La presentación de informes financieros es un requisito legal en muchos países. Te permite cumplir con los estándares fiscales y contables y proporciona una imagen clara de la salud financiera de tu empresa a los acreedores, inversores y otros interesados.
Sin embargo, el impacto de la gestión financiera va mucho más allá del cumplimiento normativo. Te ayuda a controlar tus gastos, identificar oportunidades de crecimiento y planificar un futuro rentable.
En este artículo, aprenderás por qué los informes financieros son importantes, quién los utiliza y los diferentes tipos de informes financieros que apoyan a cualquier negocio exitoso.
También compartiremos algunas mejores prácticas de informes financieros para ayudarte a navegar tus números de manera más efectiva.
¿Qué son los informes financieros?
La elaboración de informes financieros es el proceso de documentar las actividades financieras de tu empresa durante un período específico, como trimestral o anualmente. Su objetivo es proporcionar a las partes interesadas información precisa y actualizada sobre la salud y el rendimiento financiero de tu empresa.
Por ejemplo, un estado de pérdidas y ganancias (estado de resultados) desglosa los ingresos, gastos y beneficios de tu empresa durante un período determinado. Aquí tienes una plantilla de Brixx y un ejemplo de estado de resultados de Wise:
Las empresas producen varios tipos de informes para organizar y compartir datos financieros, que generalmente incluyen:
Ingresos. Las ganancias totales de tu empresa por la venta de sus productos o servicios.
Gastos. Los costos operativos de tu negocio (por ejemplo, alquiler, salarios o costos de producción).
Flujo de efectivo. El movimiento de efectivo dentro y fuera de tu negocio.
Ingreso neto. La ganancia (o pérdida) real después de haber deducido todos los gastos de tus ingresos.
Activos. Todo lo que posee tu negocio, incluyendo efectivo, propiedad o vehículos de la empresa.
Pasivos. Lo que tu negocio debe, incluyendo salarios no pagados, facturas pendientes o préstamos.
Capital (o patrimonio). La participación de los propietarios en el negocio, incluyendo tu inversión inicial más cualquier beneficio retenido.
Algunos informes, como el análisis de tendencias o los informes de pronóstico de ventas, pueden incluir datos históricos o proyecciones financieras. Los gerentes y analistas a menudo utilizan estos informes para identificar patrones o desafíos emergentes, como las caídas estacionales en las ventas o el cambio en el comportamiento del consumidor.
Conocer esta información les ayuda a optimizar estrategias futuras, como ajustar los niveles de inventario o perfeccionar las campañas de marketing.
Algunos informes financieros se publican para revisión pública, especialmente si la ley requiere que la empresa lo haga. Otros pueden ser compartidos internamente, como con gerentes, directores de la empresa o accionistas.
Los CEO y CFO, por ejemplo, a menudo utilizan tableros financieros (como el de abajo) para monitorear el rendimiento de su empresa con gráficos de barras y otros recursos visuales
Herramientas como Pipedrive te permiten crear informes como estos para comunicar métricas financieras (en tiempo real) a través de múltiples departamentos y partes interesadas.
Discutiremos los diferentes tipos de informes financieros más adelante en el artículo.
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Informes financieros vs. contabilidad financiera
Los informes financieros y la contabilidad financiera son dos procesos distintos (pero relacionados).
Los informes financieros reflejan cómo organizas y presentas la información financiera de tu empresa para que las partes interesadas, como gerentes, inversionistas, prestamistas o autoridades fiscales, puedan analizarla y tomar decisiones informadas.
Por ejemplo, tu estado de resultados podría mostrar que, aunque tus ventas crecieron un 15 % el último trimestre, el aumento en los costos de suministro redujo tus ganancias. Esta información puede guiarte para tomar decisiones de ahorro de costos para aumentar la rentabilidad, como cambiar a proveedores más asequibles.
La contabilidad financiera hace referencia a cómo recopilas esta información. Implica registrar cada transacción de manera diaria, desde ventas y compras hasta nómina y estado de inversiones.
Por ejemplo, cuando la contabilidad registra cada venta y costo de suministro a lo largo del trimestre, esas transacciones individuales revelan el crecimiento del 15 % en ventas y la tendencia de aumento en los costos en tus informes financieros.
Mientras que la contabilidad registra lo que sucedió, los informes explican lo que significa. Una contabilidad financiera meticulosa crea una base sólida para unos informes financieros precisos y conformes a la normativa vigente.
¿Quién regula la información financiera?
En EE. UU., el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en inglés) es el principal regulador de la elaboración de informes financieros. Este organismo proporciona directrices claras bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés).
Los GAAP aseguran que todos los estados financieros (especialmente los publicados por empresas públicas) sean consistentes y fáciles de entender, lo cual es fundamental para el mercado de valores y la economía en general.
Sin embargo, las empresas privadas no están legalmente obligadas a seguir los GAAP. Muchas empresas privadas, aun así, eligen adherirse a estas normas como una buena práctica. Hacerlo facilita que bancos, inversores y posibles compradores evalúen sus finanzas.
En Latinoamérica y en muchos otros países fuera de EE. UU., se suelen seguir las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, o IFRS por sus siglas en inglés), que son reguladas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés).
Aunque las empresas con sede en EE. UU. no están obligadas a seguir las NIIF, comprender estas normas internacionales puede ayudarles a expandirse a mercados globales o a atraer inversores internacionales.
Por qué la presentación de informes financieros es importante para tu negocio
La presentación de informes financieros es más que solo papel. Te muestra exactamente cómo está funcionando tu negocio, te ayuda a tomar decisiones rentables y abre puertas a nuevas oportunidades.
Por ejemplo, puedes identificar problemas de flujo de efectivo antes de que ocurran y encontrar maneras de reducir costos sin comprometer la calidad.
Los bancos también son más propensos a aprobar tus préstamos cuando ven una buena gestión financiera y los inversores se sienten más seguros al respaldar tu negocio.
Aquí hay algunos beneficios más de los informes financieros para tu empresa.
Protegen tu negocio
Un informe preciso te ayuda a cumplir con normativas contables, regulaciones fiscales y leyes locales o internacionales, ahorrando a tu negocio mucho dinero a largo plazo.
En 2023, la Comisión de Valores y Bolsa de EE. UU. (SEC) impuso multas por más de 1.500 millones de dólares en sanciones civiles, que incluyen violaciones en la elaboración de informes financieros.
De manera similar, en Latinoamérica, las superintendencias o comisiones de valores y finanzas de cada país (como la Superintendencia Financiera de Colombia, la Comisión para el Mercado Financiero de Chile o la Comisión Nacional Bancaria y de Valores de México, entre otras) también imponen multas significativas por no cumplir con las obligaciones legales, lo que a menudo incluye irregularidades en la información financiera presentada.
La elaboración regular de informes financieros también crea un rastro de auditoría que puede proteger tu negocio en caso de disputas, como desacuerdos con proveedores o reclamaciones de empleados.
Por ejemplo, un proveedor podría alegar que no le has pagado una entrega de $5,000 en marzo. En ese caso, podrías consultar rápidamente tus registros de pagos y extractos bancarios para demostrar que le pagaste el 15 de marzo, evitando así cualquier problema.
Mejora la toma de decisiones
Los informes financieros traducen datos en estados estandarizados, lo que ayuda a las partes interesadas a tomar decisiones informadas. La investigación muestra que las empresas que toman decisiones basadas en datos son un 5 % más productivas y un 6 % más rentables que sus pares.
Por ejemplo, tu gerente de ventas podría usar reportes de ventas históricos y actuales para predecir ingresos y prever tendencias. Las proyecciones precisas ayudan a maximizar recursos y establecer objetivos realistas para el equipo de ventas.
Documentar meticulosamente tus gastos también puede ayudarte a descubrir costos ocultos. Por ejemplo, podrías darte cuenta de que gran parte de tu presupuesto se gasta en suscripciones de software redundantes. Puedes ahorrar de manera proactiva al identificar y cancelar esas suscripciones.
Fortalece las relaciones con los interesados
Compartir informes financieros precisos y regulares con las partes interesadas genera confianza en tu negocio. Demuestra que eres honesto, transparente y confiable, lo que atrae a posibles socios, inversores y clientes.
Por ejemplo, imagina que tu socio minorista quiere expandir su volumen de pedidos con tu empresa de manufactura. Entonces revisan tus estados financieros para evaluar tu capacidad de escalar y gestionar grandes pedidos.
Tus informes muestran que recientemente has invertido 2 millones de dólares en dos nuevas líneas de producción y tienes un fuerte capital de trabajo. Basado en esta sólida base financiera, firman un acuerdo de suministro de tres años, aumentando sus pedidos mensuales de 200,000 a 450,000 dólares.
La transparencia en los informes también aumenta la probabilidad de obtener tasas de interés más bajas con los bancos y de conseguir mejores precios de los proveedores que quieren trabajar contigo.
Maximiza las deducciones fiscales
Para las pequeñas empresas, cada dólar cuenta. Un proceso de informes financieros estratégico te ayuda a pagar impuestos justos sin arriesgarte a sobrepagar, ahorrándote costos a largo plazo.
Grabar cada transacción te permite identificar fácilmente todas las deducciones permitidas que podrías pasar por alto. Por ejemplo, podrías deducir gastos relacionados con viajes de negocios, beneficios para empleados y suministros de oficina de tu ingreso gravable.
4 tipos de informes financieros que utilizan las empresas (con ejemplos)
Cada negocio necesita saber dónde se encuentra financieramente.
Ya sea que dirijas una pequeña panadería o una startup tecnológica, debes hacer un seguimiento de tu dinero y compartir esa información con las partes interesadas. A lo largo de décadas de práctica contable en todo el mundo, cuatro informes financieros clave se han convertido en la forma estándar de hacerlo:
Estado de resultados
Balance general
Estado de flujo de efectivo
Estado de cambios en el patrimonio neto de los accionistas (o Estado de patrimonio de los accionistas)
Estos documentos siguen formatos establecidos para comunicar información importante a las partes interesadas, como cuánto beneficio ha obtenido tu empresa, los activos que posee y y sus principales egresos. Juntos, proporcionan una imagen completa de la condición financiera de tu negocio.
Estas cuatro declaraciones forman la base de la presentación de informes financieros, pero hay informes adicionales que las empresas pueden utilizar para necesidades específicas.
A continuación, exploremos estos estados (y otros informes financieros) con más detalle.
1. Estado de resultados
Un estado de resultados (o estado de ganancias y pérdidas) muestra la rentabilidad de tu empresa durante un período específico (por ejemplo, mensual, trimestral o anual).
Desglosa detalles como:
Fuentes de ingresos
Gastos operativos (por ejemplo, alquiler, nómina o depreciación)
Gastos no operativos (por ejemplo, pagos de intereses)
Costo de bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés)
Ingresos totales y netos
Aquí tienes un ejemplo del estado de resultados de The Coca-Cola Company:
Los propietarios de negocios, gerentes, inversores y otras partes interesadas utilizan los estados de resultados para entender cuánto gana la empresa, de dónde proviene este dinero y si hay oportunidades para reducir costos y maximizar la rentabilidad.
Por ejemplo, tu estado de resultados podría mostrar que los costos de servicios públicos son un 25 % más altos que el año pasado a pesar de niveles de producción similares. Después de analizar los patrones de consumo, podrías invertir en equipos de eficiencia energética para reducir los costos de energía.
2. Balance general
El balance general proporciona una instantánea de la posición financiera de tu empresa en un momento dado. Contiene la siguiente información:
Activos. Lo que tu negocio posee actualmente, como efectivo o saldos bancarios, tierras, vehículos y maquinaria.
Pasivos. Lo que tu negocio debe en un futuro cercano, como préstamos, cuentas por pagar e hipotecas.
Patrimonio de los accionistas. Lo que vale tu negocio para los propietarios después de restar tus pasivos de tus activos totales.
Aquí hay un ejemplo del balance general de The Coca-Cola Company:
Los balances ayudan a los interesados a comprender la posición financiera de tu empresa. Les muestra cuán probable es que tu negocio cumpla con sus obligaciones a corto y largo plazo, como el pago de deudas.
Los inversores también pueden utilizar los balances para analizar rendimientos y planificar inversiones futuras.
Por ejemplo, tus accionistas podrían observar el crecimiento de activos en tu balance durante cuatro trimestres y descubrir que tienes un excelente historial de inversión en equipos productivos. Tu historial de desempeño podría convencerlos de aprobar la financiación para un sistema automatizado de control de calidad que deseas implementar en tu almacén.
3. Estado de flujo de efectivo
Los estados de flujo de efectivo muestran cómo se mueve el efectivo dentro y fuera de tu negocio. Estos informes financieros ayudan a tu empresa a anticipar las necesidades de efectivo y a prevenir escaseces inesperadas.
Quedarse sin efectivo se cita a menudo como la principal razón por la que las startups fracasan, lo que hace que el estado de flujo de efectivo sea aún más significativo para las pequeñas empresas.
Tu estado de flujo de efectivo se divide en tres actividades:
Las actividades operativas incluyen las actividades comerciales diarias, como las ventas de productos, los salarios o los pagos de intereses.
Las actividades de inversión incluyen la venta o compra de cualquier activo de la empresa, como propiedades o vehículos.
Las actividades financieras incluyen cualquier préstamo, dinero de inversores o dinero devuelto a los propietarios.
Aquí tienes un ejemplo del estado de flujos de efectivo de The Coca-Cola Company:
Los interesados utilizan los estados de flujo de efectivo para comprender la liquidez de tu empresa y cómo gestionas tus finanzas.
Por ejemplo, los acreedores podrían querer saber si tienes suficiente efectivo para pagar tus deudas.
Analizar tus estados de flujo de efectivo (que muestran reservas de efectivo estables durante los últimos tres años) podría convencerlos de ofrecerte mejores términos de pago.
Descarga nuestra plantilla del estado de flujo de caja
4. Estado de cambios en el patrimonio de los accionistas (o Estado de patrimonio de los accionistas)
El estado de cambios en el patrimonio es un informe financiero que las empresas utilizan para mostrar las variaciones en el capital contable (o patrimonio de los propietarios) a lo largo del tiempo. Ayuda a rastrear cómo fluctúa el valor neto de tu empresa debido a ganancias, pérdidas y distribuciones a los propietarios.
En las empresas públicas, este estado también incluye cualquier transacción de acciones, como la emisión de nuevas acciones o la recompra de acciones en tesorería.
Observa el estado de cambios en el patrimonio de Coca-Cola, por ejemplo:
Los inversores y accionistas utilizan estos estados financieros para evaluar el crecimiento y los retornos de tu empresa, observando cuánto reinviertes frente a lo que distribuyes.
Por ejemplo, tu estado de patrimonio podría mostrar que retuviste el 70 % de las ganancias del año pasado para expandir tu negocio, mientras mantuviste pagos de dividendos constantes. Tu capacidad para priorizar el crecimiento sin comprometer los retornos para los accionistas podría atraer a nuevos inversores.
Otros tipos de informes financieros
Además de los cuatro tipos principales de estados financieros, las empresas pueden utilizar otros informes financieros para fines específicos, tales como:
Notas a los estados financieros. Estas explican y aclaran elementos de tus informes financieros, como transacciones inusuales o métodos contables. Ayudan a las partes interesadas a comprender el contexto detrás de los números y a verificar su exactitud.
Paneles de control financieros (o Dashboards financieros). Estas pantallas visuales e interactivas presentan métricas como ingresos, gastos y flujo de efectivo en tiempo real. Los líderes monitorean los paneles para seguir el rendimiento y tomar decisiones rápidas sin tener que profundizar en informes detallados.
Informes trimestrales y anuales. Estos combinan datos financieros con análisis de la gerencia para ayudar a los accionistas a evaluar el desempeño, las tendencias, la rentabilidad, la situación financiera y el progreso estratégico de la empresa.
Informes de ventas. Estos rastrean las actividades y el rendimiento de las ventas en diferentes productos, regiones y equipos. Los gerentes y ejecutivos utilizan esta información para establecer metas, evaluar el progreso y optimizar las estrategias de ventas.
Informes de varianza. Estos informes comparan los gastos planificados con los reales. Ayudan a los gerentes a seguir las diferencias en el gasto respecto al presupuesto para identificar posibles problemas y realizar ajustes rápidos para mantenerse dentro del objetivo. (También se les conoce como informes de presupuesto vs. real).
Declaraciones de impuestos. Estas comparten los ingresos, deducciones y obligaciones fiscales de tu empresa con las autoridades. Una presentación de impuestos precisa ayuda a tu negocio a mantenerse conforme a la normatividad aplicable, evitar sanciones costosas y pagar impuestos justos.
Informes de antigüedad de cuentas por cobrar (C x C). Estos organizan las facturas impagas de clientes por tiempo para mostrar cuánto tiempo llevan vencidas. Los equipos de finanzas utilizan estos informes para gestionar el flujo de efectivo y priorizar los correos de seguimiento sobre pagos atrasados.
Informes de trabajo en progreso (WIP). Estos monitorean los costos y el estado de proyectos en curso en industrias como la construcción. Los gerentes de proyecto utilizan estos informes para rastrear los gastos, ingresos y la rentabilidad del trabajo no terminado, a fin de ajustar presupuestos y facturar a los clientes con precisión.
¿Quién utiliza los informes financieros?
Las empresas no funcionan de forma aislada. Tu posición financiera impacta directa (o indirectamente) a otras personas y organizaciones con un interés legítimo en tu empresa.
Estos interesados confían en varios informes financieros para analizar el rendimiento de tu empresa, evaluar riesgos y tomar decisiones sobre su futuro.
Los interesados externos, por ejemplo, utilizan informes financieros para gestionar su exposición y compromiso con tu negocio.
Aquí hay algunos interesados externos que pueden utilizar tus informes financieros:
Las autoridades regulatorias monitorean estos informes para garantizar el cumplimiento de las leyes financieras, los estándares de informes y las regulaciones fiscales.
Los inversores y accionistas evalúan la rentabilidad, estabilidad y métricas de crecimiento para seguir los rendimientos y tomar decisiones de inversión y evaluar las actividades de financiación.
Los acreedores analizan los informes financieros para evaluar el riesgo de prestar dinero a tu negocio. Prestan especial atención a tus índices de cobertura del servicio de la deuda y a tus activos.
Los proveedores evalúan la estabilidad y fiabilidad de tu empresa antes de extender términos de crédito o establecer asociaciones a largo plazo.
Los auditores externos examinan los informes para verificar la exactitud y el cumplimiento, así como para identificar posibles riesgos de fraude.
Los analistas financieros estudian métricas de rendimiento y realizan comparaciones entre pares para compartir recomendaciones para actividades de inversión o banca.
Los competidores extraen información sobre tus estrategias de mercado, eficiencia operativa y tendencias de la industria para perfeccionar sus propios métodos.
Otras empresas analizan los informes financieros para determinar el valor y los riesgos de tu empresa al considerar fusiones, adquisiciones o asociaciones potenciales.
Los clientes, especialmente en relaciones B2B, revisan informes financieros para analizar tu fiabilidad en la entrega de productos o servicios.
Los informes financieros también se utilizan internamente en tu empresa, aunque se usan de manera diferente.
Estos son algunos interesados internos que podrían utilizar tus informes financieros:
La junta directiva podría utilizar informes financieros para comprender el rendimiento, establecer estándares y tomar decisiones estratégicas de alto nivel.
Los ejecutivos y gerentes pueden supervisar de cerca los indicadores financieros para tomar decisiones operativas, identificar oportunidades y asignar recursos.
Los empleados pueden seguir el rendimiento financiero de tu empresa para tener confianza, aumentar la moral y dirigir sus esfuerzos hacia objetivos comerciales compartidos.
Los interesados internos utilizan estos informes para investigar los detalles operativos de manera más exhaustiva, ayudándoles a gestionar de forma activa el rendimiento y orientar las decisiones comerciales diarias o la planificación estratégica (por ejemplo, la asignación de recursos).
Mejores prácticas de informes financieros para pequeñas empresas
En cuanto a las leyes de informes financieros, las pequeñas empresas disfrutan de más flexibilidad que las empresas públicas.
Sin embargo, el enfoque correcto para la presentación de informes puede ahorrar a tu empresa miles de dólares, independientemente de su tamaño.
Así es como tu pequeña empresa puede maximizar los beneficios de la elaboración de informes financieros.
Utiliza software de informes financieros
El software de informes financieros agiliza tareas como la entrada de datos y los cálculos, eliminando prácticamente el error manual y ahorrándote horas de trabajo. Estas herramientas facilitan el seguimiento de tu dinero y generan informes fáciles de compartir con automatización e IA.
Pipedrive, por ejemplo, te permite crear informes de ventas y paneles personalizables que muestran métricas como el total de tratos, la tasa de conversión, el tamaño medio de los tratos, la previsión de ingresos y más.
Puedes rastrear estas métricas en tiempo real y compartirlas con ejecutivos, gerentes y miembros del equipo para mantener a todos informados y alineados con los objetivos empresariales.
Pipedrive se integra perfectamente con software de contabilidad como QuickBooks y Zoho Books. Conecta estas herramientas para sincronizar automáticamente los datos de clientes potenciales y ventas, enviar facturas y completar tus informes financieros.
Contrata a un contador profesional
Trabajar con un contador calificado puede ayudarte a tomar decisiones financieras más inteligentes, optimizar tu estrategia fiscal y detectar señales de alerta antes de que se conviertan en crisis.
También te mantiene en cumplimiento con las normas contables y de informes para evitar pagar multas elevadas.
Si no tienes el presupuesto para contratar a un contador interno a tiempo completo, considera externalizar las tareas de contabilidad e informes a contadores remotos o freelance. Encuentra a alguien que conozca tu industria y pueda proporcionar referencias creíbles.
Independientemente de cómo lo hagas, contratar a un profesional suele ser más barato que corregir errores más tarde. Un buen contable te ahorrará dinero a través de una mejor planificación financiera y te ayudará a establecer sistemas que crezcan con tu negocio.
Prepárate para auditorías y revisiones
Las auditorías fiscales (o de la autoridad tributaria) pueden ser estresantes, especialmente si no tienes todo en orden. Mantente organizado para mantener la credibilidad y evitar apuros de última hora o sanciones.
Aquí te presentamos algunos consejos para prepararte para auditorías y revisiones durante todo el año:
Mantén registros claros de cada transacción importante (por ejemplo, facturas, recibos y correos electrónicos)
Implementa un sistema de archivo (digital o físico) para encontrar documentos financieros con rapidez
Compara tus cuentas mensualmente y corrige los problemas de inmediato
Documenta tus métodos contables y tu proceso de elaboración de informes
Mantén una lista detallada de equipos e inventario, incluyendo las fechas de compra y los costos
Pide a tu contador que revise tus sistemas periódicamente para detectar problemas
Si manejas datos sensibles de clientes, conserva pruebas de tus medidas de seguridad
Establece un horario de informes regular
Los informes regulares (por ejemplo, mensuales o trimestrales) te mantienen al tanto del rendimiento de tu empresa y te preparan para cuando los bancos, inversores o autoridades fiscales necesiten información.
Los informes financieros regulares son especialmente valiosos para las pequeñas empresas durante los primeros años, cuando el flujo de efectivo puede ser limitado.
Las revisiones mensuales, por ejemplo, pueden ayudarte a detectar problemas como clientes que pagan lentamente o caídas estacionales en las ventas antes de que se conviertan en serias escaseces de efectivo.
Organizar los registros financieros también facilita la obtención de financiamiento adicional cuando necesitas expandirte o manejar gastos inesperados.
Los prestamistas e inversores quieren evidencia clara de la salud financiera de tu empresa. Cuando puedes mostrar rápidamente informes bien mantenidos de ingresos estables, flujo de efectivo saludable y gestión responsable de la deuda, es más probable que confíen en ti con su dinero que si presentas registros ensamblados apresuradamente o incompletos.
Consideraciones finales
La elaboración de informes financieros es una práctica empresarial vital que te ayuda a mantenerte en cumplimiento de la normativa, entender el desempeño y la trayectoria de crecimiento de tu empresa, y tomar mejores decisiones.
Un informe financiero preciso también puede atraer a inversionistas potenciales, socios y clientes. Incluso puede ayudarte a asegurar tratos lucrativos con bancos y proveedores.
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