Las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) llevan a cabo la gestión empresarial centralizada de las grandes empresas, mientras que el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM, o customer relationship management en inglés) se encarga de las actividades orientadas al cliente.
Combinar estas herramientas tiene muchos beneficios, pero presenta varios desafíos.
En este artículo, explicaremos cómo son las integraciones CRM-ERP y cinco pasos para implementarla con éxito.
¿Es posible hacer una integración de software CRM-ERP?
Puedes integrar tus herramientas de CRM y ERP en varios puntos y a través de diferentes mecanismos. Combinar las herramientas permite una mayor precisión y transparencia de los datos en toda la empresa. Sin embargo, hay limitaciones dependiendo de cómo las conectes.
Algunos métodos de integración requieren que adaptes tus procesos a herramientas existentes que solo permiten un flujo de información en una dirección. Otros implican crear tu propia herramienta, pero necesitarás un equipo de desarrollo confiable para crearla, mantenerla y depurarla.
Aquí hay cinco de las formas más comunes en las que puedes hacerlo:
Integración punto a punto (P2P). A menudo disponible a través de marketplaces de CRM o ERP. P2P conecta dos o más herramientas como un puente entre islas, permitiendo que los datos fluyan en una o ambas direcciones. Es ideal para necesidades muy específicas con un flujo de datos limitado.
Middleware o plataforma de integración como servicio (iPaaS, por sus siglas en inglés). El middleware o las plataformas basadas en la nube (por ejemplo, Zapier) actúan como intermediarios, extrayendo información de una herramienta y pasándola a la otra.
Herramientas de integración de datos. Las herramientas ETL (extraer, transformar y cargar, por sus siglas en inglés) especializadas, como Talend o Informatica, mueven datos entre sistemas.
APIs (interfaces de programación de aplicaciones). Los desarrolladores crean scripts o aplicaciones personalizadas adaptadas a las necesidades de tu negocio utilizando APIs (por ejemplo, puedes usar la API de CRM de Pipedrive para crear tu propia aplicación de conexión ERP).
Plataformas unificadas. Algunos proveedores ofrecen plataformas unificadas que combinan funcionalidades de CRM y ERP en una única solución SaaS (software como servicio), como Microsoft Dynamics 365 o NetSuite.
Cubriremos los métodos más populares con más detalle más adelante. Pero, ¿deberías invertir los recursos en combinar estas dos herramientas?
¿Por qué integrar tu software de CRM y ERP?
Ambas herramientas sirven para aplicaciones empresariales diferentes, pero críticas y complementarias. Combinarlas puede mejorar la precisión de los datos (por ejemplo, al unificar la información administrativa y de contacto) y ahorrarle tiempo a tu equipo al evitar que tenga que consultar conjuntos de datos separados en diferentes programas.
Aquí hay cinco de las principales ventajas de la integración de un sistema CRM-ERP.
1. Reducir errores
Una integración sincroniza automáticamente tu sistema ERP y las bases de datos CRM, reduciendo el tiempo de introducción de datos manual y los errores. Agregar datos a un sistema actualizará el otro en tiempo real para garantizar la consistencia y exactitud en ambas plataformas.
También reduce la necesidad de introducir datos repetidamente, lo que da lugar a información más rápida y fiable. Por ejemplo, si un representante de ventas actualiza los datos de contacto de una organización en el sistema CRM, la información se refleja al instante en el sistema ERP.
Quiere decir que actualizar esa información en el sistema CRM de Pipedrive actualizará tu ERP sin necesidad de introducción de datos manual.
2. Ahorrar tiempo y dinero
Crear un sistema integrado significa que los empleados no tienen que verificar y actualizar manualmente los registros en múltiples lugares.
Según un estudio de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico y Confecámaras, solo el 35 % de las empresas en Colombia han implementado un sistema ERP integral; el 65 % restante todavía recurre a soluciones simples como hojas de cálculo o sistemas aislados para manejar sus procesos, lo que implica una alta carga de trabajo manual, incluyendo la introducción de datos.
Cuando los equipos dedican menos tiempo a tareas administrativas, pueden concentrarse en actividades de mayor valor (por ejemplo, crear redes o vender más) que impactan su rentabilidad.
3. Mejorar la toma de decisiones
Eliminar los silos de datos te da una visión completa de las interacciones con los clientes y de los procesos internos. Trabajar a partir de una única fuente de verdad mantiene a todos los equipos de tu empresa informados para que puedan tomar decisiones más precisas y fundamentadas.
Una visualización de datos integral también permite a los líderes analizar el comportamiento general del cliente, las tendencias de ventas, la gestión de inventarios y el rendimiento financiero en un solo lugar.
Visualizar estos datos facilita la identificación de patrones que te llevan a mejorar las operaciones y aumentar la rentabilidad.
4. Facilitar la colaboración
Una integración permite a todos los departamentos (incluyendo servicio al cliente, finanzas y recursos humanos) acceder a la misma información en tiempo real, facilitando la colaboración.
Por ejemplo, las colaboraciones pueden incluir:
Equipos de almacén y ventas. Los representantes de ventas ven el inventario en tiempo real del ERP en el sistema CRM para proporcionar una disponibilidad precisa a los clientes, y las empresas de fabricación por encargo pueden ver cuándo es el momento de comenzar la producción.
Equipos de marketing y ventas. El equipo de marketing puede diseñar campañas y estrategias de marketing más específicas basadas en un historial de compras de clientes completo y seguir las campañas de marketing hasta la compra para ver qué funciona.
Equipos de ventas de comercio electrónico y físicos. Ya sea que tus equipos vendan en línea o fuera de línea, pueden acceder a la información más reciente sobre el inventario.
Equipos de productos y almacenes. Los datos del sistema CRM y las previsiones informan la gestión de la cadena de suministro y los horarios de producción en el ERP, asegurando que los niveles de inventario cumplan con la demanda.
Cuando los equipos tienen los mismos hechos y cifras precisos (por ejemplo, cifras de ventas, historial de compras o información sobre productos), pueden trabajar juntos de manera más efectiva para atender las necesidades de la empresa y de los clientes.
5. Mejora la experiencia del cliente
Gracias al auge de la inteligencia artificial en los negocios, los clientes a menudo esperan respuestas instantáneas cuando se comunican. El acceso rápido a actualizaciones sobre pedidos y datos de inventario con una integración de CRM-ERP permite respuestas rápidas y precisas a las consultas.
Los datos en tiempo real te ayudan a personalizar las experiencias del cliente y a resolver problemas más rápido. Con el tiempo, esto puede mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la lealtad del cliente.
¿Cómo se ve una integración de CRM-ERP?
Como se mencionó anteriormente, hay múltiples formas de integrar los diferentes sistemas. Sin embargo, las conexiones más comunes son P2P (conectores de terceros), middleware y API.
Debido a sus limitaciones, las integraciones P2P son una opción para las empresas con necesidades muy específicas y poco flujo de datos entre los puntos. Estas integraciones pueden dificultar la identificación de las causas de los problemas, lo que lleva a más tiempos de inactividad y mayores costos de mantenimiento.
Otra opción es una herramienta de middleware, como Zapier o Make. Sin embargo, estas también son adecuadas para empresas con un flujo de datos más bajo.
Por ejemplo, si un Zap de Zapier no se activa, las empresas con menos flujos de trabajo pueden identificar más rápidamente qué falló que aquellas con muchas conexiones complicadas.
Luego está la opción de la API. Crear tu propia integración puede ayudarte a establecer puntos de conexión sin limitarte a las capacidades de integración existentes. También tienes más control sobre la integración cuando las cosas salen mal.
Vamos a explorar un ejemplo de integración de un CRM y ERP en Pipedrive.
Cómo integrar utilizando Pipedrive
Algunos sistemas ofrecen múltiples opciones de integración para darte la elección. Por ejemplo, Pipedrive ofrece una experiencia de CRM altamente adaptable e intuitiva que puedes personalizar aún más integrando tu software ERP favorito.
Puedes acceder a conexiones ERP P2P (por ejemplo, MRPeasy o NetSuite) directamente desde el Marketplace.
También hay muchas integraciones listas en el Marketplace de Pipedrive para conectar funciones específicas, como integrar tus herramientas de cotización externas (por ejemplo, Stripe o QuoteMachine) o sincronizar mensajes de WhatsApp.
Si estás buscando una solución más personalizada, puedes utilizar nuestra API CRM para conectar cualquier sistema ERP o aplicación que ya tengas en tu repertorio tecnológico.
Pipedrive hace que sea extremadamente fácil usar la API. Tiene una base de conocimientos dedicada a los desarrolladores que cubre todo, desde la creación de webhooks (compartición de datos desencadenada por un evento) hasta extensiones de aplicaciones. Cabe destacar que, por el momento, estos recursos solo están disponibles en inglés.
Puedes acceder a la clave de la API RESTful a través de tu cuenta de Pipedrive y aprender a crear aplicaciones públicas o privadas (dependiendo de quién las vaya a usar y cómo).
Nota: una aplicación RESTful cumple con los principios de REST (Transferencia de Estado Representacional), un estilo de arquitectura para el diseño de herramientas en línea.
Importa nuestro archivo de especificación Open API 3 para conectar ambas plataformas usando la API de Pipedrive en Postman, Insomnia u otra herramienta.
Pipedrive incluso ofrece una cuenta sandbox (entorno de pruebas) que te permite desarrollar y probar tus aplicaciones de forma segura y sin riesgos.
Las pruebas en el sandbox implican un simple proceso de cinco pasos:
Solicitar una cuenta de desarrollador para el entorno de pruebas.
Registrar tu aplicación en nuestro Centro para Desarrolladores (Developers Hub).
Asegurarte de usar el protocolo estándar de la industria OAuth 2.0 con flujos de instalación apropiados.
Hacer una verificación de control de calidad.
Enviar tu aplicación para su aprobación si será de acceso público.
Al usar una API, puedes personalizar e integrar tu herramienta ERP para que se acople sin problemas con el CRM de Pipedrive.
Pasos para implementar con éxito la integración de tu CRM y ERP
Cuando decides avanzar, una estrategia bien definida es crucial para una integración fluida y efectiva de CRM-ERP.
Aquí hay cinco pasos para lograr una visualización completa y sin interrupciones de tus datos de clientes y negocios.
1. Asegúrate de estar contento con ambas herramientas
Antes de implementar la integración, asegúrate de tener soluciones CRM y ERP compatibles que te gusten.
Quizás amas tu software de CRM, pero no se integra con tu actual ERP de SAP. Alternativamente, puede que no estés satisfecho con tu CRM y desees cambiar a una herramienta más intuitiva como Pipedrive.
Si deseas cambiar uno o ambos, debes hacer este cambio antes de integrar los sistemas.
Determinar qué sistema funcionará mejor significa identificar tus necesidades y compararlas con las capacidades de diferentes productos. Cada negocio tiene necesidades diferentes. Sin embargo, la escalabilidad, flexibilidad e integraciones de backend son variables cruciales a investigar.
Asegúrate de elegir soluciones de integración y sistemas basados en la nube que puedan crecer y adaptarse junto con tu negocio.
Una vez que tengas ambas herramientas ideales, puedes comenzar a integrarlas.
2. Planifica cómo funcionará tu integración
Desarrolla un plan de integración detallado, que incluya cronogramas, gestión de recursos e hitos clave para garantizar que el proceso se realice sin contratiempos.
Comienza delineando los objetivos, metas y resultados deseados de la integración. Puedes desglosar esto en una tabla.
Meta | Mejora la precisión de los datos y la consistencia entre ubicaciones nacionales. |
Objetivo | Integra la información del cliente, los datos de los procesos de ventas y los niveles de inventario entre los sistemas CRM y ERP. |
Resultado | Reduce los errores de introducción de datos en un 20 % e implementa el seguimiento de inventario en tiempo real para el tercer trimestre. |
Establece cronogramas claros para cada fase del proyecto (por ejemplo, planificación, desarrollo y despliegue) con hitos clave para seguir el progreso y mantenerte en el cronograma.
Por ejemplo, tus hitos podrían incluir:
Semanas 1 a 6. Lanzamiento del proyecto, recopilación de requisitos y aprobación del plan.
Semanas 7 a 18. Diseño del sistema, desarrollo de módulos de integración y pruebas iniciales.
Semanas 19-26. Pruebas de usuario, correcciones finales de errores y despliegue.
Identifica los recursos necesarios de cada miembro del equipo (por ejemplo, departamentos, presupuesto y tecnología) y asígnales roles y responsabilidades. Hacer esto garantiza que todos entiendan sus tareas y plazos, manteniendo la fusión en el cronograma.
Una vez que hayas completado estos pasos, puedes proceder a mapear tus datos en los sistemas CRM y ERP.
Nota: Puedes utilizar el software de gestión de proyectos de Pipedrive para seguir tu integración de principio a fin.
3. Mapea y audita tus datos antes de integrar
Mapea cómo fluirá la información entre los sistemas y actualiza los datos existentes para garantizar la precisión y la consistencia.
Puedes hacerlo en cuatro pasos:
Analiza los requisitos de datos
Audita los datos existentes
Limpia tus datos
Enriquece tus datos
Primero, determina qué datos deseas compartir entre tus sistemas ERP y CRM; esto podría incluir información del cliente, órdenes de venta y datos financieros.
Una vez que reúnas estos datos, realiza una auditoría exhaustiva de ambas herramientas para identificar duplicados, inexactitudes e inconsistencias. Hacer esto asegura que tu sistema integrado proporcione información eficiente y confiable.
Actualiza cualquier cosa incorrecta, corrigiendo errores, estandarizando formatos y eliminando datos duplicados. También puedes mejorar la calidad de tus datos agregando información faltante y actualizando registros obsoletos (por ejemplo, cambiando los detalles de facturación para cuentas).
La herramienta de CRM adecuada incluso puede ayudarte a hacer esto. Aquí, Pipedrive te permite reconocer y combinar duplicados.
También puedes usar integraciones como Dedupely o Insycle para fusionar y gestionar tus datos.
Estás listo para integrar los sistemas una vez que estés satisfecho de que has limpiado tus datos.
4. Integra y personaliza tu configuración
Integra tu software de CRM y ERP utilizando el mejor método para tu negocio (por ejemplo, una API o un centro de integraciones de terceros).
Después de eso, personaliza los sistemas para satisfacer tus necesidades y requisitos específicos.
Nota: Quieres que tu integración esté alineada con tus flujos de trabajo únicos, requisitos de datos y objetivos comerciales. Elige uno de los métodos de integración que te permita personalizar su configuración.
Personalizar tu integración puede incluir lo siguiente:
Ajuste de la configuración predeterminada. Revisa y modifica la configuración predeterminada en ambos sistemas para asegurarte de que se alineen con tus procesos comerciales.
Configuración de los permisos de usuario. Asegúrate de que los miembros del equipo tengan acceso al nivel adecuado de datos y funcionalidades.
Creación de campos personalizados. Agrega campos personalizados para capturar información adicional y asegúrate de que los has mapeado correctamente.
Definición de los desencadenantes del flujo de trabajo. Identifica acciones o eventos clave que deberían activar flujos de trabajo, como la entrada de nuevos clientes o actualizaciones de precios.
Automatización de procesos. Configura automatizaciones de flujo de trabajo para tareas rutinarias, como actualizar registros de clientes o generar informes.
Por ejemplo, así es como se ve agregar campos personalizados en Pipedrive.
Una vez que hayas terminado tu configuración personalizada, proporciona capacitación integral a los usuarios de todos los equipos sobre el nuevo sistema integrado para asegurar una adopción fluida.
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4 desafíos que puedes enfrentar con la integración de CRM-ERP y cómo superarlos
Integrar tus sistemas de CRM y ERP puede presentar varios obstáculos, pero puedes gestionarlos de manera efectiva con las estrategias adecuadas.
Aquí hay cuatro desafíos al integrar software de CRM y ERP y cómo superarlos.
Desafío 1: resistencia del usuario
Desafío: Algunos empleados pueden dudar en adoptar nuevas tecnologías si están acostumbrados a utilizar sistemas antiguos.
Puedes superar la resistencia al cambio fomentando la comunicación abierta y proporcionando formación continua y profunda para todos los usuarios.
Comienza por involucrar a los empleados desde el principio, destacando los beneficios y abordando las preocupaciones. Después de eso, ofrece talleres prácticos, guías fáciles de usar y apoyo continuo para asegurar una transición fluida.
Desafío 2: seguridad de datos
Desafío: La integración de sistemas puede exponer datos sensibles a posibles amenazas de seguridad.
Elige plataformas con características sólidas de seguridad y privacidad. Por ejemplo, Pipedrive tiene varios certificados de seguridad, una infraestructura respaldada por la privacidad y una serie de características para proteger tus datos.
Desafío 3: límites de presupuesto
Desafío: Puede que superes las estimaciones de presupuesto iniciales debido a complejidades y requisitos imprevistos
Organiza un presupuesto detallado, incluyendo fondos de contingencia para costos inesperados. Prioriza las características cruciales durante la planificación e impleméntalas en fases si es necesario para distribuir los costos.
Revisa el presupuesto regularmente y ajústalo según sea necesario para mantenerte en el camino correcto.
Desafío 4: compatibilidad de proveedores
Desafío: Encontrar proveedores de CRM y ERP que puedan trabajar juntos sin problemas puede tomar tiempo y esfuerzo.
Selecciona proveedores con capacidades de integración probadas y un historial de implementaciones exitosas. Prueba las plataformas antes de comprometerte y pregunta a otras empresas con integraciones exitosas por referencias.
Si es necesario, utiliza un middleware para cerrar brechas o elige un CRM como Pipedrive que ofrezca soporte al cliente las 24 horas, que puede ayudar si te quedas atascado.
Consideraciones finales
Las integraciones de CRM-ERP pueden mejorar significativamente las operaciones de tu negocio al optimizar procesos y mejorar la precisión de los datos. Sin embargo, es crucial asegurarte de que estás utilizando las mejores herramientas posibles antes de integrarlas.
Tómate tu tiempo con las evaluaciones y experimenta con ambas soluciones para encontrar las que satisfagan tus necesidades únicas. Elegir cuidadosamente e integrar el software adecuado puede ayudarte a lograr un entorno empresarial más cohesivo, eficiente y exitoso.
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