O que é fatura de venda? Como enviar faturas (modelo grátis)

Fechar um negócio é sempre algo animado, mas melhor mesmo é quando o cliente paga pelos seus produtos ou serviços.

Um processo simplificado de envio de fatura de vendas motiva o comprador a pagar integralmente e no prazo. Assim, você consegue sempre manter dinheiro no caixa.

Nesse artigo, vamos explicar o que é fatura de vendas, qual sua necessidade e o que incluir na fatura. Também mostraremos alguns passos que você pode tomar para ser pago mais rápido.

Assim, você poderá passar menos tempo se preocupando com essa parte e focar seu tempo nas vendas.

O que é uma fatura de vendas e por que isso é importante?

Uma fatura de vendas é um documento que empresas providenciam aos clientes para documentar transações de vendas e exigir o pagamento.

Faturas de vendas descrevem os produtos e serviços prestados, incluindo data de transação, confirmação do débito, impostos e demais informações importantes.

Existem diversas maneiras para envio de fatura de vendas:

• Documento impresso, entregue por correio ou pessoalmente

• PDFs ou outro arquivo enviados por email

• Documento digital automatizado, enviado através de um software de contabilidade

3 motivos para aderir ao processo de emissão de fatura de vendas

O envio de fatura irá ajudar seu pequeno negócio, pois:

1. Irá garantir que você seja pago logo, mantendo assim uma entrada de dinheiro mais estável

2. Reduzirá o tempo que seu time de contabilidade gasta para ficar cobrando pagamento, sobrando assim mais tempo para tarefas mais importantes

3. Proporcionará uma experiência positiva ao consumidor, encorajando-o a realizar novas compras

O melhor jeito de colher esses benefícios é construir um processo de emissão agilizado, que não deixe espaço para erros. Vamos explicar como fazer isso na seção seguinte.

Aqui está um modelo de fatura de vendas gratuito (Word, Excel, Google Docs e Sheets)

Se você tem uma noção do que deve conter em uma fatura de vendas, mas não tem certeza de como criar uma, utilize um modelo como referência. Isso permitirá que você crie faturas claras, profissionais e fáceis de pagar rapidamente.

Aqui está um modelo de fatura de vendas gratuito (Word, Excel, Google Docs e Sheets)

Se você tem uma noção do que deve conter em uma fatura de vendas, mas não tem certeza de como criar uma, utilize um modelo como referência. Isso permitirá que você crie faturas claras, profissionais e fáceis de pagar rapidamente.

Aqui está um modelo de fatura de vendas em branco que você pode editar e imprimir. Faça o download no formato de sua preferência e ajuste o layout para atender às suas necessidades

Você também pode usar um software de faturamento ou contabilidade, ou até mesmo uma ferramenta de CRM com um recurso de faturas.

Quickbooks permite que você crie e envie faturas pré-definidas, o que significa que você nem precisará acessar seu e-mail para dispará-las.

Você também pode usar o Smart Docs para criar modelos de fatura e acompanhar a interação com eles.

Após a instalação da integração relevante, você pode criar, visualizar e enviar faturas para seu aplicativo de faturamento diretamente da interface do Pipedrive.

Todas as faturas que você gerar incluirão detalhes pré-configurados do negócio, destinatário e organização na visualização de detalhes do negócio. Isso significa que você não precisa copiar e colar nenhum dado.

Em geral, um bom software de contabilidade inclui:

• A capacidade de adicionar seus próprios logotipos e mensagens para fornecer uma experiência de pagamento consistente com sua marca

• Lembretes automáticos para evitar que você precise perseguir pagamentos manualmente

• Uma variedade de métodos de pagamento integrados para a conveniência de seus clientes

• Atualizações de notificação quando as faturas são visualizadas e pagas

Quais informações incluir em uma fatura de vendas?

A maioria das faturas de vendas tem os mesmos componentes principais. Cada um desempenha um papel importante para garantir que o destinatário possa processar o documento facilmente e pagar você no prazo.

Vamos ver rapidamente cada uma delas.

1. Informações de Contato

Inclua nomes, endereços, números de telefone e endereços de e-mail da sua empresa e do cliente. Isso garantirá que a fatura chegue à pessoa ou equipe certa e que o comprador poderá entrar em contato com você se tiver alguma dúvida.

2. Data de emissão

Exiba a data em que você envia sua fatura de venda ao cliente. A data da fatura marca o início da transação: junto com as condições de pagamento, ajudará no orçamento do cliente e na preparação para o pagamento.

As faturas solicitadas na data também são muito mais fáceis de encontrar quando você precisa consultá-las.

3. Número da fatura

Este é um número exclusivo atribuído a cada fatura para facilitar o rastreamento e a contabilidade do pedido.

Os números da fatura, também conhecidos como números de referência, geralmente são sequenciais, por exemplo: INV001, INV002. São úteis quando você precisa consultar ou rastrear uma venda individual.

Para facilitar o rastreamento e o gerenciamento das faturas, use códigos específicos do cliente no início do número da fatura, em vez da etiqueta INV genérica. Por exemplo, ORG001, ORG002.

4. Uma lista de produtos ou serviços fornecidos

Inclua uma lista dos bens e serviços que sua fatura cobre para que o cliente saiba pelo que está pagando. Use colunas separadas para fornecer breves descrições de cada item, preços unitários e quantidade fornecida. Esta informação irá minimizar o risco de disputas ou reclamações.

5. O valor total devido

Esta é provavelmente a primeira informação que seu cliente procurará, portanto, torne o subtotal e o total óbvios.

Inclua as taxas de imposto sobre vendas aplicáveis ​​e quaisquer descontos com os quais você concordou, para que o destinatário entenda totalmente o valor devido. Isso deve acelerar o processo de transação, reduzindo as consultas dos clientes.

6. Condições e detalhes de pagamento

Seja claro sobre como e quando você espera que seu cliente pague sua fatura de vendas. Idealmente, as expectativas já terão sido alinhadas ao iniciar a transação, mas um lembrete formal ajudará o comprador a cumprir suas obrigações com rapidez e precisão.

Inclua os métodos de pagamento que você aceita e instruções ou links para usar cada um. Além disso, inclua a data de vencimento do pagamento - normalmente em 30 dias, embora os prazos de pagamento de 14, 60 e 90 dias também sejam comuns - e o que acontecerá se o cliente não pagar a tempo - por exemplo, quais são as taxas de pagamento atrasado.

Para personalizar o processo de transação e simplificar o fluxo de pagamento, adicione cabeçalhos de marca, mensagens personalizadas e links de pagamento diretos.

Como as faturas de vendas diferem de outros documentos de vendas?

Ao entender as diferenças entre faturas de vendas e outros documentos de vendas, você pode enviar a papelada certa para seus responsáveis e receber o pagamento com mais rapidez.

Os três documentos de vendas mais comuns, além das faturas são:

• Ordem de compra

• Ordem de venda

• Recibo de vendas

Vamos ver cada um deles mais atentamente a seguir.

O que é uma ordem de compra?

Uma ordem de compra é um documento legal que mostra a intenção de uma empresa de comprar mercadorias de um fornecedor.

Contém algumas das mesmas informações de uma fatura de venda, como uma lista de produtos e serviços, custos e detalhes de contato, mas também pode incluir:

• A data de entrega preferencial dos itens comprados

• O método de pagamento preferido do cliente

• Meios de transporte

As ordens de compra são emitidas pelos compradores para autorizar uma transação. Eles dão aos fornecedores tempo para organizar seus estoques e se preparar para a entrega.

O que é um pedido de venda?

Depois que um pedido de compra é emitido, o vendedor pode responder com um pedido de venda para confirmar que concorda e pode atender às solicitações do comprador.

Um pedido de venda conterá as mesmas informações que o pedido de compra, embora os detalhes possam diferir. Por exemplo, se o fornecedor não conseguir cumprir a data de entrega pretendida, pode propor uma nova data e atualizá-la na encomenda.

O que é um recibo de venda?

Um recibo de venda também contém os principais detalhes de uma venda, mas em vez de ser emitido na entrega como uma fatura, ele vem depois que o cliente paga para marcar a conclusão da transação.

O pedaço de papel que você recebe ao comprar algo em uma loja é um exemplo simples de recibo de venda. Assim, ele funciona como um registro do pagamento da compra. O comprador e o vendedor devem manter cópias do recibo para fins de contabilidade e orçamento.

Como enviar faturas de vendas para ser pago rapidamente

Embora o cliente seja responsável por processar sua fatura, há etapas que você pode seguir para incentivar uma resposta mais rápida.

Aqui estão seis maneiras de otimizar seu processo de faturamento para garantir clientes mais satisfeitos e pagamentos mais rápidos.

1. Forneça uma experiência de faturamento personalizada

Deixando de lado os detalhes do pedido, suas faturas serão todas muito semelhantes.

Adicione um toque pessoal enviando uma mensagem de acompanhamento ao emitir a fatura, seja por e-mail ou pelo seu software de contabilidade.

Dirija-se ao destinatário pelo nome e use o mesmo tom que usaria em qualquer outra correspondência com esse cliente. As pessoas gostam de fazer negócios com pessoas, não com robôs. Pequenos toques como esse ajudam bastante na construção de relacionamentos.

Deixe claro que você (ou alguém da sua equipe de contabilidade) também está disponível para responder às perguntas. Se um comprador tiver preocupações e não souber como levantá-las, ele pode desviar sua atenção para outra tarefa e causar um atraso.

2. Envie cada fatura diretamente para a pessoa responsável por processá-la

Descubra no início no relacionamento com o cliente quem é responsável pelo processamento de faturas dentro da empresa.

Dependendo do tamanho da empresa, os detalhes de contato que você recebe podem estar vinculados a um colaborador específico.

Este pode ser um membro da equipe de contabilidade ou mesmo o departamento de contabilidade em geral (por exemplo, um e-mail que vai para uma caixa de entrada compartilhada).

Faça o possível para enviar as faturas diretamente para a pessoa que vai processá-la. Isso nem sempre é possível, mas uma linha direta funciona para reduzir o tráfego de e-mail, minimizar as chances de sua fatura se perder e, por fim, receber o pagamento mais cedo.

Sempre copie seu contato principal na correspondência para mantê-los atualizados.

3. Obtenha a confirmação do recebimento

Depois de enviar a fatura, verifique se o cliente a recebeu. Dessa forma, você pode resolver quaisquer problemas de entrega com antecedência, em vez de descobrir um problema próximo ou após o prazo de pagamento.

Para economizar tempo e evitar longos e-mails, use um software de contabilidade (com integração com o Pipedrive sempre que possível) que o notifique quando os destinatários visualizam as faturas. Se você não ouvir nada, um rápido e-mail pode motivá-los a agir.

4. Saiba quando perseguir o pagamento (ou automatizar seu software de contabilidade)

Você terá de perseguir o pagamento de um cliente em um ponto ou outro. Isso nunca é o ideal, mas existem maneiras de minimizar a interrupção e manter boas relações.

Seu software de contabilidade deve alertá-lo quando um prazo de pagamento estiver se aproximando ou passar, para que você possa enviar um lembrete de cortesia por e-mail. Pode até haver uma opção de economia de tempo para enviar lembretes automáticos.

Pipedrive integra-se com Quickbooks, para que você possa ver status ao vivo e obter atualizações úteis sem precisar sair da interface do CRM.

5. Seja bem claro quanto aos custos e condições de pagamento

Os clientes devem estar cientes de como será sua fatura antes de chegar.

Discuta os custos exatos e as condições de pagamento ao negociar, para que seu contato possa obter a aprovação necessária e preparar colegas relevantes para o faturamento.

Condições de pagamento flexíveis podem até ajudá-lo a fechar mais negócios, pois torna mais fácil para os compradores encaixar as transações em seus orçamentos.

Dito isto, esta é uma transação comercial e receber o pagamento em dia é uma parte crítica da manutenção de um fluxo de caixa saudável – especialmente para proprietários de pequenas empresas.

Incluir multas por atraso de pagamento em seus termos é um incentivo extra para o destinatário pagar em dia. Se eles perderem a data de vencimento, você será compensado.

É comum adicionar de 1% a 1,5% do valor em atraso, mensalmente ou como uma taxa fixa. Certifique-se de que está detalhado no contrato de venda original para evitar disputas.

6. Ofereça várias opções de pagamento

Quanto mais conveniente for para o seu cliente pagar, mais rápido ele o fará. Ofereça diferentes métodos de pagamento para que os clientes possam escolher aquele que se adapta aos seus processos.

Você precisará da infraestrutura para aceitar cada método que oferece, portanto, considere o que é viável e econômico para o seu negócio.

Os métodos de pagamento a serem considerados incluem:

• Cartões de crédito e débito

• Pagamentos online (plataformas como PayPal, Payoneer e Google Pay)

• Transferências bancárias como TED e PIX

• Pagamentos automáticos (ideal para serviços de assinatura)

Discuta os métodos de pagamento no início do processo de vendas para encontrar um que funcione para ambas as partes.

Conclusão

Uma fatura de vendas bem feita e um processo de pagamento fácil de seguir podem ajudar a aumentar o fluxo de caixa da sua empresa e fortalecer o relacionamento com seus clientes.

Use designs claros, seja ágil e priorize a conveniência para melhorar a experiência do comprador. Você não apenas receberá o pagamento mais cedo, mas também construirá relacionamentos fortes com os clientes e duradouros.