Deutsch
English
Español (América Latina)
Eesti
Español (España)
Français
Italiano
Japanese (日本語)
Korean (한국어)
Nederlands
Norsk
Polski
Português (BR)
Русский
Suomi
Svenska
Türkçe
Chinese (繁體中文)
Log in

Mit Sales Forecasting den Vertrieb in die Erfolgsspur lenken

Wie viele neue Mitarbeiter sollten Sie 2022 einstellen? Wie sieht es mit Ihrer Absatzprognose und dem geplanten Produktionsvolumen aus? Und was ist eigentlich Ihr Plan in Sachen Finanzierung?

Wenn Sie diese Fragen nicht auf den Punkt beantworten können, ist das kein Problem. Denn es gibt eine Methode, die Ihnen hilft, Antworten zu finden und die Umsatzentwicklung Ihres Unternehmens zielsicher vorherzusagen: Sales Forecasting.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit modernen Methoden für den Sales Forecast Ihren Vertrieb besser verstehen, ankurbeln und das Unternehmenswachstum datengetrieben beschleunigen können.


Forecasting-Definition: Systematische Vorausschau

Im Rahmen des Sales Forecasting lässt sich prognostizieren, welcher Umsatz für ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum zu erwarten ist, wenn die Rahmenbedingungen unverändert bleiben. Das Vertriebscontrolling benötigt dafür tiefe Einsichten in die Kauf- und Vertriebsprozesse, die Leistungen des Vertriebsteams und die aktuelle Marktentwicklung. Aus diesen Daten lässt sich dann eine Umsatzprognose ableiten, die wiederum eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Unternehmenssteuerung bietet.


Forecasting Models: Verschiedene Arten von Forecasting-Modellen

Als grundlegende Forecasting-Modelle existieren drei Modelltypen, auf denen die angewendeten Methoden basieren.

1. Qualitative Techniken

Dieser Typ eines Forecasting Models nutzt beschreibende Daten wie die Erfahrungsberichte aus dem Vertriebsteam, Experteneinschätzungen und Informationen über relevante Vorkommnisse am Markt, um die Wahrscheinlichkeit einer Prognose zu optimieren.

2. Time Series Analysis und Projektion

Forecasting-Modelle, die auf Time Series Analysis, also Zeitreihenanalyse, aufbauen, ziehen Rückschlüsse und erstellen Prognosen aus Mustern und deren typischen Veränderungen. Ein solches Forecasting Model nutzt daher ausschließlich historische Daten (Historical Data).

3. Kausale Modelle

Kausale Forecasting-Modelle verknüpfen die Informationen über verschiedene Elemente des Systems. Auch diese Modelle nutzen historische Daten. Dabei spielen künstliche Intelligenz, Machine Learning und Data Science eine tragende Rolle.



So erhalten Sie aussagekräftige Umsatzprognosen

Für genaue Forecasts gibt es zwei Grundvoraussetzungen:

  • die richtigen Daten

  • die richtigen Schlussfolgerungen aus diesen Daten

Vertriebscontroller müssen kompetent mit den relevanten Metriken umgehen und die nötigen technischen Hilfsmittel zur Verfügung haben, um die Daten erheben und auswerten zu können.


Die richtigen Metriken für den Forecast wählen

Zu viele verschiedene Metriken und KPIs machen einen Forecast nicht wertvoller, sondern unübersichtlich. Inflationäre Information macht es schwieriger, den Bericht effektiv als Entscheidungsbasis zu nutzen. Reduzieren Sie Ihr Augenmerk auf die zentralen Kennzahlen und nutzen Sie diese konsistent.

Welche Metriken Sie nutzen, hängt von Ihrer Branche ab. Zu den wichtigsten KPIs gehören in der Regel der Umsatz pro Zeiteinheit, die Anzahl der Leads in der Pipeline und die Konversionsrate. Entscheidende Werte sind außerdem der durchschnittliche Wert eines Deals und die Dauer bis zum Abschluss.

Für zuverlässiges Forecasting ist es zudem extrem wichtig, dass alle jederzeit die vereinbarten Metriken und KPIs verwenden. Nur so sind verschiedene Berechnungen und Schätzungen wirklich vergleichbar. Die Auswahl von Metriken und KPIs sollte das Vertriebscontrolling mit dem Management abstimmen und ausdrücklich festlegen. Abweichungen müssen begründet und klar sichtbar gemacht werden.

Mit stabilen und konsistenten Daten aus den vergangenen Monaten oder sogar letzten Jahren können Sie Abweichungen in der vergleichenden Rückschau sofort erkennen und Maßnahmen ergreifen. Stehen diese Informationen belastbar zur Verfügung, kann Ihr Vertriebsteam noch während eines schlechten Monats proaktiv das Ruder herumreißen.


Werden Sie zum Forecaster: Diese Tools benötigen Sie

Ein akkurater Forecast kann auf den Daten aus einem CRM basieren. Nutzen Sie eine solche Software, hat das den Vorteil, dass alle relevanten Daten an einem Ort liegen und direkt verwertbar sind. Nutzen Sie hingegen mehrere Tools für Ihren Vertrieb, sollten Sie auf Schnittstellen achten, die es ermöglichen, dass Informationen von A nach B wandern können.

Für den eigentlichen Forecast nutzen viele Unternehmen außerdem angepasste Excel-Templates. Das hat sich bewährt, doch es geht noch leichter. Nutzen Sie das richtige CRM, lässt sich Ihr Forecast direkt im Programm abbilden – im Pipedrive-CRM finden Sie diese Funktion unter dem Namen “Verkaufsprognosen”.


Den Prozess optimieren

Wichtig für Ihren Forecast sind außerdem gut gepflegte, transparente Prozesse. Mit der Übersicht und klaren Regeln steht und fällt die Zuverlässigkeit jeder Vorausschau.

Meist werden Prozesse zum Feintuning und zur Optimierung mit der Zeit immer komplexer. Das sollten Sie vermeiden. Je weniger Komplexität im System ist, desto einfacher lässt sich vorhersagen, wie es sich entwickelt.



Diese Vorteile gibt Ihnen der Sales Forecast

In der operativen Unternehmensführung müssen Entscheidungen schnell getroffen werden. Wollen Führungskräfte nicht aus dem Bauch heraus entscheiden, brauchen sie belastbare Information, die ständig aktuell Orientierung bietet. Der Sales Forecast spielt hier eine entscheidende Rolle für so verschiedene Themen wie

  • Recruiting neuer Fachkräfte

  • Preisgestaltung

  • Planung der Produktionskapazitäten

  • Finanzierung


Zielsetzung

Die mittelfristige Zielsetzung ist ein entscheidender Planungsschritt. Ein exakter Forecast gibt dafür eine belastbare Basis.

Budgetierung

Der Überblick über zu erwartenden Cashflow ist entscheidend für die Planung von Budgets und die Allokation von Ressourcen in der kommenden Geschäftsperiode.

Motivation

Der Überblick über die aktuelle Performance ist ein starker Motivator. Niedrige Zahlen treiben an, den Rückstand aufzuholen. Tolle Ergebnisse stärken dagegen das Selbstbewusstsein und heben den Team-Spirit.

Chancenverwertung

Eine Studie der Aberdeen Group ergab, dass die Vertriebsteams von Unternehmen, die eine belastbare Vertriebsanalyse betreiben, bessere Entscheidungen treffen:

  • 93% besser beim Vermeiden schlechter Deals

  • 33% besser im Erkennen, welcher Deal abgeschlossen werden kann

  • 27% besser bei der Unterstützung von Deals, die besonderen Einsatz benötigen



Mit den richtigen Methoden einen hochwertigen Forecast erstellen: Forecasting Methods

Für Umsatzprognosen gibt es eine ganze Reihe von Methoden. Die wichtigsten stellen wir Ihnen hier vor.

Opportunity Forecast

Ein Forecast über Verkaufschancen basiert auf der Information über Leads in der Pipeline und der Konversionschance.

Mit ausreichender Datenbasis lässt sich allen Phasen des Verkaufsprozesses eine zuverlässige Wahrscheinlichkeit zuordnen, die zum Ende hin ansteigt. Daraus leiten Sie das zu erwartende Ergebnis ab.

Diese Methode erfasst die gesamte Pipeline, beinhaltet allerdings viele Unsicherheitsfaktoren. Sie eignet sich für konstante Vertriebsprozesse und weniger für Deals, die in Wert und Aufwand stark abweichen.

Vertriebszyklus-Forecasting

Auch bei dieser Methode wird jedem Deal eine Abschluss-Wahrscheinlichkeit zugeordnet. Kriterien sind die durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss und das Alter des Deals. Stärken und Schwächen sind ähnlich wie beim Opportunity-Forecast.

Historisches Forecasting

Diese Forecasting-Methode nutzt den Vergleich mit zurückliegenden Zeiträumen. Damit lassen sich leicht Umsatzvorhersagen erstellen und Schwellenwerte für das Vertriebsteam festlegen. Änderungen der Rahmenbedingungen müssen zusätzlich in die Schätzung einbezogen werden.

Stärken kombinieren

Ihr Forecast kann Elemente dieser Methoden kombinieren. Wählen Sie aus, was für Ihr Team und Ihr Unternehmen am einfachsten nutzbar ist und die relevantesten Informationen liefert.



Die häufigsten Fehler beim Sales Forecast

Sie kennen nun Best-Practices und sinnvolle Methoden. Darüber hinaus sollten Sie wissen, welche typischen Fehler immer wieder gemacht werden, damit Sie diese bewusst vermeiden können.

Fehlendes Verständnis der Kundenperspektive

Ihr Vertrieb kann die Chancen für einen Abschluss umso besser einschätzen, je näher er dem Kunden ist. Der Kunde definiert den Kaufprozess – der Verkaufsprozess muss sich daran anpassen.

Wissen, wo ein Kunde sich im eigenen Kaufprozess befindet, trägt sehr viel zu einem belastbaren Forecast bei. Dafür muss der Vertrieb den Kontakt suchen und geeignete Fragen stellen, um den Prozess aus Käuferseite zu verstehen.

Vorausschau basierend auf Annahmen

Das Bauchgefühl ist aus geschäftlichen Entscheidungsprozessen nicht wegzudenken. Doch es darf nicht die Basis sein. Zuverlässigkeit entsteht durch konsequent datengetriebene Aussagen.

Fehlende Anpassung und Optimierung

Vertriebscontroller und Sales Manager haben für gewöhnlich alle Hände voll zu tun mit anstehenden Aufgaben. Doch sie sollten auch die zurückliegenden Forecasts regelmäßig überprüfen und aus Fehlern und Mustern lernen.

Ein gemeinsames Review des letzten Forecasts mit dem gesamten Team kann sehr wertvolle Insights liefern. So können Sie auch bislang übersehene Einflüsse entdecken, die zu Abweichungen von Vorhersagen geführt haben. Das können ökonomische und politische Verschiebungen, Währungsfluktuationen oder veränderte Normen und Standards sein. Auch die Team-Performance, die Marktposition, Rohstoffkosten und Konsumtrends sind Variablen, die leicht übersehen werden. In der Rückschau lässt sich ihr Einfluss leichter erkennen und für zukünftige Forecasts besser berücksichtigen.


Templates für Ihre Vertriebs-Forecasts

Bei weniger als 10 Deals, die gleichzeitig bearbeitet werden, sind Spreadsheets als Forecast-Templates sinnvoll. Sie sind günstig und einfach anzuwenden und helfen Ihnen, Ihre Daten zu verstehen und alle Deals im Überblick zu behalten. Auf diese Weise eignen Sie sich eine Kultur des standardisierten Reportings an, die Sie später leicht höher skalieren und komplexer ausgestalten können.

Diese Daten sollten in Ihrer Vorlage enthalten sein:

  • Name des Interessenten

  • aktuelle Phase

  • Umfang des Deals

  • Abschlusswahrscheinlichkeit

  • voraussichtliches Abschlussdatum

  • gewichteter Umsatzforecast in Abhängigkeit von der Abschlusswahrscheinlichkeit

  • nächste Schritte

Mit diesen grundlegenden Informationen können Sie Ihre Planungssicherheit bereits systematisch verbessern.


Nutzen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für Ihren nächsten Sales-Forecast

Noch einfacher ist der Start mit unserer frei verfügbaren Forecast-Vorlage. Dieses Spreadsheet haben unsere Teams entwickelt und optimiert. Sie können es einfach downloaden und an die eigenen Bedürfnisse und Schwerpunkte anpassen.

Mehr Durchblick mit der Sales-Forecast-Vorlage

Testen Sie das kostenlose Forecasting-Template und organisieren Sie Ihren Vertrieb planvoll.

Teilen Sie Ihre Gedanken mit unserer Community

Treten Sie in unserer Community in Kontakt mit gleichgesinnten Vertriebs- und Marketingexperten/-expertinnen.

Der Community beitreten