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Newsletter erstellen in 5 Schritten

Über 333 Milliarden E-Mails werden pro Tag weltweit verschickt. Diese enorme Zahl offenbart nicht nur das Potential, dass E-Mail-Marketing bietet, sondern gleichzeitig die Herausforderung, vor der Unternehmen stehen, wenn es um die Aufmerksamkeit der Leserschaft geht. Nur wer auffällt – inhaltlich sowie visuell – hat überhaupt eine Chance im Postfach der Abonnenten zu bleiben.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was einen professionellen Newsletter ausmacht, wie Sie Ihr E-Mail-Marketing starten und wir zeigen Ihnen unsere liebsten Beispiele.


Was ist ein Newsletter?

Als Newsletter werden Mailings bezeichnet, die an einen Verteiler in einem regelmäßigen Turnus versendet werden. Inhalt von Newslettern sind häufig neue Produkte, Nachrichten, Themen-Kampagnen sowie Tipps und Tricks. Charakteristisch sind klickbare Calls-to-Action, die Abonnenten und Abonnentinnen zu weiterführenden Inhalten oder Angeboten leiten.


Wie erstelle ich einen Newsletter?

Newsletter lassen sich mit einem entsprechenden E-Mail-Programm schnell und einfach erstellen. Alles, was Sie benötigen, ist eine Kontaktliste, an die Sie Ihre Mailings schicken können. Moderne CRM-Software verbindet Ihr Kontaktmanagement mit der Erstellung von E-Mail-Kampagnen auf effektive Art und Weise. Mögliche Anbieter für CRM- oder E-Mail-Marketing-Tools sind: MailChimp, Newsletter2Go, Sendinblue, CleverReach, Mailjet, Pipedrive und Rapidmail.

Damit Sie sich für das richtige Tool entscheiden, sollten Sie Newsletter-Versand, Anzahl der Newsletter-Abonnenten und den Aufwand Ihrer Newsletter zunächst abschätzen. Viele Anbieter bieten Paketpreise für eine bestimmte Anzahl monatlicher Mailings oder eine bestimmte Kontaktanzahl an. Indem Sie sich direkt für den richtigen Anbieter entscheiden, entgehen Sie dem Problem, an Kapazitätsgrenzen zu stoßen.


Schritt für Schritt einen E-Mail-Newsletter erstellen: So geht‘s

Um Ihren ersten Newsletter zu erstellen, sollten Sie unbedingt die fünf W-Fragen beantworten:

  • Warum senden Sie einen Newsletter?

  • Wer ist Ihre Leserschaft?

  • Was soll der Newsletter beinhalten?

  • Wo soll Ihr Newsletter die Leserschaft hinleiten?

  • Wann und in welchem Turnus versenden Sie Ihre Newsletter?

Über die Beantwortung dieser fünf Fragen gelangen Sie automatisch in den Prozess der Newsletter-Erstellung.


Schritt 1: Strategie und Ziele festlegen

Fragen Sie sich, was Sie mit der Einrichtung eines Newsletters erreichen wollen. Möchten Sie den Traffic auf Ihre Website erhöhen, Ihre Verkaufszahlen verbessern, Ihr Image aufbauen oder Ihre Leserschaft an Neuigkeiten teilhaben lassen? Die Ziele, die Sie definieren, bestimmen den Inhalt, den Sie anbieten: Es ist also wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Sie erreichen wollen.

Fragen Sie sich auch, warum Ihre Kunden oder Interessentinnen Ihren Newsletter abonnieren sollten: Was ist das Besondere daran? Schauen Sie sich Ihre Zielgruppe an und finden Sie Themen, die mit ihr in Resonanz stehen, um Ihre Bindungsquote zu maximieren.

Schritt 2: Zielgruppe definieren

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie einen Newsletter starten möchten, ist es an der Zeit, sich Gedanken über Ihre Zielgruppe zu machen: An wen richtet sich Ihr Newsletter? Es ist wichtig, eine Zielperson zu definieren, die sich aus Ihrem Publikum rekrutiert, damit Sie Ihre Botschaft entsprechend anpassen können. Die Entwicklung einer oder mehrerer Buyer Personas kann hier gute Dienste leisten.

Wenn Sie noch keine Kontaktliste haben, sollten Sie dringend mit der Leadgenerierung beginnen. Die Verwendung eines CTAs (Call-to-Action), der die Besucher Ihrer Website dazu bringt, sich für Ihren Newsletter anzumelden, ist eine gute Möglichkeit, den Traffic Ihrer Website auf passive Weise in Abonnenten und Abonnentinnen umzuwandeln.

Sie können auch eine proaktivere Strategie verfolgen, indem Sie diejenigen, die Ihren Newsletter abonniert haben, exklusive Werbeaktionen für Ihre Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Publikum aufzubauen. Welche Methode für Sie am besten funktioniert, hängt stark von Ihrer Zielgruppe, Ihrem Marketingbudget und Ihren KPIs ab.

Viele E-Mail-Tools bieten die Möglichkeit, Ihre Zielgruppe zu segmentieren (z. B. die neue Funktion Campaigns in Pipedrive). Wenn Ihre Zielgruppe aus einer Vielzahl von Profilen besteht, kann es sinnvoll sein, Ihre Nachricht je nach Segment, das Sie ansprechen, anzupassen.

Schritt 3: Aufbau und Inhalt bestimmen

Nachdem Sie nun die beiden vorherigen W-Fragen (warum und für wen) beantwortet haben, sollten Sie im nächsten Schritt einige Ideen für Inhalte haben. Die Art der vorgeschlagenen Inhalte hängt von mehreren Faktoren ab – wie beispielsweise Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten, Ihren Kunden, dem, was Sie kommunizieren möchten, sowie Ihrer Gesamtstrategie.

Hier sind einige Beispiele für Themen, über die Sie sprechen könnten:

  • Nachrichten und Trends aus Ihrer Branche

  • Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen

  • Informative Inhalte: Sie sind Experte auf Ihrem Gebiet, teilen Sie Ihr Fachwissen. Ihr Publikum wird es Ihnen danken und es wird Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen

  • Exklusive Einladungen zu Veranstaltungen: Webinare, Konferenzen, Produkttests, Vorverkaufsaktionen

Denken Sie daran, dass die Betreffzeile sowie die ersten Zeilen des Textkörpers Ihrer E-Mail die wichtigsten Elemente sind. Es muss Ihnen gelingen, die Aufmerksamkeit Ihrer Leserschaft mit nur wenigen Worten zu gewinnen. Abgesehen davon sollten Sie keine falschen Versprechungen machen, bei denen sich Ihre Kontakte abmelden oder Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen.

Schritt 4: CTA platzieren

Abgesehen von einigen Ausnahmen (beispielsweise, wenn Sie Neuigkeiten zu Ihrem Unternehmen mitteilen), sollte Ihr Newsletter dazu dienen, dass Leser und Leserinnen auf einen der verankerten Links klicken, damit sie eine Aktion abschließen.

Je nach Marketingstrategie können Sie unterschiedliche Ziele ansteuern:

  • Ihren Unternehmensblog: Damit Abonnenten und Abonnentinnen mehr Informationen zum Thema, das Sie in Ihrem Newsletter behandeln, abrufen können. Ihr Blog ist das perfekte Ziel für Themen, die eine ausführliche Behandlung erfordern: Bringen Sie Ihre Leserschaft dazu, Ihre Blogartikel zu lesen.

  • Zu einer bestimmten Landing Page auf Ihrer Website: Das kann eine Produktseite, ein Whitepaper oder aber die Homepage vom Online-Shop sein.

  • Ihre sozialen Netzwerke: Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Zahl Ihrer Followerzahl in den sozialen Netzwerken zu erhöhen, können Sie Ihren Newsletter nutzen, Ihre Leserschaft zum Folgen, Liken und Teilen zu animieren. Motivieren Sie Ihr Publikum, indem Sie beispielsweise Gewinnspiele veranstalten und diese in Ihrem Newsletter bewerben.


Schritt 5: Versandzeitpunkt und Frequenz definieren

Gut, jetzt haben Sie fast alle Karten in der Hand, um Ihren Newsletter zu starten. Aber eine Frage bleibt: Wie und wie oft sollten Sie Ihren Newsletter versenden?

Diese Frage ist schwer zu beantworten, da die Häufigkeit von Ihrer Branche abhängt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein täglicher Newsletter von den meisten Unternehmen nur sehr selten genutzt wird. Das ist nur logisch, denn Ihre Leserschaft mit Informationen zu überfluten, könnte dazu führen, dass sie abspringt.

Umgekehrt besteht die Gefahr, dass Sie in Vergessenheit geraten, wenn Sie Ihre Newsletter in zu großen Zeitabständen versenden. Der Durchschnitt liegt bei einem Newsletter pro Monat. Im B2B-Bereich werden durchschnittlich sogar nur 0,75 Newsletter pro Monat verschickt.


Newsletter erstellen: Beispiel für gelungene Umsetzung

Im Online-Marketing gilt oft: Kleider machen Leute. Es ist wichtig, auf das Layout und Design Ihres Newsletters zu achten, damit er Ihr Unternehmen bestmöglich widerspiegelt.

Hier sind zwei Beispiele, die zeigen, wie Newsletter anschaulich und strukturiert gestaltet werden können:

Newsletter-Beispiel 1: Quicksilver

Mit dem Betreff „Neue Farben. Neue Schnitte“ stellt die Marke Quicksilver in ihrem Newsletter die neue Kollektion der Klassiker Original-Badeshorts vor. Obwohl es sich um einen klassischen Produkt-Newsletter handelt, zeigt Quicksilver, was Storytelling bewirkt. Als typische Surfer-Marke vermittelt ein Gif zu Beginn der E-Mail direkt das Lebensgefühl, das die Kollektion transportieren soll.

Quelle: Quicksilver-Newsletter


Scrollen Leser und Leserinnen weiter runter, finden sie spannende Insights zum Produkt. Natürlich werden auch die neuen Modelle aufgeführt. Durch einen Klick auf das Produktbild gelangen die Abonnenten direkt in den Webshop, um ihren Kauf abzuschließen.

Quelle: Quicksilver-Newsletter


Newsletter-Beispiel 2: Miles

Mit einem exklusiven Angebot für Bestandskunden setzt das Carsharing-Unternehmen Miles auf das Prinzip der Dringlichkeit. Der Betreff „[Nur diese Woche] Holiday Tarife für 1-10 Tage“ zeigt den Empfängern, dass sie schnell handeln müssen.

Der Newsletter überzeugt durch seinen transparenten Inhalt. Die Konditionen sind übersichtlich dargestellt. Gleichzeitig punktet das Mailing durch ein ansprechendes Design mit vielen visuellen Elementen wie Bildern, Icons und Emojis. Wichtige Informationen sind durch Fettdruck hervorgehoben. Leserinnen und Lesern wird somit das Gefühl gegeben, nichts zu verpassen und alles auf einen Blick erfassen zu können.

Quelle: Miles-Newsletter


Newsletter-Aufbau: Was gehört hinein?

Wie jedes Format unterliegt auch der Newsletter strukturellen Regeln. Während einige verpflichtend sind, können andere eher als Empfehlungen gesehen werden. Schauen Sie sich doch einmal in Ihrem Postfach um: Mit Sicherheit fallen Ihnen eine Vielzahl von Elementen auf, die in jedem Newsletter vorkommen. Dazu gehören die folgenden:

Betreffzeile und Preheader

Die Betreffzeile gehört nicht direkt zum Inhalt des Mailings. Dennoch ist sie ein unerlässlicher Bestandteil Ihres Newsletters. Betreffzeilen haben die größte Wirkung auf die Öffnungsrate. Schaffen Sie es bereits im Postfach die Aufmerksamkeit der Leserschaft zu wecken, ist Ihnen der Klick sicher.

Pre-Header befinden sich unter der Betreffzeile und geben einen kurzen Einblick in den E-Mail-Inhalt. Sie lassen sich somit als Teaser verstehen. Marketer und Marketerinnen haben die Möglichkeit, den Preheader selbst zu formulieren. Andernfalls zeigt der E-Mail-Client häufig den ersten Satz der E-Mail an.

Grußformel und Anrede

Öffnet eine Abonnentin oder ein Abonnent die E-Mail, so ist die Grußformel das Erste, was gelesen wird. Achten Sie darauf, dass die Begrüßung zu ihrer Kommunikationsstrategie passt. Mögliche Beispiele sind:

  • Liebe/r …

  • Sehr geehrte/r ...

  • Hallo …

  • Guten Morgen/Tag …

Ein absolutes Muss sind jedoch personalisierte Anreden. Mittels Platzhalter bieten Ihnen moderne CRM-Tools die Möglichkeit, die Namen der Adressaten automatisch in die Grußformel der E-Mail einzusetzen.

Inhalt

Beim Inhalt der E-Mail können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Die Struktur ist immer abhängig von Thema und Ziel, die der Newsletter verfolgt. Achten Sie auf eine attraktive Gestaltung und ein hochwertiges Design. Mithilfe einer Newsletter-Vorlage können Sie E-Mails ganz leicht via Drag-and-Drop gestalten und an Ihr Branding anpassen. Bilder und andere Grafiken werten Ihr Mailing entsprechend auf.

Beachten Sie außerdem, die Tonalität an Ihre Zielgruppe anzupassen. Mithilfe von A/B-Testings können Sie hierfür ausprobieren, welche Formulierungen bei ihren Abonnentinnen und Abonnenten besser ankommen.

Schlussformel

Ebenso wichtig wie die Begrüßung zu Beginn der E-Mail ist auch die Verabschiedung. Stellen Sie sicher, dass die Grußformel zur Tonalität Ihrer Zielgruppe passt. Neben einem einfachen „Liebe Grüße“ können Sie die Schlussformel auch für eine kurze Zusammenfassung und einen Ausblick nutzen.

Beispiel:


Ich danke Ihnen vielmals und freue mich auf das persönliche Gespräch am (Datum).

Herzliche Grüße
Maxi Musterperson


Newsletter erstellen: 12 Tipps für erfolgreiches E-Mail-Marketing

Newsletter sind ein Konstrukt aus vielen einzelnen Teilen, die ineinander greifen müssen. Jedes Element kann darüber entscheiden, ob eine E-Mail geöffnet wird oder im Papierkorb landet. Gleichzeitig müssen Sie Ihre Leserschaft erreichen und von Ihrem Angebot überzeugen, damit Sie weiter mit Ihrer Marke interagieren und sich tiefer durch den Sales Funnel bewegen.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre Mailings erfolgreich zu gestalten:

Tipp 1: Halten Sie Betreffzeilen kurz und knackig. Das Optimum liegt bei 45 Zeichen.

Tipp 2: Nutzen Sie personalisierte Anreden. Das stärkt die Bindung zu Ihrer Kundschaft.

Tipp 3: Unterschätzen Sie nicht die Wirkung des Preheaders. Mit der kurzen Einleitung ins Thema entfachen Sie bei Abonnenten Lust auf mehr.

Tipp 4: Ein professionelles Design wirkt Wunder. Doch keine Angst: Sie benötigen keinerlei Programmierkenntnisse. Nutzen Sie ganz einfach eine E-Mail-Vorlage.

Tipp 5: Machen Sie keine leeren Versprechungen. Teasern Sie die Leserschaft mit Angeboten, die der Newsletter nicht bereithält, verärgern Sie sie allenfalls. Schaffen Sie stattdessen einen Mehrwert und ein eindeutiges Nutzenversprechen.

Tipp 6: Platzieren Sie Ihre Kontaktinformationen sowie Verlinkungen zu Ihren Social-Media-Profilen im Footer der E-Mail. Vor allem für B2B-Unternehmen ist es essentiell, dass Ihre Kundschaft weiß, wie Sie sie erreichen kann.

Tipp 7: Verzichten Sie auf No-Reply E-Mail-Adressen. Das Einzige, was Sie Ihren Lesern damit suggerieren, ist, dass Sie keine Lust haben, mit ihnen zu kommunizieren.

Tipp 8: Achten Sie darauf, dass Ihr Newsletter auf allen Endgeräten gut aussieht: Computer, Tablets und Smartphones.

Tipp 9: Setzen Sie Ihre Newsletter-Inhalte visuell auseinander, um zu große Textblöcke zu vermeiden. Branding ist sehr wichtig. Verwenden Sie Bilder, Visualisierungen und Farben, die dem Corporate Design Ihrer Marke möglichst stark entsprechen.

Tipp 10: Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihre Leserschaft zu einer Handlung zu bewegen, fügen Sie einige gut sichtbare Handlungsaufforderungen hinzu. Hierfür können Sie mit Kontrasten und Farben spielen.

Tipp 11: Nicht zu vergessen: Gehen Sie behutsam mit personenbezogenen Daten um. Richten Sie Ihr E-Mail-Marketing hinsichtlich der DSGVO aus und setzen Sie bei der Newsletter-Anmeldung stets auf das Double-Opt-in Verfahren.

Tipp 12: Achten Sie darauf, dass jeder Newsletter einen Abmeldelink enthält. Diese Möglichkeit dürfen Sie Ihren Abonnenten keinesfalls verwehren.


Wann Newsletter versenden: B2B und B2C-Unterschiede

Wann der ideale Zeitpunkt ist, um Ihren Newsletter zu versenden, kann pauschal nicht beantwortet werden. Jedoch haben unterschiedliche Auswertungen gezeigt, dass sich je nach Branche einige Tages- und Uhrzeiten besser eignen als andere.

Für B2B-Unternehmen empfiehlt es sich, Ihren Newsletter zwischen 7 und 9:30 Uhr und idealerweise donnerstags zu verschicken. Diese Zeit hat sich als heiliger Gral erwiesen, da die meisten Personen Ihren Arbeitstag damit beginnen, Ihre E-Mails zu checken. Wenn Sie möglichst weit oben im Postfach auftauchen, haben Sie also gute Chancen, dass Ihre Abonnenten zuerst auf Ihren Newsletter klicken.

Im B2C-Bereich empfiehlt es sich, Ihren Newsletter an Werktagen nach 20 Uhr zu versenden. Ihre Leserschaft ist von der Arbeit nach Hause gekommen und nun entspannt: Die perfekte Zeit, um ihre privaten E-Mails zu checken. Beachten Sie jedoch auch spezielle Termine wie beispielsweise Feiertage, Ferienzeiten und sogar das Wetter. All diese Kriterien können einen Einfluss auf die Öffnungsrate Ihrer Newsletter-Kampagnen haben.


Die Segmentierung: Newsletter an Bestandskunden oder Neukunden senden

Die meisten Newsletter-Tools bieten die Option zur Segmentierung Ihrer Kontakte. Das ist besonders wichtig, wenn Sie mit unterschiedlichen Zielgruppen kommunizieren. Schon die Unterscheidung in Bestandskunden und Neukunden macht beim Newsletter-Marketing den entscheidenden Unterschied. Schicken Sie beispielsweise Bestandskunden ein Angebot zur Neuregistrierung zu, kann das dafür sorgen, dass Sie Ihre Kundschaft verärgern. Durch eine zielgerichtete Ausrichtung verhelfen Sie Ihren Newslettern zu mehr Erfolg.

Mithilfe von Filtern können Sie Empfängerlisten aus Kontakten erstellen, die die gleichen Interessen aufweisen. Auch demografische, geografische oder inhaltliche Merkmale (wie beispielsweise die Abonnementdauer) dienen dazu, Kundengruppen zu erstellen. Je mehr Daten und Informationen Sie zu Ihren Kontakten haben, desto gezielter können Sie Ihre Newsletter auf die Interessen und Bedürfnisse zuschneiden.

Die Segmentierungsvariablen zur Zielgruppenanalyse unterscheiden sich in:

1. Demografische Merkmale

  • Alter

  • Geschlecht

  • Familienstand

  • Wohnort


2. Sozioökonomische Merkmale

  • Beruf

  • Einkommen


3. Psychografische Merkmale

  • Motivation

  • Werte

  • Wünsche


4. Kaufverhalten

  • Preissensibilität

  • Kundenzufriedenheit


Die wichtigsten KPIs: Newsletter messen und mittels A/B-Tests optimieren

Wie bei all Ihren Marketing- und Vertriebsmaßnahmen ist es wichtig, die Leistung Ihrer Kampagnen zu messen. Hierfür werden in der Regel Standardindikatoren verwendet.

Hier sind einige KPIs, die Sie unbedingt messen sollten, um zu sehen, ob Ihr Newsletter bei Ihrer Zielgruppe ankommt und ob es Dinge gibt, die Verbesserungspotential aufweisen:

Öffnungsrate

Die Öffnungsrate entspricht dem Prozentsatz der Personen, die Ihre E-Mail öffnen. Eine effektive Betreffzeile, die die Neugier Ihrer Leserschaft weckt, ist eine gute Möglichkeit, diese Metrik zu verbessern.

Klickrate

Die Klickrate umfasst den Prozentsatz der Personen, die auf mindestens einen in Ihrem Newsletter enthaltenen Link klicken. Wenn Calls-to-Action richtig platziert sind, können sie die Klickrate effektiv erhöhen.

Die Anzahl der Klicks pro Link

Stellen Sie sich vor, Sie haben in Ihrem Newsletter mehrere Links zu verschiedenen Artikeln eingebunden: Welcher dieser Artikel wurde am häufigsten angeklickt? Dies könnte Ihnen nützliche Informationen darüber liefern, welche Art von Themen Ihre Leserschaft interessieren.

Abmelderate

Die Abmelderate bezeichnet den Prozentsatz der Personen, die sich von Ihrem Newsletter abgemeldet haben (über die Schaltfläche "Abmelden"). Wenn die Abmeldequote im Vergleich zu sonst ungewöhnlich hoch ist, versuchen Sie, die Gründe dafür herauszufinden, damit Sie denselben Fehler nicht zweimal machen.

Möchten Sie herausfinden, welche Elemente Ihrer Newsletter-Kampagnen am besten funktionieren, sollten Sie unbedingt auf A/B-Tests setzen. Indem Sie verschiedene Versionen Ihrer E-Mails ausprobieren, finden Sie ganz genau heraus, welche zu einem besseren Ergebnis führt. Die meisten Newsletter-Tools bieten hierzu integrierte Funktionen an.


Fazit: Mit der richtigen Newsletter-Software professionelle Mailings erstellen

Mit der richtigen E-Mail-Marketing-Software lassen sich Newsletter mithilfe von Newsletter-Templates – und ganz ohne Programmierungsaufwand – erstellen und an segmentierte Kontakte verschicken. Beachten Sie dabei stets, Inhalt, Tonalität sowie Aufbau an Ihre Kommunikationsstruktur anzupassen. Unterschätzen Sie niemals die Wirkung der Betreffzeile und die richtige Platzierung von CTAs. Messen Sie Ihren Newsletter-Erfolg und optimieren Sie Ihre Strategie stetig, um Ihrer Leserschaft relevante und spannende Newsletter zu senden.

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