Cloud-basiert vs. On-Premise-CRM: Was ist besser?

Vielleicht wissen Sie schon, dass Sie in eine CRM-Software investieren möchten. Bevor Sie sich jedoch für ein bestimmtes System entscheiden, sollten Sie die grundsätzliche Frage klären, ob eine Cloud-Lösung oder ein vor Ort installiertes CRM für Sie vorteilhafter ist.

Cloud-CRMs sind besonders bei kleinen Unternehmen sehr beliebt, aber auch vor Ort installierte Systeme können in bestimmten Konstellationen ihre Vorteile haben.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie stationäre CRM-Systeme funktionieren und für welche Unternehmen sie sich am besten eignen. Außerdem gehen wir der Frage nach, warum sich so viele Unternehmen für cloudbasierte Softwarelösungen entscheiden und welche der beiden Lösungen für Sie eher in Frage kommt.

CRM-On-Premise: Was ist das?

Ein On-Premise-CRM, auch bekannt als On-Site-CRM, ist ein Kundenbeziehungsmanagement-System, dessen Infrastruktur, Hardware, Betriebssystem und Daten in den Räumlichkeiten des Benutzers vor Ort untergebracht sind.

Vor-Ort-CRMs werden auf eigenen Servern des Unternehmens gehostet und weisen in der Regel folgende Merkmale auf:

• Interne Verwaltung. Die IT-Abteilung des Benutzers, ein bestimmtes Teammitglied oder Vertragsnehmer verwalten und pflegen das System. Dazu gehören die IT-Infrastruktur, Hardware- und Software-Updates, Backups und die Sicherheit.

• Vollständige Anpassbarkeit. Der Benutzer hat ein hohes Maß an Kontrolle über die Funktionen und Möglichkeiten seines Systems, außerdem kann er es auf seine Bedürfnisse zuschneiden.

• Eigentum an den Daten. Der User hat die vollständige Kontrolle und das Eigentum an den Kundendaten, die offline in seinem CRM gespeichert sind.

• Komplexe Implementierung. Da eine interne IT-Infrastruktur (also ein dedizierter CRM-Server) erforderlich ist, nimmt die Einrichtung von On-Premise-CRM-Lösungen relativ viel Zeit in Anspruch. Je nach System und Anzahl der Benutzer, kann die Implementierung von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern.

• Hohe Anfangsinvestitionen. Der Benutzer muss vor dem Start die Kosten für Softwarelizenzen, Hardware und Schulungen tragen.

Im Gegensatz dazu werden Cloud-basierte CRMs auf externen Servern von den Anbietern des Cloud-Computings gehostet. Sie als Benutzer greifen über das Internet darauf zu. Für den Nutzer sind solche On-Demand-CRMs sehr bequem. Sie verfügen über eine hohe Skalierbarkeit, passen sich Ihren Workflows nahtlos an und verursachen geringere IT-Kosten, denn die Wartung und Aktualisierung übernehmen die Anbieter.

CRM-Software-on-Premise: Für wen ist sie vorteilhaft?

Obwohl Cloud-CRM-Lösungen in den letzten zehn Jahren immer beliebter geworden sind, haben lokale Systeme bei bestimmten Voraussetzungen klare Vorteile:

Militärische Einrichtungen und andere Regierungsbehörden

On-Premise-Lösungen sind ideal für Organisationen, die mit besonders vertraulichen Informationen arbeiten. Der Grund ist, dass ihnen als Eigentümer das alleinige Verfügungsrecht über das System und die CRM-Daten gehört. Beispiele sind das Militär und bestimmte Regierungsbehörden.

Zwar bieten viele On-Demand-CRMs robuste Sicherheitsfunktionen und sind DSGVO-konform (europäische Datenschutzgrundverordnung), sind aber trotzdem nicht geeignet, wenn aus Gründen der Vertraulichkeit, Datensicherheit oder bestimmter Vorschriften keine Drittparteien (also das Software-as-a-Service (oder SaaS)-Unternehmen) einbezogen werden dürfen.

Schwache Internet-Infrastruktur

Vor-Ort-CRMs bieten ein stabileres Internet auch in denjenigen Gebieten, in denen keine oder nur eine unzuverlässige Internetverbindung verfügbar ist.

Die Stabilität der Internetverbindung ist besonders wichtig für Unternehmen, die in schwierigen Umgebungen (etwa bei der Offshore-Öl- und Gasförderung) und in Entwicklungsländern tätig sind. Ein stationäres CRM minimiert beispielsweise Unterbrechungen und schützt so die Konzentration der Mitarbeitenden auf das Kerngeschäft.

Urheberrechtlich geschützte Software und Altsysteme

Eine vollständig anpassbare On-Premise-Lösung gewährleistet eine nahtlose Integration in bestehende Infrastrukturen und Anwendungen.

Entwickler und IT-Mitarbeiter können das Backend des Systems nach Bedarf anpassen.

Spezielle Budgetvorgaben

Ein Inhouse-CRM erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition. Für Unternehmen, die eine einmalige Zahlung anstelle laufender Abonnementgebühren bevorzugen, ist das ein Pluspunkt.

Stationäre CRMs: Das sind die Nachteile

Wenn eine der obigen Beschreibungen auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie sich darauf einstellen, dass die Implementierung und Nutzung von On-Premise-CRM-Software nicht ganz unkompliziert ist.

Im Folgenden finden Sie vier häufig auftretende Nachteile von lokalen CRM-Lösungen, die bei Ihrer Entscheidung vielleicht eine Rolle spielen:

• Hohe Kosten. Ein vor Ort installiertes CRM-System bringt hohe Vorabkosten mit sich. Sie müssen Softwarelizenzen, Hardware und Infrastruktur kaufen. Selbst wenn Ihr Unternehmen jetzt über das nötige Budget verfügt, sollten Sie bedenken, wie sich diese Anschaffungen auf Ihren Cashflow auswirken werden.

• Höherer Bedarf an IT-Ressourcen und Fachwissen. Für die Installation, Konfiguration und Wartung eines CRM-Systems vor Ort benötigen Sie IT-Fachwissen. Wenn Ihr IT-Team nicht über genügend Kapazitäten dafür verfügt, riskieren Sie Engpässe in anderen Geschäftsbereichen. Natürlich könnten Sie diese Aufgabe auch auslagern, aber das wiederum treibt Ihre Kosten in die Höhe.

• Begrenzte Zugänglichkeit. Vor-Ort-CRM-Tools sind in der Regel nur von einem einzigen Standort aus über Geräte im selben IT-Netzwerk zugänglich. Das schränkt ihre Verfügbarkeit für entfernte und mobile Teams stark ein und reduziert auf diese Weise deren Produktivität und Reaktionsfähigkeit. Und wie mittlerweile fast jeder weiß: Schlechte Reaktionszeiten sind ein echtes Manko für das Kundenerlebnis.

• Erhöhtes Risiko von Datenverlusten. Wenn Sie alle Kundendaten auf einem Server vor Ort speichern, ist Ihr DMS (Dokumentenmanagement-System) anfälliger für Hardwareausfälle, Stromausfälle und Naturkatastrophen. Sie benötigen robuste Backup- und Disaster Recovery-Prozesse, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Viele Unternehmen versuchen, den geschilderten Problemen durch gute Planung, verfeinerte Datenverwaltungsprozesse und mit etwas externer Unterstützung etwas entgegenzusetzen. Wenn Sie nicht die Zeit oder die Ressourcen für solche Maßnahmen haben, ist eine cloudbasierte CRM-Lösung schlicht praktikabler für Sie.

Cloud-basiertes CRM & skalierendes Unternehmen: ein perfektes Match

Wenn ein lokales CRM nicht unbedingt sein muss, ist eine cloudbasierte CRM-Plattform mit Sicherheit eine gute Möglichkeit für Sie.

On-Demand-Lösungen bieten Flexibilität, Zugänglichkeit und eine nahtlose Integration mit anderen Tools. Sowohl große als auch kleine Unternehmen profitieren von den Vorteilen dieser Systeme.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Hochwertige Cloud-basierte CRM-Tools bieten mehrere Preisstufen, flexible Vereinbarungen und zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. Skalieren Sie sie ganz nach Bedarf und Budget.

Der Essential-Tarif von Pipedrive zum Beispiel umfasst 3.000 offene Deals pro Unternehmen sowie 15 Insights-Berichte pro Benutzer.

Wenn Ihr Unternehmen und Ihr Vertriebsteam im Laufe der Zeit wachsen und immer mehr Leads generieren, können Sie auf den Advanced-Tarif upgraden. Dieser Tarif beinhaltet 10.000 offene Deals und 30 Insights-Berichte pro Benutzer. Außerdem enthält er Funktionen zur Vertriebs- und Marketing-Automation sowie zur Effizienssteigerung der Workflows .

Nach einem Upgrade verwenden Sie weiterhin dieselbe Hardware, es entstehen Ihnen also keine zusätzlichen Kosten. Die Rückkehr zum Anfangstarif ist übrigens genauso wenig ein Problem wie eine Erweiterung der Funktionen, sobald sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Produktivität von unterwegs

Ihre externen Teams werden es Ihnen danken: Cloud-CRMs ermöglichen den einfachen Zugriff von jedem Ort mit einer Internetverbindung. Im Gegensatz dazu müssen Benutzer eines stationären CRMs in der Nähe des Servers bleiben und ein Gerät im selben Netzwerk verwenden.

Flexibilität ist zunehmend wichtig. Laut einer Statista-Umfrage gaben bereits im Jahr 2022 38 % der Befragten in Deutschland an, dass sie mindestens teilweise remote arbeiten konnten, 10 % hatten sogar die Möglichkeit, drei bis vier Tage aus der Ferne zu arbeiten.

Die Freiheit, von überall aus arbeiten zu können, steigert ganz klar die Attraktivität des Arbeitsplatzes – und gleichzeitig die Produktivität von Vertriebskräften und Marketingfachleuten. Sie können zum Beispiel zwischen den Meetings auf Daten zugreifen und diese bearbeiten oder durch die Arbeit von zu Hause aus Pendelzeiten einsparen.

Für ein Höchstmaß an Effizienz sorgen Sie, wenn das von Ihnen gewählte Produkt über mobile CRM-Unterstützung für Android- und iOS-Geräte verfügt. Mobile CRMs ermöglichen es Ihnen, schnelle Aktualisierungen vorzunehmen und unkompliziert mit Leads zu kommunizieren. Währenddessen laufen die Geschäfte in der Vertriebspipeline weiter.

Zugang zu Upgrades

Cloud-basierte CRMs werden ständig weiterentwickelt, um den sich ändernden Ansprüchen der Geschäftswelt gerecht zu werden. In der Regel geschieht dieses über Updates in verschiedenen Bereichen:

• Funktionalität: Neue Funktionen, Möglichkeiten und Integrationen tragen dazu bei, Ihren Return on Investment (ROI) zu erhöhen

• Benutzerfreundlichkeit (UX): Die Verfeinerung von Benutzeroberflächen und die Behebung von Fehlern machen die Software einfach, angenehm und effizient

• Sicherheit: Regelmäßige Sicherheitspatches schützen Ihre Kundendaten vor den neuesten Cyber-Bedrohungen

Die meisten Aktualisierungen erfolgen automatisch, sodass Sie stets Zugriff auf die neuesten Funktionen und Verbesserungen haben - unabhängig von der Unternehmensgröße. Manuelle Installationen oder neue Hardware sind nicht erforderlich.

Ein Upgrade-Beispiel: Benutzer von Pipedrive können neuerdings Dashboards und Berichte intern mit anderen Teammitgliedern teilen. Bei der Einführung von Pipedrive war das noch nicht möglich. Und das Beste: Das Update kostet bestehende Nutzer nichts extra.

Die Funktionserweiterung eines vor Ort installierten CRM ist deutlich komplizierter, denn dafür benötigen Sie ein Spezialistenteam, das die Software für Sie optimiert. Möglicherweise müssen Sie sogar Ihre IT-Infrastruktur aufrüsten. Darüber hinaus ist das System während der Wartung nicht verfügbar, was die Produktivität in vielen Fällen beeinträchtigt.

Schneller Support

Die benutzerfreundlichen Support-Optionen, die zu den meisten Cloud-CRM-Tools gehören, sind für wachsende Unternehmen sehr wichtig. Helfen sie ihnen doch dabei, produktiv zu bleiben und einen höheren ROI zu erzielen.

Über Community-Foren, häufig gestellte Fragen (FAQs) und andere Online-Ressourcen können Benutzer ihre Fragen beantworten oder Best Practices lernen. In der Knowledge Base von Pipedrive etwa finden Sie zahlreiche Anleitungen und Tutorials zu allen Aspekten der Software.

Darüber hinaus gibt es eigene Kunden-Support-Kanäle, die speziellere Probleme lösen, beispielsweise:

• Live-Chat, Telefon und E-Mail

• Mehrsprachiger Support

• Garantierte Reaktionszeiten

Es ist fast unmöglich, einen solch umfassenden Support für On-Premise-CRMs zu bekommen. Da jedes System seine eigene Konfiguration, Infrastruktur und Hardware hat, müssen Probleme meist von IT-Mitarbeitern oder Auftragnehmern vor Ort gelöst werden. Mit der Zeit steigen dadurch die Gesamtbetriebskosten.

Einfache Konnektivität mit anderen Tools

Leistungsfähige Cloud-CRMs können mit einer ganzen Reihe von Programmen von Drittanbietern verbunden werden.

Die Integration mit anderen Tools bringt Ihnen einige Vorteile:

• Datenkonsistenz. Nutzen Sie Kundeninformationen über mehrere Tools hinweg und stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren, konsistenten und genauen Überblick über jedes Geschäft, jede Aktivität und jeden Kontakt erhalten.

• Schnellere Geschäftsprozesse. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und erreichen Sie mehr in Bereichen wie Marketing, E-Mail-Kommunikation, Aufgabenmanagement, Kontaktmanagement und Kundensupport.

• Mehr Anpassungsmöglichkeiten. Passen Sie die Software flexibel an, indem Sie mit minimalem Aufwand und IT-Know-How neue Funktionen hinzufügen.

On-Premise-Crm vs. Cloud-Crm: direkter Vergleich

Abschließende Überlegungen

Wenn es zu Ihrer Firma passt, kann ein vor Ort installiertes CRM eine gute Investition sein. Da Sie die Kontrolle über jedes Detail haben, können Sie eine hochgradig individualisierte Lösung entwickeln, die sich perfekt in Ihre komplexe Infrastruktur und in Ihre Prozesse einfügt.

Aber: Für die meisten Unternehmen ist ein cloudbasiertes System die einfachste und kostengünstigste Variante. Der Grund ist, dass Sie Ihre vertrieblichen Workflows durch ein Cloud-CRM auf unkomplizierte Art und Weise rationalisieren und insgesamt besser aufstellen können. Zu einem wesentlich geringeren Preis erhalten Sie bei der Cloud-Lösung ein Maß an Flexibilität, Unterstützung und Zugänglichkeit, die ein internes CRM einfach nicht leisten kann.

Die Vorzüge beider Systeme verbinden Sie, wenn Sie sich für ein Cloud-CRM mit vielen Anpassungsmöglichkeiten entscheiden. Mit benutzerdefinierten Datenfeldern, personalisierten Dashboards und Integrationen von Drittanbietern erhalten Sie schnell und effektiv das optimale System für Ihr Unternehmen.