¿Por qué tu equipo necesita un proceso de ventas claro y medible para alcanzar sus metas?

Juego de muñecas matrioskas de color verde representado a clientes en un embudo de ventas medible

En el libro “Gestión de ventas simplificado”, el autor Mike Weinberg hace algunas recomendaciones. Enfatiza la importancia de dedicar tu tiempo y esfuerzos a las actividades correctas monitoreando tus métricas de seguimiento.

“Los vendedores regularmente no cumplen con sus metas porque Pequeños esfuerzos = Pequeños resultados. Pero esto no significa que tu equipo no esté trabajando o no sea bueno. Solo que están trabajando en las cosas equivocadas” —Mike Weinberg.

Probablemente tu equipo esté trabajando duro y a lo mejor el problema no es tu equipo de ventas. Tal vez es que quien lo lidera tiene acciones o actitudes que debilitan su rendimiento.

La buena noticia es que con la asesoría correcta los resultados se pueden transformar.

De hecho hay una prueba. Es que estés buscando informacion y te tomes el tiempo para leer y aprender sobre cómo mejorar tus habilidades de gestión de ventas con este artículo. 

Sin embargo, las preguntas siguen siendo:

¿Estás poniendo todo tu esfuerzo en las actividades correctas?

¿Tienes la sensación de que estás trabajando duro, pero que todo tu esfuerzo es en vano? ¿Sobre todo porque no estás obteniendo los resultados que desearías?

Si no tienes un plan definido ni alineado con tus objetivos, por más que te esfuerces no cumplirás tus metas.

La buena noticia es que puedes lograr incrementar tus ventas con buenos hábitos. También con un mapa estratégico de las tareas que te conduzcan al lugar donde quieres estar. 

Pero para esto necesitas algo crítico. 

Sé lo que estás pensando, pero te equivocas... no me refiero a un CRM.

Soy un defensor apasionado de la importancia de usar un CRM para incrementar tus ventas y optimizar tu tiempo. Sin embargo, hay una cosa que debes de hacer antes de elegir tu CRM:

Desarrollar un proceso de ventas claro y repetible.

Un proceso de ventas claro y repetible marca la diferencia. Distingue entre un grupo de personas buscando desesperadamente cualquier táctica para vender y un equipo de ventas profesional, en crecimiento.

Muchas veces nos complicamos las cosas y buscamos soluciones nuevas y exactas para cada situación. Tal vez pensamos que tener un proceso descrito es una pérdida de tiempo. O pensamos que crear un proceso de ventas  es demasiado complicado de hacer.

A veces sí existen momentos en los que tenemos que buscar nuevas formas para avanzar. No obstante, en algunas actividades lo ideal es preestablecer algún proceso que sea repetible. No es fácil, pero tampoco es imposible.

Pero, ¿por qué es tan importante tener un proceso que sea repetible? Es porque este te ayuda a identificar, medir y monitorear el estado actual de tus ventas. El objetivo: mejorar tus estrategias y tácticas.

Si no tienes un proceso que sea repetible tendrás problemas cuando trates de implementar mejoras significativas. Cuando contrates a nuevos miembros de tu equipo, no podrás hacer un seguimiento de tus resultados. Sobre todo no podrás comparar tus actividades y resultados en un periodo determinado o a comparación del resto del equipo.

¿Quieres monitorear y mejorar los resultados de tu equipo de ventas? No solo se trata de contratar un CRM y esperar que tu equipo mágicamente mejore. Debes ayudarlos creando un proceso de ventas claro y definido que vaya de la mano con tu nueva herramienta de ventas.

Si no lo haces, en realidad solo estarás haciendo suposiciones sobre cómo asignar tu tiempo de ventas. O qué decisiones tomar para mejorar los resultados de tu equipo. De esta forma, no podrás dirigir tu equipo hacia la meta en la dirección correcta.

¿Qué es un proceso de ventas y por qué es tan necesario?

Si quieres tener un negocio donde tus resultados sean consistentes y predecibles necesitas tener un proceso de ventas.

¿Pero qué es un proceso de ventas? 

Son las etapas y actividades necesarias para poder guiar a tus prospectos a una toma de decisión. Una que resulte en la compra de tus productos o servicios. Desde que muestran interés por tu oferta hasta el punto en el que pagan y se convierten en tu cliente. Este proceso te ayudará a acelerar el crecimiento de tu negocio. También te da un enfoque claro y consistente de las actividades que tus vendedores deben completar y qué prospectos seguir.

Si deseas comenzar a rastrear y medir el rendimiento de tus ventas, no solo debes implementar un CRM de ventas. También debes desarrollar un proceso de ventas que te ahorrará tiempo en el futuro.

¿Cómo medir correctamente las métricas y enfocarte en las actividades correctas?

Es momento de sumergirte en los detalles.

En este punto sería útil un artículo completamente dedicado a configurar un proceso de ventas. Por suerte, ya lo hemos hecho. 

Si quieres obtener ayuda y orientación práctica para crear tu proceso de ventas, los siguientes artículos te serán muy útiles.

¡Ahora sí! Ya cuentas con todas las herramientas que necesitas para crear un proceso de ventas exitoso y fácil de seguir. 

Ahora es momento de responder las preguntas que nos hicimos al principio del artículo. ¿Estoy poniendo todo mi esfuerzo en las actividades correctas? ¿Estoy trabajando duro, pero todo mi esfuerzo es en vano porque no estoy obteniendo los resultados que deseo?

Configura tu proceso de ventas para que te ayude a priorizar tu tiempo 

Aprender a administrar nuestro tiempo es fundamental para aumentar nuestros resultados, sobre todo en ventas. 

Todos tenemos muchas cosas que hacer, la mala noticia es que solo tenemos 24 horas en el día para lograr cumplir con todas nuestras actividades.  Seamos sinceros… después de 9 horas sentados en nuestro escritorio, el trabajo llega a ser abrumante. Evidentemente, la calidad de nuestras actividades no es la misma como cuando iniciamos el día o la semana.

Si no aprendemos a priorizar y organizar nuestro tiempo llegará el momento en que nos frustremos. Podemos inclusive llegar a odiar lo que estamos haciendo.

Nuestro equipo debe saber cómo priorizar su trabajo. Debe hacerlo dependiendo del estado o la etapa en la que se encuentre su prospecto o qué tan calificados estén. De lo contrario nuestro equipo no sabrá cómo invertir su tiempo adecuadamente y no se centrara en lo que realmente importa. Es decir, ayudar a los prospectos más calificados dentro de tu proceso de ventas a convertirse en clientes. 

Tenemos que tener esto siempre en mente:

“El tiempo es un recurso limitado, por lo que tenemos que aprender a gestionarlo bien. Para alcanzar nuestros objetivos de venta requerimos de ese tiempo. Una mala gestión sin métricas estructuradas nos impedirá alcanzarlos.”

Ser más productivos en ventas no significa trabajar más, buscar más prospectos, llenar tu embudo. Tampoco hacer múltiples tareas y ser el último en salir de la oficina. Ser productivo en ventas significa hacer las cosas adecuadas de manera eficiente. Es importante priorizar tu tiempo en lo que importa y medir tus resultados con métricas estructuradas.

Sally Dubby, gerente de The Bridge Group, enumera de manera elocuente las preguntas principales que ayudarán a abordar este tema:

“¿Tienes un proceso de ventas descrito? ¿Tengo mis actividades y resultados estructurados? ¿Las etapas de ventas están detalladas y documentadas y establecen métricas claras?”

En términos simples: ¿tienes un embudo de ventas definido?

Para saber la respuesta solo hace falta responder las siguientes preguntas:

  • ¿Tu plan establece un proceso claro con etapas definidas?

  • ¿Estas etapas están claramente definidas? Los vendedores deben saber en qué parte del embudo de ventas debe ir cada prospecto o cliente potencial.

  • ¿Has definido actividades para tus vendedores en cada etapa? Es necesario que sepan exactamente qué deben hacer para conducir a sus prospectos al cierre.

La manera más fácil de saberlo es teniendo una reunión con dos o tres miembros de tu equipo de ventas.

Pídeles que te expliquen cómo funciona tu proceso de ventas y que sean específicos. Que te digan qué actividades deben llevar a cabo en cada etapa de tu embudo. Además, cómo saben cuando deben mover a un prospecto de una etapa a otra o cuando mandarlo a “perdido”.

Al hacer este simple ejercicio vas a poder notar qué tan claro es tu proceso de ventas. Como consecuencia, sabrás cómo es que tus vendedores lo están interpretando.

No te desalientes si descubres que tu proceso de ventas no es tan claro como creías. Al contrario, esta es una gran oportunidad para poder mejorar. 

Un proceso repetible y estructurado

Necesitas crear un proceso de ventas que sea repetible y estructurado. Así podrás ayudar a tus vendedores a cumplir tus metas. Debes crear métricas claras que les ayuden a medir sus resultados y mejorar su desempeño.

Sally continúa explicando por qué estos fundamentos de tu proceso de ventas son necesarios. Sobre todo para identificar donde necesitas gastar más o menos tiempo.

Quiero saber: 

  • ¿He descrito claramente nuestras etapas de ventas?  
  • ¿Nuestros representantes están haciendo lo que tienen que hacer en esas etapas? 
  • ¿Están perdiendo muchos tratos?   

Midiendo cómo se mueven los tratos a través de las etapas: 

  • ¿Se están moviendo a través de las que hemos creado?  
  • ¿Cuándo fue la última vez que se comunicaron?  
  • ¿Hay algún cuello de botella?

Ahora sí, aquí es donde una herramienta de CRM se convierte en un activo invaluable.

Puedes reducir el tiempo que dedicas al trabajo administrativo, automatizando la recopilación de datos, seguimientos, medición de rendimientos e informes. Tendrás todos los datos que necesitas para realizar mejoras en tu proceso con solo un clic.

Una vez que tengas todo automatizado, lo que debes hacer es analizar los resultados. Así podrás priorizar tu tiempo de ventas de manera efectiva, lo que resultará en mejoras sustentables para tu proceso de ventas. 

Controla el rendimiento de tus ventas y optimiza tu proceso de ventas con un software CRM.

Cuando tu proceso esté claramente definido, implementado y medido, debes comenzar a pensar cómo analizar tu desempeño. 

Observa los datos de todo tu ciclo de ventas y analiza: 

  • Tasas de conversión de los prospectos de una etapa a otra.
  • Tiempo dedicado a la prospección.
  • Porcentaje de clientes potenciales con seguimiento de ventas.
  • Tiempo entre la primera conversación y seguimiento.
  • Tiempo promedio entre la etapa de calificación de prospectos a tratos cerrados.

Cuando alguno de estos puntos se maneja incorrectamente, tu tasa de conversión general puede bajar. 

¿Por qué? 

Porque estas métricas indican que estás perdiendo el tiempo en oportunidades equivocadas. Las razones pueden ir desde centrarse en los prospectos equivocados hasta enfocarte en las actividades o medios de comunicación  incorrectos.

Algunas cosas que te debes preguntar:

  • ¿Tus representantes de ventas están prospectando las verticales correctas si es un negocio estacional?
  • ¿Están en contacto con las personas adecuadas pero no pueden cerrar el trato?
  • ¿Deberías intervenir para ayudar?
  • ¿Tu embudo de ventas tiene muchas etapas? ¿Tus representantes conocen cada una de las etapas y saben en qué momento deben pasar a la siguiente?

Es perfectamente natural encontrar esto abrumador. Por eso, primero necesitas definir y establecer las expectativas que tienes para cada etapa con anticipación. 

Las etapas de un embudo claramente definidas son los mejores amigos de un gerente de ventas.

Necesitas tener claramente definido cuales son las características de tus prospectos en cada etapa de tu proceso de ventas. También las actividades que deben llevar a cabo tus vendedores con los prospectos. Lo anterior, teniendo en cuenta cada etapa, para que tu proceso de ventas sea efectivo.

Es posible que tu representante de ventas no esté moviendo a un contacto a la siguiente etapa. Tal vez no está seguro de los parámetros que determinan que un prospecto cambie de la etapa de evaluación a la de negociación. O qué se necesita hacer para lograr llevar al cliente potencial a la siguiente etapa.

La solución: establecer un promedio de cuánto tardas en cerrar con un cliente. 

Puedes realizar un seguimiento de esta métrica fácilmente mediante las herramientas de ventas de un CRM como Pipedrive. La interfaz visual te brinda visibilidad total del viaje de un cliente potencial a lo largo de tu proceso. Desde el contacto inicial hasta el cierre. Así como el tiempo que el cliente potencial pasa en cada etapa del embudo.

Esta es solo una de las muchas formas en que las herramientas de administración de un embudo de ventas te ayuda. Puedes establecer objetivos y parámetros y te facilitará identificar las áreas problemáticas para tu equipo de ventas.

Averigua cuántas etapas necesitas (o no necesitas).

Es posible que no estés aprovechando tu embudo de ventas al máximo. Incluso si las etapas del mismo están definidas con muchísima precisión,.

Sally continúa explicando por qué tener un sólo embudo de ventas no funciona para la mayoría de nosotros.

Si tienes pocas oportunidades abiertas, es posible que necesites aumentar el tiempo dedicado a la prospección de leads. ¿Esos prospectos están calificados? Medir el tiempo en cada etapa puede ayudarte a descubrir el problema.

En resumen, debes estructurar tu canal de ventas en pocas etapas. Pero que sean claras y únicas, basadas en lo que quieras lograr con tu proceso de ventas.

Un ejemplo de esto puede ser tener un embudo específico para prospectar oportunidades de venta y otro para la venta como tal. O un embudo para la venta y otro para cobranza. Si es que estas partes de tu proceso de ventas están sobre complicando el trabajo de tu equipo. 

Pero cuidado.

Con pocas etapas te resultará difícil identificar exactamente dónde estás gastando demasiado tiempo. Y a la inversa, demasiadas etapas generan confusión sobre cuándo mover una oportunidad a la siguiente étapa. Además, aumentará la dificultad de medir los resultados de tu equipo. Esto se debe a que necesitas pasar más o menos tiempo analizando tu proceso de ventas.

Lo ideal es encontrar el punto medio y tener un proceso con suficientes etapas. Esto ayudará a tu equipo a dirigir una venta efectiva sin dificultar la categorización oportunidades o medición de resultados. 

Ejemplos prácticos: Aprende a leer las métricas de tu embudo como todo un profesional. 

Aquí hay un par de situaciones específicas en las que puedes encontrarte. Esto con base en los datos que analizaste con tu software de CRM.

SITUACIÓN A: Tienes muchos clientes potenciales en las etapas iniciales pero tus tasas de ganancias son bajas.

Al medir la tasa de tratos ganados, ten en cuenta cómo se produjo tu prospecto. ¿Fue como resultado del inbound marketing, de una llamada de telemarketing, correo electrónico en frío?

Identificar la fuente de tus prospectos te puede ayudar. Especialmente a determinar si el método de prospección está diseñado para atraer clientes potenciales incorrectos. 

Tal vez la tasa de conversión de tus representantes es demasiado baja. Entonces, otro problema que podrías tener tiene poco que ver con la prospección y más con las actividades completadas.

SITUACIÓN B: Tengo muchos clientes potenciales en la etapa final pero no logro cerrarlos.

Si los clientes potenciales se quedan en la etapa final del embudo pero no logras cerrarlos, debes averiguar por qué. ¿Tus representantes no están haciendo los seguimientos correctamente?

¿Qué actividades no se están implementando?

¿Tu equipo ha calificado correctamente a los prospectos según las métricas establecidas? ¿O trasladaron al prospecto a la etapa final demasiado rápido?

Un proceso de ventas definido combinado con el poder de un CRM de ventas te permitirá profundizar en los números. Podrás descubrir qué es lo que está mal y resolver los cuellos de botella que se presenten en tu proceso de ventas.

Nunca olvides documentar tus ventas.

Los vendedores profesionales se dedican a vender. No son parte del equipo de marketing, ni personal administrativo. Mucho menos personas de atención y servicio al cliente.

Necesitan un proceso de ventas que sea ágil y que les ayude a vender.

Nuestra CRM está diseñado justamente para esto. Queremos ayudarte a automatizar las partes administrativas y aburridas del proceso de ventas. Al mismo tiempo, darle a tu equipo una herramienta que les ayude a gestionar su cartera de clientes. Todo de una manera rápida y visual para que ellos puedan enfocarse en lo que realmente importa: vender.

Regístrate para una prueba gratuita de 14 días. Verás por qué cada vez más vendedores confían en Pipedrive para ayudarles a cerrar más tratos. También por qué más gerentes nos eligen para ayudarles a crear un proceso de ventas medible y eficiente.

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