Las empresas se enfrentan a interrupciones inesperadas todo el tiempo. Ya sea que se trate de un desastre natural, un ataque cibernético o un simple corte de energía, estos eventos de emergencia pueden afectar las operaciones comerciales y reducir las ganancias.
Un sólido plan de continuidad de negocio te ayuda a prever y mitigar situaciones de riesgo, manteniendo tu negocio en funcionamiento.
En este artículo, exploraremos qué es un plan de continuidad de negocio y por qué es tan importante. También te proporcionaremos una plantilla y una guía paso a paso para crear tu propio plan de continuidad de negocio.
¿Qué es un plan de continuidad de negocio?
Un plan de continuidad de negocio describe cómo tu empresa puede mantener operaciones o evitar la suspensión de actividades durante un evento disruptivo. Su objetivo es reducir el tiempo de inactividad y la pérdida de datos clave, asegurando que tu empresa pueda volver a funcionar normalmente con rapidez.
Por ejemplo, imagina que una cadena minorista regional se enfrenta a una inundación repentina en su principal centro de distribución. Dado que el centro se encuentra en una zona propensa a inundaciones, la cadena había preparado previamente un plan de continuidad de negocio con directrices sobre qué hacer si se produce una inundación.
Con este plan, el minorista redirige sus entregas a través de almacenes secundarios, se pone en contacto con proveedores de emergencia y pone en marcha un grupo de trabajo para gestionar la logística.
Una respuesta rápida y organizada como esta minimiza las interrupciones y mantiene el flujo de inventario para que la empresa pueda seguir funcionando.
¿Por qué es tan importante tener un plan de continuidad de negocio?
Un plan de continuidad del negocio mantiene a tu empresa en marcha durante la ocurrencia de eventos inesperados. Sin embargo, no se trata solo de recuperar el tiempo de inactividad. También se trata de salvaguardar las expectativas de los empleados y de los clientes.
Las disrupciones pueden suceder. Cualquier empresa responsable debe contar con una gestión de riesgos para proteger su rentabilidad y a su gente.
Estos son algunos ejemplos de cómo la planificación de la continuidad del negocio puede ser útil:
Minimizar el tiempo de inactividad. Un plan de continuidad de negocio garantiza que tu empresa pueda seguir funcionando cuando se produzcan interrupciones, protegiendo el negocio de un golpe significativo.
Asegurar una recuperación rápida. Un plan de continuidad de negocio tiene procedimientos detallados para restaurar rápidamente las funciones normales de tu empresa. Tener estos procedimientos en su lugar significa que no necesitas perder tiempo pensando qué hacer.
Proteger los ingresos. Los planes de continuidad de negocio evitan el riesgo financiero al ayudar a la empresa a recuperarse más rápido.
Mantener la confianza del cliente. Un plan de continuidad de negocio garantiza que aún puedas brindar tus servicios, lo que ayuda a preservar la lealtad del cliente durante una crisis.
Cumplimiento normativo. Algunas industrias están legalmente obligadas a tener un plan de continuidad de negocio.
Proteger el bienestar de los empleados. Los planes de continuidad de negocio incluyen formas de mantener a los empleados seguros durante una crisis. Por ejemplo, deben contener procedimientos de evacuación claros y opciones de gestión de equipos remotos en caso de que ocurra un desastre natural.
Un plan de continuidad de negocio puede proteger contra una amplia gama de problemas. Sin embargo, para hacerlo, debe ser minucioso. Echemos un vistazo a cómo es un plan de continuidad de negocio.
Hemos elaborado una plantilla de plan de continuidad de negocio para que la uses como punto de partida a la hora de elaborar el tuyo; puedes solicitarla a continuación.
Ten en cuenta que no existe un plan de continuidad de negocio único para todos. Es posible que debas agregar y eliminar secciones de la plantilla para crear una que funcione para tu empresa.
En la siguiente sección, explicaremos cada una de las partes de la plantilla del plan de continuidad de negocio, por qué son importantes y qué deben contener. A continuación, te proporcionaremos consejos prácticos que puedes utilizar para elaborar un plan eficaz.
Descarga nuestra plantilla de plan de continuidad de negocio y protege tu empresa
6 componentes clave de un plan de continuidad de negocio
Los planes de continuidad de negocio tienen varias secciones clave. Por lo general, comienzan analizando los posibles riesgos y los impactos, seguidos de estrategias detalladas para responder a diferentes escenarios. También incluyen información de contacto de emergencia, roles y responsabilidades y planes de capacitación.
Estos son los componentes clave de un plan de continuidad de negocio.
1. Visión general del plan de continuidad de negocio
La primera sección de un plan de continuidad de negocio debe proporcionar una visión general del documento. Debe presentar el propósito del plan y proporcionar información para ayudar a las personas a comprender y navegar por el documento de manera rápida y sencilla.
Debería tener:
Introducción. Explica brevemente para qué sirve el plan de continuidad de negocio y por qué es importante.
Objetivos. Indica los objetivos principales del plan de continuidad de negocio, como mantener las operaciones empresariales y reducir el tiempo de inactividad.
Alcance. Define el alcance del plan, incluyendo los departamentos y los tipos de interrupciones que cubre.
Suposiciones. Incluye las suposiciones clave hechas durante el proceso de planificación, como los recursos disponibles.
Activación del plan. Explica qué condiciones o escenarios desencadenarían el plan de continuidad de negocio.
Estructura del documento. Esboza el documento y explica cada una de las secciones principales.
Aprobación y autoridad. Enumera a las personas o puestos clave con autoridad sobre el plan de continuidad de negocio durante una emergencia.
Revisión y mantenimiento. Describe quién es responsable de revisar, actualizar y mantener el plan de continuidad de negocio.
Esta sección de visión general sienta las bases para el resto del plan, aclarando su propósito, alcance y gestión.
2. Plan de comunicación
Un plan de continuidad de negocio debe incluir una lista de contactos actualizada de empleados, contratistas, clientes y partes interesadas.
El plan de comunicación tiene como objetivo permitir una respuesta rápida y coordinada. Te ayuda a ahorrar tiempo en la búsqueda de información de contacto como números de teléfono o direcciones de correo electrónico.
Esta sección también puede incluir orientación específica para:
Alertar al personal sobre una emergencia
Mantener el contacto con los empleados
Notificar a los miembros de la familia
Tratar con los medios de comunicación
Debe definir los datos de contacto de cada persona y los canales de comunicación que se utilizarán en caso de que se produzca una interrupción.
Los datos de contacto completos permiten a una empresa notificar rápidamente a las personas y departamentos afectados por un evento disruptivo. También pueden establecer comunicaciones para los equipos de respuesta a través de correo electrónico, aplicaciones de mensajería y otros canales.
3. Análisis de impacto en el negocio
Un análisis de impacto en el negocio identifica las funciones críticas de tu empresa y describe el tiempo de inactividad máximo que puede tener cada función antes de que ocurra un daño.
Esta sección tiene como objetivo determinar qué funciones necesita y no necesita tu empresa, para que puedas concentrar tus esfuerzos en los lugares correctos en caso de emergencia.
Por ejemplo, el análisis de impacto de una pequeña empresa podría ser el siguiente:
Función | Impacto |
Impacto: Pérdida de ingresos por ventas Nivel de prioridad: Alto Tiempo máximo de inactividad: 2 horas | |
Operaciones del sitio web | Impacto: Pérdida de acceso de los clientes Nivel de prioridad: Alto Tiempo máximo de inactividad: 4 horas |
Impacto: Disminución de la satisfacción del cliente Nivel de prioridad: Medio Tiempo máximo de inactividad: 8 horas |
4. Evaluación de riesgos
La sección de evaluación de riesgos identifica las amenazas comunes para tu negocio. Se relaciona con el análisis de impacto en el negocio, mostrando el impacto potencial y la probabilidad de una gama de amenazas.
La evaluación de riesgos también tiene en cuenta interrupciones como desastres naturales, ciberataques, filtraciones de datos, pandemias y cortes de energía. Debe incluir una descripción del riesgo, su probabilidad, impacto y estrategias para evitar que ocurra.
El objetivo es ser lo más exhaustivo y realista posible, destacando los riesgos más probables para tu empresa.
He aquí un ejemplo:
Riesgo | Probabilidad, impacto y estrategia |
Ciberataques (por ejemplo, piratería, malware) | Probabilidad: Alta Impacto: Pérdida financiera, violación de datos de clientes Estrategia de mitigación: software antivirus, auditorías de seguridad y formación del equipo |
Tiempo de inactividad del sitio web | Probabilidad: Moderada Impacto: Pérdida de ventas Estrategia de mitigación: Establecer un proveedor de alojamiento de copias de seguridad |
Desastre natural | Probabilidad: Baja Impacto: Daños a las instalaciones, interrupción de las operaciones comerciales Estrategia de mitigación: plan de respuesta a emergencias, seguro comercial |
5. Plan de recuperación
El plan de continuidad de negocio detalla las estrategias de recuperación para cada posible impacto en el negocio. Si algo afecta a una de sus funciones críticas, el plan de continuidad de negocio explica las acciones, los recursos y la cantidad de tiempo necesario para que vuelva a funcionar.
También puedes incluir acciones de recuperación en la misma sección que el análisis de impacto en el negocio, pero esto puede ser demasiada información en un solo lugar. Separar estas secciones te permite proporcionar más detalles y organizar la información de una manera más fácil de leer.
Así es como podría ser la estrategia de recuperación empresarial de una pequeña empresa:
Actividad crítica del negocio | Acciones y requisitos de recuperación |
Procesamiento de pedidos | Acciones de recuperación: Usar la pasarela de pago de respaldo, llevar a cabo el procesamiento manual de pedidos Requisitos de recursos: Sistema de pago de respaldo, empleados capacitados Objetivo de tiempo de recuperación: 1 hora |
Operaciones del sitio web | Acciones de recuperación: cambiar a un proveedor de alojamiento de copias de seguridad, implementar medidas de ciberseguridad Requisitos de recursos: Proporcionar alojamiento de copia de seguridad, personal de TI para la gestión de alojamiento (hosting) Objetivo de tiempo de recuperación: 2 horas |
Acciones de recuperación: Proporcionar apoyo en las redes sociales, utilizar sistemas telefónicos alternativos Requisitos de recursos: Cuenta de redes sociales, sistemas telefónicos alternativos Objetivo de tiempo de recuperación: 4 horas |
Para organizaciones más grandes y complejas, esta sección se divide en departamentos clave o categorías de impacto.
Por ejemplo, una empresa puede crear diferentes secciones para los impactos de la tecnología de la información (TI), las ventas y el marketing. También podría organizar los impactos por su criticidad, enumerando primero los impactos catastróficos y luego los menos importantes.
6. Pruebas y entrenamientos
Los planes de continuidad de negocio solo son efectivos si se mantienen relevantes y los empleados saben qué hacer en una crisis. Para mantener el plan de continuidad del negocio actualizado, incluye una sección de pruebas y entrenamiento que describa los simulacros, los programas de entrenamiento y las revisiones periódicas. Al seguir las mejores prácticas del plan de continuidad de negocio, te aseguras de que el plan siga siendo eficaz y procesable para cualquier escenario que pueda interrumpir tus operaciones de negocio.
Podría incluir:
Descripciones de simulacros y ejercicios regulares que pueden probar qué tan efectivo es el plan de continuidad del negocio
Programas de entrenamiento sobre las funciones y responsabilidades de los empleados en una disrupción
Revisar los cronogramas y las partes interesadas clave que mantendrán el documento
Aquí también puedes anotar cuándo y dónde se realizaron el entrenamiento y las revisiones. Describe el motivo del entrenamiento o revisión, lo que ocurrió y quién fue el responsable.
Cómo crear un plan de continuidad de negocio
Ahora que conoces los componentes clave de un plan de continuidad del negocio, puedes determinar qué secciones son relevantes para tu negocio y crear tu plan.
Aquí tienes una guía paso a paso para crear un plan de continuidad del negocio para tu empresa.
1. Organiza un equipo
Crear un plan detallado de continuidad de negocio es una gran tarea. Para armar uno, necesitarás la ayuda de los empleados clave de tu organización. Cuanto más grande sea tu empresa, más personas tendrás que involucrar.
Si eres propietario de una pequeña empresa, es posible que no necesites un equipo de continuidad de negocio. Puedes asignar el rol a un solo empleado sénior o incluso a ti mismo.
A continuación, te explicamos cómo formar tu equipo:
Identifica al líder del equipo. Elige un gerente de continuidad de negocio para supervisar el proceso. Asegúrate de que la persona esté atenta a los detalles y entienda qué hacer en momentos de crisis.
Selecciona a los miembros del equipo. Elige representantes de cada departamento para evaluar los riesgos y los planes de recuperación para tu área de trabajo. Asegúrate de incluir a alguien de cada área operativa, como sistemas informáticos, recursos humanos, legal, etc.
Organiza una reunión inicial. Programa la primera reunión en la que presentarás el propósito del equipo. Define el rol y las responsabilidades de cada persona, establece un plan de comunicación de crisis y crea grupos de trabajo para comenzar con el plan de continuidad del negocio.
Algunas empresas contratan a consultores y expertos externos para que brinden orientación y desarrollen el plan. Vale la pena considerar si necesitarás ayuda de un experto. Puede ser costoso, pero puede ayudarte a crear un plan de continuidad más completo e infalible.
2. Establece objetivos y plazos
Antes de iniciar el plan de continuidad del negocio, enumera claramente tus objetivos y plazos.
Crear un plan de continuidad del negocio es un gran trabajo, y es fácil posponerlo o dedicar demasiado tiempo a los detalles. Un cronograma claro de gestión de proyectos te ayuda a garantizar que puedas entregarlo a tiempo.
A continuación, se muestra un cronograma de ejemplo de plan de continuidad del negocio:
Etapa | Objetivos e hitos |
Evaluación inicial | Objetivo: Llevar a cabo un análisis de impacto en el negocio y una evaluación de riesgos Hito: Completar la evaluación en 4 semanas |
Desarrollo de la estrategia | Objetivo: Crear estrategias de recuperación para las funciones clave del negocio Hito: Aprobar las estrategias en un plazo de 8 semanas |
Redacción del plan | Objetivo: Redactar procedimientos detallados en el documento final Hito: Completar el borrador en 12 semanas |
Revisión y aprobación | Objetivo: Obtener comentarios de las partes interesadas clave y perfeccionar el plan Hito: Obtener la aprobación en un plazo de 14 semanas |
Entrenamiento y pruebas | Objetivo: Capacitar al personal y comenzar los simulacros regulares Hito: Realizar la primera sesión de entrenamiento en un plazo de 16 semanas |
Puedes dividir cada etapa en objetivos específicos y medibles. Por ejemplo, para el hito de desarrollo de la estrategia, puedes establecer plazos para cada departamento en función de la cantidad de trabajo que necesiten.
3. Realizar un análisis de impacto en el negocio
Un análisis de impacto en el negocio enumera todas las funciones de tu negocio. Te indica las actividades críticas de negocio y qué sucedería si se interrumpieran. También explica cuánto tiempo podrías sobrevivir sin realizar la actividad empresarial.
Aquí hay cuatro cosas que necesitas para realizar un análisis de impacto comercial.
Haz una lista de todas las funciones y procesos esenciales de tu empresa
Realiza entrevistas con los jefes de departamento y pídeles que te den una visión general de sus procesos de negocio.
Haz una lista de todas las actividades de la empresa. Cuanto más grande sea tu empresa, más larga será esta lista.
Determina qué funciones son críticas
Las funciones críticas son aquellas sin las que tu empresa no puede existir. A partir de tus entrevistas, trata de comprender cómo funciona cada departamento y la amenaza potencial de interrumpir sus actividades normales.
Intenta estimar los recursos que necesita cada función y la probabilidad de que fallen.
Analiza el impacto
Evalúa el impacto de las interrupciones en cada función del negocio y califícalas como bajas, medias, altas o catastróficas.
Utiliza criterios como el tiempo de inactividad, la pérdida financiera, el daño a la reputación y la experiencia del cliente para informar tus clasificaciones. Comparte tu lista final con cada departamento para asegurarte de que no falte nada.
Establece objetivos de tiempo de recuperación (RTO)
Los objetivos de tiempo de recuperación se refieren al tiempo máximo que cada función puede estar inactiva antes de que ocurra un daño significativo.
Ten en cuenta la rapidez con la que debes restaurar cada función para garantizar la continuidad de las operaciones normales. Define los tiempos centrándote primero en las funciones críticas del negocio.
Para crear RTO eficaces, el análisis del impacto en el negocio debe ser preciso y detallado. Tómate tu tiempo para establecer impactos precisos y tiempos de recuperación antes de pasar al siguiente paso. Cuanto más realista sea tu análisis, mejor será tu plan de recuperación.
Nota: Algunos análisis de impacto en el negocio incluyen objetivos de punto de recuperación (RPO). Los RPO definen la pérdida máxima de datos que tu empresa puede manejar, lo que te ayuda a determinar la frecuencia con la que debes realizar copias de seguridad de los datos. Para definir tus RPO, debes determinar la importancia de los datos de cada función para las operaciones esenciales de tu empresa en función de su confidencialidad y función.
4. Realiza evaluaciones de riesgos
Las evaluaciones de riesgos te ayudan a encontrar las mayores amenazas potenciales para tu empresa. Te muestran qué riesgos podrían causar los impactos comerciales identificados en el último paso.
Para realizar una evaluación de riesgos, pregúntate:
¿Qué podría causar cada impacto empresarial?
¿Qué tan grave sería el nivel de impacto?
¿Qué probabilidad hay de que suceda?
¿Se puede reducir o prevenir el riesgo?
En primer lugar, identifica todos los riesgos a los que se enfrenta tu empresa, incluyendo los riesgos internos (por ejemplo, fallos de equipos, violaciones de datos y errores de los empleados) y los riesgos externos (por ejemplo, desastres naturales, ciberataques y problemas de la cadena de suministro).
Una vez que tengas una lista de riesgos, determina su gravedad y probabilidad. Utiliza una matriz de riesgos para priorizar los riesgos (bajos, medios o altos) en función de la probabilidad y el nivel de impacto.
Ten en cuenta los datos históricos, los informes de la industria y las estadísticas para determinar su probabilidad. Para analizar el impacto negativo, considera la pérdida financiera, la interrupción, las consecuencias legales o el daño a la reputación que causaría.
Aquí hay un ejemplo de matriz de riesgos que puedes utilizar para definir el riesgo y la probabilidad:
Por último, averigua si puedes tomar alguna medida preventiva para evitar que ocurran riesgos de alta prioridad.
Por ejemplo, puedes utilizar sistemas de copia de seguridad basados en la nube para proteger tus datos de los ciberataques.
5. Crea estrategias de recuperación
Las estrategias de recuperación son los pasos clave que tomas para que tu empresa vuelva a la normalidad. Puedes desarrollar estrategias para cada escenario en función de tus evaluaciones de riesgos y análisis de impacto empresarial. Si sucede lo peor, estás preparado para superar el problema.
Esto es lo que debes hacer:
Desarrolla planes de recuperación específicos. Para cada función crítica, describe las acciones específicas y los recursos necesarios para recuperarla. Asegúrate de que las descripciones sean detalladas, claras y procesables.
Asigna roles y responsabilidades. Designa empleados para ejecutar cada parte de la estrategia. Asegúrate de que los roles clave tengan un respaldo en caso de que los empleados se vean afectados por la interrupción.
Ten en cuenta los requisitos de recursos. Para cada plan de recuperación, anota los recursos necesarios para el éxito. Por ejemplo, si tu plan de recuperación implica ejecutar temporalmente tu sitio web desde un servidor de respaldo, necesitarás el servidor de respaldo antes de que se produzca la interrupción.
Establece el plazo para la recuperación. Con base en tu análisis de impacto comercial, decide un marco de tiempo realista para implementar tu plan de recuperación.
Una vez que tengas un plan de recuperación para cada función empresarial crítica, vuelve a ponerte en contacto con los líderes de tu equipo para obtener comentarios. Asegúrate de que cada plan de gestión de riesgos sea realista y factible.
Prueba cada plan en entornos controlados para encontrar brechas o instrucciones poco claras que podrían provocar más problemas.
6. Redacta el plan
Una vez que tengas toda esa información, es hora de redactar tu plan de continuidad de negocio. Utiliza la plantilla de ejemplo de plan de continuidad de negocio que te hemos proporcionado para tener una ventaja competitiva inicial o comienza con la estructura básica:
Visión general
Plan de comunicación y lista de contactos
Evaluaciones de riesgos
Análisis de impacto en el negocio
Estrategias de recuperación
Horarios de pruebas y entrenamiento
Debes ser claro y conciso para que los miembros del equipo puedan entender fácilmente el documento. Evita la jerga innecesaria y utiliza tablas, diagramas de flujo y listas de verificación siempre que sea posible. Estos elementos hacen que la información compleja sea más fácil de digerir, especialmente en una emergencia.
Nota: Cada empresa es diferente, y puedes encasillarte si te ciñes demasiado a una plantilla de plan de continuidad de negocio. Tómate un tiempo para considerar tu empresa en detalle. ¿Hay algo que debas incluir que no esté en la plantilla? Añádelo. ¿Hay algo en la plantilla que no se aplique a tu empresa? Quítalo.
7. Capacita a los empleados y simula eventos inesperados
Debes capacitar a tus empleados y probar regularmente tus planes de recuperación para que tu plan de continuidad de negocio sea efectivo. El primer paso es distribuir tu plan (en formato impreso y digital) a todos los empleados, para que sea lo más fácil posible acceder a él.
Una vez que lo hayan leído, podrías:
Utilizar sesiones de orientación para presentar el plan de continuidad de negocio a tus empleados
Proporciona una descripción general del documento y explica por qué es importante para la empresa.
Busca comentarios iniciales y evalúa qué tan efectivo es tu primer borrador y si necesitas hacer algún cambio.
Proporciona sesiones de capacitación individuales para los empleados clave
En estas sesiones, concéntrate en su papel durante eventos imprevistos o una emergencia. Programa actualizaciones periódicas para mantener actualizado el plan de continuidad.
Ejecuta sesiones para representar escenarios importantes
Planifica ejercicios en los que puedas recrear escenarios en un entorno controlado.
Haz que los miembros del equipo jueguen y practiquen los procedimientos de recuperación en tiempo real. Busca lagunas en el plan y puntos de mejora.
Programa simulacros para protocolos de emergencia
Los simulacros pueden ayudar a las personas a recordar qué hacer en caso de emergencia. Son especialmente útiles en relación con la gestión de crisis, los procedimientos de evacuación o para mantenerse en contacto con los empleados y las partes interesadas después de eventos disruptivos.
8. Revisa y prueba el plan de forma periódica
Las empresas cambian constantemente, ya sea que se trate de nuevos empleados, diferentes contratistas o diferentes actividades comerciales. Debes mantener tu programa de continuidad del negocio actualizado con estos cambios para asegurarte de que sigue siendo eficaz.
Crea un cronograma en el que pruebes y revises tu estrategia de continuidad de negocio, actualizando la información a medida que avanzas.
¿Con qué frecuencia debes probar y actualizar tu plan de continuidad de negocio?
Realiza pruebas pequeñas (como pruebas de copia de seguridad de datos) cada trimestre
Realiza simulacros más completos o sesiones de planificación dos veces al año
Cada año o dos años, considera una simulación de respuesta a emergencias a gran escala
Haz una revisión completa después de cualquier cambio significativo en tu empresa, como cambios en la dotación de personal o reestructuración de la empresa
También es importante seguir las tendencias de la industria. Mantente informado sobre los nuevos riesgos y las mejores prácticas de continuidad de negocio, y ajusta el plan de continuidad de negocio para alinearlo con los cambios importantes.
Si mantienes tu plan de continuidad actualizado y fresco en la mente de tus empleados, asegurarás una respuesta ágil si algo sale mal.
Consideraciones finales
La creación de un sólido plan de continuidad de negocio garantiza que tu empresa pueda resistir interrupciones inesperadas. Al identificar los riesgos, realizar un análisis de impacto en el negocio y crear estrategias específicas, puedes mantener tu negocio a flote pase lo que pase.
¿Estás listo para llevar la preparación de tu negocio al siguiente nivel? Activa la prueba gratuita de 14 días de Pipedrive y descubre cómo nuestro CRM puede optimizar tus procesos de gestión empresarial y mantener tus operaciones funcionando sin problemas
