Es ist eine komplexe Aufgabe, Ihre Belegschaft so zu steuern, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufrieden sind und es gleichzeitig für Ihr Unternehmen wirtschaftlich rentabel ist. Denn menschliche Ressourcen sind nicht skalierbar wie Produkte oder Prozesse.
Ohne ein ausgeklügeltes System kann es dabei zu hohen Kosten, unzufriedenen Mitarbeitenden und weiteren Nachteilen kommen. Deshalb ist Workforce Management (WFM) so wichtig: Es macht Teams zufriedener und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Workforce Management ist, welche Vorteile es hat und mit welchen Strategien und welcher Software Sie es erfolgreich umsetzen können.
Was ist Workforce Management?
Als Workforce Management bezeichnet man die Planung, Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes in einem Unternehmen. Es umfasst u. a. die Personalbedarfs-, Schicht- und Einsatzplanung, Zeiterfassung und Monitoring von Leistungskennzahlen.
Ziel ist es, dass stets die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Ort eingesetzt werden, damit Einsätze möglichst produktiv und effizient erledigt werden können. Dabei müssen Unternehmensziele, gesetzliche Vorgaben und andere Faktoren berücksichtigt werden.
Wertvolle Unterstützung liefern dabei moderne Software-Lösungen, die auf Datenauswertung, Automatisierung und künstliche Intelligenz setzen, um Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu optimieren und den Verantwortlichen zu helfen, sinnvolle Entscheidungen zu treffen.
Die Bedeutung des Workforce Managements hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen – nicht zuletzt durch die fortschreitende Digitalisierung, den Fachkräftemangel und den Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen.
Während früher vor allem Großunternehmen strukturierte Personaleinsatzsysteme nutzten, erkennen heute auch kleinere Firmen die Vorteile eines systematischen Workforce Managements.
Der Fokus hat sich dabei von rein operativer Steuerung hin zu strategischer Planung und langfristiger Personalentwicklung verschoben. Workforce Management ist so zu einem entscheidenden Faktor für Resilienz und Innovationsfähigkeit für Unternehmen geworden. Das gilt umso mehr in Zeiten, in denen sich der Arbeitsmarkt rasant verändert.
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Unterschied zwischen Workforce Management, Personaleinsatzplanung und HR-Management
Klingt alles sehr nach einer Angelegenheit für die Personalabteilung? Das ist nicht falsch. Dennoch sind Workforce-Management (WFM), HR-Management und Personaleinsatzplanung nicht dasselbe.
Aufgabe des Workforce Management ist es, den Einsatz der gesamten Belegschaft strategisch zu planen und zu steuern – und zwar so, dass diese möglichst produktiv und effizient arbeitet.
Dazu gehört u. a. die Personaleinsatzplanung. Bei dieser Teilaufgabe geht es um die konkrete Zuteilung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Projekten, Aufgaben oder Schichten.
HR-Management bzw. Personalmanagement kümmert sich hingegen um alles rund um die Angestellten eines Unternehmens. Es geht also nicht nur um die Einsatzplanung, sondern auch darum, Personen einzustellen, Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu verwalten oder Fortbildungen anzubieten.
Zentrale Aufgaben und Prozesse im Workforce Management
Die zentralen Aufgaben des Workforce Managements decken alle Prozesse ab, die notwendig sind, um Personal effizient, bedarfsgerecht und zielgerichtet einzusetzen. Dabei geht es nicht nur um kurzfristige Planung, sondern auch um strategische Entscheidungen.
Die wichtigsten Aufgaben im Überblick:
1. Personalbedarfsermittlung und Kapazitätsplanung
Mithilfe von Prognosen und Analysen wird der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Ziel ist es, dass jederzeit ausreichend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsatzbereit sind, auch bei saisonalen Schwankungen oder unvorhergesehenen Ausfällen.
2. Personaleinsatzplanung und Schichtplanung
Auf Basis der Bedarfsermittlung werden Mitarbeitende effizient auf Projekte, Abteilungen oder Schichten verteilt. WFM-Tools berücksichtigen dabei Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzliche Ruhezeiten.
3. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Die Dokumentation von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und Krankheitstagen sorgt für Transparenz und hilft, ungeplante Ausfälle zu kompensieren. Automatisierte Systeme warnen beispielsweise vor möglichen Personalengpässen.
4. Aufgabenverteilung und Leistungsanalyse
Durch die Analyse von Kennzahlen wie Fehlzeiten, Auslastung oder Projektabschlussquoten lassen sich Stärken und Schwächen im Team identifizieren und Entscheidungen zur Ressourcenverteilung und Prozessoptimierung treffen. So kann Arbeit zukünftig fairer verteilt und der Einsatz von Personal gezielt verbessert werden.
5. Mitarbeiterschulung und -entwicklung
Kontinuierliche Weiterbildungsmaßnahmen sichern langfristig die Qualifikation und Motivation der Belegschaft. Sie wirken sich außerdem positiv auf die Mitarbeiterbindung aus und bereiten auf zukünftige Anforderungen vor.
Vorteile des Workforce Management
Gutes Workforce Management hat zahlreiche Vorteile. Hier die wichtigsten im Überblick
Vorteil | Beschreibung |
Optimaler Personaleinsatz: | Wenn die richtigen Mitarbeiter genau dann und dort eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden, entsteht weder eine Über- noch eine Unterbesetzung. |
Steigerung von Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit: | Gezielter Personaleinsatz kann Arbeitsprozesse optimieren und Stillstand reduzieren. So werden vorhandene Ressourcen besser genutzt und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens gesteigert. Gleichzeitig reduzieren automatisierte Prozesse manuelle Fehler und datenbasierte Analysen decken Engpässe auf. |
Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: | Eine gerechte, transparente Einsatzplanung, die auf individuelle Bedürfnisse und Lebenssituationen Rücksicht nimmt, steigert die Motivation und Bindung der Mitarbeitenden. Auch Überstunden und kurzfristige Änderungen können so minimiert werden. |
Sicherstellung von Compliance: | Ein gutes WFM-System berücksichtigt, dass Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und tarifliche Bestimmungen jederzeit eingehalten werden müssen. Automatisierte Zeiterfassung und Warnsysteme verhindern Verstöße und Bußgelder. |
Kostenkontrolle: | Vermeidung von Leerlauf, Überbesetzung oder Überstunden trägt wesentlich zur Senkung der Personalkosten bei, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen. |
Förderung von Nachhaltigkeit und Diversität | Unternehmen, die bewusst vielfältige Teams zusammenstellen und soziale wie ökologische Verantwortung übernehmen, verbessern nicht nur ihr Image, sondern profitieren auch nachweislich von höherer Innovationskraft und Mitarbeitermotivation. Eine nachhaltige Personalstrategie achtet daher auf faire Arbeitsbedingungen, geschlechtergerechte Einsatzplanung und langfristige Gesundheitsförderung. Auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist ein zentrales Thema, das strategisch in den Planungsprozess einbezogen werden sollte. |
Herausforderungen im Workforce Management
Die Einführung und Umsetzung eines effektiven Workforce Managements ist nicht ohne Herausforderungen. Dazu zählen:
Spagat zwischen Unternehmensinteressen und Mitarbeiterbedürfnissen
Technologische Hürden wie veraltete Systeme oder fehlende Schnittstellen können die Integration neuer Tools erschweren
Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten muss gesetzeskonform und transparent erfolgen
Zudem ist es häufig schwierig, valide Bedarfsprognosen zu erstellen, wenn externe Faktoren wie Pandemien oder Lieferkettenprobleme den Planungsrahmen sprengen. Unternehmen müssen daher nicht nur flexibel, sondern auch vorausschauend agieren, um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen.
Workforce-Management-Software: Funktionen, Vorteile und Auswahlkriterien
Ein solch großer und komplexer Themenbereich wie das Workforce-Management kann kaum ohne technische Unterstützung gemeistert werden. Workforce-Management-Software bzw. WFM Software hilft Ihnen dabei, die Personaleinsatzprozesse Ihres Unternehmens optimal, transparent und datengestützt zu steuern.
Funktionen von Workforce-Management-Software
Workforce-Management-Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten.
Automatisierte Schichtplanungstools, die sowohl gesetzliche Ruhezeiten als auch individuelle Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigen, sowie präzise Zeiterfassungssysteme, die oft auch mobil verfügbar sind
Abwesenheitsmanagement wird erheblich vereinfacht: Urlaube, Krankmeldungen oder Sonderfreistellungen lassen sich zentral verwalten, während integrierte Warnsysteme frühzeitig auf drohende Personalengpässe hinweisen
Self-Service-Portale stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden. Ohne Umweg über die Personalabteilung können sie dort ihre Arbeitszeiten einsehen, Schichten tauschen oder Urlaubsanträge stellen – schnell, transparent und unkompliziert.
Integrierte Leistungsmanagement-Module und umfassende Reporting-Funktionen unterstützen Führungskräfte dabei, die Produktivität ihrer Teams zu messen und individuelle Entwicklungspotenziale frühzeitig zu erkennen
Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen wie HRIS, ERP oder Lohnbuchhaltung gewährleisten, dass alle Personaldaten konsistent, aktuell und unternehmensweit verfügbar bleiben
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen sind zentral für moderne WFM-Systeme. Diese Technologien erkennen wiederkehrende Muster, prognostizieren Personalengpässe und schlagen automatisiert Lösungen vor.
Vorteile von WFM Software
Mit einer modernen Workforce-Management-Software optimieren Sie Ihre Personalplanung und Personaleinsatzplanung spürbar.
Aktuelle Bedarfe, Verfügbarkeiten und Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden werden präzise erfasst und miteinander verknüpft
Durch die Auswertung historischer Daten in Verbindung mit aktuellen Trends lassen sich Über- oder Unterbesetzungen gezielt vermeiden.
Zeitaufwändige manuelle Aufgaben wie die Schichtplanung oder Zeiterfassung werden automatisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und entlastet Führungskräfte.
Echtzeitdaten ermöglichen es Ihnen, Engpässe oder Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen und unmittelbar gegenzusteuern. Gleichzeitig sorgt eine optimierte Ressourcennutzung für spürbare Kosteneinsparungen, etwa durch die Reduzierung von Überstunden und Leerlaufzeiten.
Auch Ihre Mitarbeitenden profitieren: Transparente Planungsprozesse, faire Dienstpläne und der einfache Zugriff auf persönliche Daten steigern nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die langfristige Bindung an Ihr Unternehmen.
Auswahlkriterien für Workforce-Management-Software
Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine passende WFM-Software suchen, sollten Ihre spezifischen Anforderungen im Mittelpunkt der Entscheidung stehen. Achten Sie darauf, dass die Lösung branchenspezifische Funktionen bietet – etwa für Schichtbetriebe oder die projektbasierte Planung.
Ebenso wichtig ist die Skalierbarkeit: Ihre Software sollte mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten können. Eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams oder SAP erleichtert die Einführung und optimiert interne Workflows.
Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine zentrale Rolle. Intuitive Oberflächen und mobile Nutzungsmöglichkeiten fördern die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden. Schließlich tragen Datenschutz-Zertifizierungen dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen in die neue Lösung zu stärken.
Workforce-Management-Software: 3 Lösungen vorgestellt
Hier sind drei unterschiedliche Software-Lösungen für das Workforce-Management.
Workday
Workday ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse effizient zu steuern.
Die Plattform bietet umfassende Funktionen für Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und Automatisierung von Routineaufgaben. Dank KI werden Prozesse optimiert und Arbeitsabläufe für Manager und Mitarbeitende vereinfacht.
Workday ermöglicht es, Arbeitskosten und Trends in Echtzeit zu analysieren, Ressourcen flexibel zu planen und Compliance-Anforderungen einzuhalten. Besonders hervorzuheben ist die benutzerfreundliche Oberfläche, die sowohl für globale als auch für dezentrale Teams geeignet ist
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors ist eine führende cloudbasierte Human-Capital-Management-Lösung, die sämtliche HR-Prozesse von der Personalplanung über Recruiting und Onboarding bis zur Nachfolgeplanung abdeckt.
Die Software bietet leistungsstarke Tools für Workforce Analytics, Performance Management, Zeiterfassung, Vergütungsmanagement und Mitarbeiterentwicklung.
Mit integrierten Analysefunktionen und KI-gestützten Prognosen unterstützt SuccessFactors Unternehmen dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und ihre Belegschaft optimal einzusetzen. Die Plattform ist skalierbar, international einsetzbar und legt einen besonderen Fokus auf die Employee Experience sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Pipedrive
Pipedrive ist primär eine CRM-Software, bietet aber auch zahlreiche Funktionen für das Workforce Management kleiner und mittlerer Unternehmen. So können KMUs mehrere Aufgaben kostengünstig mit einer einzigen Software abdecken.
Mit Pipedrive können Aufgaben geplant, Arbeitszeiten nachverfolgt und Team-Performance über anpassbare Dashboards analysiert werden. Die Software ermöglicht es, Bewerbungsprozesse zu verwalten, Mitarbeiterverträge digital zu unterzeichnen und Aufgaben in Kanban-Boards zu organisieren.
Dank zahlreicher Integrationen (z. B. Zeiterfassung und Dokumentenmanagement) und Automatisierungen eignet sich Pipedrive besonders für Unternehmen, die Vertrieb und Personalmanagement in einer Plattform vereinen möchten. Die Lösung ist einfach zu bedienen und unterstützt sowohl hybride Teams als auch solche, die auf mehrere Standorte verteilt sind.
Strategien im Workforce-Management: Das volle Potenzial Ihrer Belegschaft ausschöpfen
Damit Ihr Unternehmen seine Belegschaft optimal einsetzen kann – ohne explodierende Kosten, unzufriedene Mitarbeitende oder Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben – brauchen Sie mehr als nur die passende Software. Entscheidend ist eine durchdachte Workforce-Management-Strategie.
Langfristig angelegte Ansätze helfen Ihnen, den Personaleinsatz effizient, flexibel und mitarbeiterorientiert zu gestalten. Im Kern geht es darum, Personalprozesse nicht nur zu verwalten, sondern aktiv und strategisch zu steuern.
Erfolgreiche Strategien verbinden datenbasierte Planung, technologische Innovation und den Fokus auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden. So steigern Sie Produktivität, Zufriedenheit und Unternehmensresilienz.
Fünf Aspekte einer erfolgreiche Workforce-Management-Strategie sind:
1. Bedarfsorientierung und Flexibilität: Reagieren Sie schneller auf Veränderungen
Richten Sie Ihre Personalplanung an realen Gegebenheiten aus. Mit Hilfe historischer Daten, KI und Szenarioanalysen können Sie den Personalbedarf präzise vorhersagen – insbesondere in Branchen mit saisonalen Schwankungen wie Logistik oder Einzelhandel.
Flexible Modelle wie Rolling Schedules oder Self-Scheduling über Mitarbeiterportale ermöglichen es, schnell auf Ausfälle oder Nachfragespitzen zu reagieren.
2. Datenbasierte Entscheidungen: Treffen Sie fundierte Personalentscheidungen
Nutzen Sie moderne Dashboards, Kennzahlen und Reporting-Tools, um Muster zu erkennen, Planungsfehler zu vermeiden und Ihre Personalstrategie kontinuierlich zu verbessern. Daten schaffen die Grundlage für vorausschauendes und effizientes Handeln.
3. Mitarbeiterzentrierung: Stärken Sie Motivation und Bindung
Eine nachhaltige Workforce-Management-Strategie stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Berücksichtigen Sie individuelle Wünsche, Kompetenzen und Lebensphasen Ihrer Mitarbeitenden. Flexible Arbeitszeitmodelle, Wunschdienstpläne und Self-Service-Portale erhöhen die Zufriedenheit und verbessern die Mitarbeiterbindung.
4. Integration von Technologie: Schaffen Sie Transparenz und Effizienz
Cloudbasierte Systeme mit KI-gestützter Prognose, Echtzeit-Reporting und Mobilzugang bilden das Rückgrat einer zukunftsfähigen Strategie. Sie verbessern die Planungsgenauigkeit, reduzieren administrativen Aufwand und schaffen Transparenz – sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende.
5. Verzahnung mit Unternehmenszielen: Verankern Sie Workforce-Management strategisch
Workforce-Management darf nicht isoliert betrachtet werden. Ihre Strategie sollte Ihre Unternehmensziele unterstützen – sei das Wachstum, Kundenzufriedenheit oder Innovationskraft. Nur so entfaltet Ihr Workforce-Management seine volle Wirkung.
Change-Management als Erfolgsfaktor: Nehmen Sie Ihr Team mit
Neue Systeme und Strategien verändern bestehende Prozesse und Rollen – und können bei Mitarbeitenden zunächst Unsicherheit oder Widerstand auslösen.
Deshalb ist ein aktives Change-Management entscheidend:
Binden Sie Führungskräfte frühzeitig ein, damit sie als Multiplikatoren wirken
Fördern Sie die Akzeptanz durch transparente Kommunikation, praxisnahe Schulungen und klare Handlungsanleitungen
Etablieren Sie offene Feedback-Kanäle
Nur wenn Ihre Belegschaft die Veränderungen versteht und mitträgt, können neue Strategien ihr volles Potenzial entfalten. Workforce-Management ist daher nicht nur ein technisches, sondern auch ein kulturelles Projekt.
Fazit: Workforce-Management als Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit
Ein effektives Workforce-Management ist mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit – es ist ein strategischer Erfolgsfaktor. Durch den gezielten Einsatz moderner Software und durchdachter Strategien können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern und Kosten senken, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung ihrer Mitarbeitenden erhöhen.
Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen bietet ein durchdachtes Workforce-Management die Möglichkeit, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren und sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
