Software CRM cloud per le vendite: che cos'è un CRM in cloud e perché mi serve

Un CRM basato su cloud può essere uno strumento estremamente utile per i team di vendita e di marketing. Sapere che cos’è il cloud CRM e quale sia il più adatto alla vostra azienda, o se ne abbiate bisogno, è difficile. Soprattutto ora che molti CRM di questo tipo sono in fase di sviluppo. I CRM offrono una soluzione flessibile e conveniente, ciò che li rende interessanti per le attività commerciali di qualsiasi dimensione.

In questa guida spiegheremo esattamente che cos'è il cloud e come si integra in un CRM, i vantaggi che può apportare alla vostra azienda in Italia, le sfide che comporta l'implementazione di un CRM e come scegliere la soluzione CRM giusta per le vostre esigenze.

Che cos'è un Cloud CRM?

Il software di gestione delle relazioni con i clienti (Customer Relationship Management, CRM) aiuta le aziende a gestire le informazioni riguardanti una serie di contatti e relazioni interne ed esterne. Che cosa significa Cloud e in che rapporto si pone con un CRM? Il Cloud CRM è una soluzione ospitata sui server del fornitore di software, a cui le aziende possono accedere via internet.

I CRM, tuttavia, non sono utilizzati solo per gestire le informazioni sui clienti: sono potenti strumenti per l’automazione dei processi aziendali e la centralizzazione delle informazioni tra i vari reparti. Permettono alle vendite, al marketing e persino alle risorse umane di accedere facilmente a dati completi dal cloud del vostro software CRM e altrove.

Con il software CRM, il team di vendita può individuare il momento migliore per contattare i lead più interessanti e capire come coinvolgerli in ogni punto di contatto del customer journey. I responsabili delle vendite possono accedere a dati completi sulle prestazioni del teamsystem, sulle opportunità mancate e sui punti di forza più validi.

A differenza dei tradizionali software CRM on-premises, i sistemi CRM basati su cloud operano in un ambiente remoto e allo stesso tempo condiviso, offrendo una maggiore flessibilità quando si tratta di collaborare, accedere e aggiornare i documenti e i dati dei clienti. Conoscere che cosa sia un software CRM in cloud e che cosa possa offrire alla vostra azienda può essere un processo arduo e impegnativo, ma rendersi conto dei vantaggi di un CRM può diventare semplice se suddiviso in una serie di punti.

I vantaggi dei CRM in cloud

Sebbene tutti i CRM offrano un modo efficace e trasparente di gestire le informazioni su clienti e dipendenti, le soluzioni interne presentano talvolta degli svantaggi. È possibile evitare questi inconvenienti con il CRM in cloud per le piccole imprese o le grandi aziende. Dato che i CRM cloud operano secondo un modello SaaS (software-as-a-service), evitano questi inconvenienti e presentano i seguenti vantaggi:

Installazione semplice ed economica

L'impostazione del CRM mediante sistema cloud computing elimina la necessità di costose applicazioni in-house, rendendola un'opzione interessante per le aziende di qualsiasi dimensione. Per una start-up ma anche per una piccola e media impresa è proibitivo permettersi un software CRM on premises, per non parlare dei server associati e del personale di manutenzione. Gli aggiornamenti, la manutenzione, il backup e la protezione dei dati sono automatizzati e gestiti dal fornitore del CRM in cloud.

I CRM in cloud eliminano anche i costi relativi all’hardware e le spese generali, che vengono assorbiti dal venditore di servizi CRM. Si pagano invece abbonamenti mensili o trimestrali a prezzi accessibili, senza costi a sorpresa o complicazioni.

Scalabilità

I CRM in cloud presentano caratteristiche di scalabilità economicamente vantaggiose. Con prezzi chiari e accesso immediato, questo si traduce in costi iniziali più bassi, il che significa che risulta più facile gestire la crescita dell'azienda.

Allo stesso modo, per le aziende più grandi che desiderano aggiornare il proprio archivio, i service cloud offrono una soluzione semplice e immediata, senza bisogno di procurarsi l'hardware e di affidarne l'installazione e la manutenzione a un teamsystem interno di specialisti IT.

Maggiori possibilità di accesso

I CRM in cloud consentono inoltre una mobilità molto maggiore rispetto alle loro controparti interne. Gli utenti non sono più legati alle loro scrivanie e possono accedere alle applicazioni CRM via internet da qualsiasi dispositivo. L'accesso a internet offre agli utenti una maggiore flessibilità e riduce i tempi di inattività quando sono in viaggio o fuori ufficio.

Molti fornitori dispongono di applicazioni mobili specializzate, che possono essere aggiornate mentre si è in trasferta, per un accesso ancora più rapido alle informazioni.

Piani flessibili e personalizzati

Se la vostra organizzazione ha bisogno solo di alcuni aspetti di un CRM, in molti casi potete scegliere di sottoscrivere un piano tariffario che includa solo quelle funzionalità. A differenza della maggior parte delle opzioni tradizionali, i CRM in cloud offrono pacchetti personalizzabili, in modo da non dover pagare per servizi di cui non si ha bisogno. Si paga cioè il costo esatto di ciò che si desidera, per il numero di utenti richiesto.

Gli abbonamenti possono essere pagati mensilmente o trimestralmente e possono essere modificati o annullati immediatamente.

Maggiore sicurezza

Le risorse spese per costruire e mantenere un server e per garantire la sicurezza dei dati sono risorse sottratte alla crescita dell'organizzazione. Sapere che cosa è il cloud e quali sono i suoi vantaggi aiuta a fare scelte diverse. I CRM in cloud gestiscono tutto questo backend per voi, assicurando che le vostre informazioni siano crittografate, sottoposte a backup e mai perse. Inoltre, molti fornitori di cloud CRM offrono garanzie di uptime per assicurare un servizio costante senza rischi per l'organizzazione.

Facile integrazione

Uno dei modi migliori per trasformare il software CRM in un pacchetto molto più avanzato è quello di utilizzare un software integrato. Con i CRM interni, le aziende hanno bisogno di un team di specialisti IT per elaborare programmi da zero o modificare quelli esistenti al fine di garantire la compatibilità con il CRM e soddisfare le esigenze specifiche.

I CRM in cloud offrono una soluzione più semplice, con una serie di programmi intuitivi di terze parti, progettati per funzionare perfettamente con il vostro CRM e fornire soluzioni specifiche e mirate per le vostre esigenze peculiari. Questi strumenti potenziano le funzionalità di aree chiave come le attività di marketing, il servizio clienti, la posta elettronica e i social media, così da aiutare i team a risparmiare tempo sulle attività ripetitive.

Le sfide poste dai CRM in cloud

Il problema intrinseco delle soluzioni CRM in cloud è che lo scambio di informazioni avviene via web e le informazioni vengono archiviate sui server del fornitore, lontano dalla vostra azienda, dove possono rimanere per anni.

È un'arma a doppio taglio: siete affrancati dalla responsabilità di archiviare i dati, ma dovete fidarvi del fatto che le informazioni sensibili archiviate sui server di cloud computing rimangano protette e accessibili solo a voi e al vostro team. Ecco alcune sfide da tenere presenti quando si tratta di utilizzare una soluzione con CRM basato su cloud.

Rischi di violazione della sicurezza

È importante sapere, all'inizio del rapporto con un fornitore, che ci si può fidare di lui quanto alla sicurezza dei dati e delle comunicazioni. Senza questa garanzia, nell'odierna economia basata sulla fiducia, si corre il grave rischio di danneggiare le relazioni aziendali a causa di una piattaforma host potenzialmente insicura. Infatti, il 78% dei clienti sarebbe pronto ad annullare gli impegni con un marchio online a seguito di una violazione della sicurezza.

Dovete assicurarvi che il vostro provider impedisca a fonti esterne di accedere alla vostra rete, pur mantenendo la facilità di accesso per il vostro personale.

Le riparazioni del sistema esulano dal vostro controllo

Quando esternalizzate la manutenzione del vostro CRM, correte il rischio che lo strumento o il database si blocchi, lasciandovi senza possibilità di accedere ai dati di cui i vostri team hanno bisogno per lavorare. È fondamentale assicurarsi che il fornitore del CRM mantenga elevati standard di manutenzione del sistema, perché se qualcosa va storto, sarete voi a sopportare il peso dei suoi errori.

Le principali operazioni di vendita e marketing saranno offline, il che potrebbe significare accordi sfumati, contatti o prospect mancati, rapporti compromessi con i clienti potenziali ed esperienze negative con quelli esistenti, con gravi ripercussioni sul flusso di cassa attuale e futuro dell'organizzazione.

I vostri dati non sono nelle vostre mani

Senza un backup fisico presso la sede, se la piattaforma cloud del vostro provider perde i vostri dati, comprese le anagrafiche, tali dati sono persi per sempre. Le aziende hanno bisogno di avere la certezza che il backup delle loro informazioni sia protetto in caso di emergenza, altrimenti le operazioni si interromperanno bruscamente.

La scelta di utilizzare uno strumento CRM basato su cloud, rispetto a uno tradizionale interno, può presentare enormi vantaggi per la vostra azienda, ma nella necessaria consapevolezza che non sarete più gli unici responsabili della protezione dei vostri dati più preziosi. È necessario dunque svolgere un’accurata ricerca quando si sceglie un fornitore.

Come trovare il giusto CRM basato su cloud

Trovare il miglior CRM in cloud per la vostra organizzazione significa fare ricerche sulla sicurezza di ogni sistema che prendete in considerazione. Dopo di che, si tratta di determinare quali sono le caratteristiche e le funzionalità più importanti per la vostra organizzazione. Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno a gestire entrambe le esigenze.

Garantire la massima sicurezza

Innanzitutto, il vostro CRM in cloud deve essere sicuro. Cercate sistemi CRM basati su cloud con misure di sicurezza come:

• Autenticazione a due fattori

• Registrazione degli account e dei dispositivi per individuare eventuali dispositivi sospetti

• Audit per verificare le recenti modifiche alla sicurezza e ai permessi

• Avvisi di rischio basati sull'accesso e sulle autorizzazioni degli utenti

Assicuratevi che le vostre informazioni e i dati personali dei clienti siano archiviati su server affidabili e sicuri e che i vostri dati abbiano una crittografia all'avanguardia, sia in transito che a riposo. Dovreste anche assicurarvi che il backup venga eseguito regolarmente in un luogo sicuro.

Un modo rapido per capire se un fornitore di CRM è dotato di un ottimo livello di sicurezza è verificare la presenza di certificati che ne attestino l'affidabilità, come i riconoscimenti SOC 2, SOC 3 e US-EU Privacy Shield.

Trovare le caratteristiche che servono

Dopo esservi occupati della sicurezza, è il momento di capire quale sia la soluzione più adatta alla vostra organizzazione. Capire quindi a che cosa serve il cloud CRM aiuta nella scelta più corretta. I CRM in cloud sono dotati di numerose funzioni e integrazioni di terze parti, studiate per aiutare i vostri team a semplificare le loro attività. Esaminate le seguenti caratteristiche e decidete quali sono importanti per garantire un'esperienza positiva al vostro team e ai vostri clienti.

Gestione dei contatti

Le comunicazioni di contatto e le interazioni con i clienti sono tracciate e archiviate in un luogo facilmente accessibile.

• Con tutti i vostri dati in un unico luogo, pronti per essere aggiornati in tempo reale da chiunque sia autorizzato, è possibile assicurarsi che non vi siano lead persi o dimenticati.

Automazione del flusso di lavoro

• Alcuni CRM in cloud forniscono suggerimenti sulle prestazioni e consigliano funzioni e integrazioni di terze parti che possono automatizzare le attività amministrative ripetitive.

Gestione dei lead

Un CRM a piattaforma cloud con gli strumenti giusti (o in grado di integrarsi con il giusto software di lead generation) è un'ottima soluzione che può semplificare la gestione dei potenziali clienti. Utilizzate chatbot personalizzabili (magari supportati da intelligenza artificiale) per selezionare i vostri contatti e inviarli agli agenti adeguati. Fate in modo che prenotino riunioni per voi se il lead soddisfa i vostri criteri o inviate notifiche di follow-up in base a trigger personalizzati. Utilizzate i moduli online per registrare le informazioni di contatto dei lead.

Strumenti di gestione

Redigete rapporti utilizzando i dati già archiviati nella vostra soluzione di customer relationship management cloud senza più inserire dati nei fogli di calcolo Excel. Scegliete quali metriche confrontare nell’ambito del software gestionale per scoprire i vostri punti di forza e di debolezza.

Mobilità

Un buon CRM cloud avrà un'app mobile per iOS e Android che consente agli utenti di accedere al sistema in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Project management

Le trattative e i contatti sono organizzati in un sistema visivamente ordinato, che rende semplice e regolato l'avanzamento lungo la pipeline di vendita.

Facilità d'uso

Con tutti i vostri dati in un unico luogo, ogni interazione con un cliente o un lead può essere gestita in tempo reale, in modo che gli utenti che hanno bisogno di quelle informazioni possano accedervi immediatamente. Ciò consente anche ai team dislocati di elaborare un quadro unitario dei propri lead fin dall'inizio dell'interazione.

Considerare le qualifiche del fornitore

Al di là della sicurezza e delle funzionalità, per scegliere la soluzione CRM più opportuna è necessario usare il buon senso e fare i compiti a casa. Scegliete fornitori con buoni feedback e valutazioni positive e, in caso di dubbio, verificate voi stessi il loro servizio clienti attraverso una prova gratuita del CRM.

Evitate i prodotti che richiedono aggiornamenti manuali, quelli che non sono stati aggiornati da molto tempo e le opzioni in cui l'accesso ai vostri dati è troppo complicato. Le interfacce disordinate e le pagine confuse rendono l'esperienza pessima.

Esempi di integrazioni utili per il software di vendita basato su cloud

Le integrazioni di terze parti possono aiutare a incrementare la produttività, ma passare al setaccio l'ampia gamma di app disponibili può generare all’inizio grande confusione. Per questo è importante avere ben chiaro che cos'è il cloud e le sue implicazioni in ambito CRM. Le seguenti applicazioni sono un buon punto di partenza per qualsiasi azienda:

Generazione di lead

Questi strumenti sono progettati per aiutare la vostra organizzazione a identificare i lead più interessanti nel momento in cui si presentano. Web Visitors vi permette di vedere quali aziende accedono al vostro sito web e le pagine che visualizzano, aggiornando automaticamente il vostro cloud CRM. La lead generation può anche essere personalizzata in modo da inviare avvisi quando si presentano nuovi contatti.

Bot e messaggistica

L'invio di messaggi con informazioni chiave e l'identificazione delle esigenze principali dei vostri interlocutori sono attività importanti, ma richiedono molto tempo. Fortunatamente, esistono estensioni di app che consentono di automatizzare facilmente questi processi nell’ambito della gestione dei clienti e migliorare il servizio di assistenza a loro dedicato.

Pipedrive Dealbot per Slack consente ai colleghi di conoscere in modo automatico lo stato di avanzamento delle trattative, aggiornando le informazioni chiave in Slack ed eliminando la necessità di riunioni extra e di email ripetitive.

E-mail marketing

Esiste una pletora di ottime soluzioni per l'email marketing e l'automazione della posta elettronica, come Campaigns. Questo servizio consente di inviare campagne automatizzate con opzioni di ramificazione per diversi livelli di risposta ai lead. Supporta i contenuti dinamici, in modo da poter indirizzare i contatti di alto valore, pur continuando a coinvolgere i lead con il giusto livello di interazione umana.

Strumenti come Campaigns creano campagne automatiche altamente personalizzabili basate sulle informazioni del CRM. I livelli di risposta vengono poi inseriti nei dati di contatto del vostro CRM.

Analytics

Se state cercando di individuare i colli di bottiglia nella vostra pipeline di vendita o di capire dove potreste ottenere risultati migliori, le app analitiche sono un modo eccellente per individuare i vostri punti deboli e trasformarli in punti di forza.

QuarterOne vi permette di misurare il successo del vostro personale commerciale e di prevedere la crescita della vostra pipeline di vendita. In questo modo i team di gestione e finanza saranno soddisfatti del vostro CRM in cloud tanto quanto il team di vendita.

Plecto offre una prospettiva diversa, visualizzando i dati chiave e i KPI in tempo reale. Dispone inoltre di funzioni di gamification che consentono ai vostri team di rimanere impegnati e competitivi.

Scoprite alcuni degli strumenti e plugin che si integrano con Pipedrive nel nostro marketplace.

Perché scegliere Pipedrive come CRM basato su cloud?

Un enorme vantaggio del CRM in cloud di Pipedrive consiste nel fatto che si integra in un’unica piattaforma con molti altri servizi basati sul web che utilizzate, permettendovi di snellire il vostro processo di lavoro e diventare superefficienti.

Pipedrive è stato sviluppato da venditori per i venditori, con l’obiettivo di colmare le lacune del vostro flusso di lavoro di vendita, combinando tutti gli strumenti necessari in un unico pacchetto:

• Con Pipedrive l'inserimento manuale dei dati è cosa del passato, ciò che vi consente di dedicare meno tempo alla gestione dei dati e più tempo alla vendita.

• Il software di gestione delle vendite offre uno sportello unico per tutte le esigenze di monitoraggio delle vendite, riunendo le informazioni provenienti da tutte le fonti di dati sulle vendite.

• Risponde all’esigenza di avere una visione unica e semplificata del processo di vendita. L'interfaccia pulita di Pipedrive garantisce chiarezza, mantenendo il team sulla stessa lunghezza d’onda.

• I sistemi flessibili di gestione delle vendite sono uno strumento prezioso per modellare il processo di vendita ottimale per la vostra azienda. L'ampia e agevole personalizzazione di Pipedrive rende le previsioni e le modifiche semplici e ad impatto immediato.

• L'accesso in mobilità è fondamentale quando si vende attivamente. L'applicazione CRM di Pipedrive semplifica l’attività di vendita e la gestione delle vendite in mobilità, riducendo le probabilità di perdere le opportunità commerciali.

• Pipedrive si occupa di tutte le noiose operazioni di manutenzione, sincronizzazione e amministrazione associate alla gestione del backend di un CRM. È in costante sviluppo per tenere il passo con i ritmi dei moderni agenti di vendita.

Considerazioni finali

Sapere che cos'è il cloud CRM e procedere alla sua implementazione può avere un impatto significativo e positivo sull’azienda e sui vostri profitti. Con la centralizzazione delle informazioni e l'automazione delle attività ripetitive, il vostro team può concentrarsi sulle cose importanti: una migliore collaborazione tra i team, la costruzione di relazioni con i clienti e i lead, un maggiore coinvolgimento dei clienti e soprattutto la vendita dei vostri prodotti.

Disporre di un software CRM in cloud significa avere accesso alle informazioni in qualsiasi momento, indipendentemente dalla posizione geografica, con cruscotti chiari e una rappresentazione della pipeline di vendita di facile comprensione.

Vi dà la possibilità di analizzare rapidamente le vostre metriche e di confrontarle con i vostri KPI. Sapere ciò che significa cloud vi aiuta a scegliere un servizio CRM avanzato. I vostri dati sono protetti e le opzioni di prezzo consentono di sviluppare la vostra soluzione CRM in parallelo con la vostra crescita.

I CRM in cloud consentono alle aziende di tutte le dimensioni di eliminare le limitazioni del software aziendale ad un prezzo accessibile. Se siete pronti a passare ad un software di vendita basato su cloud, ecco alcuni consigli su come trovare il CRM giusto per voi.