Das perfekte Angebotsschreiben: Tipps, Regeln und Vorlage

Nach einer Untersuchung der RAIN Group führen nur 47 % der Angebote zu einem Verkauf. Trotzdem steht die Angebotserstellung auf der Prioritätenliste der Unternehmen für die Verkaufsförderung ganz unten. Das Potenzial von Verkaufsvorschlägen wird nach wie vor nicht voll ausgeschöpft.

Sie wollen es besser machen? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein perfektes Angebot schreiben und erhalten Tipps und Angebotsvorlagen, die Sie verwenden können.

Was ist ein Angebotsschreiben?

Ein Angebotsschreiben ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen potenziellen Kunden und Auftraggebern seine Dienstleistungen oder Produkte vorstellt. Verkaufsangebote können von Sales-Teams, Beratern, Agenturen und allen verwendet werden, die zeigen wollen, wie sie ihren Zielmarkt mit ihren Angeboten bedienen können.

Ein ausgezeichnetes Verkaufsangebot hilft Ihnen, die folgenden Ergebnisse zu erzielen:

• Es zeigt, dass Sie die Bedürfnisse Ihres potenziellen Kunden genau verstehen.

• Sie überzeugen Ihren Kunden davon, dass Sie die beste Lösung für ihn sind.

• Es stärkt die Kaufentscheidung der Interessenten.

Letztlich vermittelt ein aussagekräftiges Verkaufsangebot den Wert einer Zusammenarbeit mit Ihnen klar und deutlich. Es ist authentisch, strukturiert und auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Kunden zugeschnitten.

Angebot schreiben: Wie Struktur und Inhalt aussehen

Eine gute Struktur und der richtige Inhalt machen ein Angebotsschreiben nicht nur attraktiv, sondern auch rechtssicher. Der Gesetzgeber schreibt einige Punkte vor, die in einem Angebot enthalten sein müssen, damit es rechtens ist.

Pflichtangaben im Angebot

• Firmenanschrift

• Angebotsdatum

• Name und Adresse des Interessenten

• Betreff: Diese Zeile sollte auf jeden Fall das Wort „Angebot” beinhalten, zum Beispiel: „Angebot für [Produkt/Dienstleistung]“

• Auflistung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen: Beschreiben Sie hier möglichst genau, was enthalten ist und wie viel.

• Preise: Achten Sie auf eine klare Ausweisung von Netto- und Bruttobetrag sowie dem Gesamtpreis, der sich daraus ergibt. Weisen Sie die Umsatzsteuer eindeutig aus und geben Sie auch unbedingt an, wie der Preis berechnet wird. Nach Stückzahl, Stunden oder pauschal? Falls Kosten für Fahrt, Unterbringung oder Verpflegung anfallen, sollte auch das im Angebot vermerkt sein.

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ausnahme: Kleinunternehmer)

• Handelsregisternummer, falls vorhanden

• Rabatte, falls vorhanden

• Lieferbedingungen: Hier erfassen Sie zunächst die Lieferzeit beziehungsweise den Leistungszeitraum. Außerdem sollten Sie Angaben zur Art des Versandes, der Verpackung (falls vorhanden) und möglichen Versandkosten machen. Fallen weitere Zusatzkosten an? Dann müssen auch diese erwähnt werden.

• Zahlungsbedingungen: Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es und wann hat die Zahlung zu erfolgen? Ist Skonto vorgesehen?

• Hinweis auf die AGB

• Gültigkeit des Angebots: Die Angabe, wie lange das Angebot gültig ist, schützt Sie vor unschönen Überraschungen. Ohne festgesetztes Datum hätte das Angebot nämlich dauerhaft Gültigkeit für den Kunden, was Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt auf die Füße fallen kann.

Optionale Angaben im Angebot

Neben den Pflichtangaben gibt es eine Reihe von Elementen, die in einem Angebot sinnvoll, jedoch nicht verpflichtend sind:

• Direkte Ansprechperson: Das ist insbesondere wichtig, wenn Sie das Projekt nicht selbst betreuen, sondern jemand aus dem Team zuständig ist. Gegebenenfalls sollten Sie dann auch die Kontaktdaten der Ansprechperson ins Angebot aufnehmen.

• Angebotsnummer und Kundennummer: Das erleichtert die Kommunikation mit dem Kunden, aber auch innerhalb des Teams, weil sich alle auf die Nummer beziehen können.

• Logo Ihres Unternehmens

• URL Ihrer Website: Gerne auch in Kombination mit einer E-Mail-Adresse oder alternativen Kontaktdaten.

• Unterschrift: Nicht verpflichtend, aber wirkt persönlicher

• Gerichtsstand, falls nicht in den AGB erwähnt

• Fließtext: Dort können Sie Ihre Unique Selling Points herausstellen und das Angebot insgesamt attraktiver machen. Den Fließtext können Sie beispielsweise mit einer Case Study oder Kundenerfahrungen anreichern und so datenbasierte Informationen liefern, die dem Empfänger des Angebots direkt ein Nutzenversprechen vermitteln.

Wichtig: Beim Schreiben des Angebots auf die Formulierung achten

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie keine Experimente in der Formulierung wagen. Halten Sie sich an die bewährten Formen und informieren Sie sich vorab gründlich über wichtige Angaben.

Mit einem Informationsangebot (auch: Richtpreis-Angebot) geben Sie beispielsweise einen Preisrahmen vor, um potenziellen Kunden einen ersten Eindruck über Ihren Leistungsumfang zu geben. Diese Angebotsform ähnelt dem Kostenvoranschlag.

Eine Notiz, dass es sich um einen vorübergehenden Preis handelt, ist beim Richtpreis-Angebot dringend notwendig. Durch eine Freizeichnungsklausel wie „ohne Gewähr“ oder „unverbindliches Angebot“ sichern Sie sich rechtlich ab.

Ein spezifisches Angebot hingegen richtet sich genau nach den individuellen Bedürfnissen eines Interessenten. Für die meisten Vorschläge wird jedoch das Standardangebot verwendet. Dieses hält sich an die oben aufgeführten allgemeinen Formalien und bedarf keiner individuellen Anpassung.

Das perfekte Offer schreiben: 6 Tipps für mehr Verkäufe

Professionelle Angebote sind mehr als die Summe ihrer Pflichtangaben. Damit ein Offer richtig überzeugend wird und sich von eventuellen Gegenangeboten der Konkurrenz abhebt, sollten sie es sorgfältig planen und genau an den Bedürfnissen des jeweiligen Kunden ausrichten. Mit den folgenden 6 Tipps geht Ihnen das leichter von der Hand.

1. Verstehen Sie, wonach der Kunde sucht

Was möchte Ihr Kunde erreichen? Welches Problem lösen Sie für ihn? Stellen Sie sicher, dass Sie den Bedarf genau verstehen. Wenn Sie unsicher sind, vereinbaren Sie ein Gespräch, um Rückfragen zu stellen.

Berücksichtigen Sie in Ihrem Angebot alle Schmerzpunkte, die der Interessent hat, sowie die Schritte, die er bereits unternommen hat, um sie zu lösen. Sie können auch ausmalen, was sich für den Kunden konkret verbessern wird, wenn Sie sein Problem lösen.

Orientieren Sie sich dabei an den Worten und Phrasen, die Ihr Kunde selbst verwendet. Je mehr Sie sich seiner Sprache anpassen, desto mehr fühlt er sich verstanden.

2. Binden Sie ein, was Sie über den Kunden wissen

Hat es vor dem Angebot bereits Sales-Calls oder E-Mail-Verkehr gegeben? Hat der Kunde in den sozialen Medien mit Ihrem Unternehmen agiert oder einen Lead-Magneten auf Ihrer Website heruntergeladen? Dann können Sie in Ihrem Offer Bezug darauf nehmen und so zeigen, dass Sie sich wirklich für den Kunden interessieren und seine Belange wahrnehmen.

Wichtig ist, eine gute Balance zu finden: Der Kunde soll sich gesehen fühlen, aber nicht verfolgt oder bedrängt.

Eine CRM-Software wie Pipedrive hilft Ihnen, frühere Kontaktpunkte und alle wichtigen Informationen über den Kunden zu erfassen, zu verwalten und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

3. Halten Sie das Angebot so kurz wie möglich

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr potenzieller Kunde wenig Zeit zur Verfügung hat. Er wird es zu schätzen wissen, wenn Sie seine Zeit wertschätzen und schnell zum Punkt kommen!

Trotzdem sollten natürlich alle Informationen enthalten sein, die der Kunde braucht, um eine Entscheidung treffen zu können. Begrenzen Sie die Länge des Angebots also nicht auf Zwang – aber stellen Sie sicher, dass Sie präzise formulieren und sich nicht wiederholen.

4. Versenden Sie das Angebot nicht sofort

Wenn möglich, lassen Sie Ihren ersten Entwurf des Angebotsschreibens einige Stunden oder einen ganzen Tag ruhen. Den Fokus wegzunehmen und mit frischen Augen darauf zurückzukommen, kann Ihnen helfen, unklare Formulierungen und Tippfehler zu erkennen oder Argumente zu bemerken, die Sie vergessen haben.

5. Schaffen Sie Dringlichkeit

Oft ist es sinnvoll, in Ihrem Angebotsschreiben Dringlichkeit zu erzeugen – zum Beispiel, indem Sie darauf hinweisen, dass nur eine begrenzte Zahl des Produktes vorrätig ist oder einen gewährten Rabatt zeitlich begrenzen. So motivieren Sie potenzielle Kunden dazu, rasch eine Entscheidung zu treffen.

Aber Achtung: Setzen Sie dieses Mittel mit Bedacht ein, damit es sich nicht abnutzt. Offensichtliche künstliche Verknappung kann einen Kunden auch gegen Sie aufbringen.

6. Machen Sie es einfach, das Geschäft abzuschließen

Wenn ein Interessent sich für Ihr Angebot entscheidet, muss er wissen, wie er den Deal final abschließen kann. Versuchen Sie, diesen Schritt so einfach und barrierearm wie möglich zu gestalten und kommunizieren Sie am Ende Ihres Schreibens klar, was der Kunde als nächstes tun soll: Eine E-Mail schreiben? Anrufen? Unterschreiben?

Pipedrives Smart Docs bietet integrierte E-Signaturen, um eine Unterschrift besonders schnell und unkompliziert zu ermöglichen.

Angebot schreiben: Ein Muster erleichtert die Reproduzierbarkeit

Anstatt bei jedem Gespräch mit einem potenziellen Kunden von Grund auf neu zu beginnen, sollten Sie eine Vorlage für ein Verkaufsangebot erstellen, die Sie an jeden neuen Interessenten anpassen können. Auf diese Weise sparen Sie Zeit bei der Präsentation und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie keine der wichtigsten Elemente Ihres Angebots vergessen.

Was passiert nach der Übermittlung des Angebots?

Was passiert, nachdem Sie Ihr Angebot versendet haben, hängt gegebenenfalls auch davon ab, ob es sich um ein erwartetes oder unerwartetes Angebot handelt. Die möglichen Szenarien fallen jedoch alle in eine dieser Kategorien:

• Ihr Interessent nimmt das Angebot an

• Ihr Interessent lehnt das Angebot ab

• Sie hören nichts mehr von Ihrem Kunden/Ihrer Kundin

Auftragsbestätigung

Wenn Ihr Szenario das erste ist – herzlichen Glückwunsch! Halten Sie sich an das, was Sie in Ihrem Angebot dargelegt haben (Zeitrahmen und Lieferbedingungen). Teilen Sie Ihrem neuen Kunden unbedingt mit, was die nächsten Schritte in der Zusammenarbeit sind.

Ablehnung des Auftrags

Was aber, wenn Ihr Vorschlag abgelehnt wurde?

Dann analysieren Sie die Reaktion des Empfängers und fragen ihn nach den Gründen. Vereinbaren Sie ein Telefongespräch oder eine Nachfassaktion per E-Mail, um Bedingungen auszuhandeln, die sowohl für Sie als auch für Ihren potenziellen Kunden geeignet sind.

Wenn Sie ein definitives "Nein" erhalten haben und Sie keine Gründe für diese Entscheidung hören, sollten Sie den Prozess und das Angebot selbst überprüfen, um herauszufinden, was Sie für das nächste Mal lernen können.

Keine Reaktion

Was ist, wenn Sie ignoriert werden?

Sie haben ein gutes Angebot verschickt, von dem Sie dachten, es sei ein Volltreffer. Es passt perfekt, aber Sie erhalten keine Rückmeldung. Das Wichtigste ist hier, dass Sie beharrlich nachfassen. Wenn Sie überzeugt sind, dass der Interessent gut zu Ihnen passt und Sie noch keine Absage erhalten haben, sollten Sie auf Follow-up E-Mails setzen, um das Gespräch in Gang zu halten und einen zusätzlichen Mehrwert zu schaffen. Sie können in den ersten Wochen häufiger nachfassen und sich danach einmal im Quartal melden.

Angebot schreiben: Vorlage herunterladen und perfektes Angebotsschreiben erstellen

Um ein professionelles Angebot zu erstellen, laden Sie sich unsere kostenlose Angebotsvorlage herunter. Sie finden darin weitere hilfreiche Tipps und ein Musterangebot. Tauschen Sie die Platzhalter einfach durch Ihre Leistungen und Informationen aus und sichern Sie sich Ihren Deal.

Fazit: Mit einer Angebotsvorlage zum nächsten Deal

Mit einem Muster erstellen Sie das perfekte Angebot im Handumdrehen. Achten Sie auf die rechtlichen Pflichtangaben, um Ihr Angebot professionell wirken zu lassen und vor allem rechtssicher zu machen. Gehen Sie auf die Bedürfnisse des Kunden, listen Sie Ihre konkreten Leistungen auf und heben Sie in einem Fließtext Ihren USP hervor. So steht dem nächsten Verkaufsabschluss nichts mehr im Weg!a