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Qué es un CRM inmobiliario: guía completa

¿Deseas aumentar las ventas de tu agencia inmobiliaria y simplificar tu flujo de trabajo?

Si aún gestionas tus ventas con un sistema pasado de moda, como Excel, estás perdiendo tiempo y ganancias. Pero esto tiene fácil solución: usar un CRM.

Uno de los mayores desafíos de las empresas inmobiliarias en nuestra región, es mejorar el desempeño de sus equipos de ventas.

En bienes raíces la agilidad es crucial. Los compradores y arrendadores están evaluando varias ofertas al mismo tiempo. Y buscan agentes ágiles que les den la atención debida en cuanto entran en el embudo de ventas.

Si no repartes tus leads de forma rápida y eficaz entre tus agentes, le estás dando ventaja a la competencia. Con un CRM inmobiliario evitas que esto ocurra. Por eso es el arma secreta de los agentes de bienes raíces para cerrar tratos.

Es un aliado que te permite visualizar cada lead que entra en tu embudo y asignarlo de forma automática al agente adecuado.

Y si eres un profesional que trabaja por cuenta propia, un CRM también te hará vender más porque:

  • Te permite trabajar de manera organizada.
  • Te ayuda a avanzar a arrendatarios y compradores potenciales dentro del embudo de ventas.

En esta guía completa sobre los CRM inmobiliarios, te explico:

¡Empecemos!


¿Qué es un CRM inmobiliario?

Un CRM es un software de ventas que te permite gestionar de forma eficaz:

  • La relación con tus leads y clientes.
  • Tu equipo de agentes inmobiliarios.

En un CRM inmobiliario creas un registro de todos los datos de tus ventas. Incluidos los contactos con tus clientes (historial de compras, mensajes por email, etc.). Así puedes:

  • Priorizar las relaciones más lucrativas.
  • Definir bien tus embudos de ventas (venta residencial, alquiler residencial, venta corporativa, alquiler corporativo...)
  • Definir estrategias para retener más clientes.
  • Aumentar tus ingresos.

Además, facilita la gestión de tus agentes porque puedes:

  • Ver la evolución de sus tratos en tiempo real.
  • Analizar su rendimiento.
  • Asignar tareas según su disponibilidad.

Compartir los indicadores clave de ventas y los análisis de la conducta de los clientes.

Cuando alguien rellena un formulario en tu sitio web, te escribe por WhatsApp o te contacta en un portal inmobiliario, sus datos se integran de forma automática a tu CRM. A partir de ahí, puedes asignarlo al agente indicado y se registrarán todas las comunicaciones que tenga con ese lead.

A los leads los puedes dividir en tu CRM según los criterios que prefieras. Y podrás ir viendo dónde está cada uno en el embudo al que pertenece.

El CRM también te permite organizar tus tareas administrativas y comerciales: llamadas en frío, visitas a inmuebles, firmas de contratos…

Es decir, automatiza el embudo de ventas en su totalidad. Desde el “Quiero una casa” de un comprador, hasta el “Estas son las llaves de su casa” del agente inmobiliario.


¿Por qué debería utilizar un CRM inmobiliario?

En América Latina el sector de bienes raíces ha crecido en los últimos años. Aunque en 2020 ha oscilado mucho con la crisis del Covid-19.

Pero, una vez pasada la crisis, los expertos regionales prevén que los sectores de vivienda, industrial y logística se recuperen con cierta rapidez. También consideran que habrá cambios en el sector de oficinas, por ejemplo, una mayor adopción del modelo de coworking y de espacios más grandes.

Entonces, ¿cómo será posible abarcar las nuevas oportunidades del mercado de bienes raíces?

Usar un CRM inmobiliario será el primer paso para fomentar la productividad de tus agentes.

Piensa en todas las tareas que hacen a diario: asistir a reuniones, preparar propuestas de compra y venta, enviar emails, visitar inmuebles... La lista es larga.

Con un sistema CRM inmobiliario automatizas las tareas administrativas que consumen más tiempo. Así tus agentes podrán dedicarse a lo que importa: captar inmuebles, compradores e inquilinos para cerrar más tratos.

Además, lo puedes vincular, de forma directa o a través de Zapier, con tus aplicaciones de marketing y colaboración para:

  • Gestionar los contenidos de tu web y en los portales inmobiliarios.
  • Realizar acciones de marketing (campañas por email, anuncios en buscadores y redes sociales, etc.).
  • Compartir información con otros agentes para fomentar la colaboración dentro del sector.

Con un CRM podrás gestionar todas tus herramientas de ventas y comunicación desde un mismo lugar.

En 2020 hemos visto un cambio importante en las comunicaciones y en las ventas. Según una encuesta de un portal inmobiliario, durante el Covid-19, más del 80% de las agencias de bienes raíces de México ha mantenido las relaciones con sus clientes a través de WhatsApp y Telegram.

Y el 85% está ofreciendo sus propiedades a través de los portales inmobiliarios. Pero este segundo dato no es solo consecuencia del Covid-19.

En México, más de 5 millones de personas usan los portales inmobiliarios para buscar vivienda. Y la tendencia no solo se limita a este país. En América Latina, el 80% de las personas interesadas en una vivienda, la busca en Internet.

Como ves, tener un CRM que se pueda vincular a las plataformas que usas para gestionar tus ventas y alquileres, te ahorrará tiempo y aumentará tu productividad.

Con un CRM, tus agentes podrán gestionar con más agilidad sus mensajes por WhatsApp e email y difundir inmuebles a través de los principales portales. Y como todos tendrán acceso a la misma base de datos, evitarás que publiquen o envíen información duplicada.

Otra gran ventaja de usar sistema CRM inmobiliario es que funciona en la nube. Esto significa que tus agentes pueden acceder desde cualquier lugar a la información sobre sus inmuebles, clientes y las zonas en las que operan. Y podrán compartirla con los clientes indicados en el momento preciso.

Más desafíos que resuelves con un CRM inmobiliario son:

  • Manejar grandes volúmenes de información a la vez.
  • Responder preguntas de clientes de inmediato.
  • Identificar con rapidez qué da y qué no da resultados sin tener que analizar hojas de Excel.
Real estate mobile CRM

También puedes usar tu CRM inmobiliario para fortalecer las relaciones con tus clientes antiguos.

Un cliente feliz es tu mejor aliado en el marketing boca a boca. Por eso debes mostrar interés y no perder el contacto. Comparte ideas nuevas e inmuebles potenciales con tus clientes antiguos.

Cultivar relaciones sólidas con clientes y socios es importantes porque te ayudan a:

  • Conseguir información de primera mano de inmuebles que van a salir a la venta o para rentar.
  • Calcular el precio de un inmueble según la demanda del mercado.


¿Cuáles son los beneficios de usar un CRM inmobiliario?

Los principales motivos por los que las agencias de bienes raíces a nivel mundial usan un CRM inmobiliario, gratis o de pago, son:

  • Mejorar la eficiencia en general
  • Tener más orden interno


Entre los beneficios específicos de usar un CRM inmobiliario tenemos:

1. Permite crear embudos específicos por segmento

Si trabajas con varios segmentos inmobiliarios, puedes crear embudos para cada uno en tu CRM. Por ejemplo:

  • Ventas residenciales
  • Ventas corporativas
  • Alquileres residenciales
  • Alquileres para empresas (oficinas, infraestructura comercial y de manufactura, etc.)

En el CRM es posible personalizar cada etapa del embudo según las necesidades de tu negocio y el flujo de trabajo.

2. Ayuda a segmentar los leads

No importa si tu agencia es grande o pequeña, la gestión de las consultas y las listas siempre es una carga. Pero si segmentas los datos de tus clientes potenciales, puedes ahorrar mucho tiempo.

Un buen CRM inmobiliario crea listas de forma automática a partir de los formularios que llenan tus leads. Tú decides en qué punto se encuentra cada lead dentro del embudo de ventas y a qué lista pertenece.

También decides si deseas dividirlos según su presupuesto, tiempo en tu embudo o incluso su código postal.

Segmentar las listas desde el momento que alguien ingresa en uno de tus embudos, puede ser muy beneficioso para tu agencia.

Digamos que tienes una propiedad a la venta en el centro de la ciudad. Con un par de clics podrás enviar una propuesta a la lista de prospectos que buscan un inmueble en ese código postal.

3. Hace seguimiento automático

No todos los leads y clientes tienen igual valor. En especial en bienes raíces. Pero debes hacerles seguimiento a todos de forma constante. Y la manera más fácil es con un CRM inmobiliario.

Esta tarea consume tiempo y por eso muchos agentes la dejan de lado. Un grave error. En especial cuando manejas alquileres (residenciales y empresariales) porque pierdes la oportunidad de hacer nuevos negocios con clientes ya existentes.

La solución es automatizar esta tarea con un CRM o programarlo para que te avise cuándo debes ponerte en contacto. Y puedes personalizar los mensajes de seguimiento usando plantillas prediseñadas del CRM.

Sólo tienes que decidir cuándo quieres que se envíe un email. Pueden ser cinco días después de una campaña de marketing, o cuando esté a punto de terminar un contrato de arrendamiento. Así, puedes ofrecerle una nueva propiedad para rentar o incluso la opción de comprar un inmueble.

4. Facilita la gestión de clientes B2B

Con la demanda diversa de espacios corporativos, los beneficios de automatizar el proceso de ventas son aún mayores.

Las ventas a empresas son más complejas porque la decisión de adquirir o alquilar un inmueble depende de varias personas. Es un proceso con más etapas. Tu propuesta pasa por muchas manos y negociaciones.

Al usar un CRM en tus negocios B2B puedes:

  • Hacer seguimiento de cada etapa sin perder ninguna información clave del cliente.
  • Preparar presentaciones de ventas.
  • Personalizar propuestas.
  • Preparar contratos.
  • Automatizar las tareas contables.

Es decir, con un CRM para bienes raíces optimizas tu comunicación con las personas clave para cerrar más tratos.

5. Crea análisis inteligentes

Para cumplir con las cuotas anuales, los consultores inmobiliarios y las agencias deben saber qué da resultados y qué no.

En las métricas de ventas hay que considerar muchas variables. Desde los índices diarios de productividad, hasta los objetivos mensuales y los esquemas de comisiones. Esto puede complicar la evaluación del desempeño de tu negocio.

Aquí es donde entran en juego los análisis inteligentes. De forma automática, el software genera gráficos claros, precisos y a color que ayudan a entender mejor los datos clave.

Estos análisis ofrecen una idea más clara de quiénes son los clientes actuales: su situación financiera y hacia dónde dirigir los esfuerzos de venta. También puedes evaluar el desempeño de tus agentes y extraer insights valiosos para tus reuniones de equipo.


¿Cómo puedo configurar un CRM inmobiliario?

Un CRM software inmobiliario, gratis o de pago, lo vas a configurar de acuerdo a las necesidades concretas de tu agencia.

Aquí verás algunos ejemplos de cómo configurar tu CRM para sacarle el máximo partido:

1. Personaliza tu CRM para registrar los leads que entran a tu embudo de ventas

Puedes crear un formulario web con campos personalizados y recoger los datos clave de tus leads para asignarlos al embudo correcto y después segmentarlos.

Los puedes dividir por el número de habitaciones que buscan en una propiedad, su presupuesto, o incluso si quieren tener una escuela u hospital cerca del inmueble.

Así podrás contactar a cada lead cuando esté disponible una propiedad que encaje bien con su perfil.

2. Prepara una llamada de bienvenida

Un lead llena un formulario y entra a tu embudo de ventas. Ahora es momento de llamarlo para darle la bienvenida y asegurarle que ya estás buscando la propiedad de sus sueños.

Después de esta llamada, lo único que tienes que hacer es clic en un botón y tu CRM pasará al lead a la siguiente etapa en tu embudo.

También recibirás una notificación cuando debas dar el próximo paso. Es decir, cuando aparezca un inmueble adecuado.

3. Mantente atento a las propiedades potenciales

Como agente inmobiliario, siempre debes estar atento a lo que pasa en el mercado de bienes raíces.

Si sabes que un inmueble interesante puede estar disponible pronto, añade esta información en tu CRM. El software te avisará cuando llegue el momento de actuar.

También te mostrará toda la información que hayas recogido de ese inmueble. Así como la de todos los compradores potenciales para que te pongas en contacto.

Todo esto lo hace tu CRM de forma automática.

4. Comunícate con compradores potenciales en el momento oportuno

Por ejemplo, tienes una propiedad excelente que acaba de salir al mercado y tienes al candidato ideal en tu embudo de ventas.

El siguiente paso es hacer contacto. El CRM registrará cada una de las comunicaciones que tengas con el prospecto. En tu próximo contacto, el software te mostrará todo lo que hayas anotado para que puedas personalizar tu oferta con los datos clave.

Incluso el prospecto puede acceder a tu calendario para programar la visita al inmueble según la disponibilidad de tus agentes.

5. Cierra el negocio de forma fácil

Llega el momento de negociar para cerrar el trato. Hay que enviar propuestas, ofertas y contraofertas, recopilar datos para evaluar con el área legal, etc. Un CRM con una función como Documentos de ventas, de Pipedrive (cuál fue nombrado el mejor CRM inmobiliario del 2021.):

  • Te ayuda a crear plantillas.
  • Avisa cuando los interesados ven o envían documentos.
  • Se sincroniza con nubes como Google Drive, OneDrive y SharePoint para gestionar documentos.

Además, un buen CRM te facilita en esta etapa:

  • Responder consultas de ambas partes para aclarar las dudas legales y operativas.
  • Concertar reuniones con el comprador y el vendedor.
  • Hacerles seguimiento a los resultados.

El comprador tiene interés, el vendedor acepta la oferta y se han hecho las verificaciones del cliente y de los documentos del inmueble. Es hora de pasar a la etapa final del negocio en tu CRM: firmar los documentos de venta.

6. Archiva los documentos después de la firma

Como agente inmobiliario, sabes que la firma de los documentos necesarios de ambas partes es la fase más importante del negocio.

Tú entiendes la jerga en estos contratos, pero es probable que ni el comprador ni el vendedor lo hagan. Por eso debes dedicar el tiempo necesario a explicar las partes que causen confusión y cómo será el proceso de la firma.

En la mayor parte de América Latina, sigue siendo necesario realizar este proceso ante un notario. Después se esperan unos días para el registro final en los órganos debidos.

Pero en algunos países ya se están haciendo algunos trámites de forma online. Por ejemplo, en Brasil o Chile se pueden realizar contratos de alquiler con firma digital. En estos casos, la función Documentos de ventas, de Pipedrive, de nuevo vuelve a la acción porque gestiona de forma segura la firma electrónica de los contratos.

Una vez que se cierra el trato, tu CRM lo pasará al final del embudo de ventas.

Y en esta fase final, tu CRM vuelve a destacar.

Puedes almacenar contratos, automatizar el envío de las facturas de renta y la renovación de contratos, y crear plantillas de email para no olvidar hacerles seguimiento a tus clientes después de cerrar un negocio.

De esta manera, todas las comunicaciones con tus compradores, inquilinos, arrendadores y vendedores quedan registradas en un mismo lugar.


¿Qué CRM inmobiliario me conviene?

Hablemos claro: tienes que estar organizado para gestionar todos sus tratos. Que son muchos.

Dos aspectos que debes tener en cuenta son:

  • Es poco probable que encuentres un CRM inmobiliario gratis que te brinde todas las funciones que necesita tu agencia de bienes raíces.
  • Muchos CRM no están diseñados pensando en las pequeñas empresas.

Por eso, a la hora de escoger uno evalúa si:

  • Es accesible y ofrece una colaboración sencilla entre el equipo.
  • Tiene las funciones que necesitas.
  • Es fácil de aprender a usar. Cualquier agente debe ser capaz de entenderlo con una capacitación básica.

En el sector inmobiliario, cada minuto cuenta. No hay tiempo para pelearte con la tecnología. Busca un CRM ágil, fácil de manejar y diseñado para cualquier tamaño de empresa, como el de Pipedrive.

Un buen CRM inmobiliario, gratis o pago, te debe ayudar a organizar todo el proceso de ventas y renta de inmuebles, incluidos la generación de leads y el seguimiento de los clientes.

Escoge un CRM con el que puedas:

  • Validar emails por lote.
  • Distribuir leads entrantes entre tus agentes de forma rápida y eficaz. Lo ideal es que puedas automatizar la asignación de los leads según la disponibilidad o área de especialidad de tus agentes.
  • Recibir notificaciones automáticas cuando tus leads avancen dentro del ciclo de ventas.
  • Ver análisis especializados que incluyan el número de oportunidades actualmente disponibles.
  • Enviar propuestas.
  • Concertar reuniones y programar visitas. Incluso que los propios compradores programen sus reuniones según la disponibilidad en tu agenda.
  • Enviar contratos.

Además, lo ideal es que tu CRM te ofrezca herramientas de marketing. Tus agentes no tienen tiempo para crear campañas de marketing atractivas. Y si no puedes contratar a una agencia de marketing, tienes que hacerlo tú. Para ello, un CRM puede ser tu aliado.

Integraciones como LeadBooster sirven para buscar prospectos, crear formularios web y programar un chatbot. También se sincronizan con herramientas para crear campañas de email marketing.

Esta es una gran solución para los agentes de bienes raíces que quieren personalizar el envío de ofertas por email, y olvidarse de esas tareas repetitivas que consumen tiempo.

Todo esto lo puedes hacer con Pipedrive. ¿Quieres saber un poco más? A continuación, algunas opiniones de nuestros clientes:

“Los agentes de bienes raíces trabajan tanto dentro como fuera de la oficina. Y deben entregar sus informes financieros mensuales y trimestrales. Así que existen momentos específicos para comunicarte con ellos. Pipedrive nos ayuda a saber cuál es el mejor momento para hacerlo”, dice Justin Butterworth, fundador y CEO de Snug, una plataforma de alquiler en línea.

“Utilizar Pipedrive y Autopilot ha hecho posible manejar una cantidad exponencial de trabajo. Ahora podemos gestionar cuatro veces la cantidad de negocios entrantes con la misma cantidad de personal”, comenta Matt Doyle, director de operaciones de Intrnz, una compañía que se encarga de la gestión de residencias estudiantiles.

“Para las firmas de contratos, pedimos muchos papeles. Con Pipedrive, sabemos exactamente qué archivos se necesitan. Así que no hace falta abrir cada email hasta encontrar el que buscamos”. Dice Stanislas Allauzen, co-fundadora de PropiLib, una agencia inmobiliaria.

“Pipedrive nos ha ayudado a crecer mucho. Sobre todo en la gestión de clientes potenciales. Gracias a sus integraciones y a sus funciones 100% personalizables, ahora somos más rápidos para contactar a nuestros clientes y hacerles seguimiento”. Dice Thomas, fundador de J’achète en Espagne, una agencia inmobiliaria que opera en España.


Las mejores integraciones para un CRM inmobiliario

Las integraciones son clave para potenciar tu CRM. No sólo te permiten maximizar tus actividades de venta, sino que también proveen funciones adicionales que ayudan a tu equipo en cada fase del proceso de ventas.

Aquí compartimos algunas de las mejores:

Seguimiento e información de llamada

Un software que registra y graba llamadas telefónicas. Guarda la información de cada llamada en tus contactos y tratos como una actividad.

Así podrás hacerles seguimiento a tus prospectos usando los datos clave de tus conversaciones con ellos.

Crea un contacto y trato nuevos en tu cuenta de CRM y registra cualquier actividad telefónica que tengas con él.

RouterJet

Te permite asignar los leads al agente correcto. Claro, integrando la información con tu CRM. También puedes personalizar los criterios de asignación de leads, enviar alertas por email o mensajes de texto a tus agentes, definir los horarios de trabajo del personal, entre otras.

Cuando se trata de convertir leads en clientes, el tiempo de respuesta es un factor crucial. Con esta integración ya no tendrás que preocuparte. Si el agente asignado de manera automática no responde en un lapso de 14 minutos, RouterJet envía el alerta al segundo agente en la lista de asignación que hayas definido.

RouterJet se encarga de que tus nuevos leads reciban la atención necesaria en el menor tiempo posible.

Wishpond

Es una plataforma de marketing que te permite generar más leads y gestionar contenido. Puedes crear landing pages en poco tiempo, sincronizar campañas en tus redes sociales, crear formularios en línea, y mucho más.

Por ejemplo, creas una publicación en las redes sociales de tu agencia con un enlace a un inmueble. Tu lead clica y va a tu landing page con el contenido detallado y un formulario para que comparta sus datos de contacto.

También cuentas con análisis sobre la interacción de tus leads con el contenido que gestionas a través de esta plataforma y todo se sincroniza con tu CRM.

Autopilot

Una integración para automatizar tus campañas de marketing (emails, anuncios de Google y Facebook, etc.) y la comunicación con tus leads.

Por ejemplo, hay un nuevo lead en tu embudo de ventas que está buscando propiedades en un área determinada. Puedes configurar un activador que le envíe de forma automática una invitación para visitar una propiedad que tengas en ese vecindario.

Aquí puedes ver mejor cómo acelerar tus ventas con la integración de Autopilot y Pipedrive.

Slack

También puedes sincronizar tu CRM con Slack. Otra excelente herramienta para gestionar tu comunicación interna. Por ejemplo, coordinar con tu equipo de agentes la asignación de propiedades.

Slack cuenta con un chat muy útil. También te permite enviar archivos y crear salas de chat desde tu computadora o celular.

En nuestra base de conocimientos, puedes encontrar más información sobre la integración de Slack.

Chatbot y Chat en vivo

Con las aplicaciónes Chat en vivo y Chatbot, puedes tener un chat en tu sitio web. Así tus equipos de ventas o asistencia técnica podrán responder las preguntas de cualquier usuario en tiempo real.

Tu equipo podrá agregar cualquier visitante de tu sitio web al embudo de ventas. ¿Se ha interesado alguien en una propiedad publicada en tu sitio web? Anótalo en tu CRM y contáctale luego.

Xero

En bienes raíces, la contabilidad consume mucho tiempo. La aplicación Xero te permite estar en contacto con tu contador, colegas y equipo para que todos los recibos y facturas se registren de forma automática.

Para sacarle más provecho a Xero, intégrala a tu CRM. Esto te permitirá hacer un seguimiento de los intercambios monetarios en tiempo real.

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos. Con ella, el equipo de ventas puede compartir información con todos los departamentos de tu agencia de bienes raíces. También te permitirá hacer seguimiento del progreso del negocio.

Con Pipedrive monitoreas a tus leads y prospectos, y con Asana puedes gestionar todas las tareas ajenas a las ventas. La integración de Pipedrive y Asana te permite sincronizar todo el proceso.

WhatsApp

El 64% de la población de América Latina usa WhatsApp como principal medio de comunicación digital. Y como dijimos antes, es la aplicación preferida en nuestra región para gestionar negocios inmobiliarios a distancia.

Desde hablar con leads hasta mantener las relaciones con tus clientes actuales, WhatsApp es la manera más eficaz de comunicarte.

Para estandarizar tus mensajes, programar tus chats y agregar tus contactos de WhatsApp a Pipedrive, descarga Pipechat. Una extensión de Google Chrome que te permite vincular WhatsApp Web con el CRM.


Conclusión

Usar un CRM inmobiliario es como tener un asistente virtual. Se hace cargo de todas las tareas que los agentes no tienen tiempo de hacer.

Ingresar datos de prospectos de forma manual, hacerles seguimiento y enviar contratos son actividades que consumen demasiado tiempo. Un software inmobiliario, gratis o de pago, te permite automatizarlas y ahorrar tiempo.

Un buen CRM inmobiliario contacta con tus leads cuando avanzan en tu embudo de ventas, facilita la programación de visitas e incluso te ayuda a gestionar la parte legal y contable.

La agilidad hace que un agente de bienes raíces sea exitoso. Un CRM sencillo y eficaz es el arma secreta que te permitirá destacar en este mercado tan competitivo.

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