Dans un monde plus digitalisé que jamais, de nouvelles brèches apparaissent constamment et peuvent nuire aux entreprises. Au-delà de ces considérations technologiques, les risques liés aux catastrophes sanitaires, environnementales ou sociales sont toujours présents. Dans un marché du travail concurrentiel, il est crucial de maintenir son activité même en cas d’imprévus. C’est là qu’intervient le Business Continuity Plan (BCP). À quoi correspond le Business Continuity Plan exactement ? Quels sont les éléments indispensables pour le créer ? Quelles étapes suivre pour mettre en place un plan de continuité d’activité ? Réponses dans cet article.
Qu'est-ce qu'un Business Continuity Plan (BCP) : définition
Le Business Continuity Plan (BCP) se traduit en français par « Plan de Continuité des Activités (PCA) ». Ce document précise toutes les mesures à mettre en place dans son entreprise en cas d’incident mineur ou de crise majeure. Il permet à une société d’anticiper tout événement qui perturberait l’organisation et de fonctionner « en mode dégradé ».
Pourquoi est-il important pour les entreprises ?
Si une entreprise cesse de fonctionner pendant plusieurs heures, voire plusieurs jours, cela peut entraîner une perte colossale pour l’organisation. Une interruption d’activité a des conséquences différentes d’une entreprise à une autre.
Les situations de crise peuvent provenir de causes environnementales, technologiques ou d’événements précis. Il existe de nombreux événements qui peuvent perturber l’activité des entreprises publiques ou privées comme :
une inondation des locaux
un incendie ou un tremblement de terre
une pandémie comme le Covid-19
un manque d'approvisionnement en carburant
une coupure de service d’électricité prolongée ou un manque d’accès à Internet
une cyberattaque
des catastrophes à l’échelle mondiale
des actes illicites comme un vol, du vandalisme ou du sabotage du matériel ou des locaux
des attaques terroristes sur le pays ou la ville d'exercice de l'activité
la disparition d’un fournisseur vital pour l’activité
le départ d’une personne stratégique de l’organisation
Se préparer à ce type de situations permet de minimiser le temps durant lequel l’organisation n’est pas opérationnelle. Une entreprise résiliente peut garder ses fonctions cruciales et résoudre leurs imprévus rapidement.
Les éléments qu’un Business Continuity Plan efficace doit inclure
Créer un Business Continuity Plan en partant de zéro peut paraître fastidieux. Avec la liste des éléments à inclure, vous avez une idée claire en tête des tâches à accomplir. Voici les principaux éléments qu’un plan de continuité d’activité doit contenir dans l’idéal.
Identification des risques et analyse d’impact sur l’activité
Le premier élément consiste à effectuer un Business Impact Analysis (BIA), c’est-à-dire une identification des risques majeurs et mineurs ainsi que leur impact potentiel sur les opérations, la finance de l’organisation et la réputation. Sous la forme d’un tableau, dressez la liste des points faibles de votre entreprise, et de l’impact concret que chacun d’entre eux peut avoir sur votre entreprise.
Définir le Recovery Time Objective (RTO) et le Recovery Point Objective (RPO)
Déterminez ensuite deux dimensions phares pour votre plan de continuité d’activité : le RTO et le RPO. Le Recovery Time Objective correspond au temps de remise en service visé par l'entreprise. L'objectif est d'entrer dans le mode d’opération minimale le plus rapidement possible. Le RPO consiste à définir le niveau de service minimum exigé pour mener les opérations essentielles de l’entreprise sans difficulté.
Des instructions de communication
Vous devez avoir un guide pour communiquer avec les parties prenantes essentielles à votre activité. Chaîne d’approvisionnement, clients et collaborateurs… il est crucial d’avoir un moyen de communication de secours si le système n’est plus fonctionnel.
Stratégies de continuité
Les stratégies de continuité incluent des sauvegardes logicielles, la mise en place de solutions cloud, un plan de reprise d’activité rapide et des plans pour la reprise des opérations critiques. Ces dernières comprennent généralement la logistique, la production, la livraison des produits et des services ou encore le support à la clientèle.
Procédures et protocoles de réponse
Les procédures et les protocoles de réponse contiennent les informations relatives à l’activation du plan de continuité d’activité. En fonction de la gravité de la situation, cette procédure définit si le plan doit s’activer ou si cela n’est pas nécessaire.
Les protocoles définissent également sous quelles conditions le plan de communication de crise interne et externe se déclenchent et sous quelle forme.
Comment préparer un Business Continuity Plan en 5 étapes
Maintenant que vous connaissez les éléments indispensables à la création d’un Business Continuity Plan (BCP), voici un processus en 5 étapes pour préparer votre Business Continuity Plan (BCP).
1. Évaluer les risques et vulnérabilités
Selon la nature de votre activité, votre taille et vos locaux, vous devez être en mesure de comprendre vos risques, de les réduire au minimum ou de les éliminer. Pensez à lister toutes les possibilités de nuire à vos opérations afin que vous puissiez anticiper au mieux.
Prenez le temps d’effectuer une session de brainstorming pour inclure toutes les menaces qui empêcheraient la continuité de vos activités. Cela peut comprendre les catastrophes naturelles, les cyberattaques, les erreurs humaines, les brèches de données, la casse du matériel ou le vol de matériel.
2. Déterminer les fonctions critiques
Après l’évaluation des risques affectant la continuité des activités, passez à l’étape de l'identification des missions et des fonctions critiques. Cette liste comprend les tâches impératives pour le bon fonctionnement des activités. Ce sont ces postes que vous devez protéger et réparer en priorité en cas de problème.
3. Définir des stratégies de continuité/reprise
À partir de ces informations, vous pouvez créer vos stratégies pour atteindre votre RPO et votre RTO. Ces procédures de réponse à un incident guide tous les collaborateurs de l’entreprise sur la gestion complète de la situation et les actions à mener pour maintenir l’activité de l’entreprise. Une organisation efficiente est nécessaire pour minimiser les potentielles pertes causées par un incident.
4. Documenter le plan
La documentation du plan de continuité d’activité est la clé pour assurer sa bonne application. Pensez à inclure le plan d’exécution pour tous les pôles afin que les équipes puissent l’appliquer simplement en cas d’incidents. Afin que la transmission du BCP de direction en direction soit efficace, expliquez vos choix dans un document stratégique afin de comprendre pourquoi ces processus sont en place.
5. Tester et améliorer le plan en continu
Cette étape est souvent négligée par les entreprises. Il est crucial de tester et d’entraîner ses équipes à l’application du plan de continuité d’activité. Cela permet de remarquer les incohérences, de faire évoluer les procédures et d’optimiser le plan en continu. De plus, l’expérience des équipes sur ce type de plan permet d’être efficace si un problème survient.
Exemples de Business Continuity Plans réussis
Pour rendre le plan de gestion de crise plus concret, prenons un exemple dans le domaine de l’informatique. Le plan vise à garantir la continuité des opérations en cas de cyberattaque, de panne serveur ou de catastrophe naturelle. L’entreprise commence par une analyse d’impact sur l’activité (BIA).
Ensuite, elle enchaîne sur une analyse des risques :
Voici le dispositif de gestion de continuité mis en place pour une reprise d’activité efficace :
En cas de cyberattaque : déconnexion des systèmes infectés, alerte du responsable IT et de l’hébergeur cloud, bascule sur les backups et réinitialisation des accès utilisateurs.
En cas de panne serveur cloud : bascule sur l’infrastructure informatique de secours, redémarrage des instances et des bases de données, alerte des équipes et des clients du rétablissement.
En cas d’impossibilité d’accéder aux bureaux : alerte des employés pour rester en télétravail, accès aux outils cloud et à un VPN sécurisé, coordination avec les assurances et les autorités compétentes, reprise progressive en fonction de la réparation des locaux.
Pour conclure
En bref, le Business Continuity Plan est un document qui récapitule toutes les procédures à mettre en place pour le maintien de l’activité en cas d’incident mineur ou de sinistre majeur. Il est crucial pour les entreprises de mettre en place ce plan de continuité d’activité : c’est la première étape pour éviter des pertes financières ou une mauvaise réputation pour la marque. Pour créer ces procédures, évaluez les risques de l’organisation, définissez les fonctions essentielles à maintenir et établissez une stratégie claire pour retrouver un niveau opérationnel minimum avec efficacité.
