Un lead time, o tiempo de entrega, largo puede entorpecer tu negocio. Cuando optimizas tus procesos, puedes optimizar el lead time. Esto te ayuda a fortalecer las relaciones con los clientes y aumentar tus ventas.
En este artículo te explicamos qué es lead time, cómo calcularlo y qué puedes hacer para reducirlo. Así lograrás que tus clientes vuelvan a comprarte y no se desesperen esperando.
Definición de lead time: Es el tiempo que pasa desde que se hace una solicitud, hasta que se completa, incluyendo todos los pasos intermedios. Este término en inglés lo podemos traducir al español como “tiempo de entrega” o “plazo de entrega”.
Es decir, el lead time hace referencia al tiempo total que toma completar un proceso de principio a fin. Muchas empresas hacen el cálculo del lead time de su proceso de manufactura y de su cadena de suministro. El objetivo es optimizar esos tiempos de entrega como parte de su estrategia de negocio.
Un ejemplo clásico es el tiempo de entrega de un pedido. En este caso, se considera desde que se realiza el pedido hasta que el cliente lo recibe. Sin embargo, un lead time también puede medir cuánto tiempo se necesita para transformar materia prima en productos terminados.
Los lead times pueden variar dependiendo de si vendes productos físicos o digitales. Por ejemplo, un pedido de 200 bicicletas hechas a medida podría tener un tiempo de entrega de 16 días:
Dos días para procesar el pedido
Nueve días para la producción de las bicicletas
Cinco días para enviarlas a la tienda
En cambio, el diseño de una página web podría tener un lead time de seis días:
Un día para configurar la cuenta
Dos días para procesar el pedido
Tres días para diseñar la página
Es clave conocer el lead time de todos los procesos de tu negocio. Esto te permite administrar mejor la cadena de suministro y ser más rentable. Además, te ayuda a gestionar las expectativas de los clientes y te aseguras de tener suficiente stock para evitar los retrasos.
Lead time vs. cycle time
Es importante entender bien qué es lead time y en qué se diferencia del cycle time (o tiempo de ciclo, en español). Ambos conceptos tienen relación, pero no son lo mismo dentro de la cadena de suministro. El lead time se refiere a cualquier período de tiempo que pasa desde que se hace un pedido hasta la entrega final. Por ejemplo, pedir una televisión y recibirla en la puerta de tu casa.
En cambio, el cycle time describe la duración de un proceso o tarea concreta dentro de ese flujo de trabajo general. Por ejemplo, fabricar una televisión en la línea de producción.
Veámoslo en esta tabla comparativa:
Lead time | Cycle time |
Tiempo total desde que se hace un pedido hasta que se entrega. | Tiempo que tarda una tarea específica. |
Incluye el procesamiento, la producción, el envío y más. | Mide solo una parte del proceso (por ejemplo, el envío). |
Evalúa la eficiencia de todo el proceso. | Evalúa la eficiencia de tareas individuales. |
Ahora que hemos aclarado qué es lead time, es importante ahondar en los diferentes tipos qué existen y la importancia de medirlos.
6 tipos de lead time diferentes y por qué son cruciales
Medir los diferentes tipos de lead time te permite mejorar la productividad, reducir los tiempos de entrega y, sobre todo, mejorar la satisfacción del cliente. Aquí te explicamos los más importantes:
1. Lead time de pedido
Como mencionamos previamente, es el tiempo que pasa desde que el cliente hace un pedido hasta que lo recibe. Incluye el tiempo que tarda el proveedor en procesar el pedido y el tiempo de envío.
Por ejemplo, una fábrica puede tardar 18 días en producir y entregar 500 sillas personalizadas.
Rastrear este lead time es clave para planear tus entregas, contar con suficiente inventario y gestionar las expectativas de los clientes.
2. Lead time de producción
El lead time de producción, o lead time de fabricación, es el tiempo necesario para crear un producto. Abarca desde el momento en que se transforman las materias primas hasta obtener los productos terminados.
Por ejemplo, una fábrica puede tardar cuatro días en crear, ensamblar y empaquetar un escritorio de oficina hecho a medida.
Nota: Optimiza tus cálculos de los lead times de producción incluyendo actividades previas como la programación y la configuración de la maquinaria.
Reducir este lead time te ayuda a operar de manera más eficiente y aumentar tu capacidad de producción. Además, te permite responder con más rapidez a las demandas de los clientes o a los cambios del mercado. Igualmente, te facilita cumplir con los plazos y reducir los cuellos de botella.
3. Lead time de entrega
En logística, el lead time de entrega es el tiempo que pasa desde que se despacha el producto hasta que llega al cliente. Aquí entran factores como el transporte, el traspaso de los productos o las aduanas.
Por ejemplo, si tienes un lead time de entrega de 22 horas, podrías ofrecer entregas al día siguiente en los pedidos hechos antes del mediodía.
Reducir este lead time es muy importante en e-commerce, ya que los clientes esperan entregas rápidas. Y si tú puedes dárselas, tendrás una ventaja competitiva.
4. Lead time de aprovisionamiento
Es el tiempo que hay entre detectar la necesidad de un producto o servicio y su recepción por parte de un proveedor. También se conoce como lead time de adquisición. Implica todo el proceso de compra, desde la consulta hasta la recepción de los productos.
Si es eficiente, este lead time minimiza los cortes en la cadena de suministro. De esta forma, se puede cumplir con los cronogramas de producción porque los materiales o componentes estarán disponibles cuando se necesiten.
5. Lead time de materiales
Es el tiempo que pasa desde que haces un pedido de materia prima o componentes hasta que está listo para usarse en producción. Este lead time se calcula después de que hayas elegido al proveedor y negociado las órdenes de compra.
En el lead time de materiales se incluye el tiempo que tarda el proveedor en procesar el pedido, el transporte y los trámites de aduana.
Por ejemplo, una fábrica de ropa puede que espere dos semanas para recibir algodón crudo.
Gestionar bien este lead time evita cuellos de botella y mantiene tu producción en marcha.
6. Lead time acumulado
Abarca todos los lead times previos: pedido, producción, entrega, aprovisionamiento y de materiales.
Comprender el tiempo total que suman todos tus procesos de producción y suministro te ayuda a planificar mejor tus operaciones y optimizar las entregas.
Al tener una visión general de tus procesos de principio a fin, podrás tomar mejores decisiones basadas en datos. Por ejemplo, tendrás cálculos de lead time, fechas de entrega y controles de inventario más realistas.
¿Por qué es importante tener un lead time corto?
Al reducir tus lead times, eres más competitivo y adaptable en un mercado que se mueve cada vez más rápido. Además, puedes responder mejor a las demandas de tus clientes y tienes más flujo de efectivo.
Estas son cuatro razones por las que reducir los lead times largos es fundamental para tu negocio:
1. Mejora la satisfacción del cliente
Entregar al cliente tus productos o servicios lo más pronto posible fortalece su confianza y mejora su experiencia con tu marca.
A las personas les importa mucho la rapidez y la confianza. Por ejemplo, el Estudio de Venta Online 2025 de la Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO) destaca que uno de los principales puntos de dolor de los compradores digitales es que se cumplan los tiempos de entrega.
Cuando cumples o superas las expectativas de las personas, es más probable que vuelvan a comprar o que recomienden tu negocio a otros.
2. Aumenta el cash flow
Reducir los lead times acelera tus ciclos de producción y puedes cobrar más rápido después de atender un pedido.
Esto mejora tu cash flow, o flujo de caja, y te prepara mejor para gastos imprevistos, como aumentos repentinos en el costo de materiales.
También te permite hacer crecer tu negocio de forma más sostenible. Por ejemplo, puedes:
Reinvertir en tus operaciones (como contratar más personal o implementar nuevas tecnologías).
Pagar más rápido a tus proveedores y así fortalecer la relación (con beneficios como mejores precios o envíos prioritarios).=
Ofrecer condiciones de pago más atractivas a tus clientes (como descuentos por pronto pago).
Contar con dinero disponible reduce el estrés financiero, te da más libertad para tomar decisiones estratégicas y mejorar el nivel de servicio.
3. Reduce los costos de inventario
Los lead times más cortos significan que puedes mantener menos inventario y reducir los costos asociados con grandes niveles de existencias. Por ejemplo, podrías mudarte a un almacén o centro de distribución más pequeño y económico.
Según la Asociación Latinoamericana de Logística (ALALOG), dentro de los costos logísticos técnicos, los costos de transporte representan el 50 % y los de almacenamiento el otro 50 %.
El estudio de 2024 de la ALALOG muestra que países como Uruguay, México, Paraguay y Argentina están gastando más con el alquiler de sus depósitos. Al mejorar la gestión del inventario, es posible reducir el gasto con almacenes y operarios.
Los inventarios reducidos también pueden disminuir las primas de seguros o los impuestos sobre tus bienes almacenados. Otra ventaja es que se reduce el riesgo de que los productos se dañen por pasar demasiado tiempo en los almacenes.
En industrias que manejan bienes con ciclos de vida cortos, esto puede tener un gran impacto en la rentabilidad y la reducción de residuos.
4. Ofrece flexibilidad operativa
Tener lead times cortos te permite adaptarte con rapidez a cambios en la demanda, en el mercado o en tu cadena de suministro.
Esto es clave para reaccionar ante picos de demanda o reducir producción en momentos difíciles, como durante una pandemia o ante desastres naturales.
Un ejemplo claro fue el bloqueo de uno de los buques de carga más grandes del mundo en el Canal de Suez en el año 2021. Esto provocó pérdidas de unos 10 mil millones de dólares diarios a las empresas afectadas por el retraso en el transporte.
Las tendencias de los mercados y preferencias de los clientes cambian rápido. Tener un lead time ágil te permite aprovechar esas oportunidades, como lanzar un producto nuevo en plena temporada alta.
Plantilla de análisis de la competencia
Cómo calcular el lead time
Después de entender qué es lead time, debes aprender a medirlo bien. Esto te ayuda a conocer la eficiencia de tus procesos y qué puedes mejorar. Por ejemplo, tal vez descubras que estás procesando tus pedidos con retraso porque tus proveedores responden lento. A partir de ese dato, puedes plantear nuevas estrategias.
Puedes calcular manualmente cuánto tiempo tardan tus procesos, como la producción o las entregas, o usar herramientas digitales.
Calcula el lead time de pedido con esta fórmula:
Fecha de entrega del pedido – Fecha en que se hizo el pedido = Lead time (en días)
Estas son las fórmulas para calcular los otros tipos de lead time que repasamos antes:
Tipo de lead time | Fórmula para calcularlo |
Lead time de producción | Fecha/hora de producto terminado – Fecha/hora de inicio de producción |
Lead time de entrega | Fecha/hora de entrega del pedido – Fecha/hora en que se envió |
Lead time de aprovisionamiento | Fecha de recepción del material – Fecha en que se consultó al proveedor |
Lead time de materiales | Fecha de recepción del material – Fecha del pedido |
Lead time acumulado | Lead times de aprovisionamiento + producción + entrega |
5 pasos para calcular tus lead times de forma eficaz
Identifica las etapas del proceso: Define bien los momentos clave, como la solicitud del pedido, producción y envío.
Recolecta los datos: Usa registros, fechas y horarios exactos para cada etapa del proceso que garanticen cálculos exactos.
Suma los tiempos: Suma cuánto tarda cada etapa para obtener el lead time total.
Considera factores variables: Ten presente factores como los cambios de temporada o fallos de proveedores para que tu análisis sea realista.
Calcula manualmente o con herramientas: Elige el método que mejor se adapte a tu negocio, ya sea usando fórmulas en excel o un software especializado.
Esos primeros números se convierten en tu benchmark o punto de referencia. A partir de ellos, puedes implementar mejoras que reduzcan tus lead times etapa por etapa.
7 formas de reducir el lead time para entregar productos más rápido y mejorar la experiencia del cliente
Reducir tus lead times puede mejorar mucho la experiencia del cliente y hacer que regresen a comprar.
Aquí compartimos siete estrategias prácticas para acortar tus tiempos de entrega
1. Agiliza el procesamiento de pedidos, el transporte y la logística
Optimizar la forma en que recibes, procesas y transportas los pedidos reduce los retrasos causados por los flujos de trabajo manuales.
Automatizar los procesos logísticos especializados ayuda a acelerar todos los pedidos. De esta forma, los materiales o productos terminados llegan a su destino más rápido. Por ejemplo, puedes usar plantillas de orden de venta para minimizar errores y evitar informaciones cruzadas que atrasen la gestión.
Igualmente, podrías usar un software que agrupe los pedidos para poder hacer envíos más grandes y eficientes por las rutas más rápidas y confiables. Así, aceleras los tiempos de cumplimiento y procesamiento porque encaminas de forma automática los pedidos y obtienes actualizaciones en tiempo real.
También debes elegir socios logísticos o aplicaciones que ofrezcan seguimiento en tiempo real y utilicen tecnología para optimizar las rutas de entrega. Un ejemplo en América Latina es la empresa chilena SimpliRoute que opera en varios países de la región y ofrece un planificador de rutas con IA. La herramienta, además de guiar a tu flota por las rutas más eficientes, informa a tus clientes del estado de la entrega en tiempo real.
Al integrar este tipo de software con el sistema de tus proveedores y con tu CRM, coordinarás con más agilidad toda tu cadena de suministro.
Por ejemplo, un CRM con funciones logísticas, como Pipedrive, puede enviar notificaciones a los clientes cuando se esté procesando o enviando su pedido.
También puedes integrar herramientas de terceros para optimizar rutas de ventas, reuniones desde el mismo CRM. De esta manera, organizas tus actividades logísticas en pipelines para monitorear su avance y mantener al equipo de ventas al tanto del estado de cada pedido.
2. Trabaja con proveedores locales
Comprar de proveedores locales significa entregas más rápidas, lo cual reduce los lead times de aprovisionamiento y materiales. Las distancias más cortas también ayudan a reducir las tarifas de envío y los retrasos aduaneros inesperados.
Además, los proveedores locales ofrecen otros beneficios como:
Responder más rápido a pedidos urgentes
Con menos transporte, se reducen daños y se mantiene mejor el control de calidad
Con menos distancias, se reduce la huella ambiental de tu empresa y refuerza su compromiso sostenible
Este último punto es importante, ya que los clientes valoran las marcas comprometidas con el medio ambiente. Según estudios recientes de Deloitte, los consumidores continúan optando más por productos sostenibles a pesar de la incertidumbre económica global.
Para encontrar proveedores locales confiables, utiliza los motores de búsqueda, crea una lista y lee reseñas para analizar la reputación de cada empresa.
Al contratar a nuevo proveedor, define métricas de rendimiento claras. Por ejemplo, tasas de entrega a tiempo, garantía de calidad y capacidad de respuesta. Evalúa estas métricas con frecuencia para garantizar que todos cumplan con los patrones de calidad y puntualidad.
3. Mantén un stock de seguridad
Contar con una reserva de los materiales clave te permite seguir cumpliendo con tus tiempos, incluso si hay imprevistos de entrega. El stock de seguridad es un colchón que evita quedarte sin inventario para no detener tu producción y perder ventas.
Por ejemplo, podrías contar siempre con dos semanas extra de materia prima para emergencias.
El informe de Global Market Insights sobre el mercado global de software de gestión de inventarios 2025, prevé que este mercado crezca un 6.4 % anualmente. Hoy en día tiene un tamaño de 3.9 mil millones de dólares y en 2034 podría alcanzar los 7.3 mil millones. Este dato demuestra la preocupación de las empresas por gestionar su inventario de forma eficiente para así evitar pérdidas y la falta de provisiones.
Las pymes son las más sufren con los cambios inesperados en la cadena de suministro. Por lo tanto, son las que más se pueden beneficiar del uso de un programa de control de inventario, incluido el stock de seguridad.
Uno de estos programas, que puedes integrar con tu CRM, es MRPeasy. Este software monitorea los niveles de stock en tiempo real y hace pedidos automáticos cuando detecta que estás por quedarte sin materiales.
4. Mejora las relaciones con los proveedores
Un proveedor que valora tu negocio es más probable que te ayude a mantener una cadena de suministro confiable y lead times más cortos. Puede atender con agilidad una solicitud urgente, priorizar tus pedidos en época de alta demanda o darte acceso anticipado a nuevos materiales.
Las relaciones sólidas facilitan resolver los desafíos colaborando.
Nota: La confianza y una conexión genuina también permiten negociar términos más favorables; por ejemplo, descuentos por volumen u opciones de envío exprés.
Claves para fortalecer las relaciones con los proveedores:
Comunicación clara y constante
Contacto regular para alinear expectativas
Colaboración para resolver rápido los problemas
Contratos a largo plazo para mostrar compromiso y estabilidad
Eso sí, aunque la lealtad es importante, siempre conviene tener algún proveedor alternativo. Así mejoras tu capacidad de respuesta ante emergencias y fortaleces tu posición en futuras negociaciones.
5. Implementa la gestión de inventario Just-in-Time
La gestión de inventario Just-in-Time (o JIT, por sus siglas en inglés) es una estrategia que se traduce al español como, “justo a tiempo”. Esta estrategia asegura que recibas los materiales justo cuando los necesitas en el proceso de producción. El objetivo es minimizar el tiempo que almacenas el inventario para reducir el lead time y disminuir los costos de depósito, así como el desperdicio.
Alinear con precisión las entregas de materiales con los cronogramas de producción reduce el tiempo entre la recepción y el uso de los mismos. Sin embargo, significa que debes ser capaz de responder de manera más dinámica a los pedidos de los clientes.
Por ejemplo, Toyota comenzó a reducir los tiempos de ensamblaje de sus autos y evitó las reservas excesivas produciendo piezas solo cuando era necesario. El método JIT es uno de los pilares logísticos de esta empresa.
Otro ejemplo es la empresa española de mobiliario de oficina Forma 5 que distribuye sus productos en sesenta países, incluidos varios de América Latina. Forma 5 usa el sistema de gestión de almacenes de Mecalux, también con presencia en nuestra región. Con este sistema controla todas sus materias primas y productos terminados.
Forma 5 se conecta con los almacenes de sus proveedores en tiempo real para conocer el estado de sus existencias en todo momento.
Para que la estrategia JIT funcione:
Necesitas proveedores que puedan entregar bajo demanda
Los materiales deben llegar en el momento en que se van a usar, sin retrasos
Es vital mantener una comunicación fluida y evaluar el desempeño en tiempo real
Además, debes contar con un software de gestión que te ayude a disparar pedidos de forma automática según tus niveles de producción.
Eso sí, asegúrate de tener planes de contingencia en caso de imprevistos.
Nota: Los proveedores de respaldo, la flexibilidad en la producción y un stock de seguridad pueden ayudarte a mantener todo en marcha ante cambios inesperados.
6. Reduce el tiempo del ciclo de producción
Una producción más rápida significa una entrega más rápida, lo que reduce los lead times generales. Puedes detectar cuellos de botella en tu línea de producción. Por ejemplo, una máquina en particular que causa retrasos y flujos de trabajo que ralentizan todo el proceso.
Al detectar estos problemas, puedes implementar principios de lean manufacturing o manufactura esbelta. Este método reduce el desperdicio y mejora la productividad al eliminar tareas no esenciales y centrarse solo en las que agregan valor.
La automatización también es una gran aliada. Los robots o las líneas de ensamblaje automáticas pueden acelerar la producción. De hecho, el informe de 2024 de la Federación Internacional de Robótica indica que el uso de robots industriales aumentó un 10 % en 2023. Y la tendencia es que esta cifra siga creciendo.
Asia es el continente que más uso hace de esta tecnología. Sin embargo, en nuestra región, países como México también están adoptando cada vez más la robótica industrial.
Un software de gestión de producción es otra gran solución. Permite a los equipos supervisar el flujo de trabajo, detectar errores y hacer ajustes rápidos. Revisar y optimizar estos procesos de forma regular es clave para mantener mejoras constantes.
Nota: Un software de gestión de proyectos puede ayudar a los gerentes de producción a planificar mejor. Por ejemplo, al diseñar nuevos productos o mejorar procesos.
7. Usa un software avanzado de pronósticos
Hacer pronósticos de demanda con un buen software, te permite organizar mejor la producción y anticipar necesidades. De esta forma, evitas esperar por materiales o almacenar de más y reduces tus lead times.
Asimismo, te ayuda a planear mejor las compras. Si de repente aumentan tus pedidos, el software ajusta de inmediato la orden de materiales.
Herramientas como el software de pronósticos de ventas de Pipedrive facilitan el análisis de datos históricos, las tendencias de temporada y los cambios de mercado.
Con los informes coloridos, visualizas cómo estos factores impactan los ingresos.
Al revisar los datos históricos, los representantes de ventas pueden detectar patrones para ayudar a otras áreas a tomar mejores decisiones. Por ejemplo, pueden sugerir disminuir la producción durante las temporadas más tranquilas. Estas sugerencias reducen el riesgo de falta o exceso de existencias.
Los equipos de ventas también pueden analizar cada trato en curso y la fecha de cierre esperada.
Así, los vendedores logran priorizar los tratos más avanzados y reducir los tiempos de aprobación. Esto optimiza el tiempo de entrega desde el primer contacto hasta que el cliente recibe el producto.
Conclusiones
Conocer qué es lead time y cómo puedes reducirlo, es un paso crucial para mejorar la calidad y puntualidad de tus pedidos. El resultado: clientes más contentos y más ventas.
Calcula tus lead times actuales para establecer cifras de referencia antes de implementar tácticas para mejorarlos. Esto te permitirá ver qué tiene un impacto positivo o negativo.
Para agilizar los procesos de pedido, producción y entrega hay que tener un conjunto de herramientas tecnológicas robusto. Prueba Pipedrive gratis durante 14 días para prever mejor tu demanda y rastrear los envíos en cada paso del camino.
