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9 etapas essenciais para o gerenciamento eficiente do ciclo de vendas

Equipes de vendas que falham em gerenciar as etapas do funil de vendas geram menos receita para suas empresas.

O gerenciamento eficiente do funil de vendas está diretamente ligado ao crescimento dos negócios, e o padrão é claro: as equipes de alto desempenho usam essa prática para turbinar seus processos de vendas.

Neste guia, vamos explicar como esse gerenciamento deve acontecer ao longo de nove etapas de vendas:

  1. Prospectar e gerar novos leads
  2. Qualificar novos leads
  3. Entrar em contato com novos leads
  4. Agendar reunião inicial
  5. Definir necessidades
  6. Apresentar uma solução
  7. Negociar e superar objeções
  8. Fechar o negócio
  9. Obter indicações

Vamos analisar cada uma dessas etapas e ver como você pode começar a gerenciar seu funil de maneira mais eficiente.


1. Prospectar e gerar novos leads

Existem várias táticas de prospecção e geração de leads que você pode usar para construir um banco de dados de prospectos. Não importa se você faz networking ou chamadas frias, obter leads de alta qualidade deve ser o foco.

Embora consuma bastante tempo, fazer networking presencialmente em eventos é uma ótima maneira de encontrar novos leads. Afinal, é mais fácil para os representantes descobrirem se um prospecto tem o perfil que procuram conversando com ele cara a cara. Essa também é uma grande oportunidade para criar conexões pessoais em um mundo que se tornou digital. Atividades de divulgação, como chamadas ou e-mails frios, também devem estar no topo da lista.

As equipes de vendas podem (e devem) utilizar ferramentas de geração de leads para facilitar a prospecção. Por exemplo, o Leadfeeder gera leads a partir do tráfego de websites e fornece aos representantes uma lista de empresas cujos funcionários visitaram suas páginas. Os dados são divididos em:

  • Tamanho da empresa por número de colaboradores;
  • Cidade e país;
  • Setor do mercado;
  • Site.
leadfeeder dashboard

Com o LinkedIn, também é possível procurar leads com base em critérios como cargo e tamanho da empresa.

Os representantes também podem usar o Dados de Contatos Inteligentes para obter insights valiosos sobre seus contatos. Esse recurso automaticamente obtém dados, disponíveis na web, em sites como LinkedIn, que podem ser usados para personalizar conversas.

Já o nosso Chatbot de contato inteligente, parte da extensão LeadBooster, vai um pouco além, fazendo o engajamento em conversas com leads assim que eles chegam ao seu site. Isso se dá através de perguntas simples, às quais ele responde intuitivamente com base nas informações fornecidas. Por exemplo, se um lead pergunta sobre um produto, o Chatbot pode enviar um link para um vídeo promocional ou enviar uma documentação mais detalhada instantaneamente.

Além disso, o Chatbot possui integração automática com o Agendador do Pipedrive e pode até agendar reuniões em nome dos representantes. Ou seja, seus representantes podem ir embora no final do expediente e acordar na manhã seguinte com uma reunião agendada com um lead quente — sem precisar fazer absolutamente nada.

E também temos o Hunter, que pesquisa endereços de e-mail automaticamente para saber se algum deles está associado ao nome de domínio que você busca. Se tiver sucesso, ele reduz os resultados com base nos cargos da empresa. Isso pode ser extremamente útil quando você tenta entrar em contato com alguém que visitou seu site e tem dificuldades para encontrar o e-mail dessa pessoa através dos métodos de busca tradicionais.


Ter essas informações em mãos automaticamente permite que os representantes qualifiquem leads de alta qualidade com muito mais facilidade.


2. Qualificar novos leads

Depois que você tiver gerado leads, a próxima etapa do funil de vendas é qualificá-los.

Leads qualificados devem atender aos critérios do seu mercado alvo, necessitar do seu produto e estar aptos e motivados a comprar.

Vamos entender melhor por que qualificar cada um dos seus leads é sinônimo de ter um funil eficiente:

  • Ajuda a economizar tempo: saber o quão interessado um lead está no seu produto ajuda a economizar um tempo valioso. Você pode marcar os leads como "quentes" ou "frios" para saber onde concentrar sua energia. Os leads frios precisam ser mais nutridos e, por isso, levam mais tempo para fechar, ao passo que os quentes costumam ser convertidos em negócios com mais facilidade;

  • Impede que você se sobrecarregue: a qualificação de novos leads facilita e melhora o seu follow up;

  • Fornece dados úteis: com mais informações em mãos, você consegue otimizar suas abordagens, aumentando as chances de o lead converter. Em vez de desperdiçar tempo com leads mal qualificados, concentre-se nos que são mais lucrativos, sérios e que têm poder de comprar seu produto.

Os leads se transformam em prospectos conforme passam pelo processo de qualificação. A principal diferença entre um lead e um prospecto de vendas é o nível de interesse que demonstram pelo seu produto. Se um lead mostra que está genuinamente interessado em comprar seu produto e/ou se engaja constantemente com seus representantes de vendas para obter mais informações sobre suas ofertas, eles se movimentam mais para baixo no funil e se tornam prospectos.

Para qualificar e transformar um lead em prospecto, muitas equipes de vendas usam o framework ANUM, que consiste em um checklist que os representantes usam para qualificar leads com base em alguns fatores:

  1. Autoridade: o lead tem autoridade para tomar decisões de compra? Pergunte:
    • Como a sua empresa toma decisões de compra em relação a produtos como o nosso?
    • Além de você, tem mais alguém envolvido nessas decisões de compra?
    • Será que devemos incluí-los nessa conversa?
    • Como você acha que irão se sentir sobre comprar nosso produto?
  2. Necessidade: o lead tem uma necessidade do seu produto? Pergunte:
    • Você pode me explicar como funciona o processo de aprovisionamento (ou procurement) da sua empresa?
    • Você tem tido problemas de qualidade?
    • Quanto tempo leva para resolver esses problemas?
    • Quais são as ramificações comerciais desses problemas?
  3. Urgência: o lead tem alguma urgência para comprar seu produto? Pergunte:
    • Qual é a importância da resolução deste problema para você?
    • Quando você quer que esse problema seja resolvido?
    • Quanto este problema precisaria piorar para subir na sua lista de prioridades?
  4. Dinheiro: por fim, será que o lead tem o dinheiro necessário para fazer a compra? Pergunte:
    • Você tem um orçamento para este tipo de compra?
    • Se você não se importa de compartilhar, de quanto ele é?
    • Quanto você gastaria para resolver seus problemas atuais?
    • O que você espera que a nossa solução entregue para que o investimento seja considerado bom?

O lead só pode ser completamente qualificado depois que responder a todas essas perguntas.

O cofundador da Inviqa, Paul Wander, diz que a empresa tem uma abordagem rigorosa e científica para seu processo de qualificação de leads.

A Inviqa cria e faz a manutenção de seus funis de vendas no Pipedrive. Cada um deles tem as mesmas seguintes etapas:

  1. Ideia;
  2. Engajamento;
  3. Identificação das necessidades;
  4. Escolha dos fornecedores;
  5. Preferência;
  6. Comprometimento.

De acordo com Wander, nenhum lead é marcado como qualificado sem um bom motivo.

“Então, por exemplo, se um membro da minha equipe diz que está engajado com um cliente, eu pergunto se houve um contato direto com ele”, conta ele.

“Se alguém afirma estar engajado, quando, na verdade, apenas enviou um e-mail e obteve um retorno, então não, na realidade, não há engajamento com aquela pessoa”.

Wander diz ainda que a empresa está tentando ser rigorosa e disciplinada quanto aos critérios que fazem um lead avançar pelas etapas do funil. Ele explica que, se todos os vendedores estiverem alinhados com a mesma definição, é possível confiar no funil.

Gerenciar leads com eficiência é crucial hoje em dia. A maneira mais fácil de se manter informado sobre cada lead e negócio no seu funil é utilizando uma ferramenta de CRM. Com o Pipedrive, seus representantes de vendas conseguem reunir e atualizar informações e definir lembretes de atividades para gerenciar leads e prospectos da melhor maneira possível.


3. Entrar em contato com novos leads

Falar com um lead pela primeira vez costuma ser difícil. Dependendo do mercado de atuação, há empresas que precisam de exorbitantes 1.000 ligações para conseguir agendar 30 demonstrações com novos clientes. E o insucesso dos follow ups por e-mail também não passa muito longe disso. Segundo um estudo da Yesware, que avaliou 500.000 e-mails de vendas internos, a taxa de resposta para o primeiro contato é de apenas 30%.

No entanto, é aqui que o estudo fica interessante. Após uma tendência de queda constante, o décimo e-mail da sequência de vendas teve ligeiro aumento na taxa de resposta em comparação com o nono.

O segredo é ser consistente com os e-mails de follow-up, já que a persistência às vezes compensa. Embora seja menos provável que você receba uma resposta à medida que o número de e-mails enviados aumenta, ainda vale a pena buscar a oportunidade — pelo menos até você receber uma resposta pedindo parar de enviar e-mails.

As chamadas frias também são uma maneira eficiente de os representantes de vendas entrarem em contato com os prospectos. Aqui, você confere alguns roteiros de chamadas frias que o ajudarão a falar com mais confiança no telefone.

O follow up também é uma parte importante do trabalho. Automatizar seus e-mails de acompanhamento para atingir e nutrir prospectos que estão em cima do muro pode poupar seu tempo. Você pode usar um CRM com automatização de e-mails para definir uma frequência de follow up, monitorar interações e realizar agendamentos enquanto os representantes tentam "vender seu peixe" para os leads.

Você pode até criar modelos personalizados de e-mail para usar em suas abordagens. Com os campos personalizados do Pipedrive, você pode usar dados armazenados no seu CRM para dar um toque de customização aos e-mails enviados para seus leads.

edit email template

Se um prospecto interagir ou responder um e-mail, seu representante de vendas receberá uma notificação.

A persistência compensa quando se trata de prospecção. Seu primeiro e-mail ou chamada normalmente será ignorado ou rejeitado. Ter um plano de follow up é a única maneira de levar os potenciais clientes para as etapas seguintes do seu funil.


4. Agendar sua reunião/encontro inicial

O segredo para economizar tempo nesta etapa é automatizar seu processo de agendamento de compromissos, pois isso ajuda a:

  • Minimizar o tempo gasto com tarefas administrativas;
  • Garantir que você não marque dois compromissos para o mesmo horário;
  • Reduzir o atrito envolvido em encontrar um horário conveniente para você e seu possível cliente;
  • Melhorar a experiência do lead de agendar um encontro com você.

Você precisará de uma ferramenta de agendamento de compromissos para automatizar essa parte do processo. Os melhores aplicativos são fáceis de usar e possuem integração com as suas outras ferramentas digitais.

Por exemplo, o Agendador, a ferramenta de agendamento do Pipedrive, permite que os representantes de vendas agendem um horário com um prospecto através do simples envio de um link. O prospecto pode ver quando o representante está disponível e escolher a data e hora mais convenientes.

Depois que um encontro é agendado, ele é automaticamente adicionado a ambas agendas. Assim, a preparação do pitch (ou discurso) pode começar em seguida.


5. Definir as necessidades do prospecto

O segredo para criar um pitch de vendas persuasivo é definir as necessidades do prospecto.

É possível fazer isso dando foco ao valor do que você oferece em vez do preço. Ao definir as necessidades com antecedência, você se posiciona à frente da concorrência.

As vendas baseadas em valor mostram ao prospecto como seu produto resolverá o problema deles. Seja humano em seu discurso, compreenda os pontos de dor que eles possuem e explique com clareza como o seu produto os ajudará. Mostre como sua solução funcionará na vida real e crie uma imagem irresistível da sua oferta.

O primeiro passo é fazer uma pesquisa sobre o seu prospecto para entender bem quais são as necessidades dele. Isso ajuda a dar mais significado às conversas e leva a relacionamentos sólidos. O método de vendas consultivas foca em mostrar ao prospecto que você faz questão de ter uma conexão a nível interpessoal, o que, por sua vez, gera confiança.

Essa abordagem é diferente das vendas baseadas em um produto, uma vez que o papel do vendedor é mais importante que o item ou serviço sendo comercializado, e, portanto, enfatiza o valor em vez dos recursos e preço.

As vendas consultivas podem ajudar os representantes de vendas a construírem relacionamentos mais profundos com os prospectos. Comece revisando algumas das perguntas mais simples que você fez durante a etapa de qualificação, com base no framework ANUM mencionado acima. Depois, escute com atenção as necessidades do prospecto e o que ele espera que seu produto ou serviço faça pelo negócio dele.

Ao compreender a situação do prospecto, você consegue posicionar seu produto convenientemente. Você também pode extrair mais informações do seu prospecto na chamada inicial fazendo perguntas abertas, como:

  • Que problema comercial você espera que possamos resolver?
  • Você pode descrever a sua situação atual?
  • Conte-me como você espera que isso fique após a resolução do seu problema?

Faça o que for preciso para ter certeza de que você entendeu completamente tudo que prospecto disse. Em suas próprias palavras, repita o que ele disse para garantir que você tenha captado com precisão as necessidades dele. Isso ajuda a garantir que você não entenda nada errado ou deixe algo importante de fora e o posiciona bem para a apresentação de seu produto mais tarde.


6. Apresentar uma solução

Nesta fase crítica, você precisa apresentar sua oferta como a solução para as necessidades do prospecto.

Utilizando o poder do "porquês", os representantes de vendas podem apresentar seu produto como uma solução explicando por que ele funciona em vez de como. Para fazer isso:

  • Comece com um problema: atraia o interesse do prospecto compartilhando como um problema que ele tem pode ser resolvido pelo seu produto. Responda primeiro o "porquê" dele;
  • Apresente algum valor: faça um resumo do valor do seu produto. Isso é diferente de destacar um recurso ou funcionalidade. Trata-se mais de dar uma ideia geral de um resultado;
  • Apresente o produto: destaque por que ele é a solução para o problema;
  • Forneça provas: conte a história de clientes satisfeitos. Aponte fatos e números para provar que eles tiveram sucesso e retrate o lado emocional de como seu produto os ajudou a resolver o problema;
  • Termine com uma pergunta: pergunte ao seu prospecto, de maneira aberta, sobre o negócio e a situação atual dele.

Apresentando seu produto dessa forma, você dá ao prospecto a oportunidade de imaginar como a vida dele seria com o seu produto. Quando terminar de falar, escute as preocupações dele e esteja pronto para responder quaisquer perguntas que ele possa ter.

Você pode até ir mais longe e fazer comparações diretas com seus concorrentes. Por exemplo, a Yesware fornece "cartões de batalha" para ajudar no pitch de seus representantes. Esses cartões contêm informações de como os produtos da empresa são melhores que os da concorrência.

sales stages script chart

Outro fator importante durante o pitch é ficar de olho no tempo. Se você falar demais, seu prospecto pode perder o interesse mais rápido do que você imagina.

O tempo ideal para um pitch de vendas é de cerca de 9 minutos. Caso contrário, o representante pode acabar perdendo a atenção do prospecto.

Mas independentemente de como você pretende montar seu discurso, evite apresentar muitos fatos indiscriminados. Lembre-se de focar no valor e em como seu produto resolverá o problema do prospecto.

Erik Qualman, fundador da Equalman, diz que a parte mais difícil de vender um produto para um prospecto é evitar a maldição do conhecimento.

“Você sabe absolutamente tudo sobre seu produto ou serviço, e isso pode impactar negativamente o seu processo de vendas se você "falar pelos cotovelos" em sua abordagem", disse ele.

“A melhor abordagem é entender qual recurso do seu produto ou serviço mais reduz o atrito para aquele prospecto específico (obs.: é imperativo pesquisar e compreender os desafios e os pontos de atrito do prospecto) e deixar tudo muito claro continuamente”.


7. Negociar e superar objeções

Em vendas, os prospectos sempre terão objeções.

No entanto, negociar e superar objeções de vendas é possível se você estiver preparado para isso. As objeções mais comuns envolvem orçamento e timing, mas há algumas outras como:

  • Concorrência: se o lead usa um produto da concorrência, você precisa mostrar que o seu é uma opção melhor.
  • Confiança: a sua empresa é nova? Tenha em mãos alguns depoimentos de casos de sucesso seus.
  • Mudança: mudar é difícil. Você precisa convencer os prospectos de que o seu produto vale a pena destacando o que a mudança poderia significar para o negócio deles.
  • Autoridade: você está negociando com alguém que pode tomar uma decisão de compra? Assegure-se, desde o início, de estar falando com um tomador de decisões.
  • Necessidade: se o prospecto acha que não precisa do seu produto, cabe a você mudar essa perspectiva e agregar valor.

Se você se planejar para essas objeções antes de elas surgirem, será muito mais fácil superá-las. É provável que a sua equipe de vendas esteja enfrentando desafios parecidos com seus respectivos prospectos. Então, use isso a seu favor e procure discutir as objeções mais frequentes durante as reuniões.

Trabalhe com sua equipe para:

  • Escrever uma lista das objeções de vendas mais comuns ouvidas a cada dia;
  • Elaborar um plano sobre como superá-las;
  • Analisar as oportunidades perdidas no passado, revisando transcrições de chamadas e e-mails;
  • Fazer uma lista das objeções mais comuns;
  • Descobrir por que a objeção não pôde ser superada, e como seus representantes podem abordá-la de maneira diferente a partir de agora;
  • Escrever roteiros que os seus representantes de vendas possam usar para superar objeções específicas com táticas consistentes no futuro.

Confira a nossa ferramenta de vendas "Supere objeções de vendas" para saber como os especialistas abordam algumas das objeções mais comuns ou assista a um dos vídeos da nossa série online.

Siga o plano que a sua equipe de vendas criou e tente superar as objeções dando um passo de cada vez. Você não vai ganhar todos os leads e, inclusive, talvez tenha que abandonar aqueles que não possuem o perfil desejado.


8. Fechar o negócio

Agora, chegou a hora de fechar negócio com o seu prospecto e solicitar a assinatura do contrato.

No entanto, conseguir essa assinatura é mais difícil do que parece. Então, como ganhar o negócio?

Fechar um negócio leva tempo. Seu prospecto provavelmente precisará levar sua solução para a equipe dele analisar. Se ele não for o único tomador de decisão, também precisará conseguir aprovação para garantir que sua solução esteja alinhada com a estratégia de negócios da empresa.

Tudo isso leva tempo, e apressar um prospecto pode destruir o relacionamento que você construiu. No entanto, é imprescindível garantir que ele saiba que não foi esquecido. Mantenha contato enviando informações de valor que possam despertar seu interesse e, aos poucos, guie-o até o fechamento do negócio.

Essas informações podem ser posts interessantes no seu blog e estudos de caso, ou então, recursos de um novo produto que pode resolver algum dos problemas que você identificou na etapa de qualificação ou nas ligações.

Se, mesmo assim, você não obter uma resposta, tente enviar um e-mail com o propósito de iniciar uma conversa. Faça perguntas como:

  • “Qual é a sua linha do tempo de compra?”
  • “Você precisa de mais alguma coisa antes de tomar uma decisão?”
  • “Há outros tomadores de decisão envolvidos??”
  • “Você está disponível para uma ligação rápida?”

Quando fechar negócio com o prospecto, procure fazer com que o contrato seja assinado rapidamente. Se você usa um CRM como o Pipedrive, pode gerar uma proposta com a funcionalidade de assinatura eletrônica no recurso de Documentos de Vendas.

O segredo para fazer um bom gerenciamento do seu funil é monitorar em qual etapa cada negócio se encontra. David Wallace, do Sales Management Group, diz que a visibilidade do funil de vendas é vital para decisões a nível de organização — e não apenas nas vendas.

“Ele tem ramificações para a produção, marketing, RH”, diz ele.

“Sem uma visibilidade adequada, você não saberá a quantidade de recursos que precisa, nem quanto dinheiro terá. Sem a visibilidade de funil, fica difícil gerenciar um negócio”.

É fácil ter visibilidade de funil com uma ferramenta como o Pipedrive. Os representantes de vendas podem mover os negócios no fluxo de trabalho de forma visível e colaborativa.


9. Conseguir indicações

A última etapa do gerenciamento de funil consiste em conseguir indicações dos seus novos clientes.

E por mais relevância que isso possa ter para qualquer negócio, segundo o LinkedIn, somente 11% dos vendedores pedem que seus clientes indiquem o produto ou serviço que vendem.

Em face à possibilidade de rejeição, pode ser difícil ser confiante a ponto de pedir indicações. Para combater esse cenário temido, otimize seu processo de indicação para tornar tudo mais fácil para seus novos clientes. Descubra como a seguir:

  1. Use o poder do LinkedIn: o LinkedIn mostra as conexões do seu novo cliente. Use-o em seu benefício e busque prospectos que se enquadram no perfil desejado. Depois, peça ao seu novo cliente que apresente você a esse(s) contato(s), possivelmente com uma oferta de incentivo, como um desconto.
  2. Tome cuidado com o timing: não peça uma indicação no mesmo dia que você fechou um negócio. Em vez disso, aguarde até seu novo cliente ter algum benefício com seu produto, pois assim, você garante que ele está satisfeito e pronto para recomendá-lo a outras pessoas.
  3. Exceda as expectativas: vá além do esperado nas primeiras semanas após o fechamento de um negócio. Pergunte ao cliente como as coisas estão indo. Se puder retribuir uma indicação, faça-o. Exceder expectativas após uma venda é uma das melhores maneiras de ganhar popularidade.

Inclusive, você também pode dar aos clientes um modelo de indicação para usarem ao apresentar você para outros contatos. Ele deve conter uma explicação de quem você é, como seu cliente conhece você e o produto e por que ele está apresentando e recomendando a sua empresa.


Para concluir

Fazer um bom gerenciamento de funil é mais fácil quando você tem um processo definido.

Fechar um negócio é mais do que simplesmente prospectar e fazer um pitch de vendas. Os representantes precisam definir as necessidades de seus prospectos, otimizar o agendamento de compromissos e criar pitches mais inteligentes e direcionados para ter sucesso.

Muitas vezes, o segredo para um gerenciamento eficiente do funil se resume às ferramentas que você tem em mãos. Utilizar esses recursos de vendas e automatizações não só melhora a visibilidade do seu funil, como também ajuda a economizar um tempo que pode ser gasto nas vendas.

Com mais tempo disponível, você conseguirá fechar mais negócios. Ou seja, é uma situação em que tanto você quanto seu time de vendas saem ganhando.

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