Cómo tu equipo de ventas puede manejar una crisis financiera

Tu negocio necesita un plan para lidiar con las crisis financieras mundiales. Ya sea por una recesión económica o por el COVID-19. Entre más grande el problema, mayor el golpe a tu empresa y equipo de ventas.

Si aún no has creado tu plan, no te preocupes. Queremos mostrarte lo que debes hacer para sobrevivir a una crisis mundial. Si lo logras, tú y tu equipo de ventas se harán más fuertes y serán capaces de enfrentar lo que sea.

Contenido

• Qué debes hacer de inmediato
• Qué debes hacer el primer mes
• Qué debes hacer los tres primeros meses
• Qué debes hacer a largo plazo
• Cómo prepararte para la próxima crisis financiera

Estos son los temas que debes cuidar para gestionar tu negocio y equipo de ventas durante la crisis. Cada uno cuenta con tres puntos de acción o ejemplos a seguir.

Qué debes hacer de inmediato

Cuando llega una crisis mundial, debes cuidar tus relaciones comerciales. Una buena recuperación de tu negocio dependerá del tipo de relación que tengas durante la crisis con tus clientes, proveedores y empleados.

Tranquiliza y protege a tus empleados

Si gestionas bien a tu equipo en tiempo de crisis, puedes mejorar tu liderazgo.

Las personas de tu equipo de ventas pueden estar preocupadas por perder su trabajo, su salud y a sus familiares. Comunícate con claridad y comparte novedades sobre:

• Cómo afecta la crisis a tu negocio
• Cuáles son tus planes para enfrentarla
• Cómo pueden afectar estos planes la forma de trabajar

Prepárate para ofrecer horarios de trabajo flexibles y herramientas para trabajar a distancia. Crea políticas para que los empleados tengan buena información y orientación. Por ejemplo, puedes crear una política de teletrabajo.

También es un buen momento para reducir costos y proteger a tu personal de ventas. Una opción es congelar las contrataciones una temporada.

Mantente en contacto con tus clientes y proveedores

Superar juntos una crisis mundial puede fortalecer los lazos de confianza y lealtad con tus clientes y proveedores.

Usa tus habilidades blandas para mostrarles que tu negocio seguirá adelante.

Contacta a tus clientes más importantes y hazles saber que tu relación con ellos va más lejos que una venta. Comienza por hablar del estado de sus pedidos, envíos, inventario y pagos.

Pregunta sobre sus negocios y qué están haciendo para reducir el impacto de la crisis. Muestra empatía. Incluso si esto no lleva a una venta inmediata, es un paso para fidelizar y aplicar el método de venta relacional.

Actualiza con frecuencia a las personas en tu lugar de trabajo, tu sitio web, el boletín electrónico, las páginas de tu comunidad y tus redes sociales. Comparte:

• Los pasos que estás tomando para mantener tu negocio a flote
• Los cambios en tu horario de trabajo, de atención al cliente o de recepción
• Tu aporte para ayudar a la comunidad en general

Si tu comercio físico no está abierto, pero vendes en línea: compártelo con los clientes. Recuérdales que pueden encontrar lo que necesitan en tu página web. Para mantener satisfechos a tus clientes y el flujo de ventas, ofrece descuentos o envíos gratis.

Conversa con los accionistas e inversionistas

Es clave estar en contacto con los accionistas e inversionistas en épocas inestables. Querrán saber si su inversión está segura y qué medidas estás tomando para controlar los riesgos.

Lo mejor es realizar una reunión en persona o una videoconferencia. Si no es posible, prepara y envía un informe detallado que destaque:

• El buen rendimiento del negocio hasta ahora
• Ejemplos reales de crisis que tu compañía u otras similares superaron en el pasado
• Las medidas de gestión de riesgo o ajustes al plan de negocio que están tomando para controlar la situación (más adelante profundizaremos en esto).

Recuerda mantener una actitud positiva. Básate en los hechos y siempre que puedas ofrece datos.

Configura el panel general de tu CRM para monitorear la salud de tu compañía

Asegúrate de configurar el panel general de tu CRM y tus demás herramientas para analizar la salud de tu negocio. Podrás usarlos para revisar los datos de tus equipos ventas, marketing y satisfacción del cliente, y crear un plan de acción.

Con tu CRM puedes ver las métricas de desempeño, los ingresos por ventas, el valor promedio de los tratos y el MRR (ingreso recurrente mensual). También te ayudará a:

• Crear pronósticos de ventas más precisos
• Reducir la gestión manual de datos (en especial si estás trabajando con menos personal)
• Adaptar tus procesos de ventas para que sean más efectivos

Si segmentas los datos de cada representante de ventas, podrás descubrir las actividades que dan mejores resultados (llamadas en frío, seguimiento por correo electrónico...) y replicarlas.

Qué hacer cuando los tratos B2B se posponen o cancelan

Es inevitable, algunos tratos B2B se paran cuando llega la crisis. En estos casos, anima a tu equipo para que los vean como una oportunidad para mejorar sus técnicas de ventas.

También es un buen momento para optimizar procesos. Por ejemplo, puedes pedirles a tus representantes que mejoren sus embudos de ventas:

• Retomando el contacto con los prospectos recientes
• Conectando de nuevo con leads perdidos
• Refrescando la información de los perfiles de cliente ideal

Revisa a qué tipo de cliente le están vendiendo mejor. Selecciona qué perfil tiene necesidades que encajan mejor con tus soluciones. Quizás tendrás que revisar tu propuesta única de valor y adaptarla más al mercado que busca tus productos.

Esto le servirá a tu equipo para centrar sus esfuerzos en los clientes más relevantes y pensar en nuevas formas de cerrar tratos.

Otra táctica para reactivar el interés en tu producto es revisar tu estructura de pago. Puedes probar fórmulas como lo ingresos recurrentes, planes con descuentos, planes gratuitos limitados, etc.

Cómo lidiar con la caída de las ventas y los cambios en el comportamiento del consumidor

Durante una crisis financiera, es normal que las ventas caigan y los hábitos de compra cambien. Que no cunda el pánico. Busca maneras de adaptar tu negocio al nuevo mercado: personas trabajando desde la casa, con menos poder de compra o priorizando en ciertos productos.

¿Puedes cambiar tu estrategia de venta online? ¿Puedes mejorar las condiciones de compra para los clientes con problemas financieros? ¿Puedes usar los datos de ventas para tener siempre existencias de los productos de mayor demanda?

Una solución es pasar a tus vendedores presenciales a los canales de venta online. Los representantes pueden contactar de forma virtual con los clientes y prospectos usando:

• Mensajería y plataformas de redes sociales
• Herramientas de video
• Listas de correo electrónico consolidadas

El personal que no puede "dar el salto digital”, por ejemplo, puedes trabajar en un plan de recuperación de la empresa. Otra opción es reubicarlo en otras empresas.

Qué debes hacer el primer mes

Fomenta la proactividad, aunque tengas que adoptar medidas de ahorro. Aún más durante las primeras semanas de la crisis.

Muchos negocios exitosos nacieron durante una recesión. Otros se crearon con muy pocos recursos financieros y opciones de crédito.

Piensa en los inicios de tu negocio o carrera de ventas. ¿Qué pasos seguiste para explorar el mercado y las oportunidades de ventas? ¿Cómo actuaste cuando tenías pocos recursos? ¿Qué hiciste cuando el camino a seguir no estaba claro?

Durante la crisis del COVID-19, hemos visto ejemplos de innovación como:

• Restaurantes que ofrecen platillos “a medio cocinar” para terminarlos en la casa
• Plataformas de video con clases en línea para los estudiantes que no pueden ir al colegio
• Entrenadores personales que dan clases en internet con tarifas reducidas o gratis. Así llegan a un mayor público y luego pueden usar otras estrategias.

Si tu empresa tiene un borrador de un plan de crecimiento, úsalo como referencia para realizar una lluvia de ideas con tu equipo. En esta reunión pueden surgir soluciones creativas para renovar el negocio.

Optimiza tus procesos de ventas con foco en el ahorro

Es hora de eliminar todo lo que sobra en tu proceso de ventas. En una economía sana, es normal usar el 50% del tiempo en actividades para generar ingresos y crecer.

Pero si necesitas recuperar tus ventas, hay que hacer algunos recortes a corto plazo. La prioridad es optimizar las cargas de trabajo y ahorrar en todo sentido. Por ejemplo, puedes eliminar las reuniones de ventas sin foco claro.

Para aprovechar el tiempo de venta al máximo y aumentar la productividad de tu equipo:

• Automatiza la gestión de las llamadas y los correos electrónicos. Reduce las tareas administrativas manuales
• Reforma tus tácticas de seguimiento. Optimiza tu formato para crear tus reportes de ventas y tus pronósticos. Tu meta debe ser recuperar tu ritmo ideal de ventas lo antes posible
• Automatiza la generación de leads y usa herramientas para calificar mejor a los perfiles de cliente meta

Tu software de CRM debe ayudarte a identificar las etapas de tu proceso de ventas que debes adaptar o mejorar durante la crisis.

Sigue monitoreando la salud de tu compañía

Con el panel general de tu CRM bien configurado, es hora de analizar algunos indicadores clave de desempeño y tendencias de datos:

• Tasas financieras: usa las tasas de solvencia, el flujo de caja, la deuda y la rotación de inventario para sondear tu rentabilidad.
• Tendencias de gastos directos: detecta en qué áreas puedes distribuir mejor los gastos mensuales para una mejor gestión.
• Costos generales indirectos: vigila tus costos para cuidar al máximo tu flujo de caja.
• KPI de los clientes: analiza el tamaño de la base de clientes, la tasa de retención, cuántos repiten y los ingresos promedio por cliente. Esto te dará una visión de progreso de tus ventas.

Más adelante, los KPI te mostrarán qué estrategias o áreas te ayudaron a recuperar las ventas. Y podrás crear una guía para que tu equipo de ventas las aplique.

Para tomar decisiones de ventas y financieras más inteligentes:

• Monitorea los cambios en tu objetivo demográfico durante la crisis avance
• Observa el comportamiento de tus competidores y de tu sector en general

Pregunta a tus clientes qué quieren o necesitan realmente

En tiempos de crisis es más importante que nunca escuchar a tus clientes. Si sabes bien qué quieren y necesitan, podrás repensar tu oferta. Además, te darán datos útiles para lanzar nuevos productos y servicios.

La experiencia de compra es muy relevante en los tiempos difíciles. La puedes mejorar si en tu estrategia de ventas consideras los comentarios de los clientes. Tus tasas de retención aumentarán y eso se traduce en más ganancias.

Recuérdaselo a los vendedores: ser buenos oyentes les ayudará a mantener la confianza del cliente. Asegúrate de que tu CRM sirva para recolectar y analizar los datos de tus clientes. Así tu equipo de ventas puede convertirlos en acciones.

Crea una excelente política de teletrabajo

Necesitas tener una política de teletrabajo durante la crisis que aclare:

• Los horarios de trabajo de los empleados
• Los canales de comunicación que usarán (correo electrónico, chats de video, aplicaciones de mensajería, etc.)
• Los resultados de los que son responsables

Si tu equipo tiene programadas reuniones en persona con los clientes durante una crisis sanitaria, intenta cambiar el formato. Por ejemplo, intenta que tus representantes reemplacen las visitas por:

• Chats en plataformas de mensajería instantánea (Slack, WhatsApp, Facebook Messenger)
• Llamadas de video desde plataformas como la popular Zoom, Facetime, Skype o Google Hangouts
• Presentaciones virtuales con un software como LinkedIn SlideShare

Entrena a los empleados con menos carga de trabajo en este momento para que ayuden en otras áreas, como la atención al cliente. También puedes aprovechar a los vendedores de a pie para cubrir tareas internas.

Además, no hay solo ajustes prácticos. Deberás velar por la moral y la salud mental de tus empleados, y gestionar los permisos de ausencia temporal.

El miedo puede causar emociones fuertes. Según el grado de la crisis, tu personal puede sufrir una bancarrota, un duelo o ambos.

Si cuentas con un fondo para emergencias, úsalo para disminuir la tensión de tus empleados. Puedes pensar en iniciativas como:

• Encuentros sociales para el personal (o actividades de teambuilding)
• Ofrecer tiempo libre pagado
• Cubrir costos de asesoría

Si no tienes un fondo, puedes apoyar a tu equipo con acciones como:

• Enviar notificaciones de apoyo a todo el personal. Ofréceles materiales y consejos para aliviar el estrés mientras trabajan desde casa (guías de estiramiento, meditación, etc.)
• Contactarlos con frecuencia por teléfono o video chat
• Buscar y compartir recursos de autoayuda e información para cuidar de la salud mental

Quizás te quedes sin la mayoría de tu equipo en algún momento (debido a permisos por enfermedad, por estrés laboral o peticiones de vacaciones).

Para evitar las ausencias masivas, ofrece horarios flexibles. Y para cubrir las ausencias inevitables, busca servicios de profesionales acostumbrados al teletrabajo (freelance, contratistas…).

Qué debes hacer en los tres primeros meses

Plantéate con honestidad el mejor y el peor escenario posibles durante la crisis. Así tomarás mejores decisiones. Observa cuál será el impacto real en los ingresos y las ventas de tu negocio.

Siempre puede ocurrir algo inesperado. Pero puedes diseñar estrategias más eficaces, si tienes una idea de los mejores y peores resultados posibles.

Si en tu plan de negocios original hay predicciones para varios escenarios, úsalas como punto de partida. También debes investigar el estado actual del mercado y los precios. Observa a tus competidores para comparar cómo te estás posicionando frente a ellos.

Usa estas observaciones junto a tus datos financieros y de ventas para definir:

• En qué posición está tu negocio actualmente
• Si estás ganando o perdiendo dinero
• Tus predicciones financieras para el mejor y el peor caso posibles

Incluye algunas fechas límite en tu estrategia de ventas. Si no alcanzas alguna meta de rendimiento en la fecha marcada, revisa y ajusta tu plan de acuerdo con los resultados.

Realiza una evaluación de riesgos detallada en cada área de tu negocio

Reúne los análisis de las últimas semanas y realiza una evaluación del riesgo.

Examina tus mercados, tu proceso de ventas, los comentarios de tus clientes y tu salud financiera durante la crisis. Con esto podrás:

• Reconocer las amenazas para tu empresa (tal vez los clientes ya no tengan presupuesto para comprar tu producto)
• Planear estrategias para frenar las amenazas (por ejemplo, identificar nuevas fuentes de crédito)
• Crear un plan de recuperación en caso de desastres

Recuerda: mantener el negocio activo sin un plan para superar los peligros, es como navegar en aguas nuevas sin un mapa.

Optimiza y automatiza al máximo para poder funcionar solo con el mínimo personal

Tu plan de recuperación y tus nuevas estrategias frente a la crisis deben incluir la optimización de todos tus procesos. El objetivo es poder trabajar de forma eficaz con pocos empleados.

Las tareas repetitivas y replicables se pueden automatizar de muchas formas. Desde soluciones telefónicas como Caller, hasta bots de soporte al cliente como Intercom.

Examina tus procesos para ver en qué etapas pueden ser útiles las herramientas para automatizar tus ventas.

Cómo usar la información reunida para desarrollar tus productos y servicios

En este momento, ya deberías tener varias ideas para ajustar tus productos y servicios a las necesidades actuales del mercado. O quizás concluiste que debes darle un giro de 360º a tu negocio.

Durante una crisis, hay que abrirse a probar nuevas cosas que en otro escenario no pensaríamos. Puede ser probar un pivote de negocio: una mezcla de productos, convertir tu producto en un servicio o convertir tu servicio en un producto.

Por ejemplo, J.L. Kraft empezó con la venta de quesos al por mayor a comerciantes locales. Decidió pivotar y probar otra línea de negocios. El resultado fue la exitosa creación de Kraft Foods.

Para definir mejor qué puedes transformar:

• Observa tus fortalezas
• Habla con tus clientes.

Quizás algunos de tus clientes ya están usando tu producto o servicio de formas que no habías planeado. Estos aportes pueden ayudarte a expandirte en una dirección nueva.

Qué debes hacer a largo plazo

No puedes bajar la guardia. La crisis evoluciona y tú debes seguir trabajando. Revisa y ajusta siempre tus estrategias de ventas para el mejor caso y el peor caso posibles.

Cuando la crisis acabe, podrás centrarte en reconstruir tu negocio junto a tu equipo.

Registra las decisiones que tomen durante la recesión, y el impacto que tengan en cada área de tu negocio.

Examina tus recursos, operaciones, ingresos y pasivos para ver qué cambios temporales debes mantener a largo plazo. Por ejemplo, quizás sea interesante seguir vendiendo en línea y con el formato de teletrabajo. También define qué debe volver a funcionar como antes de la crisis.

Traza unos objetivos de recuperación financiera y de ventas de acuerdo con esta nueva fase. Puedes usar el sistema de metas SMART para planificar:

• Acciones para recuperar tu negocio y tus ventas
• Maneras de monitorear y ajustar esas acciones con el paso del tiempo
• Un calendario realista para alcanzar tus objetivos

Las pequeñas y medianas empresas son mucho más vulnerables ante los desastres. Si no consigues reanudar tus ventas en un tiempo razonable, quizás debas considerar cerrar tu negocio.

Cómo cerrar tu negocio responsablemente si llega a ocurrir lo peor

Nunca es fácil tomar la decisión de cerrar un negocio durante una crisis. Menos aún si mucha gente se esforzó por mantenerlo a flote. Sin embargo, para evitar problemas a largo plazo, debes cerra tu negocio de la forma adecuada.

Los pasos pueden variar dependiendo de la estructura jurídica de tu compañía y dónde opera. Pero casi siempre incluyen:

• Llevar a cabo una votación entre los accionistas
• Notificar por escrito a los acreedores
• Pagar los impuestos pendientes
• Presentar los artículos de disolución
• Negociar y saldar las deudas
• Distribuir las ganancias entre los propietarios y accionistas
• Cerrar las cuentas bancarias y cancelar las tarjetas de crédito
• Presentar las declaraciones finales de impuestos
• Cancelar licencias, permisos y seguros
• Archivar los registros de la empresa
• Declararse en quiebra cuando sea lo apropiado

Consulta las páginas web del gobierno y busca asesoría jurídica y contable para preparar una lista de todo lo que debes hacer.

¿Hay una luz al final del túnel?

Tu negocio no es el primero en vivir una crisis financiera. Y tampoco será el último. Si es la primera vez que pasas por una, te preguntarás cuándo puedes dejar de recortar gastos e invertir más en marketing y ventas.

Lo más precavido es evitar los riesgos del crecimiento hasta tener confianza en tu estabilidad.

Algunas preguntas que te ayudarán a decidir si ha llegado el momento adecuado son:

• ¿A tu equipo de ventas le falta tiempo o inventario para satisfacer la alta demanda de los clientes?
• ¿Los datos de tu plan de recuperación indican que estás alcanzando o sobrepasando tus objetivos?
• ¿Ha crecido la clientela y aumentaron el flujo de caja y las ventas recurrentes?
• ¿La brecha entre el peor y mejor escenario posibles se ha reducido mucho?

Si respondes que "sí" a la mayoría, es probable que tu negocio esté pasando la tormenta. Ahora, revisa si tienes la infraestructura adecuada (personal, comunicaciones, automatización y cultura de empresa) para volver a crecer.

Cómo prepararte para la próxima crisis financiera

Sobrevivir a una crisis financiera mundial, como la del COVID-19, es el máximo desafío para un equipo de ventas. Y no es un desafío deseado por la mayoría de los gerentes de ventas o dueños de negocios. Pero por suerte, te puedes preparar para enfrentar las crisis futuras.

La clave es tener un plan de acción actualizado para responder a un corte severo en tus actividades. Así podrás gestionar de forma eficaz los recursos humanos y financieros.

Estos son los planes de respuesta que debes crear y coordinar con tu equipo:

• Plan de gestión de crisis
• Plan de gestión del riesgo
• Plan de continuidad del negocio ante emergencias o desastres

Y pregúntale a tu corredor de seguros sobre las pólizas contra interrupción de los negocios.

No importa el tipo de desastre. Te irá mucho mejor si sabes qué hacer cuando los empleados no puedan venir a trabajar, los proveedores detengan sus servicios o la demanda de tu producto caiga.

¿Qué puedes aprender de la situación actual?

Una gran lección que nos está dejando el COVID-19 es que la resiliencia es clave durante una crisis financiera. Los eventos pueden ocurrir muy rápido. Hay que mantener la vista en el futuro y redefinir las estrategias actuales.

Si ves la crisis como un problema con solución, descubrirás que existen formas para reinventar tu empresa. Pero no existen reglas concretas.

Algunas acciones que aplican los líderes más resilientes son:

• Recortar drásticamente los costos operativos
• Cortar la inversión de forma radical durante la parte baja del ciclo
• Volver a invertir con fuerza durante el ciclo de recuperación
• Enfocarse en la solución a largo plazo dentro de lo posible

Y recuerda reforzar en tu equipo la importancia de la flexibilidad operativa y financiera para atravesar una crisis con éxito.

Piensa en este episodio como la oportunidad de pulsar el botón de "reiniciar" de tu negocio. Una ocasión para repensar tus productos o servicios y redefinir cómo trabaja tu equipo.

Cómo reconocer en qué momento ha comenzado una crisis

A algunos líderes les preocupa no reconocer una crisis grave, hasta que es muy tarde para evitar grandes daños.

No existe una forma única de evaluar una crisis empresarial. Pero existen señales de alarma:

• El problema que enfrentas fue inesperado
• El problema representa una amenaza inminente
• El problema está dificultando la toma de decisiones oportunas y eficaces

Las crisis financieras pueden surgir de factores internos (por ejemplo, perder a un cliente o proveedor importantes) o factores externos (una amenaza a la salud como el COVID-19). En cualquier caso, pueden poner en riesgo tu negocio y complicar su gestión.

Si reconoces que tu compañía está pasando por una crisis, debes activar tus planes de gestión del riesgo y de continuidad del negocio.

Cómo entrenar a tu equipo de ventas para la siguiente crisis

Ya sea interna o externa, una crisis puede hacer que tu equipo de ventas pierda clientes, contratos y confianza. Por eso vale la pena tener un programa para enseñarles cómo reaccionar y qué hacer cuando ocurre un desastre.

Entrenar a tu fuerza de ventas con un buen plan de acción les dará una mayor sensación de control. Eso se traducirá en más resiliencia y una mentalidad más innovadora a la hora de gestionar la crisis de ventas.

Quizás no es viable preparar a tu equipo para todos los escenarios posibles. Pero sí puedes ayudarles a saber en qué priorizar y cómo comunicarse durante una crisis.

El plan de preparación para ventas en crisis debe incluir:

• La asignación de roles individuales durante una emergencia
• Una guía para gestionar el tiempo y los recursos. Esto reduce el impacto en la carga laboral, flujo de trabajo y productividad
• Garantizar que todos los datos e información de ventas estén en un solo lugar y sean accesibles para todos
• Abrir un canal de comunicación interna para mantener al equipo actualizado y pedir ayuda para crear soluciones.

En tu entrenamiento, haz énfasis en lo importante que es pedir ayuda y apoyarse para hallar soluciones juntos durante la crisis.

Si ves que los miembros de tu equipo de ventas no se comunican con frecuencia, contáctalos de forma individual y periódica. Céntrate en resolver los contratiempos y celebra todas las victorias, por pequeñas que sean.

Para que tu equipo de ventas sepa enfrentar una gran crisis, lo primero es identificar y saber lidiar con los riesgos del día a día de tu compañía. Además, siempre debes cuidar la satisfacción de tus clientes.

El fin máximo es que la crisis pase rápido y que las consecuencias a nivel emocional y financiero sean mínimas.