Der ultimative Leitfaden für die CRM-Einführung

CRMs sind ein entscheidender Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements, die Implementierung kann jedoch schwierig sein. Um das Beste aus einem CRM herauszuholen, benötigt Ihr Team effektive Schulungen, Anleitung und Unterstützung.

Ein CRM-Onboarding kann dabei helfen. Es bietet einen detaillierten Fahrplan, um Teams den Einstieg in die neue Software zu erleichtern. So wird der Arbeitsfluss nicht unterbrochen und Ihre Mitarbeiter können das CRM direkt nutzen, ohne viel Zeit bei der Einarbeitung zu verlieren.

In diesem Artikel besprechen wir, wie eine CRM-Einführung gestaltet werden sollte, liefern praktische Beispiele und geben Tipps.

Einführung eines CRM-Systems im Unternehmen: Dauer, Ablauf und Ziele

Eine CRM-Einführung hat mehrere Bestandteile: Sie umfasst die Konfiguration des CRM-Systems, den Import von Benutzerdaten und nicht zuletzt die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Programm.

Das Ziel eines CRM-Onboardings ist es, Arbeitsabläufe in den Unternehmensbereichen Marketing, Vertrieb und Service zu optimieren. Dies geschieht durch eine reibungslose Einführung des CRMs in der gesamten Organisation.

Die Dauer der CRM-Einführung kann variieren. Sie ist abhängig von:

• Der Komplexität des CRM-Systems

• Der Größe Ihrer Organisation

• Der Menge der zu importierenden Kundendaten

• Wie viel Anpassung Ihre Organisation benötigt

Im Durchschnitt kann das CRM-Onboarding für ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen (SMB) zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen dauern. Für größere Organisationen kann es mehrere Monate dauern, bis die Einrichtung abgeschlossen ist, wenn Sie die Ausarbeitung maßgeschneiderter Workflows und Benutzerschulungen für einzelne Abteilungen oder Personen einbeziehen.

Ein CRM-System wie Pipedrive ist darauf ausgelegt, intuitiv und benutzerfreundlich zu sein. Dennoch können neue Benutzer mit größeren Teams von einem Pipedrive-Plan profitieren, der Onboarding-Unterstützung bietet.

Warum ist ein CRM-Onboarding-Prozess wichtig?

Das CRM-Onboarding Ihrer Vertriebs-, Marketing- und Kundenservice-Teams ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur bestmöglichen Nutzung des Programms. Jedoch sollten Sie im Vorhinein bewusst planen, wie viel Zeit Sie für den Onboarding-Prozess investieren möchten.

Letztendlich gilt: Je effizienter Ihr Onboarding-Prozess ist, desto weniger Ausfallzeiten benötigen Sie und desto schneller können Ihre Teams wieder wertschöpfende Aktivitäten ausführen.

Hier sind vier Hauptvorteile eines CRM-Onboarding-Prozesses:

• Schnelle Einführung und reduzierte Lernkurve. Je besser Ihr Onboarding-Prozess ist, desto schneller werden Ihre Mitarbeiter das neue CRM-System verstehen und nutzen können. Eine schnelle Einführung Ihres neuen CRMs bedeutet, dass Mitarbeiter von dessen Funktionen, wie z. B. der Workflow-Automatisierung, schneller profitieren können.
  

• Erhöhte Produktivität und verbesserte Zusammenarbeit. Ein gut durchgeführter Onboarding-Plan gibt den Mitarbeitern die Schulungen und Ressourcen, die sie benötigen, um das CRM effektiv zu nutzen. Sie können dann ihre Workflows optimieren und die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation verbessern.
  

• Individuelles Training für verschiedene Abteilungen. Sobald Sie einen geeigneten CRM-Onboarding-Prozess implementiert haben, können Sie Team-Trainings basierend auf spezifischen Mitarbeiterrollen anbieten. Zum Beispiel muss das Vertriebs-Team möglicherweise Funktionen nutzen, die das Marketing-Team nicht benötigt.
  

• Weniger Fehler und bessere Datenqualität. Ein effektives CRM-Onboarding ermöglicht es Ihnen, bewährte Verfahren für die Dateneingabe und -verwaltung bereitzustellen. Gut geschulte Mitarbeiter können dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und mehr aus Ihren Daten herauszuholen.

Ein gut vorbereiteter Onboarding-Prozess erleichtert den Wechsel zu einem neuen CRM. Um den Prozess noch weiter zu optimieren, wählen Sie einen CRM-Anbieter, der zusätzliche Ressourcen und Unterstützung bietet.

Einige bieten personalisiertes Onboarding, Wissensdatenbanken mit Produktinformationen und Community-Support, um Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrem neuen System herauszuholen.

Wenn ein CRM-Anbieter während des Prozesses kontinuierliche, persönliche Unterstützung bietet, können Sie die Zeit bis zur Einführung erheblich verkürzen. Es lohnt sich also, zu recherchieren, welcher Anbieter Ihren Anforderungen entspricht.

CRM-Einführung: Der Ablauf in 5 Schritten

Der Onboarding-Prozess erfordert genaue Planung und ein unternehmensweites Einverständnis, damit er funktioniert, egal, ob Sie zum ersten Mal ein CRM-System implementieren oder den Anbieter wechseln.

Hier sind die wichtigsten Schritte, um Ihre Teams an ein neues CRM zu gewöhnen:

1. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse und planen Sie die CRM-Implementierung

Jede Organisation hat unterschiedliche Bedürfnisse und Ziele, die sie mit einem neuen CRM-System erreichen möchte. Um diese Ziele zu erreichen, sind Planung und Vorbereitung erforderlich. Je größer und komplexer Ihre Organisation ist, desto mehr Vorbereitung benötigen Sie.

Beispielsweise kann ein Freelancer oder ein kleines Unternehmen mit drei Vertriebsmitarbeitern und ein paar hundert Kontakten innerhalb kurzer Zeit eingerichtet werden.

Ein großes Unternehmen mit mehreren Abteilungen und einer Vielzahl von Kundendaten erfordert eine viel umfangreichere Vorbereitung.

Hier sind einige Dinge zu beachten, während Sie sich auf den Übergang zu einem neuen CRM vorbereiten:

• Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele. Definieren Sie klar die Ziele Ihrer Organisation und was Sie erreichen möchten, wenn Sie das CRM implementieren. Zum Beispiel finden Sie es möglicherweise schwierig, Ihren Vertriebsprozess mit Ihrem aktuellen System zu verfolgen, und möchten ein neues CRM, das diejenigen Funktionen bietet, die Sie benötigen, um die Conversion Rate zu erhöhen.

• Wählen Sie das beste CRM für Ihr Unternehmen aus. Ihr neues CRM sollte alle Funktionen haben, die Sie für die Größe und Branche Ihres Unternehmens benötigen. Sobald Sie die Liste auf einige wenige Anbieter eingegrenzt haben, vergleichen Sie Dinge wie die Anpassbarkeit des CRMs, die Benutzerfreundlichkeit und die vorhandenen Add-on-Produkte, welche Ihrem Team nützliche Funktionen bieten könnten.
  

• Legen Sie einen Zeitplan für die CRM-Implementierung fest. Lesen Sie die bereitgestellten Dokumente des CRM-Anbieters, um eine gute Vorstellung davon zu bekommen, wie der Onboarding-Prozess für Ihr neues CRM aussieht. Schauen Sie sich Wissensdatenbanken oder Support-Seiten an und kontaktieren Sie den Kundenservice für Ratschläge. Legen Sie dann einen Zeitpunkt fest, bis wann Sie das neue CRM vollständig eingerichtet haben möchten.
  

• Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan. Beginnen Sie damit, zu planen, wie Sie Ihr neues CRM-System implementieren werden. Denken Sie darüber nach, welche Teams oder Mitarbeiter es verwenden werden und wie. Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse und überlegen Sie, wie diese im neuen CRM-System funktionieren werden.
  

• Beteiligen Sie wichtige Interessengruppen. Halten Sie ein Kickoff-Meeting mit wichtigen Interessengruppen ab, um die Projektziele, Erwartungen und den Zeitplan zu besprechen. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise eine IT-Abteilung koordinieren und Aufgaben an Abteilungsleiter delegieren. Binden Sie Ihr Onboarding-Team frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass der Onboarding-Prozess reibungslos verläuft.
  

Wie das Sprichwort sagt: Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch. Wenn Sie jedoch den Prozess von innen und außen verstehen, können Sie eventuelle Hindernisse leichter bewältigen.

2. Bereinigen Sie Ihre Daten und bereiten Sie die relevanten Interessengruppen vor

Bevor Sie das neue CRM-System integrieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten bereit sind. Sie sollten Kontaktinformationen, Verkaufsdaten, Marketingdaten und alles andere berücksichtigen, was Sie benötigen.

All diese Daten sollten vor der Migration überprüft, bereinigt und in einem standardisierten Format bereitgestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr neues CRM so reibungslos wie möglich funktioniert.

Beachten Sie, dass dies bei großen Organisationen aufgrund des Datenvolumens und der Anzahl der Benutzer länger dauern wird. Aus diesem Grund besteht ein größeres Bedürfnis nach gründlicher Überprüfung, Bereinigung und Standardisierung.

Für kleinere Organisationen kann der Prozess einfacher sein. Dennoch ist die Vorbereitung entscheidend, um Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und eine erfolgreiche Migration zu gewährleisten.

CRM-Einführung: Checkliste für die Datenmigration

Hier ist unsere Checkliste.

Führen Sie eine Datenüberprüfung durch

Sehen Sie sich Ihre aktuellen Daten an und notieren Sie, was wertvoll ist, was Sie bereinigen oder aktualisieren müssen, und was Sie aussortieren können.

Beispielsweise sind Kontaktinformationen und Interaktionshistorien mit Kunden wichtige Daten, die beibehalten und in Ihr neues CRM übertragen werden sollten.

Standardisieren und bereinigen Sie Ihre Daten

Formatieren Sie als nächstes Ihre Daten entsprechend den Anweisungen oder Vorlagen Ihres CRM-Anbieters korrekt für die Migration.

Um Ihre Daten zu bereinigen, entfernen Sie Duplikate, korrigieren Sie falsche Einträge und aktualisieren Sie veraltete Informationen.

Während dieses Prozesses sollten Sie auch E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Kontaktinformationen validieren.

Erstellen Sie ein Backup und bereiten Sie die Migration vor

Erstellen Sie ein Backup auf einem physischen Laufwerk oder in der Cloud, da es immer ein kleines Risiko eines Datenverlusts während der Migration gibt.

Schließlich ist es an der Zeit, sich auf die Datenmigration vorzubereiten. Der Migrationsprozess erfolgt, nachdem Sie das neue CRM implementiert haben. Er wird erfolgreicher sein, wenn Sie vorbereitet sind.

Überlegen Sie sich, welche Datenfelder, Einträge und Datensätze Sie übertragen müssen, und überlegen Sie dann, wie Sie diese zwischen Ihren alten und neuen Systemen zuordnen. Viele CRM-Lösungen verfügen über Tools für die Datenmigration, die Ihnen helfen, Daten nahtlos zu übertragen.

Bei Pipedrive beispielsweise können Sie Daten aus anderen Systemen ganz einfach mithilfe von Import2 importieren. Sie können auch nahtlos Daten aus Tabellen importieren.

3. Führen Sie die CRM-Implementierung durch

Der nächste Schritt besteht darin, die CRM-Plattform zu installieren und sie an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen. Wie Sie dies tun, hängt von Ihrem gewählten CRM und davon ab, ob es cloudbasiert oder lokal ist.

Cloudbasierte CRMs wie Pipedrive sind in der Regel schneller einzurichten und einfacher zu bedienen. Sie können sie anpassen, ohne programmieren zu müssen, und sie ermöglichen es Ihnen, auf Daten remote zuzugreifen und neue Tools schnell zu integrieren.

Und so geht’s:

• Installieren Sie die CRM-Software. Cloudbasierte CRM-Systeme haben normalerweise eine CRM-App, die Sie installieren können, oder sie sind über Ihren Webbrowser zugänglich. Es ist in der Regel komplizierter, lokale CRM-Software zu installieren. Sie benötigen wahrscheinlich ein dediziertes IT-Team und Unterstützung vom CRM-Anbieter, um die CRM-Infrastruktur zu erstellen und zu pflegen.
  

• Legen Sie Benutzerrollen und -berechtigungen fest. Teams aus verschiedenen Abteilungen benötigen möglicherweise unterschiedliche Zugriffsebenen, Sales Dashboards usw. Definieren Sie Benutzerrollen und weisen Sie Berechtigungen für jedes Teammitglied basierend auf seinen Aufgaben in der Anwendung zu.
  

• Passen Sie das CRM-System an. Organisieren Sie das Dashboard so, dass es die Phasen Ihres Verkaufszyklus widerspiegelt, und passen Sie dann Felder, Workflows und Automatisierungen entsprechend Ihren Geschäftsprozessen an. Sie könnten beispielsweise ein benutzerdefiniertes Feld für eine Lead-Quelle hinzufügen oder einen automatisierten Lead-Nurturing-Workflow einrichten.
  

• Migrieren Sie Ihre Daten. Importieren Sie die bereinigten und standardisierten Daten aus Ihrem Originalsystem in das neue CRM. Verwenden Sie wenn möglich das Datenmigrations-Tool des CRM-Anbieters, um während des Prozesses die Datenintegrität und -privatsphäre zu gewährleisten.
  

• Integrieren Sie das CRM mit anderer Unternehmenssoftware. Fügen Sie alle benötigten Tools oder Integrationen von Drittanbietern hinzu, wie Finanzsoftware, Buchhaltungssoftware oder andere spezifische Apps, die den Betrieb in Ihrer Organisation vereinfachen.
  

• Testen Sie das System vor der Einführung. Führen Sie Tests durch, um potenzielle Fehler und Verbesserungen zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass Integrationen reibungslos funktionieren und dass alle Daten im Dashboard korrekt angezeigt werden.
  

• Starten Sie Ihr neues CRM. Wenn die Tests erfolgreich sind, starten Sie offiziell das CRM und laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, das System zu nutzen. Je nach Größe Ihrer Organisation kann es sinnvoll sein, dies in Etappen oder mit einer kleinen Testgruppe durchzuführen, bevor Sie es unternehmensweit einführen.
  

4. Bieten Sie Schulungen an und fördern Sie die Akzeptanz des neuen CRMs

Sobald Ihr neues CRM live und einsatzbereit ist, ist es an der Zeit, alle mit ins Boot zu holen. Jedes Teammitglied muss wissen, wie es die CRM-Software optimal nutzen kann, weshalb Sie detaillierte Schulungen anbieten sollten.

Aktivieren Sie wichtige Interessengruppen

Organisieren Sie zunächst die Abteilungsleiter, die während der Einführung eine wichtige Rolle spielen werden. Diese sollten bereits in der Planungsphase identifiziert worden sein und sich bereit erklärt haben, den Schulungsprozess zu unterstützen.

Führen Sie Trainings durch

Schulen Sie als nächstes Ihre Teams und zeigen Sie ihnen, wie sie das neue System am effektivsten nutzen können. Bieten Sie praktische Workshops zu CRM-Anwendungen, Dateneingabe, Reporting und anpassbaren Funktionen an, die für jedes Team relevant sind.

Beispielsweise könnten Sie einen Workshop für das Vertriebsteam organisieren, der sich auf Lead Management und Opportunity-Verfolgung konzentriert, oder einen Workshop für das Marketingteam, der sich mit der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen und Segmentierung befasst.

Entwickeln Sie währenddessen weitere Schulungsmaterialien

Es ist eine gute Idee, Schulungsmaterialien zu erstellen, während Sie das neue CRM implementieren. Dazu gehören Dokumentationen, Anleitungen und Tutorials, die erklären, wie verschiedene Funktionen des CRMs je nach Einrichtung verwendet werden können. Verwenden Sie bei Bedarf Screenshots, Videos und schrittweise Anweisungen.

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, können Sie diese Materialien zur Verfügung stellen, um den Einarbeitungsprozess zu vereinfachen.

5. Führen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen durch

Feedback ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr CRM effektiv ist und von Ihren Teams akzeptiert wird. Planen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen ein, um Probleme zu besprechen, die Benutzererfahrung zu verbessern und Anpassungen an Ihrem CRM-Setup vorzunehmen, falls erforderlich.

Ein erfolgreiches CRM-Onboarding ist ein kontinuierlicher Prozess. Wenn Sie neue Funktionen hinzufügen, Teams erweitern oder sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen, müssen Sie den Onboarding-Prozess fortsetzen und sicherstellen, dass Ihre Teams effektiv geschult und unterstützt werden.

Fazit: Ein gutes CRM-Onboarding ist essentiell für den Erfolg Ihrer Teams

Das CRM-Onboarding ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation das Beste aus Ihrem neuen CRM herausholen kann. Indem Sie einen gut geplanten und durchgeführten Onboarding-Prozess etablieren, können Sie die Einführung Ihres CRMs beschleunigen, die Benutzerakzeptanz verbessern und die Produktivität steigern.

Beginnen Sie damit, Ihre Bedürfnisse und Ziele zu analysieren und einen detaillierten Projektplan zu erstellen. Bereinigen Sie Ihre Daten, bereiten Sie diese auf und implementieren Sie dann das CRM-System entsprechend Ihren Anforderungen.

Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, um die Akzeptanz des CRMs zu fördern, und fördern Sie eine Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung.

Indem Sie diese bewährten Verfahren und Beispiele verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihr CRM-Onboarding-Prozess reibungslos verläuft und dass Ihre Teams das Beste aus ihrem neuen CRM herausholen können.