Il mondo degli affari è in continua evoluzione. Ogni giorno porta con sé nuovi processi e metodi di lavoro. Talvolta questi cambiamenti, soprattutto se improvvisi e imprevisti, possono risultare difficili per i dipendenti.
La gestione del cambiamento è un processo complesso che tutte le aziende devono padroneggiare, a prescindere dalle loro dimensioni. Ti permette di rimanere competitivo rispettando l'aspetto umano. Nell'era della trasformazione digitale, la gestione del cambiamento è una priorità fondamentale per le aziende.
In che cosa consiste la gestione del cambiamento? Come puoi far sì che funzioni per la tua azienda? Qual è il concetto di cambiamento e quali sono i vantaggi e le sfide di questo tema? Tutte le risposte a queste domande sono contenute nel resto di questo articolo.
Gestione del cambiamento: definizione
La gestione del cambiamento è un processo strategico che prevede il supporto alle fasi di trasformazione suscettibili di provocare un impatto sulla vita dell'azienda.
Tale progetto di trasformazione può riguardare diversi aspetti dell'azienda. Esso può comportare la ridefinizione di una parte dell'attività, in vista di nuove opportunità, grazie allo sviluppo delle competenze necessarie, la modernizzazione degli strumenti nonché la digitalizzazione dei servizi. Questo approccio è particolarmente utile per i cambiamenti pianificati che richiedono una riorganizzazione rilevante.
La gestione del cambiamento è un metodo di lavoro completo che va oltre le semplici direttive. Fornisce una cassetta degli attrezzi essenziale per i project manager e i dirigenti.
Si tratta di una strategia che semplifica le transizioni complesse scomponendole in fasi chiare e gestibili. Il cambiamento sembra allora più accessibile e meno stressante.
Abbinata ad una forte cultura aziendale, tale metodologia incoraggia l’accettazione del cambiamento e aumenta le possibilità di successo a lungo termine dei progetti di trasformazione.
Perché implementare una strategia di gestione del cambiamento?
Un processo efficace di gestione dei progetti di cambiamento facilita l'introduzione di nuovi processi da parte dei team. Spesso i dipendenti sono legati alle loro abitudini di lavoro, anche se le innovazioni potrebbero oggettivamente migliorare la loro efficienza.
Un piano di gestione del cambiamento aiuta i team a riconoscere i vantaggi del cambiamento proposto, dimostrando al contempo di comprendere i vantaggi associati alle abitudini esistenti. Ecco le principali ragioni per cui le aziende stanno implementando una strategia di gestione del cambiamento:
Maggiore redditività: un'attenta pianificazione delle iniziative di cambiamento aumenta le possibilità di successo. È un approccio che aumenta i margini e consente di raggiungere più rapidamente il successo.
Dipendenti più impegnati: una comunicazione trasparente aiuta a superare in azienda la resistenza al cambiamento, anche nella prospettiva di un miglioramento continuo. Si tratta di un approccio importante per tutti i team, soprattutto quando si tratta di motivare i team di vendita.
Maggiore produttività: la definizione di obiettivi precisi e tappe chiare rende il lavoro più fluido nell’ambito dei team, anche in presenza di continui cambiamenti. Con un obiettivo chiaro in mente, i dipendenti sanno per che cosa stanno lavorando e diventano più efficienti.
Decisioni migliori: le fasi di pianificazione e valutazione consentono di effettuare scelte più coerenti e oculate.
Rispetto dei valori aziendali: una pianificazione anticipata garantisce che le decisioni rispettino i valori dell'azienda e siano in linea con l’employer brand in questione. Ciò è ancora più importante se si considera che il 95% di chi cerca lavoro si informa su un'azienda prima di candidarvisi (link allo studio). Un'azienda che vuole attrarre talenti non può trascurare questo aspetto.
Riduzione dell'ansia sul luogo di lavoro: la comunicazione del cambiamento aiuta a ridurre lo stress dei dipendenti per le nuove pratiche. I cambiamenti intempestivi sono spesso una delle principali cause di stress sul lavoro, quindi è essenziale gestirli bene.
Quando è fondamentale una buona gestione del cambiamento?
Non sempre è indispensabile avviare un processo completo di gestione del cambiamento allorquando si verifica un cambiamento all'interno dell'azienda. Tuttavia, questo processo diventa cruciale quando vi sono resistenze significative o riluttanza all'interno dell'azienda. Le reazioni al cambiamento variano da persona a persona e l'interruzione di abitudini consolidate può avere conseguenze complesse e difficili da prevedere.
Ecco una serie di situazioni in cui un buon lavoro del team di gestione del cambiamento si rivela essenziale:
Introdurre nuovi strumenti o tecnologie in azienda: cambiare il modo di lavorare può generare inquietudine nella maggior parte dei dipendenti. Una buona gestione del cambiamento renderà più facile l'utilizzo di queste nuove funzionalità.
Cambiamenti strutturali o gerarchici: in caso di cambio del team leader o del manager, è essenziale che i team interessati ricevano un supporto per garantire una transizione morbida e senza problemi.
Ridefinizione dei valori o della cultura organizzativa: i valori aziendali possono cambiare nel tempo. Una corretta gestione del cambiamento ti consentirà di ridefinirli con i dipendenti in modo che possano condividerli e trasmetterli nel modo più efficace possibile.
Fusioni e acquisizioni: si tratta senza dubbio della situazione più complessa da gestire. Una gestione efficace del cambiamento è essenziale per limitare attriti e incomprensioni. In una situazione di questo tipo, l'obiettivo è soprattutto quello di rassicurare i team sul loro futuro all'interno del Gruppo.
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Diversi approcci alla gestione del cambiamento
I primi approcci alla gestione del cambiamento organizzativo sono emersi nei primi anni Sessanta. Nel corso del tempo sono stati sviluppati diversi modelli. Ognuno di loro offre approcci esclusivi alla gestione del cambiamento.
Scopri i principali modelli per una navigazione efficace in tempi di cambiamento:
Il modello Lewin
Kurt Lewin è uno psicologo americano noto per i suoi contributi al campo delle pratiche di comunicazione. Il suo modello di gestione del cambiamento comprende tre fasi:
Decristallizzazione: nota anche come fase di “scongelamento”, questa fase consiste nell'aiutare i membri del team a superare la loro riluttanza al cambiamento. L'obiettivo è preparare il team a cambiare le proprie pratiche.
Dislocazione: è la fase in cui i manager attuano il cambiamento all'interno dell'organizzazione. Questo processo può comportare diverse fasi, a seconda del suo livello di complessità. L'obiettivo è far sì che tutti i dipendenti adottino le nuove pratiche.
Ricristallizzazione: in questa fase, la modifica è già efficace. I dirigenti devono renderla permanente e fare in modo che questo nuovo modo di lavorare diventi la norma.
Il vantaggio principale di questo metodo è la sua semplicità. I passaggi sono semplici e chiunque può capirli. Tuttavia, questo modello è criticato talvolta per il suo approccio minimalista e per la difficoltà di tradursi in pratica.
Il modello Kotter
Il modello di Kotter definisce otto fasi nella gestione del cambiamento organizzativo aziendale. Questi stadi sono organizzati in quattro fasi: preparazione, avvio, attuazione e radicamento del cambiamento. Questo modello serve sia come metodo che come punto di riferimento per le competenze essenziali di un manager. Le 8 fasi sono le seguenti:
Sviluppare un senso di urgenza per evidenziare la necessità del cambiamento.
Costruire una solida coalizione per guidare, coordinare e comunicare i processi.
Formulare una visione chiara e sviluppare strategie per delineare i benefici attesi a lungo termine.
Coinvolgere le parti interessate nel processo di cambiamento. Nel caso dei team di vendita, questo impegno può essere assunto attraverso un incentivo alle vendite.
Rimuovere gli ostacoli per incoraggiare l'azione e massimizzare le possibilità di successo dell'azienda con risultati tangibili.
Ottenere risultati rapidi per mantenere il team impegnato e motivato.
Costruire sui successi iniziali e continuare a progredire moltiplicando le azioni e le iniziative.
Ancorare il cambiamento in modo sostenibile e integrare le nuove pratiche nella cultura aziendale.
Questo metodo è più completo e più accurato del modello di Lewin. Tuttavia, ha un grosso svantaggio: si basa su una visione lineare che non è adatta a tutte le aziende.
Il modello ADKAR
Sviluppato negli anni '90, il modello ADKAR si basa sullo studio di numerosi cambiamenti organizzativi.
È incentrato su cinque concetti chiave:
“Consapevolezza”: rendere i dipendenti consapevoli della necessità di un cambiamento.
“Desiderio”: creare il desiderio di partecipare al cambiamento.
“Conoscenza”: addestrare i dipendenti ai metodi di attuazione del cambiamento.
“Capacità”: trasformare le conoscenze in abilità pratiche al fine di ottenere un cambiamento.
“Rafforzamento”: consolidare il cambiamento per garantirne la sostenibilità, integrando le nuove pratiche.
Questo modello rappresenta un quadro semplice ed efficace per guidare il cambiamento organizzativo nelle aziende. Tuttavia non è perfetto. La sua principale debolezza risiede nel fatto che a volte deve essere combinato con altri metodi, come quelli sopra citati, per esprimere tutto il suo potenziale.
Come si affronta la resistenza al cambiamento?
La resistenza al cambiamento della struttura organizzativa è una reazione naturale, quasi inevitabile. Tutte le aziende devono affrontare questo problema. Le ragioni di questa riluttanza sono molteplici: paura dell'ignoto, interruzione delle routine consolidate o incertezza sui nuovi requisiti. Capire la fonte di questa resistenza è fondamentale per il successo della gestione del cambiamento. Ecco alcune buone pratiche da applicare:
Essere il più possibile trasparenti
Ogni dipendente può contestare una decisione presa all'improvviso, laddove non sia preceduta da una qualche preparazione o possibilità di esprimere la propria opinione. Per questo motivo, qualsiasi processo di cambiamento deve prevedere una comunicazione trasparente, chiara ed esplicita fin dall'inizio.
I responsabili delle decisioni devono spiegare ogni dettaglio del processo di cambiamento: le ragioni della trasformazione, il motivo per cui è necessaria, la posta in gioco, i benefici e il contributo atteso da tutti i soggetti coinvolti.
Coinvolgere i dipendenti nel processo di cambiamento
Oltre ad una comunicazione chiara, è fondamentale coinvolgere attivamente i dipendenti nell'attuazione della trasformazione. I manager devono mobilitare i loro team e coinvolgerli nel processo decisionale.
Per superare la resistenza al cambiamento della struttura organizzativa nell’ambito dell'azienda, è importante dare voce ai dipendenti. Un forum di fiducia in cui tutti possono esprimersi permette ai dipendenti di condividere liberamente le loro apprensioni nei confronti del cambiamento. I manager e il team delle risorse umane devono aprire un dialogo non giudicante e attento. Anche l'ascolto attivo, un approccio utilizzato sovente nelle vendite, può rivelarsi molto efficace per stabilire un clima di fiducia all'interno dell'azienda.
Creare una visione forte per unire
Una buona gestione del cambiamento richiede una visione solida, motivante e significativa. Deve essere costruita intorno ad un discorso chiaro e convincente che metta in evidenza i vantaggi del progetto. Lo scopo è quello di unire i team attorno ad un obiettivo comune.
Anche i manager e i dirigenti devono dare l'esempio mostrando entusiasmo e ottimismo.
La forza vendita e la gestione del cambiamento: i punti chiave
Per ottenere dal personale di vendita un sostegno al cambiamento, è essenziale presentare loro un progetto di cambiamento ben strutturato. La presentazione della fase di implementazione può essere accompagnata da un programma che illustri le questioni in gioco e gli obiettivi associati. In caso di cambiamento di politica commerciale, il personale di vendita non è l’unico a subire l’impatto. Anche i clienti ne sono coinvolti e devono essere supportati durante questo processo.
Vi sono alcuni punti da tenere in considerazione. Tra questi, ottenere il supporto individuale del personale di vendita, superare gli ostacoli, identificare l'impatto su ciascuna persona e proporre un piano di adattamento al cambiamento.
In alcuni casi, può rivelarsi vantaggiosa la fusione dei reparti marketing e vendite in un unico team di progetto. Questo approccio consente di pianificare la comunicazione e le azioni necessarie, sia internamente che verso i clienti.
Quali strumenti sono necessari per supportare la gestione del cambiamento?
Alcuni strumenti e metodi facilitano l'assistenza durante le varie fasi di cambiamento. Questi sono i più utilizzati:
Un CRM
L'utilizzo di un CRM come Pipedrive consente di centralizzare le informazioni in un unico spazio. Questi strumenti non sono solo utili per gestire le informazioni sui clienti, ma possono anche semplificare la vita dei team interni. Puoi usarlo per far circolare facilmente le informazioni e garantire l'implementazione di nuovi processi, ove necessari.
Le funzioni di gestione dei progetti del CRM Pipedrive rendono semplice e intuitiva la mappatura di progetti complessi. Inoltre, facilitano la gestione dei compiti e la collaborazione tra i team.
La nozione di “curva del lutto”
La curva del lutto illustra le diverse fasi che ogni persona attraversa generalmente prima di accettare e adattarsi completamente ad un cambiamento. Le diverse fasi comprendono lo shock o la negazione, la rabbia o la paura, la tristezza o la depressione, la ricerca di un significato e infine la serenità.
Per guidare efficacemente il processo di trasformazione, i manager devono superare rapidamente queste fasi di lutto.
Analisi del campo di forza
Sviluppata da Kurt Lewin, questa matrice viene utilizzata per analizzare le forze positive e negative che vengono ad esercitarsi sull'ambiente nel momento in cui si verifica un'ostruzione. I manager hanno quindi la chiave per sbloccare gli elementi di cui hanno bisogno. Tale approccio può includere anche il ripensamento o lo scarto di un'idea che si rivela troppo complessa da realizzare.
Questo strumento si distingue per la sua facilità d'uso. Può essere utilizzato da solo o durante le sessioni di brainstorming.
In conclusione
Qualunque sia il cambiamento da attuare in un'azienda, una gestione del cambiamento richiede una strategia chiara per avere successo.
Coinvolgendo tutti i dipendenti nelle fasi più importanti, i manager si assicurano che i team siano uniti in vista di un obiettivo comune. In quel caso i cambiamenti sono destinati a durare nel tempo.
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