Unternehmen sehen sich ständig unerwarteten Störungen ausgesetzt. Ob Naturkatastrophe, Cyberangriff oder ein einfacher Stromausfall – all das kann den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen und zu Gewinneinbußen führen.
Ein solider Business Continuity Plan (BCP) hilft Ihnen, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und abzumildern. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen weiterläuft.
In diesem Artikel erklären wir, was ein Business Continuity Plan ist und warum er so wichtig ist. Außerdem stellen wir Ihnen eine BCP-Vorlage sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres eigenen Continuity Plans zur Verfügung.
Was ist ein Business Continuity Plan?
Ein Business Continuity Plan beschreibt, wie Ihr Unternehmen während eines Störfalls den Betrieb aufrechterhalten kann. Ziel ist es, Ausfallzeiten und Datenverluste zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen möglichst schnell wieder zum Normalbetrieb zurückkehren kann.
Ein Beispiel: Eine regionale Einzelhandelskette ist von einer plötzlichen Überschwemmung in ihrem Hauptlager betroffen. Da sich das Lager in einem hochwassergefährdeten Gebiet befindet, hatte das Unternehmen zuvor einen Business Continuity Plan mit konkreten Handlungsanweisungen für den Fall einer Überschwemmung erstellt.
Mithilfe des BCP leitet der Einzelhändler seine Lieferungen über sekundäre Lager um, kontaktiert Notfalllieferanten und stellt ein Task-Force-Team für das Logistikmanagement auf.
Eine so schnelle und organisierte Reaktion minimiert die Störung und sorgt für einen kontinuierlichen Warenfluss. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig.
Warum ist Business Continuity Planning so wichtig?
Ein Business Continuity Plan sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auch bei unerwarteten Ereignissen weiterläuft. Dabei geht es nicht nur darum, Ausfallzeiten zu überbrücken, sondern auch darum, die Erwartungen von Mitarbeitenden und Kunden zu erfüllen.
Störungen passieren. Jedes verantwortungsvolle Unternehmen sollte über ein Risikomanagement verfügen, um seine Rentabilität und seine Mitarbeitenden zu schützen.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Business Continuity Planning hilfreich sein kann:
Ausfallzeiten minimieren. Ein BCP stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Unterbrechungen weiterläuft und vor größeren Einbußen geschützt ist.
Schnelle Wiederherstellung gewährleisten. Ein BCP enthält detaillierte Verfahren zur schnellen Wiederaufnahme der normalen Abläufe. Wenn diese Verfahren vorliegen, müssen Sie im Ernstfall keine Zeit mit Überlegungen verlieren, was zu tun ist.
Umsätze schützen. BCPs helfen, schwerwiegende finanzielle Verluste zu vermeiden, indem sie eine schnellere Rückkehr zum Normalbetrieb ermöglichen.
Kundenzufriedenheit aufrechterhalten. Ein BCP sorgt dafür, dass Sie Ihre Dienstleistungen weiterhin anbieten können und so die Kundentreue auch in Krisenzeiten erhalten bleibt.
Regulatorische Anforderungen erfüllen. In einigen Branchen sind BCPs gesetzlich vorgeschrieben.
Wohlbefinden der Mitarbeitenden schützen. BCPs enthalten Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeitenden in Krisensituationen. Dazu gehören z. B. klare Evakuierungsanweisungen und Optionen zur Führung remoter Teams im Falle einer Naturkatastrophe.
Ein Business Continuity Plan kann vor einer Vielzahl von Problemen schützen. Damit das gelingt, muss er jedoch umfassend sein. Sehen wir uns nun an, wie ein Business Continuity Plan konkret aussieht.
Wir haben eine Business Continuity Plan-Vorlage zusammengestellt, die Sie als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres eigenen BCPs verwenden können. Sie können die Vorlage unten anfordern.
Beachten Sie, dass es keinen Business Continuity Plan gibt, der für jedes Unternehmen gleichermaßen passt. Sie werden gegebenenfalls Abschnitte hinzufügen oder entfernen müssen, um einen Plan zu erstellen, der zu Ihrem Unternehmen passt.
Im nächsten Abschnitt erläutern wir jeden Teil der BCP-Vorlage, erklären, warum diese wichtig sind und was sie enthalten sollten. Anschließend geben wir Ihnen konkrete Tipps, mit denen Sie einen wirksamen BCP zusammenstellen können.
Business Continuity Plan Template
6 zentrale Bestandteile eines Business Continuity Plans
Ein Business Continuity Plan besteht aus mehreren zentralen Abschnitten. In der Regel beginnt er mit einer Risiko- und Auswirkungsanalyse, gefolgt von detaillierten Strategien zur Reaktion auf unterschiedliche Szenarien. Darüber hinaus enthält er Notfallkontakte, Rollen- und Aufgabenverteilungen sowie Schulungspläne.
Hier sind die wichtigsten Bestandteile eines Business Continuity Plans:
1. Übersicht über den Business Continuity Plan
Der erste Abschnitt eines BCP sollte einen Überblick über das Dokument geben. Er sollte den Zweck des BCP erläutern und Informationen enthalten, die es den Leserinnen und Lesern ermöglichen, das Dokument schnell und einfach zu verstehen und zu nutzen.
Er sollte Folgendes enthalten:
Einleitung. Kurze Erklärung, wofür der BCP gedacht ist und warum er wichtig ist.
Ziele. Nennung der Hauptziele des BCP, z. B. Aufrechterhaltung des Betriebs und Reduzierung von Ausfallzeiten.
Geltungsbereich. Definition des Anwendungsbereichs des Plans, einschließlich der betroffenen Abteilungen und Arten von Störungen.
Annahmen. Angabe zentraler Annahmen, die im Rahmen der Planung getroffen wurden, z. B. über verfügbare Ressourcen.
Aktivierung des Plans. Beschreibung der Bedingungen oder Szenarien, bei denen der BCP aktiviert wird.
Dokumentenstruktur. Übersicht über das Dokument und Erläuterung der einzelnen Hauptabschnitte.
Genehmigung und Zuständigkeit. Auflistung der Personen oder Funktionen, die im Notfall Entscheidungsbefugnis über den BCP haben.
Überprüfung und Pflege. Definition, wer für die regelmäßige Überprüfung, Aktualisierung und Pflege des BCP verantwortlich ist.
Dieser Überblick bildet die Grundlage für den gesamten Plan und schafft Klarheit über Ziel, Anwendungsbereich und Verwaltung.
2. Kommunikationsplan
Ein BCP sollte eine aktuelle Kontaktliste von Mitarbeitenden, Dienstleistern, Kunden und Stakeholdern enthalten.
Ziel des Kommunikationsplans ist eine schnelle und koordinierte Reaktion. Er spart Zeit bei der Suche nach Kontaktdaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen.
Dieser Abschnitt kann zudem konkrete Anweisungen enthalten für:
die Benachrichtigung der Mitarbeitenden über einen Notfall
die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Mitarbeitenden
die Information von Familienangehörigen
den Umgang mit Medien
Er sollte die Kontaktdaten der jeweiligen Personen sowie die Kommunikationskanäle enthalten, die bei einer Störung verwendet werden sollen.
Vollständige Kontaktdaten ermöglichen es einem Unternehmen, betroffene Personen und Abteilungen zügig zu informieren. Zudem können Kommunikationskanäle für Notfallteams eingerichtet werden – zum Beispiel per E-Mail, Messenger-Dienst oder andere Plattformen.
3. Business Impact Analysis (BIA)
Die Business Impact Analysis identifiziert die kritischen Funktionen Ihres Unternehmens und zeigt auf, wie lange jede Funktion ausfallen darf, bevor ein Schaden entsteht.
Ziel dieses Abschnitts ist es, festzustellen, welche Funktionen in einem Notfall unverzichtbar sind – und welche nicht –, um die Ressourcen gezielt einsetzen zu können.
Beispiel für eine einfache Business Impact Analysis:
Funktion | Auswirkung |
Auftragsabwicklung | Auswirkung: Umsatzverlust Priorität: Hoch |
Website-Betrieb | Auswirkung: Kein Zugang für Kunden Priorität: Hoch |
Kundenservice | Auswirkung: Sinkende Kundenzufriedenheit Priorität: Mittel |
4. Risikoanalyse
In der Risikoanalyse werden potenzielle Bedrohungen für Ihr Unternehmen identifiziert. Sie ergänzt die Business Impact Analysis, indem sie aufzeigt, wie wahrscheinlich ein Risiko ist und welche Auswirkungen es haben kann.
Die Analyse berücksichtigt Störungen wie Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Datenlecks, Pandemien oder Stromausfälle. Sie sollte zu jedem Risiko eine Beschreibung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahmen enthalten.
Ziel ist es, möglichst realistisch und umfassend vorzugehen und die wahrscheinlichsten Risiken für Ihr Unternehmen aufzuzeigen.
Beispielhafte Darstellung:
Risiko | Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Strategie |
Cyberangriffe (z. B. Hacking, Malware) | Wahrscheinlichkeit: Hoch Auswirkung: Finanzieller Schaden, Datenpanne Strategie: Virenschutz, Sicherheits-Audits, Schulungen |
Ausfall der Website | Wahrscheinlichkeit: Mittel Auswirkung: Umsatzeinbußen Strategie: Backup-Hosting-Anbieter |
Naturkatastrophe | Wahrscheinlichkeit: Gering Auswirkung: Gebäudeschäden, Betriebsunterbrechung Strategie: Notfallpläne, Betriebsversicherung |
5. Wiederherstellungsplan
Der BCP enthält Wiederherstellungsstrategien für jede potenzielle Auswirkung. Wenn eine kritische Funktion beeinträchtigt ist, beschreibt der Plan die erforderlichen Maßnahmen, Ressourcen und die benötigte Zeit, um den Betrieb wiederherzustellen.
Sie können die Wiederherstellungsmaßnahmen auch im Abschnitt zur Business Impact Analysis aufführen, allerdings kann das zu unübersichtlich sein. Eine Trennung beider Bereiche schafft Klarheit und ermöglicht mehr Detailtiefe.
Beispiel für eine Wiederherstellungsstrategie eines kleinen Unternehmens:
Kritische Geschäftsaktivität | Wiederherstellungsmaßnahmen und Anforderungen |
Auftragsabwicklung | Maßnahmen: Backup-Zahlungsgateway nutzen, manuelle Abwicklung Ressourcen: Backup-Zahlungssystem, geschultes Personal Recovery Time Objective: 1 Stunde |
Website-Betrieb | Maßnahmen: Auf Backup-Hosting umschalten, IT-Sicherheit aktivieren Ressourcen: Hosting-Anbieter, IT-Team Recovery Time Objective: 2 Stunden |
Kundenservice | Maßnahmen: Support über soziale Medien, alternative Telefonsysteme nutzen Ressourcen: Social-Media-Konten, alternative Telefonie Recovery Time Objective: 4 Stunden |
In größeren Organisationen wird dieser Abschnitt oft nach Abteilungen oder Auswirkungstypen gegliedert – z. B. IT, Vertrieb und Marketing. Auch eine Sortierung nach Kritikalität ist üblich: gravierende Auswirkungen zuerst, weniger kritische später.
6. Tests und Schulungen
BCPs sind nur dann wirksam, wenn sie aktuell gehalten werden und die Mitarbeitenden wissen, was im Ernstfall zu tun ist. Ein Abschnitt zu Tests und Schulungen ist deshalb essenziell. Darin sollte festgelegt sein, welche Übungen, Schulungen und regelmäßigen Überprüfungen durchgeführt werden.
So stellen Sie sicher, dass der BCP jederzeit einsatzbereit ist – unabhängig davon, welche Art von Störung eintritt.
Dieser Abschnitt kann enthalten:
Beschreibung regelmäßiger Übungen und Tests zur Wirksamkeit des BCP
Schulungsprogramme für Mitarbeitende zu ihren Aufgaben und Rollen im Ernstfall
Zeitpläne für Überprüfungen sowie die verantwortlichen Personen
Zudem sollte hier dokumentiert werden, wann und wo Schulungen und Überprüfungen stattgefunden haben. Der Abschnitt beschreibt den Anlass, die Durchführung und die Zuständigkeiten.
So erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan (BCP)
Jetzt, da Sie die zentralen Bestandteile eines Business-Continuity-Plans kennen, können Sie entscheiden, welche Abschnitte für Ihr Unternehmen relevant sind und mit der Erstellung Ihres Plans beginnen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung eines Business-Continuity-Plans.
1. Stellen Sie ein Projektteam zusammen
Die Erstellung eines detaillierten Business-Continuity-Plans ist ein umfangreiches Projekt. Dafür benötigen Sie die Unterstützung zentraler Mitarbeitender aus unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens. Je größer die Organisation, desto mehr Beteiligte sollten Sie einbinden.
Für kleine Unternehmen kann ein eigenes Team entbehrlich sein – oft reicht eine verantwortliche Führungskraft oder sogar die Geschäftsführung selbst.
So gehen Sie vor:
Bestimmen Sie eine Projektleitung. Die Person sollte das Thema Business Continuity gut überblicken und in Krisensituationen einen kühlen Kopf bewahren.
Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen. Wählen Sie pro Abteilung eine oder mehrere Personen aus – etwa aus IT, HR, Legal und Operations –, die Risiken identifizieren und Wiederanlaufpläne entwickeln.
Starten Sie mit einem Kick-off-Meeting. Stellen Sie Ziele, Rollen und Zuständigkeiten vor, etablieren Sie einen Kommunikationsplan für Krisenfälle und bilden Sie Arbeitsgruppen zur Bearbeitung einzelner Themenbereiche.
Tipp: Viele Unternehmen holen sich externe Berater:innen oder Fachexpert:innen an Bord. Das kann zwar zusätzliche Kosten verursachen, sorgt aber oft für fundierte, durchdachte Lösungen.
2. Definieren Sie Ziele und Meilensteine
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, definieren Sie klare Ziele und einen Zeitrahmen.
Ein Business-Continuity-Plan kann schnell zu einem „Never-Ending Project“ werden – vor allem, wenn Details überhandnehmen. Ein strukturierter Projektplan mit festen Deadlines hält Sie auf Kurs.
Ein Beispiel für einen Zeitplan:
Phase | Ziel | Meilenstein |
Erste Analyse | Durchführung von BIA und Risikoanalyse | Abschluss nach 4 Wochen |
Strategieentwicklung | Entwicklung von Recovery-Strategien | Freigabe nach 8 Wochen |
Ausarbeitung des Plans | Detaillierte Dokumentation | Entwurf nach 12 Wochen |
Review und Abnahme | Feedback einholen, Plan überarbeiten | Freigabe nach 14 Wochen |
Schulung und Tests | Mitarbeitende schulen, Übungen starten | Erste Schulung nach 16 Wochen |
Je nach Komplexität können Sie jede Phase weiter unterteilen, etwa mit spezifischen Aufgaben für einzelne Abteilungen.
3. Führen Sie eine Business Impact Analyse (BIA) durch
Die Business Impact Analyse zeigt auf, welche Funktionen geschäftskritisch sind und welche Auswirkungen ein Ausfall hätte – inklusive Einschätzung, wie lange Ihr Unternehmen ohne bestimmte Aktivitäten überleben könnte.
So gehen Sie vor:
Führen Sie alle Funktionen und Prozesse Ihres Unternehmens auf
Sprechen Sie mit Abteilungsleitern und bitten Sie sie um einen Überblick über ihre Prozesse.
Listen Sie jede Geschäftstätigkeit auf. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto länger wird diese Liste sein.
Ermitteln Sie, welche Funktionen kritisch sind
Kritische Funktionen sind solche, ohne die Ihr Unternehmen nicht bestehen kann. Versuchen Sie durch die Interviews zu verstehen, wie jede Abteilung arbeitet und welche Bedrohung eine Unterbrechung ihrer Aktivitäten darstellen würde.
Versuchen Sie abzuschätzen, welche Ressourcen jede Funktion benötigt und wie wahrscheinlich ein Ausfall ist.
Analysieren Sie die Auswirkungen
Bewerten Sie die Auswirkungen von Störungen auf jede Geschäftsaktivität und ordnen Sie sie als gering, mittel, hoch oder katastrophal ein.
Verwenden Sie Kriterien wie Ausfallzeit, finanzieller Schaden, Reputationsverlust und Kundenerlebnis, um Ihre Bewertung zu untermauern. Teilen Sie Ihre endgültige Liste mit den Abteilungen, um sicherzustellen, dass nichts fehlt.
Legen Sie Wiederherstellungsziele (RTOs) fest
RTOs sind die maximale Zeit, die eine Funktion ausfallen darf, bevor erheblicher Schaden entsteht.
Überlegen Sie, wie schnell jede Funktion wiederhergestellt werden muss, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Definieren Sie für jede Funktion ein Zeitfenster, wobei Sie sich zunächst auf die geschäftskritischen Funktionen konzentrieren.
Um einen wirksamen Business-Continuity-Plan zu erstellen, muss Ihre Business-Impact-Analyse präzise und detailliert sein. Nehmen Sie sich die Zeit, um genaue Auswirkungen und Wiederherstellungszeiten festzulegen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Je realistischer Ihre Analyse ist, desto besser wird Ihr Wiederanlaufplan funktionieren.
Hinweis: Einige Business Impact Analysen beinhalten auch Wiederherstellungspunkte (RPOs). RPOs definieren den maximal tolerierbaren Datenverlust Ihres Unternehmens und helfen dabei zu bestimmen, wie oft Daten gesichert werden sollten. Um Ihre RPOs zu definieren, müssen Sie bewerten, wie wichtig die Daten jeder Funktion für den Geschäftsbetrieb sind – basierend auf deren Sensibilität und Rolle.
4. Führen Sie eine Risikoanalyse durch
Risikobewertungen helfen Ihnen, die größten Bedrohungen für Ihr Unternehmen zu identifizieren.
Sie zeigen auf, welche Risiken die im vorherigen Schritt ermittelten geschäftlichen Auswirkungen verursachen könnten.
Um eine Risikobewertung durchzuführen, stellen Sie sich folgende Fragen:
Was könnte jede einzelne geschäftliche Auswirkung verursachen?
Wie schwerwiegend wäre die Auswirkung?
Wie wahrscheinlich ist es, dass sie eintritt?
Können Sie das Risiko reduzieren oder verhindern?
Ermitteln Sie zunächst alle Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, einschließlich interner Risiken (z. B. Geräteausfälle, Datenschutzverletzungen und menschliche Fehler) und externer Risiken (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe und Probleme in der Lieferkette).
Sobald Sie eine Liste der Risiken haben, bewerten Sie deren Schweregrad und Eintrittswahrscheinlichkeit. Verwenden Sie eine Risikomatrix, um die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung zu priorisieren (gering, mittel oder hoch).
Ziehen Sie historische Daten, Branchenberichte und Statistiken heran, um die Eintrittswahrscheinlichkeit zu bewerten. Um die Auswirkungen zu analysieren, berücksichtigen Sie den finanziellen Schaden, Betriebsunterbrechungen, rechtliche Konsequenzen oder Reputationsverluste, die das Risiko verursachen könnte.
Hier finden Sie eine Muster-Risikomatrix, mit der Sie Risiken und Eintrittswahrscheinlichkeiten definieren können:
Schließlich sollten Sie herausfinden, ob Sie präventive Maßnahmen ergreifen können, um das Eintreten von Risiken mit hoher Priorität zu verhindern.
Beispielsweise könnten Sie cloudbasierte Backup-Systeme nutzen, um Ihre Daten vor Cyberangriffen zu schützen.
5. Erstellen Sie Recovery Strategies (Wiederherstellungsstrategien)
Wiederherstellungsstrategien sind die Schritte, die Sie unternehmen, um Ihr Unternehmen wieder in den Normalbetrieb zu versetzen. Sie können Strategien für jedes Szenario auf Grundlage Ihrer Risikoanalysen und der Business Impact Analysis entwickeln. Falls der schlimmste Fall eintritt, sind Sie darauf vorbereitet, das Problem zu bewältigen.
Das sollten Sie tun:
Entwickeln Sie spezifische Wiederherstellungspläne. Für jede kritische Funktion sollten Sie konkrete Maßnahmen und die benötigten Ressourcen zur Wiederherstellung festlegen. Achten Sie darauf, dass die Pläne detailliert, klar und umsetzbar sind.
Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Bestimmen Sie Mitarbeitende, die jeweils einen Teil der Strategie umsetzen sollen. Stellen Sie sicher, dass wichtige Rollen auch über Vertretungen verfügen, falls Mitarbeitende von der Störung betroffen sind.
Notieren Sie die benötigten Ressourcen. Für jeden Wiederherstellungsplan sollten Sie die Ressourcen festhalten, die für den Erfolg erforderlich sind. Wenn Ihr Plan beispielsweise vorsieht, Ihre Website vorübergehend über einen Backup-Server zu betreiben, benötigen Sie diesen Server bereits vor Eintritt der Störung.
Legen Sie den Zeitrahmen für die Wiederherstellung fest. Entscheiden Sie basierend auf Ihrer Business Impact Analysis über einen realistischen Zeitraum zur Umsetzung Ihres Wiederherstellungsplans.
Sobald Sie einen Wiederherstellungsplan für jede kritische Geschäftsfunktion erstellt haben, sollten Sie erneut Ihre Teamleiter um Rückmeldung bitten. Stellen Sie sicher, dass jeder Risikomanagementplan realistisch und umsetzbar ist.
Testen Sie jeden Plan in kontrollierten Umgebungen, um Lücken oder unklare Anweisungen zu erkennen, die zu weiteren Problemen führen könnten.
6. Entwerfen Sie den Plan
Sobald Sie alle Informationen beisammen haben, ist es an der Zeit, Ihren Business Continuity Plan zu entwerfen. Verwenden Sie die von uns bereitgestellte Muster-Vorlage für den Business Continuity Plan, um schneller voranzukommen, oder beginnen Sie mit dem grundlegenden Aufbau eines BCP:
Überblick
Kommunikationsplan und Kontaktliste
Risikoanalysen
Business Impact Analysis
Wiederherstellungsstrategien
Test- und Schulungspläne
Formulieren Sie klar und präzise, damit Teammitglieder das Dokument leicht verstehen können. Vermeiden Sie unnötigen Fachjargon und nutzen Sie, wenn möglich, Tabellen, Flussdiagramme und Checklisten. Diese Elemente machen komplexe Informationen leichter zugänglich – insbesondere im Notfall.
Hinweis: Jedes Unternehmen ist unterschiedlich, und Sie könnten sich selbst einschränken, wenn Sie sich zu strikt an eine BCP-Vorlage halten. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Unternehmen im Detail zu betrachten. Gibt es etwas, das Sie einfügen müssen, das in der Vorlage nicht enthalten ist? Fügen Sie es hinzu. Gibt es etwas in der Vorlage, das für Ihr Unternehmen nicht relevant ist? Entfernen Sie es.
7. Schulen Sie Mitarbeitende und üben Sie unerwartete Ereignisse
Damit Ihr Business Continuity Plan wirksam ist, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden schulen und Ihre Wiederherstellungspläne regelmäßig testen. Der erste Schritt ist, Ihren BCP (sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form) an alle Mitarbeitenden zu verteilen und so leicht zugänglich wie möglich zu machen.
Nachdem sie ihn gelesen haben, könnten Sie Folgendes tun:
Nutzen Sie Einführungssitzungen, um den BCP Ihren Mitarbeitenden vorzustellen
Geben Sie einen Überblick über das Dokument und erklären Sie, warum es für das Unternehmen wichtig ist.
Holen Sie erstes Feedback ein und prüfen Sie, wie wirksam Ihr erster Entwurf ist und ob Änderungen notwendig sind.
Führen Sie Einzeltrainings für Schlüsselpersonen durch
Konzentrieren Sie sich in diesen Sitzungen auf deren Rolle im Falle eines unerwarteten Ereignisses oder Notfalls. Planen Sie regelmäßige Auffrischungen, um den Continuity Plan präsent zu halten.
Führen Sie Tabletop-Sitzungen durch, um wichtige Szenarien durchzuspielen
Planen Sie Übungen, in denen Szenarien in einer kontrollierten Umgebung durchlaufen werden.
Lassen Sie Teammitglieder Rollen übernehmen und Wiederherstellungsverfahren in Echtzeit üben. Achten Sie auf Lücken im Plan und auf Verbesserungsmöglichkeiten.
Planen Sie Übungen für Notfallprotokolle
Übungen helfen Mitarbeitenden dabei, sich daran zu erinnern, was im Notfall zu tun ist. Sie sind besonders nützlich im Hinblick auf Krisenmanagement, Evakuierungsverfahren oder die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Stakeholdern nach einem Ereignis.
8. Überprüfen und testen Sie den Plan regelmäßig
Unternehmen verändern sich ständig – sei es durch neue Mitarbeitende, andere Auftragnehmer oder veränderte Geschäftstätigkeiten. Ihr Business Continuity Program sollte mit diesen Veränderungen Schritt halten, um weiterhin wirksam zu sein.
Erstellen Sie einen Zeitplan, nach dem Sie Ihre Business Continuity-Strategie testen und überprüfen – und dabei die Informationen fortlaufend aktualisieren.
Wie oft sollten Sie Ihren BCP testen und aktualisieren?
Führen Sie kleine Tests (wie etwa Datensicherungstests) vierteljährlich durch
Führen Sie umfassendere Übungen oder Tabletop-Sitzungen zweimal im Jahr durch
Ziehen Sie alle ein bis zwei Jahre eine groß angelegte Notfallübung in Betracht
Führen Sie eine vollständige Überprüfung nach jeder wesentlichen Veränderung im Unternehmen durch – zum Beispiel bei Personalwechsel oder einer Umstrukturierung
Es ist auch wichtig, Branchentrends zu beobachten. Bleiben Sie über neue Risiken und Best Practices im Bereich Business Continuity informiert und passen Sie den BCP entsprechend an.
Wenn Sie Ihren Continuity Plan aktuell halten und im Bewusstsein Ihrer Mitarbeitenden verankern, stellen Sie sicher, dass im Ernstfall eine flexible Reaktion möglich ist.
Abschließende Gedanken
Die Erstellung eines soliden Business Continuity Management Plans stellt sicher, dass Ihr Unternehmen unerwartete Störungen überstehen kann. Durch die Identifizierung von Risiken, die Durchführung einer Business Impact Analysis und die Entwicklung gezielter Strategien können Sie Ihr Unternehmen unter allen Umständen funktionsfähig halten.
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