Comment faire une facture? (+ modèle gratuit pour auto-entrepreneur et TPE)

Vous vous êtes récemment lancé.e dans l’entrepreneuriat et vous avez vendu votre premier produit ou terminé.e votre première mission freelance en tant que micro-entrepreneur ? Félicitations ! Et comme tout travail mérite salaire, il est maintenant temps d’être payé !

Pour ce faire, vous devrez dans un premier temps créer et envoyer une facture à votre client ou cliente. Mais une question à laquelle vous n’avez peut-être pas pensée se pose alors : comment créer une facture et quels sont les éléments à inclure impérativement ? Soyez rassuré.e, même si cette étape peut se montrer intimidante au début, l’émission de factures n’est pas compliquée : après tout, le travail que vous avez accompli l’était beaucoup plus !

Voyons tout cela plus en détail.

Doit-on obligatoirement envoyer une facture ?

Lorsque le client est un professionnel, l’émission d’une facture est obligatoire pour chaque vente de produit ou prestation de service. Il est bon de noter que les factures sont généralement envoyées au moment de la livraison du produit ou lorsque la prestation de service est terminée.

Vous avez cependant jusqu’au 15 du mois suivant pour envoyer votre facture s’il s’agit d’une prestation de service ou, dans le cas d’une vente de produit, si vous êtes exonéré.e de la TVA.

Facture électronique ou format papier ?

Un nouveau projet de loi va rendre obligatoire la réception et l’émission de factures électroniques. Initialement prévue pour 2024, l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques a été repoussée à 2026. Cela signifie qu’en 2026, toutes les entreprises, peu importe leur taille ou capital social, devront être en mesure de recevoir et d’intégrer les factures qu’elles reçoivent électroniquement dans leur système de compatibilité.

L’obligation d’émettre des factures électroniques rentrerait quant à elle en œuvre en 2027. Mais ces dates sont encore en cours de discussion et ne sont que prévisionnelles pour le moment.

Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture ?

Afin d’être en accord avec la loi française, il convient à tous les professionnel.les d’inclure les éléments et mentions suivants dans leurs factures :

• La date d’émission de la facture.

• Le numéro de la facture. Ce numéro doit suivre une suite chronologique logique (01, 02, 03, etc.).

• La numérotation des pages (si votre facture comporte plusieurs pages)

• L’adresse de facturation ainsi que les informations relatives à votre entreprise

• La dénomination sociale de l’acheteur/client.e. Dans le cas où le client est un ou une professionnel.le, il faudra faire apparaître l’adresse de son siège social, son numéro de SIRET, son statut juridique, le montant de son capital social, ainsi que son numéro RCS s’il s’agit d’un commerçant.

• Le numéro TVA du vendeur, ainsi que celui du client. La seule exception concerne les factures dont le montant hors taxe est égal ou inférieur à 150 €.

• Le nom du produit ou de la prestation.

• Les détails des quantités et prix de chaque type de produit ou service.

• Le taux de TVA appliqué.

• Les éventuelles majorations ou réductions de prix appliquées.

• La somme totale à payer par le ou la client.e.

• Les délais et modalités de paiement, ainsi que les pénalités de retard

• Si une assurance professionnelle est requise (ce qui est le cas pour certaines professions artisanales), celle-ci doit être mentionnée sur la facture

Bon à savoir : facture auto-entrepreneur et micro-entreprise

Les auto-entrepreneurs et autres professionnel.les assujettis à la TVA doivent obligatoirement faire apparaître sur la facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

De même, les micro-entreprises doivent faire apparaître la mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel » depuis le 15 mai 2022.

Il est important de noter que vos factures, y-compris les mentions qui y figurent, doivent préférablement être rédigées en français. Si vous facturez en langue étrangère, l’administration peut vous demander une traduction certifiée par un traducteur ou une traductrice assermenté.e.

Comment utiliser notre modèle de facture pour auto-entrepreneur et TPE sur Excel ?

L’utilisation de modèles de facture peut vous faire gagner un temps précieux, tout en vous assurant que vos calculs sont justes et que les mentions obligatoires apparaissent réellement. Bien que le format Word peut être utilisé, nous préconisons le format Excel ou Google Spreadsheet afin de faciliter les calculs et éviter les erreurs manuelles.

N’hésitez pas à télécharger notre exemple de facture pour auto-entrepreneur et TPE/PME sur Excel qui inclut toutes les formules qui vous permettent de calculer le prix total HT et TTC à partir du prix unitaire que vous avez entré pour chaque produit ou service vendu. De même, nous vous avons indiqué quelles mentions obligatoires ajouter en fonction de votre situation, ce qui vous permettra de vous assurer que vos obligations en tant que vendeur/vendeuse ou prestataire de service sont respectées.

Vous pouvez facilement imprimer votre facture en cliquant sur fichier > imprimer et sélectionner votre imprimante. N’hésitez pas à consulter la page officielle de Microsoft sur le sujet pour plus d’informations.

Si vous envoyez votre facture par email, vous pouvez facilement convertir votre fichier Excel en format PDF en cliquant simplement sur fichier > enregistrer sous et en sélectionnant PDF dans le menu déroulant qui s’affiche dans la partie « Type de fichier ». Pour plus d’information sur comment exporter en PDF, vous pouvez consulter cette page.

L’intégration Quickbooks pour une facturation plus pro

Bien que le modèle de facture vierge listé plus haut suffit amplement à la plupart des auto-entrepreneurs et TPE, il existe des logiciels de facturation dédiés qui permettent d’accélérer le processus de création et d’envoi des factures.

C’est le cas par exemple de Quickbooks qui s’intègre entièrement avec le CRM Pipedrive et qui propose des fonctionnalités d’automatisation qui vous feront gagner un temps précieux comme le remplissage des informations relatives à vos clients. De plus, vous pouvez envoyer visualiser et envoyer vos factures directement depuis Pipedrive ce qui vous permet de centraliser votre comptabilité et l’intégrer entièrement à vos activités commerciales et marketing.

Pipedrive s’intègre également avec d’autres logiciels de facturation populaires : n’hésitez pas à consulter la liste complète des applications disponibles dans laMarketplace.

Pour conclure

En utilisant des modèles de facture ou des logiciels de comptabilité dédiés, vous pouvez limiter les oublis et vous assurer que vos factures sont bel et bien en accord avec la réglementation française.

Pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs du B2B, l’utilisation d’un CRM commercial qui inclut nativement des intégrations de logiciels de comptabilité tiers offre également la possibilité de fluidifier leurs processus et limiter les saisies manuelles grâce à l’automatisation du remplissage de certains champs relatifs au client ou produit/service en question.