O gerenciamento de vários tipos de clientes, produtos ou projetos de marketing pode rapidamente se tornar uma tarefa complicada para donos de pequenas empresas que não possuem um sistema de gestão claro.
O modelo de registro RAID, mais conhecido como RAID log, ajuda na organização e monitoramento de elementos essenciais (ex.: riscos, problemas, decisões) para o bom funcionamento de projetos
Neste artigo, você vai aprender duas formas de criar um RAID log para manter a sua equipe no caminho certo e minimizar desafios em potencial.
O que é RAID log?
O RAID log, ou registro RAID, é um documento que pode ser usado por diferentes equipes (ex.: vendas, marketing, operações) para monitorar os principais elementos do gerenciamento de projetos, ou seja, riscos, ações, suposições, problemas, decisões e dependências.
Definição de RAID log: um sistema de gestão de projetos eficiente que ajuda equipes a registrar detalhes importantes, facilitando o controle e a identificação de possíveis problemas.
O RAID log pode assumir várias formas. Sua criação pode envolver uma ferramenta de gestão de projetos ou um modelo de planilha simples, por exemplo. A seguir, você vai aprender mais sobre ambas as opções.
Aqui está um exemplo de planilha de RAID log criada no Google Sheets.
Os RAID logs ajudam membros de equipes de gerenciamento de projetos a se manterem organizados, registrando quaisquer questões, tarefas, problemas potenciais e decisões importantes.
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Eles permitem a identificação precoce de desafios e a responsabilização de membros da equipe por suas ações, já que todos podem ver quem são os responsáveis por cada item do registro.
A sigla RAID significa:
Riscos (Risks): eventos ou situações potenciais que poderiam impactar o projeto negativamente (ex.: atualizações de software).
Ações/suposições (Actions/assumptions): ações a serem tomadas pela equipe para lidar com riscos e problemas e garantir um progresso normal até que os objetivos do projeto sejam alcançados (ex.: agendamento de reuniões adicionais).
Problemas (Issues): problemas ou desafios atuais que exigem atenção ou resolução imediata (ex.: um bug de software).
Decisões (Decisions/dependencies): escolhas importantes feitas durante o projeto ou dependências que podem afetar sua direção, estratégia e execução (ex.: escolher uma nova ferramenta de cibersegurança).
Dependendo das necessidades do seu projeto, você pode trocar “ações” por “suposições” e “decisões” por “dependências” ou simplesmente usar todos os termos no seu RAID log.
Como o RAID log pode ajudar equipes de projeto?
Os RAID logs ajudam equipes a monitorar o progresso de projetos e a gerenciar riscos antes que eles se transformem em problemas.
Aqui estão três motivos comuns para a utilização desta estratégia:
1. Clareza no status do projeto
Os RAID logs facilitam a rápida identificação de riscos e problemas. Esta transparência garante que toda a equipe esteja alinhada e informada, do planejamento à conclusão do projeto.
Exemplo: um gestor de projetos pode notar, com a ajuda do RAID log da semana, que a fase de desenvolvimento do projeto está em dia e que todos estão cumprindo com os prazos e entregas.
Um RAID log atualizado oferece visibilidade total do progresso do projeto e permite que todos identifiquem como e onde seu trabalho pode causar um impacto positivo.
2. Gestão de riscos proativa
A atualização regular dos RAID logs com riscos potenciais permite que equipes se concentrem na resolução de problemas antes que eles tomem maiores proporções. A gestão eficiente de riscos também ajuda no cumprimento de prazos e na manutenção do orçamento com um roteiro preciso.
Exemplo: seu gerente de projeto pode implementar um cronograma de trabalho flexível depois de identificar o risco de esgotamento da equipe.
Esta decisão melhora o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos funcionários, mantendo-os produtivos e evitando atrasos nas entregas.
3. Melhor comunicação e mais transparência
Os RAID logs servem como uma fonte única de verdade para discussões a reuniões associadas ao projeto. Este documento centralizado ajuda os membros da equipe a permanecerem responsáveis, mantendo um registro completo de ações e decisões.
Exemplo: você pode usar um RAID log para confirmar se todos concluíram as tarefas e itens atribuídos desde o último check-in.
A documentação clara de todas as atualizações pode ajudar a evitar falhas de comunicação e que detalhes importantes passem despercebidos.
Como criar e implementar o RAID log com o Pipedrive
A ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) do Pipedrive permite a criação de RAID logs por meio da configuração de novos pipelines com campos personalizados.
O Projects, nossa solução completa de gerenciamento de projetos, é uma ferramenta mais prática e direta, que permite que donos de pequenos negócios construam registros complexos com insights aprofundados num piscar de olhos.
A seguir, explicamos como criar um RAID log com o Projects do Pipedrive em seis passos simples.
1. Crie um projeto personalizado
Comece criando um novo projeto customizável para o seu RAID log. Este dashboard se tornará a central de gerenciamento em tempo real do ciclo de vida, metodologias e decisões do seu projeto.
Vá para a guia “Projects” no Pipedrive. Crie um novo projeto intitulado “RAID Log” e adicione cartões de negócios personalizados para cada categoria.
Para representar os elementos do RAID, crie quatro cartões rotulados como “Riscos”, “Ações/Suposições”, “Problemas” e “Decisões/Dependências”.
Nota: projetos complexos e longos podem contar com categorias separadas para “Suposições” e “Dependências”, devido às maiores incertezas e nível de dependência entre tarefas.
A organização e separação destes elementos garante que todos os membros da equipe tenham uma visão clara do status do projeto para futuras discussões e atualizações.
2. Adicione tarefas a cada entrada
Crie uma lista de tarefas representando riscos, ações, suposições, problemas, decisões ou dependências específicas. Certifique-se de que cada item seja executável e claramente definido, para que todos os membros da equipe entendam como podem contribuir para o sucesso do projeto.
Por exemplo, você pode adicionar itens como:
“Confirmar com a equipe de TI se os servidores atuais podem lidar com um aumento de 20% no tráfego do site” (suposição)
“Revisar os fluxos de trabalho atuais para melhorias” (problema)
No Projects, insira cada tarefa na categoria correspondente.
Para cada tarefa, inclua os seguintes detalhes-chave:
Título (Title): descreva cada tarefa claramente (ex.: “Risco: interrupção da cadeia de abastecimento”).
Descrição (Description): descreva o item detalhadamente, incluindo contexto, consequências e possíveis soluções (ex.: analisar atrasos na entrega de materiais essenciais que possam impactar a linha do tempo do projeto).
Data de entrega (Due date): atribua datas de início e término para manter cada tarefa em dia.
Responsável (Owner): designe membros da equipe responsáveis por monitorar ou resolver cada item.
Você também pode dividir cada tarefa em subtarefas mais fáceis para delegar responsabilidades com mais eficiência.
O gerenciamento transparente de tarefas ajuda todos a permanecerem responsáveis e mantém seu projeto em andamento sem problemas.
3. Inclua detalhes adicionais com campos customizáveis
Use campos personalizados para incluir mais detalhes sobre o projeto. Quanto maior a compreensão de cada elemento do RAID, mais informada será a tomada de decisão.
No Projects, clique em “Customize fields” (Campos personalizados) na seção “Details” (Detalhes).
Por exemplo, você pode criar campos customizados como:
Gravidade do risco: indique a gravidade do problema (ex.: baixa, média, alta).
Validade das suposições: monitore a validade das suposições e como elas mudaram ao longo do tempo.
Status de dependência: verifique se as dependências estão resolvidas, pendentes ou atrasadas.
Detalhes adicionais ajudam os membros da equipe a analisar as prioridades com mais cautela, tomar as melhores decisões e tomar as medidas adequadas.
4. Monitore o progresso e o status do registro
Acompanhar o progresso e o status de cada item do RAID log é indispensável para compreender como eles progridem ao longo do tempo. Cada tarefa pode incluir status, como “Aberto”, “Em progresso” ou “Resolvido”.
Além de alinhar os esforços atuais da equipe, o acompanhamento de progresso e status ajuda na identificação de problemas potenciais que requerem atenção imediata.
Use a visualização de detalhes do projeto para acompanhar o progresso e atualizar o status de cada tarefa regularmente com base na sua evolução.
O Pipedrive também oferece dois tipos de visualização para elementos RAID:
Quadro: use a visualização de quadro padrão no estilo Kanban para supervisionar rapidamente cada item (por exemplo, risco ou suposição) em sua categoria associada.
Lista: a visualização de lista oferece uma visão geral mais detalhada e estruturada de todos os itens do RAID, facilitando a classificação e a filtragem.
Esta é a aparência da visualização de lista:
A visualização de lista geralmente é mais adequada para projetos com múltiplas tarefas detalhadas (ex.: desenvolvimento de software). Os quadros Kanban, por sua vez, funcionam melhor para projetos ágeis ou equipes focadas em fluxos de trabalho contínuos (ex.: campanhas de marketing).
5. Vincule itens RAID a negócios
Se o seu projeto estiver ligado a vendas, é possível conectar o RAID log ao pipeline de vendas para que o gerenciamento de riscos e problemas fique vinculado aos seus esforços comerciais. A conexão entre esses painéis pode ajudá-lo a compreender melhor como os desafios do projeto podem afetar os clientes e as vendas.
Suponhamos que o seu RAID log destaque a um risco que pode afetar o tempo de entrega dos pedidos de um cliente importante, por exemplo. Você pode vincular o item correspondente diretamente ao negócio (deal) ou cliente afetado.
Com esta informação, a sua equipe de vendas pode informar o cliente proativamente e lidar com quaisquer preocupações.
A conexão entre o gerenciamento de projeto e o processo de vendas leva a uma melhor comunicação e relacionamento com os clientes no longo prazo, o que pode resultar em um grande aumento nas vendas.
Outra vantagem de conectar os dois sistemas é que você pode priorizar recursos de maneira eficaz e dar aos negócios de alto valor a atenção necessária para evitar contratempos. Além disso, você tem uma maior compreensão dos riscos que podem surgir ao longo da jornada do cliente.
6. Crie atualizações automáticas
Você pode automatizar atividades específicas em vários planos do Pipedrive. As automações de fluxo de trabalho atualizam automaticamente seu RAID log para economizar tempo e reduzir erros manuais.
Você pode configurar o seguinte, por exemplo:
Movimentação automática de tarefas entre estágios com base em seu status
Envio de notificações aos membros da equipe quando uma tarefa atinge um determinado status (ex.: se um risco se tornar crítico)
Criação de lembretes para prazos futuros para manter todos no caminho certo
Você pode usar o botão “Add trigger” (Adicionar gatilho) na página “Automations” (Automações) para selecionar o item e evento que darão início a sua automação.
Se alguém adicionar um novo risco ao RAID log, por exemplo, é possível configurar o envio automático de um aviso para que a equipe lide com o problema prontamente
A automação dessas atividades ajuda permite que você organize o seu projeto de forma ainda mais rigorosa e informada.
Como criar um RAID log usando um modelo customizável
Se você não tem uma conta no Pipedrive, este modelo de RAID log gratuito pode ajudá-lo a planejar melhor seus projetos futuros.
Ajuste este modelo customizável de acordo com as suas necessidades específicas na ferramenta de planilha de sua preferência. Você só precisa fazer o download do documento, inserir seus dados de contato e começar a personalizar o modelo no Google Sheets ou no Microsoft Excel.
Conclusão
Os RAID logs podem ajudar sua equipe a se manter organizada e proativa no gerenciamento de projetos. Para aproveitar ao máximo esta estratégia e garantir que ela permaneça relevante, definida um cronograma de auditoria regular (ex.: semanal ou quinzenalmente)
Com o Projects do Pipedrive, você pode transformar seu RAID log em um documento vivo e acessível, mantendo todos na direção certa para alcançar seus objetivos sem correr nenhum risco.
