CRM para startups: ¿Necesito uno?

Quieres un CRM para tu startup, pero tus recursos son limitados. Quizás dudas si tienes el tiempo, el presupuesto y la capacidad para implementar otra herramienta que pueda ayudarte a tener éxito.

Si te preguntas:

• ¿Por qué usaría un CRM?
• ¿Es demasiado pronto para sacarle provecho a un CRM?
• ¿Veré resultados reales si tengo uno?

Lee nuestra guía para responder estas preguntas y elegir el mejor CRM para tu startup:

• ¿Qué es un CRM?
• Los beneficios de un CRM para startups
• ¿Vale la pena contratar un CRM para startup?
• Cómo elegir el CRM ideal para tu startup
• Cómo adoptar tu nuevo CRM para startups
• Otros excelentes softwares de ventas para startups
• Cómo puede Pipedrive ayudar a tu startup

¿Qué es un CRM?

CRM (del inglés, Customer Relationship Management) se traduce al español como: gestión de relación con el cliente. Para entender qué engloba, se puede dividir en dos partes que guardan una estrecha relación:

1. La metodología

La gestión de las relaciones con los clientes engloba cómo se manejan todas las relaciones de tu compañía. Comprende todos los contactos e interacciones que tienes.

También incluye todas las áreas del negocio que se encargan de crear y cultivar relaciones. Es decir, marketing, ventas, servicio al cliente, recursos humanos y relaciones públicas.

2. La herramienta

El software CRM es una plataforma que te permite centralizar todas estas interacciones. Sirve para hacer un seguimiento oportuno de tus leads y registrar los detalles clave de todas tus comunicaciones.

Si bien muchos de estos softwares se adaptan a negocios de cualquier tamaño, un CRM para startups te ayudará a evaluar de forma rápida el estado de tu proceso de ventas. También le dará acceso a todas las áreas del negocio a la misma información.

Un CRM puede ser tu mejor aliado:

• Te informa sobre las actividades diarias.
• Te recuerda los datos más importantes de los clientes.
• Te ayuda a tener el control de todos los procesos de venta.

Los beneficios de un CRM para startups

Algunas tareas clave de las startups son:

• Buscar clientes para su producto
• Gestionar los procesos de financiación de manera efectiva
• Mejorar las oportunidades de tener aparecer en los medios
• Gestionar contactos y conversaciones
• Gestionar las alianzas sin cometer errores

Estas y otras tareas de marketing, contratación, crecimiento y lucro dependen de una actividad crucial: encontrar y gestionar clientes. Con un CRM lo puedes hacer.

Un CRM te ofrece los siguientes beneficios:

• Puedes construir relaciones sólidas con los clientes desde el principio
• Puedes prepararte para crecer como negocio
• Puedes saber qué necesita tu atención y evitar distracciones
• Puedes corregir errores de inmediato

Ahora veamos en profundidad cada uno de estos beneficios.

Construir relaciones sólidas con los clientes desde el principio

Como startup, tienes una ventaja indiscutible: puedes tener conversaciones reales y detalladas con casi todos (sino todos) tus prospectos y clientes.

Puedes averiguar qué necesitan y usar esa información desde el principio, y de forma constante.

Cuando tienes cientos de clientes, es más difícil cultivar todas las relaciones. Tu ventaja es que estás empezando.

Un CRM te ayuda con este proceso al:

• Registrar y ordenar cada conversación que tienes con una persona/compañía
• Organizar las notas sobre tus entrevistas, emails y llamadas de venta en un mismo lugar (en lugar de en cuadernos, Google Docs, hojas de cálculo, etc.)
• Asegurar que cumplas con tus seguimientos en tiempo y forma

No tendrás que volver a preocuparte por recordar todas las llamadas que tienes que hacer. Puedes programar tu CRM para que te avise cuando debas comunicarte con tus contactos.

Una de las tareas más difíciles que tienen los startups es definir su proceso de ventas. Por lo que el equipo comercial debe buscar la mejor estrategia de venta. Solo así puede convertirla en un proceso replicable y escalable.

El equipo de ventas debe contar con una herramienta que ofrezca una perspectiva visual, intuitiva y medible de sus operaciones. De lo contrario, es casi imposible que los startups definan su proceso de ventas de forma eficiente.

Preparar tu negocio para su futura expansión

Si el negocio crece, también lo hará tu equipo de ventas. Los miembros nuevos deben empezar a cerrar ventas lo antes posible. Para ello, deben familiarizarse con los datos de tus clientes lo antes posible.

Con un CRM, tus nuevos representantes de ventas tienen acceso instantáneo a todos los datos sobre tus leads, prospectos y clientes. Podrán saber en poco tiempo cómo funciona tu proceso de ventas, qué buscan tus clientes y qué hace que tu producto se destaque.

Incorporar nuevos vendedores será más rápido y fácil. Así tu negocio crecerá de forma sólida y podrás vender tu producto a más clientes sin afectar tu rendimiento.

Qué tareas priorizar

Como startup, son más las tareas que el tiempo para hacerlas. Y es probable que no sepas cuáles son una distracción.

Con un CRM, puedes definir a qué dedicar tu tiempo y energía para crear un mayor impacto. Deja para después las tareas que pueden esperar y enfócate en ese negocio prometedor que te dará ese flujo de dinero tan necesario.

Un CRM te ayuda enfocarte en las tareas que necesitas para que tu startup sea exitosa.

Correcciones instantáneas

Creías que ibas en la dirección correcta. Pero no estás alcanzando tus metas de ingresos y estás perdiendo tratos y ventas.

Con el CRM para startups adecuado, puedes atacar el problema de raíz. Si analizas los datos, podrás evaluar:

• En qué parte del proceso de ventas estás perdiendo oportunidades de negocio.
• Las objeciones de tus leads y su comportamiento antes de perderlos.
• Cuáles actividades generaron la mejor y la peor tasa de conversión.
• Cuántas actividades has programado y cuántas has completado.

Si logras identificar por qué logras cerrar algunos tratos y otros no, podrás corregir lo que sea necesario para mejorar tus ventas.

¿Vale la pena contratar un CRM para startup?

Ya sabes lo que un CRM puede hacer por tu startup. Pero dudas de si ahora es el momento adecuado para adquirir uno.

Quizás creas que:

• Tu negocio aún no termina de despegar.
• Un CRM es un gasto innecesario.
• El seguimiento que haces a tus conversaciones y ventas funciona.

Analicemos estas dudas comunes que tienen las startups cuando consideran un CRM.

1. ¿Es demasiado pronto para invertir en un CRM? Nuestra startup apenas está empezando.

Centrarte en potenciar las relaciones con tus clientes desde el principio, puede darte una posición de ventaja. Según un estudio del Boston Consulting Group y la DEC, la relación entre la mejora de la experiencia de los clientes y el éxito en las ventas es cada vez más obvia.

Si esperas hasta tener más clientes para mejorar su experiencia y tu ciclo de ventas, quizás sea demasiado tarde para tener un impacto significativo.

Con un CRM puedes hacerle seguimiento a cada interacción, problema, historial de compra y otros detalles. Al comenzar a usarlo cuanto antes, podrás planificar las conversaciones que tendrás con tus clientes en los próximos meses, e incluso años.

No solo sabrás qué decirles a tus clientes en el momento ideal. También contarás con un sistema que te ayudará a hacerlo de forma eficaz a medida que vayas creciendo.

Nunca es demasiado pronto para usar una herramienta que te puede ayudar a gestionar las relaciones con clientes de forma exitosa.

2. ¿Puedo pagar un CRM?

En primer lugar, veamos qué afecta el precio de un CRM:

• El número de usuarios
• Las funciones que incluye
• El precio mensual o anual
• Los complementos

Como lo más probable es que tu equipo de ventas aún sea pequeño, un CRM no debería costarte tanto. Las opciones de CRM son variadas, hay desde los gratuitos hasta los que cuestan USD 50 al mes por usuario. Por supuesto, el precio depende de la escalabilidad y las funciones que tienen. También debes considerar la efectividad y facilidad de uso y en eso, Pipedrive destaca como la mejor opción del mercado.

Cuesta creer que con una inversión tan relativamente baja puedes:

• Recortar y optimizar el ciclo de ventas
• Aumentar valor promedio por negocio
• Enfocarte en la retención de clientes

Volviendo a la pregunta: ¿puedo pagar un CRM? Si adquieres el indicado, la respuesta es: “sí”.

En segundo lugar, revisa el costo del CRM que elijas a medida que crece tu negocio.

Cuando empieces a tener más clientes y a contratar más personas, tu CRM debería facilitar el crecimiento de tu negocio y no ser una carga. Tu CRM debe ser asequible y ofrecerte un excelente ROI a largo plazo.

En promedio, los equipos de venta que usan Pipedrive han conseguido obtener los siguientes resultados solo durante su primer año:

• Aumento de oportunidades de venta en 98%
• Incremento del valor de las ventas en 21%
• Cierre de ventas 46% más rápido
• Aumento de la generación de nuevos clientes en 28%

Muchos CRM también ofrecen una versión de prueba gratis la primera vez que los usas. Así puedes evaluar su desempeño antes de comprarlo para evitar malgastar el dinero. Prueba Pipedrive gratis.

3. ¿Y si tus sistemas actuales hacen su trabajo?

¿Dónde almacenas la información sobre tus leads y clientes?

Quizás uses hojas de cálculo para guardar todos los datos sobre tus clientes y etiquetas de email para tus leads. Y es posible que guardes las notas que tomas durante las llamadas en una aplicación aparte, o en un cuaderno.

Si sabes dónde está todo y estás consiguiendo más clientes nuevos, lo lógico es pensar que debes cambiar nada, ¿cierto?

Es posible que tus procesos estén dando los resultados que tú y tu equipo esperan. Pero piensa qué pasará cuando:

• Contrates representantes de ventas para aumentar tus tratos
• Te vayas de vacaciones
• Un miembro de tu equipo deje la compañía

Si no tienes toda la información sobre tus leads y clientes en un mismo lugar, tu éxito dependerá de cada miembro en tu negocio. Pero si tienes todos los datos centralizados, nunca tendrás este problema. El equipo puede cambiar y no arriesgarás el crecimiento de tu empresa.

Cómo elegir el CRM ideal para tu startup

¿Cuál es el CRM que más le conviene a tu startup?

Quizás te sientas tentado a buscar una solución CRM que ofrezca el máximo de funciones posibles. Pero la verdad es que la mejor opción es un software sencillo que te brinde las funciones que necesitas.

O es posible que pienses que lo mejor es usar un CRM exclusivo para startups. Pero si tu negocio crece, luego tendrás que adquirir otro con más funciones.

Antes de tomar una decisión final, considera las siguientes funciones que deberías buscar en un CRM para tu startup.

Informes y pronósticos de ventas

Si te sientes agobiado por las altas, y a veces irreales, expectativas típicas del mundo de las startups, un buen CRM puede ser tu mejor aliado.

Los informes visuales te ofrecen un panorama general de la situación actual. Podrás ver:

• Cuántos tratos tienes aún por cerrar
• Cuál es tu tasa de conversión en cada etapa
• Cuánto éxito tienes atrayendo nuevos leads
• De dónde provienen los leads de mayor valor

Con los informes podrás pronosticar tus ventas. También te permitirán planificar tus actividades para mejorar los resultados.

Automatizaciones

Al ser una startup, sabes muy bien que la agilidad es oro. Un CRM no debería darte más trabajo sino que debería quitarte una carga importante.

Esto lo hace automatizando tareas como:

• Recoger los datos que sean públicos de un lead
• Hacer seguimiento con plantillas personalizadas de email
• Programar las siguientes actividades para avanzar un trato en tu embudo de ventas
• Generar informes

Eliminar el trabajo tedioso, te permitirá enfocarte en las conversaciones de ventas y en crear alianzas estratégicas. Así podrás impulsar tu startup.

Con Pipedrive, puedes:

• Automatizar casi todo tu proceso de ventas.
• Recopilar datos sobre tus leads con un solo clic.
• Mejorar el rendimiento con recomendaciones sobre en qué deberías enfocarte, basadas en inteligencia artificial.

Personalización

¿Quiénes son tus clientes? ¿Qué tipo de datos necesitas para hacerles seguimiento? ¿Te deja tu CRM personalizar opciones en función de tus necesidades?

Estos son algunos de los elementos de un CRM que se recomienda personalizar:

• Las etapas del embudo de ventas
• Los campos de datos dentro de los contactos
• Los tipos de actividades
• Las plantillas
• Los formularios web
• Los criterios de medición

Ajustar estos elementos a las necesidades de tu startup debería ser fácil e intuitivo.

Tu negocio es único, así que la personalización de tu CRM es crucial si buscas eficiencia.

Cuando adaptas el CRM a tu ciclo de ventas y tus necesidades, hacerle seguimiento a cada interacción se vuelve un hábito. Como no se pierde ningún detalle, tu CRM se convierte realmente en el centro de todas las actividades para generar leads y vender.

Fácil integración de nuevos usuarios

Cuando contratas a un nuevo representante de ventas, prefieres que esa primera semana la dedique a:

1. ¿Realizar un curso de capacitación sobre procesos de ventas?
2. ¿Conocer tus leads, conversaciones de ventas y clientes?

Si prefieres la segunda, asegúrate de que el CRM que elijas sea fácil de aprender a usar.

Seguridad de los datos

No hace falta que nos digas la importancia de la protección de datos si tu negocio funciona en línea. Por eso tu CRM debería formar parte de tu estrategia para la seguridad de los datos.

Un buen CRM te permitirá:

• Controlar quién tiene acceso a los datos de tu compañía
• Administrar inicios de sesión y permisos de usuarios
• Crear copias de seguridad de tus datos regularmente
• Prevenir violaciones de seguridad y recibir alertas en caso de actividad sospechosa

Los datos de tus clientes son tan importantes como los tuyos. Por eso te invitamos a leer cómo el CRM de Pipedrive te ayuda con la privacidad y seguridad de los datos.

Cómo adoptar tu nuevo CRM para startups

Para obtener los resultados que buscas, debes integrar el CRM con tu proceso de ventas. La adopción de esta herramienta es crucial, pero puede fallar si:

• No has elegido el mejor CRM según tus necesidades (es posible que el mejor CRM para startups no sea la mejor opción en tu caso).
• No has migrado todos los datos de tus clientes al CRM.
• No existe un plan definido para migrar de tus sistemas actuales (como las hojas de cálculo).
• Tu equipo de ventas no se involucró en el proceso de selección, por lo que no conocen los beneficios de un CRM.

Aquí te ofrecemos algunas opciones para ayudarte con la adopción de un CRM.

Diseña un plan con cada representante de ventas

Un CRM no es una herramienta más que adquieres para vender tu producto, debe ser un pilar de tu proceso de ventas.

Es decir, un CRM no debe ser otra actividad que agregas a tu lista de tareas, debe ser la manera como ejecutas esas tareas.

Si tienes un equipo de ventas, es importante que trabajes con cada uno de sus miembros para entender qué actividades de ventas hacen. Por ejemplo:

• ¿Cómo buscan prospectos?
• ¿Cómo deciden que un lead está calificado?
• ¿Cuántas llamadas, emails y whatsapps intercambian con sus leads al día o a la semana?
• ¿Cuál es su parte favorita del proceso?
• ¿Qué parte del proceso les cuesta más?
• ¿Cuáles tareas deben hacer casi completamente a mano?
• ¿Cuáles son las tareas que más tiempo consume?

De esta manera, entenderás cómo tu equipo ejecuta sus tareas diarias. También conocerás sus fortalezas y en qué deben mejorar.

A partir de aquí, ya puedes analizar tus principales opciones de CRM con tu equipo. La opción que elijas debe adaptarse a las tareas diarias de cada uno. Pídeles que te den su opinión sobre las diferentes opciones. Incluso puedes animarles a usar una versión de prueba gratuita para que luego te cuenten sus experiencias.

Como resultado, tu equipo:

• Conocerá de primera mano las ventajas inmediatas y a largo plazo de usar un CRM.
• Estará de acuerdo en adoptar la opción de CRM que elijas, debido a que participaron en la decisión.

Si eres comerciante individual, responde tú estas preguntas. Cuando veas cómo puedes integrar un CRM con tu rutina, decide cuáles de sus herramientas quieres probar. No tardarás en conocer, en la práctica, todas sus ventajas.

Si tienes un equipo de ventas, facilita canales de comunicación para que tus representantes de ventas hagan preguntas y den sus opiniones.

Diseña un esquema de implementación

Cuando hayas decidido el CRM que más te conviene, fija fechas clave para su implementación.

No existe un esquema de fechas estándar, sino algunos eventos clave que deberías incluir en tu plan y añadir a tu calendario. Algunos ejemplos son:

• Recopilar todos los datos que tengas (en hojas de cálculos y cualquier otro lugar que uses para guardarlos).
• Agregar estos datos a tu nuevo CRM.
• Personalizar el CRM. Definir las etapas de tu proceso y tu embudo de ventas, los roles y las plantillas que usas actualmente.
• Configurar las integraciones que puedes usar con tus softwares actuales.

Realiza todos estos eventos. Luego establece recordatorios para verificar tu progreso implementando tu CRM.

Crear eventos y comprobar su realización te garantizará que usar un CRM se vuelva un hábito.

Otros excelentes softwares de ventas para startups

Además de un CRM para startups, también hay muchas otras opciones de software.

Para lograr tus metas de expansión de manera más eficiente, las integraciones y los complementos pueden potenciar tu CRM y toda tu estrategia de ventas. Aquí te dejamos algunas recomendaciones.

Software de ventas para generar leads

Para que una startup aumente su base de clientes leales, debe contar con leads de calidad. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que tu generación de leads es eficiente?

Con Leadbooster puedes gestionar toda la fase inicial de prospección:

• Automatizar tu generación de leads.
• Ofrecer un Chatbot en tu web para atraer clientes con respuestas instantáneas.
• Crear formularios web personalizados.

Software de ventas para automatizar el marketing por email

Automatizar tu estrategia de marketing por email te ayudará a integrar tu ciclo de ventas con tus actividades de marketing. Y sigue siendo útil después de ganar un cliente para cultivar su fidelidad.

Una herramienta como Mailigen analiza a los clientes para enviarles el mensaje correcto. Y se integra con otras herramientas (redes sociales, e-commerce, blogs, etc.) que potencian tu startup.

Facturación y contabilidad

Recibir el pago por tus ventas debería ser fácil. En lugar de copiar y pegar datos del CRM y en tus herramientas de facturación, puedes integrar ambas partes para facilitar el proceso entero.

QuickBooks es la herramienta ideal para que las startups y los equipos pequeños agilicen sus procesos de facturación y contabilidad.

Con QuickBooks, podrás:

• Crear facturas a partir de los tratos que tengas en Pipedrive.
• Revisar los estados de las facturas en Pipedrive.
• Acceder a un resumen en tiempo real de tu flujo de dinero.

Cómo Pipedrive puede ayudar a tu startup

Pipedrive es un excelente CRM para startups y negocios de cualquier tamaño, que ayuda a atraer clientes y cerrar tratos. Por algo somos el software de gestión de relaciones con los clientes que prefieren las PYMES.

Con base en nuestra experiencia como startup, creamos Pipedrive para que fuera flexible y orientado a los resultados.

La razón de ser de Pipedrive es el flujo del proceso de ventas. Sus creadores se dieron cuenta con su propia experiencia de que un buen proceso de ventas no sólo ayuda con la gestión de ventas y contactos, sino que también resuelve otros problemas que tienen las startups.

Pipedrive se enfoca en el flujo del proceso de ventas, el embudo y las actividades necesarias para convertir leads. Podrás centrarte en los leads más calientes y jamás olvidarás hacerles seguimiento.

Pipedrive también es fácil de usar. Nuestro software CRM es simple e intuitivo, por lo que no tendrás que memorizar una lista de funciones de 200 páginas ni hacer un curso de capacitación de dos días. Solo inicia la sesión, llena tu embudo de ventas y comienza a vender productos que aumenten las ganancias.

Con más de 100 integraciones, puedes conectar Pipedrive con:

• softwares de gestión de proyectos
• herramientas y plataformas de marketing
• softwares de atención al cliente
• herramientas de mensajería interna

Puedes adaptar Pipedrive a tus necesidades y contar siempre con un panorama claro de la situación actual y futura de tu startup. Accede aquí a una versión de prueba gratuita de 14 días (sin tarjeta de crédito).

Conclusión

Un CRM te ayudará a impulsar tu startup, complacer a tus nuevos clientes y construir una base sólida sobre la que podrás expandir tu negocio.

No esperes a que tu startup crezca para sacarle provecho a un CRM. Si empiezas ahora:

• Usar un CRM se volverá un hábito para ti y tu equipo, por lo que los datos de todas las ventas estarán siempre accesibles.
• Podrás tomar decisiones sobre productos y nuevas contrataciones basándote en información más exacta.
• Al contratar a nuevas personas, ponerlas al corriente será mucho más simple.

Un CRM para tu pequeña empresa, te dará a ti y tu equipo la ventaja que necesitan para alcanzar un éxito duradero.