Embudo de ventas: Guía definitiva

Embudo de ventas

Todo lo que debes saber para crear un embudo de ventas que lleve a tu equipo al éxito.

Alguna vez te has preguntado, ¿cómo hacen los equipos de ventas grandes para convertir a tantos prospectos en clientes constantemente?

La respuesta es sencilla: usan embudos de ventas. 

De hecho, en estas empresas, mejorar la eficiencia del embudo de ventas es una prioridad. De hecho, es una de las prioridades más grandes de sus gerentes de ventas.

¿Por qué?

La respuesta es muy concreta. Un embudo optimizado permite a un equipo de ventas entender a sus prospectos. Permite gestionarlos de una manera ágil y enfocarse en las mejores oportunidades de venta. 

Un gran embudo de ventas le da a tu equipo una imagen clara del estado de su cartera de clientes. También de los desafíos que pueden afrontar y el proceso de toma de decisión de tus clientes potenciales. 

Es muy sencillo, sin un embudo de ventas es casi imposible convertir a los clientes potenciales en ventas de manera eficiente y consistente. Sin un embudo de ventas mantener el crecimiento de tu equipo e ingresos en el tiempo es mucho más difícil.

Pero, ¿qué es lo que hace a un embudo de ventas uno de calidad? Para esto tenemos que empezar por lo básico.

¿Qué es un embudo de ventas?

Un embudo de ventas es una representación visual del camino que tu prospecto tiene que llevar. Dicho camino va desde el primer contacto hasta completar la compra.

De cierta manera, es una adaptación del ciclo de toma de decisión de compra de un cliente. Sobre todo en las etapas claves de tu proceso de ventas.

El sistema de embudo se representa como más ancho en la parte superior y más estrecho en la parte inferior.

Las etapas de un embudo están destinadas a guiar a los prospectos hacia la próxima etapa de tu proceso de venta. Además, para ayudarte a descartar a los que no están calificados para realizar la compra.

Las etapas de tu embudo se pueden dividir entre tres partes:

  • Superior: Cubre la etapa de atención e interés del ciclo de compra. Esta es la sección de tu embudo que capta a prospectos y los califica.

  • Media: Este segmento de tu embudo de ventas se enfoca en la etapa de toma de decisión del ciclo de compra. El enfoque durante esta parte del embudo es ayudar a tu cliente a descubrir tu oferta única de valor. También generar un sentido de necesidad por tus productos o servicios.

  • Inferior: El último paso del ciclo de compra y del embudo de ventas debe enfocarse en ayudar a tus clientes a tomar acción. Aquí culmina la labor de ventas, se cierra la negociación, se logra la compra.  

Los mejores representantes de ventas entienden que deben conocer los pasos de su embudo de ventas a la perfección. Las razones principales por las que debes convertirte en un experto de tu embudo son:

  • Conocer tu embudo de ventas te da el poder de mandar el mensaje correcto a tus prospectos en el momento indicado.
  • Crear un sistema escalable te facilita pronosticar tus ventas e ingresos para poder alcanzar las metas. 

En otras palabras un embudo bien establecido puede mejorar el viaje del cliente. También puede mejorar la salud de tu empresa y tu capacidad de venta.

Las etapas del embudo de ventas

Como ya habíamos mencionado anteriormente, cada una de las empresas tiene su propia forma de manejar el  proceso de ventas. No obstante, básicamente su estructura consiste de tres distintas etapas:

1. Parte superior: Atención e interés

La primera etapa se trata de generar prospectos y resolver sus dudas iniciales.

Tu equipo de marketing juega un gran papel en esta etapa del embudo de ventas.

Gran parte de su trabajo es generar interés en tu marca. En otras palabras, son un catalizador para el ingreso de prospectos dentro de tu embudo de ventas. 

Esto lo logran por medio de la información que generan sobre tu empresa. También la manera en la que presentan los problemas y sus soluciones. Sin duda, la presencia que crean para tu marca sirve como un imán que atrae prospectos a tu embudo.

Todo el contenido que tu equipo de marketing genera sirve como una arma de doble filo. Con este puedes segmentar los sectores del mercado a los que quieres atender. Además puedes conseguir más personas interesadas en tu marca y educar a prospectos sobre tu producto o servicio.

Es muy importante que tu equipo de marketing genere interacciones con el público en general por medio de: 

  • Blogs
  • Videos
  • Redes sociales
  • Encuestas

 En esta fase los clientes que entran a tu embudo están en búsqueda de información para solucionar un problema específico.

Apenas están descubriendo las verdaderas características de los problemas que quieren solucionar. Tienen los síntomas de su situación identificados pero no siempre saben explicarlo de una manera concreta. Por ende, espera recibir muchas preguntas de tus clientes potenciales. 

Como representantes de ventas debemos ayudar a los prospectos. Debemos guiarlos a que tengan claro dónde quieren llegar y cómo tu producto puede hacer que esto suceda.

Aquí te dejo algunos ejemplos de preguntas que tu prospecto puede hacer en esta etapa:

  • Tienda de colchones: ¿Por qué me duele la espalda después de dormir?
  • Un proveedor de electricidad: En promedio, ¿cuánto pagan por factura de electricidad en mi colonia?
  • Bienes raíces: ¿Cúal es la mejor zona para rentar un departamento en la ciudad?

En esta etapa de tu embudo tus prospectos deben sentirse seguros y en confianza para hablar de qué les preocupa. Es la única manera de poder resolver sus problemas.

Es allí cuando tus prospectos se convierten en clientes potenciales o “leads”. Ahora es el momento de empezar a hacer preguntas. Sobre todo para identificar aquellas oportunidades de venta que debes mover a la siguiente etapa de tu embudo de ventas.

2. Parte media del embudo de ventas: investiga soluciones

Lograste identificar a prospectos de calidad, ahora tienes un embudo de ventas con varios clientes potenciales en su segunda etapa. Llegó el momento de enamorarlos. 

Recuerda que la gran mayoría de los clientes compran una solución para un problema existente. Para discernir qué producto comprar usan tanto el raciocinio lógico como un marco de toma de decisión emocional. 

Esta etapa es muy importante. En ella debes demostrar el valor verdadero de tu producto. Es decir, cómo es que les vas a ayudar a solucionar su problema. Al mismo tiempo debes mostrar qué es lo que hace a tu empresa única. En otras palabras cómo creas valor agregado y lo que significa ser un cliente de tu empresa. 

Con esto lograrás convertir el interés de tus prospectos en un deseo por adquirir tu solución.

En esta etapa tus clientes potenciales están profundizando su conocimiento sobre el problema. Desean lograr entender cómo es que tu solución les puede ayudar. Usando las mismas industrias que en la sección anterior, estas podrían ser las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo seleccionar el mejor colchón para mi condición?
  • ¿Cómo puedo desglosar mi factura de electricidad?
  • ¿Cuál es el valor promedio por metro cuadrado y su proyección de plusvalía?

El objetivo de un cliente en esta etapa es básicamente evaluar a los proveedores de servicio con los que está tratando. Quiere compararlos con todas las soluciones que se encuentren en el mercado.

En esta etapa asegúrate de platicar y enseñarle a tus clientes potenciales:

  • Cómo pretendes ayudar a solucionar sus problemas
  • Cómo tu solución se compara con otras dentro del mercado
  • Cuáles son los pros y contras de tu tipo de solución
  • Qué puede esperar de tu marca (valor agregado)
  • Casos de éxito y referencias de clientes exitosos

Todo esto ayudará a tus clientes a tomar una decisión educada sobre cómo solucionar sus problemas. Si posicionas tu marca de la manera adecuada esto generará la motivación para tomar acción. 

3. Parte inferior del embudo de venta: toma de decisión de una compra educada

Finalmente llegamos a la última parte del embudo de ventas. 

En esta etapa tu cliente potencial ya sabe todo sobre su problema. Conoce las opciones que existen dentro del mercado y está listo para seleccionar al proveedor que pueda ayudarle a solucionarlo.

Ahora te toparás con un nuevo juego de preguntas. Si hiciste una buena labor de venta tu cliente potencial empezará a hacer preguntas con intención de compra. 

Estas preguntas pueden ser:

  • ¿Cuál es la garantía de compra de tus colchones?
  • ¿Cuándo podrían llegar a hacer la instalación eléctrica?
  • ¿Qué notario recomienda tu inmobiliaria para escriturar la propiedad?
  • ¿Me puedes ayudar a negociar un descuento en la compra?

Normalmente a estas alturas el cliente ya sabe cuál es el precio de tus servicios. Es muy común que busquen negociar mejores términos de compra. Para muchos ejecutivos esta es su etapa favorita del embudo de ventas. La etapa donde pueden demostrar sus habilidades de cierre. 

Tu equipo de marketing puede ayudar a convencer a los clientes potenciales dentro de esta etapa por muchos medios. Algunos ejemplos son:

  • Contenido que cubra preguntas frecuentes
  • Comparaciones de precios y calidad de productos
  • Comparativos del costo de no tomar una decisión de compra
  • Promoción digital de tipo de retargeting

El valor de un embudo de ventas  

Como definimos con anterioridad, el embudo de ventas beneficia tanto al cliente como al ejecutivo de ventas. Lo mismo pasa con la salud e ingresos de la organización.

En esta sección explicaremos cómo una herramienta tan fácil de implementar puede generar valor a cada persona que la utiliza. 

1. Cómo un embudo de ventas impacta a tus prospectos 

Para este momento te darás cuenta de la cantidad de preguntas que tu prospecto tendrá antes de comprar tu producto.

Estas inquietudes pueden surgir en un momento diferente para cada uno de los prospectos. No obstante, el embudo de ventas te ayudará a entender sus necesidades. Con esto puedes crear un plan para ayudarlos a dar el próximo paso en el ciclo de compra. 

Aquí están las tres maneras que esto pasa:

El embudo de ventas te ayuda a mandar el mensaje adecuado en el momento indicado.

Imagina el siguiente escenario. Necesitas comprar un refrigerador, ya tienes la imagen de cómo quieres que sea. Sin embargo, te gustaría escuchar los beneficios que te pueden ofrecer las otras marcas.

Cuando te comunicas con un asesor de ventas automáticamente te empieza a vender el modelo mejor vendido. Aunque aprecias el esfuerzo, una parte de ti no deja de pensar que tal vez ese asesor no se está tan interesado en tus necesidades. Simplemente está tratando de venderte algo que todos están comprando.

Un embudo de ventas bien definido incluye un mapa para entender las necesidades del cliente. Dicho mapa tiene algunas preguntas claves y detalles específicos.  

Con esta simple medida puedes asegurar que el cliente reciba la información que está buscando. Así le evitas la frustración de sentir que no está siendo atendido de la manera adecuada.

Un embudo de ventas facilita la creación de contenido de alto valor 

Recuerda que un prospecto va a tener dudas en todas las etapas del ciclo de compra. De hecho, las preguntas suelen convertirse más y más precisas conforme un cliente aprende más sobre tu empresa. 

Por eso es esencial tener líneas de comunicación abiertas con tu equipo de marketing y usarlas de manera frecuente. 

El equipo de mercadotecnia de tu empresa puede crear contenido específico. De esa manera podrá atacar las preguntas más frecuentes de tus clientes de una manera profesional y completa. 

Esto no solo asegura que tus clientes obtendrán la mejor respuesta a sus dudas, también ayuda a tu equipo de ventas. Les da herramientas para que su trabajo sea más fácil. También permite atender objeciones de una manera rápida, demostrando un nivel de profesionalismo increíble. 

Tu equipo de ventas y el departamento de marketing son socios en la gestión del embudo de ventas. Ambos deben trabajar en equipo para poder planificar contenido y crear recursos educativos de alto valor.

Un embudo de ventas crea compromiso y fidelidad 

Tu embudo de ventas no solo trabaja a favor de tus clientes. También crea un compromiso de calidad de servicio en tu organización.

Al inicio de tu embudo de ventas tu prospecto no solo está evaluando a tu empresa. Por lo general un comprador va a buscar opciones. Créeme, no importa lo que hagas, el mundo está repleto de competencia. 

Si no atiendes a tu prospecto éste puede decidir cambiar a otro proveedor.

Esto significa que a tu embudo de ventas se le debe habilitar una respuesta rápida.

Al mismo tiempo, tu embudo de ventas le da un marco operativo al equipo de ventas. Este les ayuda a guiar a sus prospectos por el ciclo de compra. Además hace que cada actividad y conversación del vendedor se base en ayudar al cliente a tomar una mejor decisión.  

Esto genera confianza ya que asegura que un vendedor tome un rol consultivo. Así tratará de ayudarles en vez de solo tener una venta más en el bolsillo.

2. Cómo un embudo de ventas impacta en tu organización     

Un embudo de ventas es una manera perfecta para medir la salud de tu compañía. 

Es una manera clara de medir las oportunidades que se pueden presentar en el equipo de ventas. De igual forma, muestra las ganancias que se pueden llegar a tener en plazos futuros.

Aquí hay algunos de los beneficios directos que un embudo de ventas de alta calidad tiene en tu negocio:

Te ayuda a enfocar tu tiempo en los mejores clientes potenciales

Algunos representantes de ventas piensan que teniendo un cartera de clientes cargada de prospectos tienen todos sus problemas resueltos. 

Al final de cuentas, si tengo a 100 clientes potenciales, más de uno debe cerrar.

Sin embargo, esta filosofía de trabajo genera un desgaste brutal y asegura un mal seguimiento de ventas. 

Imagínate lo complicado que es mantenerte al tanto de tantas oportunidades de venta. Recuerda, no solo porque alguien llegó a tu negocio e hizo una pregunta significa que éste es un cliente potencial. 

Todos queremos un Ferrari. Si te topas con la tienda de la famosa escudería italiana ¿no entrarías a ver uno de sus autos? Sin embargo, muy pocos pueden darse el lujo de conducir un auto de más de $500,000 dólares. 

Un embudo de ventas fomenta la calificación proactiva de tu cartera de clientes. También ayuda a enfocar tus esfuerzos en aquellos que en realidad cuenten con la capacidad y necesidad de compra. 

Mueve tratos a las siguientes etapas más rápido

Es importante tener bien definido tu embudo de ventas. Podrás identificar lo que te hace falta para mover tu trato a la siguiente etapa con más facilidad y rapidez.

Conforme atiendas más prospectos, vas a ir desarrollando un sexto sentido. Este te ayudará a entender e inclusive predecir las necesidades de tus clientes. Todo depende de la etapa en la que se encuentren.

Tanta práctica fomentará una combinación de habilidades, contenido y preguntas específicas a tu embudo. Estas te ayudarán a tener resultados que nunca antes habías experimentado. 

Seguimiento de las métricas de ventas que importan 

Tu embudo de ventas te ayuda a identificar y gestionar métricas claves en tu equipo de ventas.

Estas son algunas de las métricas que deberías medir en todo momento:

  • Número de tratos en tu embudo
  • El tamaño promedio de oportunidades en tu embudo
  • Porcentaje promedio de tratos cerrados (tratos ganados)
  • La velocidad para cerrar una venta (tiempo que se maneja para que un trato se gane)

Por ejemplo el número de tratos en tu embudo vale mucho solo si sabes qué porcentaje de ellos fueron ganados. Conocer el tamaño promedio de las ofertas te ayuda a saber cuántos tratos necesitas cerrar para alcanzar tu objetivo de ingresos. La velocidad para cerrar un venta, por su parte, ayuda a conocer cuánto tiempo tienes que invertirle a un trato. Ya con esto podrás manejar tus días de una forma más eficaz.

Cómo puedes crear tu embudo de ventas

Aquí te nombramos un proceso simple pero poderoso para poder crear tu propio embudo de ventas y ponerlo en práctica:

  1. Piensa en tu proceso de venta desde el punto de vista del cliente. ¿Cuáles son las actividades y características que comparten conforme viajan por su ciclo de compra?

    Recuerda que un embudo de ventas debe estar diseñado con un enfoque total en tus clientes y sus necesidades.

  2. Discute cada una de las etapas del embudo con tu equipo de ventas, personas en marketing y personal operativo. Esto te dará un punto de vista más amplio sobre tu plan de implementación.

    Con la ayuda de marketing vas a poder contar con contenido relevante y de valor para tu proceso de ventas. Además, con base en las recomendaciones de tu equipo operativo tendrás claro cuáles son tus alcances operativos.
  3. Asegúrate que todos entiendan el objetivo que tratas en cada etapa de tu embudo de ventas.
    Cada paso tiene una meta en específico. Asegura que tu equipo de ventas lo sepa muy bien. 
  4. Tómate tu tiempo para ver si las etapas del embudo se acomodan a tus escenarios de ventas. Ya que creaste un borrador de tu embudo, ahora ponlo a prueba. Mide si en realidad te da los resultados que esperabas. Recuerda el objetivo principal del embudo de ventas. Este es que guiar a tus prospectos por su proceso de toma de decisión sea más fácil. Si tu embudo no te habilita para vender algo esta mal.  
  5. Revisa las etapas de venta en un mes o en dos. ¿Alguna etapa no está funcionando como lo imaginabas? Lo más probable es que no estás capitalizando sobre el momento adecuado del ciclo de compra. Creer que tu cliente está en una etapa distinta de la que está puede ser catastrófico. Puede llevar incluso a tomar acciones que tienen un impacto negativo sobre tus ventas. 

Si tratas a un cliente que aún está haciendo su investigación como uno que está listo para tomar acción. O viceversa, ¿qué tan efectivo puede ser tu embudo?  

Cómo componer tu embudo de ventas

Si durante tu proceso de ventas observas los siguientes comportamientos puede ser que haya algo más en tu embudo:

  • El número de tratos ganados es bajo en comparación con los tratos que manejas dentro de tu cartera de clientes.

  • Tu proceso de ventas está llevando más tiempo del esperado.
     
  • Parece que estás perdiendo el interés de tus prospectos.

La buena noticia es que existe una forma fácil de solucionar estos problemas. De inicio, te sugerimos hacer un diagnóstico de cuatro criterios:

  • Revisa la efectividad de cada una de las etapas de tu embudo: Es muy raro que todo el embudo esté dando malos resultados. Por lo general, los problemas se van a acumular en una etapa en específico. 

Puede que tu embudo de ventas no esté funcionando. Debes identificar muy bien cuál es la etapa en específico que no te está dando los resultados que esperabas.

Este primer paso te ayuda a aislar el problema. Lo único que debes hacer es identificar la etapa en que tu tasa de conversión está fuera de lo esperado.  

  • Revisa las actividades que se llevan cabo: Tu embudo de ventas y tu proceso de ventas deben estar alineados. Ambos deben asegurar la mejor experiencia posible para el consumidor.

Muchas veces nuestros embudos promueven la experiencia de usuario. Sin embargo, nuestros procesos de ventas se encuentran repletos de burocratismos que impiden la venta. 

Puede que le estés pidiendo demasiada información y documentación a tus clientes. O tal vez les estés haciendo cumplir demasiados pasos (llamadas, reuniones, etc) para lograr que compren tu producto.

Debes identificar estos cuellos de botella creados por el burocratismo y eliminarlos desde la raíz.

  • Revisa tiempos de respuesta: No importa si tienes el mejor embudo de ventas. Tampoco si diseñaste un proceso de ventas impecable o si tienes el mejor gerente de ventas del mundo. 

Si tu equipo no está respondiendo a tus clientes en tiempo y forma no cumplirás con tus metas de ventas. Es así de fácil.

Este dato no es el “hilo negro” de las ventas. Es algo de sentido común. Pero una investigación de la universidad de Harvard descubrió que la mayoría de las empresas están tardando demasiado en responder.

¿Qué hacer si descubres que tu equipo no está respondiendo en tiempo y forma o cumpliendo sus seguimientos? Te recomendamos implementar una automatización a tu proceso de ventas.

  • Identifica por qué estás perdiendo a los prospectos: Suena sencillo, pero lamentablemente la mayoría de los equipos de venta no tienen una idea de por qué pierden oportunidades. 

Puede que tus prospectos no estén calificados como oportunidades de venta. En ese caso debes averiguar por qué, de dónde vienen y qué es lo que estaban buscando.

Puede ser que tu equipo de marketing deba reajustar sus iniciativas para lograr generar clientes de calidad.

Tal vez el problema resulta ser un tema de interés del cliente. Entonces es importante entender por qué decidieron que tu empresa no era una buena opción.

Esto te dará un parámetro competitivo muy objetivo. Te ayudará a entender qué es lo que debes cambiar para lograr generar una oferta atractiva a tu mercado. 

Cómo manejar tu embudo de ventas día a día

Es crucial implementar un sistema que te permita manejar tu embudo de manera eficiente. Así podrás minimizar la responsabilidad de estar recordando cada seguimiento que se necesita realizar con cada prospecto.

De lo contrario, estás predisponiendo a tu equipo de ventas. Comenzarán a no poder cumplir con tu proceso de ventas y a desperdiciar las oportunidades en su embudo.

Un sistema de ventas te ayuda a gestionar tu cartera de clientes y a dar una respuesta puntual a tus prospectos. También a manejar tu agenda y contar con la información que necesitas para poder tomar decisiones inteligentes.

¿Qué sistema te recomendamos para solucionar esto?

Todo equipo de ventas que quiera gestionar su embudo de ventas debe usar un CRM (Customer Relationship Management).

Un software CRM que te permite:

  • Generar pronósticos de venta
  • Cerrar los tratos de una manera más rápida
  • Gestionar tu cartera de clientes
  • Automatizar tareas repetitivas y trabajo administrativo
  • Visualizar tu embudo de ventas de una manera fácil y rápida
  • Administrar tu agenda con recordatorios que te mantendrán al tanto de tus seguimientos de ventas
  • Organizar tu día y aprovechar al máximo tu tiempo 

Asegura que el CRM que escojas te ayude a cumplir con todas y cada una de estas características. Ten en cuenta que tu CRM no debe ser una carga administrativa más para tu equipo de ventas. El CRM que escojas para tu equipo debe ser una herramienta que suma. 

Cuando se considera un sistema CRM es de suma importancia preguntarte lo siguiente:

Tómate el tiempo de entender qué CRM se adapta mejor a tus embudos de ventas. Recuerda que tu nueva herramienta de venta solo va a funcionar si logras alinear tu proceso con tu embudo de ventas. Esto le hará la vida más fácil a tu equipo. 

¡Es hora de tomar acción con tu embudo de ventas!

Llegamos al final de nuestra guía, esperamos que te haya ayudado a entender más a fondo el tema de los embudos de venta. En especial cómo estos te pueden ayudar a mejorar los resultados de tu equipo. 

Ahora, recapitulemos un poco de lo que aprendimos en esta sección:

  • Un embudo de ventas se divide en tres etapas. Estas van de la mano del ciclo de compra de tus clientes.

  • La parte superior, el medio y la parte inferior determinan el grado de interés y capacidad de compra de tus clientes. Del mismo modo, dan una guía de la información que el prospecto necesitará en cada etapa del proceso de venta.

  • Tu equipo de ventas y el departamento de marketing deben trabajar en equipo. Deben crear contenido relevante para cada etapa de tu embudo de ventas.

  • Un embudo de ventas bien definido ayudará a tu empresa a enfocarse en crear una experiencia inigualable para tus clientes.

  • Un enfoque estructurado es clave para poder construir el embudo de ventas

  • Un buen software de embudo de ventas, como lo es un CRM, puede aumentar el valor del mismo embudo

Ya estás listo para aprovechar al máximo tu proceso de ventas y generar relaciones sólidas con tus futuros consumidores.

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