Signatures électroniques : tout ce que vous devez savoir

La signature électronique connaît un succès croissant étant donné que les professionnels s'appuient de plus en plus sur le numérique et le travail à distance. Mais il subsiste parfois un doute quant à la valeur légale des signatures électroniques. Certaines personnes pensent encore qu'une signature électronique n'a pas la même force qu'une signature manuscrite aux yeux de la loi.

Les e-signatures ont-elles une valeur légale ? La réponse est oui. La signature électronique d'un document a une valeur légale dans plus de 180 pays, dont la France et la législation est généralement très permissive.

Il existe des exceptions, mais celles-ci n'interdisent pas la signature électronique. Elles demandent simplement des exigences légales supplémentaires pour reconnaître ce type de signature.

Qu'est-ce qu'une signature électronique?

Une signature électronique, également appelée e-signature, vous permet de recueillir en ligne le consentement ou l'approbation d'une personne physique ou morale vis-à-vis d'un contrat ou d'un accord. Grâce à la signature électronique, vous n'avez plus besoin d'obtenir une signature manuscrite, ce qui fluidifie les processus de signature de vos contrats.

• La signature électronique a la même valeur légale que son équivalent manuscrit dans la plupart des pays (cependant, vérifiez toujours la réglementation de votre pays et de celui des autres signataires).

• Une signature électronique peut simplement consister à ajouter un nom sur un document numérique.
• Les signatures électroniques sont de plus en plus populaires et la forte croissance de ce marché devrait se poursuivre dans les années à venir.
• Le terme de « signature électronique » regroupe en réalité différents types de signatures, notamment les signatures numériques, qui ont leurs propres spécificités.

Quelle est la différence entre signature électronique et signature numérique ?

Les termes de signature électronique et de signature numérique sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il s'agit bien de deux types de signature distincts. Pour faire simple, une signature numérique est une signature électronique plus sécurisée.

• La signature numérique permet d’assurer la vérification et l’authentification de l’identité du signataire du document de façon plus poussée, ainsi que de garantir l'intégrité du document concerné.
• Les signatures numériques génèrent une piste d'audit plus détaillée et sont associées à des outils permettant d'en garantir l'authenticité.
• Une signature numérique utilise un algorithme pour créer une empreinte numérique ou une clé privée unique pour chaque document.
• Les infrastructures à clés publiques (Public Key Infrastructure ou PKI) sont utilisées pour les signatures numériques. Il s'agit d'un ensemble de procédures pour créer et émettre des certificats numériques.

• Une PKI établit l'identité des personnes qui l'utilisent et permet de contrôler l'accès aux systèmes et aux ressources, une meilleure traçabilité et une meilleure protection des données.

Quelles sont les contraintes juridiques des e-signatures ?

Les e-signatures sont juridiquement contraignantes dans la plupart des pays du monde et chaque pays a ses propres réglementations. Voici quelques exemples :

États-Unis

Aux États-Unis, les e-signatures sont légales en vertu du Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN). Les versions nationales et locales de l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sont également applicables.

Avec ESIGN, les signatures et les enregistrements électroniques sont couverts lorsqu'ils sont associés à une transaction. Une transaction dans le cadre de ESIGN est un ensemble d'actions associées à la conduite d'affaires professionnelles, commerciales ou de consommation.

Une signature électronique est considérée comme tout processus, son ou symbole associé à un enregistrement et utilisé pour en tant que signature. D'après la réglementation américaine, une signature ne peut être déclarée invalide simplement parce qu'elle est électronique.

Union européenne

Dans la plupart des pays de l'Union européenne, les signatures électroniques sont reconnues légalement depuis le début des années 2000. L'adoption de la loi eIDAS en 2016 a généralisé la validité et les processus relatifs aux signatures électroniques à travers l'Europe.

Ces signatures sont autorisées pour une utilisation commerciale et sont recevables par les tribunaux.

En vertu du droit de l'Union européenne, il n'est pas nécessaire qu'un document ou un contrat porte une signature manuscrite pour être recevable. Toutes les entreprises de l'UE doivent suivre le règlement européen en matière de signature électronique.

France

Selon l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Comme énoncé plus haut, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union européenne, depuis l’année 2000. Toutefois, ainsi que le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique seule la signature électronique qualifiée est l’équivalent d’une signature manuscrite.

Il y a donc trois niveaux de sécurité à retenir : standard, avancé et qualifié. Les niveaux "avancé" et "qualifié", qui font intervenir un tiers de confiance (le prestataire de la solution de signature électronique), sont les plus recommandés pour les entreprises. Ils sont parfaitement fiables devant les tribunaux, parce qu’ils garantissent l'identité des signataires d'un document, tout en respectant la RGPD.

Quel type de signature électronique utiliser ?

Selon le règlement eIDAS, le choix du niveau de signature dépend de l'usage, et de l'enjeu du document à signer : en cas de litige, plus votre signature aura un niveau de fiabilité fort, plus il sera difficile de contester la validité de l’acte signé et les engagements qu’il contient.

La signature électronique standard (niveau 1)

La signature électronique manuscrite est utilisée par exemple lorsque vous faites une signature manuscrite sur un appareil électronique, quand vous scannez une signature manuscrite pour ensuite l'ajouter à un document à envoyer par mail.

Sa valeur juridique est limitée, car elle ne garantit pas l'intégrité des données signées ni l’identité du signataire. Néanmoins, elle simplifie des processus internes où la signature est indispensable (autorisations, accusés de réception, commandes, contrats, etc.).

La signature électronique avancée (niveau 2)

C’est la plus couramment utilisée par les entreprises. Grâce à l’utilisation d’une clé privée accessible seulement à la personne qui signe et seulement à elle (son smartphone par exemple), elle permet :

• d’identifier la ou le signataire
• de lier la signature à son auteur
• de garantir l’intégrité de l’acte signé.

Ce type de signature est par exemple beaucoup utilisé pour signer une facture dématérialisée, un contrat de travail, un compromis de vente immobilier ou un contrat d'assurance vie. Elle nécessite toutefois l’acquisition d’un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDAS.

La signature électronique qualifiée (niveau 3)

C'est le type de signature le plus sûr, autrement appelée signature numérique. Ce type de signature exige que :

• l'identité du signataire soit validée en amont (en physique ou à distance selon certaines conditions)
• une clé de signature, un dispositif qualifié de création de signature électronique (clé USB, carte à puce…) soit délivré à uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.

Selon le code civil français, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite. Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature numérique est généralement réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale, par exemple, dans le cas de production d'actes notariés (notaires, huissiers…) ou dans le contexte des marchés publics (de l'appel d'offre à la facture).

Pourquoi l'utiliser ?

Vous allez découvrir ci-dessous les avantages dont vous pourrez bénéficier en intégrant un processus de signature électronique dans votre entreprise.

• Les signatures électroniques sont généralement valides juridiquement. Il existe un petit nombre d'exceptions où le fait de signer électroniquement un document dans un cadre commercial n'est pas applicable.
• Éliminer les délais d'attente. Plutôt que d'échanger des documents papier pour les signer à la main, un outil dédié vous permet de conclure des affaires rapidement et efficacement.
• La simplicité peuvent faire la différence pour conclure une affaire. En permettant la signature électronique vous facilitez la vie à vos clients.
• Faites des économies avec un workflow dématérialisé. Réduisez les coûts d'impression et de papier et les frais généraux liés à vos processus traditionnels.
• Des contrôles de sécurité avancés protègent vos données et vos documents. Les outils de signature électronique génèrent une piste d'audit, qui sera très précieuse en cas de litige.
• Obtenez une visibilité centralisée sur vos contrats. Lorsque vous utilisez les signatures électroniques, une piste d'audit est créée, traçant l'activité de chaque participant. Si vous utilisez Smart Docs, vous pouvez également stocker le contrat signé dans Pipedrive pour une parfaite visibilité.
• Diminuer l'impact écologique. Les entreprises doivent s'adapter aux valeurs de leurs clients, et le fait de dématérialiser tout ce qui peut l'être est un excellent moyen d'atteindre vos objectifs en matière de respect de l'environnement.
• Améliorer la collaboration. Rassemblez les éléments dont vous avez besoin auprès des parties concernées, faites avancer vos affaires et partagez des informations en interne.

Choisir le bon outil

Il faut considérer plusieurs critères pour choisir une solution de signature électronique. Tout d'abord, vous tenez compte des besoins de votre entreprise.

Par exemple, combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder aux documents signés électroniquement ? Qu'en est-il de l'accès par chaque service ? Aurez-vous besoin d'un stockage dans le cloud, de gérer des fichiers PDF ?

Smart Docs de Pipedrive est une solution évolutive qui répond aux besoins actuels de votre équipe commerciale mais qui est également prête à l'accompagner pour la suite.

Il est également essentiel d'opter pour une solution facile à implémenter et à utiliser. Les outils que vous choisissez doivent s'interfacer facilement avec vos systèmes existants et l'intégration doit être suffisamment simple pour que votre équipe puisse être opérationnelle rapidement.

D'autres fonctionnalités importantes sont également à prendre en considération :

• Pouvez-vous remplir automatiquement des documents ? Les utilisateurs de Smart Docs peuvent remplir automatiquement les documents. Cette fonctionnalité permet d’envoyer vos devis plus rapidement et avec moins d'erreurs grâce à l'élimination de la saisie manuelle.
• Serez-vous informé(e) lorsqu'un client ouvre un document ? Smart Docs propose des outils de suivi. En tant que professionnel(le) de la vente, vous avez besoin de déterminer le bon moment pour effectuer un suivi et conclure une affaire. Vous pouvez également envoyer des rappels si nécessaire.
• Quelles sont les fonctionnalités collaboratives disponibles ? Vous devez pouvoir fournir facilement et efficacement à toute une équipe un accès instantané aux modèles et aux documents.
• La solution sera-t-elle facile à utiliser par vos clients ? Si vous éliminez les contraintes physiques de la signature manuscrite, ce n'est pas pour imposer d'autres contraintes à vos clients comme le téléchargement de plugins ou de fichiers.
• L'outil peut-il s'interfacer avec vos systèmes et solutions actuels ? Optez pour une solution comme Smart Docs avec l'intégration en un clic de Google Drive ou de Microsoft OneDrive.
• Pouvez-vous partager des fichiers PDF ? Les utilisateurs doivent pouvoir partager un document PDF avec un lien suivi.
• L’archivage est-il automatique ? Smart Docs dispose d'un stockage automatique, ainsi que d'une piste d'audit qui suit les actions de tous les participants impliqués dans le processus de signature.
• L'outil de signature électronique est-il sécurisé ? Smart Docs inclut des technologies de chiffrement et de déchiffrement. L'outil réalise également une vérification à l'aide données identifiantes, notamment les adresses IP. Une fois les signatures nécessaires collectées, le document est chiffré avec une PKI et un certificat, et un horodatage est enregistré.

Dernières réflexions

L'utilisation de signatures électroniques ou numériques est légale dans la plupart des pays et ces signatures sont tout aussi recevables que les signatures manuscrites devant les tribunaux. Les équipes commerciales qui travaillent avec des clients internationaux peuvent donc tout à fait recourir aux signatures électroniques.

Lorsque vous travaillez avec des clients situés à l'autre bout du pays ou même du monde, la distance physique peut être un véritable frein pour signer des contrats. Avec un outil de signature électronique comme Smart Docs de Pipedrive, vous fluidifiez vos processus de signature, tout en bénéficiant d'une pleine validité légale.

Découvrez tous les avantages de Smart Docs de Pipedrive, l'outil parfait pour obtenir des signatures rapidement et facilement avec une simple adresse e-mail, qui vous permettra de conclure vos affaires plus rapidement. Pour comprendre pourquoi Pipedrive la plateforme unique pour développer votre activité, essayez gratuitement Pipedrive pendant 14 jours.

Les informations fournies dans cet article ne constituent pas et ne sont pas destinées à constituer un conseil juridique. Toutes les explications présentes dans cet article le sont uniquement à titre d'information générale. Bien que les informations soient considérées comme exactes à la date de publication, les modifications apportées à la réglementation en vigueur après la date de publication peuvent remettre en cause l'exactitude des informations présentées. Ces informations peuvent être modifiées sans préavis et Pipedrive ne saurait être tenu responsable de l'exactitude des informations imprimées, stockées ou interprétées et utilisées de quelque manière que ce soit par un utilisateur. Vous ne devez pas agir ni vous abstenir d'agir sur la base des informations contenues dans cet article sans demander conseil à un avocat ou à un autre professionnel du droit.