Como fazer uma proposta comercial efetiva (com template)

Sua proposta comercial, proposta de projeto ou proposta de negócios – enfim, qualquer tipo de proposta formal que você tiver de elaborar – deve apresentar a seus clientes em potencial um horizonte futuro no qual eles superaram seus obstáculos e resolveram seus problemas após adquirirem seu produto ou contratarem seu serviço.

No entanto, é fácil cair na armadilha de tornar sua proposta comercial muito longa, muito vaga ou muito genérica. Mesmo que você tenha uma solução perfeita para seu cliente em potencial, esses erros farão você perder essa venda.

Quer fazer melhor que isso? Neste guia, você será conduzido pelas etapas necessárias para escrever propostas comerciais perfeitas. Também receberá dicas, exemplos e modelos de propostas comerciais que podem ser usadas para explorar todo o potencial dessa importante ferramenta de vendas.

O que é uma proposta comercial?

Uma proposta comercial é um documento que uma pessoa ou uma empresa usa para apresentar seus serviços ou produtos a consumidores ou clientes em potencial. Elas também costumam ser chamadas de propostas de negócios, propostas de projetos ou resumos executivos.

As propostas comerciais podem ser usadas por equipes de vendas, consultores, agências ou qualquer pessoa que queira mostrar como pode atender seu público-alvo com aquilo que a empresa oferece.

Uma excelente proposta comercial ajudará você a alcançar os seguintes resultados:

Mostrar que você entende totalmente as necessidades do seu cliente potencial. Ela prova que você pesquisou cuidadosamente sobre as necessidades deles com base em suas conversas anteriores ou a partir de uma solicitação de proposta.

Convencer seu cliente potencial de que você é a melhor solução disponível para ele. Quando uma proposta tem uma ótima narrativa, ela vincula os desafios que seu cliente potencial enfrenta aos benefícios do que você está oferecendo. Como resultado, seu cliente pode imaginar um futuro onde suas dores são resolvidas graças ao seu produto ou serviço.

Inspirar o cliente a agir. Ela dá ao seu cliente em potencial a confiança de que tem todas as informações necessárias para tomar sua decisão. Isso inclui clareza a respeito do orçamento, dos resultados esperados e dos passos que eles devem dar para iniciar o processo.

Em última análise, uma proposta deve transmitir claramente o valor de trabalhar com você. Ela é autêntica, clara e personalizada para atender às necessidades e expectativas do seu cliente potencial.

6 maneiras de garantir que você envie uma proposta comercial profissional

Sua empresa é única, assim como o modo com que você alinha suas ofertas às necessidades do seu público. Suas propostas de vendas devem refletir isso.

No entanto, existem algumas dicas e estratégias por trás de propostas comerciais bem-sucedidas que podem ser aplicadas a todos os setores e ciclos de vendas. Coloque-as em prática para deixar suas propostas profissionais e irresistíveis.

1. Analise seus clientes em potencial

Sem entender profundamente o que seu cliente precisa, sua proposta comercial será um jogo de adivinhação. Você pode estudar os principais exemplos e modelos de propostas comerciais o dia todo, mas ainda terá de realizar pesquisas aprofundadas para adaptar suas propostas de vendas às necessidades de cada cliente.

A ação principal aqui é pesquisar. Procure descobrir mais sobre os seguintes fatores:

• Objetivos. Quais são os problemas e desafios tangíveis que seus clientes querem resolver?

• Orçamento. Há margem para negociação ou a verba é um valor fixo?

• Partes interessadas e tomadores de decisão. Para quem você deve direcionar sua mensagem e como você deve entregá-la?

• Urgência. Esta é uma questão urgente ou algo que eles estão abordando com mais calma?

Ao coletar essas respostas, anote as palavras e frases exatas que seus clientes em potencial já têm utilizado para descrever sua situação. Insira esses termos em sua proposta para que eles sintam que foram verdadeiramente ouvidos.

2. Faça a mesma análise em seus melhores clientes

Você vai obter os melhores insights cruzando a pesquisa acima com os dados sobre seus consumidores ou clientes existentes. Ou, melhor ainda, usando as informações sobre seus melhores clientes.

Normalmente, os seus melhores clientes são aqueles que:

• Estão com você há mais tempo

• Gastaram mais dinheiro com você

• Fazem mais compras recorrentes

• Indicaram mais negócios para você

Eles geralmente apresentam uma mistura dessas características, ou até mesmo possuem todas elas. Uma vez identificados, analise a experiência deles como seus clientes e como eles se comunicaram com sua equipe. Provavelmente, há muitos indicadores nas conversas que você teve com eles quando ainda eram clientes em potencial.

Lembre-se de como foi o processo de avaliação de sua proposta e, depois, como escolheram sua solução como a melhor. Revise os registros de atendimento ao cliente, as notas de chamadas de vendas em seu CRM e quaisquer outros indicadores de seus objetivos, orçamento, urgência e principais pontos de dor.

Se você encontrar materiais antigos ou propostas da época em que estava negociando com eles, use-os como exemplos de propostas comerciais para novos clientes. Mesmo tendo que editar e ajustar um pouco, usar uma proposta qualificada como base é um bom ponto de partida.

3. Inclua sua proposta única de valor

Unique selling proposition é um termo em Inglês que pode ser entendido como proposta única de valor ou diferencial competitivo exclusivo. Ele descreve o que torna sua empresa única no mercado, e como seus produtos ou serviços beneficiam seu público-alvo. É uma afirmação que visa diferenciar os produtos que você vende – e, ao mesmo tempo, a sua marca – da concorrência, falando diretamente dos problemas que você resolve.

Ela não deve ser confundida com a proposta de valor de marketing, utilizada como um slogan ou frase de efeito em seu site: é a espinha dorsal de todas as comunicações que você faz, incluindo gestão de marca, marketing, relações públicas, atendimento ao cliente e, claro, reuniões de vendas.

Por exemplo, suponha que você seja um corretor de imóveis e esteja montando a proposta de um imóvel. Ao adicionar sua proposta única de valor, você consegue se destacar em um mar de outras propostas.

Por que é assim? Porque você demonstra alguns ou todos os fatores seguintes:

• Sua vantagem exclusiva em comparação com outros corretores

• Um processo ou experiência exclusivo, que só você utiliza

• Credibilidade com base em resultados extraordinários que você alcançou

Isso significa que, em vez de uma frase genérica que qualquer pessoa pode copiar, você pode ter uma proposta única de valor, como:

• Ajudamos mais pessoas a comprarem sua primeira casa do que qualquer outra imobiliária de [cidade/país]. Mais de X% dos nossos clientes estão comprando seu primeiro imóvel.

• Usamos nosso exclusivo sistema de X etapas para vender sua casa em [período de tempo] pelo maior valor de mercado.

Portanto, use uma proposta única de valor forte para trazer mais confiança a seu futuro cliente ou consumidor.

4. Use as melhores práticas de escrita comercial

Sites, anúncios de mídia social, outdoors, conteúdos de inbound marketing e qualquer outra forma de divulgação que você possa imaginar, todos contam com ótimos textos de vendas. Sem eles, a mensagem comercial pode se tornar confusa ou perder força.

O mesmo vale para sua proposta comercial. Use estes princípios de redação publicitária para fortalecer sua proposta:

• Use títulos, marcadores e parágrafos curtos

• Use princípios de storytelling em seu discurso de vendas para que cada parte conduza o leitor naturalmente à próxima

• Não deixe sua proposta muito longa (evite palavras desnecessárias e frases muito compridas)

• Use voz ativa para tornar seu texto mais envolvente e imediato (por exemplo, use “veja os resultados” em vez de “os resultados podem ser vistos aqui”)

• Use elementos visuais de alta qualidade se eles puderem agregar valor às suas mensagens principais

5. Crie um modelo de proposta comercial

Em vez de começar do zero toda vez que estiver negociando com um cliente em potencial, crie um template de proposta comercial que você consiga personalizar para cada novo cliente.

Dessa forma, trabalhando a partir de uma proposta comercial pronta, sua equipe de vendas consegue economizar tempo no processo de apresentação da proposta e, ao mesmo tempo, garantir que não se esquecerão de nenhum dos principais elementos de sua oferta.

6. Facilite a aceitação e o avanço do negócio

De que forma seu cliente em potencial avança e compra de você ou o contrata? Será que você não está dificultando um pouco as coisas?

Elimine o máximo de atrito possível desta etapa crucial. Se existem muitas etapas que seus clientes em potencial precisam atravessar, uma ótima proposta de negócios pode não ser suficiente para fechar a venda. Por exemplo, se os clientes precisam selecionar uma opção e assiná-la, há duas maneiras muito diferentes de fazer isso:

• Eles enviam um e-mail ou ligam para você para escolher uma opção, recebem um contrato seu, imprimem, assinam, digitalizam, enviam de volta e aguardam sua confirmação

• Eles clicam em sua opção preferida e assinam digitalmente seu contrato por e-mail em poucos minutos

Obviamente, a segunda opção é a recomendada, pois é uma maneira mais tranquila e simples de conquistar clientes em potencial.

No CRM Pipedrive, o Smart Docs ajuda você a remover quaisquer possíveis atritos da fase de assinatura da proposta. Esses são alguns dos seus principais benefícios:

• Configure modelos de documentos de vendas para que incluam qualquer campo do Pipedrive, até mesmo campos personalizados, permitindo enviar cotações mais rapidamente e com menos esforço, o que efetivamente elimina o trabalho manual do processo e reduz possíveis erros

• Crie tabelas de cotações dentro de documentos que puxarão automaticamente informações relacionadas ao negócio

• Armazene cotações, propostas e contratos no Google Drive e no Google Docs para que sejam facilmente encontradas depois

• Rastreie se as propostas se tornaram negócios no Pipedrive ou na unidade de armazenamento escolhida para avaliar sua eficácia e fazer melhorias

• Compartilhe novos links com os envolvidos ao atualizar documentos para que todos acessem as versões mais recentes

• Receba notificações sobre a abertura de documentos – assim, você sabe quando os clientes em potencial estão mais propensos ​​a fechar contrato e pode entrar em ação quando o negócio estiver quente.

Como escrever uma proposta comercial em 5 passos

Pronto para escrever a proposta comercial perfeita? Siga estes cinco passos para que isso aconteça.

Passo 1: Entenda o que seu cliente em potencial está procurando

O que seu cliente em potencial quer alcançar? Qual problema você está resolvendo?

Antes de escrever uma única letra de sua proposta comercial, consiga as respostas para essas perguntas. Você poderá obtê-las de duas maneiras:

• A partir do pedido de proposta feito pelo próprio cliente

• A partir de suas interações com o cliente potencial durante as conversas de qualificação de lead

Nesta etapa, é seu trabalho listar todos os pontos de dor que seu cliente potencial está enfrentando. Eles já tentaram resolvê-los de alguma outra maneira? Adicione isso à sua lista também.

Algumas outras perguntas que você deve responder nesta etapa são:

• Havia um senso de urgência no pedido de proposta do seu cliente potencial ou nas conversas que teve com você?

• Quem é o decisor? Existe mais de um? Quais são seus cargos?

• Qual é o maior impacto de resolver esse problema para seu cliente em potencial (por exemplo, na receita dele)?

• Eles especificaram o formato de solução que estão procurando (por exemplo, software, consultoria, terceirização, etc.)?

Passo 2: Mergulhe a fundo na pesquisa

O primeiro passo foi reunir as informações que seu cliente em potencial disse.

O segundo passo consiste em reunir detalhes que não eles contaram. Em outras palavras, você está procurando por pistas que não são tão explícitas, mas que adicionam mais contexto à história e podem ser usadas para enviar propostas e mensagens mais direcionadas, que ressoam em quem as recebe. Isso inclui detalhes como:

• Notícias recentes sobre a empresa deles, especialmente a respeito de rodadas de investimento ou contratações significativas

• Conteúdos compartilhados nas mídias sociais

• Interações que estão mantendo nas redes sociais

• Entrevistas que concederam (tanto para novos contratados quanto para a imprensa)

• Conferências e feiras que frequentam

• Grupos online (grupos do Facebook, comunidades do Slack, grupos do LinkedIn, bate-papos do Twitter) em que são ativos

Embora você provavelmente não use esses insights diretamente em sua proposta, eles podem tornar sua escrita mais específica e ajudar a enfatizar os pontos de dor mais agudos para seu cliente potencial. Eles também podem ajudar você a entender o motivo pelo qual o cliente está procurando uma solução como a sua.

Passo 3: Liste os blocos estruturais de sua proposta comercial

Felizmente, você não precisa reinventar a roda. Não importa quão específicas sejam as necessidades de seu cliente potencial, sua proposta incluirá a maioria ou todos estes blocos de informação em sua estrutura:

• Título, página de abertura e carta de apresentação

• Sobre nós (histórico da empresa)

• Desafios e objetivos/resultados

• Soluções propostas (um ou alguns produtos/serviços)

• Preços

• Cronograma com datas-chave

• Estudos de caso

• Depoimentos de clientes

• Termos

• Próximos passos (escolha da solução, espaço para assinatura e data)

Escolha os blocos que combinam com a sua oferta e com a pesquisa que você fez nas duas etapas anteriores.

Passo 4: Esboce e rascunhe sua proposta comercial

Transforme a lista com seus blocos estruturais em subtítulos da seção principal da sua proposta. Em seguida, esboce o texto para cada um deles, a partir de sua pesquisa e do pedido de proposta, ou de sua conversa com o cliente em potencial.

O objetivo é que sua proposta não se torne mais longa do que deve ser. Para a maioria dos cenários, duas a três páginas são suficientes. No entanto, lembre-se que você pode incluir depoimentos de clientes e outras informações que podem ajudar a “vender seu peixe”.

Isso ajudará você a ter uma visão completa de como seu produto ou serviço pode se encaixar na rotina do seu cliente em potencial. Você poderá esclarecer e detalhar essas informações na próxima etapa.

Passo 5: Dê um tempo, e então edite e revise

Se possível, deixe seu primeiro rascunho de proposta comercial respirar por algumas horas, ou talvez por um dia. Afastar-se um pouco e retornar mais tarde com um novo olhar pode ajudar a perceber coisas que você esqueceu de incluir, ou uma maneira mais clara de fazer uma argumentação.

Use estas diretrizes de edição para revisar seu modelo de proposta comercial e adaptá-lo a seus clientes em potencial:

• Ordene seus preços do mais alto ao mais baixo

• Substitua ou elimine jargões técnicos e declarações complexas

• Encurte frases quando for possível

• Anote as áreas em que recursos visuais podem agregar valor

• Use um tom de voz consistente por todo o documento (não mude de formal para casual, e vice-versa)

• Confirme se a ordem das seções faz sentido e flui naturalmente

Por fim, certifique-se de que sua proposta comercial pareça profissional, seja fácil de ler e esteja livre de erros gramaticais:

• Utilize uma ferramenta como o website Sinônimos para evitar a repetição excessiva de palavras, e lembre-se de ficar atento se o conteúdo não está sobrecarregado com construções em voz passiva e frases difíceis de ler

• Faça uma verificação de ortografia e gramática em seu software de edição de texto predileto, como Google Docs ou Microsoft Word, para checar se existem erros gramaticais e de digitação

• Peça a um colega para ler sua proposta comercial e checar se você deixou algum erro escapar

Depois disso, sua proposta comercial deve estar pronta. Se precisar da ajuda de um designer para inserir informações visuais ou fazer outras melhorias gráficas em sua proposta, esta é a hora de ir atrás disso. Detalhes como esse tornam sua proposta de negócios mais profissional, e às vezes podem significar a diferença entre fechar um contrato ou perder negócios.

Exemplos e templates de propostas comerciais

Existem dois tipos principais de propostas de vendas:

Propostas comerciais solicitadas. Se você estiver enviando uma proposta depois de ter conversado com seu cliente ou ter recebido um pedido de proposta, precisará criar uma proposta solicitada.

Proposta comercial não solicitada. Se o cliente potencial não está esperando sua proposta (talvez você saiba que estão procurando uma solução como a sua, mas não tiveram contato direto com sua empresa), então você está enviando uma proposta não solicitada.

Um dos desafios mais frequentes relacionado ao envio de propostas não solicitadas é que o cliente potencial não definiu nenhum orçamento para esse projeto, nem se planejou de alguma forma para ele. Tenha isso em mente ao definir suas expectativas, e certifique-se de contar com diferentes exemplos de propostas de venda sempre à mão para ajudar sua equipe a superar as objeções de vendas.

No entanto, há um grande benefício que pode surgir de propostas não solicitadas bem executadas: você ainda não está competindo com ninguém. Use nossos modelos listados abaixo para potencializar suas chances de sucesso, seja com uma proposta solicitada ou não.

Diferentes setores e áreas de trabalho também precisam de elementos diferentes em suas propostas comerciais, mas seja qual for o exemplo de proposta comercial mais adequado para você, todos eles contam com os blocos estruturais que mencionamos anteriormente.

Em outras palavras, todos eles irão retratar os desafios do seu cliente potencial, apresentar uma ou mais soluções, delinear os preços e prazos e definir os termos.

Modelo de proposta de vendas

O modelo de proposta de venda mostrado neste artigo é elaborado de tal forma que permita adicionar facilmente os detalhes sobre o seu cliente em potencial e a sua empresa, produtos/serviços e processo.

Certifique-se de adicionar esses detalhes em todos os [espaços reservados] e siga as dicas e instruções adicionais marcadas com um asterisco *.

Se algum dos blocos de elaboração da proposta de vendas não servir para sua situação em específico, fique à vontade para removê-los. Estão inclusas seções adicionais que você pode incluir para as necessidades específicas de propostas de vendas imobiliárias e de consultoria.

O que acontece depois de enviar sua proposta?

Depois de enviar sua proposta comercial, uma destas três coisas irá acontecer:

• Seu cliente potencial aceita a proposta (eles estão se tornando clientes ativos!)

• Seu cliente potencial rejeita a proposta

• Você não recebe um retorno do seu cliente potencial

Se eles aceitarem, parabéns! Honre o que você descreveu na proposta (prazos e datas de entrega). Informe ao seu novo cliente qual é o seu próximo passo e diga exatamente o que é necessário para seguir em frente.

Mas e se sua proposta foi rejeitada?

Se sua proposta for totalmente rejeitada, analise a resposta do seu cliente em potencial. Pergunte sobre os motivos dessa decisão.

• Não há uma forma de negociarem e chegarem a um acordo?

• Eles não possuem a verba que você pensou que tinham?

• Eles estão procurando um formato diferente de sua solução ou precisam de mais tempo para decidir?

Agende uma ligação ou faça um acompanhamento por e-mail para negociar termos que funcionarão tanto para você quanto para seu cliente em potencial.

Pode ser um desafio obter feedback (e, às vezes, ele não é muito construtivo). Se você recebeu um “não” definitivo e não está percebendo nenhum motivo coerente por trás da decisão, revise seu processo de vendas e a proposta final ou escopo de trabalho que você compartilhou, e tente aprender com o que deu errado.

E se o seu cliente em potencial tiver ignorado você?

Você enviou o que imaginava ser uma proposta comercial arrasadora, mas não obteve retorno.

Há uma chance de seu cliente potencial ter saído de férias ou ter sido arrastado por uma avalanche de tarefas e e-mails que, neste momento, são mais prioritários do que resolver o problema em questão.

A chave aqui é acompanhar persistentemente. Se você está convencido de que eles se encaixam perfeitamente ao perfil, e ainda não disseram “não”, use nossa lista de modelos de follow up de vendas para manter a conversa fluindo. Faça o acompanhamento com mais frequência nas primeiras semanas e, então, tente aparecer para dar um “oi” pelo menos uma vez por trimestre.

Essa estratégia é particularmente útil se você puder acompanhar quando suas propostas comerciais são abertas. Com uma ferramenta como o Smart Docs, você pode ver como e quando seus clientes potenciais interagem com seus documentos de vendas, e fazer o acompanhamento no momento ideal.

Se você não ouvir um “sim”, ou não ouvir qualquer coisa, adicione esse cliente em potencial à sua lista de leads frios. Eles podem ter dificuldade para adotar ou utilizar a solução que escolheram em vez da sua (se é que escolheram uma) e voltar ao mercado em questão de meses.

Como mandar proposta online de vendas

Para enviar uma proposta online de vendas, siga os passos abaixo:

1. Preparação:

• Reúna todas as informações relevantes sobre o produto ou serviço que está oferecendo.

• Tenha uma lista completa dos itens incluídos na proposta, detalhes sobre os preços, prazos, condições e termos de pagamento.

2. Escolha do formato:

• Decida qual formato utilizar para a proposta. Pode ser um documento em PDF, uma apresentação de slides, um e-mail detalhado, ou até mesmo uma proposta enviada através de um sistema de gerenciamento de vendas.

3. Personalização:

• Se possível, adapte a proposta para atender às necessidades específicas do cliente. Isso demonstra que você se preocupou em entender suas demandas e oferecer soluções adequadas.

4. Use uma linguagem clara e objetiva:

• Evite jargões técnicos complexos, a menos que seu cliente também seja especializado no assunto.

• Certifique-se de que as informações são fáceis de entender e estejam bem organizadas.

5. Destaque os benefícios:

• Foque nos benefícios que o cliente terá ao adquirir o produto ou serviço, em vez de apenas listar características.

6. Inclusão de detalhes:

• Forneça informações sobre a empresa, sua experiência, credenciais e casos de sucesso relevantes, se aplicável.

7. Call to action:

• Inclua uma chamada para ação clara e persuasiva. Indique ao cliente os próximos passos a serem seguidos para aceitar a proposta.

8. Revisão:

• Revise cuidadosamente a proposta para evitar erros de digitação, gramática ou cálculos incorretos.

• Se necessário, anexe outros documentos relevantes, como catálogos, imagens ou especificações técnicas.

• Se a proposta for enviada por e-mail, coloque todas as informações relevantes no corpo do e-mail e anexe o arquivo da proposta. Se estiver usando um sistema de gerenciamento de vendas, siga as etapas apropriadas para enviar a proposta online.

11. Acompanhamento:

• Após o envio da proposta, é recomendável fazer um acompanhamento com o cliente para garantir que ele recebeu e esclarecer qualquer dúvida que possa surgir.

Lembre-se de que a proposta de vendas é uma oportunidade importante para impressionar o cliente e fechar o negócio, então dedique tempo e esforço para torná-la atrativa e convincente.

Conclusão

Criar uma proposta comercial perfeita se resume a ouvir seus clientes em potencial. Depois de reunir informações suficientes, use as propostas de vendas como uma ferramenta para mostrar claramente como e por que seu produto é o melhor para resolver o problema deles.

Se sua proposta comercial seguir todas as recomendações deste guia e gerar impacto positivo, seu cliente em potencial provavelmente ficará empolgado e ansioso para dar início a essa parceria. Para começar agora mesmo, utilize nossos modelos de propostas comerciais gratuitos para agilizar o processo e fechar negócios.