont-elles une valeur légale ? La réponse est oui. La signature électronique d'un document a une valeur légale dans plus de 180 pays et la législation est généralement très permissive.

Il existe des exceptions, mais celles-ci n'interdisent pas la signature électronique. Elles demandent simplement des exigences légales supplémentaires pour reconnaître ce type de signature.

Nous présentons ci-dessous les implications de ces diverses réglementations dans le détail, et nous vous conseillons dans le choix d'un outil de signature électronique adapté aux activités de votre entreprise.

Table des matières

• Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

• Existe-t-il une différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques ?

• Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

• Pourquoi utiliser la signature électronique ?

• Choisir le bon outil de signature électronique pour votre entreprise

• Dernières réflexions

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique, également appelée e-signature, vous permet de recueillir en ligne le consentement ou l'approbation d'une personne physique ou morale vis-à-vis d'un contrat ou d'un accord. Grâce à la signature électronique, vous n'avez plus besoin d'obtenir une signature manuscrite, ce qui fluidifie les processus de signature de vos contrats.

• Une signature électronique est très simple, et comparable à la signature d'un document papier.
• La signature électronique a la même valeur légale que son équivalent manuscrit dans la plupart des pays (cependant, vous devriez toujours vérifier la réglementation de votre pays et de celui des autres signataires).
• Une signature électronique peut simplement consister à ajouter un nom sur un document numérique.
• Les signatures électroniques sont de plus en plus populaires et la forte croissance de ce marché devrait se poursuivre dans les années à venir.
• Le terme de « signature électronique » regroupe en réalité différents types de signatures, notamment les signatures numériques, qui ont leurs propres spécificités.

Existe-t-il une différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques ?

Les termes de signature électronique et de signature numérique sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il s'agit bien de deux types de signature distincts. Une signature numérique est un type de signature électronique qui présente des caractéristiques particulières.

• La signature numérique est une signature électronique avancée, qui permet d’assurer la vérification et l’authentification de l’identité du signataire du document de façon plus poussée, ainsi que de garantir l'intégrité du document concerné.
• Les signatures numériques sont plus robustes en matière de sécurité et de conformité.
• Les signatures numériques génèrent une piste d'audit plus détaillée et sont associées à des outils permettant d'en garantir l'authenticité.
• Une signature numérique utilise un algorithme pour créer une empreinte numérique ou une clé privée unique pour chaque document.
• Les infrastructures à clés publiques (Public Key Infrastructure ou PKI) sont utilisées pour les signatures numériques. Il s'agit d'un ensemble de politiques et de procédures nécessaires pour créer et émettre des certificats numériques.
• Une PKI établit l'identité des personnes qui l'utilisent.
• La PKI permet notamment de contrôler l'accès aux systèmes et aux ressources, une meilleure traçabilité et une meilleure protection des données.

Si tous les types de signatures électroniques présentent des avantages, toutes les solutions de signature électronique n'offrent pas des fonctionnalités équivalentes.

Par exemple, l'outil Smart Docs de Pipedrive, conçu sur mesure pour les activités commerciales, vous permet de recueillir des signatures numériques avec l'utilisation d'une PKI et de certificats pour plus de sécurité. Grâce au processus de documentation centralisé et aux capacités de stockage et d’archivage dans le cloud de Smart Docs, les utilisateurs peuvent conclure leurs affaires plus rapidement, ce qui est parfait pour travailler en déplacement.

Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans la plupart des pays du monde. Aux États-Unis et en Europe, l'utilisation des signatures électroniques est régie par une réglementation spécifique. Dans d'autres pays, comme au Mexique, il n'existe pas de loi spécifique quant aux signatures électroniques, mais elles ont tout de même une valeur légale.

États-Unis

Aux États-Unis, les e-signatures sont légales en vertu du Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN). Les versions nationales et locales de l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sont également applicables.

Avec ESIGN, les signatures et les enregistrements électroniques sont couverts lorsqu'ils sont associés à une transaction. Une transaction dans le cadre de ESIGN est un ensemble d'actions associées à la conduite d'affaires professionnelles, commerciales ou de consommation.

Une signature électronique est considérée comme tout processus, son ou symbole associé à un enregistrement et utilisé pour en tant que signature. D'après la réglementation américaine, une signature ne peut être déclarée invalide simplement parce qu'elle est électronique.

Canada

Selon la loi canadienne, une signature électronique peut être composée de lettres, de chiffres, de caractères ou de symboles associés à un document électronique. Une signature électronique sécurisée, en vertu de la loi canadienne, est propre à la personne signataire et le processus ou la solution technique utilisée demeure sous le contrôle exclusif de celle-ci.

Au Canada, une signature électronique possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Pour uniformiser les pratiques, le Canada a adopté le Uniform Electronic Commerce Act.

La réglementation du Québec est différente mais comparable : elle indique également que les signatures électroniques ont la même valeur que les signatures manuscrites sur papier.

Royaume-Uni

L'utilisation de la signature électronique est légale au Royaume-Uni depuis 2000, à la suite de l'adoption de l'Electronic Communications Act.

En 2016, le Royaume-Uni a adopté les directives de l'Union européenne sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Dans l'intervalle, la réglementation sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (à la suite de la sortie de l'UE) est en vigueur depuis 2019.

Il existe donc des lois et des directives cohérentes appliquées dans tout le Royaume-Uni qui autorisent l'utilisation de signatures et d'enregistrements électroniques.

Union européenne

Dans la plupart des pays de l'Union européenne, dont la France, les signatures électroniques sont reconnues légalement depuis le début des années 2000. L'adoption de la loi eIDAS en 2016 a généralisé la validité et les processus relatifs aux signatures électroniques à travers l'Europe.

Ces signatures sont autorisées pour une utilisation commerciale et sont recevables par les tribunaux.

En vertu du droit de l'Union européenne, il n'est pas nécessaire qu'un document ou un contrat porte une signature manuscrite pour être recevable. Toutes les entreprises de l'UE doivent suivre la réglementation européenne en matière de signature électronique.

Brésil

Le texte Medida Provisoria 2.200-2 donne aux entreprises la possibilité d'utiliser la signature électronique au Brésil. Cette loi est en vigueur depuis 2001 et, là encore, les signatures électroniques sont utilisables dans un cadre commercial et recevables par les tribunaux.

Il n'est donc pas nécessaire qu'une signature soit manuscrite au Brésil pour qu'elle soit valide, et des solutions logicielles peuvent être utilisées à l'appui des contrats et de la fourniture d'enregistrements comme preuve judiciaire.

Mexique

Contrairement aux pays et régions mentionnés ci-dessus, le Mexique n'a pas adopté de texte spécifique régissant les enregistrements avec signature électronique. Dans ce cas, les signatures électroniques ont-elles une valeur légale au Mexique ?

Oui, et elles sont utilisées de plus en plus couramment. Deux lois sont généralement applicables : le Code civil fédéral et le Code du commerce fédéral.

Les signatures électroniques, de manière générale, ont la même validité que les signatures manuscrites. Comme dans la plupart des pays du monde, ces signatures sont considérées par la loi de la même façon que leur équivalent manuscrit, et sont recevables en tant que preuves dans un contexte judiciaire.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

En plus de savoir que les documents signés électroniquement sont généralement juridiquement valides et contraignants, vous allez découvrir ci-dessous les avantages dont vous pourrez bénéficier en intégrant un processus de signature électronique dans votre entreprise.

• Les signatures électroniques sont généralement valides juridiquement. Il existe un petit nombre d'exceptions où le fait de signer électroniquement un document dans un cadre commercial n'est pas applicable.
• Éliminer les délais d'attente. Plutôt que d'échanger des documents papier pour les signer à la main, un outil dédié vous permet de conclure des affaires rapidement et efficacement.
• La praticité et la simplicité peuvent faire la différence pour conclure une affaire. En offrant la possibilité de signer électroniquement, vous facilitez la vie à vos clients. Ils peuvent signer vos documents partout et à tout moment.
• Éliminer les blocages et les goulets d'étranglement. Tout ce qui peut accélérer la signature est bon à prendre : c'est l'un des principaux avantages de la signature électronique. Si une personne retarde le processus ou s'il existe un goulet d'étranglement (distribution d'un contrat par courrier, accès à une imprimante), vous pourrez le détecter et y remédier plus rapidement.
• Faites des économies avec un workflow dématérialisé. Réduisez les coûts d'impression et de papier et les frais généraux liés à vos processus traditionnels.
• Des contrôles de sécurité avancés protègent vos données et vos documents. La sécurité est une priorité absolue pour toutes les entreprises. Les outils de signature électronique génèrent une piste d'audit, qui sera très précieuse en cas de litige.
• Obtenez une visibilité centralisée sur vos contrats. Les équipes commerciales doivent parfois passer par plusieurs canaux pour vérifier l'état d'un contrat. Lorsque vous utilisez les signatures électroniques, une piste d'audit est créée, traçant l'activité de chaque participant. Si vous utilisez Smart Docs, vous pouvez également stocker le contrat signé dans l'offre Pipedrive correspondante pour une parfaite visibilité.
• Diminuer l'impact écologique. Les entreprises doivent s'adapter aux valeurs de leurs clients, et le fait de dématérialiser tout ce qui peut l'être est un excellent moyen d'atteindre vos objectifs en matière de respect de l'environnement.
• Améliorer la collaboration. Rassemblez les éléments dont vous avez besoin auprès des parties concernées, faites avancer vos affaires et partagez des informations en interne.

Choisir le bon outil de signature électronique pour votre entreprise

La signature électronique présente donc de nombreux avantages, notamment la validité légale, la praticité et la réduction des coûts. Comment les équipes commerciales peuvent-elles sélectionner le meilleur outil de signature électronique pour que leur entreprise puisse en bénéficier ?

Il faut considérer plusieurs critères pour choisir une solution de signature électronique. Tout d'abord, vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise.

Par exemple, combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder aux documents signés électroniquement ? Qu'en est-il de l'accès par chaque service ? Aurez-vous besoin d'un stockage dans le cloud, de gérer des fichiers PDF ? Smart Docs de Pipedrive est une solution évolutive qui répond aux besoins actuels de votre équipe commerciale mais qui est également prête à l'accompagner pour la suite.

Il est également essentiel d'opter pour une solution facile à implémenter et à utiliser. Les outils que vous choisissez doivent s'interfacer facilement avec vos systèmes existants et l'intégration doit être suffisamment simple pour que votre équipe puisse être opérationnelle rapidement.

D'autres fonctionnalités importantes sont également à prendre en considération :

• Pouvez-vous remplir automatiquement des documents ? Les utilisateurs de Smart Docs de Pipedrive peuvent remplir automatiquement les documents. Les utilisateurs peuvent créer des modèles pour extraire automatiquement les données et informations des produits de leur catalogue ou depuis un champ Pipedrive personnalisé. Cette fonctionnalité permet d’envoyer vos devis plus rapidement et avec moins d'erreurs grâce à l'élimination de la saisie manuelle.
• Serez-vous informé(e) lorsqu'un client ouvre un document ? Smart Docs propose des outils de suivi. En tant que professionnel(le) de la vente, vous avez besoin de déterminer le bon moment pour effectuer un suivi et finalement conclure une affaire. Les fonctionnalités de suivi de Smart Docs peuvent vous y aider. Vous pouvez également envoyer des rappels si nécessaire.
• Quelles sont les fonctionnalités collaboratives disponibles ? Vous devez pouvoir fournir facilement et efficacement à toute une équipe un accès instantané aux modèles et aux documents. Avec Smart Docs, collectez jusqu'à dix signatures sur un seul document.
• La solution sera-t-elle facile à utiliser par vos clients ? Si vous éliminez les contraintes physiques de la signature manuscrite, ce n'est pas pour imposer d'autres contraintes à vos clients comme le téléchargement de plugins ou de fichiers. Vous devriez opter pour un outil de signature qui nécessite très peu d'étapes dans son utilisation.
• L'outil peut-il s'interfacer avec vos systèmes et solutions actuels ? Optez pour une solution comme Smart Docs avec l'intégration en un clic de Google Drive ou de Microsoft OneDrive.
• Pouvez-vous partager des fichiers PDF ? Les utilisateurs doivent pouvoir partager un document PDF avec un lien suivi.
• Le stockage est-il automatique ? Smart Docs dispose d'un stockage automatique, ainsi que d'une piste d'audit qui suit les actions de tous les participants impliqués dans le processus de signature.
• L'outil de signature électronique est-il sécurisé ? Smart Docs inclut des technologies de chiffrement et de déchiffrement. L'outil réalise également une vérification à l'aide données identifiantes, notamment les adresses IP. Une fois les signatures nécessaires collectées, le document est chiffré avec une PKI et un certificat, et un horodatage est enregistré.

Dernières réflexions

L'utilisation de signatures électroniques ou numériques est légale dans la plupart des pays et ces signatures sont tout aussi recevables que les signatures manuscrites devant les tribunaux. Les équipes commerciales qui travaillent avec des clients internationaux peuvent donc tout à fait recourir aux signatures électroniques.

Lorsque vous travaillez avec des clients situés à l'autre bout du pays ou même du monde, la distance physique peut être un véritable frein pour signer des contrats. Avec un outil de signature électronique comme Smart Docs de Pipedrive, vous fluidifiez vos processus de signature, tout en bénéficiant d'une pleine validité légale.

La signature électronique est un outil pratique et économique qui offre aux utilisateurs une vision centralisée des événements liés à leurs documents, ainsi qu'une piste d'audit et une sécurité de haut niveau.

Découvrez tous les avantages de Smart Docs de Pipedrive, l'outil parfait pour obtenir des signatures rapidement et facilement avec une simple adresse e-mail, qui vous permettra de conclure vos affaires plus rapidement. Pour comprendre pourquoi Pipedrive est la meilleure plateforme CRM créée par des professionnel(le)s de la vente, pour les professionnel(le)s de la vente, essayez gratuitement Pipedrive pendant 14 jours.

Les informations fournies dans cet article ne constituent pas et ne sont pas destinées à constituer un conseil juridique. Toutes les explications présentes dans cet article le sont uniquement à titre d'information générale. Bien que les informations soient considérées comme exactes à la date de publication, les modifications apportées à la réglementation en vigueur après la date de publication peuvent remettre en cause l'exactitude des informations présentées. Ces informations peuvent être modifiées sans préavis et Pipedrive ne saurait être tenu responsable de l'exactitude des informations imprimées, stockées ou interprétées et utilisées de quelque manière que ce soit par un utilisateur. Vous ne devez pas agir ni vous abstenir d'agir sur la base des informations contenues dans cet article sans demander conseil à un avocat ou à un autre professionnel du droit.