Cómo ejecutar campañas de envío de correos masivos que realmente funcionen

Las campañas de envío masivo de correos electrónicos permiten a los especialistas en marketing llegar a cientos o incluso miles de personas de una sola vez.

Desafortunadamente, algunos asocian el término con correos electrónicos irrelevantes e indeseados. Para muchos, el envío de correos masivos a su lista es una práctica obsoleta y poco ética. Ésta consiste en eviar emails masivos de manera indiscriminada y esperar lo mejor. Sin embargo, lo más probable es que estos envíos terminen en las carpetas de spam o que su tasa de rebotes sea alta.

Es por eso que enviar el mismo correo electrónico a una lista completa, sin personalización, tiene poco o ningún lugar en el marketing por correo electrónico hoy en día.

Sin embargo, con el enfoque correcto y un servicio eficaz de envío de correo electrónico de forma masiva, es totalmente posible crear una campaña de envío de correos masivos que sea relevante, bienvenida y atractiva para tu lista de contactos.

¿Por qué deberías enviar correos electrónicos masivos?

Enviar correos electrónicos a cada uno de tus clientes potenciales y suscriptores de manera individual no es práctico para escalar negocios. Tan pronto como tengas más de un puñado de personas en tu lista de correo electrónico, la comunicación regular uno a uno se vuelve imposible.

Dicho esto, a pesar de que tus clientes entienden que los correos electrónicos masivos se envían a una base de datos grande, aún aprecian un toque humano. De hecho, las encuestas muestran que el 91% de los clientes son más propensos a comprar a minoristas que: los reconocen y hacen ofertas o recomendaciones relevantes.

Los correos electrónicos masivos estratégicos que reconocen el recorrido único del cliente e incorporan las mejores prácticas de personalización anteriores son una manera perfecta de llegar a un gran grupo de clientes sin sonar como un robot.

En cualquier escenario, ya sea ejecutando una campaña de email marketing por goteo dirigida a una lista específica, o enviando una actualización masiva de descuentos navideños y precios reducidos a toda tu lista de correo electrónico, las campañas de marketing mediante envío de correos masivos te permiten llegar de manera rápida y sencilla a toda tu audiencia.

La diferencia entre el envío masivo de correos electrónicos y el spam

Desafortunadamente, hay ciberdelincuentes que ocultan malware en correos electrónicos no deseados masivos en un esfuerzo por robar información valiosa de lectores vulnerables. Para combatir esto, las listas negras de correo electrónico existen como una herramienta de regulación en un esfuerzo por reducir la cantidad de correos electrónicos no deseados o irregulares que se entregan.

La mayoría de las veces, estas listas negras de correo electrónico funcionan según lo previsto. De hecho, cuando Canadá introdujo su legislación antispam (CASL), las tasas de entrega aumentaron en los tres años siguientes del 79% al 90%, mientras que las tasas de apertura aumentaron del 26% al 32%.

Esta iniciativa tuvo éxito porque el aumento de la seguridad da como resultado una disminución de la amenaza, lo que deja espacio para que prospere un mercado digital competitivo.

Y cuando los estándares para la entregabilidad del correo electrónico son altos, si no tienes cuidado, podrías terminar sin querer en una lista negra de correo electrónico. Por fortuna, esto se puede evitar con facilidad siguiendo las mejores prácticas sobre cómo enviar correos masivos, tales como el uso de suscripciones claras, la automatización de tus procesos, evitar las trampas de spam y limpiar tu lista de correo electrónico con regularidad.

Antes de comenzar a planificar tu campaña, familiarízate con la legislación aplicable a los correos electrónicos masivos. Para las empresas mexicanas, eso significa los artículos 17, 18 y 18 BIS de la Ley Federal de Protección al Consumidor, que es la legislación que cubre el correo electrónico masivo y los mensajes de correo electrónico comerciales enviados a los consumidores. En resumen:

• Los proveedores deben aceptar informar si mantienen información sobre un consumidor con fines mercadotécnicos o publicitarios
  

• De existir información, deben ponerla a disposición del consumidor, revelando qué información han compartido con terceros y la identidad de esos terceros
  

• Los consumidores tienen el derecho de no ser molestados para recibir bienes, productos o servicios en su bandeja de entrada
  

• Los consumidores pueden exigir que su información no sea cedida o transmitida a terceros, excepto por orden judicial
  

• Prohibición de utilizar información de consumidores para fines diferentes a los mercadotécnicos o publicitarios
  

• Prohibición de enviar publicidad a consumidores que han manifestado su deseo de no recibirla o que están en el registro público

Si estás enviando mensajes electrónicos comerciales a residentes canadienses, la Ley Anti-Spam Canadiense (CASL) aplicará. Por otra parte, si estás enviando correos electrónicos masivos a residentes estadounidenses, aplica el CAN-SPAM Act. Algunas buenas prácticas son incluir la información de tu negocio y la opción para darse de baja. También necesitarás el consentimiento (ya sea implícito o explícito) del destinatario antes de enviar cualquier mensaje.

Siempre que tu campaña de correo electrónico masivo cumpla con la legislación pertinente, no debería clasificarse como spam. Si estás enviando correos electrónicos a personas que han pedido saber de ti, el correo electrónico contiene información precisa, incluye tus datos y hay un método claro para darse de baja, has cumplido con la gran mayoría de las regulaciones internacionales sobre cómo hacer un envío masivo de correo electrónico de manera efectiva.

¿Qué hace que una campaña de correo electrónico sea buena?

Si quieres aprender cómo enviar correos masivos realmente efectivos, necesitas un mejor estándar que simplemente evitar los filtros de spam. Más bien, deberías enviar campañas de correos electrónicos que tus destinatarios tengan ganas de abrir. Estas son algunas de las características de los correos electrónicos de ese tipo:

Tienen un propósito

Cada correo electrónico masivo que envíes debe tener un propósito claro. Pregúntate: ¿qué estás tratando de lograr? Tal vez solo quieras interactuar con tu lista al proporcionar algo de valor, con el objetivo de obtener una respuesta. Puede que tengas información vital que necesites enviar a tus clientes, como una nueva actualización o alerta de producto. También es posible que quieras hacer algunas ventas adicionales al promocionar el próximo lanzamiento de tu producto.

Sea cual sea tu objetivo, debe estar muy ligado a los deseos y necesidades únicos de tu destinatario. Al reconocer sus puntos de dolor o deseos específicos, tus esfuerzos de envío de correos masivos resonarán con una porción mayor de tu audiencia porque sentirán que les estás hablando directamente.

Encajan en tu estrategia de marketing por correo electrónico a gran escala

Tus campañas de correo electrónico masivo deben ser parte de una estrategia a largo plazo considerada con cuidado. Además, deben complementar el resto de tus esfuerzos de marketing. Por ejemplo, debes considerar cómo se vería un envío masivo de correos electrónicos a todos los suscriptores, para aquellos que están en medio de una campaña de goteo dirigida. ¿Tendría sentido este envío a gran escala en el contexto de los otros mensajes que han recibido, o los confundiría? ¿Coinciden tus llamados a la acción (CTA), o estás diluyendo tu mensaje? Asegúrate de tener estas respuestas antes de enviar.

Son consistentes

Como parte de una campaña bien pensada, los correos electrónicos deben ser coherentes, tanto en términos de tiempo como de tono de voz. Los correos electrónicos aleatorios sin un propósito estratégico solo perjudicarán tus resultados. Por ejemplo, si decides enviar un boletín semanal, debe salir a la misma hora todas las semanas, sin falta.

Seguir una rutina ayuda a crear anticipación para la próxima actualización, lo que funcionará para aumentar el número de lectores, el compromiso y la lealtad.

Se adaptan al momento

Cuando golpeó la pandemia de COVID-19, toda la comunidad global se detuvo. Las empresas comenzaron a enviar correos electrónicos masivos con mensajes de apoyo comunitario y orientación actualizada sobre cómo operarían en estas nuevas condiciones.

Estos correos electrónicos consistentes se adaptaron al momento, generando una sensación de “todos estamos juntos en esto”. Una vez que el mundo se ajustó a la nueva normalidad, estos envíos de correos electrónicos cambiaron el tono de alentador a práctico, actualizando a los clientes sobre nuevas reglas relacionadas con las operaciones comerciales (por ejemplo, solo servicio de restaurantes en exteriores), horarios actualizados, ofertas especiales para ayudar a los clientes que están teniendo dificultades y más.

Cómo usar la personalización para generar envíos masivos de correo electrónico más efectivos

Tus correos electrónicos nunca deben sentirse como masivos para tus destinatarios. En cambio, es más probable que los correos personalizados sean bien recibidos. Si bien los envíos masivos de correo electrónico solían consistir en enviar exactamente el mismo mensaje a todas las personas de tu lista, el software de marketing por correo electrónico de hoy en día hace que sea sencillo adaptar tus envíos para que encarnen esa sensación personalizada.

La forma más fácil de personalizar tus correos electrónicos es utilizar los detalles únicos de tu cliente en el mensaje. Por ejemplo, en lugar de comenzar tu mensaje con “Estimado cliente”, usa el nombre del destinatario. Muchos proveedores de correo electrónico hacen que esto sea fácil de hacer a través de etiquetas que permiten insertar contenido dinámico en tus campañas de correo electrónico.

También puedes colocar otros detalles del destinatario en el correo electrónico donde tenga sentido. Dependiendo de tu negocio y del tipo de correo electrónico que envíes, los detalles personalizados pueden incluir el nombre de su empresa, su industria, su historial de compras, sus artículos más vistos (si corresponde), etc. Simplemente agrega las etiquetas apropiadas al mensaje, para que luego la automatización de marketing (conocida como marketing automation, en inglés) se encargue del resto.

Si quieres crear correos electrónicos verdaderamente personalizados, del tipo que van más allá de la etiqueta ocasional, tendrás que utilizar un método de segmentación. Al dividir tu lista en segmentos significativos, puedes orientar tus envíos masivos de correo electrónico con mayor precisión y solo enviar mensajes a destinatarios relevantes.

Segmenta tus listas por datos demográficos, intereses, acciones o lo que más se alinee con las necesidades de tu negocio.

Por ejemplo, una empresa B2B de SaaS podría segmentar sus listas por sector, tamaño de la empresa y puesto de trabajo. Para una marca de ropa B2C, tendría más sentido segmentar por género, compras pasadas y compromiso.

Una forma de crear listas más específicas es pedir a los nuevos suscriptores y clientes más detalles sobre sí mismos en tu correo electrónico de bienvenida. Por ejemplo, puedes pedirles que hagan clic en el enlace que mejor los describa a ellos mismos o a su situación, o invitarlos a completar una encuesta en línea.

También puedes utilizar una herramienta de automatización de marketing por correo electrónico para segmentar tu lista con filtros completos basados en suscriptores o actividades, como cuándo se registraron tus clientes o cuánto han interactuado con tus correos electrónicos anteriores.

Sea cual sea el método de servicio de envío masivo de correos electrónicos que utilices para segmentar tu lista, apunta a la calidad sobre la cantidad. Es mejor opción tener un puñado de segmentos claramente designados que cientos de listas aleatorias e intrascendentes.

Solo se necesitan unos pocos segmentos elegidos con cuidado para habilitar correos electrónicos que sean relevantes para tus clientes. Por otro lado, demasiados segmentos aumentan el trabajo que tienes que hacer y pueden dar lugar a campañas confusas e innecesariamente específicas o a una superposición accidental.

Cómo crear una campaña de correo electrónico masivo que obtenga resultados

Si vas a enviar correos electrónicos masivos como parte de tu estrategia de email marketing, tendrás que configurarlo de forma correcta para ver los beneficios. Cuando comiences a planificar tu campaña, no olvides los siguientes pasos clave.

1. Conoce a quién estás enviando correos electrónicos

Tu lista de correo electrónico debe estar compuesta por personas que hayan expresado su voluntad o hayan consentido de manera consciente a recibir correos electrónicos de marketing de tu parte. Recuerda que esto también te ayudará a evitar ser incluido en una lista negra de correos electrónicos.

Si bien puedes comprar listas de correo electrónico, es una buena práctica crear tu propia lista a partir de personas que hayan interactuado directamente contigo y se hayan registrado, ya sea como cliente o suscriptor de correo electrónico. Esto garantiza que tu lista cumpla con la ley y mejora las posibilidades de que tu correo electrónico sea entregado, en lugar de terminar en la bandeja de spam.

Recuerda que si envías correos electrónicos a ciudadanos europeos, tienes que cumplir con el RGPD. Como parte de la normativa, tienes que ser capaz de explicar a cualquier persona que te pregunte de dónde has sacado sus datos. Decir que lo compraste o lo cosechaste de las redes sociales no es suficiente.

2. Determina tu estrategia

Identifica el propósito del correo electrónico masivo, ya sea aumentar los pedidos, los clics, las descargas o la participación. ¿Es un envío masivo de correos electrónicos la mejor manera de cumplir con este propósito, o podrías obtener mejores resultados con un enfoque diferente? ¿Encajará esto con tus campañas existentes, o es mejor excluir a los destinatarios que ya están en una campaña de goteo?

No olvides considerar cómo tu correo electrónico se relaciona con los resultados deseados por tus destinatarios. ¿Tu correo electrónico se centra en ti o añadirá valor al lector y le ayudará a cumplir sus objetivos? Al tener un objetivo claro en mente para tu campaña, será más fácil escribir tu mensaje y medir su efectividad (más sobre esto después).

3. Escribe el mensaje de tu correo electrónico

Al igual que con cualquier correo electrónico, tu mensaje masivo de correo electrónico debe estar bien escrito y basarse en las mejores prácticas. Hay seis elementos clave que deberás tener en cuenta.

• Nombre del remitente. Por lo general, este será el nombre de tu empresa. De forma alternativa, puedes usar tu nombre personal (en especial si tienes una marca basada en tu personalidad) o tu nombre personal y el nombre de tu empresa juntos. Cualquiera que sea la opción que elijas, debe ser reconocible al instante por tus destinatarios. También debes evitar usar una dirección "sin respuesta", ya que pueden hacer que parezcas frío e inaccesible.

• Asunto. Aunque solo sean unas pocas palabras, no debes subestimar el impacto de la línea de asunto de tu correo electrónico. Una línea de asunto de correo electrónico eficaz invoca la curiosidad sin ser engañosa, ofreciendo un valor claro y obvio a tu destinatario.

• Preencabezado. Otro pequeño detalle que a menudo se pasa por alto es que el texto de vista previa de tu correo electrónico puede determinar si alguien abre tu mensaje. En lugar de mostrar simplemente la primera línea de tu correo electrónico, puedes utilizar el preencabezado como una vista previa atractiva de tu mensaje o un llamado a la acción convincente.

• Cuerpo del mensaje. El propio correo electrónico debe ser claro y directo. Si tu línea de asunto o preencabezado ha prometido un beneficio, es esencial que tu correo electrónico cumpla esa promesa y ofrezca ese valor. Recuerda mantener tu envío de correos masivos centrado en el lector, en lugar de en tu empresa. Gracias a tu trabajo de segmentación, se vuelve mucho más fácil imaginar a quién estás escribiendo, lo que te permite redactar un mensaje relevante que aborde su situación actual.

• Llamada a la acción (CTA, por sus siglas en inglés). Tu CTA es donde le pides al lector que realice algún tipo de acción que se alinee con el objetivo de tu campaña. Si tu objetivo es aumentar la participación, tu CTA podría ser que el destinatario responda. Si estás tratando de mejorar las conversiones, el CTA podría ser para que visiten tu tienda. Sea cual sea el llamado a la acción que elijas, asegúrate de que sea claro, obvio y esté en línea con el resto de tu mensaje.

• Información para darse de baja. En la mayoría de los casos, es un requisito legal incluir un método sencillo para que los destinatarios opten por no recibir futuros mensajes comerciales. Al igual que tu CTA, tu enlace para cancelar la suscripción debe ser claro y obvio. Si bien puede ser tentador tratar de ocultar el enlace, dar a los destinatarios desinteresados una forma fácil de optar por no participar significa que es menos probable que lo marquen como spam, lo que mejora tu capacidad de entrega.

4. Realiza pruebas y optimiza

Una vez que hayas enviado tu correo electrónico, debes analizar los resultados de tu campaña para realizar un seguimiento de tus métricas e identificar posibles áreas de mejora. ¿Cómo reaccionan los destinatarios a tu envío masivo de correo electrónico? ¿Lo están abriendo y respondiendo, o lo están ignorando o incluso cancelando la suscripción? Si es así, es posible que lo estés haciendo de la manera incorrecta y necesites probar otro enfoque.

Por ejemplo, si tus tasas de apertura son bajas, puedes hacer pruebas A/B de diferentes líneas de asunto y preencabezados en tu próximo correo electrónico. También puedes experimentar con diferentes CTA para aumentar tu tasa de clics (CTR).

Utiliza tu software de envíos masivos de correo electrónico para probar diferentes diseños de correo electrónico. Tal vez los mensajes HTML con muchas imágenes sean más efectivos para tu audiencia que un mensaje de solo texto. Pruébalo y compruébalo por ti mismo, luego optimízalo en función de los resultados, descansa y repite.

Preguntas frecuentas

Consideraciones finales

Para muchas personas, las campañas masivas de correo electrónico son solo otro término para el spam. Sin embargo, no hay ninguna razón por la que tus envíos masivos de correo electrónico tengan que ser spam. De hecho, mediante el uso de la personalización y la segmentación, pueden ser muy relevantes y eficaces, lo que los convierte en una parte útil de cualquier estrategia de marketing digital por correo electrónico.

Al seguir las mejores prácticas y alinear los correos electrónicos con tu propósito, teniendo en cuenta las necesidades de tus lectores, puedes enviar correos electrónicos masivos de alta calidad que tus destinatarios estén ansiosos por abrir.