Sem uma abordagem sistemática, transitar pelas diversas atribuições de um projeto pode ser tão desafiador quanto como pastorear um bando de gatos: tarefas ficam para trás, prazos passam despercebidos e a linha que divide os responsáveis por cada ação se torna bastante tênue.
Os gráficos RACI ajudam os gerentes de projeto a deixar bem claro quem é a pessoa responsável por cada tarefa, melhorando a colaboração entre os membros da equipe e impulsionando o sucesso da empreitada.
Neste artigo, você aprenderá o que é um gráfico RACI, qual é sua importância e como usar um para otimizar seus esforços de gerenciamento de projetos. Você também terá acesso a um modelo gratuito de gráfico RACI, que poderá personalizar para aplicar a qualquer equipe e projeto.
Baixe seu exemplo de gráfico RACI (e modelo)
O que é uma matriz RACI?
Um gráfico RACI (ou matriz RACI) é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que define e esclarece quem são os envolvidos e quais são seus papéis dentro de um determinado projeto. É um gráfico simples, uma matriz de responsabilidades que exibe visualmente a relação entre cada parte interessada no projeto, desde a execução direta de tarefas até funções de supervisão.
A sigla RACI vem do inglês, e originalmente significa Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Para manter o mesmo padrão de letras da sigla, sem perder o verdadeiro sentido de cada uma, podemos fazer uma livre adaptação para o português da forma a seguir.
Responsável
É quem efetivamente realiza o trabalho, colocando a mão na massa para concluir as entregas do projeto. As pessoas nessa função são práticas e precisam agir para cumprir a tarefa.
Por exemplo, quando se trata de uma campanha de marketing para lançar um novo produto, em uma estratégia “go-to-marketing”, o papel de “Responsável” pode incluir criadores de conteúdo que escrevem postagens de blog, criam conteúdo para mídias sociais e projetam o visual dos anúncios.
Aprovador
Essa função é a responsável final pela conclusão da tarefa e por sua entrega, e precisa avaliar o trabalho realizado e aprovar sua qualidade. Para evitar confusão, você deve designar apenas um “Aprovador” por tarefa para cada projeto.
No exemplo da campanha de marketing que citamos acima, o gerente de marketing costuma estar neste papel. Sua função é supervisionar o projeto, revisar o conteúdo produzido antes de ser publicado e reportar as métricas de desempenho para seus superiores.
Nota: uma pessoa pode receber as funções tanto de “Responsável” quanto de “Aprovador” de uma tarefa, especialmente quando se trata de uma equipe de projeto menor, com poucos membros.
Consultor
Integrantes do projeto que atuam como “Consultor” são quaisquer indivíduos com conhecimento relevante sobre o assunto, e a quem você pede opiniões e insights. Geralmente são especialistas, gerentes ou profissionais de alto escalão da empresa que supervisionam o projeto à distância e oferecem conselhos úteis quando necessário.
Seguindo nosso exemplo da campanha de lançamento de produto, os gerentes de produto podem ser consultados para fornecer informações específicas para realizadores e avaliadores. Essas pessoas podem compartilhar dados detalhados sobre o produto e insights sobre as buyer personas para que os realizadores consigam criar materiais de marketing mais precisos.
Informado
São aquelas pessoas que devem ser mantidas informadas e atualizadas sobre o andamento do projeto, tendo pleno conhecimento do que está acontecendo, mas sem participar do processo de tomada de decisão.
A função de “Informado” costuma incluir executivos seniores, proprietários da empresa ou parceiros externos que querem saber como o projeto geral está indo, mas não influenciam as atividades e tarefas do dia a dia.
Exemplo de gráfico RACI (e modelo)
Uma matriz RACI funciona mapeando cada tarefa em relação às responsabilidades dos membros da equipe em um formato de tabela. Cada quadrado na matriz representa a parte de uma pessoa específica em uma tarefa particular, mostrada por uma das funções RACI: Responsável (R), Aprovador (A), Consultor (C) e Informado (I).
Veja como isso se mostra na prática:
Veja, por exemplo, a primeira tarefa da lista: pesquisa de mercado. O gráfico RACI facilita a visualização das seguintes informações:
O gerente de marketing irá avaliar a qualidade da tarefa e aprovar a entrega
O criador do conteúdo é o encarregado de realizar efetivamente a pesquisa de mercado
O designer gráfico e o executivo sênior estão cientes da tarefa, mas não participam ativamente dela
O gerente de produto fornecerá insights e feedback para auxiliar na pesquisa de mercado
Ao definir claramente cada função, a matriz RACI ajuda a evitar confusões, melhorar a divisão de responsabilidades e otimizar o gerenciamento do projeto.
Como criar uma matriz RACI
Se você atua como gerente de projeto, uma matriz de responsabilidade pode ser uma ferramenta poderosa para auxiliar em sua rotina de gestão das equipes.
Conheça as etapas necessárias para desenvolver uma matriz RACI e ajudar os membros do time a entender claramente as tarefas, funções e responsabilidades de cada pessoa no projeto.
1. Identifique as tarefas e entregas do projeto
O primeiro passo é identificar e listar todas as tarefas, atividades e entregas do projeto. Imagine um projeto em que você deseja aprimorar seus processos de vendas. As tarefas necessárias, dentro do plano de projeto, podem incluir:
Mapear seu processo de vendas existente e identificar ineficiências
Desenvolver novas estratégias de vendas
Implementar novas ferramentas de vendas
Criar materiais para treinamento de vendas
Avaliar o impacto das melhorias
Para evitar ambiguidade, defina e nomeie cada tarefa de forma clara e específica. Por exemplo, você pode dividir “desenvolver novas estratégias de vendas” em três etapas: analisar dados do cliente, identificar táticas de vendas importantes e elaborar um playbook de vendas.
Nota: convidar membros-chave da equipe para uma sessão de brainstorming pode ajudar você a criar uma estruturação de tarefas mais completa. Também é importante documentar e organizar suas tarefas metodicamente para estabelecer uma base sólida sobre a qual você irá atribuir funções nas próximas etapas
2. Mapeie funções e pessoas envolvidas
O segundo passo na criação de uma matriz RACI é identificar as principais pessoas envolvidas e suas respectivas funções. Comece listando todos que participarão, direta ou indiretamente, e tente obter uma visão completa de todos os membros da equipe, gerentes e partes interessadas externas.
Por exemplo, papéis essenciais no projeto de melhoria do processo de vendas podem incluir os representantes de vendas, um analista de negócios externo e o gerente de vendas. Consulte seu organograma para garantir que você não negligencie colaboradores ou stakeholders importantes.
Definir claramente cada papel é crucial. No mínimo, cada tarefa deve ter uma pessoa realizadora e aprovadora.
Em nosso exemplo, o gerente de vendas pode ser responsável por avaliar todo o projeto, mas não por realizar nenhuma tarefa, enquanto o analista de negócios simplesmente fornece conselhos com base na análise de dados de vendas.
3. Construa uma matriz RACI
O próximo passo é construir a matriz RACI usando sua lista de tarefas, funções e pessoas envolvidas no projeto.
Comece configurando uma tabela. Você pode usar um programa de planilhas como o Microsoft Excel ou o Planilhas Google, ou um software de gerenciamento de projetos que suporte a criação de gráficos RACI. Caso queira economizar tempo, use o modelo gratuito que compartilhamos acima.
Na tabela, liste as tarefas na primeira coluna e todas as partes envolvidas, com suas respectivas funções, na primeira linha (ou vice-versa).
Para o projeto de melhoria do processo de vendas, as linhas podem incluir “Conduzir Avaliação do Processo de Vendas” e “Desenvolver Novas Estratégias de Vendas”. As colunas incluiriam “gerente de vendas”, “representantes de vendas”, “analista de negócios” e “executivos seniores”.
Se achar interessante, você pode incluir uma legenda em seu gráfico, explicando o significado de siglas, funções ou tarefas para possíveis usuários da planilha.
4. Atribuia responsabilidades, revise e implemente
Para cada tarefa, atribua as funções de Responsável (R), Aprovador (A), Consultor (C) e Informado (I), colocando a respectiva letra no espaço do cruzamento entre a linha da tarefa e a coluna da função. Cada tarefa deve ter uma pessoa como aprovadora para deixar claro quem responde por sua conclusão e entrega. Várias pessoas podem figurar como realizadores se mais de um profissional for executar a tarefa.
Exemplos de papéis para a tarefa “Desenvolver novas estratégias de vendas”:
Responsável (R): representantes de vendas
Aprovador (A): gerente de vendas
Consultor (C): analista de negócios
Informado (I): executivos seniores
Registre as atribuições de cada membro claramente, e anote quaisquer áreas que você possa precisar revisar mais tarde.
Assim que a matriz RACI estiver completa, revise as atribuições com todos os membros da equipe e partes interessadas, e garanta que todos entendam suas funções. Se houver algum feedback, faça os ajustes finais e compartilhe a matriz RACI final com todos que participarão do projeto.
Os benefícios de usar uma matriz RACI
As matrizes RACI podem ser úteis em várias áreas, como gerenciamento de projetos e marketing e vendas, e ajudar a operarem de forma mais eficiente. Observe quais são alguns dos principais benefícios de usar uma matriz RACI:
Papéis e responsabilidades mais claros. Usar uma matriz RACI garante que todos saibam quais são suas tarefas e deveres específicos. Essa clareza reduz a ambiguidade, evita a sobreposição de responsabilidades e agiliza a entrega do projeto.
Responsabilidade aprimorada. Os gráficos RACI destacam uma única pessoa encarregada pela entrega de cada tarefa, definindo claramente sua propriedade e autoridade. Essa responsabilidade evita confusão e eleva o comprometimento com a conclusão da tarefa.
Comunicação aprimorada. Uma matriz RACI define linhas claras de comunicação, indicando a quem você pedirá conselhos ou informações sobre o progresso do projeto, garantindo que as partes interessadas recebam atualizações e feedback oportunos.
Tomada de decisão simplificada. Designar claramente quem toma decisões e quem fornece informações acelera o processo de tomada de decisão. Dessa forma, os gráficos RACI podem evitar atrasos e garantir decisões mais ágeis.
Dica: integre suas matrizes RACI à sua ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para aumentar a eficiência do projeto. Vincule o gráfico a tarefas e campos relevantes para centralizar informações relacionadas ao projeto, ajudando os membros da equipe a acompanhar o progresso e manter uma comunicação consistente com as partes interessadas.
7 boas práticas do sistema RACI para melhorar a gestão de projetos
Agora é hora de conhecer sete boas práticas do padrão RACI que ajudarão você a fazer um gerenciamento de projeto sem dificuldades, cumprindo prazos e atingindo suas metas.
1. Defina pelo menos um “R” e apenas um “A”
Como mencionamos acima, cada tarefa deve ter pelo menos uma pessoa “Responsável” (R) que executa o trabalho e apenas uma pessoa no papel de “Aprovador” (A), que o supervisiona. Você pode ter mais de uma pessoa responsável por uma tarefa, mas tente evitar que mais de uma pessoa cuide da aprovação.
2. Evite sobrecarregar os membros da equipe com muitas responsabilidades
Atribuir muitas funções de “Responsável” (R) a um único membro da equipe pode levar ao esgotamento e gerar atrasos se esse membro se tornar um gargalo no projeto. Em vez disso, faça a distribuição de tarefas e responsabilidades igualmente, e avalie periodicamente as cargas de trabalho para garantir que você não sobrecarregue nenhum membro da equipe.
3. Atualize sua matriz RACI se as coisas mudarem
Projetos são dinâmicos. Papéis e responsabilidades podem precisar mudar conforme o projeto avança, e manter sua matriz RACI atualizada garantirá que as funções reflitam o cenário atual do projeto.
Programe revisões regulares (por exemplo, ao final de cada fase do projeto) para avaliar e atualizar o gráfico RACI. Se você tiver que atualizá-lo, informe todos os membros da equipe sobre a nova versão da matriz para manter o alinhamento no projeto.
4. Mantenha as partes interessadas em dia
Envolver as partes interessadas ajuda a obter o apoio delas e garante que você alinhe os projetos com objetivos comerciais mais amplos do negócio.
Forneça atualizações periódicas, enfatizando quaisquer destaques do projeto, como grandes conquistas ou mudanças de função. Realize reuniões regulares e abra canais de comunicação para coletar feedback e tratar prontamente das preocupações que possam surgir.
5. Evite usar gráficos RACI para projetos simples
Embora seja uma ferramenta fundamental para a gestão de tarefas em projetos de larga escala, um gráfico RACI pode ser desnecessário em projetos menores e mais simples, e talvez só acrescente um peso extra ao seu andamento.
Por isso, antes de começar um projeto, avalie se você realmente precisará de uma matriz de responsabilidades RACI. Se não for o caso, considere usar ferramentas de gestão de projetos mais simples, como listas de verificação ou um software de rastreamento de projetos.
Os gráficos RACI são mais eficazes no desenvolvimento dos projetos mais complexos, com várias equipes e relações de dependência complexas entre elas.
6. Depois de criar seu gráfico RACI, não se esqueça dele
Uma matriz RACI deve ser um documento ativo, que evolui com seu projeto. Não deve ser um gráfico estático que você cria no início de um projeto e, depois, ignora.
Para garantir que você utilize todo o potencial dessa ferramenta, integre a matriz RACI aos seus demais recursos e discussões de gerenciamento de projetos.
7. Mantenha a simplicidade
Seu gráfico RACI deve ser claro e direto. Complicá-lo demais (por exemplo, incluindo pequenas tarefas administrativas) pode torná-lo mais difícil de entender e reduzir sua eficácia.
Para evitar isso, garanta que cada informação esteja diretamente relacionada aos objetivos e metas estratégicas do projeto. Concentre-se nas principais tarefas, funções e responsabilidades, e evite adicionar muitos detalhes. Use definições claras para cada item e garanta que todos entendam o gráfico antes de avançar para a execução dos projetos.
Modelos alternativos de matriz RACI para você considerar
Os gráficos RACI não são a única maneira de organizar as funções e responsabilidades do projeto. Existem alguns formatos alternativos de matriz de atribuição que você pode considerar, como gestor de projetos, se entender que o sistema RACI tradicional não é o mais adequado para o seu caso. Veja alguns exemplos abaixo.
RASCI
O gráfico RASCI adiciona uma função de suporte ao modelo RACI, tornando-o mais adequado para projetos em que as tarefas precisam de ajuda adicional. Confira o que cada letra do modelo RASCI representa:
Responsável (R) | Aqueles que fazem o trabalho para concluir a tarefa |
Avaliador (A) | A parte que deve avaliar e assinar as entregas |
Suporte (S) | Aqueles que auxiliam na conclusão da tarefa, geralmente sob a direção da pessoa “Responsável” |
Consultor (C) | As pessoas que oferecem conselhos e insights, geralmente especialistas no assunto |
Informado (I) | Aqueles que precisam ser mantidos atualizados sobre o progresso ou as decisões, mas não realizam nenhum trabalho direto |
O RASCI é um modelo útil para o gerenciamento de projeto em equipes maiores, onde colaboradores prestativos têm um papel mais importante.
DACI
A matriz DACI é similar à RACI, mas é mais direcionada à tomada de decisões do que à conclusão de projetos. Veja o que cada função significa neste modelo:
Desempenhador (D) | A pessoa responsável por desempenhar a tarefa e levar a decisão adiante |
Aprovador (A) | A pessoa com autoridade para tomar a decisão final |
Colaborador (C) | Aqueles que contribuem para a decisão com informações e feedback |
Informado (I) | Alguém que precisa saber sobre o progresso e os resultados do projeto, mas não participa diretamente |
O sistema DACI é ideal para projetos que envolvem pontos de decisão significativos, que exigem uma distinção clara entre quem desempenha e quem aprova.
CARS
O padrão CARS é outro gráfico de gerenciamento de projetos que fornece vários momentos de revisão para projetos. Este modelo garante controles de qualidade completos e estágios claros. A abreviação das funções significa:
Criação (C) | A pessoa ou equipe que cria uma entrega ou conclui uma tarefa |
Aprovação (A) | O tomador de decisões que aprova tarefas e entregas concluídas durante todo o ciclo de vida de um projeto |
Revisão (R) | Membros da equipe que revisam o trabalho quanto à qualidade e integridade antes da aprovação final |
Suporte (S) | Qualquer pessoa que não seja membro da equipe, mas ajude a executar a tarefa com conselhos ou contribuições |
A metodologia CARS é útil para projetos com muitos documentos ou entregas, que passam por vários estágios de criação, revisão e aprovação.
RAPID
O gráfico RAPID é uma estrutura de tomada de decisão ligeiramente diferente, que ajuda a esclarecer as funções da equipe dentro das organizações. A sigla significa:
Recomendar (R) | A pessoa que reúne informações, analisa opções e recomenda as ações que o projeto precisa |
Aceitar (A) | O indivíduo que avalia a proposta antes de aplicar a recomendação. Eles devem concordar antes que o projeto avance |
Praticar (P) | A pessoa responsável por colocar a decisão em prática e executar as atividades sugeridas |
Influenciar (I) | Aqueles que fornecem feedback sobre a recomendação e que ajudam a moldar as tarefas e atividades seguintes |
Decidir (D) | A pessoa com autoridade para tomar a decisão final e resolver eventuais desacordos |
O RAPID é uma ferramenta particularmente útil em projetos complexos ou grandes organizações com múltiplas partes interessadas, pois fornece mecanismos de aprovação e feedback em camadas, com etapas subsequentes.
Considerações finais
Os gráficos RACI são roteiros poderosos que ajudam a esclarecer quem é quem em um projeto, organizando responsabilidades e aprimorando resultados. Usando nosso modelo gratuito, você pode facilmente criar uma matriz RACI e implementá-la efetivamente em seus projetos.
Para elevar ainda mais a eficiência e estimular a colaboração em equipe, considere utilizar o poderoso sistema de CRM da Pipedrive. Experimente o Pipedrive hoje mesmo e otimize seus fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos, suas interações com clientes e seus esforços de vendas.
