Cómo Leyout redujo a la mitad los costos de las herramientas con Pipedrive Smart Docs

El fundador de Leyout, Stefan Blendulf, probó todas las soluciones de gestión de documentos en línea que encontró, pero cuando descubrió que Pipedrive acababa de lanzar la función Smart Docs, supo que era la elección correcta. Cambiar a Smart Docs redujo significativamente sus costos y, como él dice, triplicó su eficiencia.

• Pasarse a Smart Docs disminuyó los costos de sus herramientas de gestión de documentos y clientes un 58%
• Según Stefan, su proceso es “tres veces” más eficiente que antes
• El plan Avanzado de Pipedrive ha sido vital para el éxito del equipo de dos personas

El startup sueco Leyout ayuda a las pequeñas y medianas empresas de comercio electrónico a mejorar sus tiendas en línea. Sin embargo, la compañía tardó un tiempo en encontrar su nicho.

“Empezamos como una agencia digital, y ofrecíamos un servicio general, ya sabes: Estábamos haciendo diseño web, haciendo anuncios, reels de publicidades, impresiones, la verdad es que hacíamos todo, y ni siquiera era todo digital, era más como publicidad y comunicaciones”, explica Stefan.

“Pero con el tiempo encontramos nuestro nicho. En el último año, trabajamos para diseñar un producto que pudiera beneficiarnos de una manera recurrente, porque necesitábamos los ingresos recurrentes”.

“Probamos muchas cosas diferentes y terminamos con un producto que beneficia a las pequeñas y medianas empresas que, tal vez no tenga el presupuesto, tiempo o el conocimiento para hacerlo ellos mismos, con la optimización del cliente que es un producto no muy caro; y esa es la idea y ha estado funcionando muy bien hasta ahora”.

El reto al que se enfrentó Leyout

Antes de usar Smart Docs, Stefan confiaba en muchas de las integraciones de Pipedrive (disponibles en el Marketplace de Pipedrive) para automatizar su proceso y administrar pasos fuera del CRM, incluyendo la administración de documentos.

“Estábamos usando demasiadas aplicaciones para lograr una cosa”, dice Stefan. “Teníamos solo SaaS en SaaS en SaaS en SaaS. Terminamos usando como diez herramientas diferentes y, claro, la mayoría se pueden integrar con Pipedrive, pero el precio se dispara rápidamente”.

“Esa era la principal dificultad que enfrentábamos, mantener un buen flujo de trabajo, porque mientras más aplicaciones tienes, más tienes que tomar en cuenta, y puedes establecer todo con automatizaciones, pero exige tiempo y mantenimiento, y eso era lo que más nos costaba, lograr que todo funcionara en armonía y que el flujo de trabajo fluyera con facilidad”.

Smart Docs nos dio la solución y nos ayudó a definir la oferta de Leyout

Cuando se lanzó Smart Docs, Stefan canceló rápidamente la integración para gestionar documentos que estaba desacelerando su proceso y empezó a usar la función nativa de Pipedrive.

“De todos los clientes de Pipedrive, nadie ha probado más SaaS o los CRM que yo, y no hay nada que sea más completo que Pipedrive, sobre todo cuando incluye Smart Docs”.

"Probamos de todo", afirma Stefan. "Usamos HubSpot durante un período, casi nos llevaron a la quiebra al inicio. Añadieron un montón de cosas y todo se suponía que debía funcionar bien y fue una catástrofe, nada funcionaba".

“La verdad, estamos muy satisfechos con esta solución, es lo que estaba buscando. No se me ocurre una mejor solución. Lo que digo es que nuestra eficiencia no se puede medir, ni siquiera se puede comparar”.

Cuando empezó a utilizar Smart Docs, Stefan y su cofundador Malin acababan de decidirse por el nuevo nicho de comercio electrónico de Leyout tras un año de preparación, lanzamiento y pruebas (con la ayuda de Pipedrive).

Smart Docs no solo les ayudó a agilizar su flujo de trabajo, también les ayudó a moldear la solución que ahora ofrecen a sus clientes.

“Pipedrive nos inspiró. Nos ayudó a darnos cuenta lo que era posible. Con el potencial de Smart Docs, pudimos diseñar el producto de tal forma que fuera más atractivo y que los prospectos lo percibieran como algo más profesional”.

Smart Docs te permite crear plantillas de documentos personalizados para tu empresa usando herramientas de edición sencillas. Cuando la plantilla está lista, puedes usarla para crear propuestas, cotizaciones, contratos y más para todos tus tratos de Pipedrive con un solo clic.

Al usar las plantillas, puedes generar un documento para todos tus tratos en cuestión de segundos. Puedes definir marcadores para extraer datos de campos personalizados, a fin de que cada plantilla corresponda únicamente a su trato.

Smart Docs te ayuda a:

• Estar seguro de que los datos de tu cliente estén correctos en documentos importantes
• A reducir las tareas repetitivas y evitar errores que ocurren cuando copias y pegas
• A mantener un formato reconocible en todos tus documentos para que los prospectos y los clientes sepan que es tuyo

Cómo Leyout está aprovechando al máximo Smart Docs

Cuando hablamos con Stefan aún estaba trabajando para mejorar el producto de Leyout con la ayuda de Pipedrive y Smart Docs.

Creó formularios de pedido de ventas y plantillas de documentos de precios que extraen automáticamente la información de contacto de los campos personalizados que ha creado.

También creó un número único para cada transacción en Pipedrive, que aparece en el Smart Doc y le permite a Stefan rastrear a quién se envió cada formulario.

Stefan también es un fan de la apariencia profesional de sus documentos en Smart Docs.

“Hice esta tabla naranja, creo que se ve muy bien, se ve genial. Esta es la prueba de que Pipedrive funciona y yo de verdad gestiono todo en Pipedrive y Smart Docs”.

Smart Docs Basics está disponible para usuarios avanzados, mientras que los usuarios del plan Profesional, Power y Corporativo tienen acceso a Smart Docs Pro. Sin embargo, pronto llegará un complemento de Smart Docs Pro, que proporcionará a los usuarios avanzados acceso a Firmas electrónicas, opciones de documentos sin marca, así como la capacidad de compartir documentos y plantillas con toda la empresa.