Estrategia de ventas: la guía definitiva (con ejemplos)

En esta guía, te ayudaremos a sentar las bases de una estrategia de ventas robusta para que puedas generar más leads y cerrar más tratos.

Esta estrategia la podrás definir a partir de principios de ventas comprobados y creará una cultura de ventas que valore la eficiencia. Te ayudará a capacitar a los representantes de ventas para hacer su trabajo lo mejor posible y a ofrecerles valor a tus clientes en cada paso de su recorrido de compra.

Con esta guía también conocerás más acerca de las actividades de ventas y los elementos necesarios para crear un plan bien estructurado.

• Qué es una estrategia de ventas y por qué es necesario tener una
• Trazar objetivos en cada etapa de la venta
• Crear referencias basándose en el desempeño previo
• Recopilar perspectivas cualitativas y puntos de datos de los clientes
• Establecer claramente el elemento diferenciador principal
• Adoptar un enfoque de venta consultiva
• Enfocarse en un segmento específico del mercado
• Implementar un sistema robusto de calificación
• Automatizar tu proceso de seguimiento
• Acelerar el proceso con llamadas en frío

Qué es una estrategia de ventas y por qué es necesario tener una

La estrategia de ventas es el plan general que diseña una empresa para conducir todo su proceso de ventas y alcanzar sus objetivos.

Es una guía que define cómo va a vender la empresa, y marca objetivos específicos y globales para todo el departamento de ventas.

Una estrategia se diferencia de una metodología de ventas en el hecho de que tiene en cuenta cómo se integra el departamento de ventas con otras áreas de la empresa. Esto permite que los resultados de ventas sean más eficientes.

También existe quien confunde la estrategia de ventas con el proceso de ventas. Sin embargo, existen diferencias entre ellos:

• El proceso de ventas señala y organiza las acciones que se van a llevar a cabo para conseguir una venta.
• La estrategia de ventas define los métodos, técnicas y canales que se usarán para llevar a cabo las acciones del proceso y alcanzar los objetivos de ventas.

La persona encargada de diseñar la estrategia de ventas es el director comercial o gerente de ventas.

Este cargo cumple con las funciones de organizar y supervisar el departamento de ventas. Un gerente de ventas define los objetivos; estudia las fortalezas y oportunidades de mejora que tiene el departamento, y coordina a los representantes de ventas para que implementen la estrategia de forma exitosa entre los vendedores.

Contar con una estrategia sólida es fundamental porque es tu brújula para saber si estás siguiendo correctamente tus objetivos de ventas globales.

Si tienes una estrategia de ventas bien definida, podrás mapear e identificar de forma clara cómo están yendo las ventas, y corregir o cambiar los elementos que no estén funcionando.

También podrás aumentar la productividad de tu equipo con un plan de ventas más estructurado. Un plan en el que puedes observar qué acciones están dando mejores resultados para replicarlas.

Pero, ¿por dónde empezar a la hora de elaborar una estrategia de ventas? El primer paso es marcar los objetivos por etapas.

Trazar objetivos en cada etapa de la venta

Para trazar tus objetivos de ventas por fases puedes basarte en los datos. Esta opción es acertada porque podrás definir objetivos razonables y alcanzables en todas las etapas del embudo de ventas.

Cada etapa exige diferentes enfoques, mensajes, contenido y, lo más importante, diferentes actividades de venta.

Es clave definir objetivos dentro de todas las etapas porque los resultados deseados, las objeciones y los obstáculos varían en cada una de ellas.

Algunas de las etapas más comunes del embudo de ventas son:

1. Prospección
2. Calificación
3. Cita/ reunión
4. Definición de necesidades
5. Propuesta/ presentación /oferta
6. Negociación
7. Cierre del trato

Crear referencias basadas en el desempeño previo

El fin principal de crear esquemas de los procesos de ventas es comprender las actividades necesarias para cerrar un negocio. Pero, ¿cómo medir esas actividades y crear referencias de desempeño precisas?

Lo más importante para crear referencias es cuantificar las métricas adecuadas. Estas métricas parten de los indicadores clave de desempeño (KPI, acrónimo del inglés Key Performance Indicators). Los KPI varían según la actividad a la que te dediques.

Te proponemos estos tres pasos para definir las referencias de desempeño de ventas para tu estrategia de ventas,:

Paso 1: Recopila las métricas adecuadas

Al contar con un esquema de tu proceso de ventas, la selección y análisis de tus métricas de ventas será 10 veces más fácil.

Primero, examinemos algunas de las métricas de ventas más comunes:

• Métricas de actividades: estas incluyen la cantidad de correos electrónicos enviados, seguimientos y llamadas en frío realizadas.
• Métricas del embudo de ventas: estas miden la "salud" general de tu embudo de ventas. Las métricas incluyen la longitud del ciclo de ventas, tasa total de cierre y oportunidades de venta abiertas por período, equipo y representante.
• Métricas de generación de leads: incluyen una cierta cantidad de nuevas oportunidades, tiempo de respuesta del lead, cantidad y porcentaje de prospectos a los que se ha hecho seguimiento.
• Métricas de comunicación: estas incluyen métricas de correo electrónico (tasa de apertura y de respuesta), métricas telefónicas (cantidad de prospectos que aceptan una cita, devoluciones de llamadas) y métricas de venta social (tasa de respuesta a correos, conexiones de LinkedIn aceptadas).
• Métricas de conversión: oportunidades cerradas y la cantidad de estas que resultaron ganadas o perdidas.

Y lo más importante, siempre debes medir el KPI de ventas de alto nivel. Las métricas antes mencionadas te brindarán una visión general del desempeño de las actividades, pero los KPI de ventas te darán una imagen clara de la salud de tu organización.

Las métricas dentro de esta categoría incluyen:

1. Ingresos totales
2. Ingresos por concepto de nuevos negocios y porcentaje de los ingresos totales
3. Crecimiento anual
4. Valor promedio del tiempo de vida del cliente (LTV)
5. Ingresos segmentados por producto/servicio ofrecido

Finalmente, debes asegurarte de que cada métrica y referencia se asigne al rol correcto dentro de tu organización.

Por ejemplo, un SDR seguramente se enfocará en sus cifras de generación de leads y de comunicaciones. Por otra parte, un gerente de ventas necesita una visión general de estas cifras y sus contribuciones a los KPI principales.

Paso 2: Calcula tus referencias

A medida que vayas recopilando datos, tendrás suficiente volumen para calcular las referencias adecuadas. Sin embargo, la manera de calcular estas referencias varía.

Comencemos por los KPI de ventas. Suelen ser referencias bastante directas dependiendo de la complejidad con que decidas segmentarlas.

Por ejemplo, podrías definir objetivos a 12 meses y establecer referencias a largo plazo durante ese año. O podrías establecer referencias de ingresos mensuales y trimestrales para implementar una estrategia de ventas más agresiva.

También están las referencias basadas en actividades. No todos los representantes tienen el mismo desempeño, por eso un promedio general del equipo no siempre resulta el mejor enfoque. Así que tienes dos opciones:

1. Calcular los promedios en la organización entera
2. Establecer criterios para diferentes niveles de desempeño de los representantes, y promediar los números de cada uno de esos segmentos

Esta última es más compleja, pero te permitirá establecer objetivos personalizados basándote en el desempeño de tus representantes.

Por ejemplo, si uno de los mejores representantes está sobrepasando las metas del equipo todos los meses y trimestres, los demás no sentirán que superan ningún reto. Esto tiende a convertirse en un problema para retener talentos.

La segmentación de referencias por niveles de desempeño puede ayudarte a mantener el compromiso de tus mejores representantes y contribuir al crecimiento de tu organización. Además, ayudará a otros representantes a enfocarse en qué pueden hacer para mejorar.

Al segmentar a los equipos también agregas un nivel de sana competencia. Usa una herramienta como Pointagram para visualizar y recompensar el desempeño de una manera que aumente la moral.

Paso 3: implementación de referencias en tu entrenamiento de ventas

Ya con tus referencias bien definidas, es momento de comunicárselas a tus vendedores, SDR y demás personas involucradas en las operaciones del departamento de ventas.

Existen dos maneras de usar las referencias para impulsar el desempeño del equipo:

1. Comunicar las referencias de KPI de ventas en reuniones de equipo y sesiones de entrenamiento.
2. Establecer referencias basadas en actividades y de manera individual

Comunicar las referencias en términos de ingresos elevará la moral del equipo y ofrecerá un número tangible al cual aspirar. También es un esfuerzo de equipo, puesto que todos los integrantes colaborarán para alcanzar su objetivo de ingresos.

Las referencias basadas en actividades se aprovechan mejor en las interacciones directas. Muéstrales a los representantes lo que una persona en su percentil debería plantearse alcanzar, y ofrece datos que justifican esas referencias. Eso sí, mantén alta su moral y demuéstrales que tienen la capacidad y el talento necesarios para alcanzar estas cifras.

Por último, usa estas referencias para establecer objetivos más ambiciosos. Combínalas con las oportunidades que hayas descubierto al crear el esquema de tu proceso de ventas.

Formula preguntas como: "¿Cómo podríamos duplicar la tasa de crecimiento si nos enfocamos en esta oportunidad?" Así es como las ventas pueden estimular un crecimiento ágil en tu empresa.

Recopilar perspectivas cualitativas y puntos de datos de los clientes

Esto suele considerarse una actividad del departamento de marketing, pero recopilar y compartir tus propios datos de los prospectos y clientes actuales, te ayudará a cerrar más tratos y ayudará a tu organización a expandirse y a mejorar.

Recopilar perspectivas de los clientes tiene múltiples beneficios:

1. Podrás comunicarte de forma más convincente y preparar correos electrónicos de seguimiento dirigidos a las preocupaciones de los clientes.
2. Sabrás exactamente cuándo destacar un aspecto específico de tu solución o tus funcionalidades según el perfil demográfico y el tipo de comprador.
3. Podrás lidiar con las objeciones de venta no solamente con la lógica, sino basándote en los objetivos y motivaciones del prospecto.

Con esto en mente, veamos algunas formas prácticas de recopilar perspectivas de los clientes para mejorar tu estrategia de ventas.

Registra las dificultades más frecuentes

Escuchar es una de las mejores destrezas sociales (también conocidas como “habilidades blandas”) que un vendedor puede tener. Tú hablas con tu público todos los días.

Cada una de las conversaciones que tienes, representa una oportunidad para conocer mejor sus dificultades, los desafíos que enfrentan, sus deseos y las cosas que les quitan el sueño.

Comienza a usar esta destreza y toma nota de las dificultades que se repiten (e incluso de las que sean únicas) y de los desafíos que tus prospectos te planteen durante las llamadas de ventas.

Como líder de ventas, también dependerá de ti fomentar este comportamiento. Crea un proceso que les permita a tus representantes recopilar esta información. Podría ser algo como:

1. Tomar nota de la fecha y hora de la llamada en la que se mencionó la dificultad
2. Usar un sistema de grabación de llamadas dentro de tu CRM para repasar esa conversación
3. Registrar las palabras exactas que el cliente usó para describir la dificultad
4. Guardar esta información en una hoja de cálculo global

A medida que vayas recopilando más datos relacionados con esta información, podrás ayudar a los representantes a identificar qué puntos de dolor se mencionan más a menudo. Organízalos por importancia y según el lenguaje que se repite.

Rastrea publicaciones

Algunas publicaciones ya se han hecho el trabajo duro en tu lugar. Por ejemplo, digamos que vendes un software (como Pipedrive) y que muchos de tus clientes trabajan en desarrollo de ventas. Si buscas "principales dificultades para desarrollar ventas" en Google, encontrarás dificultades que los SDR enfrentan, como: altas expectativas de desempeño.

Al venderle a equipos de SDR, menciona esta dificultad en tu discurso de ventas y después explícales cómo puede ayudarles tu solución a lidiar con este desafío tan común.

Usa los datos para argumentar

Las anécdotas y las historias funcionan hasta cierto punto. A veces, necesitarás de datos puros y duros para presentar un argumento (especialmente a la hora de venderle a quien toma las decisiones).

Existen dos aproximaciones comunes para usar las estadísticas al preparar un argumento:

1. Recopilar información propia, es decir, extraída de tus activos (interacción con los clientes, resultados, etc.)
2. Recopilar datos de terceros de otras fuentes

Si puedes, haz ambas cosas. Los datos y estadísticas de fuentes externas pueden ayudarte a formular un argumento objetivo e imparcial para tu discurso de ventas. Puedes encontrar mucha información con una simple búsqueda en Google.

Recopila las estadísticas relevantes en un solo sitio, como una hoja de cálculo, y úsalas en tu discurso a la hora de lidiar con las objeciones.

Establece una propuesta de valor única clara

Esta es otra actividad que se le suele delegar al departamento de marketing. Pero, al igual que ocurre con las dificultades del cliente, estás en una posición única para descubrir los detalles que tus competidores han pasado por alto y perfeccionar tu propuesta.

Hay dos etapas en tus conversaciones de ventas donde puedes recopilar información acerca de tus competidores y descubrir brechas en el mercado:

1. En la conversación inicial, donde le puedes preguntar al prospecto qué proveedor están usando actualmente
2. Durante el manejo de las objeciones, donde inevitablemente te compararán con otros proveedores e incluso con soluciones que aún no están disponibles en el mercado

Profundicemos un poco en ambos enfoques:

Enfoque 1: La conversación inicial

Durante la fase de calificación, estarás formulando preguntas para asegurarte de que un prospecto se adecúa a tu solución. Habrá preguntas sencillas, como el presupuesto disponible, y con enfoque más cualitativo acerca de cómo ellos y sus organizaciones operan.

Tu objetivo debe ser formular preguntas útiles para poder implementar un sistema de calificación robusto.

No obstante, hay una pregunta que se suele omitir: el servicio que están usando actualmente. Esta es una oportunidad excelente para descubrir qué fue lo que atrajo al prospecto en primer lugar y por qué están insatisfechos con su proveedor actual.

Para descubrir las brechas que tus competidores están obviando, haz las siguientes preguntas cuando surja la oportunidad:

1. ¿Qué fue lo que le motivó a trabajar con [COMPETIDOR]?
2. ¿Cuáles de sus funciones le parecen más útiles?
3. ¿Por qué está buscando una nueva solución?

Profundiza en sus respuestas haciendo preguntas de seguimiento. Es ahí donde encontrarás sus verdaderas motivaciones y frustraciones.

Enfoque 2: manejo de las objeciones

Estás muy cerca del cierre y tienes confianza en que cerrarás el trato... entonces llega esa temida objeción: "Pero el del competidor X hace esto y el de ustedes no".

Si bien esto puede resultar desalentador para muchos vendedores, es una excelente oportunidad para enterarte de cuáles son los puntos débiles de tu posicionamiento.

Cuando recibas esta clase de objeciones, abórdalas con: "¿Por qué esto es tan importante para usted?" o "¿Cómo le parece que esto resuelve [sus problemas] mejor que [tu funcionalidad]?".

No solo te posicionarás mejor ante la competencia, sino que sus respuestas te darán recursos para lidiar con estas objeciones y superarlas en el futuro.

Adoptar un enfoque de venta consultiva

¿Cuál es la mejor manera de crear relaciones comerciales duraderas en las que exista confianza mutua? La venta consultiva.

Como te explicamos en nuestra guía definitiva de la venta consultiva, es una filosofía basada en cultivar la relación con tus prospectos. Un representante que practica la venta consultiva desarrolla una comprensión holística y detallada de las necesidades del comprador, e intenta satisfacer esas necesidades con una solución personalizada.

Las malas relaciones con los clientes son una de las principales causas de pérdida de los mismos. Por eso es buena idea hacer todo lo posible para conectar con los prospectos en todas las etapas de la trayectoria del cliente.

Enfocarse en un segmento específico del mercado

Una posición sólida en el mercado puede facilitar mucho el trabajo de los vendedores. Pero no todos los vendedores trabajan para una empresa líder en el mercado e incluso si lo hacen, adoptar este enfoque puede resultar difícil cuando no se entiende bien al cliente.

Por eso es que enfocarte en un segmento específico del mercado puede ayudarte a obtener la atención de los que operan en él (aún más en el entorno tan competitivo de hoy en día).

Por ejemplo, puede ser que ofrezcas una solución que ayude a las empresas de SaaS a generar más prospectos. Pero cada segmento del mercado SaaS tiene sus propios desafíos y objetivos únicos.

Con esto en mente, podrías ir un nivel más allá y enfocarte en el MarTech. Con un poco de investigación, te darás cuenta de que la venta dirigida a los tomadores de decisiones de marketing es más difícil que a otros roles. Por tanto, podrás posicionar tu producto o servicio como la mejor solución para este problema.

Para esto, necesitarás colaborar con el área de marketing. Sin embargo, es fundamental comprender tu posición en el mercado y cómo se relaciona con tu estrategia de ventas. Analicemos un proceso de comprobada efectividad para ayudarle con esto.

Identifica los segmentos del mercado y sus necesidades

El primer paso es identificar el segmento de mercado adecuado para enfocarse. Esto se puede lograr recolectando una serie de datos y cualidades, pero el mejor lugar para comenzar es el mercado mismo.

Pregúntate: ¿qué nichos del mercado están saturados? ¿Cuáles ya han generado mucha tracción en el pasado? ¿Qué mercado tiene unas dificultades específicas que tu solución o producto pueda ayudar a resolver? Busca mercados en los que tengas mucha experiencia y a los que tengas acceso.

Una vez ubicado el nicho, es momento de hallar factores comunes específicos entre los potenciales clientes del nicho. Algunos podrían ser: el tamaño de la empresa, cómo comercializan sus servicios o la cantidad promedio de dinero recaudada en su ronda de financiamiento de "Serie A".

Una vez que conozcas el mercado que deseas abordar, es importante comprender verdaderamente a los individuos a los que atenderás en dicho mercado. Existen muchas maneras de recolectar información sobre ellos, tanto cualitativa como basada en datos:

1. Recopilar datos de los clientes: consulta los datos que ya tienes de tus clientes y usuarios. ¿En qué productos o servicios invierten más? ¿Qué funcionalidades de tu software usan más?
2. Encuestar: envía una encuesta por correo electrónico al segmento en particular y hazles preguntas abiertas acerca de sus organizaciones y de los cargos que desempeñan a diario.
3. Entrevistas: para obtener más información cualitativa, levanta el teléfono y conversa con ellos directamente. Esto te permitirá profundizar en sus respuestas y comprender verdaderamente cuáles son sus motivaciones.

Por último, recopila información acerca del ciclo de compra promedio, además de sus ciclos de vida como clientes. Por ejemplo, ¿el trato promedio tarda tres meses en cerrarse e implica a diversas partes interesadas? Toda esta información es valiosa.

Evalúa la viabilidad comercial

Ahora es el momento de usar esta información para determinar si el segmento vale o no la pena. Después de todo, si resulta más difícil venderle a este que a otros segmentos del mercado, puede que valga la pena enfocarse en otro sitio.

Aquí te presentamos algunas cualidades que analizar:

1. Tamaño del mercado: en primer lugar, ¿tu mercado es lo suficientemente amplio como para segmentarlo? ¿El segmento que has descubierto es suficientemente grande como para alcanzar tus objetivos de negocio principales?
2. Diferencias: ¿cada segmento del mercado tiene diferencias lo suficientemente grandes como para justificar la segmentación? Por ejemplo, los objetivos de un producto SaaS orientado a especialistas en marketing deben ser muy específicos en comparación con los de otras soluciones orientadas a otra clase de profesionales.
3. Accesibilidad: ¿de verdad puedes alcanzar a este público? ¿Tienes la capacidad de transmitirles tu mensaje?
4. Rentabilidad: ¿tus iniciativas de crecimiento te generarán un ROI?
5. Beneficios únicos: tu segmento elegido debería obtener diversos beneficios de tu solución.

Establece tu posición

Con estas preguntas ya respondidas, puedes pasar a establecer tu posición en el mercado. Los mapas de posicionamiento son una manera sencilla de lograr esto. Por ejemplo, aquí te indicamos cómo luce un mapa de posicionamiento:

Implementa un sistema robusto de calificación

Para empresas que deben lidiar con grandes cantidades de leads, las oportunidades sin calificar consumen muchísimo tiempo. Las estrategias de ventas efectivas siempre cuentan con un sistema de calificación confiable para identificar a los prospectos de manera coherente.

Un sólido proceso de calificación debe estar en el inicio de tu proceso de venta.

Aquí te mostraremos cómo crear un proceso para enfocarte en las mejores oportunidades que entren en tu embudo de venta.

Define qué es lo que vuelve "calificado" a un lead

Al igual que ocurre con los segmentos del mercado antes mencionado, no todos los leads calificados son iguales. Dependerá de ti determinar tanto la calidad relativa de un lead como el aspecto que debe tener una buena oportunidad de venta.

Existen tres etapas de calificación que debes tener en cuenta:

1. Organización: ¿de qué tamaño es su empresa? ¿Venden en tu mismo ramo? Dale un vistazo a su página web y a su perfil de LinkedIn para ver si se ajustan al perfil de tu cliente ideal.
2. Parte interesada: ¿cuentan con presupuesto? ¿Quiénes están involucrados en el embudo de ventas? Estas son preguntas que se deben hacer antes y durante cualquier conversación inicial de ventas.
3. Oportunidad: ¿tienen algún problema o desafío que puedas resolver? Esta seguramente es una de las cosas más importantes a definir al comenzar el ciclo de ventas.

Saber cuándo descalificar

A los vendedores les resulta difícil abandonar conscientemente una oportunidad de venta. Tenemos tanta "hambre" de nuevos prospectos, que es una lástima tener que dejar una conversación cuando la oportunidad no es adecuada.

Pero la descalificación es una parte clave de las estrategias de ventas eficaces. Desperdiciar el tiempo en prospectos de baja calidad te distraerá de otras tareas más fructíferas.

La descalificación consiste en determinar en qué caso una oportunidad no se ajusta a los criterios que has definido anteriormente. Por ejemplo, si ves que una compañía solo lleva un año en el mercado, y sabes que tus clientes ideales son compañías bien establecidas con más de 100 empleados, puedes cancelar el proceso sin necesidad de concertar una reunión inicial.

Pero también es importante no distraerse al ver indicadores de una potencial "gallina de los huevos de oro". Por ejemplo, puede ser que estés conversando con un prospecto interesado y que cuenta con un amplio presupuesto. Sin embargo, al investigar más acerca de sus necesidades, quizás descubres que no tiene un problema que puedas resolver. En este caso no resultará ser adecuado para tu solución.

Hacer preguntas de calificación

Hacer las preguntas adecuadas es una de las partes fundamentales del proceso de calificación. Estas preguntas te permitirán obtener la información que necesitas para determinar si vale la pena aprovechar una oportunidad.

Algunas preguntas de calificación incluyen:

• ¿En qué sector se desempeñan?
• ¿Cuánto tiempo llevan en el negocio y cuál es su tamaño?
• ¿Cómo se enteraron de tu existencia?
• ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentan?
• ¿Qué resultados buscan obtener?
• ¿Cómo les benefician estos resultados?
• ¿Qué ocurriría si no logran estos resultados?
• ¿Cómo luce su proceso de compra?
• ¿Hablas con el tomador de decisiones principal?
• ¿Cuentan con los recursos y el tiempo necesarios para implementar una solución a corto plazo?

Este tipo de preguntas te ayudarán a evaluar si se ajustan a tu perfil ideal de cliente; tienen una necesidad específica y el presupuesto necesario, y el período en el que desean implementar una solución.

Usar el marco de trabajo BANT

Si bien todos los clientes tienen sus particularidades, las oportunidades que llevan a cerrar tratos comparten varias características. Puedes usar el marco de trabajo BANT para comparar una oportunidad con estas características.

BANT es un acrónimo de:

• Presupuesto (Budget): ¿tienen los recursos necesarios para comprar?
• Autoridad (Authority): ¿tienen la capacidad de tomar la decisión final?
• Necesidad (Need): ¿eres capaz de resolver su(s) problema(s)?
• Tiempo (Timeline): ¿cuándo tienen planeado invertir en una solución?

Usando las preguntas antes mencionadas, tus representantes pueden calificar a un lead basándose en esos cuatro criterios. Por ejemplo, si les preguntas qué resultados pretenden obtener y cuál será su beneficio, puedes determinar si realmente tienen una necesidad o no.

Por último, busca señales que podrían indicar que un lead es de mala calidad. Si dan respuestas cortas a tus preguntas, eso podría ser una señal de que no están realmente dispuestos a buscar una solución, sino que solo están "mirando".

Automatiza tu proceso de seguimiento

Las buenas estrategias de ventas siempre incorporan soluciones efectivas que te ahorran tiempo valioso. Una de las maneras más fáciles de ganar tiempo es optimizar tus procesos con herramientas de automatización.

Hacer seguimiento a los prospectos y oportunidades puede ocupar la mayor parte del día hábil de un representante de ventas. Desde hacer llamadas hasta enviar correos electrónicos de seguimiento, hay muchas tareas que realizar para cultivar a un prospecto.

Pero esto no tiene por qué ser la norma. Al usar la tecnología y los procesos adecuados, puedes automatizar muchos de los pasos de seguimiento.

Un estudio realizado por Drift concluyó que, de 433 compañías, solamente el 7% les respondían a los nuevos leads durante los primeros cinco minutos. Esto ofrece una excelente oportunidad a las organizaciones que busquen mejorar sus procesos de seguimiento.

Basándonos en la automatización, veamos cómo preparar a tus representantes para que cierren más ventas y ahorren tiempo a la vez.

Comienza por tu CRM

Tu CRM es el corazón de tu estrategia de ventas y actúa como la plataforma base para tu sistema de seguimiento. Sin un buen CRM para gestionar las oportunidades de venta y las conversaciones a gran escala, tus representantes perderán mucho tiempo rebuscando en sus bandejas de entrada.

Una buena plataforma de CRM debe librarte de las tareas administrativas comunes, en vez de forzarte a realizarlas de manera diferente. Si estás evaluando a diferentes proveedores de CRM, asegúrate de encontrar uno que cumpla con lo siguiente:

1. Función comercial: ¿te ayuda a realizar tareas comunes y a lograr metas específicas para tu organización?
2. Costo: ¿ofrece esas funcionalidades dentro de tu presupuesto?
3. Calidad de los datos: ¿enriquece tus datos y te ayuda a personalizar tus mensajes de seguimiento?
4. Marca: ¿suena familiar? ¿Tiene peso en el ramo y una trayectoria comprobada?
5. Escala: ¿podrá manejar tus planes de crecimiento y expansión?

La plataforma de CRM que elijas debe tener las funcionalidades necesarias para hacer seguimiento a los prospectos de manera automática. Por ejemplo, Pipedrive te permite crear flujos de trabajo que automatizan varias tareas de seguimiento.

Como mínimo, tu CRM debe ser capaz de integrarse con herramientas que automatizan esas tareas. Visita nuestro Mercado y descubre cuáles herramientas se pueden integrar con Pipedrive.

Saber cuándo automatizar

Ya con la tecnología adecuada en mano, ¡es hora de automatizar! Pero vayamos paso a paso. Primero, debes identificar las tareas que no necesitan que las ejecutes de forma manual.

Cualquier tarea que no necesite de tu presencia debe automatizarse, no solo las del proceso de seguimiento. Esto te permitirá a ti y a tus representantes enfocarse en las tareas de mayor impacto.

Aquí te presentamos un proceso sencillo para determinar qué puede automatizarse:

• ¿Se puede eliminar? Si no está aportando valor a tu empresa (o a tus prospectos), es posible que lo mejor sea eliminarla de tu estrategia de ventas.
• ¿Se puede automatizar? No todas las tareas se pueden delegar a la tecnología. Por ejemplo, si es un tipo de correo electrónico que requiere de mucha personalización, va a ser complicado automatizarlo.
• Si no se puede automatizar, ¿se puede delegar? ¿Es posible asignarle la tarea a alguien más?

Una vez armada una lista de tareas de seguimiento comunes, puedes comenzar a trabajar en automatizarlas. Para hacer esto de manera eficaz, debes conocer cuáles son los disparadores y las acciones para cada tarea.

Por ejemplo, al hacer seguimiento a una propuesta, el activador y la acción podrían ser:

• Activador: correo electrónico con propuesta enviada hace cinco días
• Acción: enviar nuevo correo electrónico prediseñado

Actúa oportunamente

A veces, tus correos electrónicos se pierden en momentos en los que el lead tiene otras prioridades. No recibir respuesta no equivale automáticamente a un rechazo.

Por tanto, tu secuencia de seguimiento debe tener múltiples puntos de contacto. Considera todas las eventualidades. Tal vez estén legítimamente ocupados, o todavía no te tengan suficiente confianza y precisan de más convencimiento.

Toma en cuenta estos factores al crear tus correos electrónicos de seguimiento. Una secuencia sencilla de cuatro pasos podría lucir así:

• Seguimiento-1: un mensaje sencillo en el que se les preguntas si han considerado tu propuesta
• Seguimiento-2: similar al anterior, ofreciendo responder cualquier pregunta que puedan tener
• Seguimiento-3: ofrecer perspectivas o resultados que le ayudaste a obtener a un cliente existente
• Seguimiento-4: comparte algún contenido que brinde información acerca de una dificultad específica

Distribuye esta secuencia en el tiempo y lo más probable es que tu tasa de respuesta se incremente significativamente.

Por supuesto, no hay que exagerar. Después de unos cinco correos electrónicos de seguimiento, es posible que una falta de respuesta signifique que "no".

Si esto ocurre, limita tus correos electrónicos de seguimiento a uno al mes. Envíales algo que los prospectos encuentren valioso. Todas estas son actividades que se pueden automatizar.

Configura recordatorios y usa la personalización

Tu CRM debería permitirte configurar recordatorios para tareas en fechas específicas. Cuando la personalización es clave, necesitarás usar estos recordatorios para configurar los correos electrónicos para que se envíen en el momento adecuado.

Por ejemplo, en Pipedrive es posible programar varias actividades en días específicos.

Se te recordará que ejecutes la tarea relevante en la fecha y hora en que la hayas programado.

Como puedes ver, la automatización tiene un doble propósito: usar la tecnología para manejar la ejecución de tareas sencillas y simplificar las actividades que precisan de tu intervención. Ten presente cuándo emplear cada enfoque y tendrás un proceso de seguimiento eficaz que funcionará en piloto automático.

Acelerar el proceso con llamadas en frío

El correo electrónico es la piedra angular de las comunicaciones modernas. Pero no olvidemos al viejo y confiable teléfono. La verdad es que no hay mejor manera de generar una conexión verdadera y profundizar en lo que motiva a un prospecto que conversar con él directamente.

En todas las estrategias de ventas, los libretos para llamadas ayudan mucho a los representantes en su interacción con los prospectos. Veamos algunas maneras efectivas de implementar las llamadas en frío en tu estrategia, y cómo los representantes de ventas pueden conectar con los prospectos con mayor profundidad.

Estudia a tu lead

Haz un poco de investigación para obtener una mejor comprensión del segmento en que se ubica tu lead. Esto conlleva estudiar la información que tendrá impacto durante tu primera conversación.

LinkedIn es una auténtica mina de oro para obtener este tipo de datos. Visita sus perfiles y ve cómo han sido sus trayectorias profesionales. Por ejemplo, si acaban de comenzar a desempeñar sus cargos, lo más probable es que estén buscando nuevos enfoques y proveedores para crear una impresión positiva.

Aquí te presentamos algunas maneras de hacer investigación de tus leads:

1. LinkedIn: ¿de qué grupos forman parte? ¿A quiénes siguen? ¿Crean sus propios contenidos?
2. Twitter: ¿qué tipo de contenidos comparten? ¿Con quién están conectados?
3. Google: ¿qué aparece cuando busca sus nombres? ¿Tienen un blog personal? ¿Crean contenidos para su empresa?

Con esta información, puedes comenzar a hacer tus llamadas en frío con buen pie. Es la diferencia entre esto:

"Hola Mark, me llamo James y le llamo de Pipedrive. Nos dedicamos a ayudar a gerentes de venta, como usted, a optimizar sus embudos de venta mediante..."

Y esto:

"Hola Mark, acabo de ver tu artículo acerca de las llamadas en frío (que, por cierto, me encantó). Me pareció que tal vez te interesaría esto. Me llamo James y ..."

Está claro que la segunda versión está más trabajada. Hazles sentir a tus prospectos que los entiendes antes de entrar de lleno en tu discurso. Así generarás una excelente primera impresión.

Crea un esquema

Si bien existe una gran cantidad de discursos para llamadas en frío en los cuales inspirarse, es importante crear tus propios discursos usando una estructura efectiva. Esta es una que nos gusta mucho en Pipedrive:

1. Introducción: indica quién eres y por qué los llamas. En este caso, menos es más.
2. Apertura: usa la personalización (como en el ejemplo anterior) para conectar con tu interlocutor desde el principio. Menciona algo que tengan en común, si conviene.
3. Razón: ¿por qué llamas? ¿Por qué deberían prestarte atención y en qué puedes ayudarles?
4. Oferta: ¿cuál es tu propuesta de valor? ¿Quiénes son tus clientes y cómo les has ayudado a obtener resultados?
5. Preguntas: evalúa su interés y usa preguntas de calificación para ver si tienen un perfil idóneo.
6. Cierre: ofrece una llamada a la acción y dirige la conversación hacia el siguiente paso del proceso de venta.

Al usar esquemas efectivos, puedes adaptar tu discurso con tus propios mensajes y usar evidencia anecdótica en el momento adecuado.

Recopila objeciones de fase temprana

Las objeciones que recibas durante una llamada en frío serán diferentes de las recibidas más adelante en el ciclo de ventas. Por tanto, asegúrate de estar bien preparado para todas.

Por ejemplo, "tengo que pensarlo" es una respuesta común que se recibe durante las llamadas en frío. Sujan Patel, socio en Ramp Ventures, tiene una excelente respuesta a esta objeción:

"Pregunto: ¿Qué es lo que le impide tomar la decisión? Durante este tiempo, suelo enviar al cliente 1 o 2 casos prácticos o incluso algunos testimonios de clientes que están en el mismo ramo que mi lead”.

Comienza a recopilar una biblioteca de respuestas a estas objeciones comunes. Reúnelas en una base para que te resulten fáciles de manejar a medida que vayan surgiendo.

Ser oportuno es fundamental

Saber cuándo llamar es tan importante como qué decir una vez entablada la conversación. Según InsightSquared, el mejor período para llamar es entre las 10:00 a.m. y las 4:00 p.m.

Sin embargo, cada sector es diferente. Experimenta con diferentes horas y ve cómo es la respuesta de tus clientes de acuerdo con sus personalidades. Por ejemplo, es posible que en tu sector los leads ya estén disponibles a las 8:00 a. m. organizando sus actividades del día. Observa lo que ocurre si llamas aproximadamente a esa hora.

Además de la hora del día, es posible que existan ciertos "eventos disparadores" que hagan que las llamadas en frío sean más apropiadas. Estos eventos disparadores pueden incluir una ronda de financiación, la adición de nuevos miembros a sus equipos o una adquisición.

Por último, aprende a escuchar. Formula preguntas abiertas y profundiza en sus respuestas. Escucha lo que tienen que decir y vincula sus problemas y motivaciones a los detalles específicos de tu producto o servicio.

Conclusión

Para crear una estrategia de ventas efectiva, primero es necesario comprender verdaderamente a tu cliente ideal. ¿Cuáles son sus dificultades comunes? ¿Qué están intentando lograr en sus respectivas carreras y cómo puedes ayudarles con eso?

Mediante la recopilación de datos y percepciones de tus clientes, podrás crear una estrategia que alinee sus necesidades con sus metas y tus actividades tendrán un mayor impacto.

Otro punto clave es analizar bien las fortalezas y oportunidades en tu proceso de ventas actual para poder optimizarlo. Recuerda definir objetivos realistas basados en actividades y resultados dentro de tu proceso mejorado.

Finalmente, enfócate en hacer un buen seguimiento de todas tus actividades de ventas y guíate por los indicadores de desempeño más importantes para tu negocio.