Message d’absence : importance, exemples et bonnes pratiques

Dans un environnement professionnel où la réactivité est devenue la norme, en particulier dans les secteurs très concurrentiels, les clients s’attendent à un service quasi immédiat et irréprochable. Cependant, garder un équilibre sain entre vie privée et vie professionnelle est crucial pour les employés.

Le message d'absence permet de concilier ces deux éléments : vous pouvez vous absenter l’esprit tranquille en sachant que vos interlocuteurs ont été prévenus de vos disponibilités et savent très bien que vous ne pourrez pas traiter leur demande avant votre retour au bureau.

Dans cet article, en plus d’exemples intéressants de messages d'absence, nous abordons les éléments suivants :

• L’importance du message d'absence pour les entreprises et leurs clients

• Les éléments clés à inclure dans vos messages

• La façon dont vous pouvez les automatiser

Voyons tout cela en détail.

L’importance de soigner son message d’absence dans la vente

Dans la vente, chaque interaction (y compris celles qui sont automatisées avec l’IA) a une influence directe sur la probabilité qu’un prospect avance dans le tunnel de vente. Un message d’absence professionnel rassure immédiatement son destinataire en lui faisant comprendre que sa demande est prise en compte et qu’un suivi est planifié.

L’impact sur l’image et la relation client

Le message d’absence joue aussi un rôle d’image de marque : il reflète votre professionnalisme et le respect que vous portez à vos interlocuteurs. Cela est d’autant plus crucial en B2B : le customer journey y est plus complexe et chaque transaction, souvent d’un montant bien supérieur à la moyenne du B2C, représente un enjeu stratégique majeur pour l’entreprise comme pour son client.

Avec un message d’absence efficace (plus d’informations sur ce point plus bas dans l’article), le client se sent accompagné, même lorsque vous n’êtes pas disponible, ce qui renforce sa confiance envers votre entreprise.

Les risques liés à un message d’absence mal formulé

Un message d'absence mal formulé, trop impersonnel ou qui n’apporte pas de solution ou promesse de retour peut cependant provoquer quelques effets indésirables :

• Perte de leads : si le message d'absence n’offre pas d’alternative claire, un prospect impatient de clôturer la vente risque d’aller voir ailleurs

• Une perception de la marque erronée : si votre message comporte un ton en désaccord avec celui de votre entreprise (trop formel, trop familier, fautes d’orthographe ou de grammaire, mots manquants, etc.) peut changer la perception du prospect ou client envers votre marque et lui faire questionner votre professionnalisme

• Une boîte de réception saturée de mails : si votre message d'absence manque d’indications claires (date de retour, personne à contacter entre-temps), votre interlocuteur, pensant que ses emails n’ont pas été correctement reçus, peut enchaîner les relances multiples et encombrer votre boîte de réception.

• Une réputation détériorée : des commentaires ou des évaluations en ligne peuvent mentionner le manque de réactivité de votre entreprise, ce qui a un impact négatif sur votre réputation et peut rendre la signature de nouveaux contrats plus compliquée.

Les éléments clés d’un bon message d’absence

Un message d’absence bien construit vous permet de protéger la continuité de vos activités en cours et vous donne une image professionnelle, que ce soit auprès de vos collègues ou de vos clients / prospects. Il doit être succinct tout en incluant tous les éléments que vous jugez utiles de communiquer. Imaginez-vous à la place de votre interlocuteur ou interlocutrice : quelles informations aimerait-il ou elle réellement recevoir dans ce cas de figure ?

En quelques lignes, le message d'absence doit inclure les informations suivantes :

Une date d’absence clairement indiquée

Évitez les formulations vagues (« quelques jours »). Votre message doit indiquer la date de votre départ, ainsi que le jour exact où vous serez de retour au travail.

Un délai estimé de réponse

Il est possible que, lorsque vous êtes de retour au bureau, vous soyez débordés par d’autres éléments que vous devez traiter en priorité. Si vous le pouvez, faites savoir quand vos correspondants peuvent espérer une réponse (« Je traiterai votre message le 25 septembre, un jour après mon retour ». Ne faites cependant pas de promesses que vous ne pensez pas pouvoir tenir, au risque de les décevoir.

Des coordonnées de contact alternatives

C’est peut-être le point le plus important de tous. Faites savoir à vos interlocuteurs qu’ils peuvent, en attendant, contacter une personne de votre équipe si le besoin s’en fait sentir. Donnez-leur un moyen de contact direct comme une adresse email ou un numéro de téléphone afin d'éviter que votre contact ne doive passer par une personne tierce ou le service client pour joindre la personne compétente qui pourrait répondre à leur demande en votre absence.

Adoptez un ton professionnel

Restez courtois et professionnel tout en reflétant votre style habituel.

N'oubliez pas d'inclure une formule de politesse

Les formules de politesse garantissent une correspondance professionnelle et un niveau de courtoisie attendu dans le milieu professionnel.

Exemples de messages d’absence selon la situation

Voyons désormais quelques modèles de messages d’absence. Notez comment la formulation, l’objet et le contenu même de l’email varient selon le contexte.

1. Un message d’absence simple et professionnel

2. Un message d'absence pour déplacement

3. Un message d'absence original rédigé sur un ton de légèreté

4. Un message d'absence pour fermeture en période de fêtes

5. Un message d'absence en anglais

Bien entendu, le message d'absence ne se limite pas uniquement au marché français. Voici un exemple générique d'un mail automatique que vous pouvez envoyer à vos contacts anglophones.

Comment automatiser vos messages d’absence efficacement ?

En 2025, l’automatisation marketing et commerciale fait partie intégrante des processus internes des entreprises. S’en passer reviendrait à laisser la voie libre à la concurrence ! Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez appliquer pour automatiser vos messages d'absence.

1. Activer l’envoi d'un message automatique sur Outlook et Gmail

Si vous utilisez Outlook comme boîte mail professionnelle, alors vous pouvez automatiser vos messages d'absence facilement en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur Paramètres › Mail › Réponses automatiques.

2. Cliquez sur « Envoyer des réponses automatiques », et définissez la période souhaitée.

3. Vous pouvez rédiger deux versions :

• Une version interne : un message d'absence destiné à vos collègues. Vous pouvez utiliser un ton plus informel, voire familier si cela est courant et accepté dans la culture de votre entreprise.

• Une version externe : ce message d'absence est quant à lui destiné à vos clients, prospects et fournisseurs. Il est généralement plus sobre et doit refléter l’image publique que votre entreprise cherche à véhiculer.

N’oubliez pas d’enregistrer et vous voilà prêt(e) ! Outlook arrêtera automatiquement l’envoi d’email d'absence à la date de fin que vous avez définie.

Si votre organisation utilise Gmail comme logiciel de messagerie, alors la procédure est très similaire (le nom des champs varie bien entendu, mais la logique reste la même) :

1. Cliquez sur Paramètres › Voir tous les paramètres › Général › Répondeur automatique.

2. Cochez « Répondeur automatique activé », puis entrez vos dates, l’objet de votre email d'absence, ainsi que le corps du message.

3. Cliquez ensuite sur« Enregistrer » et vous voilà prêt(e) à partir en congé !

2. Faire remonter les absences dans votre CRM

Synchroniser automatiquement votre message d’absence avec votre CRM vous permet d’enregistrer chaque interaction, d’orienter vos interlocuteurs vers la bonne personne et de planifier des relances personnalisées dès votre retour au travail.

Vous pouvez connecter votre boîte de messagerie (Outlook, Gmail, etc.) à votre CRM afin que chaque email que vous recevez déclenche un flux d’automatisation. Dans les grandes lignes, voici comment ça marche :

• Le CRM enregistre votre absence

• Une tâche de suivi est automatiquement créée

• Un email automatique est envoyé lorsque vous recevez un message lors de votre période d'absence

• La fiche prospect est automatiquement mise à jour afin de garder une trace, ce qui permet à vos équipes qui vous couvrent durant votre absence d’être à jour

Si vous utilisez Pipedrive comme CRM, alors vous pouvez facilement planifier des relances automatiques afin qu’elles s’envoient automatiquement lors de votre retour : très efficace si vous avez un grand nombre d’emails à consulter ! L’objectif n’est pas de répondre à toutes les demandes dès votre retour mais d’informer vos interlocuteurs que vous avez bien pris conscience de leur email et que vous allez le traiter dans un futur proche.

Voici comment vous pouvez activer les relances automatiques dans Pipedrive par le biais du logiciel de planification inclus avec le CRM :

• Workflow Automation › Créer un workflow.

• Déclencheur : « Quand une Activité avec le sujet « Absence Temporaire » arrive à échéance » .

• Condition : Champ Vacances du contact = “Terminé” (ou date de retour passée).

• Actions :

  • Envoyer un email modèle “Ravi de revenir vers vous…”.

  • Changer la phase du Deal vers “Nurturing”

  • Réassigner l’owner si nécessaire

Cela vous permet d’envoyer un email de relance automatique à l’ensemble des personnes qui vous ont envoyé un email lors de votre absence afin de leur faire savoir que vous êtes prêt(e) à reprendre les échanges ou à vous occuper de leurs problèmes.

Pour conclure

Lorsque vous êtes en congé ou en déplacement professionnel (ou que vous ne pouvez simplement pas répondre à vos mails), le message d’absence est un outil très efficace pour maintenir une relation client saine et offrir une expérience professionnelle à l’ensemble de vos contacts. Votre interlocuteur se sent écouté et pris en charge, ce qui ne peut qu’avoir un effet bénéfique sur vos performances commerciales !

En combinant clarté, pertinence et automatisation via votre CRM, vous transformez une simple notification (en apparence, du moins) en un outil de communication efficace.

Messages d’absence : FAQ