Integrar a emissão de notas fiscais ao seu CRM é uma maneira inteligente de simplificar a gestão do seu negócio.
Com a escolha certa, você garante processos mais ágeis e eficientes para gerenciar o relacionamento com clientes, as transações de vendas e o controle financeiro, tudo em um só lugar. Isso significa fluxos de trabalho mais organizados e insights valiosos para impulsionar seus resultados.
Neste artigo, mostramos o que você precisa levar em conta, os recursos que não podem faltar e apresentamos as principais plataformas de CRM com emissão de notas fiscais disponíveis no mercado.
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O que é um CRM com emissão de notas fiscais?
Uma nota fiscal gerada no CRM é um documento criado e gerenciado diretamente pelo software de Customer Relationship Management (CRM).
Esse tipo de sistema ajuda as empresas a acompanhar seus clientes, vendas e interações de forma organizada e estratégica.
Ao integrar a emissão de notas fiscais ao CRM, você consegue usar os dados e insights armazenados nos sistemas de CRM para criar documentos fiscais mais precisos e personalizados.
Consolidar as informações dos clientes e as transações financeiras em um único sistema permite que você acompanhe vendas, gerencie o relacionamento e emita notas fiscais no mesmo ambiente, aumentando a eficiência e a produtividade do seu negócio.
Por que você precisa de um CRM com emissão de notas fiscais
A funcionalidade de emissão de notas fiscais no CRM traz diversos benefícios. Veja os principais:
Fluxo contínuo do fechamento à cobrança
A integração da emissão de notas fiscais ao CRM cria um processo fluido e sem interrupções, desde o pedido de venda até o recebimento do pagamento.
Os representantes de vendas podem gerar notas fiscais diretamente a partir dos negócios fechados, sem precisar alternar entre diferentes sistemas. Esse fluxo integrado facilita a colaboração entre as equipes de vendas e financeiro, para milhares de empreendedores.
Com tudo conectado, fica mais fácil acompanhar cada etapa. Sua equipe de vendas pode focar em vender, sabendo que a cobrança será feita de forma rápida e precisa ao final do ciclo de vendas.
Além disso, esse processo mais ágil melhora a experiência do cliente.
Mais insights sobre os clientes
Integrar a emissão de notas fiscais ao seu CRM oferece insights valiosos sobre o comportamento e as preferências dos clientes. As informações geradas a partir das notas fiscais ajudam a entender melhor os padrões de compra, o histórico de pagamentos e até mesmo a saúde financeira do seu negócio.
É possível analisar detalhes como:
Frequência de compras: com que frequência os clientes realizam compras?
Valor médio dos pedidos: qual é o ticket médio por transação?
Hábitos de pagamento: os clientes pagam em dia ou costumam atrasar?
Formas de pagamento preferidas: eles optam por cartão de crédito, transferência bancária ou outros métodos?
Esse tipo de insight detalhado ajuda a definir como abordar cada cliente e priorizar oportunidades. Também permite personalizar campanhas de marketing e identificar oportunidades para upselling ou cross selling.
Melhor gestão do fluxo de caixa
CRMs com emissão de notas fiscais ajudam a manter o fluxo de caixa do seu negócio saudável. Eles oferecem uma visão clara de quem deve, quanto e quando o pagamento deve ser feito.
Ter esse controle permite que você planeje melhor o futuro, tome decisões mais assertivas sobre investimentos e despesas e tenha certeza de que haverá recursos suficientes para cobrir os custos operacionais.
Além disso, o recurso facilita a identificação precoce de problemas, como clientes inadimplentes, permitindo ações proativas para manter o fluxo de caixa em dia. A implementação adequada dessas funcionalidades no CRM aprimora significativamente a gestão de processos financeiros do seu negócio.
Mais eficiência e menos erros
Manter todas as informações em um único sistema economiza tempo e reduz a chance de erros.
Quando um representante de vendas fecha uma negociação, o CRM já possui todos os dados importantes, como informações do cliente, detalhes do produto e preços. Assim, a emissão de notas fiscais pode ser feita rapidamente, muitas vezes com apenas alguns cliques.
É fundamental garantir que sua equipe receba um bom treinamento no uso do CRM. Uma implantação eficaz assegura que todos aproveitem ao máximo essas funcionalidades que economizam tempo.
A integração de faturamento do Pipedrive, por exemplo, oferece formulários simples que facilitam o preenchimento automático da nota, agilizando ainda mais o processo.
Esses formulários utilizam os dados já cadastrados no CRM, garantindo que todas as informações do cliente estejam corretas.
Além disso, o CRM ajuda a manter tudo organizado. Você encontra facilmente qualquer nota fiscal e verifica seu status, reduzindo o risco de perder o controle sobre os pagamentos ou de faturar o mesmo pedido duas vezes.
Profissionalismo e consistência de marca
Integrar a emissão de notas fiscais ao seu sistema de CRM permite transmitir uma imagem de marca coesa em todos os pontos de contato com o cliente, desde o primeiro atendimento na central de ajuda até o pagamento final. Isso fortalece a confiança, a credibilidade e o relacionamento com seus clientes.
Confira alguns benefícios da consistência na emissão de cobranças
Padronização da identidade visual: o CRM facilita a criação de modelos de nota fiscal profissionais, incorporando seu logo, cores e fontes da marca. Cada documento enviado reforça a identidade do seu negócio.
Personalização de conteúdo: você pode adaptar as notas fiscais para incluir todas as informações necessárias, desde dados de contato até condições de pagamento, e ainda acrescentar mensagens ou promoções específicas para cada cliente.
Maior reconhecimento da marca: um design consistente em todas as transações ajuda os clientes em potencial a identificar e lembrar da sua marca, transmitindo confiabilidade e atenção aos detalhes.
Alinhamento da equipe: um modelo compartilhado garante que todos os membros da equipe de vendas emitam documentos de cobrança com o mesmo padrão profissional. A consistência evita confusões que podem surgir quando cada colaborador utiliza formatos ou informações diferentes.
Recursos essenciais para um CRM com emissão de notas fiscais
Identifique as necessidades e objetivos do seu negócio para definir o que realmente importa. Você quer agilizar o processo de faturamento? Melhorar o relacionamento com os clientes? Obter insights mais precisos sobre seus processos de vendas? Faça uma lista com o que é indispensável e priorize cada recurso. Assim, ficará mais fácil escolher a melhor opção.
A seguir, vamos explorar as funcionalidades que não podem faltar em um CRM com emissão de notas fiscais. Esses recursos seguem as melhores práticas de CRM, garantindo que você aproveite ao máximo o investimento.
Modelos de nota fiscal personalizáveis
Modelos de nota fiscal personalizáveis permitem criar documentos que refletem a identidade visual da sua marca e atendem às necessidades específicas do seu negócio.
A consolidação da emissão de notas fiscais dentro do CRM reduz a necessidade de uso de softwares distintos, mantém a consistência da marca e assegura que cada nota fiscal contenha as informações corretas.
Um bom sistema deve permitir que você:
Adicione o logotipo da sua empresa
Use as cores e fontes da sua marca
Ajuste o layout da nota conforme suas necessidades
Inclua campos personalizados para informações específicas, como dados da empresa e do cliente, condições de pagamento, prazos, descrições de produtos e preços
Também é importante poder criar vários modelos para finalidades diferentes. Por exemplo, um para notas fiscais comuns e outro para cobranças recorrentes.
Antes de começar a usar um modelo, faça uma pré-visualização de como ele será exibido para os clientes. Assim, você garante que tudo está correto e evita surpresas na hora do envio de boletos.
Geração e envio automatizados de notas fiscais
Procure um sistema de CRM que gere e envie automaticamente as notas fiscais com base em gatilhos pré-definidos, como o fechamento de um negócio ou a conclusão de um projeto. A automação dessas tarefas economiza tempo, reduz erros e garante que as notas sejam enviadas no prazo, acelerando o recebimento dos pagamentos.
O CRM também deve oferecer múltiplas formas de envio, como e-mail, anexo em PDF ou portal do cliente. Disponibilizar diferentes canais aumenta as chances de que as notas fiscais cheguem ao destinatário pelo meio que ele prefere, facilitando o pagamento rápido.
Rastreamento de pagamentos e envio de lembretes
Escolha um sistema que permita acompanhar facilmente os pagamentos e enviar lembretes para notas fiscais em aberto.
O rastreamento de pagamentos oferece uma visão clara e rápida de quais notas já foram quitadas, quais estão pendentes e quais estão em atraso. O ideal é que o sistema atualize essas informações automaticamente conforme os pagamentos forem realizados, mantendo seus registros sempre corretos.
Os lembretes ajudam a garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo e demonstram um alto nível de organização e suporte ao cliente. Lembretes personalizados, enviados em momentos estratégicos, como alguns dias antes do vencimento ou logo após, reduzem significativamente o risco de inadimplência.
Integração com gateways de pagamento
Certifique-se de que o seu CRM se conecta diretamente a processadores de pagamento online, como PayPal, Stripe ou Square. Integrações como essas permitem que os clientes paguem as notas fiscais online, utilizando o método de pagamento que preferirem.
Veja por que essa integração é tão importante:
Mais agilidade nos pagamentos: os clientes podem quitar as notas instantaneamente, com apenas alguns cliques.
Mais conveniência: oferecer várias opções de pagamento por meio de gateways online torna o processo mais prático para os clientes.
Melhor fluxo de caixa: pagamentos mais rápidos e com menos erros resultam em um fluxo de caixa mais previsível e saudável para o seu negócio.
Relatórios e análise
Quer saber quais clientes pagam sempre em dia ou identificar quais são os seus serviços mais lucrativos?
Relatórios robustos e insights de mercado podem responder a essas perguntas, ajudando você a melhorar proativamente o fluxo de caixa e o relacionamento com os clientes.
Procure um CRM que ofereça uma variedade de tipos de relatórios, desde resumos gerais até análises aprofundadas. Alguns sistemas também permitem personalizar os relatórios, para que você consiga ajustar as informações conforme as necessidades específicas do seu negócio.
Gestão de notas fiscais recorrentes
A gestão de notas fiscais recorrentes é indispensável para empresas que trabalham com modelos de receita por assinatura. Automatizar a criação e o envio dessas notas em intervalos predefinidos economiza tempo e garante um fluxo de caixa consistente.
Procure um CRM que permita:
Definir a frequência (mensal, trimestral, anual etc.) e a duração das notas fiscais recorrentes
Personalizar cada nota recorrente com produtos, serviços ou detalhes de preços específicos
Garantir o envio pontual das notas, seja por e-mail ou outros canais preferenciais
Modificar ou cancelar facilmente as notas recorrentes, conforme a necessidade de cada cliente ou situação
Monitorar o status de pagamento dessas notas para identificar eventuais problemas ou atrasos
A automatização desse processo reduz o trabalho manual, minimiza erros e assegura um melhor controle de receitas recorrentes.
Suporte a múltiplas moedas
Se a sua empresa atende clientes no exterior ou opera em vários países, é essencial que o seu CRM ofereça funcionalidades de emissão de notas fiscais em múltiplas moedas.
Por exemplo, o sistema deve:
Converter automaticamente as moedas com base em taxas de câmbio em tempo real, garantindo cobranças precisas
Acompanhar pagamentos em diferentes moedas e conciliá-los com os registros contábeis
Gerar relatórios em várias moedas, oferecendo uma visão clara do desempenho financeiro em diversos mercados
O suporte a múltiplas moedas simplifica o processo de faturamento com clientes internacionais, elimina a necessidade de conversões manuais e garante precisão nas cobranças.
Cálculo de impostos
Escolher um sistema que automatize o cálculo de impostos com base na localização e no tipo de produto elimina suposições e, principalmente, erros.
Procure por recursos que facilitem a geração de relatórios fiscais, como a exportação de dados tributários em formatos compatíveis com os principais softwares de contabilidade. Esse processo simplificado ajuda na preparação para declarações e auditorias, reduzindo o tempo e o estresse típicos do período de apuração de impostos.
As 5 melhores soluções de CRM com emissão de notas fiscais
A seguir, vamos apresentar alguns dos principais fornecedores do mercado. Cada solução de CRM oferece recursos e benefícios únicos. Avalie quais funcionalidades são mais importantes para a sua empresa e escolha o CRM que melhor atenda às necessidades do seu negócio.
1. Pipedrive
O Pipedrive é um CRM totalmente focado em processos de vendas que simplifica as operações do seu negócio ao integrar funcionalidades de emissão de notas fiscais por meio do software de contabilidade QuickBooks.
Com ele, você pode gerenciar toda a jornada de vendas, desde o primeiro contato com o cliente até o pagamento final, dentro de uma interface intuitiva e fácil de usar.
Principais recursos
Ao combinar o Pipedrive com o QuickBooks, você transforma seu CRM em uma solução completa, com funcionalidades de emissão de notas fiscais adaptadas às necessidades do seu negócio. Essa integração permite:
Simplificar a gestão de vendas e faturamento: o pipeline de vendas personalizável do CRM oferece aos representantes uma visão clara do status de cada negociação, além de permitir a criação e o gerenciamento de notas fiscais diretamente na plataforma.
Ampliar o controle financeiro: a combinação do Pipedrive com o QuickBooks (ou outras integrações de pagamento e rastreamento) proporciona uma gestão financeira completa. É possível preencher automaticamente os dados das notas com as informações do CRM e sincronizar o catálogo de produtos entre as duas plataformas.
Personalizar o processo de faturamento conforme suas necessidades: o Pipedrive é altamente personalizável, permitindo ajustar campos da nota, acompanhar o ciclo de vida de cada fatura e visualizar rapidamente o status no painel lateral de cada negociação.
Garantir controle fiscal e cálculos precisos: a integração com o QuickBooks assegura que os cálculos de impostos sejam feitos corretamente, ajudando a manter a conformidade com diferentes regulamentações e reduzindo o risco de erros no processo de faturamento.
Para quem o Pipedrive é mais indicado?
A integração do Pipedrive com o QuickBooks oferece uma visão completa do seu pipeline, ao mesmo tempo em que facilita a gestão eficiente das notas fiscais. A flexibilidade da plataforma e suas diversas opções de integração fazem dela uma escolha ideal para empresas que desejam personalizar o fluxo de trabalho do CRM e do faturamento, adequando-o aos processos específicos do seu negócio.
2. Integração do Zoho Invoice com CRM
O Zoho Invoice é um software de faturamento baseado na nuvem que se integra ao CRM de vendas da própria Zoho (e também a outras soluções de CRM), ajudando as empresas a criar e enviar notas fiscais profissionais, acompanhar pagamentos e gerenciar despesas.
Com essa integração, é possível unificar a gestão de vendas, gerenciamento de clientes e faturamento em uma única plataforma simples.
Principais recursos
Os recursos do Zoho Invoices incluem:
Suporte à emissão de notas fiscais em vários idiomas
Diversas opções de envio de notas fiscais (SMS, e-mail, portal do cliente)
Lembretes automáticos de pagamento
Controle de tempo e despesas para horas faturáveis
Portal do cliente para visualização e pagamento das notas
Aplicativos para iOS e Android, permitindo a gestão de notas fiscais em qualquer lugar
Para quem a integração do Zoho Invoice com CRM é mais indicada?
O CRM da Zoho com funcionalidade de emissão de notas fiscais é ideal para empresas de serviços ou freelancers que precisam acompanhar tempo e despesas, mas que também buscam uma solução econômica.
A versatilidade da plataforma e o aplicativo móvel tornam essa opção especialmente útil para empresas que precisam de flexibilidade na gestão de vendas e faturamento, seja no escritório ou em movimento.
A integração do Zoho Books com o Pipedrive inclui todas as funcionalidades do Zoho Invoice, além de um sistema completo de contabilidade. Assim, oferece o melhor dos dois mundos: combinando o poderoso CRM do Pipedrive com recursos financeiros e de emissão de notas fiscais.
3. HubSpot
A plataforma de CRM da HubSpot é focada em melhorar o relacionamento com os clientes e otimizar processos de negócios. Embora seja mais conhecida por suas funcionalidades de marketing e vendas, a HubSpot também oferece recursos de emissão de notas fiscais por meio do seu Commerce Hub.
Com ela, é possível gerenciar todo o processo de vendas dentro da própria plataforma — desde a captação de leads até a cobrança de pagamentos.
Principais recursos
A HubSpot oferece uma variedade de funcionalidades para emissão de notas fiscais, incluindo:
Geração automática de notas fiscais a partir de negócios e propostas
Criador de notas fiscais intuitivo e fácil de usar
Hospedagem das notas fiscais no seu próprio domínio, garantindo uma aparência mais profissional
Checkout direto a partir das notas, agilizando os pagamentos
Relatórios e análises robustos sobre as notas fiscais
Controle de permissões para gestão de equipe na emissão de faturas
Integração com outros produtos da HubSpot, criando um ecossistema de negócios unificado
Para quem a HubSpot é mais indicada?
A HubSpot é ideal para empresas que desejam centralizar marketing, vendas, atendimento ao cliente e emissão de notas fiscais em um único lugar. A plataforma ajuda a proporcionar uma melhor experiência para os clientes e facilita a gestão de todo o ciclo de vida do relacionamento dentro de uma mesma ferramenta.
4. Bitrix24
O Bitrix24 oferece uma variedade de ferramentas para comunicação, gestão de projetos, CRM e criação de sites.
Com essa plataforma, você pode gerenciar tarefas de vendas, clientes e projetos em um único lugar.
Principais recursos
Alguns dos destaques do Bitrix24 incluem:
Modelos de propostas e notas fiscais personalizáveis
Conversão com um clique de propostas em notas fiscais
Opções de envio de boletos por e-mail ou em formato PDF
Integração com outras ferramentas do Bitrix24 para gestão de projetos e comunicação
Suporte a moedas e impostos para clientes internacionais
Para quem o Bitrix24 é mais indicado?
A ferramenta de emissão de notas fiscais do Bitrix24 é ideal para pequenas e médias empresas que buscam uma solução completa de gestão do relacionamento com o cliente e faturamento.
Ela permite gerar propostas e notas ilimitadas, sendo especialmente útil para empresas com alto volume de faturas. Além disso, o foco em personalização e internacionalização torna a plataforma uma boa opção para negócios que atuam globalmente e trabalham com múltiplas moedas.
5. Monday.com
O CRM de vendas do Monday.com combina ferramentas de gestão de relacionamento com o cliente com funcionalidades de emissão de notas fiscais.
Com ele, as equipes podem criar, enviar e acompanhar notas fiscais diretamente dentro do fluxo de trabalho do CRM.
Principais recursos
O CRM de vendas do Monday.com oferece:
Aplicativo de Propostas e Notas Fiscais para geração e envio fácil de faturas
Modelos de nota fiscal personalizáveis, garantindo consistência na identidade visual
Automações no fluxo de trabalho do CRM, otimizando processos
Integrações perfeitas com outras ferramentas de negócios
Funcionalidades de e-mail para comunicação e notificações relacionadas às notas fiscais
Para quem o Monday.com é mais indicado?
O CRM do Monday.com é uma solução personalizável para empresas que desejam gerenciar seu processo de vendas e faturamento de forma integrada. Por ser uma plataforma no-code, qualquer usuário pode utilizá-la facilmente, sem necessidade de conhecimentos técnicos.
Considerações finais
Os sistemas de CRM com emissão de notas fiscais oferecem uma combinação poderosa para a gestão do relacionamento com clientes e das transações financeiras.
No entanto, algumas empresas podem preferir combinar um CRM com uma ferramenta de faturamento dedicada, mesmo que as soluções integradas proporcionem mais conveniência e processos mais enxutos.
Antes de escolher a melhor opção, avalie quais recursos são essenciais para o seu negócio. Considere fatores como facilidade de uso, possibilidades de personalização, automação e integração com outras ferramentas.
No fim das contas, um CRM com recursos robustos de emissão de notas fiscais, ou a integração entre um CRM de ponta e um software especializado (como o Pipedrive faz com o QuickBooks), pode oferecer o melhor dos dois mundos. Assim, você otimiza sua gestão financeira e, ao mesmo tempo, fortalece o relacionamento com seus clientes.
