Come scrivere la proposta di vendita perfetta (modello allegato)

I vostri modelli di proposta di vendita devono prospettare scenari futuri in cui il vostro prodotto o servizio si mostri in grado di risolvere i problemi dei vostri potenziali clienti.

Purtroppo è facile cadere nella trappola di una proposta di vendita troppo lunga, vaga o generica. Questi errori possono inficiare anche la più valida delle soluzioni.

Capire ciò che serve per scrivere una proposta efficace può rendere più facile e veloce l'acquisizione di nuovi affari.

Questa guida vi condurrà attraverso l’elaborazione scritta di proposte di vendita di grande impatto. Condivideremo anche consigli e un modello di proposta di vendita per redigere, ove richiesto, un documento professionale e convincente.

Che cos'è una proposta di vendita?

Un modello di proposta di vendita è un documento che si utilizza per proporre i propri servizi o prodotti a potenziali clienti. Le proposte di vendita possono anche essere chiamate proposte commerciali, proposte di progetto o sintesi esecutive.

Le proposte di vendita sono utili per gli agenti, i consulenti, le agenzie e tutti coloro che desiderano promuovere le proprie offerte a un mercato target.

Una buona proposta di vendita vi aiuterà a:

• Dimostrare di comprendere le esigenze del vostro potenziale cliente. Essa dimostra che avete studiato le sue esigenze sulla scorta delle vostre precedenti conversazioni o della sua richiesta di offerta (RFP).

• Convincere il vostro interlocutore che offrite la soluzione migliore. Un'ottima proposta narrativa mette in relazione le sfide che il potenziale cliente deve affrontare con i vantaggi della vostra offerta. Di conseguenza, il vostro prospect può immaginare uno scenario futuro nel quale il vostro prodotto o servizio risolve i suoi problemi.

• Ispirare il vostro interlocutore ad agire. La proposta fornisce all'acquirente tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione. Ciò include chiarezza sul budget, sui risultati e sui passi successivi (ad esempio, un invito specifico all'azione o CTA) per avviare il processo.

In definitiva, una proposta di vendita vincente riflette e trasmette il valore della collaborazione con voi. Dev’essere autentica, chiara e adattata alle esigenze e aspettative del vostro potenziale cliente.

Come creare una proposta: 6 semplici consigli

La vostra proposta deve riflettere la vostra professionalità. Se volete che i potenziali clienti sappiano che avete l'esperienza e il know-how per aiutarli, utilizzate questi suggerimenti per produrre un documento professionale.

1. Analizzare le prospettive

Il vostro modello di proposta di vendita si rivelerà un gioco a indovinelli se non comprendete a fondo le esigenze dei vostri clienti target. Conducete ricerche approfondite per adattare le vostre proposte di vendita a ciascun potenziale cliente.

La ricerca riguardo ai vostri clienti verterà sui seguenti aspetti:

• Obiettivi. Quali problemi e sfide si propongono di risolvere?

• Budget. Vi è un margine di negoziazione od occorre basarsi su un importo fisso?

• Stakeholder e decisori. A chi dovete adattare il vostro messaggio e come dovete trasmetterlo?

• Urgenza. Si tratta di un problema scottante o di qualcosa che si ha più tempo per affrontare?

Mentre raccogliete le risposte, prendete nota delle parole e delle frasi che i vostri potenziali clienti usano per descrivere la loro situazione. Includete questi elementi nella vostra proposta in modo da far sentire gli acquirenti ascoltati.

2. Analizzare i vostri clienti principali

L'analisi della storia dei vostri clienti migliori può offrirvi indicazioni su come approcciare quelli nuovi.

I vostri clienti migliori sono quelli che:

• Sono stati con voi più a lungo

• Hanno speso più soldi con voi

• Hanno effettuato il maggior numero di acquisti ripetuti

• Vi hanno indirizzato il maggior numero di nuovi clienti

Esaminate questi customers journeys in seno alla vostra azienda per capire ciò che ha funzionato.

Esaminate i registri del servizio clienti, le email e le chiamate di vendita nel vostro CRM per trovare informazioni sugli obiettivi, il budget, l'urgenza e le criticità. Quali sono le loro preoccupazioni? Che cosa li ha portati alla fase successiva del vostro processo di vendita?

Inoltre, osservate le proposte che avete scritto per questi clienti top. Anche se non doveste utilizzare la stessa proposta parola per parola, un modello basato su di essa può fornire un solido punto di partenza.

3. Includere la vostra proposta di vendita personalizzata

Una proposta di vendita personalizzata (USP) mette in risalto la vostra attività. È un modo di agire utile a differenziare i vostri prodotti e il vostro marchio dalla concorrenza, ponendo direttamente in evidenza i problemi che siete in grado di risolvere.

Non rappresenta solo una linea distintiva nell’ambito del vostro sito web. Deve rappresentare la spina dorsale di tutte le vostre comunicazioni, compresi il branding, il marketing, le PR, il servizio clienti e le conversazioni di vendita.

Ad esempio, se siete un agente immobiliare che prepara una proposta di acquisto/vendita, vi converrà comunicare:

• La convenienza della vostra offerta rispetto agli altri agenti

• Un processo o un'esperienza personalizzata per il cliente, compresa la proposta di acquisto, la caparra confirmatoria, il contratto preliminare, l’atto notarile destinato a siglare l’acquisto immobiliare

• La credibilità basata sui risultati ottenuti

Anziché una vaga dichiarazione delle vostre qualifiche, enunciate dei concetti che mostrino i vostri punti di forza, come ad esempio:

• Numero di acquirenti di prima casa assistiti più elevato rispetto a qualsiasi altro agente immobiliare di [città/paese]. Ad esempio, potete dichiare che “…più del (X%) dei nostri clienti sono al loro primo acquisto”.

• Verifica dei dati catastali nel Comune di competenza dell’immobile mediante apposite visure nonché riscontro circa la presenza di eventuali trascrizioni pregiudizievoli o altri eventuali gravami o pignoramenti

• Analisi delle spese condominiali relative alle parti comuni, di eventuali spese straordinarie a venire e dello stato di fatto dell’immobile

• Rilevazione di servitù attive e passive

• Garanzia che la proposta d’acquisto venga realizzata da professionisti del settore

• Certezza che il rogito notarile sarà stipulato presso studi di fiducia dell’agenzia immobiliare così che la conclusione del contratto si svolga nel pieno rispetto delle leggi vigenti e al termine il cliente abbia la garanzia della piena proprietà

• Consegna dell’immobile a carico del venditore

Utilizzate una forte USP, in grado di attestare la vostra credibilità e infondere nei futuri clienti fiducia nella vostra soluzione.

4. Utilizzare le migliori pratiche di scrittura aziendale

Siti web, annunci sui social media, cartelloni pubblicitari e altre forme di marketing si basano tutti su un’esposizione chiara e incisiva. L’elaborazione testuale deve informare il lettore e ispirare l'azione.

Lo stesso vale quando si tratta di scrivere proposte. Per rendere la vostra proposta facile da consultare, seguite queste cinque migliori pratiche di scrittura:

1. Suddividete il testo in titoli, elenchi puntati e paragrafi brevi

2. Utilizzate i principi dello storytelling nel vostro percorso di vendita in modo che ciascuna delle singole parti conduca con naturalezza a quella successiva

3. La lunghezza del testo deve essere coerente con le sue finalità (evitare le parole inutili e i fraseggi riempitivi)

4. Usate la forma attiva per rendere il vostro testo più coinvolgente e immediato (ad esempio, "vedi i risultati" invece di "i risultati possono essere visti qui")

5. Utilizzate grafici di alta qualità, se possono aggiungere valore ai vostri messaggi chiave

Strumenti di scrittura basati su intelligenza artificiale (AI) come Grammarly e ProWritingAid possono aiutarvi a rendere chiaro il vostro messaggio. Ne riparleremo a breve.

5. Utilizzare un modello di proposta di vendita personalizzabile

Invece di lavorare da zero ogni volta che vi rivolgete ad un potenziale cliente, costruite o scaricate un modello da personalizzare per ogni nuovo cliente.

Per le proposte di vendita, il ricorso ad un modello aiuterà il vostro team di vendita a risparmiare tempo nel processo di presentazione e a ricordare gli elementi chiave.

6. Facilitare l'avanzamento dell'affare

Dopo che i potenziali clienti hanno preso atto della vostra offerta, devono sapere quali sono i passi successivi da compiere.

Semplificate il processo e includete il minor numero possibile di passaggi per evitare di bloccare il cliente in questa fase cruciale.

Ad esempio, se i clienti devono firmare un contratto, considerate una procedura automatizzata che permetta loro di firmare seduta stante. I documenti intelligenti di Pipedrive Smart Docs sono dotati di firme elettroniche integrate per semplificare questo processo.

Che cos'è una richiesta di offerta (Request for proposal - RFP)?

Spesso, quando si scrive un modello di proposta di vendita, si tratta della risposta a una richiesta di offerta (RFP).

Una RFP è un documento scritto che un'azienda redige quando cerca un fornitore di servizi con cui lavorare. Consiste nella descrizione di un problema o di un progetto, unitamente ad un invito a presentare una proposta di soluzione.

Una RFP efficace delinea i dettagli del problema o del progetto, quali ad esempio:

• Background

• Ambito e obiettivi

• Tempistica per la presentazione e la revisione delle proposte

• Criteri di valutazione della proposta

• Budget

• Tempistica per le consegne

Oltre alle specifiche del progetto, una RFP dettagliata illustrerà brevemente il background dell'azienda, compresi i beni o servizi principali che produce nonché il mercato di riferimento.

Pensate a una richiesta di offerta come a una mappa. Vi mostra come approcciare il potenziale cliente e vi assicura di fornire solo le informazioni di cui questo ha bisogno.

All'apparenza può sembrare limitante perché vorrete condividere tutto ciò che riguarda il vostro prodotto, ma è importante includere solo le informazioni strettamente necessarie.

La vostra offerta (il documento che scriverete in risposta) dovrà illustrare come il vostro prodotto o la vostra soluzione soddisferà tutte le esigenze delineate nella RFP.

Includete informazioni pertinenti rispetto alla proposta, come ad esempio:

• Le caratteristiche principali della vostra offerta

• Il vostro approccio e la vostra metodologia

• Le persone chiave, il loro background e le loro competenze

• Storie di successo importanti riguardanti vostri clienti passati

Il vostro cliente utilizzerà una richiesta di offerta per confrontare in modo oggettivo i fornitori (cioè tutte le aziende che competono per aggiudicarsi l’accordo commerciale con lui). Come si inizia a scrivere un'ottima proposta di vendita?

Come scrivere una proposta di vendita in 5 passi

Se vi state ancora chiedendo come creare un efficace modello di proposta di vendita, seguite questi cinque passaggi.

Fase 1: capire che cosa sta cercando il vostro potenziale cliente

Che cosa vuole ottenere il vostro interlocutore? Quale suo problema siete chiamati a risolvere? Assicuratevi di avere ben chiare le esigenze studiando l'RFP e ponendo domande dirette durante le vostre conversazioni per la qualificazione dei lead.

Considerate tutti le criticità che il vostro potenziale cliente si è trovato ad affrontare e tutti i passi che ha fatto per risolverle. Sforzatevi di rispondere a qualsiasi altra domanda utile. Per esempio:

• C'era un senso di urgenza nella RFP del vostro prospect o nelle sue conversazioni con voi?

• Chi è il decisore?

• Ve n'è più di uno?

• Quali sono i loro rispettivi ruoli?

• Che impatto avrà la soluzione di questo problema sul vostro potenziale cliente (ad esempio, aumenterà le sue entrate o ridurrà i suoi rischi)?

• Ha specificato il tipo di soluzione che sta cercando (ad esempio, software, consulenza o outsourcing)?

Fase 2: approfondimento della ricerca

Il primo passo è stato quello di chiarire le informazioni ricevute dal potenziale cliente.

La seconda fase consiste nel raccogliere i dettagli che trovate per conto vostro. Puntate ad aggiungere più contesto alla sua storia, che potrete utilizzare per inviare messaggi più mirati.

Dovete trovare ulteriori dettagli in merito ai vostri prospect, come ad esempio:

• Notizie recenti sulla loro azienda (in particolare relative a tornate di finanziamento o ad assunzioni importanti)

• Contenuti condivisi sui social media

• Conversazioni sui social media

• Interviste rilasciate

• Conferenze e fiere a cui partecipano

• Gruppi online (ad esempio, gruppi di Facebook, comunità Slack, gruppi di LinkedIn e chat di X) in cui sono attivi

Anche se probabilmente non userete queste informazioni direttamente nella vostra proposta, possono rendere il vostro testo più circonstanziato. Vi aiuteranno a capire meglio il motivo per cui il cliente sta cercando una nuova soluzione e vi permetteranno di enfatizzare gli aspetti importanti per il prospect.

Fase 3: delineare la proposta di vendita

Indipendentemente dalle esigenze specifiche del vostro cliente, la vostra proposta includerà in larga parte una serie di elementi standard. Facciamo sempre il caso del nostro agente immobiliare:

• Titolo, prima pagina e lettera di presentazione

• Il nome della vostra agenzia

• Chi siete (contesto aziendale, eventuali dati personali)

• Sfide e obiettivi/risultati

• Soluzioni proposte

• Prezzi e condizioni di pagamento

• Cronologia della vendita con le date principali (per le vendite di immobili citare il percorso di compravendita immobiliare, dalla proposta di acquisto immobiliare al preliminare di vendita fino alla stipula dell’atto notarile)

• Casi di studio

• Testimonianze dei clienti

• Termini (contratto preliminare di compravendita, accettazione del venditore, titolo di deposito, rispetto di altre eventuali normative vigenti)

• Titolare del trattamento dei dati personali

• Passaggi successivi (selezione della soluzione, spazio per la firma e la data)

Iniziate con una bozza, in modo da sapere a che punto iniziare a inserire le ricerche e le informazioni rilevanti sulla vostra soluzione.

Fase 4: redigere la proposta di vendita

Trasformate gli elenchi puntati del vostro schema in sottotitoli per la vostra proposta. Elaborate il testo di ciascun sottotitolo, attingendo alla vostra ricerca e all'RFP.

L'obiettivo è quello di rendere chiara e sintetica la proposta da parte del venditore. Per la maggior parte degli scenari, due o tre pagine sono sufficienti. Tuttavia, includete tutte le informazioni che ritenete possano fare al caso vostro.

Fase 5: modificare e correggere

Lasciate respirare la vostra prima bozza di proposta di vendita per un paio d'ore o per un giorno, se il tempo lo consente. Riprenderla a mente fresca può aiutarvi a notare dettagli che avevate dimenticato di includere o a dare maggiore chiarezza alla proposta.

Utilizzate queste linee guida per rivedere la vostra proposta di vendita e adattarla ai vostri potenziali clienti:

• Ordinare i prezzi dall’alto verso il basso

• Sostituire o eliminare il gergo tecnico troppo settoriale o le espressioni complicate

• Abbreviare le frasi, ove possibile

• Valutare i punti in cui gli elementi visuali possono aggiungere valore

• Usare un registro lessicale coerente (evitando di passare dal formale all’amichevole)

• Verificare che l'ordine delle sezioni abbia senso e scorra in modo naturale

Infine, assicuratevi che la vostra proposta di vendita sia professionale, facile da leggere e priva di errori:

• Testate il vostro lavoro con uno strumento come Hemingway Editor per correggere le espressioni in forma passiva e le frasi difficili da leggere

• Eseguite un controllo con strumenti come Grammarly per verificare la presenza di errori grammaticali e di battitura

• Chiedete a un collega di leggere la vostra proposta per individuare eventuali errori o incongruenze

Cercate di far capire in modo semplice ai potenziali clienti come e perché la vostra soluzione è quella migliore. Questi passaggi vi aiuteranno a produrre una bozza pulita che comunichi chiaramente la vostra soluzione.

La vostra proposta deve essere professionale e presentare la vostra azienda in un modo che ispiri fiducia.

Modello di proposta di vendita

Ogni proposta deve essere unica per il potenziale cliente e per la soluzione che state offrendo, ma questo non significa che dobbiate ogni volta partire da zero. Un modello fac simile con i principali elementi costitutivi può fornire un'ottima base da cui partire.

Scaricate gratuitamente il modello di proposta di vendita di Pipedrive con contenuti di esempio.

A seconda del mercato di riferimento, potrebbe essere necessario includere nella proposta informazioni specifiche per il settore d’attività. Il nostro modello include esempi di componenti aggiuntivi che vi permettono di utilizzarlo come modello immobiliare o di consulenza.

Che cosa succede dopo aver inviato la proposta?

Dopo aver inviato la vostra proposta di vendita, accadrà una di queste tre cose:

• Il potenziale cliente accetta la proposta e diventa un cliente

• Il potenziale cliente rifiuta la proposta

• Non ricevete alcuna risposta dal vostro potenziale cliente

Ecco che cosa dovete fare in ogni distinto scenario, sia che stiate facendo un pitching con una startup, una piccola impresa o una grande impresa.

Il cliente accetta la proposta

Se il cliente accetta la sottoscrizione della presente proposta, congratulazioni!

Rispettate i dettagli della vostra proposta (tempistiche e date chiave, come le date di inizio dell'onboarding). Fate conoscere al vostro nuovo cliente il vostro prossimo passo e comunicategli esattamente ciò che vi serve per andare avanti.

Il cliente non accetta la proposta

Se il cliente non accetta la vostra proposta, analizzate la sua risposta. Se è il caso, chiedete perché ha rifiutato o considerate queste opzioni:

• Sta cercando qualcosa che richieda un compromesso?

• Il prezzo di acquisto ha superato il budget dell’acquirente?

• Sta cercando un formato diverso di offerta?

• Ha bisogno di più tempo per decidere?

Se le obiezioni sono negoziabili, organizzate una telefonata di vendita o un follow-up via email per discutere i termini che andranno bene sia per voi che per il vostro cliente.

Se avete ricevuto un "no" definitivo e non avete ricevuto un motivo chiaro, rivedete il vostro processo di vendita e la proposta finale o l'ambito di lavoro (SOW) che avete condiviso e cercate opportunità di miglioramento.

Il potenziale cliente vi spiazza

Avete inviato quella che pensavate fosse una proposta di vendita da urlo, ma non avete ricevuto risposta.

È possibile che il vostro interlocutore sia fuori ufficio o abbia altre priorità.

Il segreto in questo scenario è proseguire con costanza. Se siete convinti che sia un'ottima soluzione e non vi è stato detto "no", utilizzate il nostro elenco di modelli di email di follow-up per continuare la conversazione. Continuate a seguirne frequentemente l’evoluzione nelle prime settimane e poi controllate almeno una volta a trimestre.

Se ancora non ricevete risposta, aggiungete questo potenziale cliente al vostro elenco di lead freddi. Siate pronti ad offrire di nuovo la vostra soluzione se tali lead dovessero continuare ad avere gli stessi problemi o se dovessero scoprire di aver bisogno della vostra specifica offerta.

Riflessioni finali

La creazione di una proposta di vendita vincente si basa sull'ascolto attento dei potenziali clienti. Una volta raccolte sufficienti informazioni, utilizzate la vostra proposta per dipingere un quadro di come e perché il vostro prodotto sia la soluzione migliore al loro problema.

Se la vostra proposta di vendita rispetta tutti i punti di questa guida, aumenterete le possibilità di conquistare il vostro potenziale cliente. Nelle proposte di vendita utilizzate il nostro modello gratuito per semplificare il processo e chiudere gli affari.