Sales-Pipeline-Management: Der große Leitfaden

Ganz gleich, ob Sie Unternehmer oder Vertriebler sind – Sie sollten wissen, wie Sie Ihre Vertriebspipeline optimal nutzen, denn sie ist sozusagen die Lebensader Ihres Geschäfts.

In diesem ausführlichen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie durch gezieltes Pipeline-Management den Verkaufsprozess optimieren und die Sales-Pipeline für Prognosen und Umsatzwachstum nutzen können.

Was ist Sales-Pipeline-Management?

Kurz gesagt ist das Sales-Pipeline-Management eine Methode zur Überwachung und Steuerung von Verkaufschancen.

Dabei bildet die Sales Pipeline Ihre Verkaufsmethoden Schritt für Schritt ab, sodass Sie Ihren Vertriebsprozess analysieren und optimieren können:

Jede Verkaufschance in Ihrer Sales-Pipeline befindet sich in einer bestimmten Phase des Verkaufszyklus.

Erfolgreiches Pipeline-Management beinhaltet, dass Sie die für jede Verkaufsphase vorgesehenen Vertriebsaktivitäten nachverfolgen und auswerten.

Charakteristiken des Sales-Pipeline-Managements

Das Pipeline-Management gibt Ihrem Salesteam mehr Durchblick. Schwachstellen im Vertriebsprozess werden unmittelbar sichtbar, ebenso Gründe für das Gelingen oder Misslingen von Geschäftsabschlüssen. Auch Umsatzeinbrüche oder potenzielles Wachstum sind für Ihre Sales-Reps bereits im Ansatz erkennbar.

Sechs Schlüsselmerkmale machen es möglich:

1. Metriken: Zahlreiche Kennzahlen erleichtern die Analyse Ihres Vertriebsprozesses.

2. Wartung: Eine ordentliche Pipeline arbeitet effizienter.

3. Optimierung: Mit einer gut gepflegten Vertriebspipeline können Sie Ihren Sales-Process jederzeit und in allen Phasen der Customer Journey auswerten und optimieren.

4. Steuerung des Vertriebsteams: Sales-Pipeline-Managements bedeutet im Kern, dass Sie Ihrem Team helfen, das Beste aus dem Verkaufsprozess herauszuholen.

5. Umsatzprognosen: Gut aufgesetztes Pipeline-Management erlaubt sowohl Vorhersagen als auch Umsatzsteigerungen.

6. Tool-Integration: Spezielle Pipeline-Management-Software und Integrationen bringen Ihre Vertriebspipeline auf Höchstleistung.

Sales-Pipeline aufbauen: Das bringt sie Ihnen

Kein Vertriebsprofi möchte erleben, dass ihm Geschäftsabschlüsse verloren gehen. Deshalb sollte Ihre Pipeline Folgendes leisten:

• Eine visualisierte Verwaltung der Bausteine, die Ihren Sales-Cycle bilden

• Jederzeit eine aktuelle Standort-Bestimmung von Interessenten auf ihrer Buyer’s Journey

• Zugriff auf wertvolle Daten (wie etwa die Conversion Rate)

Ihre Pipeline: Sales in 6 Phasen

Sechs fundamentale Phasen prägen fast jede Pipeline:

1. Prospecting (Die Gewinnung neuer Leads)

2. Qualifizierung

3. Kontaktaufnahme

4. Beziehungsaufbau

5. Geschäftsabschluss

6. Nachverfolgung kalter Leads

Wann Sie einen Deal in Ihrer Pipeline vorantreiben, bestimmen Sie, indem Sie für jede Stufe Ihres Verkaufszyklusses ein Set von Aktivitäten oder Bedingungen festlegen, die vorher erfüllt sein müssen.

In vier Schritten zur Sales-Pipeline

Für den Bau der Pipeline benötigt Ihr Team eine detaillierte Liste von Interessenten, eine Aufschlüsselung der Aktivitäten in Ihrem Verkaufsprozess sowie die Umsatzziele. Dann folgen vier Schritte:

1. Erfassen Sie potenzielle Kaufinteressenten. Verwenden Sie für die Erfassung und Kategorisierung Ihrer Interessenten ein spezielles CRM-Tool, das auch Ihre Interaktionen verwaltet.

2. Richten Sie Verkaufsphasen ein. Ordnen Sie die Aktivitäten in Ihrem Vertriebsprozess einzelnen Phasen zu und sortieren Sie die Leads ein.

3. Überprüfen Sie Ihren Verkaufszyklus. Nehmen Sie feinere Anpassungen der Verkaufsphasen vor.

4. Aktualisieren Sie Ihren Verkaufsprozess. Bewegen Sie Verkaufschancen durch die Pipeline, wenn sie sich weiterentwickeln.

Eine CRM-Software wie Pipedrive vereinfacht die Abbildung und das Management eines oder mehrerer Ihrer Vertriebsprozesse. Falls Sie aber noch nicht in ein CRM-Tool investieren möchten, können Sie Ihre Sales-Pipeline-Vorlage auch mit einer Tabellenkalkulation erstellen.

Sales-Pipeline pflegen: Die Wartung macht den Unterschied

Für eine reibungslose Funktionsfähigkeit der Pipeline sollten Sie folgende Ecksteine beachten:

• Nutzen Sie die wichtigsten Pipeline-Kennzahlen

• Überwachen und korrigieren Sie „ungesunde” Verkaufsmessungen

• Aktualisieren Sie die Vertriebsphasen nach Bedarf

• Unterstützen Sie Ihr Team beim Management der individuellen Sales Pipelines

Sales-Pipeline-Tracking: Das leistet Ihre Pipeline

Mit Hilfe wichtiger Vertriebskennzahlen, idealerweise für Ihren Prozess als Ganzes und für jede einzelne Verkaufsphase, behalten Sie die Leistung Ihrer Pipeline immer im Auge:

• Zahl der Deals: Bestimmen Sie die Qualität Ihres Vertriebsprozesses anhand der Zahl qualifizierter Verkaufschancen und ihrer Position in der Pipeline.

• Gesamtvolumen: Das Gesamtvolumen aller Geschäfte in der Pipeline gibt Ihnen Aufschluss über den zu erwartenden Umsatz sowie eine Tendenz hinsichtlich der Verkaufsquoten.

• Dealgröße: Die Angabe des Durchschnittswerts Ihrer Geschäftsabschlüsse vereinfacht die Bestimmung der Zahl von Deals, die Sie für die Erreichung Ihrer Umsatzziele benötigen.

• Abschlussquote: Die durchschnittliche Abschlussrate Ihres Sales-Teams gibt Hinweise auf Trainingsmöglichkeiten und das erwartbare monatliche, vierteljährliche und jährliche Einkommen.

• Verkaufsgeschwindigkeit: Die Verkaufsgeschwindigkeit bemisst sich nach der Zeit, die ein qualifizierter Lead durchschnittlich braucht, um zum Kunden zu werden. Die Verweildauer des Deals in der Pipeline beleuchtet überdies Verbesserungspotenziale.

Die Kennzahlen sorgen, auch in einem sich wandelnden Umfeld, für eine aktuelle Ergebniskontrolle und Vorhersagbarkeit von Vertriebstrends.

1. So gehen Sie mit ungesunden Messungen um

Ein spezielles CRM-Tool gibt Ihnen Zugriff auf Kennzahlen, die den Zustand der Pipeline betreffen. Damit können Sie

• eine fehlerhafte Kennzahl erkennen

• Schritte zur Korrektur und Verbesserung ergreifen

• die Wirksamkeit Ihrer Änderungen evaluieren

Ein häufiges Anzeichen für eine ungesunde Pipeline ist beispielsweise, dass zu viele unerledigte Deals vorhanden sind.

Natürlich sollten immer möglichst viele qualifizierte Leads generiert werden, aber eine mangelnde Organisation kann dazu führen, dass diese stagnieren oder sogar verloren gehen.

Wenn Sie den Standort aller Ihrer Leads jedoch sehen können, verpassen Sie so schnell keinen Geschäftsabschluss mehr. Organisieren Sie Ihre Pipeline daher in drei simplen Schritten:

• Markieren Sie lethargische Leads. Nutzen Sie die Kennzahl zur Verkaufsgeschwindigkeit zum Vergleich.

• Entscheiden Sie nach eigenem Ermessen, ob ein träger Lead entfernt wird oder bleibt.

• Führen Sie ein letztes Follow-up durch, bevor Sie den Lead endgültig aus der Pipeline entfernen. Je nach Potenzial behalten Sie den Kontakt oder sortieren ihn in eine Liste für spätere Nachfassaktionen.

2. Aktualisieren Sie die Verkaufsphasen

Überprüfen Sie regelmäßig den Vertriebsprozess und seine Entsprechung in Ihrer Vertriebspipeline. Wenn Sie wissen, welche Stufen für Sie am besten funktionieren, können Sie Phasen hinzufügen oder entfernen.

3. Straffen Sie einen schwerfälligen Verkaufsprozess

Je länger Ihre Pipeline ist, desto anfälliger wird sie für Störungen. Interessierte ändern ihre Meinung, Deals fallen durch das Raster. Je kompakter die Pipeline dagegen ist, desto weniger Leads werden „kalt”.

So halten Sie Ihre Pipeline straff und leistungsfähig:

• Konzentrieren Sie sich auf diejenigen Vertriebskanäle, die die besten Leads und Prospects liefern

• Überprüfen Sie die Qualität und Relevanz Ihres initialen Angebots oder Verkaufsversprechens

• Verkürzen Sie die Zeit zwischen den Follow-ups

4. Vervollständigen Sie einen unfertigen Verkaufsprozess

Wenn wichtige Stadien im Verkaufsprozess fehlen oder nicht vollständig sind, kann das zu Blockaden und Defiziten in der Pipeline führen. Beispielsweise können eine ineffiziente Werbung von Neukunden, wie auch unklare Follow-up-Prozesse, zu Verlusten von Verkaufschancen und potenzieller Kundschaft führen.

5. Unterstützen Sie Ihr Team beim Pipeline-Management

Als Sales Manager sollten Sie Ihren Sales Reps helfen, die Verkaufspipelines optimal zu handhaben. Das richtige CRM-Tool beantwortet Ihrem Sales-Team unkompliziert wichtige Fragen dazu:

• Wie viele offene Deals sind vorhanden – und in welcher Phase?

• Um welche Deals sollten Sie sich zuerst kümmern?

• Werden die angestrebten Verkaufsziele erreicht oder nicht?

Ermutigen Sie Ihr Vertriebsteam, die Pipelines gut zu pflegen, damit sie volle Leistung liefern.

Die Sales-Pipeline optimieren

Kurz gesagt erleichtert die Optimierung der Pipeline das Erreichen von Vertriebsquoten, Wachstums- und Rentabilitätszielen Ihres Unternehmens.

Aber Vorsicht: Die Leistungssteigerung funktioniert nur auf der Basis korrekter Daten, wie zum Beispiel aktueller Kontaktinformationen und detaillierter Notizen zu aktiven Leads.

• Falls beispielsweise ein Kontakt, mit dem Sie gearbeitet haben, das Unternehmen verlässt, versetzen Sie den Deal zurück in eine frühere Phase

• Aktualisieren Sie geschätzte Abschlusstermine

• Prüfen und justieren Sie die Dealgrößen, um genaue Ergebnisse zu sehen

Mit exakten Daten ist es einfacher für Sie zu erkennen, an welchen Stellen Sie die Leistung Ihrer Sales Pipeline verbessern können: Treiben Sie beispielsweise Deals effizienter voran oder steigern Sie das Volumen und ihren Wert.

Verkaufsergebnisse optimieren: So geht’s

Ein einfaches Beispiel soll Ihnen verdeutlichen, wie Sie die Schlüsselkennzahlen für die Optimierung Ihrer Vertriebsergebnisse einsetzen:

Angenommen, Ihre Pipeline-Metriken zeigen, dass Sie normalerweise 30 Deals in der ersten Phase der Pipeline haben. Sind es aktuell nur 25, dann wissen Sie, dass Sie noch fünf Opportunities finden sollten, um das Standard-Verkaufsziel für den Zeitraum zu erreichen.

Wenn Sie aber die Gewinnspanne steigern möchten, ist insbesondere die Pipeline-Geschwindigkeit wichtig. Die Formel zur Umrechnung der Geschwindigkeit in Euro lautet:

Zahl der Deals x Durchschnittswert des Geschäfts x Abschlussquote

Durchschnittliche Verkaufszyklus-Dauer in Tagen

So übertragen Sie die Formel auf die Tagesgeschwindigkeit:

Vorausgesetzt, Sie haben aktuell 30 Deals mit einer Durchschnittsgröße von € 5000,- in Ihrer Pipeline. Ihre Abschlussquote liegt bei 50 % und Sie brauchen durchschnittlich 75 Tage, um einen qualifizierten Lead in einen zahlenden Kunden zu verwandeln.

30 x € 5000 = € 150.000,-

€ 150.000,- x 50 % = € 75.000,-

€ 75.000 : 75 Tage = € 1000,-

Das Ergebnis bedeutet, dass jeden Tag Verkäufe im Wert von € 1000,- durch Ihre Pipeline strömen.

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, die € 1000 zu steigern: Sie können die Zahl der Deals, ihren Umfang oder die Abschlussquote heraufsetzen - oder Sie reduzieren die Abschlussgeschwindigkeit.

Eine verbesserte Lead-Generierung, Lead-Nurturing und -Qualifizierung, verstärktes Cross-Selling und Upselling sowie Schulungen Ihres Vertriebsteams sind Wege zum Ziel.

Ein gutes CRM-System zeigt Ihnen darüber hinaus die Konversionsrate in jeder Phase, sodass Sie genau erkennen, wo Interessenten wegfallen, und gegensteuern können.

Entwerfen Sie die optimale Pipeline für Ihr Geschäft

Ihre Pipeline entwerfen Sie auf der Grundlage des bestehenden Workflows, den Sie mittels spezieller Software abbilden.

• Ihre Pipeline sollte so weit standardisiert und wiederholbar sein, dass die Vertriebsergebnisse möglichst regelmäßig und vorhersagbar werden

• Fördern Sie Routine und Effizienz

• Legen Sie Wert auf Qualität und Nachvollziehbarkeit. Integrierte Checkpoints, Metriken und Messwerkzeuge helfen Ihnen dabei

Ein standardisierter Verkaufsprozess schafft Sicherheit und verhindert, dass Kunden versehentlich in die nächste Phase gedrängt werden. Analysemöglichkeiten erlauben zudem höhere Gewinnspannen und kürzere Verkaufszyklen.

Ein formaler Vertriebsprozess erleichtert außerdem das Onboarding neuer Teammitglieder.

Überwachen Sie Ihre Vertriebspipeline

Die regelmäßige Überprüfung Ihrer Pipeline führt dazu, dass Deals effizienter durch den Verkaufsprozess laufen. Schwierige Deals etwa können Sie schnell erkennen und Ihr Team frühzeitig unterstützen.

Ihr CRM-Werkzeug hilft Ihnen, Leads nach Datum oder Größe zu sortieren, die Verkaufsaktivitäten pro Deal einzusehen sowie die wertvollsten, kaufbereiten Chancen zu erkennen und abzuschließen.

Forecasting mit Sales-Pipelines

Das Hauptziel des Pipeline-Managements ist ein gesunder Vertriebsprozess, der optimale Ergebnisse liefert.

Das Ziel von Prognosen hingegen ist es, datenbasierte Verkaufszahlen für bestimmte Zeiträume, etwa monatlich, vierteljährlich oder jährlich, vorherzusagen.

Wozu dienen Vertriebsprognosen?

Der Einsatz Ihrer Pipeline als Prognose-Instrument ist eine effektive Art und Weise, um für bessere oder auch schlechtere Zeiten im Vertrieb vorzusorgen.

Wenn die Verkäufe beispielsweise kurzfristig ansteigen, können Sie rechtzeitig Ihr Inventar aufstocken, neue Mitarbeitende einstellen oder Ihre Ausrüstung, Immobilie oder Infrastruktur vergrößern.

Im gegenteiligen Fall entscheiden Sie sich möglicherweise, überflüssige Gemeinkosten zu reduzieren, ein neues Geschäftsdarlehen zu verschieben oder Ihre Marketingbemühungen zu verstärken.

Tools, die Ihre Pipeline stärken

Der einfachste Weg, Ihre Verkaufspipeline zu stärken, ist ein spezielles CRM-System.

Pipedrive ist ein visuelles Pipeline-Management-Tool, das bei Unternehmern und Sales Teams für Transparenz und mehr Umsatz sorgt.

So funktioniert es:

• Alle kritischen Vertriebsaktivitäten werden an einer Stelle gebündelt. Zum Beispiel werden die Aktivitäten und Interaktionen Ihrer Mitarbeitenden mit Interessenten erfasst, Kontaktdaten mit Deals und E-Mail-Korrespondenz verlinkt und administrative Vertriebsaufgaben automatisiert.

• Die Ergebniskontrolle wird verbessert. Mit Pipedrive können Sie die Entwicklung von Verkaufschancen laufend verfolgen und Ihre Verkaufsdaten in Echtzeit sehen.

• Nutzen Sie Integrationen, um Ihre Pipeline zu boosten. Innovative Apps können den Verkaufsprozess anschieben, Zeit sparen, Gemeinkosten reduzieren und Frustration vermeiden.

Die integrierten Services von Pipedrive bieten mehrere Vorteile:

• Installation per Klick

• Reibungslose Zusammenarbeit von Remote-Teams

• Rationalisierung der gängigsten Vertriebsbereiche, einschließlich Lead-Generierung, E-Mail-Marketing und Telefonlösungen

Die Add-Ons von Pipedrive optimieren aber nicht nur die Vertriebsergebnisse. Pointagram beispielsweise motiviert Ihr Team durch Gamifizierung. Denken Sie daran: Im Vertrieb zählt nicht nur das Ergebnis, sondern auch der Prozess.

Fazit: Sales-Pipeline-Management gelingt am besten mit technischer Unterstützung

Die Verwaltung, Pflege und Optimierung Ihrer Pipeline sind entscheidend für zentrale Vertriebsbereiche: Dazu zählen die Überwachung der Verkaufsaktivitäten und die Erkundung von Strategieoptionen, das Ressourcenmanagement sowie die Leistungsüberprüfung und Prognose künftiger Ergebnisse.

Das richtige Tool hilft Ihrem Sales-Team bei der Leadgenerierung, ermöglicht mehr Geschäftsabschlüsse und reduziert den Zeitaufwand für Standardaufgaben. Eine transparente Leistungserfassung, das Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen und auch Prognosen erzielen Sie mit einer gut gepflegten Pipeline. Holen Sie mit der benutzerdefinierten CRM-Software das Beste aus Ihrer Pipeline heraus!