Etapas Fundamentales Para La Construcción De Un Embudo De Ventas

imagen de un embudo de ventas quebrado en pasos y etapas básicas como si fuera una maquinaria

¿Has escuchado el término funnel o embudo de ventas?

¿Eres una persona que está empezando en el mundo de las ventas o un vendedor con experiencia? Esperamos que esta guía te ayude a relacionarte mejor con tu cartera de clientes y mejorar tus hábitos de ventas. También a proyectar una imagen mucho más profesional y tener mejores posibilidades de cerrar tratos.

Empecemos con los fundamentos sólidos de ventas y cómo influir positivamente en tus prospectos y clientes. Sigue estos consejos para desarrollar hábitos de ventas. Estos te ayudarán a tener una mejor administración de ventas y a cerrar más tratos.

En su forma más simple, las ventas tratan de ayudar a una persona. La ayudan a mejorar su vida por medio de la compra de tus productos. 

Parece bastante simple, ¿verdad?

El problema es que cuando se trata de tomar decisiones, somos extremadamente buenos en complicar en exceso las cosas. Esto se amplifica conforme más largo y complejo sea tu ciclo de ventas.

Como vendedores tenemos la responsabilidad de guiar al comprador a través de todo el proceso de compra.

Y es aquí, donde el flujo de ventas entra.

¿Pero, qué es un embudo de ventas?

Un embudo de ventas es la representación gráfica de las oportunidades que tiene tu empresa de cerrar un trato.

Embudo de ventas visual con prospectos en distintas etapas del ciclo de ventas desde prospecto hasta trato cerrado

Te muestra de manera visual las tasas de conversión y de éxito de tu ciclo de ventas. Además, te ayuda a identificar algo clave: en qué parte de tu proceso estás perdiendo a tus clientes potenciales.

El buen manejo de tu embudo de ventas te ayudará a tener una visión general de tu negocio. Podrás pronosticar ingresos y eliminar el estrés de sentirte desorganizado.

¿Ya estás utilizando un CRM?

Cada día tenemos que manejar mayores volúmenes de datos. Por ese motivo el uso de un CRM en las empresas empieza a ser una necesidad. Es por eso que debes de tener en cuenta qué es lo que necesita tu empresa. ¿Se adapta a ti y a tu equipo? 

Los gráficos llamativos pueden ser atractivos. Sin embargo, debes preguntarte si tu vendedor se va a beneficiar del uso del CRM de tu elección.

Hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Este CRM ayudará a mis vendedores a centrarse en sus actividades?
  • ¿Los vendedores pueden ver todo lo que está sucediendo en sus tratos?
  • ¿Cómo ayudará este CRM a los vendedores para mantenerse organizados?

Creemos que una herramienta de ventas debe ayudarte a vender mejor y a obtener el mayor control de tus resultados. Solo así se puede lograr el éxito. 

Entonces, ¿qué debo hacer?

Al principio, todo lo que tienes son contactos que crees que les gustaría comprar tu producto. Si tienes muchos de ellos, necesitarás algo que te ayude a administrar no solo a los contactos. También es necesario administrar tus interacciones con ellos. 

Una forma fácil de hacer esto, es usar una herramienta de hoja de cálculo como Google Sheets o Excel. Aunque, por supuesto, un CRM de ventas sería lo mejor. No obstante, a algunos vendedores, si no están familiarizados, les puede parecer abrumador sumergirse al principio con esto.

Así que vamos a darte una hoja de cálculo para que trabajes a la antigua:

Hemos creado esta plantilla gratuita para descargar.

Es una excelente manera para empezar a familiarizarte con los conceptos básicos de la administración de un canal de ventas.

Usar una plantilla como esta tiene mucho sentido si la cantidad de tratos que necesitas administrar es menor a 10. O si estás empezando tu negocio y no tienes suficiente presupuesto.

La plantilla está lista para usar tan pronto la descargues o la guardes en tu Google Drive. Simplemente ingresa los nombres de tus contactos, el tamaño de los tratos potenciales y en qué etapas se encuentra. Como resultado obtendrás un pronóstico de ventas trimestral.

Te invitamos a configurarla como un pronóstico mensual. Agrega o elimina columnas para adaptar esta plantilla a tu canal de ventas de acuerdo a tus necesidades.

captura de pantalla de una plantilla de excel que puedes usar como un embudo de ventas


¿Qué quieres hacer con tus contactos?

Ahora es el momento de empezar a actuar. Algo clave que debes de recordar es que no puedes controlar los resultados. Pero si podemos controlar las actividades que realizamos día a día. Administra y céntrate correctamente en las actividades de ventas. ¡Es probable que tengas mayor éxito en la consecución de tus objetivos de ventas!

Para comenzar a aplicar un enfoque de ventas basadas en actividades, considera estas actividades de ventas comunes:

Comunicate con el contacto: Comúnmente categorizado como “prospecto”. Esto significa que esta persona ha sido contactada y la relación es muy temprana o inexistente. 

Comienza la conversación: Este grupo, está compuesto de personas con las que te has contactado. Ya los has llamado o enviado algún correo electrónico. Ahora deseas mantenerte en contacto buscando la oportunidad para concretar una reunión y cerrar un trato.

Reunión presencial: El contacto acordó reunirse contigo, lo que indica cierto nivel de interés.

Envía tu propuesta: Después de la reunión, puede haber una oportunidad para formalizar la conversación en una propuesta para comprar tu producto.

Cierra el trato: Esto es lo que has estado esperando; es hora de finalizar el proceso de compra de tus clientes.

Vuelve a intentarlo más tarde: No todos están listos para comprar cuando los contactas. No significa que nunca estarán listos, así que está bien comunicarte con ellos más tarde. Y si ya vendiste, mantén contacto para ver cómo están progresando o si necesitan ayuda... otro servicio o producto. 

Piensa en las preguntas que un cliente te haya hecho o las acciones que solicitaron. Agrega esto como una columna en tu hoja de cálculo para mantener un registro de dónde se encuentra cada conversación.

Si necesitas más ideas sobre cómo determinar las actividades consulta nuestra guía para ventas basadas en actividades. 

Organiza tus conversaciones en un canal de ventas

Una vez que tengas las cosas en marcha, puedes ver que algunos tipos de conversaciones ocurren de manera consistente. Debes decidir si estos sucesos son regulares para agregarlos como una etapa de venta en tu embudo. 

Las etapas de las ventas cuando están claramente definidas y planificadas, son bloques fundamentales para tu embudo. Te permiten predecir tus ingresos por ventas con precisión, lo cual es una ventaja enorme. 

Aquí hay un artículo sobre cómo desarrollar una máquina de calificación de prospectos. Te recomendamos leerlo ya que te ayudará a definir tus etapas de las ventas. Y no te preocupes por no hacerlo bien la primera vez. Te puede llevar varios intentos descubrir qué funciona mejor para tu negocio. Encontrarás que algunas etapas terminan siendo superfluas y también descubrirás la necesidad de etapas que antes creías innecesarias. 

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

Piensa en el proceso de compra y los principales puntos de decisión desde el punto de vista de tus clientes. Luego escribe las etapas de las ventas correspondientes para tu empresa. No debe tomar más de 10 minutos por segmento de clientes (si tienes más de uno).

Discute las etapas con otros vendedores y colegas. Una segunda opinión a menudo te ayuda a detectar fallas en tu plan antes de la implementación. 

Revisa si las etapas de tu canal de ventas coinciden con los escenarios típicos de ventas.

Asegúrate de que todos entiendan los objetivos de cada etapa y acuérdate de medir las actividades por etapa.

Revisa las etapas de las ventas cada mes o dos. Si una etapa parece ser confusa, entonces cambia el nombre. Elimina o agrega nuevos campos para reflejar lo que realmente está sucediendo en tu canal de ventas.

flechas de color verde y gris organizadas de manera secuencial simbolizando las etapas de un embudo de ventas

Ahora puedes comenzar a considerar el uso de una herramienta de software como Trello. Considera también hojas de cálculo o incluso notas Post-it para practicar la gestión de estas etapas.

Desarrolla una práctica disciplinada para el llenado de tu embudo de ventas

Ahora tienes una estructura básica de personas que deseas contactar y qué acciones debes tomar con cada una de ellas. Es necesario que desarrolles una rutina para encontrar nuevos clientes potenciales. Esto se conoce comúnmente como “llenado de tu embudo”.

Otra disciplina clave es saber siempre cuál es la siguiente actividad. Hasta que alguien decida comprar o no, es importante programar, planificar y realizar la siguiente actividad continuamente para tener éxito. Es por eso que consideramos que las ventas basadas en actividades son la clave del éxito de tu empresa.

Las actividades como agregar nuevos tratos a tu embudo de ventas deben ser parte de tu rutina diaria. Considera cómo puedes optimizar el tiempo que dedicas a administrar tu correo electrónico para mantener tu embudo en buen estado. ¿Cuántas actividades debes realizar en la Etapa 1 para cerrar los tratos suficientes y alcanzar tus objetivos? ¿Puedes hacer más? Mira dónde estás perdiendo clientes. ¿Falta alguna etapa en tu embudo? 

Este también es un buen momento para desarrollar el hábito de mover tratos a través de tu embudo. Debes centrarte en completar actividades que permitan mover los tratos a través de cada etapa y pasar a la siguiente. Este flujo de embudo saludable es esencial para las ventas exitosas. Esta guía detallada explica la venta basada en actividades, una metodología que te ayudará a impulsar tus ventas.

Y por último…

Ahora que tienes un flujo de aspecto saludable lleno de contactos en varias etapas de tu embudo. Puedes sentirte tentado a creer que tu negocio está en una posición perfecta. Esto puede ser cierto, pero es bueno limpiarlo cada cierto tiempo para garantizar que se encuentra funcionando de manera óptima.

Asegúrate de tener conversaciones más lucrativas y no te distraigas con tratos que no llegarán a la etapa de cierre. Sabemos que es difícil, pero a veces es mejor dejar de lado los tratos que se han estado prolongando. Así podrás centrarte en otros nuevos que tengan mayor posibilidad de cierre.

Cuando te sientas cómodo utilizando un embudo de ventas, es momento que empieces a utilizar un software CRM de ventas. Para eso, te recomendamos usar Pipedrive, una herramienta fácil e intuitiva de usar ;)

Haz clic en el enlace de aquí para suscribirte. 

Hasta entonces.

¡Felices cierres!

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