¿Qué es una factura de venta? Una guía para enviarlas y para que te paguen rápido

Cerrar un trato es emocionante, pero significa poco hasta que el cliente pague por tu producto o por la prestación de un servicio.

Un sistema de facturación de ventas simplificado alentará a los compradores a pagar en su totalidad y a tiempo para que puedas mantener un flujo de efectivo saludable para tu negocio.

En este artículo, te explicamos qué son las facturas de venta, por qué las necesitas en tu operación comercial, cómo hacer una factura y qué incluir en ellas. También enumeraremos algunos pasos que puedes seguir para que te paguen antes, de modo que puedas pasar menos tiempo persiguiendo y más tiempo vendiendo.

¿Qué es una factura de venta y por qué es importante?

Una factura de venta es un documento contable (comprobante fiscal) que las empresas emiten a los clientes para registrar las transacciones de venta y solicitar el pago. Las facturas de venta describen los bienes y servicios vendidos, con las fechas de las transacciones, la confirmación del dinero adeudado, los impuestos a pagar y otra información clave.

Las empresas pueden emitir un comprobante de facturación de varias maneras, como:

• Documentos impresos entregados por correo o en persona

• PDF u otros archivos enviados por correo electrónico

• Documentos digitales automatizados enviados desde un software de contabilidad

3 razones para esforzarse por lograr un proceso de facturación de ventas fluido

El envío de facturas claras, precisas y oportunas ayudará a tu pequeña empresa al:

• Asegurar que te paguen antes debido a un flujo de caja más saludable y predecible

• Reducir la presión sobre los equipos de ventas y contabilidad para perseguir a los compradores, dejándolos con más tiempo para completar otras tareas importantes
  

• Proporcionar una experiencia positiva al cliente para fomentar la repetición de negocios y la lealtad a la marca

La mejor manera de cosechar estos beneficios es crear un proceso de emisión optimizado que no deje margen de error. Explicamos cómo hacerlo en las siguientes secciones.

Aquí tienes una plantilla de factura de venta gratuita (Word, Excel, Google Docs y Sheets)

Si ya sabes lo que incluye una factura de venta pero no sabes por dónde empezar a diseñar una, puedes utilizar una plantilla. Esto te permitirá crear facturas claras, profesionales y fáciles de pagar, con rapidez.

Aquí tienes un ejemplo de factura, editable e imprimible, para ayudarte a empezar. Descárgala en tu formato preferido y ajusta el diseño para que se adapte a tus necesidades.

Haz clic en el siguiente enlace para obtener una plantilla de factura de venta para Word y Google Docs y una plantilla de factura de venta para Excel y Google Sheets.

Otra alternativa es utilizar un software de facturación o contabilidad, o incluso una herramienta CRM. Herramientas como Quickbooks te permiten crear y enviar facturas prediseñadas desde sus interfaces, lo que significa que ni siquiera tendrás que abrir tu cliente de correo electrónico.

También puedes usar Smart Docs, la plataforma de creación y gestión de documentos de ventas de Pipedrive, para crear plantillas de facturas y realizar un seguimiento de la interacción de los contactos con ellas.

Una vez instalada la integración correspondiente, puedes crear, ver y enviar facturas a tu aplicación de facturación directamente desde la interfaz de Pipedrive. Todas las facturas que generes incluirán detalles preconfigurados del negocio, el destinatario y la organización desde la vista de detalles del negocio, lo que significa que no necesitas copiar y pegar ningún dato.

En general, un buen software de contabilidad incluye:

• La capacidad de agregar tus propios logotipos y mensajes para brindar una experiencia de pago que sea coherente con tu marca

• Recordatorios automáticos para ahorrarte el seguimiento manual de los pagos

• Una gama de métodos de pago integrados para la comodidad de tus clientes

• Las notificaciones se actualizan cuando se visualizan y pagan las facturas

¿Qué información incluye una factura de venta?

La mayoría de las facturas de venta tienen los mismos componentes principales o solicitan datos fiscales similares. Cada uno de ellos desempeña un papel importante a la hora de garantizar que el destinatario pueda procesar el documento con facilidad y pagarte a tiempo.

• Información de contacto. Incluye nombre o razón social, direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de tu empresa y del cliente. Esto garantizará que la factura llegue a la persona o el equipo adecuado sin contratiempos, y que el comprador pueda ponerse en contacto contigo si tiene alguna duda.

• Fecha de emisión. Muestra la fecha en la que envías la factura de venta al cliente. Esta fecha de facturación marca el inicio de la transacción. Esto, junto con las condiciones de pago (más sobre esto pronto), ayudará al cliente a presupuestar y prepararse para el pago. Las facturas ordenadas por fecha también son mucho más fáciles de encontrar cuando necesitas consultarlas.

• Número de factura. Se trata de un número único asignado a cada factura para facilitar el seguimiento de los pedidos y la contabilidad. Los números de factura, también conocidos como números de referencia, suelen ser secuenciales o en orden consecutivo: por ejemplo, FAC001, FAC002, y son útiles para cuando necesitas hacer una referencia o cuando realizas el seguimiento de una venta individual. Para que las facturas sean más fáciles de rastrear y administrar, usa códigos específicos del cliente al comienzo de tu número de factura en lugar de la etiqueta FAC genérica, por ejemplo, ORG001, ORG002.

• Una lista de productos o servicios prestados. Incluye una lista de los bienes y servicios que cubre tu factura para que el cliente sepa por qué te está pagando. Utiliza columnas separadas para proporcionar una descripción del producto breve para cada artículo, los precios unitarios y la cantidad suministrada. Esta información aclara de qué se trata la actividad comercial y minimiza el riesgo de disputas de pago.
  

• El importe total adeudado. Es probable que esta sea la primera información que buscará tu cliente, así que haz que el subtotal y el total sean obvios. Incluye las tasas de impuestos sobre las ventas aplicables, el valor unitario, la base imponible y cualquier descuento que hayas aceptado para que el destinatario comprenda completamente lo que debe. Esto debería acelerar el proceso de la transacción al reducir las consultas de los clientes.

• Condiciones y detalles de pago. Ten claro cómo y cuándo esperas que tu cliente pague tu factura de venta. Lo ideal es que ya tengas las expectativas establecidas al iniciar la transacción, pero un recordatorio formal ayudará al comprador a cumplir con sus obligaciones de forma rápida y precisa.

Incluye los métodos de pago que aceptas e instrucciones o enlaces para usar cada uno, una fecha de vencimiento del pago (generalmente dentro de los 30 días, aunque también son comunes los plazos de pago de 14, 60 y 90 días) y qué sucede si el cliente no paga a tiempo (por ejemplo, cargos por pago atrasado o requisitos legales aplicables).

Para personalizar el proceso de la transacción y simplificar el procedimiento de pago, agrega encabezados de marca, mensajes personalizados y enlaces de pago sencillos (más sobre esto en la siguiente sección).

¿En qué se diferencian las facturas de venta de otros documentos de venta?

Cuando comprendas las diferencias entre las facturas de ventas y otros documentos de ventas, podrás enviar la documentación correcta a los clientes adecuados en los momentos precisos y, en última instancia, recibir el pago más rápido.

Los tres documentos de ventas más comunes, además de las facturas, son las órdenes de compra, las órdenes de venta y los recibos de venta.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento comercial que muestra la intención de una empresa de comprar bienes a un proveedor. Contiene parte de la misma información que una factura de venta, como una lista de bienes y servicios adquiridos, costos y datos obligatorios de contacto, pero también puede incluir:

• La fecha de entrega deseada de los artículos comprados

• El método de pago preferido por el cliente

• Arreglos de transporte

Las órdenes de compra son emitidas por los compradores para autorizar las transacciones comerciales. Dan tiempo a los proveedores para organizar sus inventarios y prepararse para la entrega.

¿Qué es un pedido de venta?

Después de que se emite una orden de compra, el vendedor puede responder con un pedido de venta para confirmar que está de acuerdo y puede cumplir con las solicitudes del comprador.

Un pedido de venta contendrá la misma información que la orden de compra, aunque los detalles pueden diferir. Por ejemplo, si el proveedor no puede cumplir con la fecha de entrega deseada, puede proponer una nueva y actualizarla en el pedido de venta.

¿Qué es un recibo de compra?

Un recibo de compra también contiene los detalles clave de una venta, pero en lugar de emitirse en el momento de la entrega como una factura, se produce después de que el cliente pague, lo cual indica la finalización de la transacción.

El pedazo de papel que obtienes al comprar algo en una tienda es un ejemplo simple de un recibo de compra: actúa como un registro de pago de la compra. El comprador y el vendedor deben guardar copias del recibo para fines de contabilidad y presupuesto.

Cómo enviar facturas de venta que se paguen con rapidez

Si bien depende de tu cliente procesar tu factura con prontitud, hay pasos que puedes seguir para fomentar una acción rápida.

Aquí hay seis formas de optimizar tu programa de facturación para pagos más rápidos y clientes más felices.

1. Proporciona una experiencia de facturación personalizada

Dejando a un lado los detalles del pedido, es probable que todas tus facturas se vean muy similares. Puedes añadir un toque personal enviando un mensaje adjunto al emitir la factura, ya sea por correo electrónico o en la interfaz de tu software de contabilidad (facturación electrónica).

Dirígete a tu destinatario por su nombre y usa el mismo tono que usarías en cualquier otra correspondencia con ese cliente. A la gente le gusta hacer negocios con personas, no con robots, y pequeños detalles como este contribuyen en gran medida a la construcción de relaciones.

Deja en claro que tú o alguien de tu equipo de contabilidad está disponible para responder preguntas. Si un comprador tiene inquietudes y no sabe cómo plantearlas, podrían de repente centrar su atención en otra tarea y causar un retraso.

2. Envía cada factura directamente a la persona responsable de procesarla

Averigua desde el principio en las relaciones con los clientes quién dentro de su negocio es responsable de procesar las facturas.

Dependiendo del tamaño de su empresa, los datos de contacto que te proporcionen podrían estar vinculados a un administrador de facturas especializado, a un miembro del equipo de contabilidad o al departamento de contabilidad en general (por ejemplo, un correo electrónico que va a una bandeja de entrada compartida).

Haz lo que puedas para enviar cada nueva factura directamente a la persona que procesará la factura. Esto no siempre es posible, pero una línea directa funciona para reducir el tráfico de correo electrónico, minimizar las posibilidades de que tu factura se pierda en la confusión y, en última instancia, hacer que te paguen antes. Siempre copia a tu contacto principal en la correspondencia para que esté al día.

3. Obtén la confirmación de recepción

Después de enviar la factura, comprueba que el cliente la ha recibido. De esta manera, puedes resolver cualquier contratiempo en la entrega antes, en lugar de descubrir un problema cerca o después de la fecha límite de pago.

Para ahorrar tiempo y evitar largas cadenas de correo electrónico, utiliza un software de contabilidad (con las integraciones de Pipedrive siempre que sea posible) que te notifique cuando los destinatarios vean las facturas. Si no has sabido nada de ellos, un rápido recordatorio por correo electrónico podría motivarlos a actuar.

4. Reconoce cuándo hacer seguimiento (o haz que tu software de contabilidad lo haga de forma automática)

Es inevitable, en algún punto tendrás que hacer seguimiento al pago de un cliente. Esto nunca es lo ideal, pero hay formas de minimizar las interrupciones y mantener buenas relaciones.

Tu software de contabilidad debe avisarte cuando se acerque o pase una fecha límite de pago para que puedas enviar un recordatorio de cortesía por correo electrónico. Incluso puede haber una opción de ahorro de tiempo que te permita enviar recordatorios de manera automática.

Pipedrive se integra con Quickbooks, por lo que puedes ver los estados en vivo y obtener actualizaciones útiles sin necesidad de salir de la interfaz de CRM.

5. Sé sincero con los costos y las condiciones de pago

Los clientes deben saber qué encontrarán en su factura antes de que llegue.

Discute los costos exactos y las condiciones de pago al negociar, para que tu contacto pueda obtener la aprobación que necesita y preparar a los colegas relevantes para la facturación. Las condiciones de pago flexibles pueden incluso ayudarte a cerrar más acuerdos, ya que facilitan el ajuste de presupuesto por parte de los compradores para llevar a cabo las transacciones.

Es común agregar entre el 1% y el 1,5% de la cantidad vencida, ya sea mensualmente o como una tarifa fija. Asegúrate de que esto aparezca detallado en el contrato de venta original para evitar cualquier disputa.

6. Ofrece una variedad de opciones de pago

Cuanto más cómodo sea para tu cliente pagarte, más rápido lo hará. Ofrece diferentes métodos de pago para que los clientes puedan elegir uno que se adapte a sus procesos.

Necesitarás la infraestructura para aceptar cada forma de pago que ofrezcas, así que considera lo que es factible y rentable para tu negocio.

Los métodos de pago a considerar incluyen:

• Tarjetas de crédito y débito

• Pagos en línea (plataformas como PayPal, Payoneer y Google Pay)

• Transferencias bancarias

• Pagos automáticos (ideal para servicios de suscripción)

Discute los métodos de pago al principio del proceso de ventas para encontrar uno que funcione para ambas partes.

Consideraciones finales

Una factura de venta sólida y un proceso de pago fluido pueden aumentar el flujo de caja y fortalecer las relaciones con los clientes.

Utiliza diseños claros, sé práctico y prioriza la comodidad para mejorar la experiencia de los compradores. No solo te pagarán antes, sino que construirás relaciones sólidas con los clientes.