Hablar de qué es contabilidad puede parecer un tema abrumador, lleno de términos complicados. Pero hay formas de aproximarse a este asunto con más facilidad.
Si tienes dificultad para llevar la contabilidad financiera de tu empresa, empezar a armar un plan de negocios o simplemente quieres saber si necesitas ayuda profesional para organizar las cuentas, ¡este artículo es ideal para ti!
Con esta guía vas a entender qué es contabilidad, sus conceptos básicos y algunos tipos de contabilidad que existen. Además, te presentamos las ventajas de contratar a un profesional, crear un departamento de contabilidad o usar un software para cuidar las finanzas de tu empresa.
¿Qué es contabilidad?
La contabilidad es el proceso de registro y organización de las transacciones financieras de una organización. Es un proceso basado en datos que te permite seguir el flujo de dinero que entra y sale de tu negocio con las ventas, compras, recibos y pagos.
Mantener un control de todo el dinero que entra y sale te ayuda a comprender la salud financiera de tu empresa, lo cual te permite tomar decisiones informadas y mejorar tu estrategia de negocio.
Tener una visión clara de tu flujo de caja, o cash flow por su nombre en inglés, te muestra dónde y cómo puedes invertir los recursos financieros de manera más eficiente. Por ejemplo, si tu objetivo principal es aumentar tus ingresos con las ventas, los registros contables pueden señalar los cambios necesarios para lograrlo.
Tipos de contabilidad: Partida simple y partida doble
Existen dos tipos de contabilidad principales: la contabilidad de partida simple y la contabilidad de partida doble.
¿Qué es contabilidad de partida simple?
Este tipo de contabilidad registra las transacciones financieras de tu empresa solo una vez. Es un registro simple de las entradas y salidas de dinero. Todo lo que entra se registra como ingresos y todo lo que sale se registra como gastos o egresos.
Aquí tienes un ejemplo de cómo funciona este tipo de registro contable:
La contabilidad por partida simple es el método más sencillo de registrar las transacciones comerciales. Es útil para pequeñas empresas o personas individuales, como freelancers y comerciantes, porque es fácil de hacer, ocupa poco tiempo y solo requiere conocimientos básicos de contabilidad.
Sin embargo, no proporciona información detallada para que puedas entender el estado de los activos, las deudas y las inversiones. Más adelante profundizaremos en esto.
¿Qué es contabilidad de partida doble?
Este tipo de contabilidad registra todas las operaciones financieras por lo menos dos veces: una como débito y otra como crédito. Imagina que pides un préstamo para tu negocio. Esto se registraría una vez como débito (aumentando tus activos) y otra vez como crédito (aumentando tus deudas).
Registrar cada asiento dos veces mantiene en equilibrio la ecuación contable (activos = deudas + inversiones), lo cual es súper importante para que tus registros financieros sean precisos y confiables.
Supongamos que una empresa compra inventario por USD 5,000 a crédito. En un sistema de contabilidad de partida doble:
El débito aumenta los activos en USD 5,000 (porque la empresa ahora tiene más inventario)
El crédito aumenta los pasivos en USD 5,000 (porque la empresa ahora debe dinero por la compra del inventario)
Las dos partes se equilibran y el proceso contable funciona.
La contabilidad por partida doble te ofrece datos valiosos sobre tu situación y rendimiento financiero, lo que facilita la preparación de documentos.
Por esta razón, este tipo de contabilidad es la opción más común de lasempresas con ingresos anuales altos y con un departamento financiero y/o profesionales capacitados para gestionar operaciones más complejas. Este proceso contable toma más tiempo, pero los resultados son más precisos que los de la contabilidad de partida simple.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y registros contables?
Ambas actividades son similares, pero no son exactamente lo mismo.
Registros contables | Es el primer paso del proceso contable, es decir, llevar los registros financieros. Se trata de anotar todas las operaciones comerciales y demás transacciones financieras, como ventas, compras, pagos y gastos. El objetivo es mantener registros actualizados y precisos. |
Contabilidad | La contabilidad gerencial utiliza la información de los registros contables para generar informes financieros. Los contadores analizan los números, preparan las deducciones para las declaraciones de impuestos y ayudan a diseñar el plan financiero al brindar una visión general de la salud económica de la empresa. |
En resumen, al abordar más detalladamente qué es contabilidad, debemos entender esa diferencia entre el registro contable como proceso de anotación de asientos financieros; mientras que la contabilidad gerencial determina qué tipos de asientos se deben registrar.
Por ejemplo, las empresas mantienen diferentes registros cuando utilizan la contabilidad de efectivo o la de devengo.
Contabilidad gerencial con criterio de caja o de devengo
La diferencia entre el modelo de caja (o efectivo) y de devengo radica en la forma en que se registran los ingresos y los egresos. El principio de devengo reconoce:
Los ingresos en el momento en que se generan, no cuando se reciben
Los gastos cuando se contrae la deuda, no cuando se pagan los fondos
Este modelo ofrece una visión precisa de la situación financiera de la empresa. Es útil para la toma de decisiones financieras a largo plazo y la planificación, ya que considera ingresos futuros incluso si aún no han sido recibidos.
Sin embargo, el principio de devengo puede resultar confuso en términos de flujo de caja, ya que puede mostrar ganancias e ingresos que no se reflejan actualmente en la cuenta bancaria.
En cambio, el principio de caja o efectivo registra las transacciones cuando ocurren. Los ingresos y las ganancias se reportan cuando entran a tu cuenta bancaria, mientras que los gastos solo se registran cuando pagas el dinero.
Con el criterio de caja tienes una visión en tiempo real de tu flujo de efectivo. Sin embargo, puede no resultar una imagen fiel de tu situación financiera, ya que el saldo de tu banco puede no reflejar tus gastos en un período determinado.
¿Qué abarca la contabilidad?
Cuando hablamos de qué es contabilidad, no solo nos referimos a registrar números en una hoja de cálculo. La persona encargada de la contabilidad financiera puede asumir tareas de contabilidad gerencial y llevar a cabo actividades clave como registrar, organizar y administrar las transacciones financieras del negocio, que normalmente se dividen en dos áreas:
Mantenimiento del libro contable
Preparación de documentos financieros
1. Llevar el registro de libros contables y su gestión
Una parte esencial de la contabilidad tiene que ver con el registro de libros contables. Se trata de un libro diario de todas las transacciones financieras que realiza tu empresa para obtener ganancias. Si tienes un negocio pequeño, puedes empezar con tus libros contables en hojas de cálculo de Excel, pero un software de contabilidad te simplificará muchísimo las tareas de ingreso de datos y el balance de tus cuentas anuales.
Por lo general, en un libro registro contable se incluyen:
Los activos: Es lo que la empresa posee, como inventario o dinero que terceros le deben.
Las deudas: Es todo lo que la empresa debe pagar, como facturas, impuestos, sueldos o préstamos.
El capital: Es el dinero que los dueños o accionistas invierten o retiran del negocio.
Los ingresos: Es el dinero que entra a través de deudas cobradas, intereses o dividendos.
Los gastos: Es cualquier salida de dinero que se utilice para que el negocio siga operando.
El plan de cuentas: Es la lista de las cuentas donde se registran los movimientos de dinero y demás transacciones financieras, también conocido como códigos contables.
Consulta este ejemplo de cómo se ve un libro registro contable normalmente:
Gastos operativos | Saldo |
Cuenta de gastos de viaje (5,000 – #) | Cuenta de gastos generales (2,000 – #) |
Tipo de operación: Gasto | Tipo de operación: Gasto |
Fecha: 1 de enero de 2024 | Fecha: 1 de enero de 2024 |
Débito: USD 100.00 | – |
– | Crédito: USD 100 |
Este tipo de libro registro contable lleva el control de toda la información financiera necesaria para generar reportes y estados precisos.
2. Preparar y analizar los estados financieros
Otro asunto importante para comprender qué es contabilidad es la elaboración de los estados financieros. Estos documentos muestran los movimientos de dinero de tu empresa durante un periodo específico, como un trimestre o un año.
Existen varios tipos de estados o informes financieros. Los más comunes son:
Estado de flujo de caja (cash flow)
Este informe funciona como un indicador clave para seguir el dinero que entra y sale de tu empresa. Refleja cómo manejas tus gastos y deudas, lo cual te ayuda a saber si tu negocio está siendo rentable y tiene estabilidad financiera.
Además, te permite detectar tendencias, como los meses del año en los que tu negocio tiene más ingresos. Así, puedes tomar decisiones acertadas sobre tu presupuesto, uso de recursos empresariales e inversiones.
Hoja de balance o balance general
El balance general es como una fotografía de la situación financiera de tu negocio en un momento específico. Muestra:
Los activos (lo que tienes)
Las deudas (lo que debes)
El capital o participación (el valor que tienen los accionistas en la empresa)
Este documento tiene dos partes: de un lado están los activos y del otro, las deudas y el capital. Lo que siempre se busca es el equilibrio en la ecuación contable: activos = deudas + capital.
Estado de resultados
También llamado estado de pérdidas y ganancias, resume tus ingresos y gastos durante un período determinado. Suele incluir:
Gastos operativos: Son los costos para mantener el negocio en funcionamiento, como alquileres, sueldos o servicios.
Costo de ventas: Es el gasto que supone producir tus bienes o servicios, como materiales o mano de obra.
Ingresos no operativos: Es dinero que no proviene de las actividades principales del negocio, como intereses de inversiones.
Este estado muestra si tuviste una pérdida o una ganancia neta, restando los gastos totales de los ingresos. Así puedes ver qué tan eficiente es tu negocio para generar ganancias y qué áreas están funcionando mejor.
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es otra parte fundamental de los procesos contables de elaboración de informes, ya que permite verificar que tu contabilidad sea precisa. Para hacerlo, es necesario revisar las actividades bancarias y compararlas con las operaciones registradas en tu contabilidad.
Si los datos coinciden, todo está en orden. Si no coinciden, debes investigar la causa para asegurarte de que tus estados financieros reflejan fielmente la situación real de tu negocio.
Las ventajas de los servicios de contabilidad
Hay muchas firmas dedicadas a la contabilidad empresarial, pero antes de contratar los servicios de una de ellas, es recomendable que evalúes si vale la pena hacer esa inversión.
Estos son algunos de los beneficios principales de los servicios de contabilidad:
Ahorro de tiempo: Si te pasas horas llevando el control de los registros de tu contabilidad financiera, contratar un servicio profesional puede ayudarte muchísimo a reducir el tiempo que le dedicas a las cuentas contables.
Precisión: Un contador se asegura de que tus registros estén siempre actualizados y correctos. Esto reduce el riesgo de errores que pueden derivar en fallos en el cálculo y control de ingresos o la omisión de tus obligaciones financieras, como el pago de impuestos.
Contabilidad fiscal: Contar con un profesional garantiza que tu información financiera esté en regla y tus facturas ordenadas para cumplir con las normativas fiscales y legales. Así, puedes olvidarte de sanciones o multas inesperadas.
Contabilidad para empresas: A medida que tu negocio crece, seguirle la pista a todos los números se vuelve más complicado. Un contador puede aliviarte buena parte de ese estrés.
Ahora bien, si crees que no necesitas realizar una inversión mensual en un servicio de contabilidad externa, tienes otra opción más accesible para facilitar el registro y gestión de tus cuentas contables: un software de contabilidad.
Software de contabilidad: ¿Qué es y cómo puede ayudarte?
Se trata de una plataforma de mantenimiento de registros financieros y gestión de operaciones. Dos ejemplos populares de programas de contabilidad son Quickbooks y Xero. Estos programas centralizan toda tu información financiera en un solo lugar para facilitar el seguimiento de tus actividades financieras y la creación de los estados.
Dependiendo del software, puedes usar las siguientes funciones para que tu contabilidad interna sea más eficiente:
Registrar transacciones: Realiza un seguimiento de tus pagos en tiempo real para obtener una imagen precisa de tu flujo de efectivo. Utiliza esta información para tomar decisiones informadas sobre gastos y presupuestos.
Controlar y pagar tus cuentas: Paga a tiempo y sin errores. Incluso puedes programar pagos para evitar retrasos con tus proveedores.
Enviar facturas y recordatorios de pago automáticamente: Manda facturas al instante y, si algún cliente se retrasa, el sistema puede enviar recordatorios automáticos para acelerar el cobro.
Crear reportes financieros: Automatiza reportes como el estado de flujo de caja o el balance general. También puedes generar informes personalizados con la información que más te interesa.
Preparar las conciliaciones bancarias: Verifica que tus números coincidan con tus registros bancarios. El software reduce errores humanos y te asegura tener las cuentas claras.
Nota: Los programas de contabilidad pueden ser aún más eficientes si los integras con otras herramientas. Por ejemplo, puedes conectar Pipedrive con QuickBooks y usar la función de facturación para automatizar tareas y gestionar tu pipeline de ventas desde un mismo lugar.
Cómo puede ayudarte el CRM de Pipedrive con tu contabilidad
Un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) te ayuda a organizar, monitorear y gestionar todo el ciclo de vida del cliente en un solo lugar.
La plataforma ofrece una vista general en tiempo real del negocio. Eso te permite monitorear tu embudo de ventas y el panorama financiero, incluyendo actividades que forman parte de la contabilidad de costos y de ventas.
Pipedrive te ayuda a llevar una contabilidad moderna y ágil porque:
Se integra con los principales programas contables como Zoho Books, Quickbooks y Paycove para centralizar la información de ventas y contabilidad en un solo lugar.
Ofrece pronósticos de ventas y rendimiento para mejorar la gestión de los flujos de efectivo y la toma de decisiones futuras.
Brinda acceso a reportes en tiempo real para detectar tendencias y patrones en tu desempeño financiero.
Organiza los datos con paneles personalizados, lo cual te permite ubicar más rápido la información que necesitas.
Además, Pipedrive es muy fácil de usar. Su interfaz simple te facilita la vida a ti y a todo tu equipo.
Conclusiones
A primera vista, hacerse cargo de la contabilidad oficial de una empresa puede parecer abrumador. Por eso muchos emprendedores optan por contratar entidades externas para asegurarse de llevar la contabilidad adecuada del negocio y cumplir con sus obligaciones legales.
Sin embargo, si quieres gestionar internamente tu contabilidad con ayuda de un programa especializado, puedes integrarlo con un CRM como Pipedrive. Combina toda la información de ventas, marketing y contabilidad en un solo lugar para hacer que las operaciones de tu empresa sean más eficientes.
