CRM mit Rechnungserstellung: Top 5 CRM Invoicing-Tools

Die Integration von Rechnungsfunktionen in Ihre CRM-Software kann Ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter machen – von der Kundeninteraktion über den Verkaufsabschluss bis zur Abrechnung.

Die Wahl des richtigen CRM mit integrierter Rechnungserstellung sorgt dafür, dass Kundenbeziehungen, Verkaufsprozesse und Finanzdaten reibungslos ineinander greifen. Das führt zu effizienteren Workflows und mehr Transparenz.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und welche Anbieter im Bereich CRM-Invoicing besonders überzeugen.

Was ist eine CRM-Rechnung?

Eine CRM-Rechnung ist eine Rechnung, die direkt in einer Customer-Relationship-Management-Software (CRM) erstellt und verwaltet wird.

Ein CRM-Rechnungsprogramm unterstützt Unternehmen dabei, Kund:innen, Verkaufsprozesse und Interaktionen zentral zu tracken.

Dank integrierter CRM-Rechnungsstellung können Sie die im CRM-System gespeicherten Kundendaten und Erkenntnisse nutzen, um präzise und personalisierte Rechnungen zu erstellen.

Indem Sie Kundeninformationen und Finanztransaktionen in einer Plattform zusammenführen, behalten Sie den Überblick über Verkäufe und können Kundenbeziehungen und erstelle Rechnungen verwalten – alles an einem Ort. Das steigert die Effizienz und die Produktivität.

Warum Sie ein CRM-Rechnungsprogramm brauchen

Ein CRM mit Rechnungserstellung bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten:

Nahtloser Workflow vom Verkauf bis zur Zahlung

Mit integrierter CRM-Rechnungserstellung entsteht ein durchgängiger Prozess –vom ersten Verkauf bis zur finalen Zahlung.

Ihr Vertriebsteam kann CRM-Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Deals heraus erstellen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb- und Finanzteams.

Wenn alle Daten verknüpft sind, können Sie den gesamten Prozess im Blick behalten. Der Vertrieb kann sich auf den Verkauf konzentrieren und weiß, dass die Abrechnung am Ende des Verkaufszyklus schnell und korrekt erfolgt.

Das sorgt auch für ein besseres Kundenerlebnis.

Wertvolle Einblicke in Kundenverhalten

Ein integriertes CRM-Rechnungsprogramm liefert Ihnen wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Kund:innen. Die CRM-Invoicing-Daten verhelfen Ihnen zu einem tiefen Verständnis der Kaufmuster, des Zahlungsverlaufes und Ihrer allgemeinen finanziellen Gesundheit.:

Sie erhalten Details wie:

• Kaufhäufigkeit. Wie oft kaufen Ihre Kund:innen ein?
  
  

• Durchschnittlicher Bestellwert. Wie hoch ist der übliche Betrag pro Bestellung?
  
  

• Zahlungsverhalten. Zahlen Kund:innen pünktlich oder eher verspätet?
  
  

• Bevorzugte Zahlungsmethoden. Zahlen Kund:inen per Kreditkarte, Banküberweisung oder anderen Methoden?
  

Mit diesen Erkenntnissen können Sie gezielt auf Kund:innen zugehen und Leads priorisieren. So können Sie Marketingkampagnen personalisieren und Potenziale für Cross- oder Upselling erkennen.

Besseres Cashflow-Management

Ein CRM-Tool mit Rechnungserstellung sorgt für einen mühelosen Cashflow. Es zeigt Ihnen jederzeit, welche Rechnungen offen, fällig oder überfällig sind.
So können Sie Ihren Cashflow für die Zukunft besser planen, Investitionen und Ausgaben gezielt steuern und sicherstellen, dass genügend Mittel für den laufenden Betrieb vorhanden sind.

Zudem erkennen Sie Zahlungsprobleme wie säumige Kund:innen frühzeitig und können proaktiv Maßnahmen ergreifen, um den Geldfluss aufrechtzuerhalten. Die richtige Implementierung dieser Funktionen fördert Ihre finanziellen Verwaltungsabläufe. Mehr Effizienz und weniger Fehler

Wenn alle wichtigen Daten an einem Ort vorhanden sind, spart das Zeit und reduziert Fehler.

Wenn Angestellte einen Verkauf erzielen, liegen bereits alle wichtigen Details wie Kundeninformationen, Produktdetails und Preise im CRM vor. So erfolgt die CRM-Rechnungserstellung in oft nur wenigen Klicks

Beispielsweise bietet die Rechnungsintegration von Pipedrive übersichtliche Formulare, mit denen sich Rechnungen schnell und fehlerfrei aus bestehenden CRM-Daten erstellen lassen.

Dabei greift das System auf bereits vorhandene CRM-Daten zurück, sodass alle Kundendetails korrekt und aktuell sind.

Ein CRM mit Rechnungserstellung unterstützt Sie außerdem bei der Organisation. Sie finden jede benötigte Rechnung im Handumdrehen und sehen sofort deren Status. So minimieren Sie das Risiko, Zahlungen aus den Augen zu verlieren oder für denselben Auftrag versehentlich zwei Rechnungen zu senden..

Professionalität und Marken­konsistenz

Die Integration der Rechnungsstellung in Ihr CRM-Rechnungsprogramm ermöglicht es Ihnen, über alle Kundenkontaktpunkte hinweg – vom ersten Kontakt bis zur finalen Zahlung – ein einheitliches Markenbild zu präsentieren. Dies schafft Vertrauen, steigert Ihre Glaubwürdigkeit und stärkt die Kundenbeziehung.

Hier sind einige Vorteile einer konsistenten CRM-Rechnungserstellung:

• Standardisiertes Branding.Ihr CRM mit Rechnungserstellung unterstützt Sie dabei, eine professionelle Rechnungsvorlage zu gestalten, die Ihr Logo, Ihre Markenfarben und die bevorzugten Schriftarten enthält. Jede Rechnung, die Sie versenden, stärkt so Ihre Markenidentität.

• Individuell zugeschnittener Inhalt. Sie können Ihre Rechnungen so anpassen, dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten – von den Kontaktdaten bis zu den Zahlungsbedingungen. Zusätzlich können Sie Nachrichten oder spezielle Angebote für bestimmte Kund:innen hinzufügen.

• Erhöhte Markenbekanntheit. Ein konsistentes Rechnungsdesign über alle Transaktionen hinweg hilft Kund:innen, Ihre Marke zu erkennen und sie nicht zu vergessen. Dies vermittelt Verlässlichkeit und Detailtreue und steigert das Vertrauen der Kund:innen in Ihr Unternehmen.

• Einheitliches Team. Eine gemeinsam genutzte Vorlage stellt sicher, dass alle Vertriebsmitarbeitenden Rechnungen im gleichen professionellen Format mit identischen Informationen erstellen. Konsistenz verhindert Verwirrung, die entstehen kann, wenn unterschiedliche Mitarbeitende Rechnungen in verschiedenen Layouts oder mit abweichenden Angaben erstellen.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einem CRM mit Rechnungserstellung achten sollten

Identifizieren Sie zunächst Ihre Schmerzpunkte und Ziele, um festzulegen, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist. Möchten Sie vor allem Ihren Rechnungsprozess optimieren? Wollen Sie die Kundenbeziehungen verbessern? Oder möchten Sie tiefere Einblicke in Ihre Verkaufsdaten gewinnen? Erstellen Sie eine Liste mit allen benötigten Funktionen und priorisieren Sie diese. Nutzen Sie diese Liste anschließend, wenn Sie verschiedene CRM-Rechnungsprogramme vergleichen.

Sehen wir uns nun die unverzichtbaren Funktionen eines CRM mit Rechnungserstellung an. Diese Features unterstützen bewährte CRM-Praktiken, damit Sie den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen.

Anpassbare Rechnungsvorlagen für die Rechnungsstellung

Anpassbare Rechnungsvorlagen ermöglichen es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, die exakt zu Ihrem Branding und Ihren spezifischen Anforderungen passen.

Wenn Sie Rechnungen direkt in Ihrem CRM-Rechnungsprogramm erstellen, entfällt die Notwendigkeit für separate Software. So bleibt Ihr Branding konsistent, und jede Rechnung enthält automatisch korrekte Informationen.

Ein gutes System sollte es Ihnen ermöglichen:

• Ihr Firmenlogo hinzuzufügen
  
  

• Ihre Markenfarben und Schriftarten zu verwenden
  
  

• Das Layout der Rechnung an Ihre Bedürfnisse anzupassen
  
  

• Benutzerdefinierte Felder für spezielle Informationen zu ergänzen (z. B. Unternehmens- und Kundendetails, Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten, Artikelbeschreibungen und Preise)
  

Sie sollten außerdem die Möglichkeit haben, mehrere Vorlagen für unterschiedliche Zwecke zu erstellen - etwa eine Vorlage für reguläre und eine andere für wiederkehrende Rechnungen.

Automatisierte Rechnungserstellung und -zustellung

Suchen Sie nach einem CRM-System, das Kundenrechnungen automatisch auf Basis vordefinierter Auslöser erstellt und versendet, zum Beispiel bei Abschluss eines Deals oder nach Fertigstellung eines Projekts. Solch eine Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Rechnungen pünktlich zugestellt werden. Das führt in der Regel zu schnelleren Zahlungen.

Das CRM sollte zudem mehrere Versandoptionen anbieten, wie z. B. über E-Mail, als PDF-Anhang oder über das Kundenportal. Mehrere Zustellmethoden erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Kund:innen die Rechnung über ihren bevorzugten Kanal erhalten und somit pünktlich bezahlen.

Zahlungstracking und Zahlungserinnerungen

Achten Sie darauf, dass Ihr CRM-Rechnungsprogramm es Ihnen ermöglicht, Zahlungen zu verfolgen und Erinnerungen für offene Rechnungen zu versenden.

Das Zahlungstracking sollte Ihnen auf einen Blick zeigen, welche Rechnungen bezahlt, ausstehend oder überfällig sind. Das System muss sich automatisch aktualisieren, sobald Zahlungen eingehen, damit Ihre Aufzeichnungen korrekt bleiben.

Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Rechnungen fristgerecht beglichen werden. Individuell einstellbare Erinnerungen – z. B. einige Tage vor Fälligkeit oder kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist – können die Quote unbezahlter Rechnungen deutlich senken

Integration mit Zahlungsanbietern

Ihr CRM sollte sich direkt mit gängigen Online-Zahlungsdiensten wie PayPal, Stripe oder Square verbinden lassen. Solche Integrationen ermöglichen es Kund:innen, Rechnungen sofort und über ihre bevorzugte Zahlungsmethode zu begleichen.

Vorteile dieser Integration sind unter anderem:

• Schnellere Zahlungen. Kund:innen können Rechnungen sofort online begleichen.
  

• Mehr Komfort. Mehrere Zahlungsoptionen machen es Kund:innen einfacher, pünktlich zu zahlen.
  

• Verbesserter Cashflow. Schnellere Zahlungseingänge und weniger Fehler sorgen für stabilere Liquidität.

Reporting und Analysen

Möchten Sie wissen, welche Kund:innen regelmäßig pünktlich zahlen oder welche Ihrer Dienstleistungen am profitabelsten sind?

Ein CRM mit Rechnungserstellung sollte umfassende Berichte und Auswertungen bieten, die genau diese Fragen beantworten. Solche Funktionen helfen Ihnen, Ihren Cashflow gezielt zu optimieren und Kundenbeziehungen proaktiv zu verbessern.

Achten Sie darauf, dass Ihr CRM-Rechnungsprogramm unterschiedliche Berichtstypen unterstützt, von kompakten Übersichten bis zu detaillierten Analysen. Manche Systeme ermöglichen auch die Erstellung individuell anpassbarer Berichte, sodass Sie die Auswertungen exakt auf Ihre Geschäftsanforderungen zuschneiden können.

Verwaltung wiederkehrender Rechnungen

Für Unternehmen mit Abonnement-Diensten ist die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen eine zentrale Funktion. Ein gutes CRM Invoicing-System automatisiert die Erstellung und den Versand dieser Rechnungen in festgelegten Intervallen.

Suchen Sie nach einer Lösung, die Folgendes ermöglicht:

• Festlegung der Rechnungsfrequenz (monatlich, vierteljährlich, jährlich usw.) und der Laufzeit
  
  

• Anpassung jeder wiederkehrenden Rechnung mit spezifischen Produkten, Dienstleistungen oder Preisinformationen
  
  

• Pünktliche Zustellung per E-Mail oder über andere bevorzugte Kanäle
  
  

• Einfache Änderungen oder Kündigungen einzelner wiederkehrender Rechnungen
  
  

• Überwachung des Zahlungsstatus, um mögliche Probleme oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen
  

Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert den manuellen Aufwand und Fehler und sichert einen stabilen Einnahmestrom.

Unterstützung mehrerer Währungen bei der Rechnungsstellung

Wenn Sie international tätig sind oder Kund:innen in verschiedenen Ländern betreuen, sollte Ihr CRM-Rechnungsprogramm mehrere Währungen unterstützen.

Eine leistungsstarke Lösung bietet Ihnen unter anderem:

• Automatische Währungsumrechnung auf Basis aktueller Wechselkurse für korrekte Abrechnungen
  
  

• Nachverfolgung von Zahlungen in verschiedenen Währungen, um sie mit Ihren Buchhaltungsunterlagen abzugleichen
  
  

• Erstellung von Berichten in mehreren Währungen, um Ihre finanzielle Performance in unterschiedlichen Märkten zu analysieren
  

Die Unterstützung mehrerer Währungen vereinfacht die Abrechnung mit internationalen Kund:innen, erspart Ihnen die manuelle Umrechnung und sorgt für korrekte Rechnungen.

Automatische Steuerberechnung

Wählen Sie ein System, das Steuerberechnungen basierend auf Standort und Produkttyp automatisch durchführt. Das erspart nicht nur mühsame manuelle Kalkulationen, sondern reduziert auch Fehler.

Zusätzlich sollte Ihr CRM es ermöglichen, steuerrelevante Daten in Formaten zu exportieren, die mit gängiger Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Ein einfacher Export hilft Ihnen dabei, sich besser auf die Steuererklärung und -prüfung vorzubereiten und reduziert den Stress und die Zeit, die mit der Vorbereitung darauf zusammenhängen.

Die Top 5 CRM-Lösungen mit Rechnungserstellung

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der führenden Anbieter am Markt vor. Jede CRM-Lösung bietet ihre eigenen Funktionen und Vorteile. Entscheiden Sie, welche Features für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, um die beste CRM-Software für Ihre Geschäftsanforderungen zu wählen.

1. Pipedrive

Pipedrive ist ein stark vertriebsorientiertes CRM, das Geschäftsprozesse vereinfacht, indem es Rechnungsfunktionen über die Buchhaltungssoftware QuickBooks integriert.

Mit Pipedrive können Sie Ihren gesamten Verkaufsprozess – von der ersten Kundeninteraktion bis zur finalen Zahlung – innerhalb einer intuitiven Benutzeroberfläche steuern.

Wichtige Funktionen
Die Kombination aus Pipedrive und QuickBooks bietet Ihnen eine speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene CRM-Invoicing-Lösung. Die Integration ermöglicht Ihnen:

• Optimierte Verwaltung von Vertrieb und Rechnungsstellung. Die anpassbare Vertriebspipeline bietet Ihren Sales-Mitarbeitern einen klaren Überblick über alle Deal-Phasen und ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Rechnungen direkt auf der Plattform.
  

• Verbesserte Finanzübersicht. Durch die Verbindung mit QuickBooks oder anderen Integrationen zur Zahlungsabwicklung und Nachverfolgung erhalten Sie ein umfassendes Finanzmanagement. Rechnungsdaten können automatisch aus CRM-Einträgen übernommen werden, und der Produktkatalog lässt sich zwischen beiden Plattformen synchronisieren.
  

• Individuell anpassbare Rechnungsprozesse. Dank der hohen Flexibilität von Pipedrive können Sie Rechnungsfelder individuell gestalten, den Rechnungsverlauf nachverfolgen und Rechnungsübersichten im Deal-Panel einsehen.
  

• Sichere Steuerkonformität und exakte Berechnungen. Die Integration mit QuickBooks ermöglicht korrekte Steuerberechnungen und unterstützt die Einhaltung verschiedener steuerlicher Vorschriften, wodurch Fehler im Rechnungsprozess reduziert werden.
  

Für wen eignet sich Pipedrive?
Die QuickBooks-Integration verschafft Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Pipeline, während Sie Rechnungen effizient verwalten. Durch die Flexibilität und die vielen Integrationsmöglichkeiten eignet sich Pipedrive besonders für Unternehmen, die ihre CRM- und Rechnungsprozesse individuell an ihre Geschäftsabläufe anpassen möchten.

2. Zoho Invoice CRM-Integration

Zoho Invoice ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die sich in Zoho Sales CRM (sowie andere CRM-Lösungen) integrieren lässt. Damit können Unternehmen professionelle CRM-Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungen tracken und Ausgaben verwalten.

Quelle: Zoho Invoice

Durch die Integration mit dem Customer Relationship Management lassen sich Vertrieb, Kundendaten und Rechnungsstellung auf Zoho Invoice über eine einzige Plattform steuern.

Wichtige Funktionen
Zoho Invoice bietet unter anderem:

• Rechnungen in mehreren Sprachen
  
  

• Vielfältige Versandoptionen (SMS, E-Mail, Kundenportal)
  
  

• Automatisierte Zahlungserinnerungen
  
  

• Zeit- und Spesenerfassung für abrechenbare Stunden
  
  

• Kundenportal für die eigenständige Rechnungsanzeige und -bezahlung
  
  

• iOS- und Android-Apps für das mobile Rechnungsmanagement
  
  

Für wen eignet sich die Zoho Invoice CRM-Integration?
Die Kombination aus Zoho CRM und Rechnungsprogramm ist ideal für dienstleistungsorientierte Unternehmen oder Freiberufler mit begrenztem Budget, die Zeit- und Spesenerfassung benötigen.

Dank der Vielseitigkeit und der mobilen App eignet sich die Plattform für Firmen, die flexibel arbeiten und Rechnungen sowohl im Büro als auch unterwegs managen möchten.

3. HubSpot

Die HubSpot CRM-Plattform ist vor allem für ihre Marketing- und Vertriebsfunktionen bekannt, bietet jedoch über das Commerce Hub auch integrierte Rechnungsfunktionen.

Quelle: Hubspot

So können Sie den gesamten Verkaufsprozess – von der Lead-Verwaltung bis zur Zahlungsabwicklung – innerhalb von HubSpot handhaben.

Wichtige Funktionen

• Automatische Rechnungserstellung aus Deals und Angeboten
  
  

• Benutzerfreundlicher Rechnungseditor
  
  

• Hosting von Rechnungen auf Ihrer eigenen Domain für ein professionelles Erscheinungsbild
  
  

• Direktes Bezahlen aus der Rechnung heraus für schnellere Zahlungen
  
  

• Detaillierte Rechnungsberichte und Analysen
  
  

• Berechtigungsverwaltung für Rechnungszugriffe im Team
  
  

• Integration mit anderen HubSpot-Produkten für ein einheitliches Business-Ökosystem
  
  

Für wen eignet sich HubSpot?
HubSpot ist geeignet für Unternehmen, die Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Rechnungsstellung in einer einzigen Plattform bündeln möchten. Das System unterstützt Firmen dabei, den gesamten Kundenlebenszyklus in einer Umgebung zu verwalten und die Kundenerfahrung zu optimieren.

4. Bitrix24

Bitrix24 ist eine umfassende Business-Plattform mit Tools für Kommunikation, Projektmanagement, CRM und Website-Erstellung.

Quelle: Bitrix24

Mit Bitrix24 können Sie Vertriebsaufgaben, Kundenbeziehungen und Projekte zentral an einem Ort verwalten.

Wichtige Funktionen

• Anpassbare Angebots- und Rechnungsvorlagen
  
  

• Umwandlung von Angeboten in Rechnungen mit nur einem Klick
  
  

• Rechnungsversand per E-Mail oder als PDF
  
  

• Integration mit anderen Bitrix24-Tools für Projektmanagement und Kommunikation
  
  

• Währungs- und Steuerunterstützung für internationale Kund:innen
  
  

Für wen eignet sich Bitrix24?
Die Rechnungsfunktionen von Bitrix24 sind besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die eine All-in-One-Lösung für CRM und Abrechnung suchen.

Dank unbegrenzter Angebots- und Rechnungserstellung ist das System ideal für Firmen mit hohem Rechnungsvolumen. Der Fokus auf Anpassbarkeit und Mehrsprachigkeit macht es zudem interessant für international tätige Unternehmen.

5. Monday.com CRM

Das Monday.com Sales CRM kombiniert Kundenmanagement-Tools mit integrierten Rechnungsfunktionen.

Quelle: Monday

Damit können Teams Rechnungen direkt im CRM-Workflow erstellen, versenden und tracken.

Wichtige Funktionen

• App für Angebote und Rechnungen zur einfachen Erstellung und zum Versand
  
  

• Anpassbare Rechnungsvorlagen für ein einheitliches Branding
  
  

• Automatisierungen im CRM-Workflow für reibungslose Prozesse
  
  

• Nahtlose Integration mit anderen Business-Tools
  
  

• E-Mail-Funktionen für Rechnungsversand und Benachrichtigungen
  
  

Für wen eignet sich Monday.com CRM?
Monday.com bietet eine anpassbare, benutzerfreundliche Lösung für Unternehmen, die ihren Vertriebsprozess und das CRM Rechnungsprogramm verbinden wollen. Da keine Programmierkenntnisse erforderlich sind, ist die Plattform besonders für Teams ohne technischen Hintergrund geeignet.

Fazit

CRM-Systeme mit integrierten Rechnungsfunktionen bieten eine leistungsstarke Kombination zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und finanziellen Transaktionen.

Trotz des Komforts und der optimierten Workflows, die solche Komplettlösungen bieten, bevorzugen manche Unternehmen die Kombination aus CRM und einer spezialisierten Rechnungssoftware.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie genau prüfen, welche Funktionen für Ihren Geschäftsbetrieb unverzichtbar sind, etwa Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsmöglichkeiten, Automatisierungspotenzial sowie die Integrationsfähigkeit mit anderen Tools.

Letztlich kann ein CRM mit robusten Rechnungsfunktionen – oder die Verbindung eines erstklassigen CRM mit einer spezialisierten Buchhaltungs- und Rechnungsplattform (wie Pipedrive mit QuickBooks) – das Beste aus beiden Welten bieten. So optimieren Sie nicht nur Ihre Finanzprozesse, sondern stärken gleichzeitig Ihre Kundenbeziehungen.