Die Anpassung des Kundenbeziehungsmanagements (CRM) kann Ihnen helfen, Ihren Umsatz zu steigern und mehr Aufträge zu gewinnen. Mit der Anpassung Ihres CRM an Ihren Vertriebsprozess können Sie Zeit sparen, Ihr Marketing optimieren und das, was Sie am besten können, systematisch umsetzen.

Bei CRMs gilt: Der erzielbare Nutzen hängt vom betriebenen Aufwand ab. Wer seine Prozesse nicht genau definiert, steht am Ende mit qualitativ schlechten Daten und einer schwächeren Performance da.

Eine anpassbare CRM-Software verbessert zudem das Berichtswesen. Durch unternehmensspezifische Einblicke können Sie Ihr Verbesserungspotenzial genau erkennen und dadurch Ihre Erfolgschancen erhöhen.

Wünschen Sie sich ein anpassbares CRM?

Dieser Artikel richtet sich an Vertriebs- und Marketingfachleute, die ihre Vertriebsprozesse systematisieren und optimieren möchten. Es wird erklärt, welche Möglichkeiten Sie zur Anpassung Ihres CRM haben und wie Sie davon profitieren können.

• Was ist ein anpassbares CRM

• Die Anpassung des CRMs beginnt der Bestimmung Ihrer Ziele und Anforderungen

Was ist ein anpassbares CRM?

Die Feinabstimmung Ihres Vertriebsprozesses ist entscheidend für den Erfolg. Ihr CRM muss für diesen Prozess optimiert werden, damit Sie Ihrem Vertriebsteam die Arbeit erleichtern und eine höhere Datenqualität erzielen.

Mit einem anpassbaren CRM können Sie Funktionen hinzufügen oder Änderungen vornehmen, um es optimal an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. So können Sie beispielsweise die Phasen Ihrer Pipeline einrichten und festlegen, welche Daten über ein Unternehmen oder einen Kunden erfasst werden sollen.

Die Anpassung eines CRM beginnt mit Ihren Zielen und Anforderungen

Die Anpassung beginnt mit Ihrem Vertriebsprozess. Analysieren Sie jeden Schritt in Ihrer Buyer's Journey und überlegen Sie, wie dieser am besten erfasst werden kann: Welche Informationen müssen die Vertriebsmitarbeiter festhalten? Welches sind die wichtigsten Schritte in diesem Prozess?

Es empfiehlt sich zudem, Ihre Vertriebs- und Unternehmensziele zu überdenken. Wenn Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viele Aktivitäten erforderlich sind und wie sich die Vertriebsaktivitäten im Laufe der Zeit verändern werden, ergeben sich Möglichkeiten für Anpassungen.

Bei dieser Gelegenheit können Sie auch Probleme in Ihrem Vertriebsprozess lösen. Vielleicht werden Informationen nicht korrekt eingegeben oder Deals gehen an einem bestimmten Punkt in der Pipeline verloren. Mit hilfreichen Hinweisen können Sie diesen Prozess ändern.

Sobald Sie Ihre Anforderungen ausgearbeitet haben, können Sie sich um die Möglichkeiten zur Anpassung Ihres CRMs kümmern. Diese schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

11 Vorteile eines anpassbaren CRMs

Dieser Abschnitt enthält Vorschläge, wie Sie Ihr CRM anpassen können und welche Vorteile diese individuellen Abstimmungen mit sich bringen

1. Entwicklung Ihrer Pipeline

Die Phasen in Ihrer Sales-Pipeline müssen Ihren Vertriebsprozess widerspiegeln - sowohl betreffend der Schritte, die potenzielle Kunden auf ihrem Weg durch die Pipeline durchlaufen, als auch in Bezug auf die Wahrscheinlichkeit eines Deal-Abschlusses.

Die Anpassung Ihrer Pipeline hilft Ihnen, Verkäufe genau zu verfolgen und ermutigt Ihre Vertriebsmitarbeiter, sich an bewährte Methoden zu halten.

Die Analyse von Verkaufsgesprächen ist eine nützliche Möglichkeit, den Prozess in eine Reihe von Schritten zu unterteilen. Dazu können Gespräche zur Kontaktaufnahme und Überprüfung des Interesses, Produktdemonstrationen und Angebotspräsentationen gehören. Dieser Prozess unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, umfasst aber in der Regel vier bis sieben Phasen.

Für jede Phase in Ihrem Verkaufsprozess sollten Sie die folgenden Schritte festhalten:

1. Der Name der Phase

2. Was ist erforderlich, um einen Deal in diese Phase zu verschieben (z. B. Präsentation einer Demo)

3. Die Wahrscheinlichkeit des Deal-Abschlusses

Der letzte Punkt ist entscheidend für die Berechnung Ihrer gewichteten Vertriebs-Pipeline (der Wert der Deals, die Sie wahrscheinlich abschließen werden, basierend auf der Gesamtzahl der Deals in Ihrer Pipeline).

Mehrere Sales-Pipelines einrichten

Ihr Unternehmen vertreibt möglicherweise verschiedene Produkte, für die unterschiedliche Verkaufsprozesse bestehen. In diesem Fall sollten Sie darüber nachdenken, diese Umsatzquellen in verschiedene Sales-Pipelines aufzuteilen.

Das bedeutet, dass Sie für jede Produktgruppe eigene Phasen und Gewinnaussichten festlegen können. Darüber hinaus können Sie auf diese Weise problemlos Berichte über die verschiedenen Geschäftsbereiche erstellen.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie vertreiben Computerhardware und bieten dazu einen IT-Beratungsservice an. Wahrscheinlich unterscheiden sich hier die Phasen, die ein Deal durchläuft, und die benötigte Zeitdauer für den Abschluss eines Deals. Vielleicht möchten Sie auch einfach sehen, welches Volumen an Beratungsaufträgen Sie im nächsten Quartal von Nicht-Kunden und anderen Personen im Vergleich zu Kunden, denen Sie bereits Hardware verkauft haben, erwarten können.

2. Feinabstimmung Ihres Lead-Generierungsprozesses

Opportunities werden normalerweise als Leads in das CRM aufgenommen. Jemand kann auf Ihrer Website eine Anfrage stellen oder beim Herunterladen eines Leitfadens seine Kontaktinformationen angeben.

Zu den wichtigen Informationen, die Sie über Leads erfassen sollten, gehören:

1. Die Lead-Quelle

2. Wie “warm” der Kontakt ist

3. Ob es ein Marketing-Lead oder ein durch den Vertrieb qualifizierter Lead ist

Die Herkunftsquelle von Leads zu erfassen, ist von entscheidender Bedeutung. Es hilft Ihnen festzustellen, welche Vertriebs- und Marketingmaßnahmen erfolgreich sind. Die Verwendung einer Liste zur Angabe der Deal-Quelle anstelle einer Texteingabe erleichtert das Reporting.

Ein durch das Marketing qualifizierter Lead ist jemand, der auf eine Kampagne reagiert hat. Ein vom Vertrieb qualifizierter Lead ist ein potenzieller Kunde, der Interesse daran bekundet hat, zu einem zahlenden Kunde zu werden.

3. Nutzung von Daten für die Ausarbeitung der Vertriebsstrategie

Nachdem Sie Ihr CRM zur Erfassung verschiedener Daten angepasst haben, kann es unglaublich nützliche Erkenntnisse über Ihren Vertriebsprozess und mögliche Optimierungsmöglichkeiten liefern.

Die Aufschlüsselung der Daten, um das Verhalten basierend auf bestimmten Merkmalen zu erkennen, hilft bei der Ermittlung von Verkaufschancen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Kunden in einer bestimmten Region oder aus einer bestimmten Branche besonders positiv auf eine Kampagne oder ein neues Produkt reagieren. Oder es werden unerwartete demografische Details aufgedeckt, die den Umfang von Deals vorhersagen.

4. Optimiertes Reporting durch ein maßgeschneidertes Dashboard

Vertriebsberichte sind ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenswachstums. Die Feinabstimmung der Berichtsdaten ermöglicht es dem Team, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren und der Zugriff auf Echtzeitinformationen erlaubt eine rasche Reaktion.

Hier sind sieben Messgrößen, die in ein Vertriebs-KPI-Dashboard gehören:

1. Neue Deals

2. Gewonnene Deals

3. Gründe für verlorene Deals

4. Durchschnittliche Zeit zum Gewinn eines Deals

5. Durchschnittlicher Wert eines Deals

6. Umwandlung des Verkaufstrichter

7. Offene Deals pro Phase

Vertriebs-Dashboards können für unterschiedliche Zwecke erstellt werden. So können Sie beispielsweise ein Übersichts-Dashboard erstellen, das allen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, den Fortschritt zu verfolgen. Individuelle Dashboards sind wiederum für Vertriebsmitarbeiter gedacht, die sich auf ihre eigenen Aktivitäten konzentrieren möchten.

Mit CRMs wie Pipedrive können Sie Ihre Einblicke und Berichte individuell anpassen. Die Berichte können nach benutzerdefinierten Feldern gefiltert werden, so dass Sie z. B. die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss eines Deals nach Lead-Quelle oder den Umfang von Deals nach Region analysieren können.

Wenn Sie die Datenerfassung richtig angehen, sind die Möglichkeiten zur Gewinnung von Erkenntnissen grenzenlos.

5. Produktivität steigern: Wiederkehrende Aufgaben schneller erledigen

Sie können wiederkehrende Aufgaben wie Telefonanrufe und das Schreiben von E-Mails direkt aus Ihrem CRM-System erledigen.

Vertrauen Sie nicht auf das manuelle Kopieren von Daten von einem System in ein anderes. Durch die Integration von Tools mit Ihrem CRM können Sie sicherstellen, dass Sie die verfügbaren Daten optimal nutzen.

6. Nutzung von Vorlagen für Verkaufsdokumente

Das Aufsetzen eines systematischen Vertriebsprozesses schafft wiederkehrende Schritte, wie z. B. der Versand von Dokumenten wie E-Mails oder Angeboten. Diese werden oft anhand von CRM-Daten oder den Kenntnissen des Vertriebsmitarbeiters über ein Unternehmen angepasst.

Sie haben vielleicht zwei oder drei Arten von Angeboten, die auf der Persona des Kunden oder der Branche basieren, oder eine E-Mail-Vorlage mit der Bitte um eine Weiterempfehlung.

Das Hinzufügen von benutzerdefinierten Verkaufsdokumentsvorlagen zu Ihrem CRM spart Zeit. Zudem können Sie so sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet sind.

7. Datenerfassung zur Optimierung des Marketings

Mit einer anpassbaren CRM-Software können Sie bestimmen, welche Daten erfasst werden und so Ihren Vertriebs- und Marketingprozess verbessern.

Personalisiertes Marketing hat eine wesentlich höhere Erfolgschance. Das ist der Grund, weshalb 89 % der digitalen Unternehmen in die Personalisierung investieren und Sie auf automatisierte Massen-E-Mails an unzählige Kontakte verzichten sollten.

Sie können Ihr CRM für die Erfassung der folgenden Daten anpassen:

Standort: Ausrichtung der Marketingaktivitäten nach dem Standort/der Region Ihrer Kunden

Persona: Zuordnung von Kontakten zu Ihren bestehenden Marketing-Personas

Ergebnisse: Gegenüberstellung von Kundenzielen und Deals

Unternehmensgröße: Verfeinerung des Verkaufsprozesses basierend auf der Größe der Unternehmen

Kampagnen: Verknüpfung von Kontakten mit Kampagnen, um diese gezielt anzusprechen.

Kaufgeschichte: Adaptierung von Marketingkampagnen und Ermittlung von Upselling-Möglichkeiten

Kundenzufriedenheit: Ausrichtung Ihrer Marketingkampagnen auf zufriedene Kunden, damit Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, Erwartungen zu antizipieren

Lead-Quelle: Erfassung der Lead-Quelle um zu ermitteln, welche Marketingmaßnahmen zu den größten Erfolgen führen.

Das Wichtigste bei der Datenerfassung ist der Fokus auf diejenigen Informationen, die Ihren Vertriebs- und Marketingprozess unterstützen. Sammeln Sie keine Daten, die nicht verwertbar und nicht relevant sind.

Eine nachträgliche Berichtigung der Daten in einem CRM ist schwierig. Die Verwendung von Pflichtfeldern, Dropdowns und Hinweisen stellt sicher, dass die Daten korrekt eingegeben werden.

So können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Deal nur dann in die Phase "Qualifiziertes Angebot" übergehen kann, wenn ihm ein Geldbetrag zugewiesen wird.

Erstellung von benutzerdefinierten Feldern zur Segmentierung von Leads und Kunden

Zusätzliche Informationen werden häufig durch "benutzerdefinierte Felder" hinzugefügt. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Informationen zu erfassen, die sich auf Ihre spezifischen Vertriebsprozesse beziehen.

Dadurch werden die Vertriebsmitarbeiter ermutigt, die richtigen Fragen zu stellen, und Sie können die Art und Weise, wie Sie Ihre Zielgruppen ansprechen, präzisieren.

8. Kampagnen für die Einführung und Überwachung neuer Initiativen nutzen

Führen Sie ein neues Produkt ein? Bieten Sie Stammkunden eine Preisermäßigung an? Möchten Sie eine Kampagne an eine Zielgruppe senden, die eine bestimmte Persona widerspiegelt?

Es gibt viele Gründe, eine spezifische Gruppe von Kontakten gezielt anzusprechen. Um jedoch effektiv mit ihr zu kommunizieren und die Ergebnisse zu verfolgen, benötigen Sie eine Möglichkeit, sie in Ihrem CRM mit der Kampagne zu verlinken.

Kampagnenoptionen werden in der Regel über benutzerdefinierte Datenfelder hinzugefügt.

Das Hinzufügen von Kontakten oder Organisationen zu Kampagnen kann durch das Filtern bestehender CRM-Daten (z. B. nach Branche oder Datum des letzten Kontakts) oder durch manuelles Markieren von Personen erfolgen.

Hier sind zwei Beispiele.

1. Bei einem Kundengespräch wird ein Problem festgestellt, dem ein bestimmtes Produkt Abhilfe schaffen könnte. Dies kann für zukünftige Marketingkampagnen vermerkt werden.

2. Inaktive Kunden können markiert werden, um eine Kontaktaufnahmen einzuleiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter über die jeweiligen Kampagnen informiert sind, denn je besser die Qualität der Daten, desto mehr Umsatz werden Sie damit erzielen.

Kampagnen helfen außerdem beim Reporting. Ein Vertriebsmitarbeiter könnte 50 Personen identifizieren, die er in den nächsten vier Wochen ansprechen will. Wenn Sie diese Liste abrufen, können Sie die Entwicklung dieser Gespräche z. B. anhand des letzten Kontakts oder der offenen Deals verfolgen.

9. CRM mit Integrationen, Add-Ons und Funktionen ausstatten

Durch den Einsatz von Add-Ons und neuen Funktionen können Sie Ihren Vertriebsprozess erheblich verbessern.

Jedes Unternehmen verfügt über unterschiedliche technische Lösungen. Sie möchten die Tools verwenden, die Ihrem Unternehmen am besten dienen. Daher ist es wichtig, dass Ihr CRM die nötige Flexibilität bietet, um diese Anwendungen und Funktionen zu integrieren.

Sie könnten zum Beispiel mithilfe von JotForm Umfragen bei potenziellen Kunden durchführen. In diesem Fall werden die Rückmeldungen direkt als Leads an Ihr CRM-System gesendet, damit die Vertriebsmitarbeiter sie schnell und einfach bearbeiten können.

Entscheidend ist, dass Sie die Mehrfacherfassung von Daten und manuelle Aufgaben vermeiden - Lead-Daten verhelfen Ihnen nicht zu mehr Umsatz, wenn sie in einer Tabellenkalkulation in der Schublade eines Mitarbeiters liegen.

Integrieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware

CRMs erfassen Deal-Informationen und diese Daten werden nach Abschluss eines Deals oft manuell in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens übertragen. Das muss nicht sein.

Anpassbare CRMs bieten die Möglichkeit, direkt aus dem Deal eine Rechnung zu erstellen. Dazu müssen Sie Ihre Buchhaltungssoftware verknüpfen und festlegen, welche Informationen aus Ihren CRM-Daten übernommen werden sollen.

Dieser Ansatz spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, die ausstehenden Rechnungen eines Kunden einzusehen.

10. Individuelle Benachrichtigungen und Warnungen einrichten

Wir alle kennen das bange Gefühl, bei einem Deal nicht schnell genug nachgefasst zu haben oder Aufträge zu verlieren, weil wir im Prozess den einen oder anderen Schritt versäumt haben.

CRM-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Sie keine Verkaufschancen ungenutzt lassen. Eine Warnung, wenn ein Deal stagniert oder ein Hinweis, wenn eine Aktivität abgeschlossen werden muss, veranlasst die Mitarbeiter, ihre Aufgaben zu erledigen und die Kommunikation am Laufen zu halten und so ihre Erfolgschancen zu erhöhen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihr CRM so anpassen, dass diese Benachrichtigungen mit Ihrem Vertriebsprozess harmonieren.

Verkaufen Sie an ein großes Unternehmen? Ein langwieriger Freigabeprozess kann bedeuten, dass Sie länger warten müssen, bis Sie bei einem Angebot nachhaken oder einen Deal als stagnierend kennzeichnen. Bei B2B-Verkäufen von Produkten an kleinere Unternehmen bewegen sich die Deals hingegen schneller durch die Phasen, da diese KMUs die Lieferungen sofort benötigen.

11. Anpassung der Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen

Berechtigungen geben Nutzern das Recht, auf verschiedene Arten von Informationen zuzugreifen und diese zu bearbeiten.

So können Sie beispielsweise weniger erfahrene Teammitglieder mit der Dateneingabe betrauen, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, wichtige Daten zu ändern. Ebenso können Sie Ihre Daten schützen, indem Sie sicherstellen, dass außer Ihren Admin-Nutzern niemand komplette Datensätze herunterladen kann.

Die einfachste Möglichkeit der Zugriffsverwaltung ist die Erstellung von verschiedenen Berechtigungssets für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern.

Die Anpassung Ihrer Berechtigungs- und Sicherheitseinstellungen verbessert die Datensicherheit und verringert das Risiko von Datenverlusten.

Sollten wir ein maßgeschneidertes CRM in Auftrag geben?

Maßgeschneiderte CRMs werden individuell für ein Unternehmen entwickelt. Das bedeutet, dass dieses jedes einzelne Detail der CRM-Funktionalität bestimmen kann.

Ein CRM von Grund auf neu zu konzipieren ist jedoch teuer. Die Verwendung eines anpassbaren CRM ist in der Regel die beste Lösung, insbesondere für kleinere Unternehmen.

Wichtig ist, dass das von Ihnen gewählte CRM über die Funktionen verfügt, die Sie für einen effizienten Vertriebsprozess benötigen.

Schlussgedanken

Die Feinabstimmung und systematische Gestaltung Ihrer Vertriebsprozesse bilden die Grundlage für Ihr Wachstum. Sie erhöhen Ihre Erfolgschancen und helfen bei der Einarbeitung und Schulung neuer Vertriebsmitarbeiter.

Das bedeutet, dass die Abstimmung Ihres CRM auf Ihren Vertriebsprozess unerlässlich ist. Es macht keinen Sinn, an Ihrer Buyer Journey zu arbeiten oder Informationen über potenzielle Kunden zusammenzutragen, wenn Ihr CRM diese Daten nicht erfassen kann.

Es ist beeindruckend, wie viel Zeit Sie mit einem optimal angepassten CRM einsparen können. Vertriebsmitarbeiter müssen nur relevante und verwertbare Daten eingeben, dem Marketing steht eine umfangreiche Datenbank mit Informationen zur gezielten Bearbeitung potenzieller Kunden zur Verfügung und benutzerdefinierte Dashboards ermöglichen ein optimales Reporting.

Kurz zusammengefasst: Sie müssen das beste anpassbare CRM finden.