Guía básica: Administración de ventas

Para garantizar el éxito de las actividades de ventas debemos administrar a nuestro equipo de ventas a la perfección. La mejor manera de lograrlo es con una buena administración de ventas.

La administración de ventas ayuda a maximizar las ganancias para tu equipo.

¿Por qué?

1. Brinda transparencia sobre los roles y expectativas de desempeño de tu equipo.
2. Genera procesos fáciles de entender y replicables.
3. Enfoca a tu equipo en los desafíos más importantes de tu organización.

Estos tres puntos te permiten mejorar el entendimiento de tu estrategia de ventas en todo el departamento comercial. Podrás mejorar tus predicciones y pronósticos de resultados. También crear guías de operaciones claras para todas las personas involucradas en el ciclo de venta.

¿A quién no le gusta un escenario de este tipo? Es una situación gana-gana perfecta para tu departamento de ventas.

En esta guía vas a encontrar una explicación práctica sobre la administración de ventas y los principios básicos para implementarla.

¿Qué es la administración de ventas?

La administración de ventas es el proceso constante de desarrollar una fuerza comercial y coordinar las operaciones del día a día. Debes implementar estrategias de ventas que permitan a tu empresa alcanzar consistentemente e incluso superar sus objetivos de ventas.

Esta disciplina de negocios trata de asignar efectivamente personal y recursos para alcanzar los objetivos de ingresos de tu empresa. Tanto a largo como a corto plazo.

Algunas de las tareas básicas de la administración de ventas incluyen:

• Crear modelos y predicciones de oferta y demanda
• Crear estrategias de venta
• Presupuestar costos operativos
• Reclutar, capacitar y medir el desarrollo del personal de ventas
• Establecer metas, cuotas, descuentos y comisiones de venta
• Pronosticar resultados e ingresos del departamento comercial

Claro está que el rol de un gerente de ventas cambia con base en las necesidades de su organización. Ser un buen gerente se trata en específico de gestionar tanto las actividades como las emociones de tu equipo.

Gran parte del trabajo de la gestión de ventas es mantener a tu equipo motivado y enfocado en sus objetivos. Esto requiere tanto de conocimiento técnico como de inteligencia emocional.

En resumen, una administración de ventas prepara las estrategias de venta. Recluta y prepara a la fuerza de ventas, mide y pronostica los resultados del área comercial. También sirve como una clase de coach y motivador personal para el equipo de ventas.

¿Suena complicado, verdad?

Créeme, lo es.

Para que esto sea posible es necesario tener una visión clara de dónde estás parado. También hacia dónde quieres ir y cuáles son las herramientas que te ayudarán a lograrlo.

Por eso en Pipedrive creamos esta guía práctica para todo gerente de ventas.

Esta guía te permitirá comprender el objetivo de una administración de ventas.

Sin más introducción entremos al tema.

Aspectos de la administración de ventas

Existen tres aspectos básicos en toda gestión de ventas:

1. Operaciones
2. Estrategia
3. Análisis

Como mencionamos con anterioridad, el proceso y detalles variarán dependiendo de cada negocio. Pero las operaciones, la estrategia y el análisis son los tres puntos fundamentales de cualquier administración comercial.

Operaciones de venta: Crear un equipo

Las personas que elijas para formar parte de tu equipo de ventas serán los cimientos de todas tus actividades.

Tus representantes de ventas son la conexión directa entre el producto, tu marca y el cliente. Contar con un grupo de ejecutivos de venta de alto rendimiento es un pilar de tu administración. Pero no solo se trata de contratar a buenos vendedores.

Un buen sistema de administración de ventas se enfoca en mejorar las habilidades de todos los miembros del equipo.

Tu equipo de ventas debe sentirse como parte indispensable de la empresa.

Al incorporar nuevos talentos, debes tomarte el tiempo para entrenarlos y crear planes para desarrollar sus habilidades de manera constante.

No solo se trata de una capacitación al momento que un nuevo ejecutivo ingresa a tu equipo de ventas.

Debes capacitar y asesorar a tu equipo durante todo el proceso ventas. Debes asegurarte de que todavía están en camino y motivarlos cuando sea necesario.

No importa su experiencia, años en tu empresa o nivel de conocimiento. Debes crear un plan de desarrollo para cada uno de los integrantes de tu equipo.

Piénsalo de esta manera:

¿Qué tienen Lionel Messi, Cristiano Ronaldo, Manny Pacquiao y Tom Brady en común?

Este grupo de deportistas sin duda tiene un talento natural descomunal. Pero además tienen un equipo de entrenadores que les ayudan a identificar cómo mejorar su desempeño y lograr resultados impresionantes.

No importa que sean los mejores atletas del mundo. Hasta la fecha siguen entrenando y aprendiendo mejores maneras de jugar.

Te aseguro que si no fuera así, no habrían llegado tan lejos.

Recuerda que capacitar a tu equipo no solo se trata de crear guías y ejercicios. Gran parte de capacitar a tu equipo de ventas consiste en generar una conexión verdadera con ellos.

Piensa en experiencias que te motivaron durante tu carrera y úsalas para inspirar y motivar a tu equipo.

Por otro lado, no olvides compartir tus decepciones y fracasos. Cuenta cómo los superaste y ofrece apoyo durante los periodos difíciles.

Esto hará que tus vendedores pierdan el miedo al fracaso y encuentren formas para solucionar sus problemas.

“Una derrota no es el peor fracaso. No haberlo intentado es el verdadero fracaso”. -George Edward Woodberry

Implementar herramientas que faciliten la labor de ventas:

No importa si Grant Cardone es parte de tu equipo.

Si tus vendedores no cuentan con los instrumentos básicos para ejecutar sus funciones no vas a lograr nada.

Toda profesión requiere de instrumentos básicos. El carpintero tiene un martillo, el soldado un fusil y los vendedores tenemos tecnología.

Parte fundamental de la administración de ventas es asegurar que tu equipo cuente con todos los recursos necesarios. Deben estar habilitados para poder hacer su trabajo.

¿No mandarías a un soldado a la guerra sin un arma o sí?

Algunas herramientas básicas para tu equipo de ventas son :

1. Contenido de marketing:

Un gerente de ventas tiene que trabajar de la mano del equipo de marketing. Esto es necesario para asegurar que su equipo cuente con documentación, presentaciones, folletos, etc, que faciliten la labor de ventas.

Nuestros vendedores deben contar con esta información sí o sí, es un tema de profesionalismo y practicidad. Si no cuentas con ella es hora de poner manos a la obra.

2. Tecnología que minimice la carga de trabajo:

Ya sea que estemos hablando de tareas administrativas, comunicación, prospección o de automatización de ventas.

Tu equipo tiene que contar con las herramientas adecuadas. Herramientas que ayuden a llevar a cabo sus actividades de venta y de gestión de una manera ágil y efectiva.

Esto parece un tema de sentido común. Sin embargo, la realidad es que muchas veces nos topamos con equipos que usan herramientas que son demasiado complicadas. Estas en vez de ayudar entorpecen la labor de ventas.

Puede que sigan casados con un sistema de hojas de cálculo insostenible. Un sin fin de libros de ruta, un ERP o un CRM hecho a la medida que apenas funciona.

Determina cuáles son las herramientas adecuadas para tu equipo. Deja de perder su tiempo y asegura tus pilares del éxito dentro de la administración de ventas.

3. Contar con un proceso de ventas

Procesos internos simples de entender y fáciles de ejecutar son clave para crear un equipo de ventas de alto rendimiento.

Como bien hemos cubierto en muchos de nuestros artículos, un proceso de ventas te asegura escala operativa.

¿Quieres hacer que todos los miembros del equipo trabajen bajo los mismos objetivos? Debes darles una guía realista y práctica de cómo cumplirlos.

Toma un tiempo para determinar cuál es la manera ideal de vender tus productos o servicios. Después identifica las etapas y actividades que debe llevar tu proceso.

Muchos vendedores todavía no utilizan un proceso de ventas porque creen que no es necesario. Pero, ¿en qué te puede ayudar un embudo de ventas?

• Puedes tener a todos tus contactos en un solo lugar. Además puedes saber en qué parte de la venta se encuentran, de inicio a fin.
• Tienes un mapa claro y confiable de qué pasos debes tomar para lograr la venta.
• Establece un juego de reglas básicas. Estas te ayudan a enfocar tu tiempo en los prospectos más calificados dentro de tu cartera de clientes.

Normalmente, un proceso de ventas consta de cinco a siete pasos. Los cinco más comunes son: contacto, cliente calificado, demostración, propuesta y cierre.

Hay muchas áreas en las que un proceso bien establecido puede ayudar a tu equipo a mejorar su desempeño.

Aquí hay algunos ejemplos, puede:

• Prospectar nuevas oportunidades de venta
• Identificar clientes potenciales de alta calidad
• Manejar objeciones y dar seguimientos de venta
• Entablar negociaciones
• Nutrir a sus cartera de clientes y de prospectos frío

Estrategias de venta: define cuál será tu proceso de venta

Ya tienes a tu equipo formado y has construido un stack de herramientas básicas para ayudarles a vender. Es momento de implementar tu estrategia de ventas.

Las estrategias de venta se tipifican por contar con dos puntos claves.

Constan de una serie de metas comerciales y planes y tácticas para lograr estos objetivos.

Para crear una estrategia de ventas debes partir desde los objetivos. ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Cuál es la definición del éxito para tu empresa?

Recuerda que toda meta debe ser fácil de medir. Debe ser ambiciosa pero alcanzable y debe estar ligada a un margen de tiempo.

Por ejemplo:

Meta: Generar 100% de crecimiento en ingresos de venta en el transcurso de 2020.

Ya que cuentas con tus metas, es hora de crear un plan de cómo lograrlas.

Para cualquier meta de ventas que establezcas debes crear un plan detallado. Este debe contar con las acciones que debes llevar a cabo para lograrlo.

Obviamente este tema depende de tu objetivo. No obstante, una recomendación es aplicar un método socrático de simplificación de conceptos para crear tu plan.

Es decir, debes quebrantar tu meta grande por lograr en un año. Puedes establecer una serie de metas pequeñas que piensas lograr mes a mes o trimestre por trimestre.

Regresando a nuestro ejemplo:

Meta: Generar 100% de crecimiento en ingresos de venta en el transcurso de 2020.

Esta la puedes quebrantar en una serie de metas pequeñas ligadas a tu objetivo final, como las siguientes:

• Enero: Llevar a cabo análisis de históricos de venta para identificar perfil ideal de cliente.
• Febrero: Crear un sistema de prospección en frío para atraer a nuestros clientes ideales.
• Marzo - Abril: Implementar experimento de nuevo proceso de prospección con un ejecutivo de ventas. Debe estar enfocado en contactar 200 oportunidades de ventas según el perfil del cliente ideal y el nuevo método de prospección.
• Mayo: Capacitar al equipo de ventas sobre nuevo proceso de prospección en frío.
• Junio: Lograr generar 50% más oportunidades de venta calificadas que en el mes anterior.
• Julio: Establecer nuevas metas de prospección y dinámicas de comisión.

El punto es convertir una meta abstracta en una serie de pasos simples.

Análisis de ventas: Los datos no mienten

Los informes de análisis de ventas proporcionan un registro del rendimiento pasado. También pueden usarse como una herramienta para predecir el rendimiento comercial futuro.

¿A qué gerente no le gustaría saber el desempeño de cada persona que integra su fuerza de ventas?

Pues es aquí donde entra el poder de un CRM. Hay algunos CRM que cuentan con (Cómo se llama la función que tiene pipedrive para esto?) que te brindan informes. Estos se pueden usar para desarrollar estrategias de ventas y comprender mejor los resultados pasados. También para ayudar a pronosticar resultados futuros y, sobre todo, obtener informes del rendimiento generado por tu fuerza de ventas. Así tendrás una imagen clara de lo que está funcionando y los puntos de dolor.

¿Cómo medir el resultado que tiene cada una de nuestras acciones en un embudo de ventas bien definido? Nos podemos basar en 4 métricas diferentes:

• Número de ofertas en tu embudo
• Tamaño promedio de un trato en tu embudo
• Proporción cercana o porcentaje promedio de tratos que se ganan
• Velocidad de ventas, o promedio de vida útil del trato antes de que se gane

Recopilar estos datos te permitirá mejorar tu proceso de ventas y tu estrategia de una manera continua. Esto como resultado generará más ventas.

Objetivo de la administración de ventas

Por lo general la administración de ventas tiene cuatro objetivos específicos:

• Aumentar el volumen de las ventas: En el mundo de las ventas el crecimiento es un tema muy importante.

El objetivo de la administración de ventas es precisamente este. Es decir, aumentar el volumen de ventas por medio de campañas o estrategias innovadoras.

• Crecimiento continuo: Una empresa tiene sueldos por pagar, diferentes costos operativos por considerar y accionistas a quienes responderles.

Si su primer meta es aumentar el volumen de ventas, la segunda es mantener una curva de crecimiento constante.

Una empresa no puede sobrevivir sin un crecimiento continuo.

Si no hay innovación a nivel de producto o de empresa, entonces se debe culpar a la empresa.

Pero puede que los productos sean buenos y la penetración de mercado aún no esté ocurriendo. Entonces es culpa del gerente de ventas, el equipo de marketing y los ejecutivos de ventas.

• Mejora la evolución del producto: La administración de ventas requiere que los representantes estén en constante contacto con los clientes. También requiere que estén adquiriendo información de la competencia.

Este tipo de contacto determina el valor que se da al cliente y cómo se le vende el producto. Una administración de ventas te ayuda a ver cómo es que el cliente está recibiendo la propuesta. Además, el plan de negocios que la empresa está implementando.

• Administración de ventas y resultados financieros: Los resultados financieros son otro objetivo de la administración de ventas. Están estrechamente relacionados, por lo que la administración de ventas también tiene implicaciones financieras. Mantener y gestionar las ventas es importante para mantener el producto, servicio u organización financieramente viable.

¿Quién se beneficia de una buena administración de ventas?

Una administración de ventas correcta afecta de manera positiva a toda la empresa.

Si tienes un gerente experimentado, con un sistema de administración de ventas bueno, tu empresa entera sentirá un desarrollo constante.

¿Sabes cuándo será mayor la probabilidad de que tu equipo logre su máximo rendimiento? Cuando tu proceso de ventas esté más maduro y cuanto más se adapte y mejore el gerente con el tiempo.

Hay tres partes claves involucradas en el proceso de administración de ventas: el gerente de ventas, vendedor y cliente.

• El gerente de ventas

Un gerente de ventas es alguien que dirige el equipo de ventas de una organización. Supervisa sus procesos y generalmente está a cargo del desarrollo del talento y el liderazgo.

La claridad y el alcance son esenciales para la administración de ventas. Esto se debe a que generalmente necesitan supervisar la planificación y la ejecución de los objetivos de toda la empresa.

Tener un proceso de gestión eficaz les permitirá impulsar su empresa hacia adelante. Tendrán una visión más clara de su posición frente a la competencia y sabrán cómo adelantarse a ellos.

• Representantes de ventas

Un vendedor representa a la empresa y está en contacto directo con clientes potenciales. Ya sea en persona, por teléfono o únicamente en línea.

• Clientes

Con un proceso efectivo de administración de ventas el cliente inevitablemente tendrá una mejor experiencia. Estará más inclinado a beneficiarse de tu empresa y a comprar tu producto o servicio. Incluso pueden correr la voz.

Con todas estas partes trabajando juntas, tu compañía se encamina hacia el éxito, especialmente contra sus competidores.

Beneficios de la administración de ventas

Imagina estar durante el día sin una planificación adecuada. El resultado por lo general es desastroso.

Es normal que durante el día aparezcan actividades que nos distraen y nos alejan de nuestro objetivo. Sin un plan, perdemos el rumbo y terminamos haciendo cualquier cosa menos lo que deberíamos hacer.

Es por eso que una administración de ventas bien establecida hará que todos conozcan cuál es el siguiente paso.

Tener claridad sobre las actividades que tienes que hacer durante el día sin duda es una ventaja. ¡Va a ser difícil desenfocarte de tu objetivo y desviarte del camino!

Estos son algunos de los beneficios de una buena administración de ventas:

1. El representante de ventas sabrá qué es lo que se espera de él y cuáles son los pasos a seguir para lograrlo.
2. El vendedor tendrá claridad sobre cuáles son los puntos importantes que debe realizar para cumplir con su cuota de ventas.
3. Los gerentes podrán analizar el desempeño de todo su equipo de ventas. A la vez, podrán predecir cuáles son las mejores técnicas de ventas con base en los análisis anteriores.
4. Los altos directivos tendrán una visión clara del rendimiento que está teniendo su organización.

En resumen, todas las partes involucradas estarán enfocadas hacia la dirección correcta para poder generar ganancias.

Herramientas para facilitar la administración de ventas

Para proporcionar una visión clara de tu proceso de administración de ventas, necesitas un embudo de ventas. Además, una herramienta que te facilite ejecutarlo.

Un CRM es capaz de proporcionarte una visión clara de tu proceso de administración de ventas.

Teniendo una visión clara de tu proceso serás capaz de identificar las oportunidades para tu equipo de ventas.

Antes las empresas optaban por tener todos sus datos relacionados a los números de ventas en un Excel. Algunas incluso apuntaban los números de contactos en una agenda.

Pregúntale a cualquier gerente de ventas que lo haya llevado a cabo, el resultado es un caos total.

Con un CRM tendrás acceso a toda esta información en un solo lugar. También te señalará los puntos claves para poder completar tu objetivo.

Beneficios de un CRM

Como habíamos dicho anteriormente, un CRM debería ser una herramienta esencial en la vida de un vendedor.

Estas herramientas se encargan de juntar todas las prácticas. Tanto las estrategias de negocios, como las tecnologías que están enfocadas en ayudar a tu empresa a generar más clientes.

Las equipos de ventas que utilizan un CRM pueden:

• Tener una visión y generar un análisis de todas las personas que se convirtieron en clientes. Con esto es posible identificar qué es lo que se está haciendo bien o mal en el proceso de ventas. Esto permitirá replicar las acciones correctas y eliminar las negativas.
• Almacenar cada uno de los detalles de su prospecto o cliente.
• Aumentar la satisfacción del cliente, lo que al final aumenta las posibilidades de cierre.
• Mantener a los clientes satisfechos por la buena relación existente, lo cual hace posible que se conviertan en clientes leales.

Este es un ejemplo de cómo un CRM le ayudó a una empresa a mejorar su gestión de ventas:

Una empresa de venta de colchones implementó esta herramienta para ayudar a su fuerza de ventas a vender más. En los primeros tres meses no generaron ni una ganancia. Pero gracias a esta herramienta pudieron identificar en qué parte de su proceso de ventas estaban fallando.

Estaban teniendo problemas al momento de contactar a sus prospectos. Pudieron ver que no estaban haciendo las llamadas suficientes. Mejoraron su forma de contacto y gracias a esto en los siguientes tres meses pudieron mejorar 46% en ventas.

Esta compañía pudo notar cuáles eran las acciones que les impedían lograr cerrar o generar nuevos clientes y concretar ventas.

Crear un proceso de administración de ventas no va a ser tarea fácil. Tal vez te encuentres con cuestiones que antes no contemplaban. Pero implementar un camino a seguir es de suma importancia si quieres lograr el éxito de tu organización.

Así que define cuál es el proceso de administración de ventas y cuáles son las herramientas que mejor se ajustan a tu equipo. De esto dependerá el aumento de tus ingresos.