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Métodos y plantillas de pronósticos de ventas para ayudarte a comenzar

No importa si eres una nueva compañía que busca crecer o una multinacional líder en su sector, los pronósticos de ventas tiene el poder de impulsar tu negocio, o de destruirlo.

Tu pronóstico de ingresos afecta y se refleja en todas las demás partes de tu negocio, desde cuántas personas contratas hasta la relación con tus inversionistas.

Sin embargo, a los dueños de empresas, gerentes de ventas y representantes de ventas se les hace difícil presentar sus cifras con suficiente claridad como para hacer un pronóstico de ventas preciso.

En este artículo, abordaremos lo siguiente:

Según nuestro Análisis Global de Rendimiento de Ventas, los vendedores tardan 10 días más de lo pronosticado para cerrar un trato (y los vendedores de menor rendimiento tardan, en promedio, un total de 53 días en cerrar un trato).

Ya sea por falta de formación o por temor a las cifras, la proyección de ventas sigue planteando un sinfín de problemas a negocios de todo tipo.

Sin embargo, con las herramientas, procesos y soporte adecuados, hasta el gerente de ventas más "alérgico" a la aritmética puede volverse todo un experto. Lee nuestro artículo (bajo estas líneas) y pronto podrás dominar la proyección de ventas para tu empresa.


Definición de pronóstico de ventas: ¿Qué es un pronóstico de ventas?

Primero demos un rápido vistazo a la definición de un pronóstico de ventas.

Un pronóstico de ventas (o proyección de ventas) consiste en estimar tus ventas en un período futuro teniendo en cuenta las condiciones actuales (el mercado, el comportamiento del cliente, el desempeño de los vendedores, etc.) o sus posibles cambios.

Se trata de predecir cuáles serán los futuros ingresos por ventas de tu empresa durante un cierto período, si todo permanece igual.

Para esto, necesitarás tener una gran comprensión de tus procesos de compra, el rendimiento de tu equipo y las tendencias actuales del mercado. Mientras más clara sea la imagen de en qué punto se encuentra tu empresa ahora mismo, más precisa será la imagen del futuro que crearás.

Puedes pensar en ello como si fuera un reporte del clima. Si el miércoles te enteras de que habrá tormenta el viernes, lo más probable es que canceles tu viaje a la playa y saques tu impermeable del armario. Un reporte del clima confiable te brinda la información que necesitas para prepararte para la tormenta, o para aprovechar el cielo despejado.

De manera similar, un pronóstico de ventas preciso les permite a los gerentes de ventas obtener los conocimientos y perspectivas necesarias para tomar decisiones de negocios informadas y bien fundamentadas.


Cómo hacer una proyección de ventas

Para hacer pronósticos de ventas precisos, necesitarás garantizar dos cosas:

  • Que tienes los datos adecuados

  • Que sacas las conclusiones correctas de estos datos

Para esto, necesitas una sólida comprensión de las métricas que más importan, un proceso de ventas estructurado que tus vendedores puedan seguir con facilidad y unas herramientas apropiadas que te brindena el apoyo que necesitas.

Elegir las métricas adecuadas

Basar tus pronósticos en demasiadas métricas es complicado y solo sirve para crear confusión.

Por eso, debes enfocarte en los KPI de ventas más importantes y usarlos de manera consistente.

Estas métricas varían entre una empresa y otra, pero suelen incluir los ingresos, las cantidad de leads y la tasa de conversión de lead a cliente real.

Existen serios riesgos si tu equipo emplea parámetros y métricas diferentes de los que usa la alta gerencia. Es muy posible que termines con cifras y objetivos muy diferentes, lo que producirá unas grandes diferencias entre las proyecciones de los principales interesados. Es fundamental que la directiva y tú estén de acuerdo en qué es lo más importante para la empresa, y que tengas claro qué es lo más importante para tu CEO.

Conocer estos KPI y el desempeño de tus vendedores en esas métricas te ayudará a identificar tendencias y problemas en tu equipo.

Eso es lo que hace tan importantes a los datos históricos. Cuando tengas el equivalente a tres o cuatro meses de datos para cada representante, podrás comparar el mes actual contra estos datos. Si un representante está teniendo un mal desempeño a mitad del mes, entonces es momento de hablarle.

¿Están generando la cantidad esperada de leads? ¿Están haciendo suficientes llamadas y produciendo la cantidad esperada de propuestas? ¿Necesitan más entrenamiento?

Siempre es mejor comunicarte con tu equipo. Así, cuando veas disminuciones en las actividades de ventas, sabrás qué las ha causado.

Ser proactivo en vez de reactivo es el primer paso para que tu vendedor pueda recuperarse de un "bache" en las ventas.

Usar las herramientas adecuadas

Los gerentes de ventas que deseen hacer pronósticos precisos deben invertir en una buena herramienta de CRM.

Esto es porque los equipos de ventas se atascan con facilidad (especialmente si sus herramientas son difíciles de usar). Es un hecho: mientras más complejo sea el sistema, más resistencia encontrarás.

Si quieres que tu equipo se integre activamente, necesitarás un CRM que les encante a tus vendedores; un CRM que actualicen de manera regular y precisa; un CRM que te facilite la medición y el acceso a los datos, lo que te permitirá elaborar tus pronósticos.

En resumen: usar una herramienta que te ayude a proyectar los ingresos de manera rápida y fácil, como la Vista de Pronóstico de Pipedrive, revolucionará tu proceso de proyección de ventas.

Usar las herramientas adecuadas es clave para hacer seguimiento a los datos, y también te permitirácrear un proceso de venta sencillo, estratégico y estructurado.

Si aún no estás preparado para invertir en un CRM, en este artículo encontrarás toda una sección dedicada a cómo crear tu propia plantilla para pronósticos de ventas.

Un proceso sólido

Solo hay algo más importante que la tecnología correcta: un proceso de ventas simple, que tus vendedores estén dispuestos a seguir.

Sea cual sea el sistema que uses, asegúrate de tener un proceso de ventas sencillo. Esto le permitirá a tu equipo entender bien cómo introducir la información adecuada en el momento preciso.

Tu equipo debe ser capaz de aprenderse tu proceso y usarlo. Si tus vendedores no usan las mismas etapas y pasos de manera consistente, no podrás analizar sus datos ni predecir la posibilidad de cierre de una oportunidad.

Debes desarrollar un proceso de ventas claro, eficaz y repetible para que la introducción de datos de tu equipo sea lo más sencilla posible.

How to Forecast Sales


Los beneficios del pronóstico de ventas

Las empresas en crecimiento necesitan tomar decisiones informadas rápidamente, y es por esto por lo que un pronóstico de ventas preciso es invaluable.

Los pronósticos de ventas son importantes para la toma de decisiones de alto nivel. Por ejemplo: cronogramas de contratación, estructuras de precios, cantidades a producir y atraer inversionistas.

Demos un vistazo a un escenario familiar para los responsables de ampliar las operaciones de ventas.

Las tasas de crecimiento están aumentando y acabas de contratar y entrenar a varios representantes nuevos. Ahora la directiva quiere saber 4 cosas:

  • ¿Cómo va el retorno sobre la inversión?

  • ¿Cómo va el avance de los objetivos trimestrales?

  • Si sigues contratando al mismo ritmo, ¿cómo será el crecimiento de los ingresos en dos años?

  • ¿Qué debemos hacer ahora mismo para acelerar el crecimiento de los ingresos?

No podrás tomar buenas decisiones sin tener una idea clara de cómo lucirán tus cifras de ventas para fin de este mes, trimestre y año. Por ejemplo, podrás incrementar la escala de tus operaciones más rápido si contratas en el momento adecuado. Y más aún si ya tienes procesos para apoyar a estos nuevos empleados.

Un pronóstico de ventas preciso también te ayuda a demostrarles a los potenciales inversionistas que tienes claro el camino para seguir creciendo.

En palabras de Steve Moats, uno de los asesores de administración de patrimonio para Northwestern Mutual: "Debes ofrecer orientación, un historial y mostrar la actividad existente que prediga cómo se generarán tus ingresos si deseas atraer a inversionistas adicionales para ampliar tu negocio".

Por último, un pronóstico preciso también te ayudará a prepararte para "baches" en los ingresos y te permitirá identificar y evitar problemas antes de que afecten a tus resultados.

Estas son tan solo algunas de las áreas en las que un pronóstico de ingresos preciso puede ayudar a tu empresa.

Elaboración de presupuestos

Saber qué nivel de ingreso se puede esperar te ayudará a planificar presupuestos, hacer contrataciones y a gestionar recursos para el siguiente período. Esta clase de proyección de ventas debe ser lo más precisa y detallada posible.

Fijación de objetivos

Saber si hay posibilidades de cumplir con los objetivos actuales puede ayudarte a fijar unos objetivos realistas para el siguiente período.

Motivación

¿Cómo va el desempeño de tus vendedores? ¿Les está yendo bien este mes? Los datos que brinda una proyección de ventas pueden ayudarte a motivar a tu equipo o a enfrentarlos con los hechos reales, cosa que puede ser necesaria.

Y por si esto aún no te convence, un informe del Aberdeen Group concluyó que las empresas que implementan los análisis de ventas son mejores para tomar decisiones que impacten positivamente a sus respectivos negocios. Estas son:

  • 93% mejores en abandonar tratos desventajosos

  • 33% mejores en identificar la oportunidad con mayor oportunidad de cierre

  • 27% mejores en añadir más recursos a los tratos que necesitan soporte

Para una empresa que esté ampliando sus operaciones, la capacidad de tomar estas decisiones con confianza es clave. Las épocas de crecimiento también son épocas de incertidumbre, y un buen pronóstico de ventas ofrece una hoja de ruta que te ayudará a planificar el próximo mes, trimestre o año. Descarga nuestra hoja de cálculo y nuestro panel de ventas (bajo estas líneas) para comenzar a beneficiarte de los pronósticos de ventas.


Tipos de pronósticos de ventas

Existen varios métodos para proyectar tus ingresos. Estos son algunos de los métodos más comunes para hacer proyección de ventas.

Pronóstico por etapa y oportunidad

Este modelo implica un análisis detallado de los tratos en tu embudo de ventas y la probabilidad de cierre de cada uno de ellos. Mientras más cerca del final del embudo, mayor será la probabilidad de cierre.

Después, se le asigna una probabilidad a cada etapa del embudo de ventas. Por ejemplo, si ves que uno de cada cinco clientes potenciales que te encargan una demostración se convierten en clientes, entonces esta etapa del embudo de ventas tiene una probabilidad de cierre del 20%.

Calcula la probabilidad de cada etapa, haz un recuento de los tratos en cada etapa y después calcula tu pronóstico. Digamos, por ejemplo, que tienes 30 tratos en tu embudo de ventas, 10 de los cuales han programado una demostración. Los otros 20 han respondido a un correo electrónico en frío y la probabilidad en esta etapa es del 10%.

El 10% de 20 es 2

El 40% de 10 es 4

Así, puedes estimar que unos 6 clientes potenciales se volverán clientes

Es una buena manera de evaluar el embudo de ventas actual de tu equipo, pero no todos los tratos en la parte final de tu embudo de ventas cerrarán necesariamente para fin de mes. Es posible que un trato se quede atascado al final de tu embudo durante meses, y este método no toma esto en cuenta. También se vuelve bastante más complicado si tus tratos tienen valores diferentes.

Pronóstico por longitud del ciclo de ventas

Este modelo se basa en la longitud del ciclo de ventas para hacer suposiciones acerca de en qué momento cerrará cada trato en tu embudo de ventas, según su antigüedad. Funciona de manera similar al modelo basado en oportunidad: a cada negocio se le asigna una probabilidad de cierre basándose en su "edad".

Al igual que con el pronóstico por etapa y oportunidad, este método no toma en cuenta los tratos atascados en el embudo de ventas o los que tengan diferente valor. Ambos métodos pueden verse severamente limitados si tus vendedores no introducen información exacta en el CRM.

Pronóstico histórico

Si estás intentando proyectar tus ingresos en un período específico, dale la vuelta a la página del calendario y evalúa el desempeño de tu equipo en el período anterior. Así, podrás predecir si sus ventas serán iguales, mejores o peores esta vez.

Es una manera rápida y fácil de predecir los ingresos y crear referencias para tu equipo, pero no es el método ideal de pronóstico de ventas para una compañía en crecimiento. Por ejemplo, si las cosas han cambiado sustancialmente el año anterior, es poco probable que tus cifras sean iguales que las del año pasado.

Los elementos de todos estos métodos de proyección de ventas son valiosos. Pero los mejores pronósticos siempre incluyen las métricas que tengan más sentido para tu equipo y tu organización.


Los errores más comunes en el pronóstico de ventas

Ahora que hemos mencionado algunos ejemplos de buenas prácticas para hacer proyección de ventas, démosle un vistazo a lo que NO se debe hacer. Estos son los errores más comunes, que podrían causar errores en los pronósticos de ventas.

No hablar con tus clientes potenciales

Tanto tú mismo como tus vendedores podrán comprender mejor la probabilidad de cierre de un cliente potencial si hablan directamente con el contacto.

Ken Moreson, el presidente de la consultoría de ventas Acumen Management Group, lo explica: como el proceso de compra está predefinido por el comprador, el proceso de venta debe estar alineado con la toma de decisiones del comprador.

Ken afirma que: "Si ambos están alineados y el vendedor comprende la psicología del comprador, podrá hacer una mejor proyección".

Para obtener el pronóstico más preciso de las métricas del embudo de ventas de tu CRM, asegúrate de que cada etapa del embudo esté armonizada con los procesos de compra de tu cliente y de que siga una secuencia lógica paso a paso, desde el contacto con un cliente potencial hasta el cierre de la venta.

Janice Mars, directora y fundadora de la firma de consultoría de ventas Sales Latitude, es una gran defensora del enfoque centrado en el cliente.

"Estoy firmemente convencida de que, en vez de ver a tu embudo desde la perspectiva del vendedor ─que es un punto de vista bastante miope─, es mejor verlo desde el punto de vista del cliente y determinar en qué parte del ciclo de compra está el cliente", afirma Janice.

¿Cómo saber en qué punto se encuentra? Hazles preguntas a tus clientes para esbozar una versión precisa de su trayectoria. Janice recomienda alejar la conversación de temas como características y funciones y centrarse en temas como los objetivos y prioridades de los clientes. por ejemplo: qué es lo que desean lograr con tu solución, y por qué esto es importante para ellos.

"Todo se basa en tratar de entender al negocio desde la perspectiva del cliente", dice Mars. "Eso no solo te ayuda a comprender qué efectos empresariales están intentando producir y sus respectivos cronogramas. También te ofrece una clara orientación acerca de cómo lograrlo".

Esto te permite abrir un diálogo e informarte bien acerca de objeciones o retrasos, cosa que te permitirá comenzar a resolver estos problemas o darte cuenta de que es momento de despedirse y enfocarte en otro cliente.

Basar los pronósticos solamente en suposiciones

La intuición juega un importante papel en el proceso de ventas. Pero hay que combinarla con los datos y los aprendizajes del pasado para una mayor precisión.

Tus pronósticos deben basarse en cifras y en lo que tu equipo es capaz de lograr en el mercado. Pero asegúrate de que sea lo suficientemente optimista, porque tu pronóstico influirá en los objetivos de tu equipo.

Si te excedes en la estimación de resultados basándote en información real que has extraído de tus datos, podrás explicar tus decisiones e identificar las inconsistencias. Pero si prometes demasiado basándote solamente en tus instintos, podrías descarrilar completamente tu estrategia empresarial.

No hacer los ajustes adecuados

Uno de los mayores errores que puede cometer un gerente de ventas es no revisar sus pronósticos de ventas lo suficiente.

Los negocios en crecimiento necesitan moverse deprisa. Los equipos de ventas pueden encontrarse con que sus objetivos cambian rápidamente según las nuevas condiciones del mercado.

Los factores económicos y políticos son variables incontrolables que pueden descarrilar tus pronósticos: fluctuaciones del mercado monetario, cambios en el gobierno, conformidad con el RGPD, etc. Mantente al tanto de estos factores con la plataforma política Apolitical y especialmente su canal de noticias: gobierno digital.

También existen otros factores, más relacionados con el comercio como tal, que impactan sobre tus ventas. El desempeño del equipo, la competencia, la posición del mercado, el costo de las materias primas y los cambios en las tendencias de consumo pueden afectar tu enfoque.

Los últimos datos de hoy podrían volverse redundantes mañana, así que ajustar tus pronósticos es clave.

También es importante hacer reuniones regularmente con los miembros del equipo para revisar pronósticos y proyecciones. Que se haga de manera mensual, trimestral o anual dependerá de tu ciclo de ventas. Una reevaluación consistente te ayudará a desarrollar unos resultados más sostenibles.

Matt Heinz, de Heinz Marketing, también resalta otro factor: la importancia de darte tiempo suficiente para corregir el rumbo cuando haga falta hacer ajustes.

"Creo que es importante ver qué es lo que tiene más sentido y reflejar esto en tu objetivo final", dice Matt. "Por ejemplo, ¿con qué frecuencia debes hacer esta tarea específica para garantizar que tengas tanto un pronóstico preciso como el tiempo necesario para hacer los ajustes?".

Tu plataforma de CRM puede ayudarte con la tarea de corregir el curso de tu estrategia.

sales forecast silos


Pronosticar desde un silo

Ninguna empresa es una isla, especialmente si está en crecimiento. Si bien los gerentes de ventas suelen tener la responsabilidad de generar pronósticos precisos, el equipo entero debe estar involucrado.

Ken recomienda hacer uso del coaching para que los vendedores puedan hacer mejores preguntas de validación. Y también usar las reuniones de entrenamiento grupal para que los vendedores puedan evaluarse mutuamente.

"Lo más importantes es que los vendedores se enfoquen en lo que se puede controlar", dice. "Si los gerentes de ventas están controlando la precisión de los pronósticos, los vendedores les prestarán atención".

Si bien Ken hace énfasis en el papel del representante de ventas en hacer preguntas de descubrimiento más complejas y en saber en qué etapa está realmente el cliente, también hace hincapié en la importancia de ir más allá del equipo de ventas. Al elaborar los pronósticos, es importante corroborar las cifras con los demás departamentos. Tal vez quieras consultar con los especialistas de marketing, recursos humanos y especialistas de producto para ver dónde se encuentran.

Hacer pronósticos de ventas es un poco como conducir un auto. Sí, debes prestar atención a la carretera que tienes enfrente, pero también debes tener presente en dónde están los demás autos en los carriles a tu alrededor.

Con el equipo entero trabajando en un embudo de ventas que refleje con precisión el proceso de compra de tu cliente, tendrás una mejor idea de qué tan probable es el cierre.


Plantilla de pronóstico de ventas

Si acabas de comenzar o trabajas con menos de 10 tratos a la vez, y te preguntas cómo hacer una proyección de ventas, las hojas de cálculo para proyección de ventas son una manera barata y eficaz de comenzar. Una buena plantilla de ejemplo de proyección de ventas te ayudará a organizar a tus clientes potenciales y tratos, a estructurar tus datos y a estandarizar tus procesos de informe.

Aquí te presentamos algunos puntos de datos importantes que debes incluir en tu plantilla de pronóstico de ventas:

  • Nombre del cliente potencial

  • Etapa de la venta (es decir, idea, contactado, propuesta enviada, términos negociados, "sí" verbal)

  • Tamaño del trato

  • Probabilidad de cierre

  • Pronóstico ponderado basado en probabilidades

  • Fecha de cierre esperada

  • Siguientes pasos

La información básica del trato mejorará mucho tus proyecciones.

La proyección de ventas puede resultar abrumadora al principio, pero con mucha práctica y el apoyo adecuado, muy pronto la dominarás. Mientras más apoyo te brinden tu CRM, tu directiva y tus colegas, mejor te volverás.

Asegúrate de elegir bien tus métricas, sé siempre proactivo y obtén los datos más limpios que puedas. Una buena estrategia de pronóstico, basada en las métricas y métodos de ventas que funcionen mejor para tu negocio te ayudarán a planificar para el futuro, ampliar tu empresa y crear una base para el éxito repetible y a largo plazo.

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