Eine Sales Pipeline gibt Ihnen den Überblick, an welcher Stelle des Kaufprozesses sich Ihre potentiellen Kunden gerade befinden und hilft Ihnen bei Planung, Teamorganisation, Performance-Tracking und Vorhersage von Umsätzen.
Nutzen Sie unser kostenloses Sales Pipeline Excel Template - entwickelt von unseren Vertriebsexperten - um Ihre Verkaufsleistung zu steigern.
Sales Dashboard Template
Laut einer Studie von Vantage Point ist es entscheidend, wie gut die Sales Pipeline gemanagt wird. 56% der Befragten bewerteten ihre Effektivität beim Management von Pipelines als schlecht oder neutral. Gleichzeitig führt ein effektives Management der Vertriebspipeline laut der Studie von Vantage Point zu einer Umsatzsteigerung von 15%.
Ein gutes Sales Pipeline Management ist also von entscheidender Bedeutung.
In diesem Artikel erfahren Sie deshalb:
Warum Sie eine Vertriebspipeline brauchen
Was eine gute Sales Pipeline ausmacht
Wie Sie unser kostenloses Sales Pipeline Template einsetzen
Wo die Grenzen eines Excel-Templates liegen und was die nächsten Schritte sind
Sales Pipeline Excel-Vorlage: Jetzt kostenlos herunterladen
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Vorschau: Sales Pipeline Excel Template von Pipedrive:
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Hinweis: Laden Sie die XLS Tabelle einfach herunter und öffnen Sie den Sales Pipeline Tracker anschließend mit Excel, Google Sheets, Numbers oder einer ähnlichen Software, um mit der Bearbeitung des Reports zu beginnen.
Sie können die Vorlage direkt einsetzen oder weitere Anpassungen vornehmen (siehe Reiter “Instruktionen” in der Tabelle).
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Was ist eine Sales Pipeline?
Eine Vertriebspipeline ist eine visuelle Darstellung des Verkaufsprozesses, die den Fortschritt von Leads durch verschiedene Phasen bis zum Vertragsabschluss abbildet und dabei wichtige KPIs trackt.
Zur Veranschaulichung: So sieht eine Sales Pipeline im CRM von Pipedrive aus.
Eine Sales Pipeline (bzw. ein Sales Pipeline Excel Template) bietet Ihnen u.a. die folgenden Vorteile:
Überblick: Verkäufer und Teams behalten im Blick, wie viele potenzielle Deals es gibt und in welcher Phase sie stehen
Prognosen: Sie ermöglicht eine bessere Umsatzvorhersage, da man sieht, welche Deals wahrscheinlich bald abgeschlossen werden
Effizienz: Engpässe oder Probleme im Verkaufsprozess lassen sich leichter erkennen und optimieren
Priorisierung: Vertriebsmitarbeiter wissen, welche Leads am wichtigsten sind und wo sie ihre Energie investieren sollten
Jede Phase des Verkaufsprozesses ist in der Pipeline ist klar definiert und kartiert: Von der Lead-Generierung bis zum Geschäftsabschluss. Die erhöhte Transparenz trägt zur Rationalisierung Ihrer Vertriebsabläufe bei. Sie reduziert Kundenabwanderungen maßgeblich und maximiert die Konversionsrate.
Wenn Sie die Sales Pipeline in einem CRM abbilden, stehen Ihnen zudem erweiterte Möglichkeiten des Trackings zur Verfügung, die sich auch automatisieren lassen.
Sales Pipeline Tracker geben Ihnen in Echtzeit einen schnellen Überblick über die Leistungen Ihres Teams. Wenn beispielsweise ein Mitglied Ihres Vertriebsteams deutlich besser abschneidet als der Rest, können Sie die Gründe analysieren und Ihre Erkenntnisse zur Schulung des Teams nutzen. .
Darüber hinaus helfen Pipelines Vertrieblern (die oft mit mehreren Geschäften gleichzeitig zu tun haben), organisiert zu bleiben. In der Pipeline können sie auf einen Blick sehen, wo sich ein Geschäft befindet und welche Aktivität als nächstes ansteht. Die Visualisierung trägt so zur Verbesserung ihrer Sales-Performance bei.
Sales Funnel Template: Was ist der Unterschied zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel?
Die Begriffe Sales Pipeline und Sales Funnel werden oft synonym verwendet. Es gibt jedoch ein paar Unterschiede:
Die Sales Pipeline (oder Vertriebspipeline) ist eine detaillierte Auflistung aller Leads entlang der Customer Journey bzw. des Verkaufsprozesse. Sie hat den Zweck, dass jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter und auch das gesamte Team sowohl einen Überblick über die gesamte Pipeline erhält, aber auch die Reise jedes einzelnen Leads nachvollziehen kann für die Planung der passenden Aktivitäten etc.
- Der Sales Funnel (oder Vertriebstrichter) ist keine Detailansicht mit einzelnen Leads, sondern konzentriert sich auf die Anzahl der Leads in jeder Phase. Der Sales Funnel dient dazu, einen aggregierten Überblick über die Sales Pipeline zu geben, um Schwachstellen zu analysieren oder Vorhersagen über den Umsatz zu treffen.
Der Sales Funnel kann also insgesamt als aggregierte Ansicht der Sales Pipeline verstanden werden. Sie können unser Sales Pipeline Excel Template daher auch als Template für die Berechnung des Sales Funnel verwenden bzw. modifizieren, indem Sie die Anzahl der Leads aus der Pipeline nach Phasen aufsummieren, um so die Volumina und Conversion Rates zu analysieren.
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Noch mehr Templates für Ihren Sales Funnel finden Sie hier:
Warum brauche ich eine Vertriebspipeline?
Ob es Ihnen bewusst ist oder nicht: Wenn Sie etwas verkaufen, haben Sie bereits in gewissem Sinne eine Pipeline. Denn vermutlich geht Ihr Team bei der Interaktion mit Leads und potenziellen Kunden jedes Mal ähnlich, also nach einer gewissen Methodologie mit sich wiederholenden Prozessen und Ansätzen vor.
Die aktive Dokumentation Ihres Verkaufszyklus und Ihrer Vertriebsprozesse durch eine Vertriebspipeline kann Ihrem Team jedoch helfen, neue Leads in Ihrer Pipeline besser zu konvertieren und Ihre Aktionen nachvollziehbar zu machen. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise den Moment der Qualifizierung eines Leads dokumentieren, oder wie oft und durch welche Kanäle sie ihre Interessenten kontaktiert haben.
Das detaillierte Aufschlüsseln und Dokumentieren solcher Vertriebsaktivitäten macht alle Schritte nachvollziehbar und transparent und bringt mehr Struktur in den gesamten Vertriebsprozess.
Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, die Performance detailliert zu messen und datengetriebene Hypothesen zur Optimierung Ihrer Prozesse und Ergebnisse zu entwickeln.
Sales Pipeline Rechner: In welchen Fällen macht eine Sales-Pipeline Excel-Vorlage Sinn?
Obwohl eine spezielle CRM-Lösung viele Vorteile bietet, können Vertriebsleiter, die nur ein kleines Team mit einer überschaubaren Anzahl von Deals führen, ihre Pipeline zunächst mit einer einfachen Excel-Vorlage für die Vertriebspipeline verwalten.
Wenn Sie Ihre Pipeline bisher auf Papier (oder im Kopf) nachverfolgen, ist der Wechsel zu einer Tabellenkalkulation zu empfehlen. Excel Tabellen sind ein guter erster Schritt zum Management von Daten wie Deal Size, Phasen des Verkaufsprozesses, Follow-Up Aktionen und Prognosen.
Mit einer Excel Tabelle gewinnen Sie einen besseren Überblick über alle aktuellen Deals und können daraus datengetriebene Entscheidungen ableiten. So können den Fortschritt Ihres Mitarbeiterteams verfolgen und täglichen Routineabläufe rationalisieren. Damit setzen Sie wertvolle Zeit und Energie frei, die Sie an anderer Stelle reinvestieren können.
Ein effektives Vertriebsmanagement erfordert eine gleichmäßige Konzentration auf operationale Vertriebsabläufe, Strategie und Analyse. Wenn Sie sich durch träge Abläufe in einem Bereich verzetteln, kostet Sie das wertvolle Aufmerksamkeit in anderen Bereichen.
Einer der größten Vorteile besteht darin, dass der Sales Pipeline Report Rechner automatische Berechnungen für Sie übernimmt. Besonders wichtig ist dies, wenn Ihr Vertriebsteam mehrere Deals in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichen Abschlusswahrscheinlichkeiten abwickelt.
Gleichzeitig hilft es Ihnen, immer auf dem Laufenden über den Verkaufsprozess zu sein. Auf einen Schlag können Sie die Verkaufsaktivitäten und -fortschritte der einzelnen Mitarbeitenden, den Umfang des Geschäfts und Ihre monatliche und vierteljährliche Verkaufsprognose verfolgen.
Hinweis: Darüber hinaus können Sie eine Excel Vorlage für die Vertriebspipeline einfach editieren und an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen. Es ist einfach, Stufen hinzuzufügen und Formeln zu verändern, um sie Ihrem Prozess und dem Kundenverhalten anzupassen.
Zusammenfassung: Pro und Contra für Sales-Pipeline-Spreadsheets
Pro | Contra |
Ein guter Start für kleine Teams | Die teamübergreifende Aktualisierung der Daten ist schwieriger |
Sie können Formeln einrichten und Basis-Grafiken entwerfen | Große Datenmengen verursachen Leistungsprobleme |
Verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über den Vertriebsprozess | Potenzielle Schwierigkeiten, sobald mehr als eine Person darauf zugreift |
Viele Mitarbeitende sind mit den wichtigsten Werkzeugen der Tabellenkalkulation vertraut | Keine eingebauten Automatisierungen |
Einfacher Datenexport | Schwieriger zu skalieren, wenn Ihr Team wächst |
Kostenlos | Excel ist nicht speziell für die Verwaltung von Vertriebspipelines konzipiert |
Wenn Sie ein Team leiten, das eine große Zahl von Geschäften abwickelt, kommt eine Tabellenkalkulation mit Excel an Ihre Grenzen. In diesem Fall sollten Sie den Einsatz einer speziellen CRM Software für Sales Pipeline Management wie Pipedrive in Betracht ziehen. Pipedrive ist genau zugeschnitten auf die Anforderungen von Unternehmen kleiner und mittlerer Größe aus dem Mittelstand oder auch für Einzelunternehmen.
Ein CRM bietet Ihnen Zugang zu erweitertem Reporting, fördert die Zusammenarbeit Ihres Teams und gewährt Ihnen ein tieferes Verständnis für die Fortschritte Ihres Teams bei der Erreichung von Benchmarks und Abschlüssen.
Wenn Ihr Team wächst, gewinnen die Dokumentation und Auffindbarkeit von Leads stark an Bedeutung. Vertriebsmitarbeitende müssen in der Lage sein, individuelle und teamweite Datensätze schnell und gezielt zu finden.
Cloudbasierte CRMs wie Pipedrive helfen Ihnen sicherzustellen, dass wichtige Daten korrekt eingegeben werden. Sie integrieren sich außerdem mit Ihrer E-Mail-Plattform und Ihrem Kalender, sodass automatisch alles auf dem neuesten Stand gehalten wird, wenn Leads die Pipeline durchlaufen.
Darüber hinaus kann das Pipedrive CRM sowohl vom Desktop als auch unterwegs von Mobilgeräten aus bedient und aktualisiert werden. Business Development Reps und Account Manager können dadurch auch von unterwegs neue Informationen eingeben und so Pünktlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit verbessern.
Nicht zuletzt bietet Ihnen Pipedrive außerdem KI-gestütztes Reporting, mit dem Sie per Prompt in Sekunden maßgeschneiderte Reports für Ihr Vertriebsteam und für spezifische Fragestellungen erstellen können, um Trends und Optimierungspotentiale zu erkennen.
Auch wenn es anfangs nach viel Arbeit aussieht, kann der Umstieg von der Tabelle zu einem CRM auch für Startups und kleine Unternehmen von großem Vorteil sein.
Ein Beispiel: Die Firma AGT Engineering & Operations steigerte ihren Umsatz in den ersten zwei Jahren nach der Umstellung um 161 %.
Mybanker wiederum verdreifachte sein Vertriebsteam dank des boomenden Neugeschäfts. Unabhängig von Ihrer Situation kann der Wechsel zu einem CRM mit vielen Integrationen, wie zum Beispiel Pipedrive, enorme Vorteile mit sich bringen.
Hier finden Sie weitere Beispiele aus verschiedenen Branchen, wie die Nutzung eines CRMs mit integrierter Sales Pipeline die Performance steigern kann.
Direkt loslegen mit dem Pipedrive-CRM
Was gehört in einen Sales Pipeline Report?
Ihre individuelle Pipeline sollte ausgerichtet sein an Ihrem spezifischen Verkaufsprozess. Die Gestaltung einer Sales Pipeline variiert also von Unternehmen zu Unternehmen. Um Ihre Pipeline aufzusetzen, sollten Sie zunächst die Schritte dokumentieren, die Ihr Team bei jedem Verkauf durchläuft.
Achten Sie ganz besonders auf entscheidende Schritte mit großer Wirkung. Machen Sie sich aber nicht zu viele Gedanken darüber, wie Sie beim ersten Versuch die perfekte Pipeline aufsetzen können. Ihre Pipeline ist ein lebendiges Dokument und entwickelt sich mit Ihrem Prozess weiter.
Holen Sie bei der Erstellung Ihrer Pipeline Input vom ganzen Team ein. Bedenken Sie, dass die Teammitglieder diejenigen sind, die die Pipeline benutzen und up-to-date halten. Ihre Einbeziehung führt dazu, dass sie stärker in den kurz- und langfristigen Erfolg des Projekts involviert sind.
Wenn Sie tiefer in das Thema "Wie baue ich eine gute Vertriebspipeline?" eintauchen möchten, dann schauen Sie sich unseren kostenlosen, mehrteiligen Youtube-Kurs zur Sales Pipeline an:
Hinweis: Laden Sie die XLS Tabelle einfach herunter und öffnen Sie den Sales Pipeline Tracker anschließend mit Excel, Google Sheets, Number oder einer ähnlichen Software, um mit der Bearbeitung des Reports zu beginnen.
Auch wenn Sie Ihre Pipeline an Ihre Bedürfnisse anpassen sollten, gibt es unserer Erfahrung nach einige Grundbestandteile, die eine effektive Vertriebspipeline ausmachen.
Diese Grundbestandteile haben wir in unserer Sales Pipeline Excel Vorlage berücksichtigt (siehe Erklärung unten):
Grundlegende Details
Verkaufsphase
Dealgröße
Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses
Gewichtete Prognose
Abschlussdatum
Kontakt
Nächste Schritte
Grundlegende Details
Die ersten beiden Spalten der Tabellenkalkulation sind für den Namen des Deals und den Namen des Kontakts. Machen Sie nicht den Fehler, diese Informationen für selbstverständlich zu halten.
Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden für einen anderen einspringen muss, ist es wichtig, dass die Ansprechpartner bekannt sind. Wer ist der Hauptkontakt? Gibt es mehrere Ansprechpartner?
Achten Sie darauf, wichtige Details festzuhalten. Die besten Verkäuferinnen und Verkäufer beherrschen die Kunst, von Anfang an detaillierte Informationen zu sammeln.
Verkaufsphase
Anhand des Stadiums bzw. der Verkaufsphase können Sie erkennen, wo sich potenzielle Kundinnen und Kunden im Kaufprozess befinden.
Welche Verkaufsphasen und Schritte benötigen Sie für Ihr Unternehmen? Zur Beantwortung dieser Frage sollten Sie Input von Ihrem Team einholen (siehe oben).
Viele dieser Schritte sind einfach, zum Beispiel das Buchen eines Calls oder die Zusendung eines Angebots. Andere Schritte können komplexer sein und weiterer Klärung bedürfen.
Ein Beispiel: Die Kontaktaufnahme mit einem Lead kann mehrere Kontaktpunkte auf verschiedenen Plattformen umfassen (z. B. Social-Media-Kanäle wie LinkedIn oder E-Mail), und die Qualifizierung eines Leads kann die Abwägung verschiedener Faktoren erfordern.
Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Phasen klar spezifiziert sind. Das kann bedeuten, dass Sie eine komplexe Phase in überschaubare Schritte aufteilen. Trotz allem sollten Sie niemals so viele Schritte einführen, dass Ihr Team mehr Zeit mit der Aktualisierung der Pipeline als mit dem Verkauf verbringt.
Für unser Excel Template haben wir diese Standardschritte vorgesehen:
Idee: Leads mit einem guten Fit für Ihr Produkt oder Ihren Service
Kontaktiert: Interessenten, die Ihre Mitarbeitenden bereits kontaktiert haben
Angebot gesendet: Der potenzielle Kunde hat Interesse gezeigt und ein Angebot erhalten
Konditionen verhandelt: Die Vertragsbedingungen wurden ausgehandelt
Verbales „Ja“: Der Interessent hat dem Angebot zugestimmt, jetzt muss er nur noch unterschreiben.
Sie können diese Schritte verändern, indem Sie die Registerkarte „Anweisungen“ in der Tabellenkalkulation öffnen und den Namen der Phase ändern oder indem Sie zusätzliche Schritte hinzufügen. Dadurch wird jede Phase über das dazugehörige Dropdown-Menü zugänglich, sodass Ihr Team immer die gleichen Phasen für die Dokumentation verwendet.
Dealgröße
Welchen Umfang hat das Geschäft? Falls Sie den genauen Umfang des Geschäfts bis zur Vertragsunterzeichnung nicht kennen, verwenden Sie einen Durchschnittswert als Platzhalter.
Aber: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertriebsteam weiß, dass die Dealgröße aktualisiert werden muss, sobald neue Informationen bekannt werden. Es ist wichtig, sie auf dem neuesten Stand zu halten, damit Ihre Prognosen so genau wie möglich ausfallen.
Wahrscheinlichkeit
Im Vertrieb gilt ein Deal erst dann als abgeschlossen, wenn der Interessent den Kauf getätigt hat. In der Vorlage wird jeder Verkaufsphase eine Abschlusswahrscheinlichkeit zugewiesen. Je weiter fortgeschritten ein Deal im Verkaufsprozess ist, desto besser stehen die Chancen auf einen Abschluss.
Zum Beispiel wird bei Leads, die gerade erst kontaktiert wurden, eine Abschlusswahrscheinlichkeit von 25 % angenommen, während bei denjenigen, die mündlich zugesagt haben, eine Wahrscheinlichkeit von 90 % besteht. Der Rechner füllt die Wahrscheinlichkeit je nach Stadium automatisch für Ihren Sales Pipeline Excel Report aus.
Bedenken Sie, dass Sie die Wahrscheinlichkeiten an Ihre Daten anpassen sollten. Ein günstiger Artikel verkauft sich beispielsweise mit einer höheren Wahrscheinlichkeit als eine teure Unternehmenslösung.
Dazu müssen Sie lediglich die Formel in der entsprechenden Zelle ändern. Die genauesten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre Formel auf historische Daten stützen.
Gewichtete Prognose
Einer der Vorteile einer gut geführten Pipeline ist ihre Prognosefähigkeit im Hinblick auf zukünftige Umsätze. Wenn Sie wissen, wie viel Umsatz Sie in einem Quartal erwarten können, können Sie intelligente Geschäftsentscheidungen treffen und Ihre Aufmerksamkeit auf die richtigen Bereiche lenken.
Anstatt eine Schätzung anzustellen, nutzt die Wahrscheinlichkeitsprognose die bereits ausgefüllte Pipeline zur Vorhersage Ihres erwarteten Gesamtumsatzes.
Die Prognose für Ihre Pipeline wird automatisch berechnet, unter Berücksichtigung sowohl der Dealgröße als auch der Abschlusswahrscheinlichkeit.
Abschlussdatum
Um Ihrer Prognose mehr Aussagekraft zu verleihen, sollten Sie das voraussichtliche Abschlussdatum Ihrer Deals abschätzen. Sowohl Business Development Reps als auch Interessenten unterschätzen häufig, wie lange es dauert, ein Geschäft abzuschließen. Außerdem gilt: Je mehr Leute an der Kaufentscheidung beteiligt sind, desto schwieriger ist die Voraussage eines genauen Datums.
Kontakt
Wer verwaltet das Geschäft auf Ihrer Seite? Dieses kann sich im Verlauf des Verkaufsprozesses ändern (zum Beispiel Übergabe vom SDR – Sales Development Representative – an einen Account-Manager), also muss der Kontakt immer auf dem neuesten Stand sein.
Die Nachverfolgung, wer welchen Deal verwaltet, erlaubt Ihnen eine Analyse der Teamleistung. Auch können Sie dadurch sicherstellen, dass die Deals gleichmäßig verteilt werden.
Nächste Schritte
Sie sollten immer wissen, was als Nächstes passieren muss. Durch welche Aktion gelangen Leads aus der derzeitigen Phase in die nächste? Ein potenzieller Kunde, der sich momentan im Stadium „Idee“ befindet, sollte kontaktiert werden. Ein Interessent aus der Rubrik „Kontaktiert“ sollte u.U. eine Follow-Up-Message geschickt bekommen.
Genau wie die Sales-Phasen sollten die „nächsten Schritte“ klar definiert sein. Jeder muss in der Lage sein, sich anhand der nächsten Schritte darüber zu informieren, was als nächstes getan werden muss, um einen Geschäftsabschluss voranzutreiben.
Die Schritte sollten möglichst konkret sein: „Follow-Up-Email bis 10.06.“ ist besser als einfach „Follow-Up“ zu notieren.
Abschließende Gedanken
Die effektive Verwaltung Ihrer Vertriebspipeline ist essentiell für die Verbesserung Ihrer Vertriebsprozesse und zur Steigerung des Umsatzwachstums.
Eine Sales Pipeline Excel Vorlage ist ein erster Schritt, um organisiert zu bleiben, Verbesserungspotentiale zu erkennen und Ihr Team effizient zu managen.
Sales Dashboard Template
Ein Excel Template ist ein guter Einstieg für kleine Teams oder Startups, da es schnell und unkompliziert ist - es hat jedoch Grenzen. Für wachsende Unternehmen ist eine CRM-Software meist besser, weil sie Automatisierungen, Integrationen und detailliertere Analysen ermöglicht.
Das CRM und die Sales Pipeline von Pipedrive sind zugeschnitten auf die Anforderungen von Unternehmen kleiner und mittlerer Größe aus dem Mittelstand oder von Einzelunternehmen und unterstützt Sie effektiv bei Ihrem Wachstum.
