CRM para startups: como encontrar a melhor ferramenta de relacionamento com o cliente

Está considerando um CRM para a sua startup, mas já está com o orçamento apertado? Você não sabe se tem o tempo, os fundos ou a capacidade de explorar mais uma ferramenta que deve te ajudar a conquistar o sucesso na sua startup.

Você tem dúvidas. Por que usar um CRM? E se você ainda estiver muito no começo da jornada para obter benefícios dessa ferramenta? Qual é o melhor CRM para startups? Como garantir que você tenha resultados se utilizar um?

Para responder essas perguntas e te ajudar a escolher o CRM certo para o seu negócio, nós criamos este guia. Aqui, você vai aprender sobre os benefícios e desafios de escolher o CRM que ajude seu negócio a crescer e ainda vai descobrir como tirar vantagem de uma plataforma CRM quando encontrar a certa para você.

O que é CRM?

CRM é uma sigla em inglês para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o cliente). Esse termo pode se referir a duas coisas:

1. A metodologia de relacionamento com o cliente

2. Uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente

Metodologia CRM

A gestão do relacionamento com o cliente como uma metodologia é uma abordagem ampla dos relacionamentos da sua empresa. Ela integra todos os pontos de contato e interações que você tem com pessoas que se relacionam ao seu negócio.

Isso inclui todos os departamentos que dependem de construir e nutrir relacionamentos. Geralmente, isso inclui os times de marketing, a equipe de vendas, os serviços ao cliente e os times de recrutamento e relações públicas.

Ferramenta CRM

O termo CRM também se refere a ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente. O CRM ajuda a acompanhar todos os leads e as interações com os clientes. Sem ele, é fácil deixar um lead esfriar porque não houve um acompanhamento a tempo ou porque você esqueceu um detalhe de uma venda anterior que era essencial para fechar o negócio.

Uma ferramenta CRM para startups te ajuda a avaliar rapidamente a saúde do seu funil de vendas (embora muitos CRMs possam beneficiar empresas de qualquer tamanho). O CRM pode ajudar no alinhamento dos membros do seu time, incluindo fundadores, investidores, gerentes, vendedores, profissionais de marketing e desenvolvedores de produtos.

Um CRM de vendas também pode ser muito benéfico se você está começando uma startup sozinho, já que ele age quase como um colega de trabalho: ele te mantém atualizado sobre as atividades do dia a dia, te lembrando sobre dados importantes dos clientes e te ajudando a monitorar e manter os processos do seu negócio para que você venda mais.

Os benefícios de um CRM para startups

Algumas das necessidades mais comuns de startups incluem:

• Encontrar compradores para o seu produto

• Administrar o seu processo de prospecção de investidores

• Melhorar as suas chances de aparecer na mídia

• Gerenciar contatos e conversas

• Administrar parceiros sem esquecer nada

Todos esses objetivos de marketing, contratação, escalação e lucro necessitam de uma atividade-chave: encontrar e gerenciar os compradores do seu produto. Um CRM auxilia tal processo da seguinte maneira:

• Você pode construir relacionamentos fortes com os clientes desde o começo

• Você pode se preparar para o crescimento do seu negócio

• Você saberá no que focar e como eliminar distrações

• Você pode ajustar sua estratégia rapidamente

Vamos abordar os detalhes de cada um desses benefícios!

Construir relacionamentos fortes com os clientes

Uma das vantagens de ser uma startup é que você realmente pode ter conversas reais e detalhadas com a maioria (se não todos) os seus potenciais clientes e os já existentes. Você aprende sobre as dores de cada um e o que os fez procurar por uma solução. Assim, você pode aplicar esse feedback desde cedo e de maneira contínua.

Quando você tem milhares de clientes é muito mais difícil para os vendedores fazerem isso.

É por isso que, tanto para negócios pequenos quanto para os grandes, um CRM permite que você tenha um apoio na construção de relacionamentos da seguinte maneira:

• Agrupando e organizando cada conversa com pessoas ou empresas com um repositório que é fácil de encontrar e acessar

• Mantendo as suas anotações sobre entrevistas, vendas e e-mails em um só lugar (ao invés de em cadernos, Google Docs, planilhas, etc.)

• Te lembrando de checar e acompanhar os seus contatos regularmente para construir relacionamentos significativos e nutrir potenciais clientes e compradores já existentes durante toda a sua jornada de compra

Você nunca terá que se preocupar sobre uma conversa sendo deixada de lado, já que um bom CRM pode criar lembretes para que você engaje novamente os seus contatos.

Preparação para crescimento a longo prazo

Conforme você cresce, sua equipe de vendas vai se expandir. Quanto menor a quantidade de tempo que você precisar gastar se familiarizando com os relatórios dos clientes, mais rápido você pode começar a vender.

Com um CRM, seus novos representantes de vendas podem ser ainda melhores com acesso aos dados do histórico da sua geração de leads, bem como dos seus potenciais clientes e compradores. Eles vão aprender rapidamente como é o seu processo de vendas, com o que os seus clientes se importam e como o seu produto pode fazer diferença.

O processo de onboarding de cada vendedor será mais fácil e mais curto. O CRM vai te dar apoio para que o seu produto ou serviço possa atingir ainda mais pessoas.

Saber no que focar

Um desafio comum para startups é ter muito mais tarefas do que tempo para fazer tudo. Ao usar um CRM para gerenciar tarefas, você pode descobrir onde focar o seu tempo e energia para ter um impacto maior. Você poderá tomar ação para fazer a sua startup chegar mais longe.

Adaptar estratégias rapidamente

Se você acha que está fazendo tudo certo, mas ainda está perdendo acordos, vendas e metas de lucro, um CRM pode ajudar.

Com o CRM para startups certo, você pode descobrir a origem do problema rapidamente. Conforme você analisa os dados, é possível descobrir:

• Em qual ponto do processo de vendas você está perdendo acordos

• O que os leads disseram e como eles se comportaram antes de você perdê-los. Assim, você pode rastrear objeções de vendas comuns e, consequentemente, otimizar as suas atividades de vendas

• Quais atividades de vendas trouxeram as melhores e as piores taxas de conversão

• Quantas atividades você agendou e concluiu, o que te ajuda a estabelecer objetivos realistas e previsões certeiras sobre futuras atividades

Desafios do CRM para startups

Vamos analisar algumas perguntas comuns e desafios que startups podem ter ao utilizar um CRM.

É cedo demais para investir em um CRM?

Um CRM pode parecer um investimento desnecessário se você ainda não tem muitos relacionamentos com o cliente para gerenciar. Seu instinto pode ser esperar até você não poder mais continuar sem um CRM.

Contudo, acompanhar e organizar os seus relacionamentos desde cedo pode te ajudar a vencer a competição mais rápido. Um estudo realizado pela Gartner revelou que adicionar valor às suas interações de serviço ao cliente pode levar a novos fluxos de lucro. Além disso, também é possível proteger os fluxos que já existem. Por isso, 82% das empresas planejam melhorar o seu relacionamento com o cliente ao implementar uma estratégia de aumento de valor.

Se você esperar até ter mais clientes antes de melhorar a sua experiência do usuário, pode ser tarde demais.

Com um CRM, você pode acompanhar cada interação, ponto de preocupação, compra e detalhes. Um começo adiantado significa que você pode personalizar conversas com o cliente com meses ou até anos de antecedência. Assim, você vai encantar os clientes logo no primeiro contato e ter um sistema para replicar o que funciona (ou descartar o que não funciona) conforme você cresce.

Um CRM cabe no meu orçamento?

Infelizmente, não existem softwares CRMs de alta qualidade de graça. Contudo, vamos considerar o que define a precificação do CRM:

• Número de usuários

• Quais recursos você precisa

• Receita mensal versus preço anual

• Extensões

O valor para uma startup geralmente fica entre R$80 e R$250 por mês, por usuário. Se você ainda não tem um time de vendas grande, um CRM não vai custar muito. Até mesmo um investimento relativamente baixo pode te ajudar a encurtar o seu ciclo de vendas, aumentar o valor médio dos seus acordos e focar na retenção de clientes.

Conforme você ganhar mais clientes e contratar mais pessoas, o CRM certo vai te apoiar no seu crescimento, não atrapalhá-lo. O seu CRM deve caber no seu orçamento e oferecer um ótimo ROI a longo prazo, não apenas agora.

Muitos CRMs também oferecem um teste gratuito para novos usuários, para que você possa testar antes de comprar e evitar gastar dinheiro à toa.

Nosso sistema existente não é bom o suficiente?

Observe onde estão os detalhes dos seus leads e clientes agora. Muitas startups usam planilhas ou um template simples de funil de vendas para acompanhar leads, potenciais clientes e compradores. Talvez você também tenha as suas anotações de ligações em um app digital. Esse sistema pode até funcionar para você e para os seus funcionários agora, mas pense no que acontecerá quando:

• Você contratar novos vendedores para aumentar as suas vendas

• Você sair de férias

• Um funcionário sair da empresa

Sem um lugar centralizado para todos os seus detalhes de clientes e leads, você pode depender demais de certos indivíduos que mantêm informações sigilosas. Quando esses dados têm um lugar designado, no entanto, você jamais terá esse problema e o seu crescimento não estará em risco.

CRM para startups

Como encontrar o CRM certo para a sua startup

Ao escolher um CRM, você pode se sentir tentado a escolher uma solução que oferece a maior quantidade de recursos. Na verdade, é mais importante encontrar o CRM que oferece os recursos certos.

Você também pode se sentir tentado a escolher um CRM para startups, criado ou precificado com novos negócios em mente, mas você pode crescer rápido e precisar de outra ferramenta que tenha funcionalidades mais flexíveis.

Aqui estão 5 recursos essenciais para o seu CRM para startups:

1. Relatórios de vendas e previsão de vendas

Se você se sentir sobrecarregado pelas altas (e por vezes irrealistas) expectativas presentes no mundo das startups, um ótimo CRM fará toda a diferença.

Com um relatório de vendas visual, você pode ter uma noção instantânea da sua situação atual. Você poderá responder perguntas como:

• Quantos acordos em aberto nós temos agora?

• Qual é a nossa taxa de conversão em cada estágio do processo comercial?

• Quão bem-sucedidos nós somos na geração de leads novos?

• Onde estão os nossos leads de maior valor?

Esses números também vão te ajudar a prever vendas futuras e planejar as suas atividades de vendas para maximizar resultados.

2. Automação

O seu CRM não deve te dar mais trabalho, ele deve te ajudar a reduzir a sua carga ao automatizar tarefas como:

• Geração de relatórios

• Follow-up com um fluxo de trabalho com modelos de e-mail

• Agendamento das próximas atividades para um acordo no seu funil de vendas

• Coleta de dados públicos sobre um lead

Desta forma, você pode eliminar o trabalho de inserir dados e focar na gestão de leads e nas conversas de vendas que levam a sua startup além, em vez de lidar com questões administrativas.

No sistema de automação de vendas de Pipedrive, você pode automatizar praticamente qualquer etapa do seu processo comercial, coletar dados sobre leads com apenas um clique e aumentar a sua performance com recomendações feitas pela Inteligência Artificial (IA) sobre no que focar a seguir.

3. Customização

É importante que o seu CRM combine com as necessidades do seu negócio. Aqui estão alguns elementos do CRM que você pode querer customizar.

• Etapas do funil

• Funis de vendas

• Campos de dados nos contatos

• Tipos de atividade

• Templates

• Formulários digitais

• Métricas

Seu negócio é único, então customizar o seu CRM é crucial para ter eficiência. Quando você personaliza o seu CRM para o seu ciclo de vendas e as suas necessidades, acompanhar cada interação se torna um hábito. Nenhum detalhe será perdido, então, o seu CRM realmente pode se tornar o ponto principal para toda a sua geração de leads e atividades de vendas.

4. Onboarding facilitado de novos usuários

Quando você contrata um novo vendedor, você quer que essa pessoa complete o treinamento e comece a vender para novos potenciais clientes o mais rápido possível. Quanto mais rápido eles começarem a vender, melhor é para você e para a sua startup, então, o fácil uso deve ser uma prioridade ao escolher um CRM.

5. Segurança de dados do negócio

A proteção de dados é crucial quando o seu negócio é operado online e o seu CRM precisa se adequar aos métodos comuns de segurança de dados. Um bom CRM permite que você:

• Monitore quem tem acesso aos dados da sua empresa

• Gerencie logins, permissões de usuários e acesso

• Faça backup dos seus dados regularmente

• Previna falhas na segurança e receba alertas sobre atividades suspeitas

Os dados dos seus clientes não devem ser deixados para depois. Confira como a ferramenta CRM de Pipedrive é a melhor e te dá paz de espírito quando se trata de privacidade e segurança.

Como adotar seu novo CRM para startups

Se você não garantir que a sua ferramenta de CRM está conectada ao seu processo de vendas, você não vai obter os resultados que deseja. A adoção do CRM é essencial, mas há alguns motivos pelos quais ela pode fracassar:

• Você não escolheu o melhor CRM para as suas necessidades (o melhor CRM para startups pode não ser o melhor para você)

• Você não migrou todos os dados dos clientes para o novo CRM

• Não houve um plano claro para deixar os sistemas existentes, como planilhas, para trás

• Se você tem uma equipe de vendas, eles não estavam envolvidos no processo de vendas ou não podem visualizar os benefícios do CRM

Aqui estão algumas dicas para te ajudar a adotar uma ferramenta CRM.

Elabore um plano com cada vendedor

Seu CRM não vai ser deixado de lado diante de tudo o que você já está fazendo para vender o seu produto, ele será integrado suavemente na base da sua estrutura de vendas.

Em outras palavras, um CRM não deve ser apenas mais uma coisa que você terá que fazer além de todas as outras tarefas, ele será a maneira como você faz tais tarefas.

Se você tem um time de vendas, é importante trabalhar individualmente com cada vendedor para entender as atividades atuais de venda de cada um. Por exemplo:

• Quais é a estratégia deles para conquistar novos clientes?

• Como eles decidem se um lead é qualificado?

• Quantas ligações e e-mails eles mandam para seus leads em um dia/semana?

• Qual é a parte do processo que eles mais gostam?

• Qual é a parte do processo que causa mais dificuldade?

• Quais são as atividades manuais que gastam mais tempo?

Desta forma, você vai entender como eles lidam com o cronograma diário. Além disso, você saberá onde eles estão indo bem e onde podem melhorar.

A partir daí, analise a sua lista de principais opções de CRM com eles e veja como isso se encaixa na rotina de trabalho de cada um. Pergunte a opinião deles sobre todas as alternativas e os encoraje a fazer um teste gratuito e então compartilhar um feedback sobre cada opção.

Como resultado, eles vão:

• Experimentar vitórias rápidas e ver como o CRM pode trazer resultados a longo prazo

• Se tornar mais abertos a adotar a opção de CRM que você escolher porque eles fizeram parte da decisão

Se você está vendendo sozinho, faça as perguntas acima a si mesmo. Quando você visualizar como um CRM pode se encaixar na sua rotina, decida quais ferramentas de CRM você vai testar e obtenha essas vitórias você mesmo.

Estabeleça datas de implementação

Quando você decidir qual solução de CRM usar, defina algumas datas importantes para implementação.

Não há um calendário ideal para todos. Em vez disso, aqui estão alguns eventos cruciais que você deve planejar e adicionar ao seu calendário:

• Coletar todos os seus dados existentes (de planilhas e quaisquer outros lugares onde você os mantêm hoje)

• Adicionar tais dados no seu novo CRM

• A personalização do CRM, como as etapas do funil, papéis e templates que você já está usando

• Estabelecer integrações com softwares que você já utiliza

Quando esses passos forem concluídos, defina alguns lembretes para conferir e revise o seu progresso na implementação do CRM.

Se você for um empreendedor solo ou um time de uma pessoa responsável pelas vendas, marketing e atendimento ao cliente, anote pontos nos quais o CRM é útil e pontos que podem melhorar. Se você tem uma equipe de vendas, facilite o acesso dos seus vendedores para fazer perguntas e dar feedbacks.

Os acompanhamentos regulares vão garantir que o uso do CRM se torne intuitivo!

Outros softwares fantásticos para startups

Assim como as ferramentas CRM para startups, há várias outras opções de software. Para atingir suas metas da maneira mais eficiente possível, você pode melhorar o seu CRM (e toda a sua estratégia de vendas) com integrações e extensões. Confira algumas de nossas recomendações.

Software de vendas e geração de leads

Leads qualificados são essenciais para uma startup que procura crescer a sua base de clientes. Como você pode garantir que a sua geração de leads seja eficiente?

Use uma ferramenta como Prospect.io para tornar o seu envio de e-mails e sua prospecção melhor. Se você quer automatizar a sua geração de leads, você vai adorar o Chatbot customizável da Pipedrive. Ele é uma das funções na extensão LeadBooster, que captura visitantes do site e te ajuda a engajar clientes com respostas instantâneas.

Software de vendas para automatização de e-mail marketing

A automação de e-mail marketing te ajuda a integrar o seu ciclo de vendas com as suas atividades de marketing, especialmente depois de conquistar o cliente.

Uma ferramenta como o Campaigns usa o comportamento dos clientes para entregar as mensagens certas para cada um. Ele funciona em conjunto com outras ferramentas para impulsionar a sua startup, como redes sociais, e-commerce, blogs e mais.

Contabilidade e cobranças

Receber pelas vendas que você faz deve ser fácil. Em vez de copiar e colar os dados entre o seu CRM e as suas ferramentas de pagamentos, você pode integrar essas plataformas e otimizar todo o processo em grandes e pequenas empresas.

A QuickBooks é uma ferramenta essencial para acelerar as cobranças em startups e pequenos times. Você pode integrá-la ao Pipedrive no nosso marketplace. Você poderá criar cobranças em acordos do Pipedrive, acompanhar o status das cobranças e ainda ter uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa.

Como Pipedrive pode ajudar a sua startup

Pipedrive é um sistema CRM completo para startups e negócios de todo tamanho. Ele te ajuda a conquistar clientes e fechar acordos.

Nós construímos o software Pipedrive com outras startups em mente, então, ela é flexível e focada em resultados.

A principal ideia por trás do Pipedrive é a gestão do funil de vendas. Nossos fundadores perceberam a partir da sua próxima experiência de startup que um funil de vendas não é ótimo apenas para vendas e gestão de contatos, como também para resolver problemas que as startups enfrentam.

Pipedrive te ajuda a se concentrar o seu funil de vendas e nas atividades que você precisa finalizar para mover os seus clientes por cada etapa. Você vai ser tornar mais focado em cada lead e nunca mais se esquecerá de fazer o acompanhamento delas.

Pipedrive também é fácil de usar. Com o nosso software CRM simples, intuitivo e ágil, não há necessidade de ter uma lista de 200 páginas com funções ou um treinamento de dois dias para aprender como usar. Só faça o login, preencha as etapas do seu funil e comece a vender com um produto criado para tornar o processo comercial belo.

Com mais de 100 integrações, você pode conectar o Pipedrive com:

• Ferramentas/softwares de gestão de outros projetos

• Ferramentas e plataformas de marketing

• Softwares de suporte ao cliente

• Ferramentas internas de mensagens

• E muito mais

Você pode deixar Pipedrive com a sua cara e sempre ter insights valiosos sobre a sua startup e onde ela está indo. Você pode fazer um teste grátis de 14 dias (sem necessidade de cartão de crédito) aqui.

Use o teste grátis para entender o nosso super acessível CRM e veja o tamanho do impacto que ele pode ter no seu negócio.

Conclusão

Um CRM vai te ajudar a levar a sua startup adiante, construir relacionamentos com novos clientes e estabelecer uma base forte para crescimentos futuros.

Não espere até que a sua startup cresça para aproveitar ao máximo o CRM. Se você começar agora, você terá os seguintes benefícios:

• Todos os dados de vendas estarão acessíveis, assim, nenhuma informação será perdida e o seu time pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer hora

• Você será capaz de tomar decisões sobre produtos, contratações e muito mais baseado em informações precisas que você poderá analisar através de recursos de relatórios

• O processo de onboarding e treinamento será otimizado e os seus vendedores vão começar a trazer lucro o mais rápido possível

Com um CRM para pequenas empresas ou grandes empreendimentos – personalizável – você vai preparar a sua empresa e o seu time para o sucesso duradouro!