Bei Vertriebsmeetings Zeit sparen – Drei Ideen

Ihr Vertriebsteam soll verkaufen, doch wieviel Zeit seines Tages verbringt ein Vertriebsmitarbeiter tatsächlich mit Verkaufen?

Wir wollen Ihnen und Ihrem Vertriebsteam dabei helfen, das Beste aus Ihren täglichen Aktivitäten herauszuholen.

Wir haben keine Wunderwaffe, um Ihren Umsatz über Nacht zu verzehnfachen.

Aber wir können Ihnen einige einfache und praktische Ideen mit an die Hand geben, mit denen Sie Ihren Vertriebsprozess in eine effiziente Routine verwandeln können. Damit sparen Sie sich jede Menge Zeit bei Verwaltungsarbeiten und Sie und Ihr Team können sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können …

Verkaufen!

Die Fakten: Was Beweise über die Vertriebsproduktivität aussagen

Pace Productivity führt seit 1990 Studien zur Produktivität durch. 2017 haben sie eine Studie in Auftrag gegeben, die herausfinden sollten, wieviel Zeit Vertriebsmitarbeiter während einer regulären Arbeitswoche mit Vertriebsaktivitäten verbringen.

Die Ergebnisse sind schockierend.

Im Durchschnitt verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 22% der Arbeitswoche mit Vertriebsaktivitäten.

Das bedeutet, dass Vertriebsmitarbeiter 78% Ihrer Zeit nicht mit dem Verkauf verbringen.

Anstatt den Großteil der Aktivitäten darauf zu konzentrieren, den Abschluss von Deals voranzutreiben, werden 46% der durchschnittlichen Woche eines Vertriebsmitarbeiters für Planung, Reisen und Verwaltungsarbeit, wie dem Aktualisieren von Excel-Listen und Organisieren von Daten, aufgewendet.

Lassen Sie sich nicht von diesen Zahlen unterkriegen

Es ist keine Überraschung, dass alle Aktivitäten, die nichts mit Vertrieb zu tun haben, den Vertriebsprozess verlangsamen und Ihren Schwung bremsen. Das wiederum führt zu einer höheren Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Deals stagnieren.

Der Folgeeffekt zeitaufwändiger Verwaltungsarbeit hat gravierende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

Je mehr Zeit Sie verschwenden, desto länger können sich Ihre Konkurrenten einmischen.

Das ist ein wesentlicher Nachteil für Ihre Fähigkeit, Ihre steigenden Verkaufsziele zu erreichen.

Diese Statistiken können für Sie als Vertriebsmanager auf den ersten Blick entmutigend erscheinen, aber Sie können einige einfache zeitsparende Taktiken anwenden, um diese Prozentsätze auszutauschen, sodass Ihre Mitarbeiter 22% ihrer Zeit für Verwaltung und 78% für Vertriebsaktivitäten aufwenden können.

Die Basis ist von wesentlicher Bedeutung. Zunächst sollten Sie Ihren Vertriebsprozess so ausrichten, dass sich Ihre Aktivitäten vorrangig auf das Vorantreiben von Deals konzentrieren und nicht auf unnötige Meetings oder Verwaltung.

Kurz zusammengefasst: Sie sollten die Aktivitäten Ihres Teams, die nichts mit dem eigentlichen Vertrieb zu tun haben, minimieren und die wertvolle Zeit für Verkaufsaktivitäten maximieren.

Das Problem mit Produktivitäts-„Hacks“

Sie werden online eine enorme Flut an Ratschlägen über „Wachstums-Hacks“, „Produktivitäts-Hacks“ oder alles andere, was man hacken kann, finden.

Lassen Sie sich von dem Hype nicht täuschen.

Shortcuts und Hacks sind kurzfristige Antreiber. Sie werden aber nicht Ihren Vertrieb ankurbeln.

Der beste Trick, um den Vertrieb anzukurbeln, besteht nicht darin, etwas mehr oder weniger zu machen. Wenn Sie nachhaltige Verbesserungen in Ihrer Vertriebsperformance erreichen wollen, müssen Sie wiederholbare Wege finden, die richtigen Dinge zu tun.

Doch warum sind „Produktivitäts-Hacks“ gerade so ein angesagtes Thema?

Der Druck für beständiges Wachstum ist unwahrscheinlich groß und der Gedanke an eine schnelle Lösung für niedrige Produktivität ist, gelinde gesagt, ziemlich verlockend.

Leider gibt es aber keine Shortcuts für nachhaltige Ergebnisse, die Sie für echten Geschäftserfolg benötigen.

Doch Sie können wirksame Veränderungen des Prozesses vornehmen, um die gewünschten Resultate zu erzielen.

Hier reden wir nicht von einem zeitsparenden Hack, den Sie einmal nutzen und danach wieder vergessen – Wir reden von einer bewussten, langfristigen Veränderung zum Besseren.

Leitfaden zur Steigerung der täglichen Routine Ihres Teams

Wenn Sie Ihre durchschnittliche Verkaufszeit besser nutzen wollen, sind Sie hier genau richtig.

Es gibt viele Tipps, um Ihre Verkaufszeit bestmöglich zu gestalten. Unser Fokus in diesem Artikel liegt auf den zeitintensivsten Aufgaben von Vertriebsteams, Vertriebsmanagern und allen anderen Vertriebsmitarbeitern:

Meetings.

Sei es ein Unternehmensmeeting, ein Kundenmeeting, ein Meeting, das auch mit einer E-Mail erledigt gewesen wäre, oder ein Meeting über ein Meeting (Sie wissen, wovon wir sprechen) – Die Chancen stehen hoch, dass Sie mehr Zeit in Meetings verbringen als eigentlich nötig ist.

Der wahrscheinlichste Grund, warum Sie in einem Meeting wertvolle Zeit verlieren, ist einfach …

Der Zeitrahmen und die gewünschten Resultate des Meetings sind entweder unklar oder gar nicht erst existent.

In den meisten Fällen würden Sie für das Unternehmen wahrscheinlich mehr Wert schaffen, wenn Sie diese Zeit damit verbringen würden, Deals zu prospektieren, zu qualifizieren und abzuschließen.

Die Frage bleibt bestehen: Wie können Sie das Beste aus Ihren Meetings herausholen und gleichzeitig den Zeitaufwand für den Vertrieb reduzieren?

Tipp #1: Meetings im Militärstil

Reglementierte Meetings machen Ihre wöchentliche Routine sehr viel effizienter.

Mit einem militärischen Ansatz müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, eine strukturierte Agenda zu entwickeln.

Wie sieht ein solches Meeting im Militärstil aus?

Meetings im Militärstil sind kurz, aussagekräftig und effektiv. Wie ein Drill-Sergeant müssen Sie bestimme Parameter für jedes Meeting zur Gewohnheit machen, um größtmögliche Effizienz zu erreichen. Diese beinhalten:

·   Aufgaben in einem Satz festsetzen

·   Gewünschtes Ziel festlegen

·   Start- und Endzeit festsetzen

·   Das Meeting nach der maximalen Zeitdauer, die Sie verbringen möchten, benennen

Sagen Sie nicht einfach nur, dass Sie ein „kurzes“ oder „schnelles“ Meeting abhalten wollen. Benennen Sie es als „20-Minuten-Meeting“ und legen Sie bereits vorab die Erwartungshaltung fest.

Die Vorteile von Meetings im Militärstil sind signifikant und wiederholbar. Hier sehen Sie, wie Sie die Leistung Ihres Teams kontinuierlich steigern können:

1.     Ihr Team kann seinen Plan innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigen.

2.     Sie haben mehr Möglichkeiten, eine Diskussion zu verkürzen, ohne dabei die Teilnehmer zu frustrieren.

3.     Wenn Fragen zu Themen aufkommen, die für das Meeting nicht relevant sind, können Sie an die angesetzte Zielfrist erinnern. Somit vermeiden Sie irrelevante Themen und gleichzeitig auch, dass sich die Teilnehmer persönlich angegriffen fühlen.

Dennoch kann Punkt 3 natürlich ein wenig knifflig sein.

Ein Meeting im Militärstil muss eine Struktur haben. Dennoch kann man aber auch strukturiert sein, ohne dabei starr sein zu müssen. Scheuen Sie sich deshalb nicht, Leuten die Möglichkeit zu geben, ein Thema außerhalb der Tagesordnung zu äußern. Stellen Sie aber sicher, dass Sie die Kontrolle behalten, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.

Geben Sie den Leuten die Möglichkeit, das Gespräch außerhalb des Meetings fortsetzen zu können. Eine E-Mail oder ein weiteres Meeting (natürlich im Militärstil), können sich lohnen, um das Thema noch einmal zu vertiefen.

Tipp #2: Takeaways für Meetings klar definieren

Es gibt einen überraschend einfachen Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting seinen Zweck erfüllt hat.

Mike Weinberg,The New Sales Coach, sagt:

"Ich beende ein Meeting gerne damit, um den Tisch zu gehen und von jeder Person ein ehrliches Feedback über das Meeting zu bekommen. Es ist sehr produktiv, jeden einzelnen Teilnehmer nach seinen wichtigsten Takeaways zu fragen und was er sofort nach dem Meeting umsetzen kann."

Mike nennt dieses Konzept "Takeaway".

Stimmen Ihre Takeaways mit dem Zweck Ihres Meetings überein, können Sie sicher sein, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und Ihr Meeting effektiv war.

Aber hören Sie hier nicht einfach auf.

Weinberg schlägt vor, die nach einem Treffen gesetzten Ziele auf einige wenige Ziele zu reduzieren.

Maßnahmen sind wichtig, aber eine einfache und klare Botschaft hilft Ihren Mitarbeitern, mehr zu tun.

"Geben Sie eine Marschrichtung für den nächsten Monat oder das nächste Quartal vor. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mission klar formuliert ist und Prioritäten festgelegt sind. Wenn Sie auf Wettbewerb aus sind, ist dies der richtige Ort, um das Geschäft anzuheizen."

Und denken Sie daran: Kurze, scharfe militärische Meetings müssen nicht langweilig und reglementiert sein.

Takeaways sind die perfekte Gelegenheit, die Leidenschaft Ihrer Mitarbeiter zu wecken und sie für ein einziges, sinnvolles Ziel zu begeistern.

Am Ende eines Meetings den Wettbewerb unter Ihren Mitarbeitern zu erzeugen, wird Ihnen helfen, die Ergebnisse voranzutreiben. Insbesondere dann, wenn Ihr Team sich auf ein praktisches Takeaway konzentriert.

Tipp #3: Clevere Terminplanung

Vertriebsmitarbeiter haben pro Woche oft mehrere Fahrten mit dem Auto oder der Bahn, um sich zwischen Büro und Kunden zu bewegen. Dadurch wird sehr viel Zeit für Transportwege verschwendet.

Verstreute Meetings während der Woche erhöhen nur die Zeit, die Ihr Team in Autos und Zügen verbringen muss, um ins Büro zu kommen. Versuchen Sie deshalb, bestimmte Wochentage oder Zeiten (z.B. Wochentagsvormittage) für Teambesprechungen im Büro festzulegen.

Das reduziert nicht nur die Zeit, die für das Pendeln aufgebracht werden muss, sondern hilft Ihren Mitarbeitern auch dabei, mehr Zeit für die persönliche Kontaktaufnahme mit potentiellen Kunden einzuplanen.

Apropos: Auch Kundengespräche können intelligent geplant werden.

Ermutigen Sie Ihr Team, die Kundengespräche je nach Standort zu organisieren. Wenn die Route vorab festgelegt wird, können Vertriebsmitarbeiter ihre Meetings je nach Standort des entsprechenden Kunden zu Clustern zusammenfassen. Das bedeutet mehr Kunden, weniger Zeitaufwand und geringere Treibstoffkosten (und das schont auch noch die Umwelt!).

Außerdem kann Ihnen die richtige Technologie dabei helfen, die wichtigsten Elemente beim Planen von Meetings zu rationalisieren und zu automatisieren. Statt umständlich mit E-Mails zu arbeiten, können Sie mit dem Pipedrive Planer ein wiederkehrendes Ereignis oder ein einzelnes Ereignis erstellen und somit alle internen und externen Terminen in einem vollständig integrierten Kalender verwalten.

Für einige Unternehmen ist es sicher gut, Kundengespräche zu fördern, aber stellen Sie sicher, dass Sie auch testen, wie viel Wirkung diese Kundengespräche haben. Sie könnten feststellen, dass Sie auch ohne diese persönlichen Kundengespräche gleiche oder bessere Ergebnisse erzielen.

Bessere Meetings bedeuten bessere Vertriebsreportings

Nun wissen Sie alles, was Sie wissen müssen, um den Wert und die Produktivität Ihrer Meetings zu erhöhen. Mit diesen einfachen Strategien sind Sie auf dem besten Weg, den Zeitplan Ihres Teams produktiver zu gestalten.

Organisation und ein strukturierter Vertriebsprozess sind die Grundlagen, um Zeit zu sparen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Eine Investition in die richtigen Tools kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die den Vertrieb fördern (insbesondere mit Hilfe unseres intelligenten Pipedrive Planers).

Bringen Sie Ihr Team auf Kurs und starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testversion des CRMs von Pipedrive.

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