Rechnung schreiben: So erstellen Sie eine Rechnung (inkl. Vorlage)

Der Deal ist gewonnen und die Leistungen sind erbracht – jetzt fehlt nur noch das Geld auf dem Konto. Um den Bezahlvorgang zu beschleunigen und es Ihren Kundinnen und Kunden möglichst leicht zu machen, lohnt sich ein Blick in die Best Practices der Rechnungserstellung.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten der Rechnungsstellung es gibt, welche Pflichtangaben hineingehören und was es beim Invoicing generell zu beachten gilt, um Zahlungseingänge zu beschleunigen.

Was ist eine Verkaufsrechnung?

Eine Verkaufsrechnung ist ein nach § 14 Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenes, gegliedertes Buchhaltungsdokument, das Verkäufer an Kunden und Klienten ausstellen, um Verkaufstransaktionen zu dokumentieren und Zahlungen anzufordern.

Grob gesagt enthalten Verkaufsrechnungen einen Überblick über die gelieferten Waren und Dienstleistungen, die Transaktionsdaten, die Bestätigung der geschuldeten Beträge, die zu zahlenden Steuern und andere wichtige Informationen. Zur Abgrenzung: Eine „Einkaufsrechnung“ wird Ihnen vom Lieferanten zugeschickt, bei dem Sie etwas gekauft haben.

Die Begriffe „Rechnung“ und „Verkaufsrechnung“ werden meist synonym verwendet.

Sie können Ihre Verkaufsrechnungen auf verschiedene Weise ausstellen:

• Ausgedruckte Dokumente, die per Post oder persönlich zugestellt werden

• PDFs oder andere Dateien, die Sie per E-Mail verschicken

• Automatisierte digitale Dokumente, die von der Buchhaltungssoftware gesendet werden

Rechnung für Kleinunternehmer: Korrekte Rechnungen zügig versenden

Für Kleinunternehmen nach § 19 Abs. 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) gelten besondere Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer. Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist bei ihnen keine Umsatzsteuer enthalten, denn sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Die Kleinunternehmer-Rechnung enthält stattdessen den Hinweis, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben wird.

Da sie oft über beschränkte monetäre und personelle Ressourcen verfügen, profitieren kleinere Unternehmen – etwa Freiberufler – besonders vom zügigen Versenden ihrer Rechnungen.

Drei gute Gründe für eine zügige Rechnungsstellung:

1. Die schnelle Begleichung Ihrer Rechnungen sichert Ihrem Unternehmen einen gesunden Cashflow.

2. Die Vertriebs- und Buchhaltungsteams werden entlastet. Ihnen bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

3. Sie sorgen für ein positives Kundenerlebnis und fördern Wiederholungsgeschäfte und Markentreue.

Der beste Weg, diese Vorteile zu nutzen, ist der Aufbau eines vereinheitlichten Ausgabeprozesses. Dieser lässt keinen Raum für Fehler. Wir erklären Ihnen in den folgenden Abschnitten, wie Sie vorgehen können.

Rechnung nach Vorlage: Kostenlose Vorlage für Verkaufsrechnungen (Word, Excel, Google Docs und Sheets)

Das Schreiben von Rechnungen mithilfe einer Vorlage ist vergleichsweise einfach. Mit einem solchen Muster erstellen Sie schnell klare, professionelle und leicht zu bezahlende Rechnungen.

Hier finden Sie eine editierbare, druckfähige Vorlage für Verkaufsrechnungen, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Alternativ können Sie für die Rechnungserstellung eine Rechnungssoftware, eine Buchhaltungssoftware oder auch ein CRM-Tool verwenden. Sowohl Xero als auch Quickbooks machen es möglich, vorgefertigte Rechnungen direkt aus Ihrer CRM-Oberfläche heraus zu erstellen und zu versenden. Sie müssen nicht einmal Ihr E-Mail-Programm öffnen.

Optional können Sie auch Smart Docs, die Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Vertriebsdokumenten von Pipedrive verwenden. Auf der Plattform erstellen Sie Rechnungsvorlagen und können die Interaktion Ihrer Kontakte mit diesen verfolgen.

Sobald die entsprechende Integration installiert ist, können Sie direkt von der Pipedrive Oberfläche aus Rechnungen erstellen, anzeigen und an Ihre Rechnungsstellungs-App senden. Alle Rechnungen, die Sie erstellen, enthalten vorkonfigurierte Angaben zum Geschäft, Empfänger und organisatorischen Einzelheiten aus der Detailansicht des Deals. Sie müssen also keine Daten kopieren und einfügen.

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte Folgendes beinhalten:

• Die Möglichkeit, Ihr eigenes Logo und Notizen hinzuzufügen: So schaffen Sie ein Zahlungserlebnis, das mit Ihrer Marke übereinstimmt.

• Automatische Mahnungen, damit Sie die Zahlungen nicht manuell eintreiben müssen.

• Unterschiedliche, integrierte Zahlungsmethoden, damit der Zahlungsvorgang für Ihre Kunden angenehm ist.

• Benachrichtigungen und Updates, wenn Rechnungen eingesehen und bezahlt werden.

Bestandteile der Verkaufsrechnung

Die meisten Rechnungen haben die gleichen Kernbestandteile. Ihre inhaltliche Vollständigkeit sowie die Schriftform sind gesetzlich vorgeschrieben. Folgende Pflichtangaben gehören hinein:

• Rechnungssteller: Der vollständige Name und die Anschrift der leistenden Person oder des Unternehmens

• Rechnungsempfänger: Der vollständige Name und die Anschrift des Empfängers der Rechnung sowie des Leistungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Ihre vom Finanzamt oder Bundesamt für Finanzen zugeteilte Umsatzsteuer-ID.

• Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnungsnummer darf nur ein mal vergeben werden.

• Erbrachte Leistung und Rechnungspositionen: Menge, Artikelbezeichnungen und Kosten der Lieferung oder Leistung

• Leistungsdatum: Das Datum der Lieferung oder der Leistungszeitraum.

• Nettobetrag: Die Summe ohne Steuern

• Steuersatz: Der für die Leistung anzuwendende Steuersatz und der sich ergebende Steuerbetrag

• Bruttobetrag: Die Summe aus allen Leistungen plus Steuern

• Grund einer möglichen Steuerbefreiung: Wenn etwa eine Kleinunternehmerregelung vorliegt, muss diese genannt werden.

• Aufbewahrungspflicht: Ein Hinweis auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Empfängers der Leistung muss nur bei Bauleistungen erfolgen.

Für mehr Kundenfreundlichkeit ergänzen Sie die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten und Links, sowie ein Fälligkeitsdatum (in der Regel innerhalb von 30 Tagen, obwohl auch 14-, 60- und 90-tägige Zahlungsfristen vorkommen). Etwas unüblich, aber durchaus möglich, ist ein Hinweis darauf, welche Konsequenzen es hat, wenn der Kaufende nicht pünktlich zahlt (beispielsweise eine Gebühr).

Die drei häufigsten Dokumente, die im Vertrieb anfallen, beschreiben wir im Folgenden:

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein juristisches Dokument, das die Absicht eines Käufers belegt, Waren von einem Lieferanten zu kaufen. Sie dient als Aufforderung an den Verkäufer, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu liefern. Die Bestellung dient auch als rechtlicher Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer.

Die Bestandteile einer Bestellung sind zum großen Teil deckungsgleich mit denen einer Verkaufsrechnung, sollten darüber hinaus aber noch Folgendes enthalten:

• Das Lieferdatum der gekauften Artikel

• Die Zahlungsbedingungen

• Die Transportvereinbarungen

• Besondere Anweisungen für die Bestellung

Bestellungen werden von Käufern getätigt, um eine Transaktion zu initiieren und zu genehmigen. Sie geben den Lieferanten Zeit, ihre Bestände zu organisieren und sich auf die Lieferung vorzubereiten.

Was ist eine Bestellbestätigung?

Nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde, antwortet der Verkäufer dem Bestellenden häufig mit einer Bestellbestätigung. Darin teilt er wahlweise mit, dass er den Auftrag zu den festgelegten Konditionen erhalten hat – oder dass er einer Vertragsannahme zustimmt. Die Formulierung legt fest, wie die Bestellbestätigung rechtlich zu werten ist. Laut BGB § 312i I Nr. 3 ist die Bestellbestätigung bei online bestellten Waren verpflichtend.

Was ist ein Verkaufsbeleg?

Ein Verkaufsbeleg oder Quittung enthält die wichtigsten Details eines Verkaufs, wird aber nicht wie eine Rechnung bei der Lieferung ausgestellt, sondern nachdem der Kunde bezahlt hat. Der Verkaufsbeleg markiert den Abschluss der Transaktion.

Das Stück Papier, das Sie erhalten, wenn Sie etwas in einem Geschäft kaufen, ist ein einfaches Beispiel für einen Verkaufsbeleg – der Kassenzettel dient als Nachweis für die Bezahlung des Kaufs. Käufer und Verkäufer sollten Kopien der Quittung für Buchhaltungs- und Budgetierungszwecke aufbewahren.

Rechnung schreiben: So motivieren Sie Ihre Kundschaft zur schnellen Zahlung

Die Bezahlung seiner Rechnungen liegt zwar in der Verantwortung Ihres Kunden, aber Sie können einige Maßnahmen ergreifen, um eine zügige Bearbeitung zu fördern.

Nachfolgend finden Sie sechs Möglichkeiten, wie Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren können. Die rasche Begleichung der ausstehenden Beträge, Vorbeugung von Liquiditätsengpässen sowie die Kundenzufriedenheit sind dabei Ihre Ziele.

1. Bieten Sie ein personalisiertes Rechnungserlebnis

Abgesehen von den Auftragsdetails sehen die meisten Rechnungen sehr ähnlich aus. Verleihen Sie Ihren Rechnungen eine persönliche Note, indem Sie ihnen eine Nachricht beifügen, entweder per E-Mail oder über die Schnittstelle Ihrer Buchhaltungssoftware.

Sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen an und verwenden Sie den gleichen Ton, den Sie auch bei jeder anderen Korrespondenz mit diesem Kunden anschlagen würden. Menschen machen gerne Geschäfte mit Menschen, nicht mit Robotern, und kleine Aufmerksamkeiten wie diese tragen wesentlich zur Verfestigung der Kundenbeziehung bei.

Machen Sie Ihren Kunden klar, dass Sie (oder jemand aus Ihrem Buchhaltungsteam) ihnen für Fragen zur Verfügung stehen. Wenn ein Käufer Bedenken hat und nicht weiß, wie oder wem gegenüber er sie äußern soll, kann dieses eine Zahlungsverzögerung verursachen.

2. Schicken Sie jede Rechnung direkt an die Person, die für die Bearbeitung zuständig ist

Finden Sie frühzeitig heraus, wer im Kundenunternehmen für die Bearbeitung von Rechnungen zuständig ist.

Je nach Größe des Unternehmens können die Kontaktdaten, die Sie erhalten, mit einem speziellen Rechnungsadministrator, einem Mitglied des Buchhaltungsteams oder der gesamten Buchhaltungsabteilung verbunden sein (z. B. eine E-Mail, die an einen gemeinsamen Posteingang geht).

Versuchen Sie, Rechnungen direkt an die Person zu senden, die die Rechnung bearbeiten soll. Das ist zwar nicht immer möglich, aber ein direkter Draht reduziert den E-Mail-Verkehr, minimiert die Gefahr, dass Ihre Rechnung in der Masse untergeht und sorgt letztendlich dafür, dass Sie schneller bezahlt werden. Kopieren Sie immer Ihren Hauptansprechpartner in die Korrespondenz, um ihn auf dem Laufenden zu halten.

3. Sorgen Sie für eine Empfangsbestätigung

Prüfen Sie nach dem Versand der Rechnung, ob der Kunde sie wirklich erhalten hat. Auf diese Weise können Sie eventuelle Schwierigkeiten bei der Zustellung frühzeitig klären.

Um Zeit zu sparen und lange E-Mail-Threads zu vermeiden, verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware (wenn möglich mit Pipedrive-Integration), die Sie benachrichtigt, wenn die Empfänger Ihre Rechnungen einsehen. Wenn Sie länger nichts hören, könnte ein kurzer E-Mail-Stupser den Empfänger zum Handeln motivieren.

4. Terminieren Sie den Zeitpunkt für die erste Erinnerung (oder lassen Sie Ihre Buchhaltungssoftware dieses automatisch übernehmen)

Es ist fast unvermeidlich, dass Sie früher oder später die Zahlung eines Kunden anmahnen müssen. Das ist nie angenehm, aber es gibt Möglichkeiten, Ihre Arbeitskraft und die guten Beziehungen weitestgehend zu schonen.

Ihre Buchhaltungssoftware sollte Sie warnen, wenn ein Zahlungsziel naht oder verstrichen ist, so dass Sie eine höfliche Erinnerung per E-Mail senden können. Eine zeitsparende Option zur automatischen Versendung von Erinnerungen stellen wir Ihnen nun vor:

Pipedrive ist mit Xero und Quickbooks integriert, so dass Sie den aktuellen Status sehen und hilfreiche Updates erhalten können, ohne Ihre CRM-Oberfläche zu verlassen.

5. Nennen Sie die Kosten und Zahlungsbedingungen im Voraus

Kunden sollten bereits im Voraus wissen, wie ihre Rechnung aussehen wird.

Besprechen Sie bei den Verhandlungen offen die genauen Kosten und Zahlungsbedingungen – so kann Ihr Ansprechpartner alle zuständigen Kollegen auf die Rechnungsstellung vorbereiten.

Flexible Zahlungsbedingungen beispielsweise können es Käufern erleichtern, Transaktionen in ihr Budget einzupassen – und so den Umsatz ankurbeln.

Die pünktliche Bezahlung ist ein entscheidender Faktor für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows – insbesondere für Kleinunternehmer. So motivieren Sie Ihren Kundenkreis zur Zahlung:

Sie können für die schnelle Bezahlung einer Rechnung (beispielsweise innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt) einen Preisnachlass oder Rabatt, auch Skonto genannt, gewähren. Je nach Branche liegt dieser erfahrungsgemäß bei 2 bis 3 %.

Wenn Sie in Ihren Geschäftsbedingungen Gebühren für Zahlungsverzug vorsehen, ist das ein zusätzlicher Anreiz für den Empfänger, pünktlich zu überweisen. Wenn er das Fälligkeitsdatum verpasst, wird es teurer.

6. Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an

Je bequemer der Zahlvorgang für Ihre Kunden ist, desto schneller wird gezahlt. Bieten Sie also verschiedene Zahlungsmethoden an, damit Ihre Kunden wählen können, welche Methode Ihnen am meisten entgegenkommt.

Um die von Ihnen angebotenen Zahlungsarten anbieten zu können, benötigen Sie natürlich die passende Infrastruktur. Erwägen Sie in diesem Zusammenhang, was für Ihr Unternehmen machbar und kosteneffektiv ist.

Folgende Zahlungsmethoden sollten Sie in Betracht ziehen:

• Kredit- und Debitkarten

• Online-Zahlungen (Plattformen wie PayPal, Payoneer und Google Pay)

• Banküberweisungen

• Automatische Zahlungen (ideal für Abonnementdienste)

• Lastschriftverfahren

Besprechen Sie die Zahlungsmethoden frühzeitig im Verkaufsprozess mit Ihren Kunden, um die für beide Parteien beste Lösung zu finden.

Abschließende Überlegungen

Eine solide Verkaufsrechnung und ein reibungsloser Zahlungsvorgang können den Cashflow verbessern und die Kundenbeziehungen stärken.

Verwenden Sie ein klares Layout, agieren Sie prompt und legen Sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Auf diese Weise verbessern Sie das Kundenerlebnis, beschleunigen den Zahlungseingang und bauen starke und dauerhafte Kundenbeziehungen auf.