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Cinco plantillas de orden de venta y cómo usarlas

plantillas de orden de venta
Temas
¿Qué es una orden de venta?
Qué incluir en tu orden de venta
Cómo se desarrolla el proceso de orden de venta entre el vendedor y el cliente
Órden de venta y orden de compra
Por qué deberías usar una orden de venta
Conclusión

Las órdenes de venta te permiten confirmar las solicitudes de compra que te envían tus clientes. También, es importante entender que un formulario de orden de venta no sólo detalla con exactitud el pedido, sino que también aclara los términos y las condiciones de cada transacción comercial.

La plantilla de orden de venta ideal, te permitirá:

  • Solidificar las expectativas de compra que tienen tú y el comprador

  • Verificar información clave sobre productos, entrega y facturación

  • Garantizar que todos los pedidos de tus clientes se registran y procesan de manera correcta

Saber cómo gestionar una orden de venta con efectividad puede optimizar tu flujo de trabajo y tu productividad, lo que a su vez asegura un mayor compromiso con tus compradores y partes interesadas. Una buena gestión de los datos que contienen las órdenes de venta te permitirá aumentar la productividad, manteniéndote más responsable ante tus compradores e interesados.

En este artículo, aprenderemos qué son los formularios de orden de venta y cómo puedes sacarle el mayor provecho. Para ello, estudiaremos qué incluyen, qué lugar ocupan dentro del proceso general de órdenes de venta y qué las diferencia de las órdenes de compra, las cotizaciones de venta y las facturas.

Además, hemos incluido enlaces a cinco plantillas de formularios de orden de venta que puedes descargar para empezar a simplificar tus procesos comerciales.

¿Qué es una orden de venta?

Una orden de venta es un documento que se crea para confirmar la venta de productos o servicios a un cliente.

Para el comprador, una orden de venta es importante porque detalla cómo se efectuarán las etapas finales de su compra, incluida entrega, facturación e información sobre devoluciones.

Para el vendedor, crear un formulario de orden de venta facilita:

  • Registrar, seguir y revisar las transacciones con los clientes

  • Iniciar la facturación de pedidos de forma oportuna y precisa

  • Monitorear sus datos de venta y mantener actualizada la información de los clientes

Una orden de venta se suele crear y emitir después de que un cliente haya confirmado su intención de comprar un producto o servicio (por lo general mediante una orden de compra) y antes de enviar el producto.

Cuando se trata de un proceso de ventas más complejo, los formularios de venta corresponden a uno en una serie de documentos transaccionales importantes que también incluyen cotizaciones de venta, órdenes de compra y facturas o recibos.

Qué incluir en tu orden de venta

En principio, preparar una nueva orden de venta no es difícil, pero sí habría que dedicarle algo de tiempo. Ello se debe a que existen diversos detalles que se deberían incluir con el fin de garantizar que los términos y las condiciones que se relacionan con tu transacción de venta sean claros.

A continuación, verás un resumen de los datos más comunes que incluye una orden de venta y por qué son importantes. Si no tienes tiempo ni la intención de crear tu propia plantilla para formularios de orden de venta, puedes descargar una versión estándar fácil de usar más adelante.

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La información de tu empresa

Colocar al principio y en el centro el nombre de tu empresa e información de contacto (dirección, correo electrónico y número de teléfono) hará que sea más fácil que tu cliente identifique y relacione tu orden de venta con su solicitud de compra. También es recomendable que personalices tu documento con el logotipo de tu empresa.

Información de tu cliente

Asegúrate de incluir el nombre completo de la empresa y la información de contacto de tu cliente para confirmar su identidad como el comprador en el acuerdo de venta específico.

Número de orden de venta y fecha

Si el cliente ha enviado una orden de compra (más adelante explicaremos las órdenes de compra con más detalle) a tu empresa, deberías hacer referencia a este documento cerca de la parte superior de tu orden de venta, de este modo, será más fácil hacerle seguimiento a dicha transacción durante el proceso de compra.

Información de facturación

Incluir la dirección de facturación del cliente y todos los detalles referentes al pago te ahorrará tiempo durante el proceso de facturación y le facilitará el trabajo al departamento de contabilidad.

Datos de entrega

Evita confusiones en lo que se refiere a dónde, cuándo y cómo se entregarán tus productos o servicios. Para ello, asegúrate de especificar:

  • La dirección de entrega o envío del cliente

  • El modo de distribución

  • Las fechas anticipadas de entrega

Si no conoces el lapso de tiempo de la orden, especialmente cuando se trata de un artículo que no tienes en existencias, evita hacer promesas sobre fechas de entrega, ya que es posible que no puedas cumplirlas. Establecer expectativas claras sobre el cumplimiento del pedido aumentará la satisfacción de tus clientes, ya que no creerán que tu negocio hace promesas que no puede cumplir.

Detalles del producto o servicio

Incluye siempre información detallada sobre:

  • Cada artículo que se compra

  • La cantidad y el precio unitario de cada artículo

  • La calidad o condición de los materiales que se venden

Cuanta más clara sea la información que ofreces, menor será la probabilidad de que tu empresa envíe los artículos que no sean o un número de artículos incorrecto.

Información de precio

Define cuál es el subtotal y cuál es el total en tu orden de ventas al incluir todos los cargos o créditos adicionales.

Estos pudieran ser:

  • Cargos por servicio, comisiones por procesamiento, descuentos o entradas

  • Cargos por entrega o envío

  • Impuestos de venta aplicables

Evita ocultar costos y asegúrate de que tus precios y las condiciones de pago reflejan cualesquiera negociaciones o cotizaciones previas.

Términos y condiciones

Es importante destacar cualquier otro tipo de términos y condiciones que aún no se hayan mencionado, entre ellos:

  • Fechas y pagos recurrentes

  • Duración, rescisión o renovación del contrato

  • Tus políticas de devolución y reembolso

La honestidad es una excelente manera de protegerse contra disputas con los clientes y evitar perder tratos.

Aprobación de la orden de venta

Incluye un espacio para los nombres y las firmas de los vendedores, los gerentes de venta y los compradores que participan en la actividad comercial. Esto le facilitará a tu cliente acusar recibo de tu orden de venta, así como aprobarla o rechazarla.

Por último, no olvides incluir cualesquiera otros detalles que sean relevantes para tu negocio, la transacción o el comprador. Cuantos más detalles tengas, mejor será el proceso de orden de venta tanto para ti como para tu cliente.

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Cómo se desarrolla el proceso de orden de venta entre el vendedor y el cliente

La mayoría de las órdenes de venta siguen un procedimiento administrativo estándar, como el que se detalla a continuación.

  1. Después de una llamada de venta, reunión o demostración, un lead te pide información de precios o envía una solicitud de cotización formal (RFQ, por sus siglas en inglés).

  2. Preparas una propuesta de venta o cotización y se las envías.

  3. Es posible que tu prospecto quiera negociar precios o los términos en este punto, pero una vez que esté satisfecho con los acuerdos convenidos, emitirá una orden de compra para iniciar una transacción de venta.

  4. Creas y le envías al cliente una orden de venta que: refleje la información de su orden de compra, confirme los términos establecidos o acordados e incluya todos los detalles discutidos en la sección anterior.

  5. Tu cliente te devuelve una copia firmada de tu formulario de orden de venta para acusar su recibo y aprobación.

  6. Haces los preparativos correspondientes para preparar y enviarle al cliente los artículos o servicios descritos en tu orden de venta.

  7. Tras confirmar la entrega exitosa de los productos o el funcionamiento efectivo de tus artículos o servicio, creas una factura y se la envías al cliente basándote en los detalles de tu orden de venta.

Dependiendo de tu función en la empresa y de si trabajas para un negocio grande o pequeño, es posible que no intervengas en todos los pasos de este proceso de orden de venta. Aún así, conocer el proceso de procura hará que puedas responder de forma más efectiva a las preguntas de tus clientes y descubrir cualquier tipo de retrasos o errores de la orden de compra.

Órden de venta y orden de compra

Si bien las órdenes de venta y de compra parecieran ser lo mismo, son documentos formales muy diferentes que cumplen dos funciones distintas en el proceso de orden de venta. Entonces, ¿qué es una orden de venta y cómo se diferencia de una orden de compra?

La diferencia más importante es que las órdenes de venta son documentos internos (es decir, los genera tu empresa), mientras que las órdenes de compra son documentos externos (es decir, los generan tus clientes).

Si queremos diferenciarlas aún más, convendría ver las órdenes de venta y las órdenes de compra como las dos caras de una misma moneda.

  • El proceso de orden de compra: es un aspecto clave del modelo de negocio “empresa a empresa” (B2B, por sus siglas en inglés), en el que los clientes emiten las órdenes de compra a los vendedores para indicar su intención de comprar, así como para establecer y resumir los detalles, los términos y las condiciones que se relacionan con la transacción de venta que está por efectuarse.

  • El proceso de orden de venta: Los proveedores generan las órdenes de venta para confirmar las órdenes de compra de sus clientes y confirmar o afinar los detalles, los términos y las condiciones que contienen antes de entregar sus productos o servicios.

Una orden de compra básica describe lo que desea el cliente y por lo general incluye:

  • Nombre del cliente

  • Dirección de envío

  • Nombre y dirección de envío del proveedor

  • Número de la orden de compra

  • Fecha de compra

  • Fecha de entrega

  • Términos y condiciones

Es importante destacar que una orden de compra no es lo mismo que una solicitud de compra, que es un documento interno que usan las grandes empresas para emitir órdenes a través del departamento de compras.

En cambio, una orden de venta básica, es un documento comercial que incluye la información descrita anteriormente:

  • La información de tu empresa

  • La información de tu cliente

  • La fecha y el número de la orden de compra del cliente

  • Un número de orden de venta

  • Información de facturación

  • Detalles y condiciones de entrega

  • Detalles de los productos o servicios

  • Información de precios y pago, tales como las condiciones de pago

  • Los términos y las condiciones

  • La aprobación de la orden de venta

La siguiente tabla resume las diferencias clave entre órdenes de compra y órdenes de venta.

Orden de venta

Orden de compra
Documento interno creado por un proveedor y que se le envía al cliente.Documento externo creado por un cliente y que se le envía a un proveedor.
Significa que existe un acuerdo de vender determinados artículos o servicios a un comprador específico.Significa que existe la intención de comprar determinados productos o servicios a una empresa específica.
Por lo general se crea tras recibir una orden de compra de un cliente.Por lo general se genera tras la aceptación por parte del vendedor de la oferta, cotización o propuesta.

Confirma los detalles, los términos y las condiciones en relación con una transacción de venta específica (incluye la información obtenida en la orden de compra del cliente y un espacio para su aprobación).

Describe los detalles, los términos y las condiciones en relación con una solicitud de compra específica (incluidas las descripciones, cantidades, precios y entrega del producto, así como los términos de pago).
Se usa para respaldar y demostrar la venta de productos o servicios a cuenta, así como para simplificar el proceso de cuentas por cobrar.Se usa para respaldar y demostrar la compra de productos o servicios a cuenta, así como para simplificar el proceso de cuentas por pagar.

Cuando un comprador envía una orden de compra formal a un vendedor, y el vendedor la acepta mediante una orden de venta formal, por lo general la orden de compra se considera un documento legal vinculante.

¿Qué son las cotizaciones de venta y las facturas?

Las órdenes de venta, las cotizaciones y las facturas son similares en el sentido de que son todos documentos internos que genera una empresa en relación con la misma compra de un cliente.

Las cotizaciones de venta preceden a las órdenes de venta, y por lo general:

  • Se generan tras la solicitud de un comprador potencial

  • Se consideran ofertas de precios informales no vinculantes

  • Se diseñan para provocar que el cliente emita una orden de compra formal

Mientras que las facturas de venta suceden a las órdenes de venta y:

  • Ofrecen un resumen de los bienes o servicios entregados a un cliente

  • Sirven de prueba de la transacción de compra de un cliente

  • Constituye un contrato de compra-venta que detalla la cantidad de dinero que se le debe a un proveedor y la fecha de vencimiento

Recuerda, una orden de venta confirma la solicitud de compra de un cliente y es una declaración formal de los detalles que rigen tu transacción de venta. Por lo general, se deriva de la información en tu cotización de venta y constituye la base de tu factura cuando se haya efectuado la transacción.

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Por qué deberías usar una orden de venta

Las órdenes de venta te ayudan a ser un profesional de ventas organizado. Un sistema de gestión de órdenes de ventas efectivo te permite optimizar las transacciones de tu negocio, mejorar el flujo de caja, optimizar el control de inventario y mejorar la experiencia del cliente.

No todos los negocios usan órdenes de venta, pero no por ello dejan de ser necesarias en algunas circunstancias y muy beneficiosas en otras.

Por ejemplo, los formularios de orden de venta son esenciales para:

  • Monitorear y gestionar inventarios para que puedas respaldar con confianza las promesas que le hagas a tus clientes y los acuerdos de ventas.

  • Reducir inexactitudes en los informes financieros que te puedan hacer tomar decisiones deficientes en la gestión de tus ventas.

  • Generar los detalles de facturación y contabilidad del cliente que respalden tus ingresos por ventas o por comisiones.

Llevar registros de venta detallados también te permitirá analizar y aprender de lo que hayas hecho en el pasado.

Por ejemplo, podrías usar las órdenes de venta para hacerle seguimiento al crecimiento de tus ingresos personales. Además, considerando que aumentar las ventas con las cuentas existentes es por lo general una prioridad para los propietarios de negocios y líderes de ventas, también podrías usar las órdenes de venta para identificar nuevas oportunidades de venta con clientes previos o actuales.

Contar con un sistema de órdenes de venta organizado e integrado también te permitirá ahorrar tiempo y te ayudará a gestionar tus tratos y la cadena de suministro de manera más eficiente, con lo que tendrás un pipeline de ventas sano. Muchos profesionales de ventas, por ejemplo, le sacan provecho a la automatización que ofrecen algunos productos de software para crear y rellenar sus órdenes de venta y vincularlas directamente a un CRM como Pipedrive.

Sin importar el tipo de negocio que tengas, resulta útil diseñar formularios de orden de venta (o usar las plantillas facilitadas más adelante), ya que pueden ayudarte a gestionar y mejorar diversos tipos de transacciones.

A continuación, algunos ejemplos:

Ventas de contado o pedidos urgentes. Estos tipos de formularios de venta proporcionan una manera útil de distinguir y documentar pedidos para el mismo día, ventas sin cita previa y compras con pago en efectivo.

Pedidos efectuados por un tercero. Si eres el intermediario en algunas situaciones de venta, usar un formulario de orden de venta diferente facilitará el rastreo y seguimiento de las órdenes recogidas, proporcionadas o entregadas al cliente por un proveedor intermediario.

Programación de tratos. Estas órdenes de ventas especializadas adquieren la forma de descripciones de acuerdos a largo plazo. Se usan columnas individuales para establecer cuándo, dónde y cómo se proporcionarán determinados materiales o servicios al cliente durante un período de tiempo establecido.

Órdenes de venta digitales. La principal diferencia entre los formularios estándares o impresos y las órdenes de venta en línea es que los formularios digitales se pueden preparar, enviar y rellenar usando una computadora portátil o un dispositivo móvil.


Debido a que por lo general se pueden firmar digitalmente y permiten extraer datos a partir de otros sistemas, las órdenes de venta digitales ahorran tiempo, reducen el riesgo de ingresar datos de forma errónea y facilitan la gestión de las órdenes de venta en tiempo real.

Herramientas que te ayudarán a gestionar tus órdenes de venta

Existen numerosas razones para automatizar algunos aspectos de los documentos que usas para las ventas. La mayoría de las herramientas e integraciones digitales, por ejemplo, se pueden utilizar desde cualquier lugar, lo que facilita mantenerse conectado con tus clientes (y sus documentos) ya sea que estés de viaje o trabajando de forma remota.

Las herramientas diseñadas específicamente para ayudarte a gestionar los documentos de tus órdenes de venta ofrecen otras ventajas valiosas. Estas herramientas te permitirán:

  • Eliminar la entrada manual de datos repetitiva, con lo que reducirás las tareas administrativas repetitivas asociadas al papeleo.

  • Recibir alertas cuando tus documentos se hayan abierto y leído, lo que mejorará el seguimiento de tus órdenes de venta.

  • Programar seguimientos más eficientes con los clientes, con lo que podrás seguir avanzando y cerrando tratos de venta.

La función Smart Docs de Pipedrive, por ejemplo, te permite crear y enviar cotizaciones, propuestas y contratos de venta rastreables directamente a tus clientes en línea.

Smart Docs no solo reduce el trabajo manual al crear plantillas de documentos de ventas que extraen datos automáticamente de los campos de tu Pipedrive, sino que ya no tendrás que esperar a que los clientes se pongan en contacto para conocer su opinión sobre tus sugerencias, acuerdos u ofertas.

Gracias a Smart Docs, podrás:

  • Saber cuándo se han abierto y han interactuado con tus pedidos de venta y otros documentos

  • Hacer un seguimiento rápido de las firmas digitales faltantes o los cambios necesarios

  • Aprovechar las integraciones con otras herramientas valiosas como Google Drive, OneDrive o SharePoint para almacenar y compartir plantillas con tus colegas

Con los datos y documentos clave a tu alcance, también estarás en una mejor posición para fortalecer tus relaciones de ventas al responder a las consultas de los clientes con mayor rapidez y dar seguimiento a los problemas que pueda haber con las órdenes de venta de manera más eficiente.

Conclusión

Ya que posees un mejor entendimiento de lo que son las órdenes de venta, cómo funcionan y lo importante que son para respaldar un proceso de ventas exitoso, ¿por qué no intentar diseñar y usar tu propia orden de venta?

Te explicamos cómo.

  • Revisa las órdenes de compra recientes de tus clientes o sus facturas para ver los detalles que incluyen

  • Detalla los pasos típicos de tu proceso de ventas (¿vendes productos o servicios, de contado o a cuenta, de forma directa o a través de un intermediario?)

  • Instala una herramienta automatizada para extraer datos de ventas o clientes directamente desde tu CRM para usarlos en tus formularios de orden de venta

Opcionalmente, si aún no tienes muy claro cómo proceder, simplemente puedes descargar y personalizar una de nuestras plantillas de formulario de orden de venta.

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